โปรแกรมบร หารจ ดการอพาร ทเม นท

Transcription

1 Rightsoft Apartment Manager (Monthly and Services) โปรแกรมบร หารจ ดการอพาร ทเม นท ค ณสมบ ต เด นของโปรแกรม - ระบบบร หารจ ดการเบ ดเสร จ One Stop Service สาหร บพน กงาน Operator - ระบบบ นท กออกเอกสารจอง เอกสารทาส ญญา แบบรวดเร ว - ระบบบ นท กใบหน าผ เข าพ ก - ระบบตรวจสอบประว ต การใช งานห องพ ก - ระบบตรวจสอบหน คงค างแบบรวดเร ว - ระบบบ นท กสถ ต ม เตอร น า ไฟ สาหร บผ พ กอาศ ยท ซ เร ยสเร องค าน า ไฟ - ระบบตรวจสอบและย นย นการชาระเง นแบบเช คหร อเง นโอนของผ จ ดการ - ระบบตรวจสอบและย นย นการนาส งเง นเข าสาน กงาน - ระบบลงบ นท กน ดต างๆ - ระบบบ นท กตรวจสภาพห องพ กก อนการใช งาน (Room Survey Quality System) - ระบบบ นท กทร พย ส นของผ เช าในห องพ ก - ระบบบร หารจ ดการส ญญาเช าอ นๆ เพ มเต มเช น ท ว ต เย น ท จอดรถ ฟ ตเนส อ นเตอร เน ต - ระบบบร หารจ ดการส นทร พย ถาวรในอพาร ทเม นท (Fixed Asset Management Control) - ระบบบร หารจ ดการสต อกส นค า (Inventory Management System) - ระบบบร หารจ ดการห องพ กแบบรายว น (Serviced Apartment Management System) - ระบบก าหนดส ทธ การใช งานของ user - ระบบการต งค าการคานวณเง นในการเข าพ กคร งแรกในการทาส ญญา - ระบบต งค ารายการเช าเพ มเต มอ ตโนม ต ของท กๆส ญญาท บ นท ก - ระบบการจ ดการผ าน ipad (New) *****

2 การเข าใช งานระบบ 1. หน าจอ login จะปรากฏท กคร งท ม การเข าใช งานโปรแกรมคร งแรก สามารถใส ร ปของผ ใช งานเข าไปได โดยทาการเช อมข อม ล ก นระหว างข อม ลพน กงานและข อม ลบ คคล 2. หล งจาก login เข าระบบแล วจะปรากฏหน าจอการจ ดการห องพ กแบบรายเด อน (One Stop Service) ส แสดงสถานะห อง (ค าโดยปร ยายเบ องต น สามารถเปล ยนเองได ภายหล ง) ส เข ยว หมายถ ง สถานะห องว าง สามารถทาการจอง หร อ ทาส ญญาได ส ม วง หมายถ ง สถานะห องท ได ม การจองไว แล ว ส แดง หมายถ ง สถานะห องท ม คนพ ก (ทาส ญญาแล ว) ส เหล อง หมายถ ง สถานะห องท ม การแจ งย ายออก ส ส ม หมายถ ง สถานะห องท รอทาความสะอาด และตรวจสภาพห องพ ก

3 การทางานก บสถานะของห องแบบต างๆ เม อใช mouse click ท สถานะห องส เข ยว จะได เมน ในล กษณะน เมน ในการเล อกสามารถเล อกได เฉพาะรายการ จอง,ทาส ญญาเช า, ประว ต การใช งานห อง, บ นท ก ตรวจสอบสภาพห องพ ก, บ นท กทร พย ส นในห องพ ก(ผ เช า), บ นท กสถ ต ม เตอร น า ไฟฟ า การจองห องพ กและการบ นท กรายละเอ ยดบ คคล ใช mouse click ท สถานะห องและเล อกเมน จอง หน าจอท แสดงข นมาเป นหน าจอของการบ นท กร บจองห องพ ก โดยการบ นท กรายละเอ ยดผ จองให ใช mouse click ท ป ม ค นจากฐานข อม ล หล งคาว า รายละเอ ยดผ จอง หน าจอแสดงการค นหารายช อบ คคลจะแสดงข นมาโดยม ช องให กรอกเพ อค นหา

