ค ม อการใช โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO ส าน กงานป องก นควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา *********************

Transcription

1 1 ค ม อการใช โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO ส าน กงานป องก นควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา ********************* บทน า โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO ค อ ฐานข อม ลท จ ดเก บข อม ล ภารก จ กล มงาน ฐานข อม ล แฟ ม และเอกสาร ซ งฐานข อม ลเหล าน ม ความเก ยวข องและเช อมโยงก นเป นฐานข อม ลเช งส มพ นธ จ ดท าข นด วย โปรแกรม Microsoft Access และ Visual Basic โดยงานสารสนเทศ ส าน กงาน ป องก นควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา เป นผ จ ดท าและพ ฒนา เร มใช งานเม อเด อน ธ นวาคม 2547 เป นต นมา ทร พยากรท ต องการใช ในการต ดต งโปรแกรม 1. คอมพ วเตอร ท ม ระบบปฏ บ ต การ Windows 9X ข นไป 2. Microsoft Access 97 หร อ Microsoft Access ควรม พ นท ว างไม ต ากว า 10 MB. การต ดต งโปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO 1. สร างโฟลเดอร ช อ PSO 1101 ไว ท Desktop ของเคร องคอมพ วเตอร 2. สร างโฟลเดอร ย อย ช อ ฐานข อม ลกลาง ไว ท โฟลเดอร PSO 1101 ท สร างไว แล วตาม ข อ 1 3. Download โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO จาก Web site ของส าน กงานป องก น ควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา ท ห วข อ โปรแกรม PSO ม 2 โปรแกรมได แก DPC5_PSO.1101 ส าหร บ Microsoft Access 97 และ DPC5_PSO.1101(2000) ส าหร บ Microsoft Access 2000 มา เก บไว ท C:\Desktop\PSO 1101\ฐานข อม ลกลาง\ 4. โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO ม ขนาดความจ ในป จจ บ น 5.50 MB. การเร ยกใช งาน 1. เร ยกใช โปรแกรมท Desktop\PSO 1101\ฐานข อม ลกลาง\DPC5_PSO.1101.mdb 2. เร ยกใช งานผ านโปรแกรม Microsoft Access เมน แฟ ม... เป ดฐานข อม ล DPC5_PSO.1101.mdb

2 2 การใช งานโปรแกรมจ ดเก บเอกสาร PSO 1. การเข าโปรแกรมด บเบ ลคล กท DPC5_PSO.1101.mdb จะเข าส โปรแกรมจ ดเก บเอกสาร ด งภาพ ประกอบด วยข อม ลด งน หมายเลข 1 ค อ ข อม ลภารก จ หมายเลข 2 ค อ ข อม ลกล มงาน หมายเลข 3 ค อ ข อม ลฐานข อม ล หมายเลข 4 ค อ ข อม ลแฟ ม หมายเลข 5 ค อ ข อม ลเอกสาร หมายเลข 6 ค อ ป มค นหาแฟ ม หมายเลข 7 ค อ ป มค นหาเอกสาร หมายเลข 8 ค อ ป มพ มพ รายงาน หมายเลข 9 ค อ ป มออกจากโปรแกรม

3 2. เล อกข อม ลภารก จ ม 4 ต วเล อก ได แก รห ส 1 งานว จ ย รห ส 2 ถ ายทอดองค ความร รห ส 3 การเฝ าระว ง ป องก น ควบค มโรค รห ส 4 งานสน บสน น 3 3. เล อกข อม ลกล มงาน ม 19 ต วเล อก ได แก รห ส 01.1 งานสารบรรณ รห ส 01.2 งานการเจ าหน าท รห ส 01.3 งานการเง น รห ส 01.4 งานพ สด รห ส 01.5 งานยานพาหนะ รห ส 02 กล มส งเสร มสน บสน นว ชาการ รห ส 3 กล มโรคต ดต อท วไป รห ส 41 งานเอดส

4 รห ส 42 งานว ณโรค รห ส 43 งานโรคเร อน รห ส 05 กล มระบาดว ทยา รห ส 6 กล มโรคไม ต ดต อ รห ส 07 กล มโรคจากการประกอบอาช พและส งแวดล อม รห ส 08 กล มโรคต ดต อน าโดยแมลง รห ส 09 กล มประชาส มพ นธ และสารสนเทศ รห ส 08.1 ศ นย ควบค มโรคต ดต อน าโดยแมลงท 5.1 ช ยภ ม รห ส 08.2 ศ นย ควบค มโรคต ดต อน าโดยแมลงท 5.2 นครราชส มา รห ส 08.3 ศ นย ควบค มโรคต ดต อน าโดยแมลงท 5.3 ส ร นทร รห ส 08.4 ศ นย ควบค มโรคต ดต อน าโดยแมลงท 5.4 ปากช อง 4

