๑. กระบวนการบร หารโครงการ

Transcription

1 การบร หารโครงการ หน งส อเล มน อย ในช ด Harvard Business Essentials ซ งเป นผลงานของ Robert D. Austin และแปลและเร ยบเร ยงโดยคมส น ขจรช พพ นธ งาน ซ งสาระส าค ญของหน งส อเล มน ม ด งน ๑. กระบวนการบร หารโครงการ กระบวนการบร หารโครงการม ๔ ข นตอน ได แก ๑) การก าหนดและการจ ดต งโครงการ การก าหนดและการจ ดต งโครงการ ค อ การก าหนดว ตถ ประสงค ของโครงการให ช ดเจน และจ ดต งท มงานโครงการให ประกอบไปด วย คนและทร พยากรท เหมาะสม แรงข บด นท อย เบ องหล ง ค อ ผ บร หารท เสนอและผ บร หารระด บส ง ท อน ม ต ให โครงการเก ดข นหร อบ คคลท ได ร บการแต งต งให เป นผ จ ดการโครงการ ๒) การวางแผนโครงการ การวางแผนโครงการจะเร มต นด วยว ตถ ประสงค แล วค อยค ดย อนกล บมาถ งต วงาน โดยการระบ ว างานช นใดท จะต องท าให เสร จ ประเม นเวลาท จะ เป นส าหร บการท างานน นๆ ให เสร จ แล ววางก าหนดการให ก บงานต างๆ ตามล าด บข นตอน ๓) การบร หารการด าเน นโครงการ การบร หารการด าเน นโครงการต องการ การบร หารท ม ประส ทธ ผล การต ดตามและควบค มอย างระม ดระว งช วยให เก ดความม นใจว างาน ย งคงเป นไปตามก าหนดการ งบประมาณ และมาตรฐานด านค ณภาพ ๔) การป ดโครงการ การป ดโครงการจะต องม การสร ปส งท ได พบท งหมด และสะท อนม นออกมาเป นบทเร ยนท ได ร บจากประสบการณ จร ง ๒. บ คคลผ ม บทบาทส าค ญในการบร หารโครงการ บ คคลท ม บทบาทส าค ญในการบร หารโครงการ ได แก ๑) ผ อ ปถ มภ โครงการ (project sponsor) เป นผ ท ให การอน ม ต โครงการ ระบ ขอบเขตของงาน จ ดหาทร พยากร และเป นผ ยอมร บหร อปฏ เสธผลล พธ ข นส ดท ายของโครงการ ๒) ผ จ ดการโครงการ (project manager) เป นผ ได ร บอ านาจมาจากผ อ ปถ มภ โครงการและจะม บทบาทหล กในแต ละช วงวงจรช ว ตของโครงการ ๓) ผ น าท มโครงการ (team leader) ผ น าท มโครงการจะรายงานตรงต อ ผ จ ดการโครงการและร บผ ดชอบงานหน งด านหร อมากกว าน น ๔) สมาช กในท มของโครงการ (team member) สมาช กในท มงานของ โครงการจะเป นผ ท ท างานส วนใหญ พวกเขาควรจะได ร บค ดเล อกเข ามาด วยการพ จารณาท กษะ และความสามารถในการให ความร วมม อก บคนอ นๆ ได อย างม ประส ทธ ผล

2 -๒- ท งน ท มงานควรจะต องม จ านวนคนท เพ ยงพอ และม ค ณสมบ ต ค อ ม ความสามารถ ม เป าหมายท ช ดเจนและกระต นให เก ดการกระท า ม การให ค าม นต อการบรรล เป าหมายร วมก น ม สภาพแวดล อมท ท กคนให ความช วยเหล อ และท กคนได ร บประโยชน ม สภาพแวดล อมท เอ ออ านวยต อการท างานเป นท ม และม การปร บให ไปด วยก นได ระหว าง เป าหมายของโครงการและเป าหมายขององค กร ๓. เอกสารขออน ม ต โครงการ เอกสารอน ม ต โครงการ ค อ ค าส งในการปฏ บ ต งาน โดยแสดงล กษณะและ ขอบเขตของงาน รวมท งผลล พธ ท ผ อ ปถ มภ โครงการคาดหว งอย างเป นลายล กษณ อ กษร ระบ ว า ส งใดท อย ในขอบเขต และส งใดไม ได อย ในขอบเขตของโครงการ ว ธ การต ดส นใจ โดยควรจะ ช ดเจนม ความเฉพาะเจาะจง ว ดผลได ม งส การปฏ บ ต สอดคล องก บความเป นจร งและ ม ก าหนดเวลา ๔. กรอบส าหร บการปฏ บ ต โครงการจะต องเช อมโยงก จกรรมต างๆ เข าก บการต ดส นใจ ด งน น ก อนท จะ เร มด าเน นงานโครงการ ต องก าหนดว าใครจะเป นผ ต ดส นใจและจะต ดส นใจโดยว ธ การใด ซ งว ธ การต ดส นใจต างๆ ได แก ๑) กฎการใช เส ยงข างมาก ๒) การใช ฉ นทามต ๓) การต ดส นใจโดยกล มย อย ๔) การต ดส นใจโดยผ น าท ได ร บมอบหมายอย างเป นทางการ ท งน เม อระหว างการประช มม ประเด นป ญหาเก ดข นมาโดยท ไม สามารถแก ไข ได ถ าหากประเด นเหล าน นม ความส าค ญก จะต องม การต ดตามและน ากล บมาส การพ จารณาของ ผ ต ดส นใจอ กคร งในช วงเวลาท เหมาะสม โดยใช สม ดต ดตามงาน และการบ นท กการต ดส นใจลง ในเอกสาร เพ อให คนในท มงานโครงการจดจ าส งท ตกลงก นได นอกจากน ควรสร างแผนงานส าหร บการส อสารภายในส าหร บสมาช กของ โครงการท สามารถน าไปใช ได และต องท าให เป นเร องง ายส าหร บพวกเขาท จะต ดต อส อสารถ งก น และก น รวมท งท าให สมาช กในท มงานโครงการมาอย ในท เด ยวก นเท าท จะท าได เน องจากย ง ม ความใกล ช ดก นและก นในแง สถานท มากเท าใด ก จะย งม การส อสารก นในหม สมาช กมากย งข น เท าน น โดยช องทางการส อสาร ได แก เทคโนโลย การส อสารโทรคมนาคม เว บไซต โครงการ อ เมล การประช มทางโทรศ พท และการประช มทางไกลผ านว ด โอ

3 -๓-๕. เทคน คการแตกโครงสร างงาน เทคน คการแตกโครงสร างงาน (work breakdown structure หร อ WBS) เป น เทคน คท ถ กใช เพ อแบ งย อยเป าหมายโครงการในระด บส งไปส งานหลายๆ ช นท จ าเป นส าหร บ การบรรล เป าหมายน นๆ เม อได ท าการแตกโครงสร างงาน (WBS) แล ว ผ จ ดการก สามารถ ประเม นเวลา และต นท นท จ าเป นส าหร บงานแต ละช นได และมอบหมายให คนท างานต างๆ ท ก าหนดไว แล วได โดยหน วยของเวลาน นอาจหมายถ งหน งว นหร อหน งส ปดาห ก ได ๖. การวางผ งก าหนดการท างาน เม องานหล กและงานย อยถ กก าหนดข นแล ว ให ตรวจสอบความส มพ นธ ระหว างเหล าน น เพ อด ว าม งานใดท ต องม ล าด บข นพ เศษ และม งานใดท สามารถท างานไปพร อมๆ ก นได รวมท งร างก าหนดการท างานจะต องม ว นเร มต นและว นส นส ดของท