Back Office Online Website :

Transcription

1 ก Back Office Online ก ก ก ก ก ก ก ก Website :

2 ค าน า เอกสารน เป นค ม อในการใช งาน ระบบ BackOffice ซ งประกอบด วย ระบบ อ เมล, ผ ต ดต อ, ปฏ ท น, ภาระก จ, โน ต และระบบ จ ดเก บเอกสาร ของส าน กงานคณะกรรมการอ ดมศ กษา 1

3 สารบ ญ ระบบ BackOffice หน าท 3 1.ระบบ อ เมล ( ) หน าท หน าตาโปรแกรม อ เมล ( ) หน าท การเพ มบ ญช ผ ใช อ เมล หน าท กล องข อความเข า หน าท การเป ดอ านจดหมาย หน าท การส งจดหมายใหม หน าท 11 2.ระบบผ ต ดต อ (Contacts) หน าท การสร างหน วยงานใหม หน าท การสร างผ ต ดต อใหม หน าท 15 3.ระบบ ภาระก จ (Tasks Management) หน าท การสร าง Milestone (เป าหมายหล ก) ใหม หน าท การสร างภาระก จใหม หน าท Milestone ท ม ภาระก จอย ภายใน หน าท ข อม ลภาระก จ หน าท 22 4.ระบบ ปฏ ท น (Calendar) หน าท การสร างก จกรรมใหม หน าท 26 5.ระบบ โน ต (Notes) หน าท ระบบ จ ดเก บเอกสาร (Documents) หน าท

4 ระบบ BackOffice หน าแรกท เข าส โปรแกรมจะม หน าตาเป นหน า ล อกอ น เพ อเข าส ระบบ ภาพท 1 หน าล อกอ นของระบบ BackOffice หล งจากท ได ท าการ ล อกอ นเข าส ระบบได แล ว จะได หน าท แสดงไอคอนของระบบย อยต างๆภายในด งใน ภาพท 2 น ภาพท 2 หน าแรกของระบบ BackOffice ซ งประกอบด วยระบบย อยด งต อไปน 3

5 1.ระบบ อ เมล ( ) เป นระบบท ใช จ ดการในเร องของ อ เมล และ ผ ต ดต อ ซ งท าให เราสามารถส งจดหมายอ เมล ได ท งภายในองค กรและ ภายนอกองค กร ในระบบน ย งสามารถท จะแบ งป น อ เมล ต างๆ และ ช อผ ต ดต อต างๆ ให แก ก นและก นระหว าง ผ ใช งานใน ระบบอ กด วย โดยจะกล าวถ งว ธ การใช งาน ต วโปรแกรมได ด งต อไปน 1.1 หน าตาโปรแกรม อ เมล ( ) เม อท าการเป ดโปรแกรมข นมาจะปรากฎหน าตาด งภาพด านล างน ภาพท 3 แสดงหน าตาโปรแกรม อ เมล ( ) จาก ภาพท 3 ในหน าจอของโปรแกรมจะม เมน ต างๆ ด งต อไปน เมน ใหม เพ อ จะเป นต วสร าง อ เมล ต วใหม เมน ก าหนดว า... เพ อ ก าหนด อ เมล ฉบ บท เราเล อกว าอ านแล ว หร อย งไม ได อ าน เมน ร บอ เมล เพ อ ท าการเช อมต อก บ Server และท าการด ง อ เมล ฉบ บใหม มาท ระบบของผ ใช งาน เมน บ ญช ผ ใช อ เมล เพ อสร างและแก ไขบ ญช ผ ใช อ เมล ของผ ใช งาน เมน เล อก เพ อ เล อกอ เมล ฉบ บต างๆตามค ณสมบ ต ท ก าหนด เมน กล องข อความเข า เพ อแสดงอ เมล ท กฉบ บท ถ กส งมาหาผ ใช อ เมล น 4

