ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 4 Проектування форм та звітів 1.Створити форму способом AutoForm (Автоформа) на основі таблиці Співробітники. Форма - об єкт бази даних, за допомогою якого можна вводити дані в таблицю, редагувати таблицю або відображати лише ту частину інформації з таблиці або запиту, яка цікавить окремого користувача. Наприклад, на основі однієї таблиці можна створити окремо форму для керівника, окремо - для бухгалтера, окремо - для працівника складу. Зміст форми завжди відповідає змісту таблиць і запитів, на основі яких вона створюється. Послідовність розміщення полів у формі може не збігатися з послідовністю в таблиці. Існують різні види форм: Вид форми Особливості AutoForm: Columnar Для кожного запису відводиться одна сторінка форми. Використовується для записів з великою кількістю полів. AutoForm: Tabular Кожний запис розміщується в одному рядку таблиці. AutoForm: Datasheеt Форма має вигляд таблиці. MainForm/Subform Зв язана форма - складається з основної і Link підпорядкованої форми, на основі таблиць, які зв язані відношенням One-To-Many. Chart Форма - діаграма, створюється на основі числових значень одного або декількох полів таблиці. Щоб створити форму, потрібно на вкладці Forms (Форми) вікна бази даних клацнути по кнопці New. З явиться діалогове вікно New Form (рис.1), в якому програма пропонує вибрати спосіб створення форми: Design View (Конструктор) - створення форми на основі пустого бланка за допомогою конструктора форм; Form Wizard (Майстер форм) - створення форм за допомогою майстра; залежно від призначення форми майстер пропонує різні стандартні шаблони і стилі оформлення; AutoForm (Автоформа) - автоматичне створення форми з використанням одного з стандартних шаблонів; Chart Wizard (Діаграма) - створення форми з діаграмою на основі вибраних полів таблиці; PivotTable Wizard (Зведена таблиця) - створення зведеної таблиці PivotTable Microsoft Excel на основі таблиць або запитів ACCESS. 1
Рис.1 Перед тим, як обрати спосіб побудови форми, слід у нижній частині вікна вибрати зі списку назву таблиці, на основі якої створюється форма (в нашому випадку це таблиця Співробітники). Далі вибрати спосіб створення форми AutoForm: Columnar (Автоформа: в стовпець), ОК. На екрані з явиться готова форма. У цю форму будуть включені всі поля таблиці. Закрити створену форму без збереження. Повторити вправу, використавши AutoForm: Tabular (Автоформа: стрічка), потім AutoForm: Datashet (Автоформа: таблична). Ввести за допомогою форми в таблицю Співробітники інформацію про себе. 2.Створити форму способом Form Wizard. Відкрити вкладку Forms, натиснути кнопку New. У вікні New Form вибрати Form Wizard, ОК. Рис.2 У першому діалоговому вікні вибрати зі списку Tables/Queries таблицю Співробітники. Натиснути кнопку з подвійною стрілкою. Всі поля зі списку Available Fields (Доступні 2
поля) будуть перенесені в список Selected Fields (Вибрані поля). Натиснути Next. У другому вікні активізувати перемикач Columnar (В один стовпець), натиснути Next. У третьому вікні вибрати стиль оформлення зі списку стилів, які пропонує майстер. Next. В останньому вікні в поле What title do you want for your form (Задайте ім'я форми) внести назву форми: Ф_Співробітники, встановити перемикач Open the form to view or enter information (Відкриття форми для перегляду або введення даних), натиснути Finish. З явиться форма, оформлена відповідно вибраному стилю. 3.Увійти в режим створення форми способом Design Form (Конструктор). Ознайомитися з елементами вікна конструктора форм, командами роботи з формою, панеллю елементів. На вкладці Forms клацнути по кнопці New, зі списку об'єктів вибрати Співробітники, Design Form. Відкриється вікно конструктора форм, яке містить область Detail (Область даних), горизонтальну та вертикальну лінійки, смуги прокрутки. Крім того, з являється панель конструктора форм, панель форматування та панель елементів форми (Рис.3). Рис.3 Призначення окремих кнопок панелі елементів буде описане під час виконання конкретних вправ. В області Detail можна розмістити вміст полів базової таблиці, підписи для полів, кнопки, прапорці, списки, графіку, бордюри, інші елементи інтерфейса. Мета - яко найкраще відобразити вміст базової таблиці. В формі можна розмістити обчислювані поля, вміст яких залежить від даних базової таблиці. Кожен з об'єктів форми має свої властивості. При розміщенні об'єктів у формі для них встановлюють стандартні властивості, які при потребі можна змінити. Вікно властивостей об'єкта відкривається через контекстне меню або кнопку Properties. Крім властивостей, для кожного об'єкта можна визначити події, які ним обробляються, та методи. Сама форма теж має властивості. При необхідності за допомогою команди View (Вид) у вікні конструктора форм можна розмістити області: Page Header/Footer (Колонтитули), Form Header/Footer (Заголовки/примітки форми). Командою View можна ввімкнути/вимкнути зображення лінійок: Ruler, сітки: Grid, панелі елементів: Toolbox. Якщо вибрати команду View, Field List (Список полів), відкриється список полів базової таблиці для розміщення їх у формі. 