KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA TENDER

Transcription

1 S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld. 22(1) KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Semua Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan Tujuan TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA TENDER Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan untuk mengemas kini tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender di semua Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanun (Agensi). Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender 2. Tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender yang ditetapkan dalam SPP Bil. 2 Tahun 1995 telah dikaji semula dan seterusnya dikemas kini seperti mana tatacara yang terkandung dalam Lampiran 1. Dengan ini semua agensi adalah dikehendaki mematuhi sepenuhnya peraturan/tatacara yang ditetapkan mengikut SPP ini. 3. Agensi dikehendaki memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan seperti berikut:

2 a) Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. b) Diuruskan Secara Telus Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. c) Nilai Faedah Yang Terbaik Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. d) Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. e) Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. Pengecualian Dari Pemakaian SPP 4. Mana-mana pengecualian daripada peraturan yang ditetapkan dalam SPP ini hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Perbendaharaan. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas mana-mana pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam SPP ini. Kuat kuasa 5. SPP ini adalah berkuat kuasa pada tarikh ianya dikeluarkan dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP) dan Pekeliling lain yang berkaitan. Pindaan 6. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, AP 175.1(a) dan (b), AP 176.2(a) dan (b) dan AP adalah dipinda seperti di Lampiran 2. Pembatalan 7. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, SPP berikut adalah dibatalkan: (i) SPP Bil. 2/95; 2

3 (ii) Tambahan Pertama SPP Bil. 2/95; (iii) Tambahan Kedua SPP Bil. 2/95; (iv) SPP Bil. 11 Tahun 1999 (Tambahan Ketiga SPP Bil. 2/95); (v) SPP Bil. 10 Tahun 2002 (Tambahan Keenam SPP Bil. 2/95); (vi) SPP Bil. 8/98; (vii) SPP Bil. 6/99; (viii) SPP Bil. 3 Tahun 2004; dan (ix) SPP Bil. 1 Tahun Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, BERKHIDMAT UNTUK NEGARA (Tan Sri Izzuddin bin Dali) Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia. 27 Februari 2007 s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Malaysia Akauntan Negara Malaysia Semua Pegawai Kewangan Negeri 3

4 Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2007 KANDUNGAN PARA PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1. Tujuan 1 2. Arahan Perbendaharaan dan SPP Lain 1 PERANCANGAN PEROLEHAN 3. Perkara Yang Perlu Diambil Kira Dalam Merancang Perolehan 1 4. Peruntukan/Pembiayaan 2 5. Pendaftaran Kontraktor Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 2 6. Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel 2 7. Borang Piawai 3 8. Penyediaan Spesifikasi 3 DASAR-DASAR PEROLEHAN KERAJAAN YANG PERLU DIPATUHI 9. Dasar Semasa Kerajaan Dasar Pemindahan Teknologi Dasar Keutamaan Barangan Tempatan Dasar Penggunaan Mata Wang 6 TATACARA TENDER 13. Perihal Umum Tender Bekalan dan Perkhidmatan Perihal Umum Tender Kerja Had Nilai Memanggil Tender Kerja 8 DOKUMEN TENDER 16. Penyediaan Dokumen Tender Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam 10 Dokumen Tender Bekalan dan Perkhidmatan 18. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam 12 Dokumen Tender Kerja 19. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Antarabangsa 12 i

5 20. Kadar Bayaran Dokumen Tender (Hard Copy/Soft Copy) Bagi 13 Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 21. Dokumen Tender yang Mempunyai Security Document/ 14 Security Drawing/ 22. Penjualan Dokumen Tender Tempoh Sah Laku Tawaran Tender Deposit Tender Bagi Tender Antarabangsa 17 PENGIKLANAN 25. Pengiklanan Tender Tempatan Pengiklanan Tender Antarabangsa 21 ANGGARAN HARGA JABATAN 27. Penyediaan Anggaran Harga 21 BANTAHAN KE ATAS SPESIFIKASI TENDER YANG MENJURUS KEPADA SESUATU JENAMA 28. Bantahan Oleh Petender Penubuhan Jawatankuasa Untuk Menimbangkan Bantahan 22 PEMBUKAAN TAWARAN TENDER 30. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender Tugas Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender Urus Setia Tender Pembukaan Tender Di Hadapan Awam 24 MERAHSIAKAN MAKLUMAT DAN KEDUDUKAN SESUATU TENDER 34. Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit Merahsiakan Maklumat Tender Peruntukan Melarang Pengiklanan dan Publisiti Penjelasan Lanjut Berkenaan Dengan Tender Larangan Mengubah Maklumat Dokumen Petender 25 PENILAIAN TENDER 39. Jawatankuasa Penilaian Tender, Keahlian dan Tugas 26 Jawatankuasa 40. Penilaian Tender Kerja 27 ii