6 เมน ส ง เพ อ แสดงอ เมล ท ผ ใช งานได ท าการส งออกไปหาผ อ นแล ว เมน แบบร าง เพ อ แสดงว าอ เมล ฉบ บน ผ ใช ย งไม ได ท าการส งออกไป เมน Junk เพ อ แสดงว าอ เมล ด งกล าวเป นอ เมล ขยะ เมน กล องข อความออก เพ อแสดงว า ม อ เมล ท ก าล งรอการส งออกไป เมน ต วกรองตามสถานะ เพ อแสดงว า อ เมล น อ านแล วหร อย ง เมน ต วกรองตามประเภท(Classified) เพ อแสดงว าอ เมล เหล าน จ ดประเภทหร อย ง เมน ต วกรองตามช อบ ญช ผ ใช เพ อแสดงในกรณ ท ม บ ญช ผ ใช อ เมล มากกว า หน งท าน 1.2 การเพ มบ ญช ผ ใช อ เมล แต ก อนอ นท เราจะสามารถใช งานได เราจ าเป นท จะต องเพ มบ ญช ผ ใช อ เมล ก อน โดยท าการเล อกจากเมน บ ญช ผ ใช อ เมล ตามภาพด านล างน ภาพท 4 แสดงการเล อกเมน เพ มบ ญช ผ ใช อ เมล หล งจากเล อกเมน บ ญช ผ ใช อ เมล แล วจะปรากฏหน าจอด งภาพด านล างน 5

7 จาก ภาพท 5 จะปรากฏช องให กรอกข อม ลด งน ภาพท 5 แสดงหน าจอส าหร บสร างบ ญช ผ ใช อ เมล ใหม Account name: เพ อต งช อให บ ญช ผ ใช อ เมล น แสดงในระบบ อ เมล : เป นช ออ เมล ส าหร บบ ญช ผ ใช อ เมล ท ก าล งจะสร าง ภาพท 6 เป นภาพการต งค าให ก บส วน Incoming (การร บอ เมล จาก Server) การต งค า Incoming จากภาพท 6 จะม ช องให กรอกข อม ลด งน Account ID รห สผ าน เป นช อผ ใช งานเพ อต ดต อก บ Mail Server เป นรห สผ านของช อผ ใช งานเพ อให เข าไปย ง Mail Server ได Server address เป น ช อ หร อ IP ของ Mail Server ของผ ใช อ เมล การเช อมต อ เป นการเล อกร ปแบบการเช อมต อแบบ POP3 หร อ IMAP 6

8 ลบอ เมล จาก Server เป นการเล อกว าเม อท าการร บอ เมล มาจาก Mail Sever แล ว จะให ท าการลบออกจาก Server หร อไม หากจะลบแล ว จะให ท าการลบก ว นหล งจากได ร บอ เมล น นๆแล ว Auto classify ให พ นท การท างาน จะเป นการก าหนดว าอ เมล ท ได ร บจะถ กจ ดประเภทโดยอ ตโนม ต ภาพท 7 การต งค า SMTP เป นการต งค าเพ อให สามารถส งอ เมล ท เราสร างข นออกไปหาผ ร บปลายทางได โดยต องต งค าตามน SMTP Server เป น ช อ หร อ IP ของ SMTP Server โดยท วไปจะเป นช อเด ยวก นก บ Incoming พอร ท SMTP เป นช องทางท ใช ในการส งอ เมล ออกไป โดยท วไปจะเป น พอร ท 25 SMTP Server Authentication เป นการเช อมต อไปย ง SMTP Server โดยท วไปจะใช ค าเด ยวก บ Incoming 7

