Eff.. Date. Page. 1 Of 14 1. ว ตถ ประสงค เพ ออธ บายกระบวนการใน ต งแต การเตร ยม ว ธ เอกสารท ต องใช ประกอบ ข นตอนต าง ๆ ท จาเป น ครอบคล มท งภายในและภายนอกองค กร 2. ขอบเขต ครอบคล มในส วนของการจ ดเตร ยม แต ไม รวมถ งการแก ไข และว เคราะห ข อม ลและกรณ ท ล กค าไม สามารถ ปฏ บ ต ตามแผนงานได 3. น ยาม On Site ค อ อบรมและแนะนาว ธ การใช โปรแกรมให ก บล กค าโดยใช สถานท อบรม ท บร ษ ทล กค า Implementer จะต องออกไปปฏ บ ต งานนอกสถานท (Implement/Training) ตามเง อนไข On Site In House ค อ อบรมและแนะนาว ธ การใช โปรแกรมให ก บล กค าโดยใช สถานท ของบร ษ ท โปรซอฟท คอมเทค จาก ด Implementer จะต องทาและแนะนา (Implement/Training) ตามเง อนไข In House 4. 4.1 กรณ On Site ค อ อบรมและแนะนาว ธ การใช โปรแกรมให ก บล กค าโดยใช สถานท อบรม ท บร ษ ทล กค า Implementer จะต องออกไปปฏ บ ต งานนอกสถานท (Implement/Training) ตามเง อนไข On Site ได ร บ Business Information จากแผนก SL MGR.IM Assign Business Information ใหเจ าหน าท Implement เจ าหน าท Implement โทร แนะนาต ว ภายใน 1-2 ว น บ นท กข อม ลการโทรใน Prosoft CRM (FR-GN-020)
Eff.. Date. Page. 2 Of 14 ส ง Project Plan และ หน งส อส งต ว ให ล กค าเพ อ น ดว น IM (FR-IM-003) ตรวจสอบเง อนไขการเก บ เง น ก อนการเข า IM คร งท 1 เข า Implement คร งท 1 เพ อ Get Requirement และ แนะนาการโอนข อม ล (WI-IM-001) ทาจดหมายแจ งเหต ผลท ไม ใหเข า Implement ให ล กค าเซ นต ร บทราบ (FR-GN-006) ต ดตามการส งไฟล โอน ข อม ล หากล กค าไม ส งภายใน 1 เด อน ทาจดหมาย เต อนคร งท 1 (FR-GN-001) หากส งจดหมายเต อนแล วย ง ไม ส งตามกาหนดทาจดหมาย ต ดส ทธ การโอนข อม ลฟร (FR-GN-002) Implement ตาม Plan
Eff.. Date. Page. 3 Of 14 ข นตอนการทางานของท ม Implement 1.ข นตอนการทางานของเจ าหน าท Improvement Process No. Process Name Define 1 Introduce & Get Requirement แนะนาต วและแจ งรายละเอ ยดข นตอนการทางาน 2 Training & Implement แนะนาการใช งานโปรแกรมและวางระบบ 3 Workshop & Practice ปฏ บ ต งานจร งและทาแบบทดสอบ 4 Closing Process ตรวจสอบและสร ปการใช งานแต ละระบบ และแต ละข นตอนจะม Work in Process หร อกาหนด Plan Implement Process เพ อจ ดว ธ การ Implement ในแต ละข นตอน ซ งจะ จ ดสรรจานวนว นตามแต ละ Product ท ง Product กล ม Accounting และกล ม HRMI 1.1 เจ าหน าท ต องเตร ยม Database เร มต นและแบบฟอร มเพ อให ก บล กค าพร อมใช งาน 1.2 เจ าหน าท ต องทาแบบทดสอบเพ อประเม น User ส งผ ม อานาจของล กค าประเม นการข นระบบ 1.3 หล งจากให บร การในแต ละคร งต องสร ปการให บร การในแต ละคร งเพ อให ล กค าและผ เก ยวข องทราบสถานะงาน 1.4 หล งจากการเข าปฏ บ ต งานแต ละคร งให ทาสร ปส ง mail ท ร บเร องนากล บมาแก ไขส งให ก บล กค าและผ เก ยวข องทราบท ก คร ง หากกรณ ท ไม สามารถสร ปส ง mail ได หร อต องปฏ บ ต งานต ดต อก นให โทรแจ งผลความค บหน าก บล กค าแทนก อน 1.5 ในการทาสร ปส ง mail หากได ร บกาหนดส งงาน Due, ส งงาน จะต องสร ปแต ละสถานะงานให ล กค าและผ เก ยวข องทราบ ท กคร ง (เอกสารสร ปป ญหาการใช งาน) (FR-IM-009) 2. การเตร ยมเอกสารประกอบในการให บร การของเจ าหน าท เอกสารประกอบการ Implement คร งท 1 (Introduce & Get Requirement ) 1.หน งส อส งต ว (FR-IM-002) 2.Project Plan (เอกสาร Improvement Process ใบปะหน า แลรายละเอ ยด) (FR-IM-003) 3.ข อม ลการทางาน และ Requirement / ฟอร มเก บข อม ล Requirement (FR-IM-004) 4. Check List (FR-IM-012) 5.ใบปฏ บ ต งาน (FR-IM-016) 6.ใบรายช อผ เข าอบรม (FR-IM-006) คร งท 2 ก อนคร งส ดท าย ( Training & Implement, Workshop & Practice ) 1.ใบปฏ บ ต งาน (FR-IM-016) 2.ใบรายช อผ เข าอบรม (FR-IM-006) 3.Check List Work Shop (แยกตาม ระบบท ใช งานจร ง) (FR-IM-010) คร งส ดท าย ( Closing Process ) 1.ใบปฏ บ ต งาน (FR-IM-016) 2.ใบรายช อผ เข าอบรม (FR-IM- 006) 3.ใบป ด Job (FR-IM-007) 4.เอกสารสร ป Flow การใช งาน โปรแกรมประจาบร ษ ท (FR-IM- 009) 5. แบบสร ปฟอร ม (FR-IM-011) 6. แบบสารวจการทางาน (FR-IM- 004)
Eff.. Date. Page. 4 Of 14 ส งท ต องจ ดทาให ก บล กค าก อนป ด Job Implement ม ด งน 1. จ ดทาร ปแบบงบการเง นกาไรขาดท น, งบด ลและงบต นขาย เพ อสามารถ Import เข าข อม ลจร งและแนะนาล กค าแก ไขปร บเปล ยน เพ อให ออกงบการเง นได เร ว 2. จ ดทาเอกสาร User Manual เพ อแนะนาข อม ลท จาเป นต องกาหนด และเป นการเน นย าการกาหนดข อม ลค าเร มต นในก ารใช งาน ได อย างถ กต อง และเพ มประส ทธ ภาพ 5. ว เคราะห และแก ไขป ญหา เม อ Implementer ทาการ Implement / Training แล วพบป ญหา หร อคาร องขอจากล กค า ให Implementerว เคราะห และแก ไขป ญหาตามแต ละกรณ โดยปฏ บ ต ตามเร องท เก ยวข องด งน 5.1 การ Set Form 5.1 การ Set Form 5.2 การโอนข อม ลเร มต น 5.3 การแจ ง Bug หร อ RFC 5.4 เร องอ น ๆ ท เก ยวข องก บการใช โปรแกรม หากล กค าต องการ Set Form ให Implementer จ ดเก บรายละเอ ยดฟอร มท ล กค าต องการใช และกล บมา จ ดทาเอกสาร Request Job และ Job Form Requirement Spec. โดยปฏ บ ต ตามข นตอน (WI-IM-004) ซ งถ าเป นล กค า On Site จะนาเอกสารไปให ล กค าเซ นร บทราบพร อมก บการเข า Implement แต ถ าเป นกรณ In House ให ทาการส งแฟ กซ เอกสารไปให ล กค าเซ นร บทราบ 5.2 การโอนข