เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วย

เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วย ระบบสแกน แบบสร ปผลการด าเน นการปร บปร งอย างต อเน อง Continuous Quality Improvement ( CQI ) ช อเร อง เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วย ระบบสแกน ป 2557 1

5 ล าด บป ญหาส าค ญท พบในหน วยงาน 1. การต ดตามเวชระเบ ยนไม พบ 2. การจ ดเตร ยมแฟ มน ด ( IPD)ไม ครบถ วน 3. เอกสารบางส วนในเวชระเบ ยนส ญหาย 4. การค นหา/จ ดเตร ยมแฟ มไปย งห องตรวจล าช า 5. การจ ดเร ยงเอกสารเวชระเบ ยนในเล มไม เป นระบบ เหต ผลท เล อกก จกรรม /โครงการฯ ด วย หน วยม หน าท หล ก ท ต องร บผ ดชอบ ค อ การด แล บ าร งร กษาเวชระเบ ยนของผ ป วยให คงอย ในสภาพท สมบ รณ พร อมใช เสมอ การด แลการบร หาร จ ดการงานเวชระเบ ยนท งหมดของโรงพยาบาลให เป นไปตามนโยบายองค กรและมาตรฐาน โรงพยาบาลระดบตตยภ ม จากข อม ลอด ต ป จจ บ น พบว าจ านวนผ ป วยท เข ามาร บบร การเพ มส งข น ปร มาณแฟ ม ท เก บม จ านวนเพ มข นตามล าด บ ผลให เก ดป ญหาการบร หารจ ดการเวชระเบ ยน ท ม กระจายอย ใน หลายๆพ นท การต ดตามเวชระเบ ยนไม พบ โอกาสเวชระเบ ยนส ญหายตามมา ซ งระบบเวช ระเบ ยนป จจ บ นเป นการบร การร ปเล ม ต อมาได พ ฒนาให ม การจ ดเก บเอกสารเวชระเบ ยน ร ปแบบอ เล กทรอน กส (Electronic ( Medical Record: EMR) จ านวน 2 ร ปแบบ ค อ การจ ดเก บ ในร ปของ แผ น CD ROM หร อคอมพ วเตอร PC (stand alone) ต อมาพ ฒนาเป นการจ ดเก บใส External hard disk การให บร การด านข อม ล สามารถให บร การข อม ลได ระด บหน ง ค อเม อม การ ขอใช เจ าหน าท ก จะ Print Out ให เป นรายๆ หร อ ให บร การใส แผ น CD ได เท าน น 2

14/11/57 ป จจ บ น จ งได พ ฒนาระบบต อโดยการน าระบบการบร หารจ ดการเวชระเบ ยน อ เลคทรอน กส แบบเคร อข าย (Network) มาใช โดยการเช อมต อโปรแกรมการจ ดเก บ (Application software) ก บระบบคอมพ วเตอร โรงพยาบาล( HIS) เพ อให ง ายการต อ การเร ยกใช การเรยกใช / ส บค นข อมล สบคนขอม ล แต การพ ฒนาระบบในช วงแรกๆ ก ย งไม ประสบผลส าเร จ พบว าย งคงม ป ญหาอ กหลายด าน จ งเป น เหต ผลให หน วยงานเล อกก จกรรมน มาด าเน นการจ ดท า CQI ต อในป 2557 ว ตถ ประสงค เพ อตอบสนองต อ ว ส ยท ศน พ นธก จ และเข มม งของโรงพยาบาล เพ อให เป นไปตามแผนและนโยบายของการบร หารงานเวชระเบ ยน เพ อเพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการระบบเวชระเบ ยน เพ อการจ ดเก บและส บค นเวชระเบ ยนท ม ประส ทธ ภาพ 3