6 41. Asas Penilaian Tender 28 PERAKUAN TENDER 42. Perakuan Kepada Lembaga Perolehan 28 PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN LEMBAGA PEROLEHAN 43. Tatacara Pertimbangan Tender 29 SETUJU TERIMA TENDER 44. Surat Niat Surat Setuju Terima 30 MENANDATANGANI KONTRAK 46. Peruntukan Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) Tempoh Bagi Menandatangani Kontrak Pengedaran dan Penyimpanan Dokumen Kontrak 31 PENTADBIRAN KONTRAK 49. Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak Bon Pelaksanaan Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan Mengesahkan Surat Jaminan Pelepasan Bon Pelaksanaan Bayaran Pendahuluan Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan 37 PEMILIKAN TAPAK DAN PERMULAAN KERJA 56. Tarikh Milik Tapak Permulaan Kerja 40 PEMATUHAN DAN TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Agensi Tanggungjawab Pegawai Pengawal Pengecualian 42 iii

7 LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT LAMPIRAN A Senarai Semakan 43 LAMPIRAN B Senarai Borang Tender, Dokumen Kontrak dan Borang-borang Lain Bagi Tender Kerja Jabatan Kerja Raya (JKR) 44 LAMPIRAN C Cadangan Pembiayaan 48 LAMPIRAN D Contoh Jadual Pelaksanaan Tender 50 LAMPIRAN E1 Contoh Iklan Tender Bekalan 51 LAMPIRAN E2 Contoh Iklan Tender Perkhidmatan 52 LAMPIRAN E3 Contoh Iklan Tender Kerja 53 LAMPIRAN E4 Contoh Iklan Tender Yang Dirangkumkan 54 LAMPIRAN F1 Jadual Tender Bekalan (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) LAMPIRAN F2 Jadual Tender Perkhidmatan (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) LAMPIRAN F3 Jadual Tender Kerja (Untuk Disediakan Oleh J/K Pembuka Tender) LAMPIRAN G1 Contoh Jadual Harga Tender Bekalan/ Perkhidmatan (Untuk Dipamerkan Di Papan Kenyataan) LAMPIRAN G2 Contoh Jadual Harga Tender Kerja (Untuk Dipamerkan Di Papan Kenyataan) LAMPIRAN H Contoh Surat Niat 60 LAMPIRAN I1 Surat Setuju Terima (Tender Bekalan/ Perkhidmatan) LAMPIRAN I2 Surat Setuju Terima (Tender Kerja) (J.K.R 203D-Pin. 3/99) iv

8 LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT LAMPIRAN J1 Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Kontrak Bekalan/Perkhidmatan) LAMPIRAN J2 Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Kontrak Kerja) LAMPIRAN J3 Borang Jaminan Untuk Bon Pelaksanaan (Subkontraktor Dinamakan) LAMPIRAN K Surat Pelepasan Jaminan 94 LAMPIRAN L1 Surat Pengesahan Jaminan (Daripada Agensi Kerajaan) LAMPIRAN L2 Surat Pengesahan Jaminan (Daripada Bank/Syarikat Kewangan/Insurans) LAMPIRAN M1 Borang Jaminan Untuk Bayaran Pendahuluan (Kontrak Bekalan/Perkhidmatan/Kerja) LAMPIRAN M2 Borang Jaminan Untuk Bayaran Pendahuluan (Subkontraktor Dinamakan) v