4 หน าจอน สามารถทาการค นหาข อม ลท ต องการได ค อ ช อ นามสก ล เลขประจาต วประชาชน เบอร โทรศ พท โดยการพ มพ ข อความ ค นหาในช อง ค นหา หากต องการเปล ยนต วเล อกการค นหา ให ใช mouse click ท ห วตารางแสดงข อม ล เช น click ท ห วตาราง เบอร โทรศ พท การค นหาก จะเปล ยนเป นการค นหาโดยใช เบอร โทรศ พท เป นเง อนไข หากต องการเพ มช อบ คคลให กดป ม เพ ม หน าจอการบ นท กข อม ลบ คคลจะแสดงข นมา ในหน าจอบ นท กข อม ลบ คคล จะม ข อม ลท จาเป นต องกรอกค อ คานาหน าช อ ช อ-นามสก ล เลขท บ ตรประชาชน เบอร โทรศ พท เลขประจาต วประชาชนจะไม สามารถกรอกซ าก นได ในฐานข อม ล ป ม capture จะเป นการเป ดหน าจอทางานเก ยวก บการจ บภาพบนกล อง web cam เพ อใช จ บภาพบ คคลหร อภาพบ ตรประชาชน เพ อ เอ ออานวยให เก ดความสะดวกต อผ ใช งานท ต องการเก บภาพของบ คคล เม อเล อกข อม ลผ จองได แล วจะกล บส หน าจอการจองห องพ ก

5 จานวนเง นในช อง ชาระแล วสามารถกรอกได ไม จาก ดจานวนเง น และจะไม กระทบก บการออกส ญญาเช าแต อย างใด โดยแบ งเป นกรณ การ กรอกจานวนเง นจองเป นแบบต างๆ ได ด งน 1. กรอกจานวนเง นจองน อยกว าจานวนเง นประก น ต วอย างเช น เง นประก น 8,000 บาท กรอกจานวนเง นจอง ไว 4,000 บาท 2. กรอกจานวนเง นจองมากกว าจานวนเง นประก นแต ไม มากกว าเง นค าเช าห องรวมก บเง นประก น ต วอย างเช น เง นประก น 8000 บาท กรอกจานวนเง นจองไว 10,000 บาท 3. กรอกจานวนเง นจองมากกว า จานวนค าเช าเด อนแรกรวมก บเง นประก นเช น เง นประก น 8,000 บาท กรอกจานวนเง นจอง 50,000 บาท เป นต น กรณ ท 1 กรอกจานวนเง นจองน อยกว าจานวนเง นประก น ต วอย างเช น เง นประก น 8000 บาท กรอกจานวนเง นจอง ไว 4000 บาท

6 กรณ ท 2 กรอกจานวนเง นจองมากกว าจานวนเง นประก นแต ไม มากกว าเง นค าเช าห องรวมก บเง นประก น ต วอย างเช น เง นประก น 8000 บาท กรอกจานวนเง นจองไว 10,000 บาท กรณ ท 3 กรอกจานวนเง นจองมากกว า จานวนค าเช าเด อนแรกรวมก บเง นประก นเช น เง นประก น 8,000 บาท กรอกจานวนเง นจอง 50,000 บาท

7 หล งจากท กรอกจานวนเง นและเล อกรายการท ล กค าคาดว าจะเล อก ณ ว นทาส ญญา จากน นกดป ม บ นท ก จะได ใบรายการจองห องพ ก แสดงข นมา หากไม ม รายงานใบจอง ให กดท ป ม พ มพ และเล อกรายการใบจองห องพ ก จะได ใบรายการด งต วอย างน หล งจากน นกดป ม close จะแสดงใบสาค ญร บเง นออกมาให ซ งจะ print ให ก บล กค าก ได หร อไม print ก ได หมายเหต จานวนเง นท แสดงใบจองจะแสดงแตกต างก นไปตามจานวนเง นท ร บ ณ ว นจองในแต ละกรณ

