DASAR PEMBANGUNAN KOLEKSI

DASAR PEMBANGUNAN KOLEKSI 1. PENDAHULUAN Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi (BPK) diwujudkan dengan mengikut garis panduan Dasar Pembangunan Koleksi untuk menilai, memantap, mengukuh dan menguruskan koleksi perpustakaan. Dasar ini akan digunakan untuk keseragaman di antara individu yang diberi tanggungjawab di bahagian ini untuk menilai, memantap, mengukuh dan membuat cadangan perolehan bahan melalui bahagian perolehan perpustakaan. Dalam proses menentukan pertumbuhan koleksi yang sistematik demi mencapai matlamat asal BPK, polisi di bahagian ini akan disemak dari masa ke semasa agar selaras dengan program dan keperluan universiti. 2. TUJUAN Tujuan BPK diwujudkan untuk memantap dan mengukuhkan koleksi dengan menyokong dari segi penyediaan koleksi dan maklumat kepada program akademik di universiti ini. Sejajar dengan proses penyebaran maklumat, BPK wajar menyediakan koleksi yang berkualiti untuk dinikmati oleh pelanggan. 3. SKOP Dasar ini merupakan dasar umum kajian, penilaian dan cadangan ke atas bahan koleksi perpustakaan. Ia merangkumi bahan cetak dan bukan cetak. 4. MISI Untuk menyediakan koleksi perpustakaan yang lengkap, sempurna dan terkini yang dapat membantu memberi maklumat dan menyokong proses pengajaran pembelajaran dan penyelidikan di Universiti Pendidikan Sultan Idris. 1

5. DASAR UTAMA PEMBANGUNAN KOLEKSI Dasar utama BPK ialah melakukan kajian, penilaian dan cadangan koleksi perpustakaan dengan pertumbuhan koleksi sekurang-kurangnya yang setara atau cepat dari masa ke semasa. 6. KANDUNGAN KOLEKSI Kandungan koleksi yang diambilkira dalam proses penilaian dan pengukuhan adalah bahan cetak dan bahan bukan cetak 7. DEFINISI Bahan Cetak Bahan yang dikeluarkan dalam bentuk cetak sama ada salinan fotokopi yang terang, merangkumi semua bahan monograf yang terdiri daripada buku atau terbitan berkala dan tidak berkala, terbitan bersiri dan sumber media seperti peta, poster, carta, risalah, brosur, pamplet, gambar, lukisan dan kertas muzik. 1 7.2 Bahan Bukan Cetak Bahan bukan cetak iaitu gabungan bahan multimedia yang terdiri daripada transparensi, slaid, filem gelung, strip, cakera liut, cakera padat, pita, video, pita audio dan pangkalan data atas talian. Proses ini disokong oleh projektor, pemain cakera, pita, komputer dan perisian program semasa proses penggunaannya. 2 1 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,98 2 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 452. 2

7.3 Memantapkan Koleksi Bermaksud menambahkan koleksi dalam bidang yang sedia ada. 3 7.4 Mengukuhkan Koleksi Meneguhkan atau menjadikan lebih kukuh koleksi koleksi yang berkaitan program yang ditawarkan di universiti. 4 7.5 Berkualiti 7.5.1 Isi kandungan bahan berkaitan dengan silibus atau kursus yang ditawarkan 7.5.2 Senarai bahan yang dicadangkan oleh penyelaras dan pensyarah 7.5.3 Bahan digunakan oleh pengguna 7.5.4 Keadaan bahan yang sempurna dan bermutu 5 7.6 Lengkap Koleksi yang meliputi semua bidang program dan pengetahuan am. 6 7.7 Terkini 7.7.7 Koleksi yang diterbitkan pada tahun terkini dan 5 tahun terkebelakang 7.7.2 Menyediakan bahan yang mengandungi maklumat yang diperkatakan umum. 7.7.3 Yang paling kini, terbaru. 7 3 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,290 4 Ibid., 290. 5 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 576. 6 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,923 7 Ibid., 792. 3

8. OBJEKTIF 8.1 Mengenalpasti kekukuhan koleksi dalam bidang-bidang yang relevan untuk menyokong keperluan rujukan, penyelidikan dan pembelajaran 8.2 Menyediakan maklumat koleksi yang terkini setara dengan perkembangan teknologi maklumat. 8.3 Mengkaji keperluan pelanggan dari segi keperluan koleksi 8.4 Memantapkan koleksi yangs sedia ada. 9. TANGGUNGJAWAB 9.1 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat cadangan untuk perolehan bahan. 9.2 Pustakawan Bahagian Perolehan (BPO) bertanggungjawab menilai bahan untuk dibeli. 9.3 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat penilaian koleksi yang sedia ada. 9.4 Pustakawan BPK bertanggungjawab untuk mengkaji, mengawal dan menyelenggara bahan supaya pertumbuhan bahan sentiasa meningkat 10. STRATEGI Pembangunan koleksi dilakukan dengan cara membuat kajian melalui:- 10.1 Kaedah soal selidik pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang disediakan. 10.2 Membuat kajian dengan cara menilai hasil lawatan, kursus, seminar, latihan yang dihadiri. 10.3 Membuat kajian pengukuhan koleksi dengan membuat perbandingan nisbah pelajar dengan jumlah koleksi yang disediakan. 4