9 ความปลอดภ ยในการเช อมต อ เป นการเพ มระด บความปลอดภ ยในการส งให เพ มมากข น ภาพท 8 การต งค าส วนต ว ช อผ ส ง ต งเป นบ ญช หล ก หร อ ลายเซ นต เพ มเต ม จาก ภาพท 8 เราสามารถต งค าส วนต วได ด งต อไปน ช อผ ส ง หากได ม การก าหนด เม อเราท าการส งอ เมล ออกไป ช อในส วนของผ ส งจะแสดงตามท ก าหนด บ ญช ผ ใช เบ องต น ก ค อก าหนดให บ ญช ผ ใช น เป นผ ใช หล กในการส งอ เมล ในกรณ ท ม บ ญช อ เมล หลายอ น ลายเซ นต จะแสดงด านล างส ด ของอ เมล ท ส งออกไป ภาพท 9 ส ทธ ในการเข าถ งบ ญช ผ ใช น การก าหนดส ทธ ให ก บผ อ น ว าจะสามารถเข ามาอ านเข ยนหร อแก ไขอ เมล ต างๆของเราได 8

10 1.3 กล องข อความเข า หล งจากกรอกข อม ลครบถ วนแล ว ท าการกดท ป ม เพ มบ ญช ผ ใช อ เมล ก จะเป นการเสร จการสร างบ ญช ผ ใช อ เมล ภาพท 10 กล องข อความเข า หล งจากได ท าการสร างบ ญช ผ ใช อ เมล แล ว เม อกดป มร บอ เมล และม อ เมล เข ามาแสดงในกล องข อความก แสดงว าได ต งค า ได ถ กต องโดยในรายการท แสดงรายการอ เมล ต างท ถ กส งเข ามา โดยแต ละช องจะม ความหมายตามน ใช แสดงว าได ท าการเล อกอ เมล ฉบ บน แล ว สามารถใช เมาส คล กค างแล วลากไปท งท ถ งขยะได เลย เพ อก าหนดว าอ เมล น ได ร บการจ ดประเภทแล วหร อย งไม ได จ ดประเภท เพ อแสดงว า อ เมล ฉบ บน อ านแล วหร อย งไม ได อ าน เพ อแสดงว า อ เมล ฉบ บน ได ม การแนบเอกสารมาด วย สามารถคล กเพ อท าการตอบจดหมายกล บได สามารถคล กเพ อท าการตอบจดหมายกล บท งหมดได สามารถคล กเพ อท าการส งจดหมายฉบ บน ต อให ก บผ อ น 9

11 1.4 การเป ดอ านจดหมาย เม อท าการคล กเล อกท จดหมายท ต องการจะปรากฎเป นหน าจอด งภาพด านล างน โดยท แต ละส วนจะประกอบด วยส วนต างๆด งน ภาพท 11 แสดงเน อหาของจดหมายเม อท าการเล อกอ าน จะเป นการแสดงห วข อเร องของจดหมายฉบ บน นๆ แสดงผ ส งว าส งมาจากไหน แสดงผ ร บว าม จดหมายถ งใครบ าง แสดงผ ท เก ยวข อง แสดงรายการเอกสารท ได แนบมา สามารถเพ มข อค ดเห นในจดหมายได 10

12 1.5 การส งจดหมายใหม ภาพท 12 การส งจดหมายใหม หล งจากท คล ก เพ อสร างจดหมายใหม จะปรากฏหน าจอด งภาพท 12 โดยจะม ส วนประกอบด งต อไปน ถ ง จะเป น ช ออ เมล ปลายทางท ต องการจะส งไปถ ง โดยสามารถใส ได หลายรายช อ ค นด วย เคร องหมาย ; Cc จะเป น การส งถ งผ ท เก ยวข อง ห วข อเร อง จะช อเร องของอ เมล ฉบ บน BCC เพ อไม ให กล มผ ร บน ทราบว าเราได ส งจดหมายน ถ งใครบ าง ร ปแบบ เราสามารถเล อกร ปแบบของอ เมล ได 2 ทางค อ แบบ HTML จะสามารถเพ มส ส นได และแบบ Text จะไม สามารถแต งส ส นได เอกสารแนบ เราสามารถแนบเอกสารต างๆไปก บ อ เมล ฉบ บน ได ด งภาพท 12 โดยไฟล ไม เก น 16 MB ภาพท 13 แสดงการแนบไฟล เอกสารไปก บ อ เมล 11

