บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส

Transcription

1 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส เร มร จ กก บโปรแกรม บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ค อ โปรแกรมระบบงานท สน บสน นการท างานเก ยวก บการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา โดยสามารถสร างแบบฟอร มอ เล กทรอน กส การแนบไฟล การลงนามอ เล กทรอน กส รวมไป จนถ งการต ดตามการขอใช บร การ เพ อท าให ผ ใช งานสามารถขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได สะดวก รวดเร ว และ ประหย ดเวลาในการขอใช บร การ ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ม ข นตอนการใช งานอย 6 ข นตอนค อ 1. ข นตอนในการสร างแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาเป นข นตอนในการกรอกรายละเอ ยดต าง ๆ เก ยวก บการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เช น ช อเร อง จ านวนหน าต นฉบ บ จ านวนท ต องการ ไฟล แนบ และ รายละเอ ยดอ น ๆ เป นต น 2. ข นตอนการลงนามอ เล กทรอน กส และการส งข อม ลการขอใช บร การฯ ตามเส นทางของระบบฯ เป นข นตอนในการลง นามและส งเอกสารไปย งผ บ งค บบ ญชาเพ อลงนามแบบขอใช บร การ และส งไปย งเจ าหน าท ส าน กการพ มพ ต อไป 3. ข นตอนการขอยกเล กการใช บร การ กรณ ท ต องการยกเล ก และแบบขอใช บร การได บ นท กร บงานจากเจ าหน าท ส าน กการ พ มพ เร ยบร อยแล ว 4. ข นตอนการต ดตามการขอใช บร การ เป นข นตอนในการตรวจสอบการด าเน นการถ ายเอกสารและอ ดส าเนาท ขอใช บร การ โดยเจ าหน าส าน กการพ มพ จะท าการบ นท กข อม ลให ผ ขอใช บร การต ดตามได ท กข นตอนการท างาน 5. ข นตอนการลงนามเอกสารแบบขอใช บร การการพ มพ อ เล กทรอน กส (ส าหร บผ อ านวยการท กส าน ก/กล มงาน) เป น ข นตอนท ผ อ านวยการท กส าน ก/กล มงาน ลงนามอ เล กทรอน กส ใบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 6. ข นตอนการด รายงานต าง ๆ ด านการใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ระบบสามารถออกรายงานเก ยวก บการขอใช บร การได ตามเง อนไขการค นหา และสามารถออกรายงานได ท งเป น Microsoft Excel และ Microsoft Word

2 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การเข าส โปรแกรม ผ ใช สามารถเข าส โปรแกรมได โดยใช เว บบราว เซอร Microsoft Internet Explorer (IE) โดยม ข นตอนด งน 1. คล กเป ดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ท ส ญล กษณ ในเคร องคอมพ วเตอร ของผ ใช งาน 2. กรอก จากน นกดป ม Enter บนค ย บอร ด โปรแกรมจะแสดงหน าจอ Login ด งภาพท ป อนช อผ ใช และรห สผ าน 4. คล กป ม เข าส ระบบ หร อกดป ม Enter บนค ย บอร ด เพ อเข าส โปรแกรมระบบขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท คล กเล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านบน) กรอกช อผ ใช และรห สผ าน ภาพท ภาพแสดงหน าจอ Login เข าส โปรแกรม

3 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-3 หน าจอหล กของโปรแกรม เม อผ ใช งานท าการ Login และท าการเล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านบน) ซ งจะแสดงเมน ย อย (เมน ด านข าง) ของระบบขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท เมน ด านบน (เล อกเมน ขอใช บร การการพ มพ ) แสดงเมน ด านข าง แสดงรายการเอกสารเข าของระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ภาพท ภาพแสดงหน าจอหล กของโปรแกรม ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส ประกอบด วย 4 เมน ด งน 1. เอกสารเข าระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา จะเป นเมน ท ใช ในการด เอกสารท เข ามาหาผ ใช งานของระบบ ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา เช น แบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ แบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ด ส าเนา หน งส อแจ งผลการขอใช บร การการพ มพ และหน งส อแจ งการต กล บการขอใช บร การ ด งภาพท 8.2-3

