GARIS PANDUAN CPE COSEC LS LAMPIRAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MANDATORI SSM CONTINUING PROFESSIONAL EDUCATION (CPE) POINTS DAN SYARAT-SYARAT BARU LESEN SETIAUSAHA SYARIKAT 1. Setiausaha syarikat diwajibkan menghadiri kursus/seminar berkaitan profesion kesetiausahaan syarikat dan hal ehwal korporat dengan jumlah kehadiran minima sebanyak 60 mata SSM CPE dalam tempoh tiga tahun berkuatkuasanya lesen iaitu sebelum permohonan pembaharuan lesen dibuat yang akan mula dikuatkuasakan pada 04 Januari 2010. 2. Permohonan pembaharuan lesen hendaklah dibuat dengan mengemukakan borang 48C dan bayaran tidak lewat 30 hari sebelum lesen tamat tempoh dengan melampirkan salinan sijil kehadiran kursus/seminar yang dihadiri bagi pengiraan mata CPE. 3. Pembaharuan kali pertama selepas berkuatkuasanya pelaksanaan SSM CPE setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar di atas bagi mendapatkan minima 60 mata CPE iaitu minima 40% (24 mata CPE) bagi kursus/seminar anjuran Akademi Latihan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (COMTRAC) dan minima 60% (36 mata CPE) bagi kursus anjuran badan profesional yang diiktiraf atau anjuran organisasi yang lain atau boleh menghadiri kursus/seminar anjuran COMTRAC bagi mendapatkan keseluruhan minima 60 mata CPE tersebut. 4. Licensed Secretaries Training Programme (LSTP) anjuran COMTRAC adalah kursus mandatori yang perlu dihadiri sekali (1) bagi ke semua tiga (3) tahap LSTP. LSTP ini akan memberikan 24 mata CPE (40%) kepada peserta yang hadir 5. Pengiraan mata CPE tertakluk seperti berikut: 5.1 Lesen tamat tempoh pada tahun 2011, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar minima sebanyak 20 mata CPE; 5.2 Lesen tamat tempoh pada tahun 2012, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar minima sebanyak 40 mata CPE; dan 1
5.3 Lesen tamat tempoh pada tahun 2013, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar minima sebanyak 60 mata CPE. 6. Pembaharuan lesen akan diluluskan apabila mata CPE yang diperlukan telah mencukupi. 7. Pembaharuan lesen berikutnya setiausaha syarikat perlu menghadiri 60 mata CPE dalam tempoh setiap 3 tahun bagi kursus seperti dinyatakan di perkara 3 di atas; dan 8. Sekiranya setiausaha syarikat tidak mematuhi syarat lesen tersebut, pembaharuan lesen tidak akan diluluskan. 2
PELAKSANAAN MANDATORI SSM CONTINUING PROFESSIONAL EDUCATION (CPE) POINTS BERKUATKUASA MULAI PADA 04 JANUARI 2010 1. Apakah SSM Continuing Professional Education (CPE) Points? (a) (b) (c) (d) SSM Continuing Professional Education (CPE) Points adalah mandatori bagi setiausaha syarikat berlesen. Setiausaha syarikat berlesen perlu menghadiri kursus/seminar berkaitan profesion kesetiausahaan seperti hal ehwal korporat, perundangan syarikat, perakaunan, kewangan dan program lain yang relevan anjuran Akademi Latihan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (COMTRAC) atau kursus/seminar anjuran badan profesional yang diiktiraf atau lain-lain organisasi. Setiausaha syarikat berlesen perlu menghadiri minima 60 mata CPE dalam tempoh tiga tahun sebelum pembaharuan lesen. Kehendak tersebut telah dimasukkan dalam syarat-syarat baru lesen yang berkuatkuasa mulai pada 04 Januari 2010. 2. Bilakah masanya SSM CPE Points akan diperkenalkan kepada setiausaha syarikat berlesen? SSM CPE Points akan diperkenalkan serentak dengan syarat-syarat baru lesen iaitu mulai pada 04 Januari 2010. 3. Bila permohonan pembaharuan lesen setiausaha syarikat perlu dibuat? 1