กๆ ก จกรรม ม ระยะเวลาของการท างานแต ละงาน และแสดงให เห นความข นต อก นระหว างงานต างๆ เคร องม อการบร หารโครงการในการวางผ งก าหนดการท างาน ได แก - แผนภ ม Gantt จะท าให เห นภาพของสถานะโครงการ ซ งม การแสดง ให เห นถ งระยะเวลาด าเน นการของท งโครงการและของงานแต ละงานในโครงการ รวมท งแสดง ล าด บของงาน - สายงานว กฤต เป นสายงานท ยาวท ส ดภายในโครงการ โดยแสดงถ ง ระยะเวลาด าเน นการโดยรวมของท งโครงการ ซ งความล าช าใดๆ ท อย บนสายงานว กฤต จะท าให ท ง โครงการต องล าช าออกไป - แผนภ ม PERT และแผนภาพเคร อข าย ซ งม จ ดม งหมายเด ยวก บแผนภ ม Gantt แต จะม การระบ ด วยว าสายงานใดเป นสายงานว กฤต รวมท งแสดงให เห นการข นต อก นของ งานส าค ญๆ ท กงาน ๗. การปร บเปล ยนและพ จารณาช งน าหน ก โครงสร างงานและการจ ดก าหนดการท างานแสดงให เห นถ งความแตกต าง ระหว างส งท จะเป นไปได ก บส งท ถ กก าหนดไว ในเอกสารอน ม ต โครงการและในความคาดหว งของผ ม ส วนได ส วนเส ย ถ าม ความช ดเจนว าโครงการไม สามารถจะให ผลล พธ ได ตามท ผ อ ปถ มภ โครงการก าหนดหร อไม สามารถท างานได เสร จตามก าหนดเส นตายของผ อ ปถ มภ ควร ด าเน นการ ด งน ๑) เข าไปจ ดการก บป ญหาแบบเผช ญหน าด วยการหาร อก บผ อ ปถ มภ ๒) ต งค าถามต อสมมต ฐานส าค ญเก ยวก บผลล พธ ท คาดว าจะได จากโครงการ ก าหนดเส นตาย ข อก าหนดอ นๆ และทร พยากรของโครงการ และการปร บเปล ยนสมมต ฐาน ส าค ญบางอย าง เพ อสร างความพอใจให ก บผ อ ปถ มภ โครงการและผ ม ส วนได เส ย

4 -๔-๓) ทบทวนโครงสร างงานและการมอบหมายงานต งแต แรก เพ อหาว าม งานช นใด ท ไม จ าเป นและหาโอกาสท จะท าให เสร จเร วข นและด ข น ๘. การจ ดการความเส ยง การจ ดการความเส ยง (risk management) เป นส วนหน งของการวางแผน โครงการ ซ งม การระบ ความเส ยงท ส าค ญๆ และพ ฒนาแผนงานท จะป องก น และ/หร อผลกระทบ ในเช งลบจากความเส ยงน น ท งน การตรวจสอบความเส ยงจะระบ ส งท อาจจะเก ดข อผ ดพลาดได โดยใช ว ธ การประช มเพ อระดมสมอง ซ งเก ยวข องก บหลายๆ คนท มาจากหลายๆ หน าท งานและม หลากหลายม มมองส าหร บการด าเน นการตรวจสอบความเส ยง และพ ฒนาแผนส ารองส าหร บ ความเส ยงท ส าค ญซ งไม สามารถหล กเล ยงได หร อไม สามารถลดความเส ยงน นได มากน ก ๙. การปร บโครงการ เม อระด บความเส ยงท คาดการณ ไม ได ม อย ส ง โดยมาจาก ๓ แหล งท มา ได แก ๑) เทคโนโลย ใหม ท เราไม ค นเคย ๒) งานชน ดใหม ๓) ขนาดของโครงการซ งใหญ กว า โครงการอ นๆ ท ท มงานเคยม ประสบการณ มาก อนเป นอย างมาก ควรด าเน นการร บงานขนาดเล