Application of Software Package in Office โปรแกรมช ดส าน กงาน

Transcription

1 โปรแกรมช ดส าน กงาน ป จจ บ นน ซอฟต แวร ช ดส าน กงานต างๆ เช น โปรแกรมสร างเอกสาร โปรแกรมตาราง ค านวณ และโปรแกรมสร างการน าเสนองาน เป นต น เป นท น ยมใช งานท งในองค กร บร ษ ท หน วยงาน และสถาบ นการศ กษา ต างๆ ส าหร บต วอย างซอฟต แวร ส าน กงาน ได แก ไมโครซอฟต ออฟฟ ศ และโอเพน ออฟฟ ศดอทอ อก (ช ดโปรแกรมภาษาไทย ค อ ปลาดาวออฟฟ ศ และออฟฟ ศ ทะเล) เป นต น โปรแกรมช ดส าน กงานประเภทฟร แวร - โปรแกรม Star Office Office เป นโปรแกรมช ดส าน กงานท บร ษ ท Sun Microsystems พ ฒนาข นมา สามารถใช งาน ได ก บระบบปฎ บ ต การท หลากหลาย เช น Windows, Linux และ Solaris (TM) เป น ต น โปรแกรม StarOffice สามารถใช งานได หลายภาษา เช น ฝร งเศส, เยอรม น, อ ตาล, สเปน, สว เดนฯลฯ - โปรแกรมปลาดาวออฟฟ ศ (Pladao Office) เป นโปรแกรมช ดส าน กงานภาษาไทยท บร ษ ทซ นไมโครซ สเต มส (ประเทศไทย) และ ศ นย เทคโนโลย อ เล กทรอน กส และคอมพ วเตอร แห งชาต (NECTEC) ได ร วมม อก นในโครงการ พ ฒนาโปรแกรมช ดน ข น โดยพ ฒนาต อยอดมาจากโปรแกรม Star Office ของบร ษ ท Sun Microsystems ซ งเป นโปรแกรมช ดส าน กงาน Open Source โปรแกรมหล กในโปรแกรมปลาดาวออฟฟ ศ (Pladao Office) ประกอบด วย - Writer โปรแกรมประมวลผลค า (Word Processor) - Calc โปรแกรมตารางค านวณ (Spreadsheet) - Impress โปรแกรมน าเสนองาน (Presentation) - Draw โปรแกรมวาดภาพแบบเวกเตอร (Drawing) - Math โปรแกรมพ มพ สมการคณ ตศาสตร (Equation) โปรแรมช ดส าน กงานประเภทม ล ขส ทธ - โปรแกรมไมโครซอฟต ออฟฟ ศ เป นโปรแกรมช ดส าน กงาน ท พ ฒนาโดยบร ษ ทไมโครซอฟต เป นโปรแกรมท ครองส วน ตลาดมากท ส ดในขณะน ส าหร บช ดโปรแกรมน เป นช ดโปรแกรมท ม การก าหนดค าล ขส ทธ ในการ ใช งาน และได ม การพ ฒนาต อเน องหลายเวอร ช นโดยในแต ละเวอร ช นก ม หลายแพคเกจท เหมาะสม ก บขนาดองค กร 1

