การจ ดการโครงการ (Project management)

Size: px

Start display at page:

Download "การจ ดการโครงการ (Project management)"

การจ ดการโครงการ (Project management) โครงการ (Project) หมายถ ง ก จการท ม ว ตถ ประสงค ช ดเจน สามารถกาหนดเวลาเร มต นและส นส ดได ดาเน นงาน อย ภายใต ข อจาก ดของงบประมาณ, เวลาของงานต างๆ และค

2 การจ ดการโครงการ (Project management) โครงการ (Project) หมายถ ง ก จการท ม ว ตถ ประสงค ช ดเจน สามารถกาหนดเวลาเร มต นและส นส ดได ดาเน นงาน อย ภายใต ข อจาก ดของงบประมาณ, เวลาของงานต างๆ และค ณภาพของงานตามท กาหนด การจ ดการโครงการ (Project Management) หมายถ ง การใช ทร พยากรต างๆ ท ม อย อย างเหมาะสม สมบ รณ ท ส ด เพ อให การดาเน นโครงการสามารถบรรล ว ตถ ประสงค ท ต งไว การจ ดการโครงการสามารถแบ งออกเป น 3 ข นตอน ได แก

3 การจ ดการโครงการ (Project management) 1. การวางแผนโครงการ เป นกระบวนการกาหนดเป าหมาย รายละเอ ยดของโครงการ และท มงาน เป นการวางแผนโครงการ ทางด าน ต นท น เวลา ค ณภาพ โครงการต องดาเน นไปตามว ตถ ประสงค โดยบรรล เป าหมายท งสามด าน

4 การจ ดการโครงการ (Project management) 2. การกาหนดตารางการทางานของโครงการ เป นการจ ดล าด บและจ ดสรรเวลาให ก บแต ละก จกรรมของ โครงการ โดยแสดงแผนภาพภาระงานในช วงเวลาต างๆ ซ ง จะช วยให ผ วางแผนสามารถเข าใจได ง ายและสามารถแก ไข เปล ยนแปลงตามความเหมาะสม

5 การจ ดการโครงการ (Project management) 3. การควบค มโครงการ เป นการส งเกตต ดตามใน เร องของการใช ทร พยากร ค าใช จ าย และงบประมาณอย างใกล ช ด รวมท งเป นการนาเอาผลตอบร บท เก ดข นมาใช เพ อทบทวนแก ไข แผนโครงการท ได กาหนดไว และสามารถปร บเปล ยนการใช ทร พยากรได ในยามท ต องการ เทคน คการจ ดการโครงการแบบ PERT และ CPM เป น เทคน คเพ อช วยให ผ บร หารสามารถกาหนดตารางการ ทางาน ต ดตาม ตรวจสอบ และควบค มโครงการท ม ขนาด ใหญ และม ความซ บซ อนได ว ธ การท งสองแบบม ข นตอน พ นฐาน 6 ข นตอนท เก ยวข องได แก

6 1) กาหนดโครงการ จ ดเตร ยมโครงสร างแบบแยกย อยงาน 2) ระบ ถ งความส มพ นธ ระหว างก จกรรมว าต องทาก จกรรม ใดก อน-หล ง 3) วาดภาพเคร อข ายเช อมโยงท กก จกรรม 4) กาหนดระยะเวลา ประมาณการค าใช จ ายให ก บแต ละ ก จกรรม 5) คานวณหาเส นทางท ใช เวลายาวนานท ส ดของเคร อข าย หร อเร ยกว า เส นทางว กฤต 6) ใช เคร อข ายในการวางแผน จ ดตารางการทางาน ต ดตาม และควบค มโครงการ

7 แผนผ งเคร อข ายและว ธ การ ข นตอนแรกของว ธ การท าเคร อข าย ได แก การ แบ งโครงการท งหมดออกเป นก จกรรมหล กๆ ท สอดคล องก บโครงสร างแบบแยกย อยงาน โดยสามารถทาการเข ยนเคร อข ายได 2 ว ธ ค อ การเข ยนก จกรรมบนจ ดวงกลม (Activity-on-Node: AON) การเข ยนก จกรรมบนล กศร (Activity-on-Arrow: AOA)