10.4 Menilai statistik rujukan pelanggan di perpustakaan. 10.5 Membuat pengesanan bahan untuk memantapkan koleksi yang sedia ada. 11. TAHAP KOLEKSI Ahli profesional perpustakaan perlu meneliti dan menilai bidang yang bersesuaian dengan program dan kursus yang ditawarkan di UPSI. Penilaian terhadap koleksi hendaklah dibuat semasa menentukan tahap koleksi sekarang dan masa akan datang. Garis panduan ini yang diubahsuai dari Library of Congress boleh digunapakai dalam membangunkan koleksi perpustakaan. Definisi umum tahap koleksi adalah seperti berikut: 11.1 Comprehensive level a) Koleksi idaman perpustakaan iaitu yang merangkumi semua karya yang berkaitan dengan bidang perkara. 11.2 Research level a) Koleksi yang merangkumi bahan terbitan lama yang diperlukan untuk penulisan disertasi dan penyelidikan bebas. b) Bahan laporan, penemuan baru, keputusan eksperimen saintifik dan maklumat lain yang berguna untuk penyelidikan seperti karya rujukan utama, bahan monograf yang meluas, bahan terbitan bersiri yang menyeluruh, serta perkhidmatan indeks dan abstrak dalam sesuatu bidang berkenaan. 11.3 Study level a) Koleksi karya yang membantu kursus/program yang ditawarkan seperti buku, karya penulis untuk subjek berkaitan, karya penulis-penulis lain, jurnal yang berkaitan, bahan rujukan dan bibliografi yang berkaitan. 5

11.4 Basic level a) Koleksi terkini seperti kamus subjek utama, ensiklopedia, bibliografi dan jurnal. 11.5 Minimal level a) Bidang matapelajaran di mana pemilihan akan dibuat melebihi karya asas. 12. GARIS PIAWAIAN 12.1 Perpustakaan akan menggunapakai garis piawaian berikut: 12.1.1 Untuk membangunkan koleksi yang membantu kurikulum dan ko-kurikulum kursus/program di UPSI 12.1.2 Memastikan sekurang-kurangnya 80% judul yang dicadangkan dalam senarai rujukan ada di perpustakaan. Daripada senarai tersebut sekurang-kurangnya 3 naskah bahan akan dibeli untuk 100 full time equivalent (FTE) student atau mana yang bersesuaian. 12.1.3 Memastikan perolehan judul-judul lain yang lebih meluas yang bersangkutan dengan pengajaran dan pembelajaran kursus/program akademik 12.1.4 Cuba untuk memperolehi format bahan yang berbagai berdasarkan kursus/program yang ditawarkan. 12.1.5 Menyediakan kemudahan secara dalaman atau dari sumber luar untuk aktiviti baikpulih dan pemuliharaan bahan. 12.1.5 Memastikan jumlah bahan adalah sesuai dengan jumlah pelajar dan saiz kursus/program yang ditawarkan. Untuk pengguna yang melebihi 1,000 FTE jumlah asas koleksi ialah sebanyak 85,000 naskah. 12.1.6 Cuba untuk mencapai pertumbuhan sekurang-kurangnya sebanyak 5% setiap tahun sekiranya jumlah koleksi berada pada tahap kurang dari tahap asas yang 6

dicadangkan iaitu 40,000 naskah untuk 1,000 orang pelajar. 12.2 Formula Piawaian 12.2.1 Untuk mencapai keperluan tersebut di atas, satu formula yang didasarkan kepada piawaian oleh Association of College Libraries (ACRL) American Library Association (ALA) akan digunakan. Bahan Bercetak Koleksi asas 85,000 naskah Untuk setiap ahli fakulti 100 naskah Untuk setiap pelajar sepenuh masa 15 naskah Untuk setiap program major/minor (ijazah) 350 naskah Untuk setiap program pasca siswazah (MA shj.) 6,000 naskah Untuk setiap program pasca siswazah (MA dan PhD.) 3,000 naskah Untuk keperluan tahun ke 6 (ijazah) 6,000 naskah Untuk setiap bidang kedoktoran 25,000 naskah Angka tersebut di atas hendaklah dikira secara menyeluruh. Satu naskah dianggap sebagai satu unit secara fizikal yang telah dicetak atau diterbitkan semula secara bertaip atau tulis tangan, terkandung dalam satu jilidan atau folio, berkulit keras atau tidak, telah dikatalog, dikelaskan atau dihitung secara hitung panjang atau berdasarkan jumlah gelung yang ada. Bahan Multimedia Bahan multimedia termasuk pita audio dan video akan dikira sebagai 1 1. Filem gelung, perisian komputer, peta akan dikira sebagai 1 1 manakala slaid dikira sebagai 1 50. 7

