PENGURUS / PENTADBIR SUMBER MANUSIA

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BUKU PANDUAN LATIHAN (PENGURUSAN REKOD PERIBADI REKOD PERIBADI) PENGURUS / PENTADBIR SUMBER MANUSIA Versi F1.0 DOKUMEN PROJEK HRMIS KERAJAAN MALAYSIA - TERHAD

Kerajaan Malaysia 2006 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (EG-HRMIS) sahaja. sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia. Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009 Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 2 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 KANDUNGAN OBJEKTIF KURSUS... 4 1.0 PENGENALAN... 5 1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 6 1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 7 1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 8 1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 11 1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD)... 14 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 14 2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 15 2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI... 16 2.1.1 RUANG NAVIGASI... 19 2.1.2 RUANG KEPALA... 22 2.1.3 RUANG KANDUNGAN... 23 2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI... 25 2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION)... 29 2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI... 30 2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD)... 36 2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD)... 41 2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI... 47 2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI... 51 3 PENUTUP... 55 Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009 Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 3 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 OBJEKTIF KURSUS Di akhir modul ini, peserta akan dapat: Menerangkan Objektif, Ciri-Ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Menyenaraikan Data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi Menjelaskan Peranan Pengurus/Pentadbir Sumber Manusia dalam Menguruskan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Menggunakan Aplikasi Modul ini iaitu: Memaparkan rekod Mengemaskini rekod Mengesahkan rekod Menambah rekod Menghapus rekod Mencetak laporan Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 4 dari 55

1.0 PENGENALAN Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, maklumat keluarga, maklumat akademik, maklumat kecacatan, maklumat bahasa, maklumat pengalaman bekerja, maklumat persatuan dan lain-lain maklumat yang berkaitan. Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-modul EG- HRMIS yang lain. Hubungan Pengurusan Rekod Peribadi Faedah yang layak diterima oleh keluarga, individual kurang upaya dan lain-lain K1 Pengurusan Saraan, Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran Faedah & Ganjaran Pendidikan/pengalaman bekerja yang berkaitan dengan prestasi Pembangunan Pembangunan K2 Penilaian Penilaian Kompetensi Kompetensi Pengurusan Pengurusan Kerjaya Kerjaya Formulasi dan Formulasi dan Penilaian Penilaian Strategy Strategy Perolehan Sumber Perolehan Sumber Manusia Manusia Pengurusan Pengurusan Kerjaya Kerjaya K3 Penamatan Penamatan Perkhidmatan Perkhidmatan K7 Maklumat Peribadi/Keluarga yang memberi kesan terhadap penukaran tugas K4 Pengurusan Pengurusan Rekod Rekod Peribadi Peribadi Pengurusan Komunikasi Pengurusan & Komunikasi & Tatatertib Pekerja Tatatertib Pekerja K5 K6 Waris yang terdekat jika individual tersebut meninggal Dokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD 58 Record Editor, Record Verifier dan HR Administrator (Personal Record) bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang terdapat dalam Rekod Peribadi adalah tepat dan terkini. Ianya penting bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan dengan Pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 5 dari 55

1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektif-objektif yang berikut: Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi. Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi. Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara elektronik. Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskinikan rekod-rekod peribadi mereka secara terus. Membolehkan organisasi mengumpulkan dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat secara terus. Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi Kerajaan Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 6 dari 55

1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang berikut: Ruang Mandatori Memastikan semua ruang mandatori telah diisi. Penduaan Kod Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh Kalendar untuk mengawal kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan Rekod dihubungkan secara aktif dengan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumat-maklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik. Pengesahan Ruang Kemasukan Format Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh; Format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka. SENARIO SEKARANG Rekod peribadi disimpan dalam Buku Perkhidmatan. Kemaskini data peribadi dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) dari masa ke semasa. Sesetengah rekod peribadi disimpan dalam fail sulit peribadi, yang juga telah dikemaskini oleh HR System Administrator (Personal Record). Fungsi-fungsi lain mungkin menyimpan maklumat peribadi yang tidak terdapat dalam Buku Perkhidmatan dan Fail peribadi, contohnya: Pengurusan Prestasi menyimpan maklumat bahasa dan anugerah. SENARIO EG-HRMIS Rekod Peribadi dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi sendiri. Pengesahan Rekod untuk memastikan data yang betul dimasukkan. Rekod peribadi disimpan di dalam Pangkalan Data HRMIS dan dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi sendiri Rekod Peribadi mengandungi semua maklumat peribadi yang diperlukan oleh fungsi-fungsi lain; seperti Lesen, Pasport, Permit Kerja dll. yang mana kebiasaannya tidak disediakan. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 7 dari 55

SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS Rekod Peribadi hanya digunakan sekali, bagi fungsi ini. 1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut: Papar Rekod Peribadi Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Kemaskini Rekod Peribadi Mengemaskini rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Status Penghantaran Rekod Menyemak status maklumat yang dihantar untuk pengesahan. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Laporan Profil Pemilik Kompetensi Memapar keseluruhan maklumat Pemilik Kompetensi. Pengesahan Rekod Peribadi Mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini oleh Record Editor. Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan Rekod Peribadi Memaparkan senarai Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi Tambah Rekod Peribadi Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi. Hapus Rekod Peribadi Hapus keseluruhan rekod sedia ada atau elemen yang dipilih sahaja. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 8 dari 55

Rajah 1.3-1: Fungsi-Fungsi Utama Modul Pengurusan Rekod Peribadi Rajah 1.3-2: Fungsi-Fungsi bagi Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 9 dari 55

Rajah 1.3-3: Fungsi-Fungsi Bagi Selenggara Rekod Pengurusan Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 10 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan maklumat peribadi seperti berikut: Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data No Elemen Perincian Elemen Kaitan dengan Lain-Lain Fungsi 1 Data Peribadi Nama Semua Fungsi Sumber No Kad Pengenalan Manusia Tarikh Lahir Kewarganegaraan Status Perkahwinan No. Telefon Alamat Gambar, dll. 2 Pendidikan Nama Sijil Tahap Pendidikan Nama Institusi Lokasi Institusi Bidang Kursus Gred, dll. Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Penilaian Kompetensi Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi 3 Persatuan / Pertubuhan 4 Pengalaman Bekerja Nama Badan Profesional Jenis Keahlian Tarikh Sertai Yuran Jawatan, dll. Nama Organisasi Jenis Organisasi Jenis Badan Korporat Tarikh Mula / Tamat Jawatan Terdahulu, dll Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Penilaian Kompetensi Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran 5 Keluarga Nama Hubungan + Data Peribadi Penerima Pencen Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Penamatan Perkhidmatan Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 11 dari 55

Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data No Elemen Perincian Elemen Kaitan dengan Lain-Lain Fungsi Status Waris Perolehan Sumber Status Kecacatan, dll Manusia 6 Anugerah Jenis Anugerah Nama Anugerah Gelaran Negeri Penganugerah, dll 7 Bahasa Nama Bahasa Penguasaan Bahasa Lisan, Penulisan, dll 8 Akaun Nama Akaun Jenis Akaun Fungsi Akaun Nombor Akaun, dll Pengurusan Prestasi Perolehan Sumber Manusia Pengurusan Prestasi Perolehan Sumber Manusia Penilaian Kompetensi Pembangunan Pengurusan Kerjaya. Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Senarai Gaji Penamatan Perkhidmatan 9 Sejarah Perubatan Penyakit Rawatan Perubatan Tarikh Mula Rawatan Tarikh Tamat Rawatan dll Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Perolehan Sumber Manusia 10 Maklumat Kecacatan Jenis Kecacatan Sebab Kecacatan Tarikh Kecacatan Alat Bantuan yang diberikan Tarikh Alat Bantuan diberikan Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Perolehan Sumber Manusia 11 Lesen Jenis Lesen Kelas Tarikh Luput Yuran Pembaharuan 12 Pasport Jenis Pasport Tarikh Dikeluarkan Tarikh Luput Negeri Dikeluarkan, dll Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Perolehan Sumber Manusia Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Perolehan Sumber Manusia Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 12 dari 55

Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data No Elemen Perincian Elemen Kaitan dengan Lain-Lain Fungsi 13 Permit Kerja Nombor Permit Kerja Pengurusan Saraan, Tarikh Dikeluarkan Faedah dan Ganjaran Tarikh Luput Perolehan Sumber Nombor Rujukan Imigresen, dll Manusia Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 13 dari 55