4 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-4 แสดงรายการเอกสารเข าของระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ภาพท 8-3 ภาพแสดงเมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 2. ขอใช บร การการพ มพ จะเป นเมน ท ใช ในการสร างแบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ ซ งจะแสดงรายการขอใช บร การท ผ ใช งานสร างไว ท งหมด ซ งสามารถท าการสร างเอกสารใหม แก ไขเอกสารเด ม หร อยกเล กการขอใช บร การได ด งภาพท แสดงรายการแบบขอใช บร การการพ มพ ท เคยสร างไว แสดงสถานะการด าเน นการ แสดงร ปสถานะเอกสาร ภาพท ภาพแสดงเมน ขอใช บร การการพ มพ คล กเม อต องการสร างเอกสารใหม

5 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา จะเป นเมน ท ใช ในการสร างแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ซ งจะ แสดงรายการขอใช บร การท ผ ใช งานสร างไว ท งหมด ซ งสามารถท าการสร างเอกสารใหม แก ไขเอกสารเด ม หร อยกเล กการ ขอใช บร การได ด งภาพท แสดงรายการแบบขอใช บร การถ ายเอกสาร/ อ ดส าเนาท เคยสร างไว แสดงสถานะการด าเน นการ แสดงร ปสถานะเอกสาร ภาพท ภาพแสดงเมน ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา คล กเม อต องการสร างเอกสารใหม 4. ต ดตามสถานะการขอใช บร การ จะเป นเมน ท ส าหร บต ดตามการขอใช บร การการพ มพ ถ ายเอกสารและอ ดส าเนา โดย สามารถต ดตามการขอใช บร การของผ ขอใช บร การตามเง อนไขท ต องการ โดยจะแสดงข นตอนการท าการด าเน นการ และ ว นท การด าเน นการแล วเสร จ ด งภาพท เง อนไขการต ดตามเอกสาร ผลการต ดตามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงเมน ต ดตามสถานะการขอใช บร การ