4.Розмістити в області даних поля Прізвище, Ім я. Виконати вправи з переміщення об'єктів, зміни розмірів. Відкрити список полів таблиці, виділити поле Прізвище. Тримаючи натиснутою ліву кнопку миші перемістити поле в Detail вікна конструктора, відпустити кнопку. У вікні з'являться два об'єкти: поле та підпис до поля. Усі наступні дії з об'єктами виконуються, якщо об'єкт виділений: навколо виділеного об'єкта з являються прямокутні маркери. В такому стані можна змінювати вертикальний або горизонтальний розмір об'єкта (вказівник набуває форми двонапрямленої стрілки), переміщувати об'єкти. Якщо вказівник має вигляд долоні, переміщуються і поле і підпис до поля. Якщо вказівник має вигляд долоні з випрямленим вказівним пальцем, можна переміщувати окремо підпис до поля і окремо саме поле. Для зручності при розміщенні об'єктів доцільно включити режим відображення сітки. 3
5.Виконати вправи з форматування розміщених об'єктів. Форматування об єктів виконується за допомогою панелі форматування (рис.4): Рис.4 Можна змінити шрифт, його розмір, накреслення, розміщення тексту відносно границь поля, колір тексту, колір фону, колір границі, товщину границі, спосіб відображення поля: втоплене, опукле, з тінню. Вибрати найкращий, на Ваш погляд, дизайн для розміщених об єктів. Після всіх змін виділити будь-який з розміщених об'єктів, відкрити вікно властивостей об'єкта, проглянути властивості. 6.Проглянути створену форму (поки що з двома полями) в режимі форми. Виконати команду View (Вид), Form (Форма). За допомогою навігаційного блоку проглянути прізвища, імена співробітників. В режимі форми зрозуміла різниця між полем і підписом до поля. В даному випадку підпис до поля збігається з назвою поля базової таблиці. Якщо при конструюванні базової таблиці введені дані в рядок Caption (Подпись), то самі ці дані будуть відображені у формі як назва. В цьому випадку підписи до полів не є обов язковими, тому в режимі конструктора підписи можна стерти. 7.Доповнити форму полями Посада, Телефон, Фото. Перейти в режим конструктора форм. Розмістити поля Посада, Телефон, відформатувати. Поле Посада після розміщення у формі набуває вигляду поля з кнопкою відкривання списку, що свідчить про те, що в базовій таблиці поле є підстановочним. Для відображення у формі кнопка відкривання списку не потрібна. Активізувати поле Посада, відкрити контекстне меню, вибрати команду Change To (Перетворити елемент в), Text Box (Поле). Поле зі списком буде перетворене в звичайне поле. Проглянути форму в режимі форми. При потребі в режимі конструктора змінити розмір поля під фотографію. 8.Виконати вправу з розміщення в формі тексту (не зв'язаного безпосередньо з даними в базовій таблиці). Відкрити форму в режимі конструктора. Увімкнути відображення області заголовка форми, на панелі елементів натиснути кнопку Label (Надпис). Зображення вказівника миші зміниться. Зміненим вказівнтком миші виділити місце для розміщення тексту. Ввести текст, наприклад, Співробітники, відформатувати. Перейти в режим форми. Проглянути результат. 9.Виконати вправу з розміщення в формі кнопки. 4
Йдеться про створення однієї зі стандартних кнопок, тобто кнопки, натискання якої приводить до виконання якоїсь дії з переліку відомих. Для створення оригінальної кнопки потрібно володіти методами програмування в базі даних. Перейти в режим конструктора форм, натиснути кнопку Build (Побудувати), потім натиснути кнопку Command Button (Кнопка). Вказівник миші зміниться. Зміненим вказівником миші виділити місце для розміщення кнопки. Відкриється вікно створення кнопок Command Button Wizard (Створення кнопок). Зі списку Categories (Категорії) вибрати категорію Record Navigation (Перехід по записах), зі списку можливих дій Go to Last Record (Останній запис), Next. В наступному вікні вибрати маркіровку кнопки - текст або рисунок. Наприклад, встановити перемикач Picture, вибрати Pointing Down. Next. В наступному вікні вилучити ім я кнопки Command.. (Кнопка..), яке пропонує ACCESS за замовчуванням, задати змістовне ім я, наприклад: Останній запис. Finish. Рис.5 10. На основі таблиці Співробітники створити автозвіт. Звіт - форматоване представлення даних для виведення на друк. На вкладці Reports (Звіти) вікна бази даних клацнути по кнопці New. З явиться діалогове вікно New Report. Виберіть зі списку таблицю Співробітники, на основі якої потрібно створити звіт, та спосіб побудови - AutoReport: Tabular, ОК. Буде створено звіт з усіма полями таблиці Співробітники. 11.Увійти в режим створення звіту за допомогою конструктора. Ознайомитися з елементами вікна конструктора звітів. Основним способом створення звіту є конструктор звіту. На вкладці Reports клацнути по кнопці New, зі списку об'єктів вибрати Співробітники, вибрати спосіб створення Design Report (Конструктор). Відкриється вікно конструктора звітів, подібне на вікно конструктора форм. Також з'являться панель конструктора звітів, панель форматування та панель елементів. 5