8 หล งจากน น ท หน าจอ One Stop Service จะเปล ยนส สถานะห องเป นแบบน โดยห องท จองแล วจะเปล ยนสถานะเป นส ม วง และจากน นเม อไปท เมน เอกสาร ส ญญาจองห องพ ก จะสามารถด รายการจองท ได ทาไว แล ว และสามารถ double click ท รายการเพ อด รายละเอ ยดการจองได อ กคร ง

9 การยกเล กใบจองห องพ ก ทาได โดยการเล อกเมน ด านล างของหน าจอในห วข อเมน เอกสาร ส ญญาจองห องพ ก กดป ม ยกเล กใบจอง จะได หน าจอแสดงการยกเล ก ด งต วอย าง เล อกต วเล อก การค นเง นจอง และจานวนเง นท ค น (โดยค าปร ยาย จะค นเง นจองให ท งหมดตามจานวนท ร บ) หล งจากน นกดบ นท กโปรแกรม จะพ มพ เอกสารการค นเง นจองให ด งต วอย าง

10 ระบบ การทาส ญญาเช าห องพ ก ข นตอนแรกตรวจสอบการต งค าการคานวณของใบเสร จแรกถ กต องหร อย ง โดยไปท เมน ผ ด แลระบบ อ นๆ ก าหนดค าเร มต น จากน นตรวจสอบรายการต งค าต างๆ ตามท อพาร ทเม นท แต ละท ก าหนด ต วอย าง เช น การต งค าตามต วอย างหน าจอน จานวนหล กของม เตอร ไฟฟ า ค อ เลขท แสดงบนหน าป ดของม เตอร ม ส งส ดก หล ก, จานวนหล กของม เตอร น า ค อ เลขท แสดงบน หน าป ดของม เตอร น าม ส งส ดก หล ก ในต วอย าง เลข 5 หมายถ ง จานวนเลขส งส ดของม เตอร ท จะเป นได ค อ (เลข 9 ห าต ว) การต งค าตามต วอย างในร ปน หมายถ ง 1. การค ดค าเช ากรณ พ กไม เต มเด อน แสดงการเล อกแบบ ค ดค าเช าเด อนแรกแบบไม เต มเด อน โดยการเอาค าเช าห องพ ก หาร 30 แล วค ณก บจานวนว นท เร มส ญญาจนถ งส นเด อนป จจ บ น 2. หากเข าพ กเก นว นท 15 ของเด อนจะต องจ ายค าเช าห องล วงหน าในเด อนถ ดไปอ ก 1 เด อนด วย ณ ว นท ทาส ญญา 3. การค ดค าปร บจะค ดตามอ ตราตามท ระบ ไว ในประเภทห อง 4. ให ต อส ญญาเช าอ ตโนม ต เม อทาการประมวลผลข อม ล หากเด อนท ประมวลผลตรงก บเด อนก อนเด อนส ดท ายในส ญญา หร อใน อ กความหมายหน งค อ ก าหนดรอบการชาระในใบแจ งหน ตรงก บ เด อนส ดท ายของส ญญา) 5. การค ดค าเช าอ นๆ ให ค ดในใบเสร จแรกด วย

11 d ท หน าจอ One Stop Service รายเด อน ใช mouse click ห องท ต องการทาส ญญา จากน นเล อกเมน ทาส ญญาเช า หน าจอท ได จะปรากฏตามต วอย างน ข นตอนในการเล อกค อ 1. เล อกข อม ลผ ทาส ญญา 2. เล อกว นเร มต นส ญญาเช า (ซ งจะม ผลต อการค ดค าเช าในใบเสร จแรก 3. กดป มนามาใช หล งจากน นบนหน าจอด านล างจะแสดงต วเลขจานวนเง นท ผ เช าจะต องชาระให ครบหากต องการทาส ญญา หล งจากน น กดป มบ นท ก และพ มพ ใบสาค ญร บเง นจะได ด งต วอย างต อไปน