13. KRITERIA UMUM PENILAIAN BAHAN Kriteria yang akan dipakai oleh pustakawan BPK sewaktu menilai sesuatu bahan adalah seperti berikut: 13.1 Kesesuaian bahan dengan kegunaan pelajar, pensyarah dan kakitangan 13.2 Kesesuaian bahan dengan keperluan penyelidikan pelajar, pensyarah dan kakitangan 13.3 Kesesuaian mengikut program atau kursus yang akan ditawarkan 13.4 Kekuatan atau kelemahan koleksi dalam sesuatu bidang / subjek 13.5 Tahap kualiti yang tinggi pada kandungan, format dan nilai kesusasteraan 13.6 Kekukuhan bahan dari segi penggunaan pengguna 13.7 Kekukuhan bahan dari segi pemilikan koleksi 13.8 Kekinian dan kesesuaian bahan dari segi masa 13.9 Mengambil kira adanya bahan di perpustakaan lain sekiranya bahan tersebut amat mahal dan bahan terlalu khusus dalam sesuatu bidang 13.10 Mengambil kira koleksi yang dibina di perpustakaan lain 14. KRITERIA PENILAIAN DAN PENYEMAKAN BAHAN 14.1 Piawaian yang digunakan Penilaian dan penyemakan semua bahan adalah diubahsuai daripada piawai yang digunakan oleh American Library Association (ALA) dan Association of College Libraries (ACL). Ia akan digunapakai dalam mengenalpasti tahap koleksi sedia ada dan kesesuaiannya dengan bidang subjek dan aktiviti koleksi semasa. 8

14.2 Maklumbalas dari pelanggan Untuk mendapat input yang baik dan berkesan, pustakawan BPK boleh mendapat pandangan dari kakitangan akademik serta pelanggan perpustakaan untuk mencadangkan bahan yang perlu ada di perpustakaan. 14.3 Sumber rujukan Oleh kerana perpustakaan jarang dapat memeriksa dan menilai bahan sebagaimana yang diinginkan, peralatan lain seperti Global Books in Print, bibliografi, pangkalan data atas talian, katalog penerbit, indeks, senarai perolehan dan ulasan buku akan digunapakai bagi menilai sesuatu judul. 15. PENILAIAN KOLEKSI Untuk memantapkan koleksi perpustakaan, pustakawan BPK hendaklah melakukan penilaian berdasarkan: 15.1 Kajian terhadap program universiti 15.1.1 Pustakawan BPK hendaklah sentiasa mengambil tahu dan peka terhadap sebarang program yang akan ditawarkan oleh universiti dari masa ke semasa. 15.1.2 Pustakawan BPK perlu mempunyai hubungan yang rapat dengan setiap fakulti untuk mengetahui perkembangan kurikulum pada setiap fakulti. 15.2 Kajian keperluan pengguna 15.2.1 Pustakawan BPK hendaklah membuat kajian atau tinjauan terhadap pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang diperlukan oleh mereka. 15.2.2 Tinjauan atau kajian boleh diadakan melalui cara mengedarkan borang soal selidik, temuramah, temubual, 9

pemerhatian, menyediakan peti cadangan dan penyelidikan. 15.2.3 Kajian keperluan pengguna perlu diadakan sekurangkurangnya dua kali setahun atau lebih kerap. Laporan hendaklah dikeluarkan setiap kali kajian dijalankan. 15.3 Cadangan pelanggan 15.3.1 Pustakawan BPK perlu mendapat tindakbalas dari pelanggan sama ada secara manual atau atas talian. 15.3.2 Pustakawan BPK hendaklah mengambil tindakan yang cepat sekiranya cadangan yang dikeluarkan oleh pelanggan adalah mustahak atau bersesuaian dengan keadaan. 15.3.3 Untuk memudahkan lagi mendapat cadangan dari pelanggan, perpustakaan hendaklah memaklumkan dan menyediakan ruangan cadangan secara atas talian bagi memudahkan pelanggan menghantar cadangan. 15.4 Tinjauan koleksi sedia ada 15.4.1 Pustakawan BPK hendaklah memperuntukkan masa untuk meninjau koleksi yang sedia ada untuk memantapkan lagi perpustakaan. 15.4.2 Pustakawan perlu mempunyai data atau statistik bahan yang ada dalam koleksi. 15.4.3 Pembahagian jumlah koleksi bagi setiap program juga perlu diambilkira untuk mengkaji kekukuhan koleksi. Pustakawan perlu mempunyai statistik jumlah koleksi mengikut program dengan nisbah pelajar bagi program berkenaan. Pustakawan perlu mendapatkan statistik jumlah pelajar mengikut program dari bahagian akademik. 10

15.4.4 Selain itu, penggunaan bahan koleksi perlu disemak untuk mengetahui sejauh mana koleksi perpustakaan digunakan. 15.5 Permohonan pengguna ke pusat sumber atau perpustakaan lain 15.5.1 Permohonan untuk membuat rujukan di tempat lain perlu diambil kira. 15.5.2 Kajian hendaklah dilakukan dengan mengedarkan borang soalselidik. 16. AKTIVITI PENGURUSAN KOLEKSI Aktiviti pengurusan koleksi adalah:- 16.1 Penyemakan Stok 16.1.1 Tujuan Memastikan keadaan koleksi berada dalam keadaan yang sempurna dan tidak mengalami cacat fizikal. 16.1.2 Pelaksanaan penyemakan stok Dilakukan setiap cuti semester Dilakukan oleh BPK 16.1.3 Kriteria Bahan rosak ringan dan bahan rosak berat.(rujuk AK baikpulih bahan) 16.2 Pengambilan Stok 16.2.1 Tujuan Mengira jumlah koleksi di atas rak Mengira jumlah koleksi mengikut bidang Mengetahui jumlah koleksi yang hilang Mengetahui kekerapan pinjaman bahan Mengetahui kekinian koleksi 11