เป าหมายของโครงการ เป นแผนการพ ฒนาระบบสแกนอย างต อเน อง เพ อพ ฒนาให ม การจ ดเก บ เอกสารเวชระเบ ยนร ปแบบอ เล กทรอน กส (Electronic Medical Record: EMR) ทดแทนการจ ดเก บแบบร ปเล ม เร มโครงการเม อ พฤศจ กายน ป 2554 ป จจ บ น แผนการด าเน นงาน วางแผน และ เร มโครงการปลาย ป 2554 ทดลองระบบ และเร มสแกนจร ง ในป 2555 แผนด าเน นงาน ป งบประมาณ 2557 ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. Plan Do Study Action วางแผน ด าเน นการจร ง 4

ต วช ว ด ร อยละของการสแกน IPD หล ง Discharge > 8 % ระยะเวลาเฉล ยในการค นหาต ดตามเวชระเบ ยนผ ป วยใน ไม เก น 15 นาท อ ตราการค นหาต ดตาม(IPD Card)ได ท นตามความต องการ > 7 % ข อม ลก อนการแก ป ญหา ศ กษาข อม ลจาก อ ตราการขอใช IPD Card ประจ าว น พบว าม ความต องการ ประมาณ 1 12 เล มต อว น แต เวชระเบ ยนไม สามารถค นหาต ดดามเล มมาเพ อตอบสนอง ความต องการใช ได ท งหมด เพราะป ญหาท เวชระเบ ยนกระจายอย ในหลายพ นท ระบบการต ดตาม จ ดเก บท ย งไม ร ดกม จดเกบทยงไมรดก ม การควบค มการตดตามทวงคนเวชระเบยนยงไมดพอ การควบคมการต ดตามทวงค นเวชระเบ ยนย งไม ด พอ การพฒนาระบบ การพ ฒนาระบบ บร หารจ ดการเวชระเบ ยน :EMR จ ง เก ดข นเพ อเป นการช วยให หน วยงานม ระบบ Scan แฟ มและการเร ยกใช งานได ท นท ผ านระบบ Network 5

14/11/57 แผนภ ม ก างปลา(fish bone Diagram) เปดอาน ป ข อม ลไม ได การแก ไขผ าน ร โมตม ป ญหา เคร องม อ/ อ ปกรณ ม หลายหน วยงาน พ นท จ ดเก บไม เหมาะสม/ไม เพ ยงพอ ไม ม เคร อง สแกนส ารอง การย มจาก ward บ คลากร สแกนข อม ลไม ท น ความต องการ เข าไม ถ ง ควบค มยาก การว เคราะห หาสาเหต ไม ช านาญระบบ+ขาด ความร ความร ลาออกบ อย การย มจาก OPD ระบบการจ ดเก บ หล งจ าหน าย ป ญหาการ ต ดตาม IPD ส งแวดล อม /พ นท / สถานท กระบวนการ ท างาน 25, 23,245 แสดงข อม ลการสแกนเวชระเบ ยน ป 2552-2554 2, 15, 1, 1,17 จ านวนเล ม 5, 3,71 2552 2553 *2554 6

ป ญหาป 2554 พบว าจ านวนการสแกนเอกสารเข าระบบจ ดเก บอ เล คทรอน กส ลดลง แสดงข อม ลการสแกนรายเด อน ป 2554 9 8 7 6 จ านวน 5 4 3 2 1 ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. จน.เล ม 877 796 41 458 539 ** พบป ญหาเร องเคร องม อ/อ ปกรณ ไม ม เคร องสแกน** ร ปภาพท 1 กราฟแสดงจ านวน IPD ท ร บมาจาก R to A เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2555 ค าเฉล ยร อยละ 94.11 จ านวนเล ม 8 7 6 5 4 3 2 1 ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. จน.ร บจาก RtoA 669 64 486 527 377 417 443 433 จน.สแกนได 669 64 441 442 328 416 46 417 7