Permohonan perlu dibuat tidak lewat 30 hari sebelum tarikh lesen tamat dengan mengemukakan borang 48C dan bayaran beserta salinan sijil kehadiran kursus/seminar. Permohonan pembaharuan lesen boleh dibuat melalui e-lodgement. 4. Apakah tujuan SSM CPE Points? Untuk memastikan setiausaha syarikat berlesen mempunyai kemahiran dan tahap kompetensi yang tinggi untuk mematuhi kehendak Akta Syarikat 1965 dan Peraturan Syarikat-Syarikat 1966. 5. Siapakah yang perlu mematuhi SSM CPE Points? Setiausaha syarikat berlesen di bawah seksyen 139A(b) Akta Syarikat 1965 wajib mematuhi SSM CPE Points. Setiausaha syarikat dari badan profesional yang diiktiraf dikecualikan kerana tertakluk kepada prosedur dan peraturan badan berkenaan. 6. Apakah kursus/seminar yang perlu dihadiri oleh setiausaha syarikat berlesen bagi mematuhi SSM CPE Point? Kursus/seminar berkaitan profesion kesetiausahaan syarikat seperti hal ehwal korporat, perundangan syarikat, perakaunan, kewangan dan program lain yang relevan anjuran COMTRAC atau badan-badan profesional yang diiktiraf atau organisasi yang lain. Licensed Secretaries Training Programme (LSTP) anjuran COMTRAC adalah kursus mandatori yang perlu dihadiri sekali (1) bagi ke semua tiga (3) tahap LSTP. Kehadiran dalam program LSTP ini akan melayakkan pemberian 24 mata CPE (40%). 2
7. Apakah definasi badan-badan profesional yang diiktiraf? Badan-badan profesional yang diiktiraf bermaksud badan profesional yang pada masa itu ditentukan oleh Menteri dengan pemberitahuan telah disiarkan dalam warta di bawah seksyen 139A(a) Akta Syarikat 1965 seperti berikut: (i) The Malaysian Association of the Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA); (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) The Malaysian Institute of Accountants (MIA); The Malaysian Institute of Certified Public Accountants (MICPA); Malaysian Bar; The Sabah Law Association; The Advocates Association of Sarawak; dan The Malaysian Association of Company Secretaries (MACS). 8. Apakah definasi lain-lain organisasi? Lain-lain organisasi selain dari SSM atau badan profesional yang diiktiraf yang menganjurkan kursus/seminar berkaitan profesion kesetiausahaan seperti hal ehwal korporat, perundangan syarikat, perakaunan, kewangan dan program lain yang relevan. 9. Bagaimanakah caranya menghubungi COMTRAC bagi mendapatkan maklumat kursus/seminar yang dianjurkan? Sila hubungi: COMTRAC (Companies Commission of Malaysia Training Academy) 3
Level 12, Menara SSM@Sentral No. 7, Jalan Stesen Sentral 5 Kuala Lumpur Sentral 50407 Kuala Lumpur Tel: 03 22994435 / 4448 /4438 (Zalina Noor/Noor Fadhlina) Fax: 03 22994451 /4452 Email : comtrac@ssm.com.my 10. Berapakah mata CPE yang perlu dihadiri setiausaha syarikat berlesen bagi mematuhi kehendak mandatori SSM CPE Points? 60 mata CPE dalam tempoh 3 tahun berkuatkuasanya lesen. Minima 20 mata CPE bagi setiap tahun. 11. Bagaimanakah pembahagian mata SSM CPE sekiranya saya menghadiri kursus anjuran SSM dan kursus anjuran badan profesional yang lain? Pembahagian 60 mata CPE seperti berikut: (i) Minima 40% atau 24 mata SSM CPE bagi kursus anjuran COMTRAC ; dan (ii) Minima 60% atau 36 mata SSM CPE bagi kursus anjuran badan profesional seperti yang dinyatakan di perkara 7 di atas. 12. Bolehkah saya mengumpul mata SSM CPE dengan hanya menghadiri kursus/ seminar anjuran SSM dan tidak mengikuti kursus/seminar anjuran lain-lain badan atau organisasi? 4
