บทท 5 การด าเน นงานด านการตรวจและให คะแนน แนวทางการตรวจพ นท 5ส ของศ นย บร การว ชาการ ศ นย บร การว ชาการ ได ให ความส าค ญก บก จกรรม 5ส มาอย างสม าเสมอรวมถ งส งเสร มและกระต น ให บ คลากรได ร บทราบความก าวหน าและร บทราบข อม ลใหม ๆ ของก จกรรม 5ส เป นการกระต นให เก ดความ ตระหน กและเข าร วมก จกรรมอย างเสมอต นเสมอปลาย และท าให กลายเป นก จว ตรประจ าว นในการมา ปฏ บ ต งานของบ คลากรท กคน การน าแนวทางต างๆ มาปร บใช ก บก จกรรม 5ส ได แก 1. การจ ดท าค ม อในการด าเน นงานก จกรรม 5ส ของศ นย บร การว ชาการ 2. การจ ดท าบอร ดแสดงผ งการแบ งพ นท การร บผ ดชอบของบ คลากรแต ละคน 3. การจ ดท าแบบฟอร มส าหร บตรวจและประเม นการด าเน นงาน 5ส 4. การตรวจพ นท ท กคร งให ระบ คะแนนพร อมเข ยนข อเสนอ เหต ผล และค าแนะน าต างๆ ท สามารถ น าไปพ ฒนาการด าเน นงานให บ คลากรท ร บผ ดชอบในแต ละพ นท ได ร บทราบ 5. การตรวจให คะแนนแต ละคร ง ให ผ ตรวจด าเน นการตรวจไปท ละข อจนครบและย อนกล บมาด ถ ง ภาพรวมในการตรวจ พร อมช ให ผ ร บผ ดชอบได ร บทราบจ ดแข ง จ ดอ อน หร อจ ดด จ ดด อยในการด าเน นงาน หร อเหต ผลท ได ร บคะแนนส งหร อต า เป นต น 6. การตรวจเพ อให คะแนน ไม ควรด พ นท ท งหมดแล วถ งให คะแนน เพราะจะไม สามารถช ให ผ ร บผ ดชอบในแต ละพ นท ร บทราบป ญหาหร อข อด ในแต ละจ ดน นๆ เช น ห องคล งเอกสารท าการเป ดไฟนอก เวลาท ก าหนดโดยม สาเหต ต องท างานหร อจ ดเก บเอกสารในช วงพ กกลางว น การให คะแนนอาจจะน อยแต ต อง ให เหต ผลว าเพราะเหต ใด หร อการตรวจโต ะท างานอาจม 2 โต ะท จ ดวางส งของไม เป นไปตามท ก าหนดแต ม อ ก 4 โต ะจ ดวางเร ยบร อยก ต องให คะแนนลดหล งไปตามความเป นจร ง ไม ควรต ดคะแนนการตรวจเป น 0 เป นต น 7. ผ ตรวจ ต องม ความร และความเข าใจถ งจ ดประสงค การท าก จกรรม 5ส และศ กษาแนวทางการ ด าเน นงาน เพ อการตรวจท ล กซ งเข าใจถ งระบบของหน วยงานน นๆ ไม ใช เพ ยงด ภาพรวมและให คะแนน เทคน คการตรวจพ นท 5 ส ของศ นย บร การว ชาการ ศ นย บร การว ชาการ ม งเน นการท าก จกรรม 5ส เพ อพ ฒนาสภาพแวดล อม ส งเสร มให บ คลากรม ส ขภาพกาย และส ขภาพใจท ด ข น จ งต องสร างเจตคต ท ด ต อการด าเน นงานและจะไม ท าส งท ส งผลกระทบต อ ความร ส กด านการแข งข นหร อก อให เก ดความข ดแย งในการด าเน นงาน โดยพยายามให บ คลากรท กคนเข าร วม ก จกรรมและหลอมรวมก จกรรมให กลายเป นก จว ตร และสร างระเบ ยบ ว น ย การเคารพกฎ กต กา การร จ ก เสนอแนะ การร บฟ งความค ดเห นของผ อ นและเพ อนร วมงาน เป นต น