อม ล, ค าเร มต น (WI-IM-004) 5.3 การแจ ง Bug หร อ RFC หากล กค าต องการโอนข อม ล ให Implementer จ ดทา Request Job โดยปฏ บ ต ตามข นตอน หากล กค าแจ งป ญหาเก ยวก บ Bug หร อ RFC ให Implementer ทาการแจ ง Bug หร อ RFC ใน Change Request Form และจ ดทาเอกสารสร ปป ญหาการใช งาน (FR-IM-009) 5.4 เร องอ น ๆ ท เก ยวข องก บการใช โปรแกรม ให Implementer ทาการว เคราะห และแก ไขป ญหาตามกรณ ท ล กค าแจ งมา หากไม สามารถดาเน นการ แก ป ญหาได ให แจ งไปย ง MGR.IM เพ อทาการประสานงานไปย งหน วยงานท เก ยวข อง หล งจากท ม การแจ งไปย งผ ท เก ยวข องแล ว Implementer ต องทาการต ดตามผลการแก ป ญหาและแจ งให ล กค าร บทราบแนวทางในการแก ไขป ญหาด งกล าวด วย
Eff.. Date. Page. 5 Of 14 4.1 กรณ In House ค อ อบรมและแนะนาว ธ การใช โปรแกรมให ก บล กค าโดยใช สถานท ของบร ษ ท โปรซอฟท คอมเทค จาก ด Implementer จะต องทาและแนะนา (Implement/Training) ตามเง อนไข In House ข นตอนการทางาน In House 4.1.1 ข นตอนการแนะนาการจองอบรม ล กค าสามารถด รายละเอ ยดได จากเว บไซค ของโปรซอฟท โดยท ล กค าเป นผ ทาการจองอบรมเอง ซ งม ข นตอน การบ นท กการจองอบรมด งน 1.1 เข าไปท ระบบการจองอบรม ท http://www.prosoft.co.th 1.2 เล อกห วข อ จะปรากฎหน าจอด งน ใส Username และ Password กรณ ท เคยสม ครสมาช กแล ว แต ถ าย งไม ม Username และ password ให ทาการสม ครสมาช กก อน 1.3 Click ท เพ อเข าโปรแกรมจะปรากฎหน าจอต อนร บด งน
Eff.. Date. Page. 6 Of 14 1.4 หล งจากท เข าโปรแกรมแล ว สามารถทาการจองอบรมแต ละโปรแกรมได โดยคล กท ด านล างของโปรแกรมท ต องการจองอบรม หร อถ าต องการเอกสาร ประกอบ สามารถด รายละเอ ยดได ท 1.6 หล งจากท ทาการจองอบรมโปรแกรมแล ว จะปรากฎหน าจอของ Course ให ทาการเล อก ด งน 1.7 เม อเล อก Course ท จะอบรมได แล ว จะปรากฎหน าจอให ย นย น ด งน หากต องการย นย นให กดป มตกลง หร อถ าไม ต องการให กด ยกเล ก
Eff.. Date. Page. 7 Of 14 1.8 หล งจากย นย นแล ว จะแสดงหน าจอย นย นอ กคร ง ซ งข นตอนน ถ อว าส นส ดการจอง อบรม และทางล กค าจะต องพ มพ ใบย นย นมาแสดงเวลาเข าอบรม หากล กค าไม ได นามาด วย ในว นท ทา ทางเจ าหน าท Implementer สามารถตรวจสอบได จากเว บจองอบรมตาม Course ท ล กค าจอง
Eff.. Date. Page. 8 Of 14 4.1.2 จ ดทา Course อบรมเพ อนาข น Web Implementer ผ ร บผ ดชอบจะจ ดทาตาราง Course ในเด อนถ ดไปโดยจะจ ดทาคอร สอบรมพร อม Update on web ภายในว นท 5 ของเด อนถ ดไป โดยม ข นตอนด งน 1. จ ดทาตาราง In House (FR-IM-010) 2. ส งใหเจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบในแต ละ Course ร บทราบและลงช อ โดยส งใหเจ าหน าท ผ สอน และ CC BU Manager 3. Update On Web Prosoft ล วงหน า 1 เด อน ม ข นตอนด งน 1.1 เข าไปท ระบบการจองอบรม ท http://www.prosoft.co.th 1.2 เล อกห วข อ จะปรากฎหน าจอด งน 1.3 Click ท เจ าหน าท ใส Username และ Password Click ท