13 หล งจากท ร างจดหมายเสร จ และได ท าการกดป ม เพ อส งจดหมายแล ว จดหมายท ส งผ านก จะไปแสดงท หน าจอ ส ง ภาพท 14 แสดงจดหมายท ได ท าการส งแล ว 12

14 2.ระบบ ผ ต ดต อ (Contacts) เม อท าการคล กท แถบ ท ต ดต อ แล วจะปรากฏหน าจอด ง ภาพท 15 น จากภาพ จะม เมน ให ใช งานด งต อไปน ภาพท 15 แสดงหน าจอ ผ ต ดต อ เมน ใหม จะเป นการสร าง ช อผ ต ดต อใหม และ ช อ หน วยงานใหม เมน แก ไข จะเป นการแก ไข ข อม ลท ได เล อกไว เมน Tag จะเป นการต ดป ายเพ อระบ ความเก ยวข องก น เมน ย ายลงถ งขยะ เป นการท งข อม ลท เล อกลงถ งขยะ เมน Archive เป นการจ ดเก บเอกสารท ไม ค อยได ใช แต ย งไม ต องการลบออกจากระบบ เมน มอบหมายให พ นท การท างาน เพ อก าหนดว าจะให ผ ต ดต อน อย ในพ นท การท างานใด เมน แสดง เพ อ แสดงข อม ลผ ต ดต อ หร อข อม ลหน วยงาน CSV เมน น าเข าหร อส งออก เพ อการน าข อม ลจากภายนอกเข าส ระบบ และ เพ อส งออกจากระบบเป นไฟล 13

15 2.1 การสร างหน วยงานใหม เร มการใช งาน โดยการสร างหน วยงานใหม ภาพท 16 การสร างหน วยงานใหม เป นการต งช อหน วยงานใหม และรายละเอ ยดต างๆท วไปหล งจากกรอกแล ว จ งกดป มเพ มหน วยงาน ภาพท 17 แสดงรายละเอ ยดของหน วยงานหล งจากกรอกข อม ลเสร จแล ว 14

16 แล วจะได ข อม ลแสดงตาม ภาพท 17 ซ งในหน าน เราสามารถท จะ เพ มเต มได และสามรถ เพ ม หร อ ของหน วยงานได และย งสามารถก าหนด ได ว า หน วยงานน สามารถใช งานพ นท การ ท างานใดได บ าง 2.2 การสร างผ ต ดต อใหม ท หน าจอ กดเล อก ใหม แล วเล อก ผ ต ดต อด งภาพ ภาพท 18 แสดงหน าจอการสร างผ ต ดต อใหม โดยจะม หน าจอให กรอกข อม ลตาม ภาพท 18 โดยจะม ช องข อม ลด งน 15

17 ท อย ท ท างาน, ท อย ท บ านม อ เมล IM, ท อย อ นๆและ ผ ท เก ยวข อง (Subscribers) ภาพท 19 แสดงช องข อม ล อ เมล และ IM และหล งจากใส ข อม ลต างๆแล ว ท าการบ นท กข อม ล ก จะได ข อม ลผ ต ดต อ ตามภาพด านล างน ภาพท 20 หน าจอแสดงข อม ลผ ต ดต อ โดยในหน าจอแสดงข อม ลผ ต ดต อน เราก สามารถท จะ และย งสามารถ ของผ ต ดต อลงไปได และในท น สามารถ ให ก บผ ต ดต อรายน ได อ กด วย 16