6 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาด วยแบบฟอร มอ เล กทรอน กส ระบบสามารถจ ดท าแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส เพ อส งไปย งเจ าหน าปฏ บ ต งานได อย างรวดเร ว รวมท งสามารถต ดตามงานได งานง ายย งข น ซ งม ข นตอนการด าเน นการด งน ค อ 1.1 คล กเล อกท เมน ขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านบน) แล วคล กเมน แบบฟอร มเอกสาร จากน นคล กเมน ขอใช บร การ ถ ายเอกสารและอ ดส าเนา (เมน ด านซ ายม อ) 1.2 คล ก เพ อสร างแบบฟอร มขอใช บร การถ าย เอกสารและอ ดส าเนา จะได หน าจอด งภาพท ท าการกรอกรายละเอ ยดการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ซ งม รายละเอ ยดต าง ๆ ด งน ค อ - ส วนราชการ ค อหน วยงานเจ าของเอกสาร - สม ดทะเบ ยน เล อกสม ดทะเบ ยนว าเอกสารฉบ บน ออกเลขท สม ดทะเบ ยนใด โดยต วเล อกของสม ดทะเบ ยนน นจะข นอย ก บส วนราชการทางด านบน - สถานท เล อกสถานท ท ต องการใช บร การ - ว นท เล อกว นท ของเอกสาร สามารถแก ไขได หากสร างเอกสารย อนหล ง - เร อง กรอกช อเร องของแบบขอใช บร การการพ มพ - เร ยน กรอกต าแหน ง ผ อ านวยการส าน กการพ มพ - เน อหา กรอกรายละเอ ยด เช นว ตถ ประสงค ในการขอใช บร การการพ มพ และรายละเอ ยดเพ มเต มต าง ๆ - รายละเอ ยดการขอใช บร การ จะแบ งออกเป น 2 ส วนค อ 1.) พ มพ ส าเนา ค อ จ านวนท ขอใช บร การม จ านวน 100 ช ดข นไป 2.) ถ ายเอกสาร ค อ จ านวนท ขอใช บร การม จ านวนต ากว า 100 ช ด ซ งรายละเอ ยดการขอใช บร การในแต ละส วนจะประกอบด วย - เอกสารเร อง กรอกช อเร องเอกสารท ต องการขอใช บร การ - จ านวนต นฉบ บท ส งมา กรอกจ านวนหน าต นฉบ บท ส งมาด วย - หน าค / หน าเด ยว เล อกประเภทหน าจ ดพ มพ ว าต องการจ ดพ มพ แบบหน าเด ยว ค อด านหน าด าน เด ยว หร อหน าค ค อจ ดพ มพ แบบหน า-หล ง - จ านวนท ต องการ กรอกจ านวนท ต องการจ ดพ มพ และเล อกหน วยท ต องการว าเป น หน า ช ด เล ม หร อ แผ น - กรอกรายละเอ ยดอ น ๆ กรอกรายละเอ ยดอ น ๆ ตามท ส าน กการพ มพ ก าหนด เช น ขนาดกระดาษ ว ธ การเย บ และแนวกระดาษ - ว นท ขอร บงาน ระบ ว นท ต องการร บงานเพ อแจ งแก เจ าหน าท ส าน กการพ มพ ทราบหากม ก าหนดท แน นอน แต ข อความ จะไม ปรากฏในเอกสาร - ค าลงท าย กรอกค าลงท ายเอกสาร หร อกรอกข อม ลเพ มเต มท ายเอกสาร - ผ ร บผ ดชอบ/ผ ประสานงาน ระบบจะด งช อผ สร างเอกสารข นมาให แต หากต องการให บ คคลอ นเป นผ ประสานงาน สามารถ คล ก เพ อและเล อกบ คคลท เป นผ ประสานงาน เพ อแจ งแก เจ าหน าท ส าน กการพ มพ ต ดต อประสานงาน

7 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-7 ต อไป และหากเจ าหน าท ส าน กการพ มพ ด าเน นการงานพ มพ เร ยบร อยแล วจะม หน งส อแจ งมาย งผ ร บผ ดชอบ / ผ ประสานงาน - โทร กรอกเบอร โทรศ พท ผ ร บผ ดชอบ / ประสานงาน โดยคร งแรกระบบจะด งข อม ลเบอร โทรศ พท จากในระบบ แต ผ จ ดท าเอกสารสามารถแก ไขได เม อผ ใช งานสามารถเพ มรายการขอใช บร การ โดยคล ก หากม รายการขอใช บร การหลายรายการ และสามารถลบรายการได โดยคล ก ระบบจะสามารถลบได ท ละรายการโดยลบจากด านล างข นมา และเม อท าการกรอกข อม ลการขอใช บร การครบถ วนแล วให คล กป ม เพ อท าการบ นท กข อม ล

8 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-8 รายละเอ ยดส วนห วเอกสาร เน อหาเอกสาร รายละเอ ยดส วนของพ มพ ส าเนา รายละเอ ยดการถ ายเอกสาร ว นท ขอร บงาน คล กเพ อเพ ม / ลบ ส วนท ายเอกสาร คล กเพ อเปล ยนผ ร บผ ดชอบ คล กเพ อกล บไปหน ารายการเอกสาร คล กเม อต องการบ นท ก ภาพท ภาพแสดงการสร างแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