- 30 - ด งน น บ คลากรท กคนของหน วยงานต องได เป นท งผ ตรวจและผ ถ กตรวจ จ งต องร บร และร บทราบ เทคน คการตรวจพ นท ท กคน ซ งเทคน คการตรวจพ นท ม แนวทางในการปฏ บ ต ด งต อไปน ผ ตรวจ : 1. การสร างเจตคต ท ด ต อผ ร บการตรวจ ด วยการปฏ บ ต ตนเป นหน งเด ยวก บเขาหร อการท าต วเป น ก นเอง 2. ห ามใช ความค ดเห นส วนต วในการให คะแนน ต องใช หล ก 5สในการตรวจ ให ระล กอย เสมอว า เรามาตรวจและให คะแนน เพ อให ผ ร บผ ดชอบในแต ละพ นท ได ร บทราบข อบกพร อง และน า ข อเสนอแนะท ได ร บไปหาแนวทางปร บปร งหร อพ ฒนาให ด ข น ไม ใช มาตรวจเพ อจ บผ ด 3. ผ ตรวจต องวางต วเป นกลาง และปฏ บ ต งานตามขอบเขต 4. การตรวจ ต องด าเน นการตรวจตามห วข อท ปรากฏในแบบฟอร ม หร อตามเน อหาท คลอบคล มถ ง เท าน น 5. ห ามยกต วอย างข อผ ดพลาดของผ อ นให อ กคนหน งร บทราบ เพราะอาจสร างความข ดแย งข นได ควรหาว ธ การอ นเสนอแนะแนวทางในการปร บปร งงาน 6. ผ ตรวจต องเป นผ พ ดและผ ร บฟ งท ด ห ามโต แย งก บผ ร บผ ดชอบพ นท และต องร บฟ งความ ค ดเห น ป ญหา หร อข อเสนอแนะจากผ ร บผ ดชอบพ นท ให มากท ส ด 7. หากม ผ ตรวจมากกว า 1 คน ควรเด นตรวจพ นท โดยรอบพร อมๆ ก นและร บฟ งข อม ลพร อมก น 8. การให คะแนนในแต ละเกณฑ การตรวจ ต องพ จารณาถ งความร วมม อ การวางแผน การน าไป ปฏ บ ต การปร บปร ง การพ ฒนา และแนวความค ดร เสร มสร างสรรค ของการท างานแต ละท ม ประกอบไปด วย 9. ระหว างการเด นตรวจพ นท ไม ควรตรวจไปต าหน ไปหร อว พากษ ว จารณ การด าเน นงานของแต ละ พ นท ควรบ นท กส งท พบหร อข อเสนอต างๆ ลงในแบบฟอร ม และน ามาสร ปแยกเป นประเด นใน เช งสร างสรรค ให ผ ร บผ ดชอบพ นท ได ร บทราบหล งส นส ดการตรวจแล ว 10. การให คะแนนท ส งและต าเก นไป ผ ตรวจต องม การแจ งเหต ผลและแนวทางการปร บปร งให ผ ร บผ ดชอบพ นท ได ร บทราบ 11. การตรวจคร งท 1 และการตรวจคร งต อไป ผ ตรวจต องด าเน นการตรวจแบบเช งเปร ยบเท ยบเพ อ การพ ฒนาท ด ข น เช น คร งแรกพ นท อาจไม เป นตามเกณฑ มาตรฐาน 5ส แต เม อตรวจคร งท 2 พ นท น ได ร บการปร บปร งเข าเกณฑ มากข นหร อม สภาพท ด ข น การให คะแนนก ต องเพ มมากข น ตามล าด บ เพ อให ผ ร บผ ดชอบพ นท เก ดความร ส กอยากพ ฒนาให ด ข นต อไป 12. ผ บร หารควรเข าร วมในการตรวจพ นท ด วย เป นการแสดงให เห นถ งการเอาจร งเอาจ งในการด าเน น ก จกรรม 5ส 13. ควรม การท าสถ ต เปร ยบเท ยบการตรวจแต ละคร งท กพ นท เพ อให ผ ร บผ ดชอบได ร บทราบถ งผล ของการพ ฒนา ปร บปร งการด าเน นงานของตนเอง