16.2.2 Pelaksanaan pengiraan stok Dilakukan setiap 5 tahun sekali Dilakukan semasa cuti semester 16.2.3 Kriteria Koleksi di atas rak Buku di bilik stek Koleksi monograf, koleksi sumber media dan koleksi terbitan bersiri. 16.3 Hapus Kira Bahan 16.3.1 Tujuan Mengeluarkan buku yang tidak sesuai diletakkan di atas rak untuk proses pelupusan 16.3.2 Pelaksanaan hapus kira bahan Dilakukan sekurang-kurangnya 2 tahun sekali. 16.3.3 Kriteria Bahan koleksi yang jarang atau tidak digunakan Bahan rosak yang masih boleh digunakan tetapi kos pembaikan lebih tinggi dari kos gentian Kebanyakan mukasurat bahan telah hilang dan sukar untuk mendapatkan naskah lain untuk salinan gentian. 16.4 Pilih buang 16.4.1 Tujuan Memilih dan mengeluarkan dari penggunaan Penilaian semula bahan secara berkala hendaklah dilaksanakan setiap dua tahun. Bahan- bahan yang akan dipilihbuang dan dihapuskira termasuklah bahan yang sudah tidak lagi berkaitan dari segi isi kandungan dan fakta, edisi lama, set yang tidak mencukupi, jurnal- jurnal yang tidak lengkap dan tidak diindeks, bahan yang jumlahnya banyak serta bahan yang sudah rosak teruk. 12

Prosedur Prosedur pilihbuang hendaklah mengikut kriteria dalam dasar pelupusan. Lain- lain kriteria yang digunakan sewaktu penilaian semula ialah kriteria - kriteria yang dinyatakan dalam kriteria umum penilaian di atas. Penekanan kepada faktor masa dan kekinian hendaklah diutamakan. Sekiranya terdapat keraguan, maklumbalas dari kakitangan akademik hendaklah diberikan perhatian sebelum sesuatu keputusan diambil. Walau bagaimanapun Pustakawan Bahagian Pembangunan Koleksi mempunyai hak untuk membuat keputusan muktamad. 16.5 Jilid bahan Tujuan Semua koleksi perpustakaan yang mempunyai frekuansi akan dijilid supaya klien mudah merujuk kepada isu terkebelakang. Bahan-bahan perpustakaan yang akan dijilid adalah bahan terbitan bersiri, keratan akhbar, kertas peperiksaan, kertas seminar dan kertas laporan. Prosedur Proses penjilidan adalah mengikut peraturan penjilidan dengan mengisi borang penjilidan yang disediakan. Tempoh menjilid bahan mestilah tidak melebihi dari sebulan. Proses penjilidan bahan akan dilakukan pada masa cuti semester untuk mengelakkan bahan yang dikehendaki tidak dapat diperolehi oleh klien. Peraturan Semua bahan yang dijilid hendaklah menggunakan kulit tebal dari jenis violin atau vakrum untuk mendapat kualiti yang baik. Tulisan pada bahan jilid hendaklah bertinta emas supaya senang dibaca dan kemas. Setiap isu 13

atau frekuansi yang dijilid hendaklah tidak melebihi 5 inci tebal. Tulisan pada tulang belakang jilidan hendaklah standard pada setiap bahan. 16.6 Pemuliharaan 16.6.1 Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan bahagian pembangunan koleksi untuk memantau koleksi supaya berada dalam keadaan terkawal dan sempurna. Mana-mana bahan perpustakaan yang berada dalam keadaan uzur atau tidak sempurna, perlu dibuat pemuliharaan dengan segera. 16.6.2 Bahan-bahan yang perlu dibuat pemuliharaan adalah bahan cetak dan juga bahan media. Proses untuk pemuliharaan bahan perlu diberi perhatian serius kerana proses ini mengambil masa yang lama. Pustakawan pembangunan koleksi perlu mengenalpasti jumlah koleksi yang akan dipulihara untuk menyediakan peruntukan. 16.7 Baikpulih bahan 16.7.1Baikpulih bahan perlu dilakukan kepada semua bahan perpustakaan supaya bahan yang dirujuk oleh klien berada dalam keadaan baik. Adalah menjadi tugas pustakawan pengurusan koleksi untuk menyemak bahan koleksi untuk mengetahui keadaan bahan. Penyemakan bahan yang rosak boleh juga dilakukan oleh pembantu dan pembantu am rendah semasa menyusun buku di rak. Penyemakan bahan koleksi perlu dilakukan setiap tiga bulan untuk mengawal koleksi supaya berada dalam keadaan baik dan sempurna. 14