9 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส เม อกรอกข อม ลการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาแล ว หากต นฉบ บเป นไฟล ข อม ลสามารถแนบไฟล เอกสารต นฉบ บ ไปก บแบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ ได โดยคล ก ระบบจะข นหน าต างเพ อแนบเอกสารด งภาพท จากน น คล ก เพ อค นหาไฟล ท ต องการ และคล กป ม เพ อแนบไฟล และคล ก เม อท าการแนบไฟล เร ยบร อยแล ว คล กเพ อค นหาไฟล ท ต องการแนบ คล กเพ อแนบไฟล คล กเพ อแนบเอกสาร ภาพท ภาพแสดงการแนบเอกสารต นฉบ บ

10 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การลงนามอ เล กทรอน กส และการส งข อม ลการขอใช บร การฯ ตามเส นทางของระบบฯ เม อกรอกรายละเอ ยดการขอใช บร การครบถ วนแล ว ต องท าการส งเอกสารไปย งผ อ านวยการกล มงานท ผ ขอใช บร การ ส งก ดอย โดยคล กท ป ม เพ อส งเอกสารตามเส นทาง ด งภาพท จากน นระบบจะด งเจ าหน าท ส าน กงานพ มพ ท อย ตามสถานท ท ผ ขอใช บร การเล อกไว มาใส ในเส นทางการเด นเอกสารอ ตโนม ต ด งภาพท คล ก เพ อส งเอกสารไปตามเส นทาง คล กเพ อส งเอกสารไปลงนามตามเส นทาง ภาพท ภาพแสดงส งเอกสารไปลงนาม เส นทางการส งเอกสาร เปล ยนผ ร บเอกสาร ป มลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงเส นทางส งไปลงนามแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

11 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การปร บปร งแก ไขข อม ลแบบฟอร มการขอใช บร การฯ ก อนบ นท กร บงาน ผ ขอใช บร การ สามารถปร บปร งแก ไขข อม ลแบบฟอร มการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได 2 กรณ ค อ กรณ ท 1 กรณ ผ ขอใช บร การย งไม ได ส งเอกสาร 1. ไปย งเมน ด านบน ขอใช บร การการพ มพ >> ขอใช บร การถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา คล กเล อกรายการท ต องการแก ไขซ งจะเป นสถานะเป นร ป ค อสถานะก าล งสร างเอกสาร จะได หน าจอด งภาพท คล กป มน เพ อค ดลอกเอกสาร คล กป มน เพ อแก ไขเอกสาร คล กป มน เพ อลบเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอแก ไขแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

12 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส คล กป ม จะได หน าจอด งภาพท ซ งจะม ข อม ลการขอใช บร การท เคยท าการกรอก ไว ซ งจะสามารถแก ไขข อม ลต าง ๆ เหล าน ได เม อแก ไขข อม ลเร ยบร อยให คล กป ม เพ อท าการบ นท กข อม ล และ ส งข อม ลตามเส นทางด งข างต น กรณ ท 2 กรณ ส งเอกสารไปตามเส นทางแล ว 1. ไปย งเมน ด านบน ขอใช บร การการพ มพ และเมน ซ าย ส วนของ แบบฟอร มเอกสาร คล กท เมน ขอใช บร การ ถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา เอกสารท สามารถด งกล บมาแก ไขได จะต องเป นเอกสารท เจ าหน าท ส าน กการพ มพ ย ง ไม ด าเน นการร บงานขอใช บร การ โดยสามารถด ได ท คอล มน สถานะการด าเน นการ ต องเป นสถานะ ย ง ไม ได ร บงาน ด งภาพท ให คล กไปท เร องท ต องการ ระบบจะแสดงหน าจอด งภาพท ด สถานะการด าเน นการ คล กเร องท ต องการแก ไขเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอรายการแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา 2. จากน นคล ก เพ อด งเอกสารกล บมาแก ไข ด งภาพท ระบบจะข นหน าต างเพ อให กรอกเหต ผลการด งกล บ และต องการลบเส นทางหร อไม กรณ ท เอกสารท ม เลขท เอกสารน น จะม ช องให เล อกว าต องการลบเลขท เอกสารเพ อท าการออกเลขใหม หร อย งคงเลขท เอกสารเด มไว ด งภาพท จากน นคล ก ระบบจะท าการด งกล บเอกสารและแสดงหน าจอด งภาพท คล ก เพ อด าเน นการเอกสารต อไป