ร ปภาพท 2 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2555 14 ค าเฉล ยร อยละ 41.25 12 1 173 1117 1116 13 1163 1192 1159 123 8 6 4 2 669 64 441 442 328 416 46 417 ช ดข อม ล1 ช ดข อม ล2 ข อม ลจากกราฟท ง 2 ร ปภาพจะเห นว า กราฟท 1 เป นการสแกนข อม ลโดยร บแฟ มต อมาจาก งานควบค มรห สโรคและค านวณค าตอบแทน ( R to A) เน องจากหน วยงานน ต องตรวจสอบความสมบ รณ และให รห สโรคเพ อส งเร ยกเก บ ต อมาพบป ญหาว าจ านวนแฟ มท สแกน ไม ท นความต องการใช และแฟ มท ส งไปสร ปส ญหาย ป 2556 จ งได แก ไขใหม โดยการปร บ Flow ให เก บ IPD สแกน หล ง Discharge เสร จส งค น ว นต อ ว น 8

ร ปภาพท 3 กราฟแสดงจ านวน IPDท จ าหน ายจากหอผ ป วย(ในเวลาราชการ) เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2556 ค าเฉล ยร อยละ 88.9 12 1 8 จ านวนเล ม 6 4 2 ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. ม.ค. เม.ย. พ.ค. ม.ย. ก.ค. จน.Discharge 477 653 652 87 763 859 735 863 91 954 จน.สแกนได 477 58 56 779 738 859 688 733 841 692 ร ปภาพท 4 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2556 ค าเฉล ยร อยละ 6.8 14 12 1 8 6 4 1217 137 189 1154 146 17 859 779 738 477 58 56 136 688 1168 733 1198 1267 841 692 ช ดข อม ล1 ช ดข อม ล2 2 9

ร ปภาพท 5 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย(ในเวลาราชการ) เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2557 ค าเฉล ยร อยละ 9.9 14 12 1 8 144 782 977 779 851 146 952 1158 1144 1262 1246 6 4 78 ช ดข อม ล1 ช ดข อม ล2 2 Oct 56 Nov 56 Dec 56 Jan 57 Feb 57 Mar 57 ร ปภาพท 6 กราฟแสดงจ านวน IPD ท จ าหน ายจากหอผ ป วย เปร ยบเท ยบก บจ านวน IPD ท สแกนได ในป 2557 ค าเฉล ยร อยละ 78.91 14 12 1 8 6 1317 782 1228 851 1157 1171 78 952 1158 1144 1262 1246 ช ดข อม ล1 ช ดข อม ล2 4 2 Oct 56 Nov 56 Dec 56 Jan 57 Feb 57 Mar 57 1

ผลก อนด าเน นการและหล งด าเน นการ ผลด าเน นการ ** เพ มประส ทธ ภาพการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนด วยระบบสแกน** ข อม ลก อน ด าเน นการพบว าม ป ญหามาอย างต อเน อง และหน วยงานได พยายามแก ไขป ญหามาเร อยๆ แต ก ไม ประสบ ผลส าเร จ แต เม อม การน าระบบน มาใช พบว า จ านวนการให บร การเวชระเบ ยนม ความครบถ วนข นอย างมาก เปร ยบเท ยบ ก บ ต วช ว ด ต วช ว ด ตวชวด เป าหมาย เปาหมาย ป 2555 ป2555 ป 2556 ป2556 ป 2557(ต.ค.56ค 56- ม.ค.57) ร อยละของการ สแกน IPD หล ง Discharge > 8 % 41.25 % 6.8 % 78.91% 85.92% (ต.ค.56-14 ส.ค.57) ระยะเวลาเฉล ยใน < 15 นาท 29.58 นาท 2 นาท 5.89 นาท การให บร การเวช ระเบ ยนผ ป วยใน อ ตราการค นหา ต ดตาม (IPD > 7 % 6 % 87.87 % 94.26 % Card)ได ท นตาม ความต องการ ร ปภาพท 7 กราฟแสดงร อยละของ IPD ท สแกนได รายเด อนของป งบประมาณ 2557 ค าเฉล ยร อยละ 85.92 12. 1. 98.79 98.73 99.29 99.52 1. 99.77 98.46 8. 69.3 81.3 6. 59.37 67.42 ช ดข อม ล1 4. 2. 11

