RWANDA NATIONAL POLICE. P.O. BOX: 6304 KIGALI

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1 RWANDA NATIONAL POLICE P.O. BOX: 6304 KIGALI TENDER NOTICE (TN) / INVITATION FOR BIDS (IFB) TENDER REFERENCE: N 03/S/ /NO/RNP/OB TITLE OF THE TENDER: SERVICE FOR PROVISION OF DIFFERENT REQUIREMENTS FOR INTERPOL ANNUAL GENERAL MEETING (AGM) SOURCE OF FUNDING: ORDINARY BUDGET 1. Rwanda National Police has received funds towards the cost of the Project of service for provision of different requirements for INTERPOL Annual General Meeting (AGM) 2. Rwanda National Police intends to apply a portion of the funds to eligible payments under the contract for which this Bidding Document is issued. 3. Rwanda National Police invites qualified bidders to submit bids for the service for provision of different requirements for INTERPOL Annual General Meeting (AGM) composed by the following lots: Lot 1: Hiring Event Manager and support staff; Lot 2: Renting Office Equipment; Lot 3: Decoration and Floral Services; Lot 4: Designing and Printing branded AGM Promotional materials. 4. Tender Documents in English or French may be obtained from the Office of Procurement Unit, Tel / , at the Rwanda National Police General Headquarters Kacyiru, on any working day from 30/06/2015 from 07:00 am to 05:30 pm, upon presentation of proof payment of a non-refundable fee of nine thousand six hundred Rwandan francs only (9,600 Rwf) to one of the following Bank Accounts: Account N at BANK OF KIGALI (BK); N at ECOBANK KIGALI; N at I&M BANK (BCR) KIGALI; N 211/153437/1/5100/0 at GT BANK (FINA BANK) KIGALI; AC. N at COGEBANK KIGALI; N at EQUITY BANK KIGALI; N at BANK POPULAIRE; N at BRD; N at ACCESS BANK; N at KCB; the bank slip must bear the name of the bidder, the number and the title of the tender. 5. All bids shall be accompanied by a Declaration letter of Commitment for lot 2 and lot 3 and bid security of 2,000,000 Frw for lot 1, and a bid security of 2,181,520 Frw (for lot 4) to abide by procurement proceedings for all lots bid for. 6. Enquiries regarding this tender may be addressed to the Office of Procurement Unit, at the mentioned address. 7. Well printed bids, properly bound and presented in four copies one of which is the original must reach the Office of Procurement Unit at the address mentioned above not later than 04/08/2015 at 9:30 am. Late bids will be rejected. 8. Bids will be opened in the presence of bidders or their representatives who choose to attend at in the conference room of Procurement Unit at Kacyiru, on the same day 04/08/2015 at 10:00 am.

2 9. The Outer envelope should clearly indicate the tender name and title. 10. The validity of the offers shall be 120 days from the date of opening of bids. 11. Bidding will be conducted in accordance with the Law N 12/2007 of 27/03/2007 on Public Procurement. Kigali, on 30/06/2015 (Sé) Vincent B. SANO CSP Commissioner for Finance & Chief Budget Manager

3 POLISI Y U RWANDA B.P.: 6304 KIGALI ITANGAZO RY IPIGANWA NOMERO IRANGA ISOKO: N 03/S/ /NO/RNP/OB INYITO Y ISOKO: ISOKO RYA SERIVISI YO GUTANGA IBIKORESHO BINYURANYE BYO GUTEGURA INAMA NKURU YA INTERPOL AGM INKOMOKO Y UBWISHYU: INGENGO Y IMARI ISANZWE 1. Polisi y u Rwanda ifite ingengo y imari yateganyirije isoko rya serivisi yo gutanga ibikoresho binyuranye byo gutegura Inama Nkuru ya INTERPOL AGM 2. Polisi y u Rwanda irahamagarira abacuruzi babishoboye kandi bujuje ibisabwa gutanga inyandiko zabo z ipiganwa ku isoko rya serivisi yo gutanga ibikoresho binyuranye byo gutegura Inama Nkuru ya INTERPOL AGM rigabanijemo loti zikurikira: - Loti 1: Gukodesha ushinzwe ibirori n abakozi bamufasha. - Loti 2: Gukodesha ibikoresho byo mu biro; - Loti 3: Gutegura imitako n indabyo; - Loti 4: Gukora inyigo no gutanga ibikoresho byo mu nama biriho ibirango bya AGM. 3. Igitabo gikubiyemo amabwiriza agenga iri soko kiri mu cyongereza cyangwa mu gifaransa kiboneka mu biro by Ishami rishinzwe amasoko muri Polisi y u Rwanda, Tel / , biri mu kigo cya Polisi y u Rwanda ku Kacyiru, mu minsi yose y akazi guhera taliki 30/06/2015 kuva 7h00 kugeza 17h30, hamaze kwishyurwa amafaranga ibihumbi icyenda magana arindwi by amafaranga y u Rwanda (9,700 Frw) adasubizwa ashyirwa kuri imwe muri izi Konti za Banki: N muri BANK OF KIGALI (BK); N muri ECOBANK KIGALI; N muri I&M BANK (BCR) KIGALI; N 211/153437/1/5100/0 muri GT BANK (FINA BANK) KIGALI; AC. N muri COGEBANK KIGALI; N muri EQUITY BANK KIGALI; N muri BANK POPULAIRE; N muri BRD; N muri ACCESS BANK; N muri KCB; icyemezo cya Banki kigomba kuba cyanditseho amazina y uwifuza gupiganwa, nomero n inyito by isoko. 4. Inyandiko z ipiganwa zigomba kuba ziherekejwe n ingwate y ipiganwa ingana n amafaranga 2,000,000 Frw kuri loti 1 na 2,181,520 Frw kuri loti 4 ndetse n indahiro ko yiyemeje kubahiriza ibisabwa mu ipiganwa kuri lot ya 2 n iya 3 yapiganiwe; 5. Ibisobanuro kuri iri soko biboneka mu biro by Ishami rishinzwe amasoko ryavuzwe haruguru. 6. Abifuza iri soko basabwe kuba bagejeje inyandiko z ipiganwa zanditse n imashini mu gifaransa cyangwa mu cyongereza kandi zifunze neza mu mabahasha ane (umwimerere na kopi eshatu) mu biro by Ishami rishinzwe amasoko byavuzwe haruguru tariki ya 04/08/2015 saa tatu n igice za mu gitondo (9h30). 7. Gufungura amabahasha bizaba uwo munsi tariki ya 04/08/2015 saa ine (10h00) mu cyumba cy inama cy Ishami rishinzwe amasoko ryavuzwe haruguru. Inyandiko z ipiganwa zikererewe zizasubizwa ba nyirazo. 8. Inyito y isoko na Nomero iranga isoko bigomba kugaragara inyuma ku ibahasha ikubiyemo inyandiko z ipiganwa.