12 ต วอย างใบเสร จแรกหากเร มส ญญาว นท 1 ตามต วอย าง ต วอย างใบเสร จร บเง นหากเร มส ญญาว นท 15 (ในต วอย างเร มส ญญา 15/01/2555)

13 ต วอย างใบเสร จหากเร มส ญญาว นท 20 (เลยว นท 15 ของเด อนมาแล ว) จะเห นว าม การค ดค าเช าในเด อนถ ดไปด วย(เด อน ก มภาพ นธ ) นอกจากน ย งม ค าต างๆ ในการทาส ญญาก อนท จะทาการบ นท กเช น รายละเอ ยดผ พ กร วม สามารถเพ มช อบ คคลโดยการกดป มเพ ม หาก ต องการลบรายการผ เช า ให กดป มลบ

14 รายละเอ ยดการกรอกข อม ลก ญแจและเฟอร น เจอร เป นการกรอกเพ อบ นท กในรายการใบส งมอบห องพ ก และใบตรวจสภาพห องพ ก ซ งการ กรอกรายละเอ ยดในส วนของข อม ลบ ตรแม เหล กจะม การค ดคานวณราคาของบ ตรแม เหล กตามท ได ต งค าไว ในส วนงานผ ด แลระบบ(ด รายละเอ ยดในส วนของการต งค าระบบ) สภาพของเฟอร น เจอร สามารถกรอกได ในช องสภาพ ต วเล อกรายการของเฟอร น เจอร สามารถปร บเปล ยนได เองโดยก าหนดค าใน ส วนงานผ แลระบบ(ด รายละเอ ยดในส วนของการต งค าระบบ) ก ญแจและเฟอร น เจอร ก ญแจและเฟอร น เจอร การกรอกแบบตรวจสภาพห องพ กทาได โดยใช เมาส กดท ป ม บ นท กตรวจสภาพห อง จะม หน าต างแสดงข อม ลการตรวจสภาพห องซ ง แตกต างจากการบ นท กข อม ลเฟอร น เจอร รายการห วข อการตรวจสอบสภาพห องพ กสามารถปร บเปล ยนได เองโดยก าหนดค าในส วนงานผ แล ระบบ(ด รายละเอ ยดในส วนของการต งค าระบบ)

15 บ นท กแบบตรวจสภาพห องพ ก การกรอกข อม ลรายการเช าอ นๆ ในเมาส คล กในช องตารางแสดงข อม ลรายการใหม จะแสดงข นมาเพ อรอร บการกรอกโดยใช เมาส เล อกท รายการ dropdown เพ อเล อกรายการเช าอ นๆ ท ได ต งค าไว สามารถปร บเปล ยนได เองโดยกาหนดค าในส วนงานผ แลระบบ(ด รายละเอ ยดใน ส วนของการต งค าระบบ) ค าเช าและรายการอ นๆ จะแสดงข นมาตามท ได ต งค าไว ในระบบ

16 รายละเอ ยดการเช าอ นๆ จากน น ป มบ นท กส ญญาเช า จะสามารถกดเพ อบ นท กส ญญาเช าเข าไปในระบบได หล งจากท กดป มบ นท กแล วระบบจะพ มพ ใบรายการต างๆ ออกมาอ ตโนม ต ตามลาด บด งน 1. ใบร บมอบห อง 2. ใบตรวจสภาพห อง 3. หน งส อส ญญาเช าห องพ ก 4. ใบสาค ญร บเง น ต วอย างใบร บมอบห องพ ก

17 ต วอย างใบตรวจสภาพห องพ ก ต วอย างหน งส อส ญญาเช าห องพ ก

18 ต วอย างใบเสร จร บเง น