8 การเปร ยบเท ยบว ธ การเข ยนเคร อข ายโครงการ แบบ AON และ AOA

9 การเปร ยบเท ยบว ธ การเข ยนเคร อข ายโครงการ แบบ AON และ AOA

10 Activity on the Node (AON) เป นแผนภาพแสดงก จกรรมของโครงการท เช อมโยงก นใน ล กษณะเคร อข าย (ข ายงาน) ทาให ทราบว าจะต องดาเน น ก จกรรมใดให เสร จส นก อนก จกรรมถ ดไปAON จะแสดง ก จกรรมด วยส ญล กษณ ร ปวงกลม (เร ยกว า โหนด) หร อร ป ส เหล ยมเช อมโยงก นด วย Predecessor activity เป นก จกรรมท จะต องทาเสร จก อน จ งดาเน น ก จกรรมต อไปได Successor activity เป นก จกรรมท จะต องตามก จกรรมอ น ๆ ตามลาด บ Parallel activity เป นก จกรรมท จะต องทาขนานก บก จกรรมอ น ๆ

11 Task Predecessors Tasks Time (Weeks) A - 3 B - 5 C - 7 D A 8 E B 5 F C 5 G E 4 H F 5 I D 6 J G - H 4 ทาการเปร ยบเท ยบได ด งน AON

12 ก จกรรม สมมต ว าจะพ ฒนาระบบงานโดยม ข นตอนด งน 1. รวบรวมความต องการ 5 ว น 2. ออกแบบรายงาน 6 ว น 3. ออกแบบหน าจอ 6 ว น 4. ออกแบบฐานข อม ล 2 ว น 5. จ ดทาเอกสาร 5.5 ว น 6. เข ยนโปรแกรม 5 ว น 7. ทดสอบโปรแกรม 3 ว น 8. ต ดต งโปรแกรม 1 ว น

13 1 5 ออกแบบรายงาน ออกแบบ ฐานข อม ล Activity on Node จ ดทา เอกสาร ออกแบบหน าจอ เข ยนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม 5 6 ต ดต ง โปรแกรม

14 ต วอย างของ Activity Analysis for AON Activity Description Estimated Duration (Days) Predecessor A Evaluate current technology platform 2 None B Define user requirements 5 A C Design Web page layouts 4 B D Set-up Server 3 B E Estimate Web traffic 1 B F Test Web pages and links 4 C,D G Move web pages to production environment 3 D,E H Write announcement of intranet for corp. newsletter 2 F,G I Train users 5 G J Write report to management 1 H,I

15 Activity on the Node (AON) Network Diagram

16 Possible Activity Paths Possible Paths Path Total Path 1 A+B+C+F+H+J Path 2 A+B+D+F+H+J Path 3 A+B+D+G+H+J Path 4 A+B+D+G+I+J 19* Path 5 A+B+E+G+I+J

17 Activity on the Node (AON) Longest path ค อ A, B, D, G, I, J = 19 ว น ** เป นต วเลขประมาณว า โครงการจะเสร จภายใน 19 ว นหล งเร มลง ม อทา

18 Activity on the Node (AON) Shortest path ค อ A, B, D, G, H, J = 16 ว น ** เป นต วเลขประมาณการว า โครงการสามารถเสร จเร วท ส ดได ภายใน 16 ว นหล งจากเร มลงม อทา

19 การคานวณหาเส นทางว กฤต (Critical Path) สมมต ว าบร ษ ท AAA ต องการพ ฒนาระบบข นมา 1 ระบบ หล งจากการเสนอโครงการได ร บการ อน ม ต แล ว จ งได วางแผนการดาเน นงานของ โครงการด งกล าว และนาเสนอแผนงานในส วนของ ระยะเวลาในการดาเน นงาน พร อมท งแสดงเส นทาง ว กฤต โดยม ข นตอนในการคานวณหาเส นทาง ว กฤต ด งน