- 31 - เลขาน การหร อผ ประสานงาน : เลขาน การหร อผ ประสานงาน ค อ ผ ท จะบ นท กผลการตรวจ และรวบรวมข อเสนอแนะจาก คณะกรรมการตรวจพ นท 5ส เพ อสร ปและส งผลให ผ ร บผ ดชอบพ นท ได ร บทราบ การจ ดท ารายงานจะ ก อให เก ดความข ดแย งหร อความสาม คค ในการสร างสรรค งานต อไปก ข นอย ก บผ เข ยนรายงานเช นก น ด งน น ผ ท ท าหน าท เข ยนรายงานควรร บทราบเทคน คในการเข ยนรายงานสร ป ด งน 1. ต องเป นผ ท ค ดในทางบวกอย เสมอ ต องมองป ญหาท กป ญหาม ทางแก 2. ต องร จ กเล อกใช ค าพ ดท ส ภาพ หร อการเล อกใช ประโยคสร างสรรค ในการเข ยนรายงาน เพ อให ผ ร บผ ดชอบพ นท ร ส กม ก าล งใจในการด าเน นงานและร เร มส งใหม ๆ ในการท าก จกรรม 3. ห าม ระบ ช อผ ท ได ร บการต าหน หร อม ข อผ ดพลาดในงาน เพราะน นหมายถ งการท าให ผ ท เป น แนวร วมกลายเป นผ ต าน 4. ห าม น าข อช แนะของพ นท หน งไปให พ นท หน งร บทราบ เพราะอาจท าให ผ ร บผ ดชอบพ นท เก ด ความร ส กว าตนเองก าล งถ กประจาน 5. การสร ปป ญหาหร อข อเสนอแนะจะม ท งข อด และข อควรปร บปร งเสมอ การจ ดประกายและสร างความตระหน กในก จกรรม 5ส Who : ใครค อผ ร เร มและเร มต นท าก จกรรม 5ส ผ บร หารส งส ดขององค กร ใครค อผ ท ให ข อม ลก จกรรม 5ส ด ท ส ด ผ บร หารส งส ดขององค กร ใครค อผ ท าก จกรรม 5ส ผ บร หารและบ คลากรท กคน How : ท าอย างไรไม ให ก จกรรม 5ส เป นเพ ยงการฟ ง และการพ ดเพ ยงอย างเด ยว ท าอย างไรไม ให ก จกรรม 5ส เป นเพ ยงการเข ยนเร องในกระดาษ การต ดป าย ท าอย างไรให ก จกรรม 5ส เป นเร องท จร งจ งก บท กคน ท าอย างไรให ก จกรรม 5ส ได ร บความร วมม อจากท กฝ าย ท าอย างไรให ก จกรรม 5ส ด าเน นไปอย างต อเน องและไม หย ดอย ก บท
- 32 - Answer (a little easy) : บ คลากรท กคนต องได เป นท งผ พ ดและผ ฟ งในเวลาเด ยวก น น นค อ การฟ งแนวทาง การด าเน นงานท ถ กต อง และในขณะเด ยวก นต องเป นผ น าเสนอป ญหา ข อค ดเห นอ นเป น ประโยชน ต อการด าเน นเพ อให เก ดการพ ฒนาต อไป การกระต นให ผ ท เก ยวข องร ส กย นด ก บการเข าร วมท าก จกรรม 5ส ควรด าเน นก จกรรม 5ส ตามล าด บจาก ส สะสาง ส สะดวก ส สะอาด การท าความเข าใจก บผ ปฏ บ ต 5ส ม ใช ภาระงานท เพ มข น แต เป นส งท จะมาช วยให การท างาน ง ายและสะดวกข น การท าก จกรรม 5ส ให เก ดผลต องท าอย างต อเน องและสม าเสมอ ท าอย างค อยเป นค อยไปด วย ความอดทนและไม จ าเป นต องเร งร บจนเก นไป ก จกรรม 5ส ไม ใช ส งท ท กคนร วมก นท า แต เป นส งท ท กคนต องปฏ บ ต กล าวค อ 5ส ไม ใช การท า เพ ยงคร งคราวและจบ แต เป นส งท ท กคนต องปฏ บ ต เป นประจ า หากท กคนม ว น ยในตนเองหร อ ม ส สร างน ส ย ในต