9 Lampiran 1 kepada SPP Bil. 5 Tahun 2007 TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN SECARA TENDER TUJUAN 1. Tujuan 1.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan perolehan Kerajaan secara tender di semua agensi Kerajaan. 2. Arahan Perbendaharaan dan SPP Lain 2.1 SPP ini hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan (AP) dan SPP lain yang berkaitan yang masih berkuat kuasa. PERANCANGAN PEROLEHAN 3. Perkara Yang Perlu Diambil Kira Dalam Merancang Perolehan 3.1 Sebelum membuat apa-apa perolehan, Agensi hendaklah terlebih dahulu memastikan semua perkara yang dijelaskan dalam SPP ini telah diambil kira. 3.2 Agensi hendaklah membuat perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan awal (forward planning) bagi tender-tender yang hendak dipelawa dalam satu-satu tahun. Senarai tender yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun itu hendaklah dikemukakan kepada Ketua Agensi masing-masing pada bulan Disember tahun sebelumnya. Senarai berkenaan hendaklah mengandungi kategori perolehan (bekalan/perkhidmatan/kerja), peruntukan kewangan dan tarikh tender akan dipelawa dan dijangka untuk dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan. 3.3 Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh tiga (3) minggu selepas penilaian tender selesai. Agensi perlu menjadualkan tarikh Lembaga Perolehan bersidang untuk sepanjang tahun. Bagi Agensi yang menguruskan bilangan tender yang banyak, Lembaga Perolehan hendaklah bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua (2) minggu. 1

10 4. Peruntukan/Pembiayaan 4.1 Agensi hendaklah memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran Peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan bagi perolehan yang berkenaan telah diluluskan. 4.2 Agensi adalah Dilarang Memecah Kecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada membuat pelawaan secara tender. 4.3 Agensi Kerajaan yang diberi peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan, tidak kira agensi mana yang melaksanakan projek atau melakukan perbelanjaan, dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. 4.4 Semua perolehan yang melibatkan pembiayaan daripada institusi kewangan antarabangsa hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh institusi kewangan antarabangsa berkenaan. 5. Pendaftaran Kontraktor Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 5.1 Semua perolehan Kerajaan yang dibuat melalui proses tender hendaklah dibuat dengan kontraktor yang berdaftar dengan Kerajaan seperti berikut: (a) (b) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan Bagi perolehan kerja, kontraktor hendaklah berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB). 5.2 Agensi hendaklah memastikan bahawa kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan adalah berdaftar di bawah kelas/kod bidang, kepala dan sub-kepala yang bertepatan dengan perolehan yang dibuat dan tempoh pendaftaran tersebut sentiasa sah (valid). Klausa berkenaan perkara ini hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender dan dokumen kontrak. 6. Item Kontrak Pusat/Kontrak Panel 6.1 Bekalan dan perkhidmatan guna sama yang terdapat dalam Kontrak Pusat/Kontrak Panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah diguna pakai oleh semua agensi 2

11 Kerajaan. Pembelian di luar Kontrak Pusat/Kontrak Panel adalah DILARANG. 6.2 Perolehan hendaklah dibuat daripada kontraktor yang disenaraikan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP). Walau bagaimanapun, perolehan boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa sekiranya Kontrak Pusat bagi item yang hendak diperolehi tersebut telah tamat tempoh sah lakunya. 7. Borang Piawai 7.1 Agensi hendaklah memastikan bahawa borang piawai/format yang ditetapkan dalam AP dan SPP yang berkuat kuasa diguna pakai sepenuhnya. 8. Penyediaan Spesifikasi 8.1 Jawatankuasa Spesifikasi Satu Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi bagi menyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi tiap-tiap perolehan yang hendak dibuat. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. 8.2 Tempoh Masa Penyediaan Spesifikasi Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah diberi masa secukupnya dan bersesuaian dengan perolehan yang hendak dibuat untuk merangka dan mewujudkan spesifikasi yang sempurna dan jelas. 8.3 Butiran Spesifikasi (a) Dalam menggariskan spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan, nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang dikehendaki oleh Agensi. (b) Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci. 3