20 กาหนดก จกรรมก อนหน า ก จกรรม ก จกรรมก อนหน า 1. รวบรวมความต องการ 3 ว น - 2. ออกแบบรายงาน 5 ว น 1 3. ออกแบบหน าจอ 4 ว น 1 4. ออกแบบฐานข อม ล 1 ว น 2, 3 5. จ ดทาเอกสาร 2 ว น 4 6. เข ยนโปรแกรม 10 ว น 4 7. ทดสอบโปรแกรม 2 ว น 6 8. ต ดต งโปรแกรม 1 ว น 5, 7

21 การกาหนดตารางเวลาของโครงการ หล งการเข ยนเคร อข ายโครงการ ค อ การกาหนด ตารางเวลาของโครงการ โดยใช การระบ เวลาเร มต นและ เวลาส นส ดของแต ละก จกรรม การว เคราะห เส นทางว กฤต (Critical path analysis) จะถ ก นามาใช ในการกาหนดตารางเวลาของโครงการ เส นทางว กฤต ค อ เส นทางท ใช เวลายาวนานท ส ดของ เคร อข าย หาเส นทางว กฤต ได โดยการค านวณหาเวลาเร มต นและ เวลาส นส ดของแต ละก จกรรมในล กษณะด งต อไปน

22 การคานวณหาเวลาเร มต นและเวลาส นส ด เวลาเร มต นเร วท ส ด (Earliest start: ES) ค อ เวลาเร วท ส ด ท ก จกรรมสามารถเร มต นได ซ งท กก จกรรมท นาหน ามาก อน ได เสร จเร ยบร อยแล ว เวลาเร มต นช าท ส ด (Latest start: LS) ค อ เวลาช าท ส ดท ก จกรรมสามารถเร มต นได ถ าช ากว าน โครงการต องล าช า ออกไป เวลาส นส ดเร วท ส ด (Earliest finish: EF) ค อ เวลาเร วท ส ด ท ก จกรรมสามารถเสร จได เวลาส นส ดช าท ส ด (Latest finish: LF) ค อ เวลาช าท ส ดท ก จกรรมสามารถเสร จได ถ าช ากว าน โครงการต องล าช าออกไป

23 แบ งออกเป น 2 ส วน ค อ กระบวนการกาหนดตารางเวลา 1. การกาหนดเวลาไปข างหน า (Forward pass) พ จารณา เวลาเร มต นเร วท ส ด (ES) เวลาส นส ดเร วท ส ด (EF) 2. การกาหนดเวลาย อนกล บ (Backward pass) พ จารณา เวลาเร มต นช าท ส ด (LS) เวลาส นส ดช าท ส ด (LF)

24 ส ญล กษณ และการกาหนดต วแปรเส นทางก จกรรม ช อก จกรรมหร อส ญล กษณ เวลาเร มต นเร ว ท ส ด ES A EF เวลาส นส ดเร ว ท ส ด เวลาเร มต นช า ท ส ด LS 2 LF เวลาส นส ดช า ท ส ด ระยะเวลาของก จกรรม

25 ว ธ การหาค าต วแปรต างๆ ES = ค ามากท ส ดของ {EF ของท กก จกรรมท นาหน ามา ก อน} EF = ES + เวลาท ใช ของก จกรรมน น LF = ค าน อยท ส ดของ {LS ของท กก จกรรมท ตามหล งมา} LS = LF - เวลาท ใช ของก จกรรมน น กรณ ท ES ม ก จกรรมท นาหน ามาก อนเพ ยงก จกรรมเด ยว ES จะม ค าเท าก บ EF ของก จกรรมท นาหน ามาก อนน น กรณ ท LF ม ก จกรรมท ตามหล งมาเพ ยงก จกรรมเด ยว LF จะม ค าเท าก บ LS ของก จกรรมท ตามหล งมา

26 EX: โรงพยาบางแห งหน งต ดส นใจลงท นในโครงการต ดต ง อ ปกรณ ควบค มมลพ ษทางอากาศ โดยม ระยะเวลา 16 ส ปดาห ในการต ดต งจนแล วเสร จ จงเข ยนเคร อข ายโครงการ ก จกรรม รายละเอ ยด ก จกรรมท นาหน ามาก อน ระยะเวลา (ส ปดาห ) A สร างส วนประกอบภายใน - 2 B ทาหล งคาและพ น - 3 C สร างปล องไฟ A 2 D เทคอนกร ตและต ดต งโครงสร าง A,B 4 E สร างเตาเผาอ ณหภ ม ส ง C 4 F ต ดต งระบบควบค มมลพ ษทางอากาศ C 3 G ต ดต งเคร องป องก นมลพ ษทางอากาศ D,E 5 H ตรวจสอบ F,G 2