18 3.ระบบภาระก จ (Task Management) เพ อช วยในการจ ดการภาระก จท งของส วนต วและขององค กรให เป นไปตามเป าหมายและสามารถประเม นความก าวหน าใน การท างานได ระบบภาระก จน จ งได ถ กน ามาใช เพ อเพ มศ กยภาพขององค กร โดยม ล กษณะการใช งานด งต อไปน เม อท าการเป ดโปรแกรมข นมาจะม หน าจอด งน หน าจอภาระก จ จะม เมน ในการใช งานด งต อไปน ภาพท 21 หน าจอ ภาระก จ เมน ใหม ใช ในการสร าง Milestone และ ภาระก จใหม ต างๆ เมน ส าเร จก าหนดว า Milestone หร อ ภาระก จท เล อกส าเร จแล ว เมน Tag ต ดป ายเพ อระบ ความเก ยวพ นก นของงาน เมน ถ งขยะ เพ อท งข อม ลท เล อก เมน Archive เพ อจ ดเก บข อม ลท ไม ได ใช แต ย งไม ต องการท ง เมน ก าหนดว า.. เพ อแสดงว าอ านหร อย งไม ได อ าน เมน แสดง เพ อก าหนดว าจะให แสดงข อม ลใดในหน าจอบ าง เมน พ มพ เพ อพ มพ รายการท ได เล อกไว เมน ต วกรองข อม ล ต างๆ 17

19 เมน สถานะ ว าสถานะ ก าล งท า หร อว าเสร จแล ว เมน จ ดกล มตาม Milestone, ความส าค ญ, ผ ได ร บมอบหมาย, ว นครบก าหนด เมน เร ยงล าด บตามความส าค ญ,ว นครบก าหนดหร อตามผ ได ร บมอบเป นต น 3.1การสร าง Milestone (เป าหมายหล ก) ใหม เล อก Milestone จากเมน ด งภาพ ภาพท 22 การสร าง Milestone ใหม ส าหร บการสร าง Milestone เหม อนการก าหนดเป าหมายระยะยาว เราสามารก าหนดพ นท การท างาน เพ มเต มรายละเอ ยดเก ยวก บ Milestone สามารถมอบหมายผ ร บผ ดชอบได แจ งอ เมล เต อนผ ท เก ยวข อง 18

20 ก าหนดว นครบก าหนดของโครงการ หล งจากกดป ม แล วจะได หน าจอ ตามภาพด านล างน ภาพท 23 แสดงหน า Milestone และภาระก จต างๆ ซ งส วนประกอบในหน าเน อหาของ Milestone จะสามารถม ภาระก จท เก ยวข องแสดงอย ด วย โดยม ส วนประกอบด งน แสดงว นครบก าหนดของ Milestone น นๆ แสดงให เห นแถบความก าวหน าในต วอย างแสดงว าได ท าภาระก จส าเร จ 1 ใน 3 ภาระก จ เพ อแสดงหร อซ อน Milestone อ นๆ เพ อใช ในการเพ มภาระก จท เก ยวข องก บ Milestone น นๆ เพ อแสดงว นท เร มท าภาระก จ และว นท จะครบก าหนด ในกรณ ท ท าภาระก จย งไม เสร จและเก นว นครบก าหนดจะแสดงเป นส แดง 19

21 3.2การสร างภาระก จใหม เล อกสร างภาระก จใหม ได ท เมน ใหม ด งภาพ โดยจะประกอบด วย ภาพท 24 แสดง หน าจอการสร างภาระก จใหม 3.2.1ช อภาระก จ ต งช อภาระก จใหม 3.2.2ข อม ลภาระก จ ก าหนดภาระก จให เป นส วนหน ง ของ Milestone ได ก าหนดให เป นภาระก จย อยของภาระก จอ นๆได ก าหนดว นท เร มท าภาระก จน นๆ ก าหนดว นท จะครบก าหนดเสร จภาระก จ ก าหนดเวลาโดยประมาณของการท าภาระก จ 20