12 (c) (d) (e) Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah digunakan. Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, Agensi hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender. Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf. (f) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri. Arahan dan garis panduan mengenai perkara ini yang dikeluarkan oleh MAMPU hendaklah dirujuk. Walau bagaimanapun, pembelian peralatan komputer secara stand alone tidak perlu mendapatkan persetujuan MAMPU. DASAR-DASAR PEROLEHAN KERAJAAN YANG PERLU DIPATUHI 9. Dasar Semasa Kerajaan 9.1 Agensi hendaklah, dalam membuat perancangan dan pelaksanaan tender, memastikan bahawa tindakan yang akan diambil mematuhi dasar semasa Kerajaan. 9.2 Bagi tender antarabangsa, Agensi adalah diingatkan supaya mematuhi dasar-dasar semasa Kerajaan selaras dengan Dasar Pembangunan Negara (DPN), yang antara lain memberi penekanan kepada perkara-perkara berikut: (a) (b) Peraturan Penggunaan Barangan Tempatan; Peraturan Pembelian Barang Import; (c) Peraturan Penggunaan Perkhidmatan Pengangkutan Kebangsaan Melalui Wakil Penghantaran Kerajaan; 4

13 (d) Peraturan Perlindungan Insurans daripada Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK); (e) Penggunaan Bank-bank Tempatan yang Mempunyai Cawangan di Luar Negeri; (f) (g) (h) Peraturan Kualiti Alam Sekitar; Peraturan Penggunaan Mata Wang; dan Peraturan-peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. 10. Dasar Pemindahan Teknologi 10.1 Bagi tujuan pelaburan dan pemindahan teknologi, agensi hendaklah memastikan petender antarabangsa mengemukakan bersama tawaran tender mereka, cadangan pembuatan/pemasangan dalam negeri, kegunaan bahan tempatan dan tempat di mana barangbarang yang di tender itu akan dibuat secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan tempatan ke peringkat yang maksimum. Bagi tender kerja pula, jika perkara itu melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah diminta mengemukakan cadangan setakat mana loji akan diwujudkan di Malaysia dan cadangan lain sekiranya ada Petender juga hendaklah digalakkan untuk mengemukakan tawaran bagi pemindahan teknologi melalui program offset seperti berikut: (a) (b) Pemindahan teknologi dalam bidang yang berkaitan dengan perolehan yang ditawarkan dalam tender (direct offset); dan/atau Pemindahan teknologi dalam bidang yang tidak berkaitan dengan perolehan berkenaan (indirect offset), di mana petender atau sekutunya (associates) mempunyai kemahiran Petender hendaklah diminta bersedia menerima wakil-wakil Kerajaan untuk mengkaji bidang-bidang teknologi yang boleh dipindahkan kepada dan diterima oleh Kerajaan termasuk melawat kilang atau lain-lain kemudahan petender atau sekutunya. Apa-apa kos berkaitan dengan lawatan kilang hendaklah dibiayai oleh Kerajaan. 5

14 10.4 Bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat, petender hendaklah diminta melaksanakan pemindahan teknologi kepada pihak Kerajaan bagi sesuatu sistem yang dibangunkan dan source code hendaklah diberi milik kepada pihak Kerajaan. 11. Dasar Keutamaan Barangan Tempatan 11.1 Agensi hendaklah menggunakan sepenuhnya bahan/barangan/ perkhidmatan tempatan dalam perolehan masing-masing. Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan Bagi tender bekalan bahan/barangan import, Agensi hendaklah memohon untuk mendapat pengesahan dan kelulusan MITI semasa perancangan tender dan sebelum tender dilaksanakan. Bagi tender perkhidmatan luar negara dan pelantikan perunding asing, permohonan perolehan hendaklah dibuat terus kepada Perbendaharaan tanpa perlu merujuk kepada MITI Manakala bagi perolehan bahan/barangan siap yang diimport yang berada di dalam negara (ex-stock), Agensi dikehendaki memohon kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu sebelum perolehan bahan/barangan tersebut dibuat Semua barangan/bahan binaan termasuk alat mekanikal/elektrikal hendaklah menggunakan bahan/barangan buatan tempatan seperti mana yang ditetapkan dalam Senarai Bahan-bahan Binaan Tempatan yang dikeluarkan oleh IKRAM QA Services Sdn. Bhd. atau Senarai Bahan/Barangan Tempatan yang dikeluarkan oleh SIRIM QA Services Sdn. Bhd. atau mana-mana agensi/badan yang telah diakreditasikan oleh Jabatan Standard Malaysia untuk menjalankan pengiktirafan dan persijilan, mana yang berkenaan. Sekiranya sesuatu barangan tidak terdapat dalam senarai tersebut, Agensi hendaklah merujuk dan mendapat pengesahan dan kelulusan MITI sekiranya barangan tersebut perlu diimport. 12. Dasar Penggunaan Mata Wang 12.1 Penggunaan Mata Wang Bagi Tender Tempatan (a) (b) Tawaran harga dan bayaran bagi perolehan yang dibuat secara tempatan hendaklah dibuat dalam Ringgit Malaysia sahaja. Tawaran harga bagi perolehan alat ganti yang dibuat daripada Original Equipment Manufacturer (OEM) melalui 6