1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD) HR Administrator (Personal Record) berperanan untuk: Memastikan Modul Pengurusan Rekod Peribadi diuruskan dengan baik. Memaklumkan kepada Warga Perkhidmatan Awam tentang keperluan untuk mengemaskini maklumat peribadi dari masa ke semasa dan implikasi sekiranya maklumat tidak lengkap/tepat/terkini. Berurusan dengan Bahagian Teknologi Maklumat dalam mendapatkan sokongan teknikal untuk memastikan perjalanan sistem adalah lancar. Menambah Pemilik Kompetensi baru dan menghapus rekod bagi elemen-elemen Data Peribadi yang salah dimasukkan 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Record Verifier berperanan untuk: Memastikan semua maklumat yang dikemaskini adalah tepat. Membantu Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod mereka. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 14 dari 55

2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Pengguna Modul Pengurusan Rekod Peribadi boleh melaksanakan fungsifungsi seperti berikut: Paparan Fungsi yang membolehkan Pengguna melihat maklumat peribadi masing-masing dan bagi Pemilik Kompetensi dibawah kawalannya. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Mengemaskini Fungsi yang membolehkan Pengguna mengemaskini maklumat peribadi masing-masing dan maklumat peribadi kakitangan bawahan (jika berkenaan). (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Menyemak Status Penghantaran Rekod Fungsi yang membolehkan Pengguna menyemak semula rekod yang telah dikemaskini/ditambah, sebelum disahkan oleh Record Verifier. (Rujuk Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi) Laporan - Profil Pemilik Kompetensi Fungsi yang membolehkan pengguna memapar laporan profil masing-masing atau mencari dan memapar laporan Profil kakitangan bawahan. Mengesahkan Fungsi yang membolehkan Pengguna mengesahkan semua maklumat peribadi yang ditambah atau dikemaskini oleh kakitangan bawahan. Carian Fungsi yang membolehkan Pengguna mencari dan mengemaskini rekod peribadi yang dikehendaki berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan Fungsi yang membolehkan Pengguna memaparkan laporan Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai maklumat rekod peribadi Menambah Fungsi yang membolehkan Pengguna menambah rekod baru seseorang Pemilik Kompetensi apabila rekod tersebut tidak terdapat di dalam sistem. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 15 dari 55

Menghapus Fungsi yang membolehkan Pengguna menghapus keseluruhan rekod peribadi sedia ada yang tidak lagi aktif/pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan atau menghapus mana-mana rekod yang dipilih dari senarai rekod peribadi Pemilik Kompetensi. 2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Di bawah adalah langkah-langkah untuk melaksanakan operasi-operasi yang disebutkan di atas. LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik Microsoft Internet Explorer 02. Pada ruang Address taipkan alamat web http://www.eghrmis.gov.my Paparan skrin Internet Explorer Paparan Skrin EG- HRMIS Sila rujuk Rajah 2.1-1 03. Klik pada pautan HRMIS Paparan skrin Log-On ke Sistem HRMIS Sila rujuk Rajah 2.1-2 04. Pilih Bahasa dari senarai dropdown 05. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan 06. Klik Hantar untuk memasuki Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia 07. Jika klik Set Semula, masukkan semula ID Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan 08. Jika klik Keluar, pengguna akan keluar dari sistem 09. Klik Pengurusan Rekod Peribadi dari Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) Bahasa Malaysia ID Pengguna Kata Laluan ID Pengguna Kata Laluan Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) Sila rujuk Rajah 2.1-3. Paparan Skrin Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi Sila rujuk Rajah 2.1-4. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 16 dari 55

Klik pada pautan HRMIS Rajah 2.1-1: Paparan Skrin EG-HRMIS Rajah 2.1-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMIS Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 17 dari 55

Modul Pengurusan Rekod Peribadi Rajah 2.1-3: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi 2 1 3 Rajah 2.1-4: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 18 dari 55

Secara amnya, laman-laman dalam modul ini dibahagikan kepada tiga bingkai (frame) (lihat Rajah 2.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1-1). Jadual 2.1-1: Keterangan Nama Bingkai No. Bingkai Nama Bingkai 1 Ruang Navigasi 2 Ruang Kepala 3 Ruang Kandungan 2.1.1 RUANG NAVIGASI Ruang Navigasi mempunyai pilihan-pilihan pautan (link) utama yang dibahagikan kepada lima bahagian (lihat Rajah 2.1.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1.1-1). Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 19 dari 55

1 2 Nota: Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta. Rajah 2.1.1-1: Ruang Navigasi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 20 dari 55