2 โปรแกรมMicrosoft Office 2007 ม การปร บปร งอ นเทอร เฟซส าหร บผ ใช ของ Microsoft Office จากเวอร ช นก อน ท าให โปรแกรม Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007 และOffice Access 2007 จะม พ นท ท างานท คล องต วมากข นและไม รกร งร ง ลด ส งท ไม จ าเป น และช วยให ผ ใช สามารถสร างผลงานท ต องการได อย างรวดเร วและง ายย งข น - เป าหมายในการออกแบบม ความส าค ญเพ มข นส าหร บอ นเทอร เฟซส าหร บผ ใช ใหม ก ค อ การท าให ผ ใช สามารถหาและใช ค ณล กษณะของโปรแกรมประย กต ได อย างสมบ รณ แบบ ใน โปรแกรมประย กต Microsoft Office ร นก อนหน าน ผ ใช จะใช ระบบเมน แถบเคร องม อ บาน หน าต างงาน และกล องโต ตอบ เพ อท างานให เสร จล ล วง ระบบน ท างานได ผลด เม อโปรแกรม ประย กต ม จ านวนค าส งเพ ยงจ าก ด - ค ณล กษณะส าค ญ 1) Ribbon เมน และแถบเคร องม อแบบเด มถ กแทนท ด วยร บบอน ซ งเป นอ ปกรณ ใหม ท จะน าเสนอค าส งท จ ดเร ยงเป นช ดของแท บ แท บบนร บบ อนจะแสดงค าส งท เก ยวข องมาก ท ส ดก บพ นท งานแต ละพ นท ในโปรแกรมประย กต เช น ใน Office Word 2007 แท บจะจ ดกล มค าส งต างๆ ส าหร บก จกรรม เช น การแทรก ว ตถ เช น ร ปภาพและตาราง การท าเค าโครงหน า การท างานก บข อม ลอ างอ ง การส งจดหมาย และ การตรวจทานเอกสาร แท บหน าแรกน าเสนอการเข าถ งค าส งท ใช บ อยท ส ดได โดยง าย ใน Office Excel 2007 ม ช ดของแท บท คล ายก นส าหร บการใช งานกระดาษค านวณ รวมถ งแท บส าหร บการท างานก บส ตร การจ ดการข อม ล และการตรวจทาน แท บเหล าน ท าให สามารถเข าถ งค ณล กษณะโปรแกรมประย กต ได ง ายข น เน องจากม การจ ดระเบ ยบค าส งในว ธ ท สอดคล องโดยตรงก บงานท บ คคลจะท าในโปรแกรมประย กต ด งกล าว 2

3 2) ป มOffice UI ใหม รวมความสามารถต างๆ ของระบบMicrosoft Office ไว ในจ ดป อนข อม ลเด ยวใน UI น นค อ ป มMicrosoft Office ล กษณะเช นน ม ข อด ท ส าค ญสองข อค อ ข อแรกช วยผ ใช ในการ ค นหาค ณล กษณะท ม ค ณค าด งกล าว ข อสอง ท าให สถานการณ จ าลองการสร างเอกสารท ส าค ญง ายข น 3) แท บบร บท ค าส งบางกล มจะม ประโยชน เฉพาะเม อก าล งแก ไขว ตถ บางชน ดอย เท าน น ต วอย างเช น ค าส งส าหร บการแก ไขแผนภ ม จะไม ม ประโยชน จนกว าจะม แผนภ ม ปรากฏในกระดาษค านวณ และผ ใช ก าล งปร บเปล ยนแผนภ ม น นอย ในOffice Excel 2007 การคล กท แผนภ ม จะท าให แท บบร บทปรากฏข น พร อมก บค าส งท ใช ในการแก ไขแผนภ ม แท บบร บทจะปรากฏเฉพาะเม อจ า เป นและท าให สามารถค นหาและใช ค าส งท ต องการได โดยสะดวก 3

4 4) แกลเลอร แกลเลอร ค อห วใจของโปรแกรมประย กต ท ออกแบบใหม แกลเลอร ช วยให ผ ใช ได ร บช ด ของผลล พธ ท ช ดเจนซ งสามารถเล อกได เม อท างานก บเอกสาร กระดาษค านวณ งานน าเสนอ หร อ ฐานข อม ล Access 5) การแสดงต วอย างแบบท นท การแสดงต วอย างแบบท นท เป นเทคโนโลย ใหม ท จะแสดงผลล พธ ของการใช การแก ไข หร อการเปล ยนแปลงการจ ดร ปแบบ ขณะท ผ ใช ย ายต วช ไปเหน อผลล พธ ท น าเสนออย ในแกลเลอร 4