15 kontraktor/pembekal tempatan boleh dibuat sama ada dalam Ringgit Malaysia ataupun mata wang asing dan bayarannya hendaklah dibuat dalam mata wang yang sama seperti dalam tawaran yang dikemukakan Penggunaan Mata Wang Bagi Tender Antarabangsa (a) (b) (c) Tawaran harga daripada kontraktor/pembekal luar dan bayaran oleh Agensi hendaklah dibuat dalam mata wang asing. Tawaran harga daripada kontraktor/pembekal tempatan bagi tender antarabangsa boleh dibuat sama ada dalam Ringgit ataupun mata wang asing dan bayarannya hendaklah dibuat dalam mata wang yang sama seperti dalam tawaran yang dikemukakan. Bagi tujuan penilaian harga, kadar pertukaran mata wang yang dikeluarkan oleh Bank Negara Malaysia pada tarikh tutup tender hendaklah diguna pakai. TATACARA TENDER 13. Perihal Umum Tender Bekalan dan Perkhidmatan 13.1 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000 hendaklah diurus secara tender terbuka Tender tempatan bagi barangan buatan tempatan hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga bersih sahaja. Tender tempatan bagi barangan yang perlu diimport hendaklah dipelawa dengan menggunakan harga tawaran Free On Board (FOB) sahaja Tender antarabangsa hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak boleh disediakan atau dikeluarkan oleh sumber dalam negara Bagi item-item yang ditetapkan secara kontrak panel di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, tender hendaklah dipanggil di kalangan kontraktor panel sahaja. 7

16 14. Perihal Umum Tender Kerja 14.1 Perolehan kerja yang melebihi RM200,000 hendaklah diurus secara tender Semua tender kerja hendaklah dipanggil secara tempatan kecuali jika kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan berkenaan dengannya dan sukar dilaksanakan secara usaha sama Bagi tender kerja yang disertai oleh beberapa syarikat tempatan secara usaha sama, kesemuanya hendaklah berdaftar dengan PKK dan LPIPM serta salah satu daripadanya hendaklah berdaftar dalam kelas dan gred yang ditetapkan mengikut nilai tender Bagi maksud menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor tempatan dalam kerja yang mana kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan, tender kerja tersebut hendaklah dipelawa secara usaha sama antara syarikat tempatan dan syarikat antarabangsa. 15. Had Nilai Memanggil Tender Kerja 15.1 Pelawaan tender kerja hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat berdasarkan had kewangan seperti berikut: (a) (b) Tender kerja yang dianggarkan bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah dipelawa kepada syarikat yang seratus peratus (100%) milik warganegara. Tender kerja yang dianggarkan bernilai antara RM30 juta hingga RM50 juta hendaklah dipelawa kepada: i. syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara; atau ii. syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia, iaitu syarikat-syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi tiga puluh peratus (30%) dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai seratus peratus (100%) oleh warganegara. 8

17 (c) Tender kerja yang dianggarkan bernilai melebihi RM50 juta hendaklah dipelawa kepada: i. syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara; atau ii. syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia; atau iii. syarikat usaha sama yang diperbadankan di Malaysia (tidak kira sama ada disenaraikan di Bursa Malaysia atau tidak) dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi empat puluh sembilan peratus (49%) dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara. DOKUMEN TENDER 16. Penyediaan Dokumen Tender 16.1 Setiap set dokumen tender hendaklah sempurna serta mengandungi antara lain, perkara berikut: (a) (b) (c) (d) (e) Syarat-syarat dan arahan kepada petender - Maklumatmaklumat penting yang wajib dipatuhi oleh petender; Spesifikasi - Spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi bekalan/ perkhidmatan/kerja yang dikehendaki oleh Agensi; Borang tender - Borang hendaklah diisi dan ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender; Contoh surat setuju terima tender - Contoh surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam surat niat atau apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya; Syarat-syarat kontrak - Syarat-syarat kontrak yang akan diguna pakai bagi petender yang berjaya; 9

