การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ

Transcription

1 ช ดท 8 การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ อ จฉราพรรณ จร สว ฒน ภาคว ชาส งคมศาสตร คณะส งคมศาสตร และมน ษยศาสตร มหาว ทยาล ยมห ดล (สงวนล ขส ทธ เพ อใช ประกอบคาบรรยายเท าน น)

2 การใช เทคน ค PRINCE ในการต ดตามแผนงานโครงการ PRINCE Projects In a Controlled Environment ใช ก บหล กการบร หารแผนงาน (The Programme Management) 2

3 1. ความหมายของ Programme Management 2. ระบบการบร หาร แผนงาน 3. ข นตอนการ บร หารแผนงาน การบร หารแผนงาน (The Programme Management) 4. แผนงาน และ การดาเน นการ (ผ ร บผ ดชอบ) 5. ร ปแบบการ บร หารแผนงาน - การต ดตาม - การประเม นผล 6. การบร หารแผนงาน ภายใต วงจรของการ เปล ยนแปลง 3

4 การบร หารแผนงาน การบร หารโครงการต างๆ ท ประกอบเป น แผนงาน เพ อบรรล ว ตถ ประสงค ท ต งไว โดยม กรอบการ ดาเน นงานท จะกาหนดกลย ทธ การดาเน นการ ประเม นผล เคร องม อสาค ญ ค อ การต ดตาม และ โครงการ ว ธ การท จะแปลงทร พยากรให เป นผลผล ต ซ งจะต องได และอาจรวมถ ง ผลล พธ ท จ บต องไม ได 4

5 การค ดเล อก การวางแผน รายละเอ ยด แผนงาน สภาพแวดล อมภายนอก (การเม อง เศรษฐก จ ส งคม ว ทยาการ และเทคโนโลย ) กลย ทธ และความค ดร เร ม แผนงาน โครงการ การปฏ บ ต ตามภารก จ การต ดตามและประเม นผล 5

6 ข นตอนการบร หารแผนและการต ดตามประเม นผล กล ย ทธ แผนงาน โครงการ ปฏ บ ต กาหนด แผนงาน การวางแผน ละเอ ยด การดาเน นงาน ตามแผน การต ดตาม ประเม นผล ผลผล ต ผลล พธ 6

7 คณะกรรมการบร หารแผน ผ อานวยการ/ ผ ร บผ ดชอบ แผนงาน ผ บร หารการ เปล ยนแปลง ผ จ ดการ แผนงาน ผ เช ยวชาญ เฉพาะด าน -กาหนดแผนงาน ละเอ ยด -ผล กด นให เก ดผล ผล ต/ ผลล พธ -บร หารความเส ยง -บร หาร/ ต ดตาม และประเม นผล ความก าวหน า -ควบค ม/ ประสานงาน -การจ ดการ ทร พยากรให เก ด ประส ทธ ภาพ ส งส ด -ออกแบบเทคน ค ต างๆ -ควบค มค ณภาพ -นโยบาย และ มาตรฐาน -การต ดตามและ ประเม นผล 7

8 Strategies Programmes Project Operations การต ดตาม และประเม นผล 8

9 Prince Methodology 1. ความหมาย 2. ว ตถ ประสงค 3. องค ประกอบ 9

10 1. ความหมายของ Prince Project Management in and Controlled Environment การบร หารโครงการภายใต สภาพแวดล อมท กาหนด เป นเทคน คท สามารถปร บใช ได ก บการบร หาร องค กร/ บร หารโครงการ โดยเน นการควบค มงานด วย การต ดตาม/ ประเม นผล พ ฒนาโดย The Central Computer and Telecommunications Agency (1989) เป นมาตรฐาน ของร ฐบาลอ งกฤษ 10

11 2. ว ตถ ประสงค ของการใช Prince 1) เพ อให การวางแผนเป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ โดยม การกาหนด Milestones ช ดเจน 2) ม การกาหนดช ดเจนเก ยวก บผ ม อานาจต ดส นใจ และผ ร บผ ดชอบโครงการ 3) ม การควบค ม ต ดตาม & ประเม นผล และ ตรวจสอบได 11

12 3. องค ประกอบของ Prince Project Plan (แผนงาน/ โครงการ) Management/ Organization (การบร หารโครงการ) Activities/ Work Packages (ก จกรรมและรายละเอ ยด) 12

13 3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Gantt Charts (แผนภ ม แสดงก จกรรมในช วงเวลาหน งๆ ) ข นตอน ม.ค. 50 ก.พ. 50 ม.ค. 50 ข อส งเกต ข นตอน 1 ข นตอน 2 ข นตอน 3 13