5 ความหมายของการประมวลผลค า Application of Software Package in Office โปรแกรมประมวลผลค า การ ประมวลผลค า (Word Processing) เป นการน าค าหลายๆ ค ามาเร ยงก นให ใน ร ปแบบท ก าหนด สามารถก าหนดได ว าจะให ม ก ต วอ กษรต อหน งบรรท ด หร อหน าละก บรรท ด ก นระยะหน าระยะหล งเท าใด และสามารถแก ไขเพ มเต มได อย างสะดวกจนกว าจะ พอใจแล วจ งส งพ มพ เอกสารน นๆ ออกมาก ช ดก ได โดยท กช ดท ออกมาจากเคร องพ มพ จะ เหม อนก นท กประการเสม อนก บการถ ายเอกสารหร อการท าส าเนา (copy) โปรแกรม (Program) หร อช ดค าส งท ท าให เราสามารถท างานก บเอกสารและส งงาน ต างๆน ได ม ช อเร ยกว า โปรแกรมเว ร ดโพรเซสเซอร (Word processor) หร อโปรแกรม ประมวลผลค า ด งน น สามารถกล าวได ว า การประมวลผลค า (word processing) หมายถ ง การพ มพ เอกสารโดยใช โปรแกรมคอมพ วเตอร ท ม ช อว า เว ร ดโพรเซสเซอร (word processor) ท ความสามารถในการสร าง แก ไข เพ มเต ม ค ดลอก จ ดร ปแบบเอกสาร ตลอดจนการเก บ บ นท กเอกสารน นลงในส อบ นท กข อม ลต างๆ เพ อสามารถเร ยกใช งานในภายหล งได ซ งการ กระท าด งกล าวน จะต องใช เคร องคอมพ วเตอร เป นอ ปกรณ หล กในการท างาน ว ว ฒนาการของโปรแกรมประมวลผลค า - โปรแกรมประมวลผลค าท ม ใช ในประเทศไทยในย คแรกๆน นส วนใหญ จะเป นโปรแกรม ของต างประเทศ เช น โปรแกรม WORDSTAR ของบร ษ ทไมโครโปร จ าก ด ซ งสามารถ พ มพ ข อความได เฉพาะภาษาอ งกฤษเท าน น - ในป พ.ศ 2529 นายแพทย ช ษณะ มะกรสาร ได พ ฒนาโปรแกรมประมวลผลค าท ช อว า ราชว ถ (Rachavitee Word PC Version 1.0) การใช งานโปรแกรมจะม ล กษณะเหม อนก บ โปรแกรม WORDSTAR แต สามารถพ มพ ข อความภาษาไทยได - ในป พ.ศ สถาบ นบร การคอมพ วเตอร และภาคว ชาว ศวกรรม คอมพ วเตอร คณะว ศวกรรมศาสตร จ ลาลงกรณ มหาว ทยาล ย ได ร วมม อก นพ ฒนา โปรแกรมประมวลผลค าภาษาไทยและอ งกฤษ โดยออกแบบให ง ายต อการใช งาน และม ความสามารถในการท างานเช นเด ยวก บโปรแกรมประมวลผลค าอ นๆ โดยต งช อว า ซ ย ไรต เตอร 5