18 (f) Senarai kuantiti/ringkasan tender - Maklumat yang menjelaskan huraian kerja/kuantiti yang diperlukan dan tempoh masa yang akan diikat; (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) Jadual kadar harga - Jadual kadar harga yang perlu diisi oleh petender (jika berkenaan); Lukisan teknikal/pelan - Sesuatu pelan, model atau lukisan yang diperlukan (jika berkenaan); Tempat penghantaran - Tempat serahan terakhir di mana barangan yang diperolehi akan diserah kepada Agensi; Tempoh siap/penghantaran; Cadangan pemindahan teknologi - Cadangan pembuatan/ pemasangan dalam negeri, penggunaan bahan tempatan dan tempat di mana barang-barang yang ditender akan dibuat secara langsung di Malaysia dengan menggunakan bahan tempatan ke peringkat yang maksimum, mewujudkan loji di Malaysia dan pemindahan teknologi melalui program offset (jika sesuai); Prestasi/rekod pengalaman - Maklumat tentang pengalaman petender dalam bidang berkaitan yang dibekalkan/ dilaksanakan kepada Agensi dan pihak swasta; Profil dan kedudukan kewangan petender - Maklumat terperinci tentang latar belakang dan keupayaan kewangan petender; Senarai semak - Senarai dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh petender seperti contoh di LAMPIRAN A; dan Perkara-perkara lain yang berkenaan Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor siri. 17. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Bekalan dan Perkhidmatan 17.1 Agensi dikehendaki memastikan perkara-perkara berikut dinyatakan dalam dokumen tender, di mana berkenaan: (a) Tempoh sah laku tender; 10

19 (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) Larangan publisiti; Cara pembelian (FOB/Harga Bersih); Penghantaran barangan import dan eksport Kerajaan [Multimodal Transport Operator (MTO)]; Mata wang; Jadual pelaksanaan perkhidmatan/jadual penghantaran; Tempoh siap perkhidmatan/penghantaran; Tempat penghantaran; Terma pembayaran; Insurans Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK); Addendum; Tempoh tanggungan kecacatan/waranti; Bantahan spesifikasi seperti menjurus kepada sesuatu jenama; Offset; (o) Denda (pelanggaran syarat kontrak untuk bekalan/ perkhidmatan); (p) (q) (r) (s) Penamatan kontrak; Timbang tara; Draf perjanjian kontrak; dan Syarat-syarat lain yang perlu bagi menjaga kepentingan Kerajaan Apabila mempelawa tender bekalan/perkhidmatan, Agensi hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara berikut: 11

20 (a) (b) (c) Perincian teknikal dan perincian harga hendaklah disediakan dalam sampul yang berasingan dan berlakri; Kedua-dua sampul perincian tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam satu bungkusan; dan Petender tidak dibenarkan mencatat nama petender dan harga dalam dokumen spesifikasi yang dikemukakan. Bagi Petender yang tidak mengikut arahan ini akan menyebabkan tawaran tender mereka tidak layak dipertimbangkan. 18. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Kerja 18.1 Agensi hendaklah menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tender kerja kecuali projek-projek yang dilaksanakan secara bukan konvensional. Projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey atau Design & Build boleh menggunakan Borang PWD DB/T yang berkuat kuasa. Senarai borang tender dan borang-borang lain yang perlu digunakan adalah seperti di LAMPIRAN B Bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing, penggunaan borang JKR Siri 203 hendaklah dipakai jika dipersetujui oleh pembiaya Seperti yang ditetapkan di bawah seksyen 34(2) Akta Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) 1994 (Akta 520), Agensi hendaklah memasukkan peruntukan dalam Arahan Kepada Petender bahawa semua tender yang bernilai RM500,000 ke atas, levi sebanyak 0.25% daripada nilai harga kontrak akan dikenakan ke atas petender yang berjaya. 19. Perkara-perkara Utama Yang Perlu Dimasukkan Dalam Dokumen Tender Antarabangsa 19.1 Apabila mempelawa tender antarabangsa, Agensi hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara yang dinyatakan di perenggan 17 dan 18, termasuk meminta petender mengemukakan cadangan pembiayaan ke atas tawaran tender mereka, sama ada dalam bentuk pinjaman 'dua hala', kredit pembekal atau pembiayaan perniagaan yang lain, jika ada. Untuk tujuan tersebut, cadangan pembiayaan seperti di LAMPIRAN C hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender. 12