14 3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Responsibility Matrix (รายละเอ ยดความร บผ ดชอบ) ข นตอน นาย 1 นาย 2 นาย 3 นาย 4 1 C M L L 2 C M M L 3 C M C L 14

15 3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Dependencies (ความส มพ นธ ก บกล มงานอ น) ก จกรรม 1 ก จกรรม 3 ก จกรรม 4 ก จกรรม 2 ก จกรรม 5 ก จกรรม 7 ก จกรรม 6 15

16 3. องค ประกอบของ Prince (ต อ) Monthly Reports (การรายงานความก าวหน ารายเด อน) ช อโครงการ... ว น/ เด อน/ ป... คณะทางาน ห วหน า... ท ปร กษา... ท มงาน งานร บผ ดชอบในป จจ บ น งานท ดาเน นการไปแล ว การต ดตามความก าวหน า การประเม นผลการดาเน นงาน... ฯลฯ 16

17 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 1 ภาพรวมของแผนงาน/ โครงการ แบบฟอร ม 2 การต ดตามความก าวหน า ช อโครงการ... หล กการและเหต ผล... ว ตถ ประสงค... ขอบเขตการดาเน นงาน... กล มเป าหมาย... ผลผล ต/ ผลล พธ ท คาดว าจะได ร บ... ระยะเวลาดาเน นการ... หน วยงานผ ร บผ ดชอบ... ผ ม อานาจอน ม ต โครงการ... ช อโครงการ... ขอบเขตการดาเน นการ... กล มเป าหมาย... ผลผล ตเบ องต น... ระยะเวลาการดาเน นการ... ผลการต ดตามความก าวหน า... ข อส งเกต... ข อเสนอแนะ... ผ ประเม นการต ดตามความก าวหน า... 17

18 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 3 แผนภ ม การดาเน นงานในแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรมหล ก (Gantt Chart with Milestones) แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 1... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 2... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 3... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 4... แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 5... เวลา ก.ค. 50 ส.ค. 50 ก.ย. 50 พ.ย. 50 = Milestones = จ ดเร มต น-จ ดส นส ดตามแผน = การปฏ บ ต จร ง 18

19 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 4 รายละเอ ยดเก ยวก บผลผล ตในแต ละช วงเวลา (List of Milestones) Milestones / การต ดตามความก าวหน า ลาด บ ความส าค ญ และจ ดว กฤต เวลาท คาดว า จะแล วเสร จ เวลาจร ง ท แล วเสร จ ความเห น ของผ ประเม น ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 1... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 2... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม 3... ผลผล ตของแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม

20 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 5 ความส มพ นธ ระหว างแผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม (Dependency) โครงการ/ ก จกรรม โครงการ/ ก จกรรมท เก ยวข อง ระด บความ เก ยวข อง ส ง/ กลาง/ ต า ความก าวหน า ในการ ดาเน นงาน การ ต ดส นใจ ความเห น 20

21 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 6 รายละเอ ยดเก ยวก บผ ร บผ ดชอบ (Responsibility Matrix) แผนงาน/ โครงการ/ ก จกรรม ผ ร บผ ดชอบ ส งส ด ผ ร บผ ดชอบ ระด บรอง ห วหน า โครงการ บทบาท บทบาท บทบาท บทบาท คณะทางาน นก น อย ร ก ชาต ด น ไทย ก ง ปลา ป 21

22 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 7 รายละเอ ยดการดาเน นโครงการ/ ก จกรรม (Work Packages) Work Packages No ช อแผนงาน/ โครงการ ท ปร กษา...ห วหน า ช อกล ม สถานภาพ กาหนดเวลา...ถ ง... ว นท คาดว าจะดาเน นการ...ว นท เร มดาเน นการจร ง... ว นท คาดว าจะแล วเสร จ...ว นท ทางานเสร จจร ง รายละเอ ยดของกล มก จกรรม ก จกรรมย อย ผลผล ต ทร พยากรท ต องการ อานาจการต ดส นใจ/ อน ม ต กฎระเบ ยบท ต องการแก ไข ป จจ ยส ความสาเร จ ความสาค ญของกล มก จกรรม ความค ดเห นเพ มเต ม ข อส งเกต... 22

23 ต วอย างแบบฟอร มท วไป แบบฟอร ม 8 การรายงานความก าวหน ารายเด อน (Monthly Report) ช อแผนงาน/ โครงการ... ว นท... ช อคณะทางาน...ท ปร กษา งานโครงการท ร บผ ดชอบป จจ บ น งานท แล วเสร จ/ จากรายงานท ผ านมา การดาเน นงานในป จจ บ นและความก าวหน าของการดาเน นงาน ป ญหา/ การต ดส นใจของผ บร หาร ลาด บความสาค ญ/ จ ดว กฤตของงาน... ผ ประเม น... 23