กท ค อยๆ เพ มข น ประเม นผลล พธ ท ได และปร บปร งแก ไข หล กเล ยงเวลาต งหล กท ยาวนาน เน นไปท การน าเสนอค ณค าต งแต เน นๆ และจ ดคนท ม ท กษะซ งสามารถเร ยนร ปร บต วได เข ามาร วมใน ท มงานโครงการ ๑๐. ข อพ งจ าของโครงการท ควรแก การใส ใจ ๑) เร มต นโครงการด วยการประช มท ท กๆ คนในท มต องเข าร วม โดยใน ระหว างการประช มให อธ บายเอกสารอน ม ต โครงการ เน นความส าค ญของเป าหมายของท ม และ เป าหมายเหล าน นไปด วยก นได ก บเป าหมายท ใหญ กว าในระด บองค กรได อย างไร ๒) การสร างกลไกท ม การผสมผสาน กลไกท ม การผสมผสานช วยเปล ยน กล มของคนไปส ท มท แท จร งได โดยใช การประช มท ม ก าหนดการอย างสม าเสมอ การเช อมโยงก น ทางด านการส อสาร การใช พ นท ทางกายภาพร วมก น และก จกรรมทางส งคม ๓) การต งบรรท ดฐานของพฤต กรรม การสร างสรรค บรรท ดฐานส าหร บ พฤต กรรมในเช งบวก ได แก การได ร บการยอมร บจากคนอ นๆ การมาปรากฏต วในการประช มตรง เวลาท กคร ง การท างานท ได ร บมอบหมายและส าเร จตามก าหนดการ การช วยเหล อเพ อร วมท ม เม อพวกเขาต องการ การว จารณ อย างสร างสรรค และการเคารพในความเห นท แตกต าง ๑๑. การด าเน นโครงการให เป นไปตามท ศทางท วางไว ๑) การใช งบประมาณ การตรวจค ณภาพ และจ ดตรวจสอบความก าวหน า เพ อต ดตามและควบค มงาน โดยงบประมาณเป นเคร องม อท ม ประโยชน ในการควบค มและต ดตาม ผลงานของโครงการ การเบ ยงเบนจะช ให เห นเร องท ควรเข าไปทบทวนและตรวจสอบ

5 -๕- โดยควรด าเน นการตรวจสอบค ณภาพเป นระยะๆ เพ อระบ ว าอะไรค อป ญหา จากน นให ค นหาและ จ ดการก บสาเหต น น รวมท งใช จ ดตรวจสอบความก าวหน าท เสร จสมบ รณ แล วเป นโอกาสใน การฉลองความก าวหน าของโครงการ ๒) ระม ดระว งความแตกต างระหว างคนในท ม เน องจากม นเป นแหล งท มา ของท งจ ดแข งของท มและความข ดแย งท อาจเก ดข น และควรลดทอนความข ดแย งและพฤต กรรมท ไม ให ความร วมม อ ๓) การขจ ดป ญหาให หมดส นไป โดยใช ระบบการส อสารเพ อร บร ถ งป ญหา และให ส ญญาณส าหร บการตอบสนองต อป ญหาน นๆ ๑๒. การป ดโครงการ การป ดโครงการเป นส งท ส าค ญเท าๆ ก บการร เร มต นโครงการ โดยม การประเม นผลการปฏ บ ต งานของโครงการบนพ นฐานของว ตถ ประสงค ท ได ระบ ไว ในเอกสาร อน ม ต โครงการหร อส งท คาดว าจะได ร บ และเปร ยบเท ยบก บก าหนดการและต นท น และใช เอกสาร ของโครงการเป นการบ นท กส าหร บการเร ยนร ในอนาคต รวมท งการประช มอย างไม เป นทางการ เพ อค นหาป จจ ยต างๆ ท น าไปส ความส าเร จหร อล มเหลวและเฉล มฉลองความส าเร จ สร ปโดย น.ส. ล กษณา ศ ร วรรณ