Eff.. Date. Page. 9 Of 14 1.4 Click เล อกโปรแกรมท ต องการเพ ม Course 1.5 Click New เพ อเพ ม Course 4.1.3 จ ดทาปฏ ท นน ดหมาย Implementer ผ ร บผ ดชอบในแต ละ Course จ ดทาปฏ ท นน ดหมายซ งม ข นตอนด งน 1. เข าไปท โปรแกรม CRM 2. ใส User name และ Password ของพน กงานท ต องการเข าโปรแกรม
Eff.. Date. Page. 10 Of 14 3. เล อก Database ของบร ษ ท โปรซอฟท ฯ ท ใช งานอย ป จจ บ น 4. เข าไปท เมน Activity Appointment บ นท กรายละเอ ยดด งร ป 5. Tab Require ใหระบ ห อง TC ท จอง 6. บ นท กรายการ
Eff.. Date. Page. 11 Of 14 4.1.4 จ ดทาใบรายช อผ เข าอบรม Implementer ผ ร บผ ดชอบในแต ละ Course จ ดทาใบรายช อผ เข าอบรม เพ อส งให MGR. เซ นต อน ม ต ก อนการ อบรม 2 ว น ซ งม ข นตอนด งน 1. เข าไปท ระบบการจองอบรม ท http://www.prosoft.co.th 2. เล อกห วข อ จะปรากฎหน าจอด งน 3. Click ท เจ าหน าท เพ อ Log in 4. ระบ Username และ Password 5. จะปรากฎรายละเอ ยดคอร สอบรม โดยเล อกท ฟอร มรายช อผ เข าอบรม
Eff.. Date. Page. 12 Of 14 6. จะปรากฎฟอร มรายช อผ เข าอบรมด งร ป 7. ตรวจสอบรห ส MA โดยใส ท ช องหมายเหต ของฟอร ม แต ถ าในกรณ ท ล กค าย งไม ได ซ อโปรแกรม ใหระบ ข อความว า ย งไม ได ซ อโปรแกรม และระบ ช อพน กงานขาย : ว นแรกของ 4.1.5 อบรมโปรแกรม Implementer ทาโปรแกรมตามท ได ร บมอบหมาย ตามข นตอนด งน 1. เตร ยมการก อนเร มอบรม เวลา 08.15 09.00 น. เจ าหน าท ทาการต อนร บล กค าท เข าอบรม โดยม ข นตอนด งน - จ ดเตร ยมใบรายช อ และปากกา สาหร บล กค าในลงทะเบ ยนอบรม - รอต อนร บหน าห อง TC1 - ร บลงทะเบ ยนล กค าท มาร บ แนะนาให ล กค าตรวจสอบช อ ภาษาอ งกฤษให ถ กต อง เพ อนาไปออกใบร บรองผล ( Certificate ) - แนะนาให ล กค าเข าอบรมตามห องท จ ดไว ให 2. แนะนาประว ต และผลงานของบร ษ ท เวลา 09.00 09.30 น. Implementer ทาการเป ด File Present เก ยวก บประว ต คณะผ บร หาร ส นค าและบร การ ผลงานและรางว ล รวมถ งแผนงานในอนาคต และตารางให ล กค าทราบ (ซ งจะเป ดเฉพาะว นแรกของ เท าน น) หล งจากท ล กค าเข าห องแล วให ผ ช วยว ทยากร ป ดท ว และแอร หน าห อง