22 ก าหนดความส าค ญของภาระก จได จาก ส ง ธรรมดา และ ต า เพ มเต มรายละเอ ยดของภาระก จได กดป มเพ มภาระก จเพ อท าการบ นท กภาระก จใหม สามารถมอบหมายงานให ผ ร บผ ดชอบ และส งเมล ถ งได 3.2.3การก าหนดให ท าภาระก จซ า Repeating Task Repeating Task น จะสามารถก าหนดได ว า จะให ท าภาระก จน ว นเด ยว ท กว น ท กๆส ปดาห ท กๆเด อน หร อ ท กๆป ก ได Reminders จะเป นต วแจ งเต อนก อนถ งว นครบก าหนดเป น อ เมล หร อ Pop-Up ก ได ภาพท 25 Repeating Task และ Reminders 21

23 3.3 Milestone ท ม ภาระก จอย ภายใน จาก ภาพท 26 จะเห นว า ใน Milestone สามารถก าหนด ภาระก จได หลากหลาย และสามารถแสดงได ว าใครเป น ผ ร บผ ดชอบภาระก จต างๆ ภาพท 26 แสดง Milestone ท ม ภาระก จอย ภายใน 3.4 ข อม ลภาระก จ ภาพท 27 แสดงหน าจอข อม ลภาระก จ 22

24 จาก ภาพท 27 จะแสดงข อม ลต างๆของภาระก จ ซ งในหน าน เราย งสามารถก าหนด ภาระก จย อยเข าไปได อ ก และ สามารถกดป ม เวลาท ใช ไปด งภาพด านล างน เพ มเป นการจ บเวลาการท างานของเราว าช วงเวลาท ได ลงม อท างานไปท างานได แค ไหนใน ภาพท 28 แสดงช วงเวลาท างาน ซ งจะแสดงเวลาท ใช ไปท งหมด หย ดพ กเท าไหร จบงานแล วผลเป นอย างไร และย งสามรถเพ มงานอ นๆท ได ท าไประหว าง น นได อ กด วย โดยกดป ม Add work และหากเราสามารถท าภาระก จส าเร จแล วก สามารถกดท ป ม เพ อระบบว าภาระก จน ส าเร จแล วและ ภาระก จน นจะม ข ดตรงกลางข อความแสดงว าภาระก จน เสร จแล ว 23

25 4.ระบบ ปฏ ท น (Calendar) เม อเป ดปฏ ท นข นมาจะพบหน าจอด งภาพด านล างน ภาพท 29 หน าหล กโปรแกรม ปฏ ท นรายว น ภาพท 30 ปฏ ท นแบบรายส ปดาห 24

26 เมน ต างๆของโปรแกรมปฏ ท นม หน าท ด งต อไปน ภาพท 31 ปฏ ท นแบบรายเด อน เมน เพ มก จกรรม เพ อสร างก จกรรมใหม ๆต างๆในแต ละว น เมน แก ไข ท าการแก ไขก จกรรมท ได เล อกเอาไว เมน Tag เพ อระบ ความเก ยวพ นก นของงาน เมน เด อน เพ อแสดงก จกรรมต างๆเป นรายเด อนท หน าจอ ด งภาพท 31 เมน ส ปดาห เพ อแสดงก จกรรมต างๆเป นรายส ปดาห ด งภาพท 30 เมน ว น เพ อแสดงก จกรรมต างๆเป นรายว น ด งภาพท 29 เป นต วเล อนข อม ลกล บย อนหล ง เป นต วเล อนข อม ลไปข างหน า 25