13 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-13 คล กเพ อด งกล บเอกสาร ภาพท ภาพแสดงหน าจอแบบฟอร มขอใช บร การการพ มพ ท ส งเอกสารแล ว

14 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-14 เล อกว าต องการลบเส นทางหร อไม เล อกว าต องการลบเลขท เอกสารหร อไม กรอกเหต ผลการด งกล บ ภาพท ภาพแสดงหน าจอการด งกล บเอกสาร คล กเพ อด งกล บเอกสาร

15 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การยกเล กการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา การยกเล กการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา หากเจ าหน าท ส าน กการพ มพ ได ท าการร บงานของแบบขอใช บร การฯ แล วในรายการเอกสารของผ ใช จะม ป ม ข นมา ในกรณ ท ต องการยกเล กการด าเน นการ ด งภาพท คล กเพ อยกเล กเอกสาร ภาพท ภาพแสดงรายการเอกสารท ต องการยกเล ก เม อคล กป มแล วระบบจะแสดงหน าจอด งภาพท พร อมท งแจ งสถานการณ ด าเน นการว าได ด าเน นการถ งข นตอน ใด ให ด าเน นการด งน 1. กรอกเหต ผลการยกเล กการขอใช บร การ 2. คล ก เพ อท าการบ นท กข อม ลแต ข อม ลย งไม ได ส งไปย งเจ าหน าท 3. จากน นเม อแน ใจว าต องการยกเล กแล วคล ก เพ อย นย นอ กคร ง จากน นการขอยกเล กขอใช บร การจะถ กส งไปย งเจ าหน าท ส าน กการพ มพ จากน นหากม ค าใช จ ายในการด าเน นการไปแล วน น เจ าหน าท จะส งใบ ต นท นการผล ตมาย งเจ าของเร องอ กคร ง

16 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส เล อกรายการท ต องการ 2. กรอกเหต ผลการยกเล ก 3. บ นท กข อม ล 4. ย นย นการยกเล ก ภาพท ภาพแสดงหน าจอการขอยกเล กการขอใช บร การการพ มพ 8.7 การต ดตามสถานะการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ผ ขอใช บร การสามารถต ดตามการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได โดยม ข นตอนด งน 1. คล กท เมน ด านบน ขอใช บร การการพ มพ เมน ซ ายส วนของรายงาน คล กเมน ต ดตามสถานะการขอใช บร การ ระบบจะแสดงหน าจอ ด งภาพท เล อกเง อนไขในการต ดตามการขอใช บร การ โดยม เง อนไขด งน - ประเภทการขอใช บร การ สามารถขอใช บร การได 2 ประเภทค อ ขอใช บร การการพ มพ และ ขอใช บร การ ถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - ช อเร องการขอใช บร การ สามารถค นหาตามช อเร องของแบบฟอร มการขอใช บร การ - ว นท ขอใช บร การ สามารถเล อกช วงว นท ขอใช บร การ - สถานะการด าเน นการ สามารถค นหาจากสถานะการท างานขอการขอใช เช น ร บงานแล ว ก าล งด าเน นการ ด าเน นการแล วเสร จ เป นต น 3. เม อเล อกเง อนไขการค นหาแล วคล กป ม จะปรากฏผลการค นหาหน าด งร ปท 8.7-2

17 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-17 เล อกเง อนไขการค นหา คล กเพ อค นหาการต ดตามสถานะ ภาพท ภาพแสดงหน าจอต ดตามสถานะการขอใช บร การ ภาพท ภาพแสดงผลการต ดตามสถานะการขอใช บร การ