5 5 4. เล อกข อม ลฐานข อม ล ซ งฐานข อม ลม 2 ช ด ด งน 4.1 ภารก จ รห ส 1 งานว จ ย, รห ส 2 ถ ายทอดองค ความร และรห ส 3 การเฝ าระว ง ป องก น ควบค มโรค จะม ฐานข อม ลให เล อก 10 ฐานข อม ล ได แก รห ส 01 ข อม ลโรค รห ส 02 ข อม ลด านประชากร สภาพแวดล อม รห ส 03 ข อม ลแผนงาน / โครงการ รห ส 04 ข อม ลว ชาการ ว จ ย รห ส 05 ข อม ลค ม อ แนวทางการปฏ บ ต งาน รห ส 06 ข อม ลเคร อข ายหน วยงานท เก ยวข อง รห ส 07 ข อม ลด านย ทธศาสตร นโยบาย พรบ. กม. รห ส 08 ข อม ลท ปร กษา ผ เช ยวชาญ รห ส 09 ข อม ล Web Site รห ส 10 ข อม ลอ นๆ 4.2 ภารก จ รห ส 4 งานสน บสน น จะม ฐานข อม ลให เล อก 12 ฐานข อม ล ได แก รห ส 01 ข อม ลธ รการ รห ส 02 ข อม ลการเจ าหน าท รห ส 03 ข อม ลการเง น รห ส 04 ข อม ลพ สด รห ส 05 ข อม ลยานพาหนะ รห ส 06 ข อม ลว ชาการ รห ส 07 ข อม ลค ม อ แนวทางการปฏ บ ต งาน รห ส 08 ข อม ลหน วยงานท เก ยวข อง รห ส 09 ข อม ลนโยบาย พรบ. กม. รห ส 10 ข อม ลท ปร กษา ผ เช ยวชาญ รห ส 11 ข อม ล Web Site รห ส 12 ข อม ลอ นๆ

6 6 5. เม อเล อกข อม ลท ต องการจะแสดงรายช อแฟ มท งหมดท อย ใน ภารก จ กล มงาน ฐานข อม ล น น และจะแสดงรายช อเอกสารท งหมดท อย ในแฟ มด วย

7 7 6. การค นหาแฟ ม 6.1 คล กท ป ม ค นหาแฟ ม 6.2 เต มข อความบางส วนของช อแฟ มท ต องการค นหา ในช อง ช อแฟ ม 6.3 คล กท ป มเร มค นหา 6.4 จะแสดง รห สแฟ ม ช อแฟ ม สถานท เก บแฟ ม ท ท านต องการทราบ 6.5 รห สแฟ ม จะแสดงถ ง 1 (ภารก จว จ ย) 05 (กล มระบาดว ทยา) 03 (ฐานข อม ลแผนงาน / โครงการ) 001 (แฟ มท ) 6.6 แฟ มท ค นหาพบ ม จ านวน 30 ระเบ ยน (แฟ ม) 6.7 ออกจากการค นหาแฟ ม คล กท ป ม Close Form 7. การค นหาเอกสาร 7.1 คล กท ป ม ค นหาเอกสาร 7.2 เต มข อความบางส วนของช อเอกสารท ต องการค นหา ในช อง ช อเอกสาร 7.3 คล กท ป มเร มค นหา 7.4 จะแสดง รห สภารก จ รห สกล มงาน รห สฐานข อม ล รห สแฟ ม ล าด บเอกสาร ช อ เอกสาร สถานท เก บ เลขท หน งส อ และว นท หน งส อ ของเอกสารท ท านต องการทราบ 7.5 เอกสารท ค นหาพบ ม จ านวน 30 ระเบ ยน (เอกสาร) 7.6 ออกจากการค นหาเอกสาร คล กท ป ม Close Form

8 8 8. การพ มพ รายงาน 8.1 คล กท ป ม พ มพ รายงาน 8.2 เล อกรายงานจาก ภารก จ 8.3 เล อกภารก จท ต องการพ มพ รายงาน 8.4 คล กท ป ม Preview Report

9 9 8.5 แสดงรายงานจากภารก จงานว จ ย ถ าต องการพ มพ ออกทางเคร องพ มพ เล อกเมน แฟ ม.. พ มพ หร อคล กท ป ม 8.6 ออกจากการค นหาเอกสาร คล กท ป ม ป ด และ คล กท ป ม Close Form 9. การออกจากโปรแกรม 9.1 คล กท ป ม Close Form

10 10 ประโยชน การใช งาน 1. การจ ดเก บแฟ ม และเอกสารเป นระบบมากย งข น 2. ม ความสะดวกในการจ ดเก บข อม ล 3. ม ระบบการค นหาช อแฟ ม ช อเอกสาร และสามารถทราบต าแหน งท เก บแฟ มเอกสาร ท าให ค นหาแฟ มและเอกสารได อย างสะดวก และรวดเร ว 4. สามารถเพ ม ลบ และปร บปร งข อม ลได ท าให ข อม ลม ความคลอบคล ม และท นสม ยอย เสมอ 5. สามารถท ารายงานตามภารก จ และจ ดพ มพ ได