16.7.2 Peraturan Proses baik pulih bahan akan dibahagikan kepada tiga kategori iaitu ringan, sederhana dan berat. Mana-mana buku yang mengalami kerosakan ringan akan dibaiki oleh kakitangan perpustakaan sendiri dan mana-mana bahan yang mengalami kerosakan berat, perlu dihantar ke kedai untuk dibaikpulih. Kesemua status buku yang dihantar keluar perlu dimaklukan kepada unit katalog untuk proses makluman status bahan kepada klien perpustakaan. 16.8 Penyediaan indeks dan abstrak Pustakawan pengurusan koleksi perlu memastikan indeks dan abstrak bahan-bahan yang dipilih disediakan untuk klien. Proses mengindeks dan mengabstrak perlu dilakukan oleh bahagian yang mengeluarkan bahan tersebut. 16.9 Brosur dan panduan bahan Setiap jenis bahan yang terdapat dalam koleksi perpustakaan perlu dipromosikan dengan brosur sebagai hebahan kepada klien. Dengan cara ini, penggunaan koleksi tersebut akan meningkat atau sekurangkurangnya dapat memberi pengetahuan kepada klien yang mungkin tidak mengetahui mengenai koleksi yang terdapat dalam perpustakaan. Setiap bahagian adalah perlu menyediakan brosur masing-masing. 15

16.10 Pendigitalan bahan koleksi Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan pembangunan koleksi merancang dan memastikan bahan koleksi yang terpilih didigitalkan agar selaras dengan perkembangan teknologi imejan masa kini. 17. PENGUKUHAN KOLEKSI Pengukuhan bahan koleksi akan dititik beratkan kepada bahan cetak dan bahan bukan cetak. 18. PENGUKUHAN BAHAN CETAK Pengukuhan bahan cetak akan berdasarkan kepada proses-proses penilaian, pemilihan, pembelian, pengawalan dan kajian yang akan dilakukan dari masa ke semasa. Proses-proses ini akan sentiasa disemak untuk memastikan tahap pengukuhan koleksi sentiasa bergerak secara praktikal atau luar biasa. 18.1 Pengukuhan sumber elektronik. Sumber elektronik dirujuk kepada sebarang bentuk bahan yang boleh digunakan melalui sistem komputer. Sumber elektronik ini termasuklah data atas talian dan data elektronik dalam format fizikal misalnya Cd-ROM dan disket. Kesemua bahan elektronik yang terdapat dalam perpustakaan mestilah melalui proses pembelian atau dapatan yang betul iaitu mengikut prosedur. Dasar pengukuhan bahan elektronik di perpustakaan adalah dititik beratkan kepada penjagaan dan pengawasan oleh kakitangan untuk memastikan keadaan bahan sentiasa baik dan dapat berfungsi dengan betul. 18.1.1 Skop sumber elektronik. 16

Selain bahan eletronik dalam bentuk fizikal, perpustakaan boleh juga mempunyai bahan dalam bentuk pangkalan data. Bahan dalam pangkalan data diuruskan oleh kakitangan perpustakaan yang diberi tanggungjawab mengendalikan sistem dalam perpustakaan. Selain I tu juga, bahan elektronik boleh diperolehi dari pangkalan data lain secara percuma misalnya menerusi laman web yang ditawarkan dalam Internet. Pemilihan subjek atau perkara untuk sumber elektronik mestilah mengikut subjek yang bersesuaian dan selaras dengan penawaran kursus di universiti. 18.1.2 Antaramuka sumber elektronik perpustakaan. Perpustakaan perlu mempunyai antaramuka untuk menyatakan koleksi yang terdapat dalam perpustakaan. Format untuk menyimpan sumber elektronik mestilah diwakili dengan format semasa iaitu antaramuka, pautan kepada rangkaian lain untuk menyokong proses penyelidikan yang dikehendaki. Sumber elektronik hendaklah meliputi bahan AV, bahan cetak, imej dan peta. 19. HADIAH DAN SUMBANGAN Perpustakaan akan menerima bahan hadiah dan sumbangan dalam bentuk material dan wang bagi pembelian bahan tanpa sebarang syarat. Kriteria di bawah turut digunakan untuk bahan-bahan yang didermakan kepada perpustakaan: 19.1 Bahan yang diterima oleh perpustakaan akan dinilai sama seperti bahan baru yang akan dibeli melalui prosidur biasa. 19.2 Bahan hendaklah boleh diintegrasi dengan koleksi sedia ada dan tidak memerlukan kemudahan tambahan, pengawalan atau gunatenaga. 17