6 (CU Writer) โปรแกรมซ ย ไรต เตอร น จะม ล กษณะคล ายก บโปรแกรม WORDSTAR โดยจะม เมน ค าส งต างๆท ช วยให ผ ใช สามารถเล อกใช ค าส งได ด วยการ เล อนแถบสว าง (โดยใช ป มล กศร บนแป นพ มพ )ไปย งค าส งท ต องการใช ซ งเป นภาษาไทย - การประมวลผลค า ในป จจ บ นจะใช ช ดซอฟต แวร (software suites) ซ งเป น โปรแกรมส าเร จร ป (package) ช ดซอฟต แวร น บางท เร ยกว า โปรแกรมช ดส าน กงาน (Office programs) โดยบร ษ ทไมโครซอฟต คอร เปอเรช น จ าก ด ออกส ตลาดคร งแรกม ช อ ว า ไมโครซอฟต ออฟฟ ศร น 4.3 ซ งประกอบด วย Word เป นซอฟต แวร ประมวลผลค า (Word processing software) Excel เป นซอฟต แวร ตารางท าการ Access เป นซอฟต แวร ด าน ฐานข อม ล Database software) PowerPoint เป นซอฟต แวร น าเสนอภาพกราฟ ก (Presentation software) โปรแกรมเว ร ดในช ดน จะเป นร น 6.0 หร อท เร ยกว า ไมโครซอฟต เว ร ด 6.0 เป น โปรแกรมท ท างานบนระบบปฏ บ ต การว นโดวส ต อมาบร ษ ทไมโครซอฟต ได ท าการปร บปร งพ ฒนาโปรแกรมไมโครซอฟต เว ร ดอย าง ต อเน องมาโดยตลอด โดยท าการปร บปร งแก ไขข อบกพร องต างๆ แล วพ ฒนาเป นโปรแกรม ไมโครซอฟต เว ร ด 7.0 หร อไมโครซอฟต เว ร ด 95 ซ งเป นโปรแกรมในช ดของโปรแกรม ส าน กงานท ม ช อว า ไมโครซอฟต ออฟฟ ศ 95 - หล งจากน นบร ษ ทไมโครซอฟต ได ท าการพ ฒนาโปรแกรมช ส าน กงานมาโดยตลอดอย าง ต อเน องจนป จจ บ น ประเภทของโปรแกรมประมวลผลค า ในป จจ บ นโปรแกรมประมวลผลค าแบ งออกเป น 2 ประเภท ค อ 1. เว ร ดโพรเซสเซอร (Word Processor) 2. เทกซ อ ด เตอร (Text Editors) 1. เว ร ดโพรเซสเซอร (Word Processor) เป นโปรแกรมประมวลผลค าท ใช ในการท างานด านการพ มพ เอกสารท ม ความสามารถ ส ง เช น การใส ภาพกราฟ ก (Graphic) หร อชาร ต (Chart) ลงในเอกสาร การสร างตาราง การ จ ดหน าเอกสารแบบคอล มน อ ตโนม ต โดยม ชน ดและขนาดของต วอ กษร (Font) ให เล อกใช 6