21 19.2 Bagi tender kerja, jika ia melibatkan kaedah teknologi baru, petender hendaklah mengemukakan cadangan-cadangan berikut: (a) (b) (c) Setakat mana loji dan peralatan akan dibawa masuk ke Malaysia; Sama ada loji dan peralatan pemprosesan akan ditubuhkan di Malaysia; atau Cadangan lain sekiranya ada Loji-loji yang dibawa masuk untuk kontrak kerja, sama ada untuk kegunaan pembinaan atau dijadikan sebahagian daripada kerja kekal, adalah tidak dikecualikan daripada cukai walaupun projek tersebut adalah projek Kerajaan Bagi perlindungan insurans dalam tempoh penghantaran barangan import Kerajaan, Agensi hendaklah menggunakan Kumpulan Wang Insurans Barang-barang Kerajaan (KWIBK) dan pembelian secara FOB hendaklah dimasukkan ke dalam dokumen tender. Badan Berkanun hendaklah menguruskan perlindungan insurans untuk pembelian tersebut melalui broker atau syarikat insurans yang diluluskan oleh Perbendaharaan. 20. Kadar Bayaran Dokumen Tender (Hard Copy/Soft Copy) Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 20.1 Dokumen tender hendaklah dijual dalam bentuk hard copy. Sekiranya perlu, agensi boleh menyediakan dokumen tender dalam bentuk soft copy, dan bayaran tambahan sebanyak RM10 bagi sekeping cakera liut (disket)/cakera padat hendaklah dikenakan kepada petender yang memerlukan. Sekiranya terdapat percanggahan maklumat antara soft copy dan hard copy, dokumen dalam hard copy hendaklah diguna pakai Walau bagaimanapun, tawaran tender hendaklah dikemukakan dalam bentuk hard copy sahaja Pengiraan harga satu (1) set dokumen tender untuk tender bekalan, perkhidmatan dan kerja hendaklah dibuat berdasarkan kadar berikut: (a) Harga semuka dokumen yang menggunakan kertas saiz A4 adalah RM0.35 dan saiz A3 adalah RM0.70; 13

22 (b) Harga bagi sesalinan lukisan/pelan ialah : Saiz kertas Harga (RM) A A A A 8.00 (c) Walau apa pun kadar yang ditetapkan di perenggan (a) dan (b), bayaran minimum bagi tiap-tiap satu (1) set dokumen tender ialah RM Jika dokumen tender disediakan oleh perunding yang dilantik, Agensi hendaklah memastikan bahawa bayaran yang dikenakan adalah seperti di perenggan 20.1 dan Walau bagaimanapun, perunding tersebut tidak dibenarkan mengguna kadar-kadar di atas untuk apa-apa jenis tuntutan termasuk tuntutan imbuhan balik daripada Agensi Bayaran bagi dokumen tender hendaklah dibuat dalam bentuk draf bank daripada bank yang berlesen dan beroperasi di Malaysia atau kiriman wang pos (money order) atau wang kiriman pos berpalang (postal order), dan dibayar atas nama Ketua Agensi berkenaan. Bagi Jabatan Mengakaun Sendiri, bayaran boleh juga dibuat kepada Ketua Akauntan Jabatan berkenaan. Wang tunai atau cek tidak boleh diterima Apa-apa dokumen yang dikeluarkan oleh pihak Kerajaan bagi maksud perolehan Kerajaan yang bernilai melebihi RM200,000 perlu juga dikenakan bayaran seperti di para Dokumen Tender Yang Mempunyai Security Document/Security Drawing 21.1 Definisi Security Document adalah seperti yang dinyatakan di bawah: (a) Berdasarkan tafsiran Arahan Keselamatan, Security Document adalah dokumen terperingkat, iaitu dokumen yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. 14