19.3 Bahan yang menambah kepada koleksi sedia ada tidak akan diterima 19.4 Nilai sumbangan hendaklah dibandingkan dengan adanya ruang penyimpanan dan kos memproses bahan tersebut 19.5 Perpustakaan mempunyai hak untuk menyimpan atau melupuskan bahan atas budi bicara sendiri 19.6 Langganan bahan terbitan bersiri akan diterima jika ia memenuhi keperluan sesuatu bidang atau subjek dan 19.7 Bahan terbitan bersiri retrospektif akan diterima jika ia mengisi kekosongan dalam koleksi secara keseluruhannya. 20. PERTUKARAN Perpustakaan hanya akan bersetuju terhadap sebarang pertukaran sekirannya ia memenuhi Syarat-syarat Am Pemilihan Bahan. Untuk tujuan ini perpustakaan akan membuat pertukaran (daripada sumber yang berkenaan) untuk dihantar kepada institusi atau perpustakaan berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Dasar Hadiah dan Pertukaran Bahan. 20.1 Bahan Tajaan Komersial Bahan yang ditaja secara komersial akan diterima jika ia memenuhi kriteria di bawah: 20.1.1 Ia menambah atau memperkaya koleksi 20.1.2 Ia memenuhi piawaian yang sama dengan bahan yang dibeli 20.1.3 Kadar iklan tidak dititikberatkan (hanya pada tahap minimum) 18

21. TARIKH KUATKUASA Dasar Pembangunan Koleksi ini diluluskan dan berkuatkuasa pada 01 hb. Januari 2001 Diluluskan oleh : (ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON) Ketua Pustakawan Universiti Pendidikan Sultan Idris 19

21 JENIS KOLEKSI 21.1 MONOGRAF Satu naskah yang secara sistematik dan terperinci dengan satu subjek atau kelas subjek-subjek. Termasuk monograf bersiri dengan judul kolektif dan sumber-sumber rujukan. 21.1.1 KRITERIA PEMILIHAN BAHAN MONOGRAF Kriteria dibawah akan digunapakai sebagai tambahan kepada kriteria umum pemiliha Penilaian : 1) Ulasan positif daripada media atau agen pengulas 2) Kewibawaan penulis dalam bidang berkenaan 3) Kewibawaan penerbit; 4) Jika harga bahan melebihi RM 500.00 senaskah sokongan dari Ketua Bahagian, Unit, Dekan atau Pustakawan hendaklah diambil kira; 5) Bahan dalam Bahasa Melayu hendaklah mendapat penekanan yang lebih; 6) Bahan bahan yang menjadi minat pelajar dan mengandungi isu-isu semasa; 7) Judul yang ditulis oleh kakitangan UPSI; 8) Judul yang melengkapi satu siri; 9) Judul adalah edisi terbaru, semakan atau cetakan semula; dan 10) Kualiti penerbitan semula bagi judul yang mempunyai illustrasi. BUKU KULIT NIPIS 1) Bahan yang hanya terdapat dalam kulitnipis tetapi memenuhi kriteria 20

penilaian akan dibeli; 2) Sekurang-kurangnya satu naskah judul berkulit keras akan dibeli bagi judul yang mungkin akan kerap diperlukan; 3) Jika terdapat perbezaan harga yang agak nyata diantara edisi kulit keras dan kulit nipis sedangkan bahan tidak begitu diperlukan atau jika diperlukan hanya untuk satu jangkamasa yang singkat sahaja, pembelian satu naskah edisi kulit nipis adalah dicadangkan; dan 4) Apabila naskah kulit keras tiada lagi dalam penerbitan perpustakaan akan secara otomatik membeli naskah kulit nipis. KOLEKSI RUJUKAN Bahan rujukan dari semua jenis dipilih berdasarkan kepada kriteria umum. Penilaian untuk lain-lain kriteria adalah seperti berikut: Ensiklopedia Seharusnya terdiri daripada edisi terkini yang bersesuaian dengan taraf perpustakaan universiti. Termasuk karya umum tahap universiti, ensiklopedia, bahasa dan subjek yang berkaitan dengan kurikulum. Judul yang melebihi dari 3 tahun harus diganti dengan edisi yang baru. Kamus Kamus hendaklah terdiri dari yang terbaik bagi orang dewasa dan tahap universiti termasuk kamus bahasa utama dunia, kamus bidang subjek, tisaurus dan sinonim. Hendaklah dikemaskini selalu. Naskah yang outdated lebih dari 5 tahun hendaklah diganti dengan yang terbaharu. Handbook Handbook dalam kebanyakan bidang subjek yang ditawarkan di universiti hendaklah dibeli. Indeks dan Abstrak 21

Pembelian indeks dan abstrak hendaklah mengambil kira adanya bahan berkaitan di perpustakaan atau boleh diperolehi melalui sistem perbekalan penerbitan. Bibliografi Termasuklah dalam pilihan ialah bibliografi yang umum dan kebangsaan. Penekanan harus diletakkan kepada bibliograpi yang umum dan dapat memberikan akses kepada bidang subjek yang utama. Bibliografi harus dipilih bukan hanya kerana kandungan subjek dan kepentingan tetapi penekanan yang berpatutan harus diberikan kepada corak bahan yang dinyatakan. Bahan bibliografi ini mesti ada dalam perpustakaan atau boleh diperolehi melalui sistem pembekalan penerbitan. Direktori Termasuk direktori semasa berbentuk umum, berkaitan sesuatu subjek, dan biografi. Panduan Termasuk panduan utama dan menyeluruh kepada bidang subjek, penggunaan bahasa Melayu dan Inggeris serta teknik penulisan bersesuaian dengan taraf Universiti. Sumber Statistik Termasuk sumber statistik yang luas, panduan serta indeks yang berkaitan dengan pendidikan dan Malaysia secara keseluruhannya Koleksi Pelbagai Lain-lain koleksi yang sepatutnya dimasukkan kepada koleksi rujukan selari dengan keperluan pengguna, dengan syarat bahan tersebut dianggap bersesuaian dengan perpustakaan Universiti dan boleh diperolehi dengan peruntukan kewangan sedia ada. Bukan Fiksyen Bahan monograf yang tidak termasuk dibawah rujukan, fiksyen atau terbitan bersiri dianggap sebagai Bukan Fiksyen 22