Eff.. Date. Page. 13 Of 14 3. ดาเน นตามตาราง หล งจากท ส นส ดการนาเสนอ File Present บร ษ ทฯ Implementer ดาเน น ด งน 1. เวลา 09.00 12.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง 2. ระหว างช วงพ กท านอาหารกลางว น ให ป ดแอร ป ดไฟ ป ด Projector และพ กหน า จอคอมพ วเตอร ท กเคร อง 3. เวลา 13.00 16.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง 4. ประเม นผล หล งจากทาเสร จในแต ละว นแล ว Implementer จะทาการประเม นผลความเข าใจของล กค า โดยให ล กค าทา Workshop คร งท 1 โดยม การให คาปร กษาระหว างทาแบบทดสอบ เม อล กค าทา Workshop เสร จแล ว ใหเก บ เอกสาร และ ป ดเคร องคอมพ วเตอร ให อย ในสภาพเร ยบร อย : ว นท 2 ของ หล งจากล กค าลงทะเบ ยนแล ว Implementer ดาเน น ซ งม ข นตอนด งน 1. เวลา 09.00 12.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง 2. เวลา 13.00 16.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง หล งจากอบรมเสร จ Implementer ดาเน นการด งน - จ ดเตร ยม Workshop คร งท 2 และให คาปร กษาระหว างทาแบบทดสอบ - จ ดเก บเอกสาร และ ป ดเคร องคอมพ วเตอร หล งจากล กค าทา Workshop เสร จ เร ยบร อยแล ว : ว นท 3 ของ หล งจากล กค าลงทะเบ ยนแล ว Implementer ดาเน น ซ งม ข นตอนด งน 1. เวลา 09.00 12.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง 2. เวลา 13.00 16.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง หล งจากอบรมเสร จ Implementer ดาเน นการด งน - จ ดเตร ยม Workshop คร งท 3 และให คาปร กษาระหว างทา Workshop - จ ดเก บเอกสาร และ ป ดเคร องคอมพ วเตอร หล งจากล กค าทา Workshop เสร จ เร ยบร อยแล ว : ว นท 4 ของ หล งจากล กค าลงทะเบ ยนแล ว Implementer ดาเน น ซ งม ข นตอนด งน 1. เวลา 09.00 12.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง 2. เวลา 13.00 16.00 น. Implementer ดาเน นตามตาราง หล งจากอบรมเสร จ Implementer ดาเน นการด งน - ให ล กค าทาข อสอบโปรแกรมท เข าอบรม ซ งเม อทาเสร จแล วให Implementer จดคะแนนท ล กค าทาได เพ อนาไปจ ดทา เอกสารป ด Job ส ง SP - ให ล กค าทาแบบประเม นผล (FR-IM-008) เพ อนาไปจ ดทาสร ปผล (FR-IM-009) 3. หล งจากท ล กค าจ ดทาข อสอบเสร จเร ยบร อยแล ว จะม พ ธ การมอบใบ Certificate โดย Implement Manager และถ ายร ปร วมก บว ทยากร โดยม ข นตอนการจ ดทาใบ Certificate ตามเอกสาร (FR-GN-008) หมายเหต 1. เอกสารท ป ด Job In House ส งแผนก SP ม ด งน - ใบป ด In House (FR-IM-018) - ใบรายช อผ เข าอบรม(FR-IM-006) - แบบสร ปผล (FR-IM-009) - แบบประเม นผล (FR-IM-008) 2. สาหร บแบบทดสอบ (Workshop ) แบบประเม นหล ง และแบบประเม นความพ งพอใจ ทางแผนก Implement จ ดเตร ยมใน ช นวางเอกสารตามว นท ทา(หน าต เอกสารของแผนกImplement)
Eff.. Date. Page. 14 Of 14 2. ตรวจสอบจานวนแบบทดสอบ (Workshop) แบบประเม นหล ง และแบบประเม นความพ งพอใจ ว าม เพ ยงพอก บจานวนของล กค าในหร อไม