ส งท ย งคงเป นป ญหา ค อ การให บร การเวชระเบ ยน ป จจ บ น ให บร การในร ปแบบ อ เล กทรอน คส ซ งข นตอนการเข าถ งม ข นตอนท ย งยากในกรณ ท ผ ป วยไม ได มาตรวจท ห องตรวจ ท าให เก ด ความไม สะดวกในการใช งาน ความไมสะดวกในการใชงาน แพทย พยาบาล ย งไม เข าใจว ธ ใช งาน ยงไมเขาใจวธใชงาน ความสะดวกรวดเรวของการใชงาน ความสะดวกรวดเร วของการใช งาน ระบบการด ข อม ลและส บค นเวชระเบ ยนผ านระบบ Network ซ งหน วยงานต องพ ฒนา ต อ โดยกระต นให กล มผ ใช เข าไปใช ระบบให มากข น ต อไป สร ปผล การด าเน นงานก จกรรม / โครงการ ป ญหาและข อจ าก ดท เก ดข นจากการด าเน นการ พ นท ท างานย งไม เอ อต อการปฏ บ ต งาน อ ปกรณ เคร องสแกน ต องม การส ารองล กยาง ไม ม ความร เร อง การแก ไขคอมพ วเตอร ท าให การท างานม อปสรรคบ อย ๆ บ คลากรไม ม ความเช ยวชาญใน IT กระบวนการเร ยนร ความกล าและความเป นผ น าของผ บร หาร ท ต ดส นใจน าระบบเทคโนโลย สารสนเทศ ในเร อง การบร หารจ ดการเวชระเบ ยนเข ามาใช เกดการเรยนร เก ดการเร ยนร พ ฒนา พฒนา ตนเอง ในเร องการใช ระบบอย างต อเน อง ในเรองการใชระบบอยางตอเนอง ม ระบบการบร หารจ ดการเอกสารเวชระเบ ยนท ม ประส ทธ ภาพ 12

14/11/57 แผนท จะพ ฒนาต อเน องต อไป พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน OPD Card ท ขาดการต ดต อ 5 ป พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน IPD Card 1 ป อย างต อเน อง พ ฒนาให เก ดระบบการสแกน ใ OPD Card แบบ Realtime นว ตกรรมท ได จากการด าเน นโครงการ เก ดระบบการบร หารจ ดการเวชระเบ ยนผ านระบบ Network ค ณสมบตของระบบ เป นระบบในการจ ดเก บเอกสารเวชระเบ ยน ท ง OPD และ IPD สามารถเร ยกด ภาพเอกสารผ านระบบ Network ได ม ระบบย ม /ค น เวชระเบ ยนอ เลคทรอน กส สามารถด ภาพเวชระเบ ยนในร ปแบบ Online ได รายงานสถ ต การใช งานได 13

แผนการต ดตามเฝ าระว ง ทบทวนข นตอนการปฏ บ ต งานก บเจ าหน าท อย างสม าเสมอ เพ อไม ให เก ดการละเลยการปฏ บ ต งาน และ หาแนวทางพ ฒนางานเป นระยะๆ เพ อให ผลงานสมบ รณ ย งข น จ ดเก บสถ ต ข อม ลท กเด อน แล วน าข อม ลท ได มาประช มร วมก น ภายในหน วยงาน ผลจากการต ดตามเฝ าระว ง ได ร บรายงานข อม ลประจ าเด อน ม การน าผลล พธ ท ได มาหาว ธ การ ปร บปร งให ได ผลงานในปร มาณท เพ มข น สร ปจ ดท าเป นมาตรฐานการปฏ บ ต งาน เร อง การบร การเวชระเบ ยนผ ป วยในด วยระบบ EMR (กล มผ ป วย Walk in) ก จกรรม CQI จะท าต อไปในอนาคต **ลดอ ตราการออกใบแทนของ เวชระเบ ยนผ ป วยนอก** 14