Jadual 2.1.1-1: Keterangan Ruang Navigasi No. Item Tajuk Keterangan 1. Logo HRMIS /Kerajaan Malaysia Animasi logo Kerajaan Malaysia dan logo projek HRMIS. 2. Menu Menu mempunyai butang-butang pautan berikut: Papar Rekod Peribadi (View Personal Record) Kemaskini Rekod Peribadi (Update Personal Record) Status Penghantaran Rekod (Record Submission Status) Laporan Profil Pemilik Kompetensi (Report Competency Owner Profile) Laporan Rekod Peribadi (Personal Record Report) Pengesahan Record Peribadi (Verify Personal Record) Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (Search Competency Owner For Update) Laporan Pemilik Kompetensi (Competency Owner Records) Perisytiharan Harta (Asset Declaration) Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta Bantuan (Help) Laman Utama (Main Page) Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 21 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.1.2 RUANG KEPALA Ruang Kepala terletak di bahagian atas laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada lima bahagian (Lihat Rajah 2.1.2-1 dan keterangan di Jadual 2.1.2-1) 1 2 3 4 5 Rajah 2.1.2-1: Ruang Kepala Jadual 2.1.2-1: Keterangan Ruang Kepala No. Item Tajuk Keterangan 1. Logo Aplikasi Membezakan sesuatu aplikasi 2. Tarikh Tarikh semasa menunjukkan Hari, Haribulan / Bulan / Tahun 3. Masa Masa semasa dan akan berubah setiap kali laman ini dicapai (jam:minit:saat AM/PM) 4. Kata-kata Aluan Memaparkan animasi katakata aluan Selamat Datang ke Halaman Pengurusan Rekod Peribadi 5. Tajuk Aplikasi Tajuk modul yang dipaparkan Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 22 dari 55

2.1.3 RUANG KANDUNGAN Ruang Kandungan terletak di bahagian tengah laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada tiga bahagian (lihat Rajah 2.1.3-1 dan keterangan di Jadual 2.1.3-1). 1 2 3 Rajah 2.1.3-1: Ruang Kandungan Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 23 dari 55

Jadual 2.1.3-1: Keterangan Ruang Kandungan No. Item Tajuk Keterangan 1. Kata-kata Aluan Memaparkan kata-kata aluan Selamat Datang ke Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS. 2. Logo HRMIS Logo HRMIS. 3. Kenyataan Paparan Sesuai Memaparkan resolusi yang sesuai bagi melayari Laman ini. Seksyen-seksyen berikut menerangkan lebih lanjut langkah-langkah untuk menggunakan semua fungsi-fungsi yang terdapat di dalam modul ini. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 24 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI AKTIVITI Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari, mencetak dan memapar laporan profil Pemilik Kompetensi lain. Pemilik Kompetensi juga boleh melihat profil diri masing-masing. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi). KEPERLUAN Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi) apabila ingin melihat dan menyemak Laporan Profil Pemilik Kompetensi. INPUT PROSES OUTPUT ID P e milik Kompetensi / NO KP/ Nama Carian Rekod Pemilik Kompetensi Laporan Profil Pemilik Kompetensi Dipaparkan Rajah 2.2-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Laporan Profil Pemilik Kompetensi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 25 dari 55

Jadual 2.2-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Profil Pemilik Kompetensi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik butang Laporan Profil Pemilik Kompetensi dari senarai menu di ruang navigasi 02. Masukkan ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau terus ke Langkah 3. Jika pengguna ingin melihat laporan bagi dirinya sendiri, klik pada pautan di sini. 03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan. 04. Klik pada mana-mana pautan di ruangan Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan 05. Klik butang Set Semula untuk mengosongkan ruangan yang telah diisi 06. Klik Yes untuk set semula, atau klik No untuk membatalkan proses set semula 07. Klik butang Batal, untuk keluar daripada skrin 08. Klik Yes untuk keluar daripada skrin, jika klik No proses carian boleh diteruskan ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi Cth: Masukkan No Kad Pengenalan = 771124065582 Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-2) Paparan skrin Hasil Carian Laporan - Profil Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-3) Paparan skrin Laporan Profil Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-4) Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk set semula? Maklumat pada skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi akan dikosongkan Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk keluar? Keluar dari paparan sedia ada Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 26 dari 55