7 มากมายหลายร ปแบบ ต วอย างของโปรแกรมเว ร ดโพรเซสเซอร ได แก ไมโครซอฟต เว ร ด (Microsoft Word) 2. เทกซ อ ด เตอร (Text Editors) เป นโปรแกรมประมวลผลค าท ม ขนาดเล ก เหมาะส าหร บการพ มพ และแก ไขเอกสารแบบ ธรรมดา เช น การใช ต วหนา (Bold) การใช ต วเอ ยง (Italics) โดยม ชน ดและขนาดของ ต วษรให เล อกใช แต ไม มากเท าก บโปรแกรมเว ร ดโพรเซสเซอร เราสามารถพ มพ ข อความลงใน เอกสาร จ ดเก บบ นท ก และส งพ มพ งานท ท าน นออกทางเคร องพ มพ ได ต วอย างของเทกซ อ ด เตอร ได แก โปรแกรม WordPad, โปรแกรม NotePad เป นต น โปรแกรม WordPad เป นโปรแกรมประมวลผลค า (Word Processor) ขนาดเล กๆ ท ให มาพร อม ก บระบบปฏ บ ต การ ซ งม ความสามารถข นพ นฐานเหม อนโปรแกรมประมวลผลค า ท วไป โปรแกรม Word Pad ค อความสามารถในการต ดค า (Word Wrap) และย งเป ด ไฟล เอกสารของไมโครซอฟต เว ร ดได โดยตรงด วย รวมถ งไฟล ข อความล วนๆ (.txt) โปรแกรม Notepad เป นโปรแกรมท ใช ในการแก ไขไฟล ข อความธรรมดา (Plain Text) ความส าค ญของโปรแกรมประมวลผลค า - ส าน กงานต างๆ ม การใช เคร องคอมพ วเตอร เข ามาช วยในการประมวลผล ข อม ล ตลอดจนการท าเอกสารและรายงานต างๆโดยผ านโปรแกรมประมวลผลค า (Word Processor) ท าให บ คลากรในส าน กงานม เร องม อช วยอ านวยความสะดวกในการพ มพ เอกสาร บทความตลอดจนรายงานต างๆ ได อย างรวดเร ว โดยสามารถจ ดข อความและเล อกแบบ ต วอ กษร แก ไข เพ มเต ม ปร บปร ง แทรกข อความ รวมข อความหร อเอกสาร จ ด ขอบกระดาษและตรวจด เอกสารก อนท จะท าการพ มพ เอกสารจร งออกมาทางเคร องพ มพ ได นอกจากน ย งสามารถเก บบ นท กเอกสารต างๆ และเร ยกใช งานแฟ มข อม ลท ได เก บบ นท กไว ในส อบ นท กข อม ลต างๆ ภายหล งได ประโยชน ของโปรแกรมประมวลผลค า 1. ช วยให การจ ดเก บและค นหาเอกสารม ความรวมเร วมากข น 7

8 2. ช วยลดปร มาณกระดาษท จ ดเก บท าให ประหย ดพ นท ในการเก บ 3. ช วยลดข นตอนในการจ ดท าเอกสาร เช น ถ าต องการส งจดหมายท ม ข อความเหม อนก น ไปให ผ ร บจดหมายเป นจ านวนมากอาจท าได โดยการจ ดท าจดหมาย 4. ช วยประหย ดเวลาและค าใช จ ายในการจ ดพ มพ 5. ช วยสร างเอกสารให ม ความสวยงาม 6. ช วยให การท างานก บเอกสารถ กต องและม ข อผ ดพลาดลดน อยลง ค ณสมบ ต โดยท วไปของโปรแกรมประมวลผลค า 1. การด าเน นการตามมาตรฐานเก ยวก บการป อนและแก ไขข อม ล - การย ายเมาส พอยเตอร ไปท ต าแหน งใดๆ บนหน าจอ - การเล อนเอกสารข นลงได - การข นบรรท ดใหม อ ตโนม ต - การแทรกและลบข อม ล - การค นหาค า - การแทนท ค าท ต องการแก ไขด วยค าหร อข อความใหม - การตรวจสอบการสะกดค าและไวยากรณ ของภาษาโดยอ ตโนม ต - พจนาน กรมค าศ พท ท งภาษาไทยและภาษาอ งกฤษ 2. การด าเน นการตามมาตรฐานเก ยวก บร ปแบบการพ มพ - การปร บระยะห างระหว างบรรท ดหร อย อหน า - การแทรกส ญล กษณ และอ กษรพ เศษ - การปร บเปล ยนร ปแบบต วอ กษร - การจ ดวางข อม ลในร ปแบบต างๆ เช น จ ดช ดซ าย ช ดขวา หร อจ ดก งกลาง 8