Ya, anda boleh menghadiri kursus/seminar anjuran COMTRAC bagi mendapatkan keseluruhan mata CPE. 13. Bolehkah saya mengumpul mata CPE dengan hanya menghadiri kursus/seminar anjuran badan profesional yang diiktiraf atau lain-lain organisasi dengan tidak menghadiri kursus/seminar anjuran SSM? Tidak boleh, rujuk perkara 11 di atas. 14. Bagaimanakah jika setiausaha syarikat berlesen gagal mematuhi kehendak SSM CPE Points? Pembaharuan lesen tidak akan dipertimbangkan sepertimana yang diperuntukan di bawah seksyen 139B(3) Akta Syarikat 1965. 15. Bagaimanakah pengiraan mata SSM CPE tersebut? Pengiraan mata SSM CPE seperti berikut: (i) Lesen tamat tempoh pada tahun 2010, setiausaha syarikat dikecualikan dari pengiraan mata CPE tetapi digalakkan menghadiri kursus/seminar yang berkaitan; (ii) (iii) Lesen tamat tempoh pada tahun 2011, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar bagi memenuhi minima sebanyak 20 mata CPE; Lesen tamat tempoh pada tahun 2012, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/ seminar bagi memenuhi minima sebanyak 40 mata CPE; 5
(iv) (v) Lesen tamat tempoh pada tahun 2013, setiausaha syarikat perlu menghadiri kursus/seminar bagi memenuhi minima sebanyak 60 mata CPE; Pengiraan jumlah mata CPE akan dikira berdasarkan sijil kehadiran kursus/seminar yang dihadiri seperti yang dinyatakan di perkara 1(b) di atas. Bagi latihan sehari (sekurang-kurangnya 8 jam) sebanyak 8 mata CPE akan diberikan; dan (vi) Pembaharuan lesen berikutnya setiausaha syarikat perlu menghadiri minima 60 mata CPE bagi setiap 3 tahun (minima 40% mata wajib kursus/seminar anjuran COMTRAC dan minima 60% mata CPE anjuran badan-badan profesional yang lain). 16. Apakah faedah SSM CPE Points? (a) (b) (c) Program dan kursus yang dihadiri boleh membantu peningkatan profesion setiausaha syarikat berlesen. Pendedahan dan faedah pembelanjaran yang diperolehi melalui yang dihadiri boleh meningkatkan tahap profesionalisma di kalangan setiausaha syarikat terhadap kehendak Akta Syarikat 1965 dan peraturannya selaras dengan takrifan seksyen 4 Akta Syarikat 1965 yang mengiktiraf setiausaha syarikat sebagai pegawai syarikat. Setiausaha syarikat yang mahir dengan kehendak Akta Syarikat dan peraturannya akan dapat mendorong keyakinan pelabur melalui nasihat yang tepat berkaitan perihal syarikat. 17. Saya merupakan pensyarah/penceramah berkaitan hal ehwal korporat. Bolehkah saya dikecualikan daripada SSM CPE Points? 6
(a) (b) Boleh dipertimbangkan sekiranya tiada rekod kesalahan yang pernah dilakukan di bawah Akta Syarikat 1965 dan Peraturan Syarikat 1966. Dikehendaki menunjukan bukti sebagai seorang pensyarah/penceramah berkaitan profesion kesetiausahaan seperti hal ehwal korporat, perundangan syarikat, perakaunan, kewangan dan program lain yang relevan. Dalam hal ini setiausaha syarikat perlu mengemukakan permohonan secara bertulis kepada Pendaftar Syarikat selewatlewatnya tiga (3) bulan sebelum lesen tamat tempoh. (melampirkan salinan surat pelantikan sebagai pensyarah/penceramah. 18. Sekiranya saya telah menghadiri 70 mata CPE dalam tempoh 3 tahun, bolehkah 10 mata CPE lebihan tersebut di bawa ke tempoh pembaharuan lesen berikutnya? Tidak boleh, lebihan mata CPE tidak dibenarkan dibawa ke tempoh pembaharuan lesen berikutnya. Setiap pembaharuan lesen akan bermula dengan pemberian mata CPE yang baru. 19. Saya telah menghadiri LSTP sebelum tarikh berkuatkuasanya SSM CPE Points, adakah LSTP tersebut boleh diambil kira dalam pembaharuan lesen? Boleh, kerana ia adalah mandatori untuk dihadiri hanya sekali (1) bagi ke semua tiga (3) tahap. 20. Saya telah menghadiri kursus/seminar profesional hal ehwal korporat sebelum tarikh berkuatkuasanya SSM CPE Points pada 4 7