27 เมน ไปย ง เป นต วเล อกว นท ท ต องการด ก จกรรมหร อเพ อสร างก จกรรมใหม ๆ เมน ผ ใช เล อกด ปฏ ท นของต วเองหร อของผ อ น เมน สถานะ เพ อด ข อม ลท รอผ เข าร วม ท ต ดส นใจเข าร วมแล ว ท ไม เข าร วมและอาจจะเข าร วม 4.1การสร างก จกรรมใหม ภาพท 32 การสร างก จกรรมใหม เม อท าการคล กท ป มเพ มก จกรรม จะปรากฏหน าจอด งภาพท 32 โดยเราจะต องก าหนด ห วข อเร อง ว นและช วงเวลาท จะ กระท าก จกรรมน นๆ 26

28 ภาพท 33 ท าเหต การณ ซ าๆ เราสามารถก าหนดให เหต การณ ต างๆท สร างข นท าซ า เป นว น เป นส ปดาห เป นเด อน หร อเป นป ก ได ด งภาพท 33 ภาพท 34 เหต การณ ท ท าซ า และ การแจ งเต อน 27

29 ภาพท 35 หล งจากได ม การสร างเหต การณ แบบซ าๆแล วจะปรากฏข อม ลด งภาพ ภาพท 36 เราย งสามารถเช ญผ อ นเข าร วมก จกรรมน นๆก บเราได จาก ภาพท 36 เม อเราท าการเช ญผ อ นเข าร วมแล วเหต การณ ต างๆท สร างข นจะส งเป นอ เมล และแสดงในหน าปฏ ท นของ ผ ถ กเช ญ แสดงเป นสถานะว า รอเข าร วม ซ งผ ถ กเช ญสามารถจะเข าร วม ไม เข าร วม หร ออาจจะเข าร วมก ได 28

30 ภาพท 37 แสดงรายละเอ ยดก จกรรมท ได สร างข น ในเหต การณ ต างๆจะแสดง รายละเอ ยดของก จกรรม และสถานะของผ ถ กเช ญเข าร วมท งหมดว าเป นอย างไร ด งภาพท 37 29

31 5.ระบบ โน ต (Note) หน าตาของโปรแกรมจะเป นด งด านล างน เม อเล อกเมน ใหม จะได หน อจอโปรแกรมด ง ภาพท 39 น ภาพท 38 หน าจอโปรแกรมโน ต ภาพท 39 การสร างโน ตใหม 30

32 การสร างโน ตใหม หล งจากท ได สร างช อเร อง และรายละเอ ยดแล วเราสามารถแจ งให ผ เก ยวข องสามารถอ าน โน ตท เราฝาก ไว ได ภาพท 40 หน าจอรายละเอ ยดของ โน ต จาก ภาพท 40 เราจะทราบได ว า ม ใครเห นข อความน บ าง และสามารถเข ยนข อค ดเห นเก ยวก บข อความน ได 31

33 6.ระบบจ ดเก บเอกสาร (Documents) เราสามารถจ ดเก บไฟล เอกสารต างๆได ด วยโปรแกรมน และสามารถแจกจ ายแบ งป นก นภายในองค กรได อ กด วย โดย หน าตาของโปรแกรมจะเป นด ง ภาพท 41 น ภาพท 41 โปรแกรม จ ดเก บเอกสาร Presentation ได เม อเล อกเมน ใหม จะม ต วเล อก ให Upload ไฟล จากภายนอก จากเอกสารWord และ เอกสาร โดยเมน Upload a file จะม หน าจอด งน ภาพท 42 การอ พโหลดไฟล จากภาพ 40เราสามารถอ พโหลดไฟล จากภายในมาเก บไว ในระบบจ ดเก บเอกสารได และม ขนาดไฟล ไม ใหญ เก น 16 MB 32

34 ซ งไฟล ท ได ก สามารถแชร ให ผ อ นได อ กด วยด งภาพท 42 ภาพท 43 การแบ งป นไฟล ให แก ผ เก ยวข อง Subscribers ภาพท 44 รายละเอ ยดของไฟล ท ได อ พโหลดเข าส ระบบ สามารถดาวน โหลดไฟล น ได ยกเล กการใช งานไฟล แก ไขไฟล 33