18 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การลงนามเอกสารแบบขอใช บร การการพ มพ อ เล กทรอน กส (ส าหร บผ อ านวยการท กส าน ก/กล มงาน) เม อม ผ ขอใช บร การท าการสร างแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาส งเอกสารมาย งผ อ านวยการกล มงาน หร อผ อ านวยการส าน กลงนามเอกสารและส งเอกสาร เอกสารแบบขอใช บร การการพ มพ จะถ กส งมาย งผ อ านวยการกล มงานของ ผ ขอใช บร การ (จะอย ท เมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การการพ มพ (เมน ด านข าง)) ซ งผ อ านวยการกล มงานต องท าการลงนาม เอกสารก อน เอกสารจ งจะด าเน นการต อไปได ซ งม ข นตอนการลงนามม ด งน 1. คล กเล อกเมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การการพ มพ ด งภาพท จะม รายการขอใช บร การรออย ให เล อก รายการเอกสารท ต องการลงนามเอกสาร (ถ าเป นเอกสารท เข าใหม จะม ส เป น ) คล กเมน เอกสารเข าระบบขอใช บร การการพ มพ แสดงประเภทเอกสาร แสดงรายการเอกสารท รอลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงรายการเอกสารแบบขอใช บร การงานพ มพ ท รอลงนามเอกสาร ความหมายของภาพส ญล กษณ ท ใช ในหน าแสดงรายการเอกสารแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา หมายถ ง เอกสารใหม หมายถ ง เอกสารถ กเป ดอ านแล ว หมายถ ง เอกสารถ กส งต อตามเส นทางแล ว (ส งเอกสาร) หมายถ ง เอกสารม การส งออกนอกเส นทาง (ส งต อ)

19 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-19 หมายถ ง เอกสารม เอกสารแนบมาด วย หมายถ ง เอกสารเข าใหม หมายถ ง เอกสารเร งร ด หมายถ ง เอกสารเก นก าหนดเวลาแล วเสร จ ความหมายของภาพส ญล กษณ สถานะเอกสารท ใช ในหน ารายการเอกสารแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท อย ระหว างด าเน นการ หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท ร บงานแล ว หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท ได ร บอน ม ต แล ว หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท ไม อน ม ต แล ว หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท รอออกเลข หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท ถ กยกเล ก หมายถ ง เอกสารขอใช บร การท ด าเน นการเอกสารเร ยบร อยแล ว 2. คล กท ช อเร องเอกสารท ต องการลงนามเอกสาร จากน นท าการเล อกว าจะเห นชอบหร อไม เห นชอบท จะลงนาม เอกสาร ด งภาพท หร อคล ก เพ อแก ไขเอกสารเอง ระบบจะแสดงหน าจอเพ อแก ไขเอกสาร เม อแก ไขเร ยบร อยแล วคล ก เพ อบ นท กรายการท แก ไข เล อกเห นชอบ หร อ ไม เห นชอบในการลงนามเอกสาร คล กเพ อแก ไขเอง คล กเพ อลงนามเอกสาร ภาพท ภาพแสดงการลงนามเอกสารแบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

20 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-20 ความหมายของภาพส ญล กษณ ท ใช ในหน าแสดงรายละเอ ยดเอกสาร หมายถ ง ส งต อ หมายถ ง ตอบกล บ หมายถ ง ท าการต กล บเอกสาร หมายถ ง ท าการด งเอกสารกล บ หมายถ ง ท าการเป ดเอกสาร หมายถ ง ท าการป ดเอกสาร หมายถ ง ป มกล บไปหน าแสดงรายการเอกสาร หมายถ ง ป มต ดตามเอกสาร 3. คล กป ม เพ อท าการลงนามเอกสาร ซ งเอกสารจะถ กส งไปตามเส นทาง ต อไป