9 - การจ ดระยะห างระหว างต วอ กษรเป นส ดส วน - การใส ล าด บเลขหน า ห วกระดาษและท ายกระดาษ - สามารถจ ดหน าเอกสารได หลายคอล มน ในหน งหน า - ม ร ปแบบต วอ กษรให เล อกใช หลากหลาย 3. การด าเน นการข นส ง - การแก ไขค าผ ดโดยอ ตโนม ต - ม การก าหนดข อความอ ตโนม ต - ม ร ปแบบฟอร มอ ตโนม ต - ม การจ ดร ปแบบโดยอ ตโนม ต - ม ร ปแบบทางคณ ตศาสตร - ม การเร ยงล าด บอ ตโนม ต - ม ค าแนะน า/ช วยเหล ออ ตโนม ต - ม ด ชน และตารางของเน อหา (สารบ ญ) - ท างานร วมก บโปรแกรมอ นๆในช ดส าน กงานได - สร างเอกสารร ปแบบ HTML หร อเว บเพจได 9

10 แนะน า Microsoft Office Word Application of Software Package in Office โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 โปรแกรมประมวลผลค าร นใหม จากค ายไมโครซอฟต ท ได ร บการพ ฒนาความสามารถเก ยวก บการพ มพ และประมวลผลค า ต งแต การพ มพ บ นท กอย างง าย จนถ งส อส งพ มพ ประเภทแผ นพ บ โปสเตอร หร อร ปแบบอ นๆ ตามต องการผ านจอภาพ เป นการ ท างานในล กษณะ WYSIWYG: What you see is what you get ท เห นผลการท างานท นท การเร ยกโปรแกรมและส วนประกอบจอภาพ การเร ยกใช งานโปรแกรมท าได เหม อนก บโปรแกรมอ นๆ ในระบบปฏ บ ต การว นโดวส โดยใช ค าส ง Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2007 โดยม จอภาพการ ท างาน ด งน - Title Bar แถบช อเร อง เป นส วนแรกของหน าต างโปรแกรม แสดงช อไฟล เอกสาร ท ก าล งสร าง หร อแก ไข - Quick Button ป มเคร องม อหล กของWord 2007 รวมเมน File และTools ไว ด วยก น - Ribbon Bar เป นแถบค าส งร ปแบบใหม ท ประกอบด วยแถบเมน ค าส ง และแถบ เคร องม อผสมก น ประกอบด วยเมน หล กด งน 10

11 แต ละเมน จะปรากฏช ดค าส งๆ ในร ปแบบป มเคร องม อย อย แต ละช ดค าส งในแถบ Ribbon จะปรากฏป มล กศรเฉ ยงขวาเล กๆ ก าก บไว ท ม มล างขวาของ แต ละช ด เพ อเป ดแถบค าส ง (ล กษณะเด ยวก บแถบค าส งในOffice ร นเด ม) เม อคล กแล วจะปรากฏแถบค าส งเล อกเก ยวก บParagraph ด งน 11

12 - Quick Access Toolbar แถบเคร องม อท ผ ใช สามารถปร บเปล ยนป มเคร องม อท ใช ประจ าได ตามต องการ โดยใช ค าส งจากการคล กป มขวาของเมาส หร อคล กป มล กศรลงท ปรากฏท าย แถบเคร องม อ - Ruler แถบไม บรรท ด แสดงขอบเขตส าหร บการพ มพ การจ ดระยะก น(Tab) ม ท งแถบ ไม บรรท ดในแนวนอน และแนวต ง เร ยกใช งานได จากค าส ง View, Ruler - Scroll Bar แถบเล อนใช เล อนด เน อหา ซ งไม สามารถแสดงได พอบนจอภาพ ม ท งแถบ เล อนแนวต ง และแนวนอน - Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอ ยดต างๆ ขณะท างาน เช น เลขหน า จ านวน หน า โหมดการท างาน ป มควบค มการแสดงผล(View bar) และการย อ/ขยายจอภาพ การเป ดแฟ มเอกสาร การเป ดแฟ มเอกสารเพ อแสดงผลหร อแก ไขท าได โดยการคล กQuick Button แล วเล อก ค าส ง Open หร อใช ค ย ล ด<Ctrl><O> ท งน โปรแกรมรองร บการเป ดแฟ มเอกสารท งท เป นร นเด ม (.doc) และWord 2007 (.docx) ร ปแบบการแสดงผลจอภาพ การท างานด านเอกสารบนจอภาพของWord ม โหมดการท างานหลายล กษณะโดยควบค ม จากเมน ค าส งView รวมท งป มเคร องม อView Tools ท ปรากฏใน Status bar 12