4 9. Inyandiko z ipiganwa zigomba kuba zifite agaciro k iminsi 120 uherereye ku itariki y ifungura ry inyandiko z ipiganwa mu ruhame. 10. Ipiganwa rigengwa n Itegeko N 0 12/2007 ryo kuwa 27/03/2007 rigenga amasoko ya Leta. Kigali, kuwa 30/06/2015 (Sé) Vincent B. SANO CSP Komiseri w Imari akaba n Umugenga w Ingengo y Imari

5 POLICE NATIONALE DU RWANDA B.P.: 6304 KIGALI AVIS D APPELS D OFFRES (AAO) TENDER REFERENCE: N 03/S/ /NO/RNP/OB TITRE DU MARCHE: PROVISION DE SERVICE ET FOURNITURE DE DIFFERENTS MATERIELS POUR INTERPOL AGM SOURCE DE FINANCEMENT: BUDGET ORDINAIRE 1. La Police Nationale du Rwanda a des fonds pour financer le projet de provision de service et fourniture de différents matériels pour INTERPOL AGM. 2. La Police Nationale du Rwanda sollicite des offres de la part de soumissionnaires éligibles et répondant aux qualifications requises pour les lots suivants: - Lot 1: L'embauche d'un gestionnaire d'événement et du personnel de soutien; - Lot 2: Service de location d'équipements de secrétariat; - Lot 3: Services de décoration florale - Lot 4: Conception et impression des matériaux promotionnels marqués AGM. 3. Les Dossiers d Appel d Offres rédigés en Anglais ou en Français peuvent être obtenus au bureau de l Unité chargée de passation des marchés au sein de la Police Nationale, Tel / , sise à KACYIRU au Commissariat Général de la Police Nationale, pendant les jours ouvrables dès le 30/06/2015 à 7heures à 17h30, sur présentation d un bordereau de paiement d un montant non remboursable de neuf mille six cent francs Rwandais (9,600 Rwf) versé sur l un des comptes suivants : Compte N ouvert à la BANK OF KIGALI (BK); N ouvert à la ECOBANK KIGALI; N ouvert à la I&M BANK (BCR) KIGALI; N 211/153437/1/5100/0 ouvert à la GT BANK (FINA BANK) KIGALI; AC. N ouvert à la COGEBANK KIGALI; N ouvert à la EQUITY BANK KIGALI; N ouvert à la BANK POPULAIRE; N ouvert à la BRD; N ouvert à la ACCESS BANK; N ouvert à la KCB; ainsi doivent apparaître sur ce bordereau le nom du soumissionnaire, le numéro et le titre du marché. 4. Les offres doivent comprendre une garantie de l offre de 2,000,000 Frw pour lot 1 et de 2,181,520 Frw pour lot 4 ainsi qu une lettre de déclaration d engagement à respecter toutes les procédures de passations de ce marché public pour lot 2 et lot Toute demande d information relative au présent appel d offres peut être adressée au bureau de l Unité de passation des marchés, à l adresse mentionnée ci-dessus. 6. Les offres bien dactylographiées, doivent être remises sous plis scellés et présentés en quatre copies dont un original au bureau de l Unité de passation des marchés à l adresse mentionnée ci-dessus au plus tard le 04/08/2015 à 9h30. Les offres remises en retard seront rejetées.

6 7. L ouverture des offres aura lieu en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants souhaitant y assister, dans la salle de conférence de l Unité de passation des marchés, le même jour, le 04/08/2015 à 10h Le titre du marché doit être clairement mentionné sur l enveloppe. 9. La validité des offres sera de 120 jours à partir de la date d ouverture des offres. 10. L appel d offres sera régi par la Loi N o 12/2007 du 27/03/2007 sur les Marchés Publiques. Kigali, le 30/06/2015 (Sé) Vincent B. SANO CSP Commissaire chargé des Finances et Gestionnaire Principal du Bugdet

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