วเองแล ว ก จกรรม 5ส จะกลายเป นก จว ตรประจ าว นอย างหน งของเรา ท าให เก ดว ฒนธรรมการเล ยนแบบ ย งเล ยนแบบมากเท าไรก จกรรม 5ส จะเก ดผลเร วมากเท าน น กล าวค อ หากหน วยไหนท างานด หน วยอ นก พ ฒนาให ด ข นตามไปด วย เก ดการท างานร วมก น หร อการสร างกล มในการท างาน จ ดการอบรม ด งาน หร อไปส มมนาร วมก น สร างเคร อข ายในการด าเน นก จกรรมและ แลกเปล ยนความค ดเห น ว ธ การปฏ บ ต ให เก ดผลส มฤทธ ต อไป การแบ งพ นท ในการด แลท ช ดเจน และการแบ งผ ร บผ ดชอบพ นท อย างเหมาะสม ไม ม การเล อก ปฏ บ ต ท กอย างให เป นไปตามระบบท ตกลงก นก อนล วงหน า การเล อกชมหร อยกต วอย างแบบสร างสรรค และให ก าล งใจ ไม ว จารณ ต าหน หร อน าไปบอก กล าวให ผ ท ไม เก ยวข องร บทราบในข อผ ดพลาดของแต ละกล ม การให รางว ลทางใจและทางกาย ได แก การกล าวชมเชย ยกย อง การประกาศเก ยรต ค ณ การ มอบเง น การมอบถ วย การให โล เป นต น
- 33 - การก าหนดส งท จะตรวจ : ศ นย บร การว ชาการ ได ด าเน นการส ารวจและพ จารณาส งท จะตรวจก อนจ ดท าแบบตรวจเพ อให คะแนนในการท าก จกรรม 5ส ในเร องหล กๆ ด งน 1. ห อง (ห องคล งเอกสาร ห องผล ตเอกสาร และห องปฏ บ ต งาน) 2. โต ะ / เก าอ 3. ต / ล นช ก / ช นวางของ 4. อ ปกรณ เคร องใช ไฟฟ า 5. บอร ด / ประกาศ / ช องทางให ข อม ลหร อการส อสาร 6. การก าหนดพ นท ส วนกลาง 7. การส มภาษณ / สอบถาม 8. การให ข อเสนอแนะ / การแนะน า การท าความสะอาดประจ าป หร อ BIG CLEANING DAY ศ นย บร การว ชาการ ม เป าหมายท าก จกรรม 5ส ให กลายเป นส งท ท กคนปฏ บ ต และไม ใช เพ ยงการ ท างานร วมก นเท าน น และต องการส งเสร มให ก จกรรม 5ส ม น ส ยของท กคน แต เพ อให ท กคนม ความตระหน ก และกระต นเต อน ให เก ดความเส ยสละ และบ าเพ ญตนให เก ดประโยชน ต อส วนร วม จ งก าหนดให ม การจ ด ก จกรรม BIG CLEANING DAY ข น เพ อท กคนจะได ร วมก นท างานโดยไม ต องแบ งพ นท แต เป นการท างาน ของท กส วนไปพร อมๆ ก น โดยก าหนดข นตอนการด าเน นงาน ด งน 1. ก าหนดว นจ ดก จกรรม ประมาณ 1 ว นหร อ คร งว น ตามความเหมาะสม 2. จ ดการประช มร วมก น เพ อให ท กกล มได ต งเป าหมายร วมก น 3. การส ารวจพ นท ท งหมด และน ามาพ จารณาด าเน นการ 4. การเล อกห วหน าและการแบ งกล มใหม (เฉพาะในว น BIG CLEANING DAY) โดยคละก นจาก กล มเด มท ต งไว แล ว 5. การก าหนดพ นท ร บผ ดชอบ 6. การถ ายร ปก อนและหล งด าเน นก จกรรม 7. การลงม อปฏ บ ต งานของท กกล ม 8. การตรวจจากผ ท ได ร บการแต งต ง 9. การร บฟ งข อเสนอแนะ 10. การน าไปพ ฒนา ปร บปร ง และแก ไข