Januari 2010. Adakah kursus/seminar hal ehwal korporat tersebut boleh diambil kira dalam pembaharuan lesen? Tidak, hanya kursus LSTP diambil kira untuk SSM CPE Points. 21. Saya tinggal di kawasan pendalaman Sabah & Sarawak, adakah saya perlu memenuhi syarat SSM CPE Points? Ya, anda mesti mematuhi SSM CPE Points. 22. Sekiranya saya telah menghadiri kursus/seminar korporat yang dianjur oleh syarikat tempat saya bertugas (kursus latihan dalaman) dan memberikan mata CPE, adakah mata CPE tersebut boleh diambil kira? Ya, boleh diambilkira. Maksima 8 mata CPE (8 jam) untuk kursus sehari. Rujuk perkara 6 dan perkara 11 di atas bagi jenis-jenis kursus yang boleh dipertimbangkan. 23. Saya adalah seorang pemegang lesen setiausaha syarikat di bawah s139a(b) AS1965 tetapi saya masih tidak dilantik menjadi setiausaha syarikat dalam mana-mana syarikat, adakah saya perlu mematuhi SSM CPE Points? Ya, setiausaha syarikat berlesen perlu mematuhi SSM CPE Points dan syaratsyarat lesen. Lesen setiausaha syarikat akan dibatalkan oleh Pendaftar Syarikat sekiranya didapati dalam tempoh 6 bulan lesen dikeluarkan anda belum bertindak sebagai setiausaha syarikat. Perkara ini telah dinyatakan dalam syarat baru lesen yang berkuatkuasa pada 04 Januari 2010. 8
24. Sekiranya saya mempunyai pertanyaan dengan siapakah saya boleh rujuk? Anda boleh hubungi Seksyen :- Tel: 6603-22995270 /5269 Faks: 603-22995336 / 5335 Emel: rhabibah@ssm.com.my atau norain@ssm.com.my atau roslaili@ssm.com.my Disediakan oleh Seksyen Bahagian Pematuhan Tarikh 4 Januari 2010 9
SYARAT-SYARAT LESEN SETIAUSAHA SYARIKAT a. Bahawa pemegang lesen yang telah diterima menjadi ahli badan yang diiktiraf di bawah seksyen 139A(a) Akta Syarikat 1965, hendaklah memberitahu Pendaftar Syarikat dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh menjadi ahli badan tersebut dan lesen setiausaha syarikat hendaklah dikembalikan ke pejabat SSM untuk dibatalkan; b. Bahawa lesen ini hendaklah sentiasa berada dalam simpanan pemegang lesen di alamat yang dinyatakan dalam lesen dan hendaklah memberitahu SSM dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh perubahan alamat, nombor telefon, fax dan alamat e-mel; c. Bahawa pemegang lesen hendaklah sentiasa mempertingkatkan pengetahuan dan kualiti perkhidmatan dengan menghadiri kursus/seminar berkaitan profesion kesetiausahaan syarikat dan hal ehwal korporat anjuran SSM iaitu Licensed Secretary Training Programe (LSTP) dan lain-lain kursus anjuran SSM atau oleh badan profesional dengan jumlah kehadiran minima sebanyak enam puluh (60) mata CPE (Continuing Professional Education Points) dalam tempoh tiga (3) tahun berkuatkuasanya lesen; 1
d. Bahawa pemegang lesen dikehendaki memperbaharui lesen tidak lewat tiga puluh (30) hari sebelum lesen tamat tempoh bagi mematuhi peruntukan seksyen 139B(5) Akta Syarikat 1965 dan melampirkan salinan sijil kursus/seminar yang dihadiri bagi pengiraan mata CPE; e. Bahawa pemegang lesen dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh lesen dikehendaki bertindak sebagai setiausaha syarikat dan mengemukakan alamat e-mel ke pejabat SSM. 2