Brosur dan risalah Brosur dan risalah terkini yang diperlukan seharusnya termasuk dalam koleksi Tesis dan dissertasi Adalah menjadi tanggungjawab semua kakitangan dan pelajar untuk mengemukakan apa sahaja bentuk penulisan bahan bercetak yang ditulis atau dikarang sewaktu bekerja atau belajar di UPSI tanpa bayaran. Ini termasuklah tesis, dissertasi, kertas projek, kertas kerja seminar, laporan penyelidikan dan gubahan lagu yang mempunyai kaitan dengan UPSI, kakitangan atau pelajarnya yang ditulis atau dikarang oleh orang lain juga hendaklah dibeli Fiksyen Suatu koleksi asas novel, karya klasik dan separa klasik berkaitan dengan Kesusasteraan Melayu yang tidak termasuk dalam program atau subjek yang ditawarkan akan disimpan. Bahan popular dan berbentuk rekreasi juga dimasukkan untuk memenuhi keperluan minat membaca pengguna. Ini termasuklah karya-karya penulis yang pernah memenangi anugerah kesusasteraan seperti Anugerah Negara dan SEA Writers Award. Terbitan Bersiri Terbitan bersiri merupakan karya yang diterbitkan secara berkala dan mempunyai rujukan susunan nombor yang berturutan dan akan disambung penerbitannya. Ini termasuklah jurnal, majalah, akhbar, memoir dna kertas seminar. Tidak dimasukkan ialah penerbitan monograf dalam bentuk siri yang mempunyai judul berlainan dan bahan yang dianggap sebagai sumber rujukan. Semua terbitan bersiri akan dinilai setiap tahun dan penilaian akan dibuat berdasarkan kriteria dibawah. 1. Berdasarkan naskah contoh, isi kandungan, artikel pilihan dan ulasan 2. Ketepatan fakta, isi kandungan dan objektif yang nyata 23

3. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi pilihan 4. Isi kandungan yang menitikberatkan isu-isu tempatan 5. Judul baru hendaklah mengambil kira koleksi Universiti lain 6. Judul baru hendaklah mengambil kira judul lain subjek yang sama 7. Judul tambahan tidak akan dilanggan SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA Bahan - bahan Multimedia atau alat pandang dengar adalah seperti pita audio, pita visual, slaid, film strip, transparensi, photo, carta dan lain- lain. Kualiti aspek teknologi adalah berdasarkan kepada kesan penggunaannya. Bahan- bahan bukan cetak akan dipesan secara on a preview basis dan dinilai sebelum keputusan memesan / membeli dibuat. Bahan yang sama tidak akan dibeli. Bahan yang memerlukan pembelian perkakasan sampingan khusus yang tiada di UPSI tidak akan dibeli. Dalam membangunkan koleksi dan penyalinan semula bahan perpustakaan akan melaksanakan aktiviti berkenaan selaras dengan Akta Hakcipta yang berkuatkuasa. KRITERIA PEMILIHAN BAHAN SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA Berasaskan kepada prinsip - prinsip yang sama dengan buku, bahan multimedia hendaklah mengambil kira aspek kualiti warna, sound track, 24

format, ulasan dsb. Berikut disenaraikan kriteria umum penilaian yang perlu dipertimbangkan dalam setiap pemilihan bahan multimedia:- 1. Isi kandungan bahan hendaklah menyokong penuh kurikulum atau mempunyai potensi untuk digunakan dalam lebih dari satu bidang atau program 2. Isi kandungan subjek, penghuraian dan persembahan terutamanya pada bahagian yang khusus hendaklah pada aras yang bersesuaian 3. Kewibawaan penerbit atau pengeluar 4. Kualiti warna, bunyi, kesinambungan, imej dll. 5. Kekinian bahan 6. Kos efektif jika dibandingkan dengan format bercetak jika ada 7. Kemudahan untuk preview atau mempunyai ulasan 8. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi keutamaan kecuali aspek Bahasa yang menjadi asas program berkenaan 9. Ketahanan bahan 10. Kesesuaian digunakan dalam subjek berkenaan dan 11. Jika ada unsur - unsur komersial hanya pada tahap yang rendah dan tidak mengganggu penumpuan pada aspek isi kandungan atau tema boleh diterima. KOLEKSI KHUSUS Koleksi Perpustakaan UPSI antara lain mengandungi beberapa koleksi khusus yang tidak digolongkan dalam koleksi sedia ada. Diantara koleksi berkenaan ialah:- KOLEKSI PENDIDIKAN MALAYSIA Perpustakaan akan berusaha untuk menjadi pelopor dalam menyimpan koleksi yang berkaitan dengan Pendidikan di Malaysia. Ini termasuklah buku, artikel, kertas persidangan / seminar/ bengkel, memorandum, srikular, keratan akhbar, dll. TESIS / DISERTASI 25