Langkah 2: Klik pada pautan di sini untuk melihat laporan bagi dirinya sendiri. Langkah 3: Langkah 1: Klik pada Status Penghantaran Rekod Isikan maklumatmaklumat ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi atau klik butang Teruskan Rajah 2.2-2: Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi Langkah 4: Klik pada pautan Nama yang dikehendaki Rajah 2.2-3: Paparan skrin Hasil Carian Laporan Profil Pemilik Kompetensi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 27 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Klik pada butang yang berkenaan untuk melihat maklumat-maklumat lain Pemilik Kompetensi Klik pada butang untuk keluar daripada skrin Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Rajah 2.2-4: Paparan skrin Laporan Profil Pemilik Kompetensi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 28 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION) AKTIVITI Mengesahkan Maklumat Dalam Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini atau ditambah oleh Record Editor dalam rekod peribadi masingmasing. Contohnya maklumat data peribadi, maklumat pendidikan dan lainlain. Record Verifier akan meneliti maklumat yang telah dimasukkan dan menyemak dokumen sokongan yang disertakan, seterusnya mempertimbangkan untuk mengesahkan maklumat berkenaan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Pengesahan maklumat dalam rekod peribadi perlu dilakukan apabila rekod peribadi Pemilik Kompetensi telah dikemaskini atau maklumat baru telah dimasukkan. INPUT PROSES OUTPUT Kemasukan Rekod Baru / Kemaskini Rekod Sedia Penyemakan Dokumen Sokongan Rekod Telah Disahkan Dokumen Sokongan Pengesahan Rajah 2.3-1: Carta Aliran Aktiviti Pengesahan Maklumat Dalam Rekod Peribadi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 29 dari 55

2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI (VERIFY PERSONAL DATA INFORMATION) Dalam fungsi ini Record Verifier boleh mengesahkan maklumat seperti yang terpapar di skrin. Sebagai contoh, Data Peribadi: Nama (Baru / Lama) (Name) (New / Old) Gelaran (Baru / Lama) (Title) (New / Old) Tarikh Lahir (Baru / Lama) (Birth Date) (New / Old) Umur (Baru / Lama) (Age) (New / Old) Negeri Kelahiran (Baru / Lama) (State Of Birth) (New / Old) Negara Kelahiran (Baru / Lama) (Country of Birth) (New / Old) Nombor Surat Beranak (Baru / Lama) (Birth Certificate Number) (New / Old) Jantina (Baru / Lama) (Gender) (New / Old) Status Warganegara (Baru / Lama) (Nationality Status) (New / Old) Kewarganegaraan (Baru / Lama) (Nationality) (New / Old) Bangsa (Baru / Lama) (Race) (New / Old) Etnik (Baru / Lama) (Ethnic) (New / Old) Status Bumiputera (Baru / Lama) (Bumiputera Status) (New / Old) Agama (Baru / Lama) (Religion) (New / Old) Kumpulan Darah (Baru / Lama) (Blood Group) (New / Old) Status Perkahwinan (Baru / Lama) (Marital Status) (New / Old) Status Uniform (Baru / Lama) (Uniform Status) (New / Old) Nombor Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Number) (New / Old) Nombor Telefon Pejabat (Baru / Lama) (Office Telephone Number) (New / Old) Sambungan (Baru / Lama) (Extension) (New / Old) Status Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Status) (New / Old) Emel (Baru / Lama) (E-mail) (New / Old) Sebab Kemaskini / Catatan (Update Reason / Remarks) Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 30 dari 55

Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik butang Pengesahan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi 02. Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan 03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 04. Klik pada pautan di bawah ruangan No KP/Polis/Tentera/Pasport bagi Pemilik Kompetensi yang berkenaan 05. Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod Contoh: Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan: Kemaskini Maklumat Alamat - Tetap COID / No KP/Polis/Tentera / No Paspot/ Nama Pemilik Kompetensi Paparan skrin Carian Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-2) Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-3) Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod Senarai Penghantaran Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.3.1-4) Paparan skrin Maklumat Pengesahan (rujuk Rajah 2.3.1-5) 06. Semak butir-butir data peribadi yang telah dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi 07. Pilih Status Pengesahan daripada senarai drop-down untuk mengesahkan rekod yang telah disemak 08. Klik butang Hantar untuk Sah / Tidak Sah rekod 09. Klik Yes untuk mengesahkan rekod berkenaan atau klik No untuk menyemak semula rekod berkenaan Sah / Tidak Sah dan Sebab-sebab Pengesahan 10. Klik OK Paparan Mesej Gesaan Anda pasti untuk menghantar rekod ini? Paparan Mesej Makluman HRMIS Pemberitahuan pengesahan kepada CO melalui HRMIS Inbox Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 31 dari 55

Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 11. Klik butang Set Semula untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi 12. Klik Yes untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi atau klik No untuk membatalkan operasi Set Semula 13. Klik butang Batal, proses pengesahan akan dibatalkan 14. Klik Yes untuk membatalkan proses pengesahan atau klik No untuk meneruskan proses pengesahan Ruangan maklumat akan dikosongkan Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk batal? Keluar dari paparan sedia ada Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 32 dari 55

Langkah 1: Klik pada Pengesahan Rekod Peribadi Rajah 2.3.1-1: Paparan skrin Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan Rajah 2.3.1-2: Paparan skrin Carian Senarai Pemilik Kompetensi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 33 dari 55

Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP/Polis/Tentera/Pasport yang dikehendaki. Rajah 2.3.1-3: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 5: Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod Rajah 2.3.1-4: Paparan Maklumat Pemilik Rekod Senarai Penghantaran Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 34 dari 55

Langkah 7: Gunakan Bar Tatal untuk melihat keseluruhan skrin Pilih Status Pengesahan Langkah 8: Klik butang Hantar Rajah 2.3.1-5: Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod Maklumat Pengesahan Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 35 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) AKTIVITI Tambah Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) memasukkan maklumat peribadi seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam sistem dan sistem seterusnya akan menetapkan ID bagi Pemilik Kompetensi tersebut. Maklumat yang perlu dimasukkan dalam penambahan data baru adalah maklumat peribadi. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Tambah Rekod Peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi tidak terdapat di dalam sistem. INPUT PROSES OUTPUT Rekod Baru Kemasukan Rekod Baru dan Penentuan ID Pemilik Kompetensi Rekod Baru Wujud Rajah 2.4-1: Carta Aliran Aktiviti Tambah Rekod Peribadi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 36 dari 55

Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Pada paparan Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem 02. Klik Penyelenggaraan Rekod dari senarai menu di ruang navigasi 03. Klik Pengurusan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi 04. Klik Tambah Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi 05. Masukkan No KP Lama/ No KP Baru/ No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan No KP Lama/ No KP Baru/ No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi Cth: 771124065582 Paparan skrin Laman Utama Pentadbiran Sistem HRMIS Paparan skrin Penyelengaraan Rekod HRMIS Paparan skrin Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod) Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama (rujuk Rajah 2.4-3) 06. Klik butang Teruskan untuk meneruskan carian, jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 07. Klik Tidak jika maklumat yang dimasukkan tidak tepat. 08. Klik Yes untuk meneruskan carian. Jika klik No, proses carian akan dibatalkan Jika rekod Pemilik Kompetensi wujud di dalam Pangkalan Data / maklumat tepat, pengguna akan melihat paparan skrin Hasil Carian (rujuk Rajah 2.4-4), jika tidak Mesej Makluman Maaf. rekod dijumpai dan Mesej Gesaan Adakah Andakah anda pasti maklumat ini tepat? Ya atau Tidak (rujuk Rajah 2.4-5) Paparan Mesej Gesaan Adakah anda mahu mencari semula? Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 37 dari 55

Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 09. Dari langkah 06, klik Ya jika maklumat yang dimasukkan tepat. 10. Klik Yes untuk menambah rekod baru. Jika klik No, tiada rekod baru yang akan ditambah 11. Masukkan rekod baru dengan mengisi ruang-ruang yang disediakan 12. Klik butang Hantar untuk menghantar data peribadi yang baru dimasukkan Maklumat-maklumat data peribadi 13. Klik Yes untuk meneruskan penghantaran, jika klik No, proses penghantaran akan dibatalkan 14. Klik OK 15. Jika klik butang Set Semula, tambah semula rekod baru 16. Klik Yes untuk tambah semula rekod baru, jika klik No proses set semula akan dibatalkan 17. Jika klik butang Batal, proses tambah akan dibatalkan 18. Klik Yes untuk membatalkan proses tambah, jika klik No proses tambah boleh diteruskan Paparan Mesej Gesaan Adakah anda mahu menambah rekod baru CO? Paparan skrin Tambah Maklumat Peribadi (rujuk Rajah 2.4-6) Paparan mesej gesaan Adakah anda pasti untuk menghantar rekod ini? Paparan mesej makluman Berjaya Dihantar. Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk set semula? Paparan skrin Tambah Rekod Peribadi Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk batal? Keluar dari paparan sedia ada Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 38 dari 55