27 เคร อข ายโครงการ สาหร บต วอย าง F A C Start E H B D G

28 เคร อข ายโครงการ สาหร บต วอย าง F 7 0 A 2 2 C Start E H 15 2 B D G 13 5

29 เคร อข ายโครงการ สาหร บต วอย าง 0 A 2 2 C F Start E H B D G

30 การหาเวลาท ล าช าได และการระบ เส นทางว กฤต เวลาท ล าช าได (Slack time) หมายถ ง ช วงเวลาท ก จกรรมหน งๆ สามารถทาให ล าช าได โดยไม ทาให โครงการของก จกรรมน นเก ดความล าช าข น สามารถหาได จาก เวลาท ล าช าได = LS - ES หร อ LF - EF

31 ค าตารางเวลาของก จกรรมต างๆ สาหร บต วอย าง ก จกรรมท ม ค าเวลาท ล าช าได เป นศ นย เร ยกว า ก จกรรมว กฤต (Critical activities) และจะอย บนเส นทางว กฤต ของโครงการน นๆ

32 ล กษณะเส นทางว กฤต (Critical path) เร มต นท ก จกรรมต วแรกส ดในโครงการ (จาก ต วอย าง ก จกรรม Start) ส นส ดท ก จกรรมต วส ดท ายในโครงการ (จาก ต วอย าง ก จกรรม H) ก จกรรมท กก จกรรมในเส นทาง เป นก จกรรม ว กฤต (ก จกรรมท ม ค าเวลาท ล าช าได เป นศ นย )

33 เส นทางว กฤต และเวลาท ล าช าได สาหร บต วอย าง เส นทางว กฤต ได แก เส นทาง A-C-E-G-H โดยใช เวลา ของโครงการท งหมด 15 ส ปดาห

34 ข อด ของว ธ CPM ม ประโยชน สาหร บการกาหนดตารางการท างานและการควบค มโครงการ ขนาดใหญ ไม ซ บซ อนและง ายในการนาไปปฏ บ ต การวาดภาพเคร อข ายเพ อแสดงความส มพ นธ ระหว างก จกรรมต างๆ ช วยให เข าใจได เร วข น เส นทางว กฤต และการว เคราะห เวลาท ล าช าได ช วยในการระบ ก จกรรมท ต องระม ดระว งเป นพ เศษ สามารถนาผลท ได ไปใช ในการกาหนดความร บผ ดชอบในแต ละก จกรรม สามารถนาไปใช ได ในหลายล กษณะ ม ประโยชน ในการใช ต ดตามตารางการทางานและต นท นค าใช จ าย

35 ข อจาก ดของว ธ CPM ความส มพ นธ ของก จกรรมในโครงการต องสามารถ ระบ ได อย างช ดเจน เป นอ สระ และไม ม การเปล ยนแปลง ความส มพ นธ แบบก อนหล งระหว างก จกรรมต องแสดง ให เห นและเช อมโยงเป นเคร อข ายเข าด วยก น การประมาณการทางด านระยะเวลาข นอย ก บ ล กษณะเฉพาะของผ จ ดการแต ละคน ก จกรรมท ใช เวลามากหร อก จกรรมว กฤต จ าเป นต อง ได ร บการด แลต ดตามอย างใกล ช ด

โดย : อ ญชนา กล นเท ยน

โดย : อ ญชนา กล นเท ยน กระบวนการวางแผนงาน การด าเน นการก อนการวางแผน การประเม นผล/ปร บปร งแผน และวางแผนใหม การปฏ บ ต ตามแผน การว เคราะห ป ญหา การก าหนดแผนงาน/โครงการ การก าหนดค าใช จ าย การก าหนดว ตถ ประสงค