21 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส การด รายงานการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา (เฉพาะผ บร หารส าน กการพ มพ ) ผ บร หารส าน กการพ มพ สามารถด รายงานด านการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได แบบ Real Time และ สามารถด รายงานได ตามเง อนไขท ก าหนดโดยคล กเมน ขอใช บร การการพ มพ >> รายงาน ด งภาพท คล กขอใช บร การการพ มพ 2. แสดงเมน รายงานต างๆ ต ดตามสถานะการขอใช บร การ ภาพท ภาพแสดงเมน รายงานต าง ๆ ผ บร หารส าน กพ มพ จะสามารถต ดตามสถานะการขอใช บร การท งหมดขององค กรได ด งภาพท โดย เล อกเง อนไขท ต องการ ได แก - ประเภทการขอใช บร การ จะม 2 ประเภทได แก ขอใช บร การการพ มพ และขอใช บร การถ ายเอกสารและ อ ดส าเนา - ช อเร องขอใช บร การ สามารถค นหาตามช อเร องของแบบฟอร มขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - หน วยงานท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามหน วยงานท ขอใช บร การได - ว นท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามช วงว นท ขอใช บร การได - สถานะการด าเน นการ สามารค นหาได ตามสถานะการด าเน นการได เช น ร บงานแล ว ก าล งด าเน นการ ด าเน นการแล วเสร จ หร อยกเล ก เป นต น เม อกรอกเง อนไขตามท ต องการแล วคล ก จากน นระบบจะแสดงผลการค นหาด งภาพท 8.9-1

22 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส เล อกเง อนไขในการค นหา 2. คล กค นหา 3. ผลการค นหา ภาพท ภาพแสดงหน าจอการต ดตามสถานะการขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา

23 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส รายงานปฏ บ ต งานการถ ายเอกสาร/อ ดส าเนา ผ บร หารส าน กพ มพ จะสามารถด รายงานการปฏ บ ต งานการถ ายเอกสารและอ ดส าเนาได ท เมน ขอ ใช บร การการพ มพ >> รายงาน >> รายงานการปฏ บ ต งานการถ ายเอกสาร ด งภาพท โดยเล อก เง อนไขท ต องการ ได แก - ประเภทการปฏ บ ต งาน สามารถเล อกได 2 ประเภทค อ ถ ายเอกสาร และ อ ดส าเนา - เล อกสถานท ใช บร การ สามารถออกรายงานได ตามสถานท ท ขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนา - หน วยงานท ขอใช บร การ สามารถค นหาตามหน วยงานท ขอใช บร การได - ช วงว นท ขอใช บร การ สามารถค นหารายงานได จากช วงว นท ขอใช บร การ โดยสามารถออกรายงานได ประจ าว น และประจ าเด อน - ผ ปฏ บ ต งาน สามารถค นหารายงานการปฏ บ ต งานได เป นรายบ คคล จากน นคล กป ม ด งภาพท คล กเมน รายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสาร 2. เล อกเง อนไขในการออกรายงาน 3. คล กค นหา ภาพท ภาพแสดงหน าจอเง อนไขรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา ระบบจะแสดงรายงานตามเง อนไขท เล อก ด งภาพท โดยสามารถจ ดพ มพ ได 3 แบบค อ 1. จ ดพ มพ ท นท ผ าน browser คล ก 2. จ ดพ มพ โดยผ าน Microsoft Word คล กป ม 3. จ ดพ มพ โดยผ าน Microsoft Excel คล กป ม

24 บทท 8 ระบบขอใช บร การถ ายเอกสารและอ ดส าเนาอ เล กทรอน กส 8-24 คล กเพ อพ มพ ผ าน Browser คล กเพ อพ มพ ผ าน MS Word คล กเพ อพ มพ ผ าน MS Excel ภาพท ภาพแสดงรายงานการปฏ บ ต งานถ ายเอกสารและอ ดส าเนา