Langkah 4: Klik menu Tambah Rekod Peribadi Rajah 2.4-2: Menu Penyelenggaraan Rekod Pengurusan Rekod Peribadi Tambah Rekod Peribadi Langkah 6: Klik pada butang Teruskan Rajah 2.4-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama Klik pada pautan untuk melihat Paparan Rekod Peribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi 2.2 Papar Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya) Rajah 2.4-4: Paparan skrin Hasil Carian Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 39 dari 55

Langkah 9: Klik Ya jika maklumat yang dimasukkan tepat. Langkah 7: Klik Tidak jika maklumat yang dimasukkan tidak tepat Rajah 2.4-5: Paparan Mesej Makluman Langkah 12: Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Klik butang Hantar Rajah 2.4-6: Paparan skrin Tambah Maklumat Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 40 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) AKTIVITI Hapus Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) menghapus maklumat yang dipilih dari rekod peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Bahasa, Latarbelakang Pendidikan, Pekerjaan Dahulu, Jawatan Dahulu untuk Pekerjaan Dahulu, Perubatan Dahulu, Perincian Keluarga, Maklumat Alamat, Maklumat Kecacatan, Bantuan Kecacatan, Maklumat Kecacatan Keluarga, Bantuan Kecacatan Keluarga, Anugerah, Pertubuhan Profesional, Permit Kerja, Lesen, Perincian Pasport dan Maklumat Akaun. Penghapusan rekod peribadi juga perlu dilakukan apabila terdapat rekod sedia ada yang tidak lagi aktif atau Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan. Rekod peribadi Pemilik Kompetensi berkenaan seterusnya akan diarkibkan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Hapus rekod peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila terdapat kesilapan maklumat yang tidak sepatutnya dimasukkan ke dalam sistem. Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 41 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 INPUT PROSES OUTPUT Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi Rekod telah dihapuskan Pencarian Maklumat Menghapus Rekod Rajah 2.5-1: Carta Aliran Aktiviti Hapus Rekod Peribadi Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Pada paparan Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem 02. Klik butang Penyelenggaraan Rekod dari senarai menu di ruang navigasi 03. Klik butang Pengurusan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi 04. Klik Hapus Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi 05. Masukkan Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan, jika perlu. Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi Paparan skrin Laman Utama Pentadbiran Sistem HRMIS Paparan skrin Penyelengaraan Rekod HRMIS Paparan skrin Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod) Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-3) Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 42 dari 55

Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 06. Klik butang Teruskan untuk meneruskan carian, jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 07. Semak Nama, COID dan No. KP Baru Pemilik Kompetensi untuk memastikan rekod yang hendak dihapuskan adalah rekod yang betul 08. Klik pada pautan di ruangan Nama untuk melihat maklumat yang ingin dihapuskan 09. Pilih maklumat untuk dihapuskan. Sebagai contoh: Klik pada Data Peribadi --> Maklumat Alamat 10. Pilih alamat yang hendak dihapuskan dan klik butang Hapus 11. Klik Yes untuk menghapuskan rekod berkenaan. Jika klik No, Cth: Masukkan 771124065582 diruangan No. KP Baru Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-4) Paparan skrin Hapus Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.5-5) Paparan skrin Papar Data Peribadi Maklumat Kad Pengenalan Maklumat Alamat (rujuk Rajah 2.5-6 dan Rajah 2.5-7) Paparan Mesej Gesaan Anda pasti untuk menghapus rekod ini? Paparan Mesej Makluman Berjaya dihapus. operasi hapus akan dibatalkan 12. Klik OK Rekod yang dipilih telah dihapuskan dan dikeluarkan dari senarai Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 43 dari 55

Langkah 4: Klik menu Hapus Rekod Peribadi Rajah 2.5-2: Menu Penyelenggaraan Rekod Pengurusan Rekod Peribadi Hapus Rekod Peribadi Langkah 6: Klik butang Teruskan Rajah 2.5-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 44 dari 55

Langkah 8: Klik pada pautan di ruangan Nama Rajah 2.5-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 9: Klik Data Peribadi Rajah 2.5-5: Paparan skrin Hapus Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 45 dari 55

Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Rajah 2.5-6: Paparan skrin Papar Data Peribadi Langkah 10: Pilih alamat yang hendak dihapuskan dan klik butang Hapus Rajah 2.5-7: Sambungan paparan skrin Papar Data Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 46 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI AKTIVITI Mencari Rekod Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari dan mengemaskini rekod peribadi Pemilik Kompetensi lain. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Mencari Rekod Pemilik Kompetensi perlu dilaksanakan apabila terdapat rekod yang perlu dikemaskini, disahkan, ditambah atau dihapus. INPUT PROSES OUTPUT Jawatan Sebenar (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi Carian Rekod Pemilik Kompetensi Tambah / Kemaskini Rekod Pemilik Kompetensi Rekod Pemilik Kompetensi Dihantar Untuk Pengesahan Rajah 2.6-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Rekod Pemilik Kompetensi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 47 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.6-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Carian Rekod Pemilik Kompetensi Untuk kemaskini LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini dari senarai menu di ruang navigasi (rujuk Rajah 2.6-2) 02. Masukkan Jawatan Sebenar (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau terus ke Langkah 3 03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 04. Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport bagi Pemilik Kompetensi yang berkenaan 05. Semak rekod peribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika rekod berkenaan ingin disahkan, sila rujuk Seksyen 2.3 pada Buku Kerja Pemilik Kompetensi untuk mengemaskini rekod Jawatan Sebenar (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi Cth: 771124065582 Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (rujuk Rajah 2.6-3) Paparan skrin Senarai Pemilik kompetensi (rujuk Rajah 2.6-4) Paparan skrin Menu - Kemaskini Rekod Peribadi (rujuk Buku Kerja - Pemilik Kompetensi) Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 48 dari 55

Langkah 1: Klik Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Rajah 2.6-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 3: Isi kriteria carian yang dikehendaki dan klik butang Teruskan Rajah 2.6-3: Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 49 dari 55

Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta Pemilik Kompetensi 2.3 Kemaskini Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya) Rajah 2.6-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 50 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI AKTIVITI Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) mencari, memapar dan mencetak laporan senarai pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila ingin melihat dan menyemak pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki untuk tindakan selanjutnya. INPUT PROSES OUTPUT Jenis Maklumat dan Unit Organisasi Carian Pemilik Kompetensi yang (Belum / Telah) mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat Laporan Senarai Pemilik Kompetensi yang (Belum / Telah) mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat Rajah 2.7-1: Carta Aliran Aktiviti Papar Laporan Rekod Peribadi Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 51 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.7-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Rekod Peribadi LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik Laporan Rekod Peribadi daripada senarai menu di ruang navigasi (Pengurusan Rekod Peribadi) 02. Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang Belum Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) atau Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang Telah Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) Paparan skrin Menu Laporan Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.7-3) Paparan skrin Kriteria Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4) dari senarai menu di ruang navigasi 03. Pilih Jenis Maklumat dari Sebagai contoh: Alat senarai drop-down Bantuan Kecacatan 04. Klik butang Cari untuk mencari Paparan skrin Pilih Unit Unit Organisasi yang Organisasi berkenaan, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 5 05. Klik butang Teruskan Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Telah / Belum) Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih dari Langkah 3>> (rujuk Rajah 2.7-5) 06. Klik butang Keluar untuk keluar daripada skrin Paparan skrin Kriteria Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4) Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 52 dari 55

Langkah 1: Klik Laporan Rekod Peribadi Rajah 2.7-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Belum / Telah) Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) Rajah 2.7-3: Paparan Menu Laporan Rekod Peribadi Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 53 dari 55

Langkah 3: Pilih Jenis Maklumat dari senarai drop-down Langkah 5: Langkah 4: Klik butang Cari untuk mencari Unit Organisasi yang berkenaan, jika perlu. Klik butang Teruskan Rajah 2.7-4: Paparan skrin Kriteria Carian Laporan Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Langkah 6: Klik butang Keluar keluar daripada skrin Rajah 2.7-5: Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih>> Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 54 dari 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 3 PENUTUP Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan seterusnya disahkan oleh Record Verifier bagi memastikan rekod tersebut sentiasa tepat. Data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain. Pemilik Kompetensi dan Record Verifier berperanan penting bagi memastikan data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan kemaskini. Manakala HR Administrator (Personal Record) pula berperanan untuk memastikan modul ini diselenggara dengan sebaik mungkin. Diharapkan panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini sedikit sebanyak membantu mereka untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan lebih cekap dan berkesan. Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 55 dari 55