Між звітом і формою існують принципові відмінності. В звіті можна виконувати групування даних за якоюсь ознакою, наприклад, згрупувати дані про співробітників за посадою або за датою прийому на роботу. Існують спеціальні способи розміщення згрупованих даних, наприклад, окремо група на окремій сторінці. В звіті можна виконувати підсумкові обчислення. Звіт виводиться з датою створення. Звіт найчастіше багатосторінковий, тому передбачена автоматична нумерація сторінок і можливість змінювати нумерацію при потребі. Робоча область конструктора звітів розділена на 5 частин: Report Footer (Заголовок/примітки до звіту), Page Header (Верхній колонтитул), Detail (Область даних), Page Footer (Нижній колонтитул). Detail - основна частина звіту. В ній розміщують вміст полів базової таблиці, можливо, підписи до полів. В області даних можна розмістити обчислювані поля. У Page Footer розміщують дату, номер сторінки. 12. Створити звіт Відомість - відомість на виплату зарплати. В звіті розмістити обчислюване поле - сума до виплати на одну особу, яка залежить від окладу та податку, обчислити загальну суму до виплати. У вікні конструктора звіту вибрати команду View, Field List, відкрити список полів таблиці. Розмістити в області даних поля Прізвище, Ім'я, Оклад. Підписи до полів вилучити. Додати в звіт обчислюване поле. На панелі елементів натиснемо кнопку для створення поля. Text Box (Поле). Вказівник миші змінить свою форму. За допомогою вказівника окреслити прямокутну область під поле. Поле розмістити в одному рядку з полями, розміщеними раніше. Назву поля Fieldn вилучити. Виділити створене поле Unbound (Вільний). Відкрити вікно властивостей поля. На вкладці Data (Дані) в рядку Control Source внести вираз для обчислень: =[Оклад]*0,7 (рис.11). Рис.6 Закрити вікно властивостей поля. Проглянути результат. Звернути увагу на те, що створене поле не успадковує властивостей поля Оклад, наприклад, його формату. Встановити для створеного поля грошовий формат: перейти в режим конструктора, активізувати поле, відкрити вікно властивостей, на вкладці All, в рядку Format Field зі списку вибрати Currency. Закрити вікно властивостей поля. Проглянути результат. Відформатувати розміщені об'єкти якомога краще. Вирівняти розміщення полів. 6
У відомісті на зарплату необов'язково відображати поле Оклад. Але вилучати його зі звіту не можна, бо на основі його виконуються обчислення. В режимі конструктора виділити поле Оклад, відкрити властивості поля, на вкладці All встановити в рядку Visible властивість No. Переглянути результат. Розмістити в області заголовка звіту рисунок. Для цього у вікні конструктора шляхом перетягування мишею розділювальної лінії між областями збільшити розмір області заголовку. Натиснути кнопку Image (Рисунок). Вказівник миші змінить свою форму. Виділити вказівником область під рисунок у лівій частині заголовка. Відкриється вікно для вибору рисунка Insert Picture. Вибрати один з файлів з розширенням.bmp,.ico,.wmf або інший графічний файл. ОК. Спосіб розміщення рисунка в рамці (прямокутній області, яка вибрана курсором) може бути різний: Clip (Фрагмент) - рисунок обрізається за розміром рамки; Stretch (Вписати в рамку) - розмір рисунка змінюється відповідно до розміру рамки, можливе спотворення; Zoom (По розміру рамки) - рисунок розміщується або по висоті рамки або по ширині. Виділити рисунок, відкрити вікно властивостей. На вкладці All в рядку Size Mode проглянути список можливих розміщень, змінити по черзі спосіб розміщення рисунка, проглянути, як змінюється розміщення рисунка. Розмістити текст заголовка. Щоб додати заголовок, слід натиснути на панелі елементів кнопку Label. Вказівник змінить свою форму. В області заголовка зміненим вказівником окреслити прямокутну область. Ввести текст Відомість на виплату зарплати. Відформатувати заголовок. В області Page Header (Верхний колонтитул) розмістити підписи до стовпчиків Прізвище, І'мя, До виплати. Відформатувати підписи. В області Report Footer (Примітки до звіту) створити поле під стовпчиком До виплати. Змінити назву поля на Всього. В поле внести формулу: =sum([оклад]*0,7). Встановити для створеного поля Currency формат. Зберегти звіт. Переглянути результат. Контрольні запитання 1. Що таке форма? 2. Назвіть елементи вікна конструктора форми. 3. Як за допомогою форми ввести дані у таблицю? 4. Що таке звіт? 5. Чим звіт відрізняється від форми? 6. Як автоматично створити звіт? 7. Назвіть основні елементи вікна конструктора звіту. 8. Як вставити у звіт обчислювальне поле? 9. Як відформатувати об'єкти у формі або у звіті? 10.Як вставити рисунок у звіт? 7