Tesis / disertasi yang berkaitan dengan anugerah akademik seperti Diploma, Ijazah Sarjanamuda, Ijazah Sarjana, dan PhD. Termasuk tesis/ disertasi yang ditulis oleh pelajar UPSI untuk anugerah akademik dan kakitangan akademik. KARYA ANAK KANDUNG Bahan hasil tulisan Anak Kandung. Laporan, artikal, kertas projek dll.( Tidak termasuk tesis/ disertasi) ARKIB UNIVERSITI Setiap bahan penerbitan Universiti akan disimpan di perpustakaan sebagai bahan koleksi Arkib Universiti. Ini termasuklah buku cenderamata, buku panduan, buku laporan tahunan dll. Yang bukan berbentuk rekod pengurusan dan pentadbiran atau sulit. BAHAN NADIR/ HARAM/ TERHAD ( ANTIQUARIAN ) Bahan - bahan antiquarian, terhad atau sulit yang perlu disimpan sebagai koleksi bagi kemudahan rujukan yang khusus. Surat kebenaran dari Unit/ Jabatan/ Fakulti diperlukan untuk merujuk bahan dari koleksi ini. KERTAS PERSIDANGAN, SEMINAR, BENGKEL DSB Semua bahan terbitan kertas persidangan, seminar, bengkel atau forum akan ditempatkan dalam suatu koleksi yang berasingan. KERTAS PEPERIKSAAN Perpustakaan akan menyimpan untuk rujukan kertas- kertas peperiksaan semua program / mata pelajaran yang lepas untuk kemudahan rujukan pelajar. KEADAAN LUARBIASA Jika terdapat sebarang keraguan dan penafsiran yang berbeda Perpustakawan Universiti hendaklah menentukan definisi dan penafsiran yang akan digunapakai. Perlaksanaan dan gunapakai polisi ini akan sentiasa diberikan perhatian dan Jawatankuasa Perpustakaan berhak untuk masuk campur pada bila- bila masa sekiranya keadaan memerlukan. 26

CADANGAN Koleksi perpustakaan boleh dimantapkan melalui proses cadangan yang boleh dicadangkan oleh pustakawan pembangunan koleksi, dekan, ketua unit dan pensyarah. Setiap cadangan mestilah melalui proses yang betul iaitu dengan mengisi borang cadangan dan hendaklah dihantar ke bahagian perolehan untuk proses mengesan. Selain penanggungjawab yang disebutkan di atas, pelajar dan kakitangan digalakkan membuat cadangan dan usulan kepada perpustakaan. Mereka boleh membuat cadangan melalui peti cadangan yang disediakan di dalam perpustakaan. Setiap cadangan mestilah disertakan nama dan nombor matrik yang betul. Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan bahagian pembangunan koleksi atau pustakawan bahagian perolehan untuk menjawab setiap cadangan yang dikemukakan. Namun, sebarang cadangan yang tidak disertakan dengan maklumat lengkap dan betul, tidak akan dilayan. Selain itu, adalah menjadi tugas pustakawan perolehan untuk mengedarkan semua katalog yang diperolehi kepada dekan, penyelaras program dan pensyarah untuk mendapatkan cadangan. KESIMPULAN Adalah diharapkan Dasar Pembangunan Koleksi ini dapat disesuaikan dengan visi, misi dan objektif UPSI. Dasar Perolehan/ Pemilihan Koleksi ini juga hendaklah disemak pada setiap tahun atau apabila dirasakan perlu. Tujuan utama suatu dasar yang bertulis ialah untuk menerangkan secara terperinci kestabilan dan kefleksibilitian proses pembangunan dan perolehan koleksi. Sebagaimana koleksi bertambah dan membangun begitu juga dasar ini. Oleh itu, Di samping membentuk suatu rangka pertumbuhan yang dijangkakan dasar ini hendaklah dinilai semula pada kekerapan yang tertentu bagi memastikan ia sentiasa dapat menyediakan suatu garis panduan pembangunan dan perolehan koleksi yang diterima dan berkesan. RUJUKAN 1. http://www.mtholyoke.edu/offices/library/arch/rarepol/html 2. http://lcweb.loc.gov/acq/devpol/colldev.html 27

3. American Library Association (ALA) 1979. Collection Development Committee, guidelines for collection development, (ed.) david L. Chicago: American Library Association. 4. Coolection development policies for college libraries. 1989. (Eds). Theresa Taborsky et al., Chicago, College and research Libraries. 5. Evans, G. E. 1995. Developing library and information center collections. #rd ed. Colorado, Libraries Unlimited. 6. Feng, Y.T. 1979. The necessity for a collection development policy statement. Library resources and technical services. 23:1, P39-44 7. Gorman, G.E. and Howes, B.R. 1989. Collection development for libraries. Topics in library and information studies. London, Bowker Saur. 8. Library acquisition policies and procedures. 1984. Ed. Elizabeth Futas, 2 nd ed. Arizona, Oryx Press. 28