13 Print Layout โหมดการท างานเสม อนจร ง แสดงขอบกระดาษท งส ด าน ร ปภาพ ร ป วาด แนะน าให เล อกโหมดน ในการสร างเอกสาร Full Screen Reading โหมดแสดงเอกสารเต มจอแบบสองจอภาพ Web Layout โห มดการพ มพ ในการออกแบบหน าเว บ รวดเร ว Outline สภาวะการพ มพ แบบโครงร าง เหมาะต อการปร บแต งร ปแบบเอกสารอย าง Draft สภาวะการพ มพ โครงร าง ม ขนาดพ นท พ มพ งานกว าง แต ไม แสดงภาพจากการ วาดด วยเคร องม อวาดภาพ(Drawing Tools) เทคน คการเล อนด เน อหาด วยแป นพ มพ การท างานก บWord จะต องเก ยวข องก บหน าเอกสารท ม จ านวนมาก หลายบรรท ด การ เล อนด เน อหาด วยเมาส อาจจะไม สะดวกมากเท าก บการใช ค ย ล ด ด งน <HOME> ต นบรรท ด <END> ท ายบรรท ด <Ctrl><Home> ไปต นเอกสาร <Ctrl><End> ไปท ายเอกสาร <Ctrl><ล กศรขวา/ซ าย> เล อนตามท ศทางคร งละ1 ค า <Shift><F5> เล อนไปต าแหน งการแก ไขคร งล าส ด <F5> ระบ ต าแหน งท ต องการ 13

14 เทคน คการเล อกข อม ล การเล อกข อม ลหร อระบายด า(Selection) ก เป นอ กค าส งท ผ ใช Word ควรศ กษาเพ อให เก ด ความสะดวกในการท างาน ด บเบ ลคล กท ต วอ กษร Triple Click คล กหน าบรรท ด <Alt><Drag & Drag> เล อกเป นค า เล อกท งParagraph เล อกท งบรรท ด เล อกแบบคอล มน ช วงท 1 + <Shift><Click> ย อ/ขยายช วง ช วงท 1 + <Ctrl><Drag & Drop> เล อกเป นช วงๆ <Shift><Ctrl><Home/End> เล อก ณ ต าแหน งCursor จนส ดข อม ลด านบน/ล าง การต งช อแฟ มเอกสารท ต องแลกเปล ยนก นและม การปร บปร งร วมก น ความต องการการแลกเปล ยนไฟล เอกสาร ควรจะม ระบบการเร ยกช อไฟล ท เข าใจง าย สามารถมองเห นความแตกต างของช อไฟล และสามารถแยกร นของไฟล อย างช ดเจน ท งน โดยใช หล กการต งช อด งน ให ใช ต วอ กษรภาษาอ งกฤษ และต วเลข โดยไม ม เคร องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว นแต. และ- เท า น น (ไม ใช space และ unserscore _ เพราะจะสร างป ญหาเม อเป นส วนหน งของURL) ระบ ว นท ไว ข างหน า ด วยร ปแบบ yyyymmdd o สมม ต ว า ช องาน ค อ voip-proposal ในการร างเอกสารเป นคร งแรก ช อไฟล ก จะเป น voip-proposal.doc ในกรณ ท ในว นน น ม การแก ไขและทบทวนออกมาอ ก 2-version ให ต งช อใหม ด งน voip-proposal-1.doc voip-proposal-2.doc และ หากว าอ กสองว นต อมา ม การแก ไขและปร บปร งก นต อ ก อาจต งช อใหม เป นไฟล ต งต นว า voip-proposal.doc 14

15 Application of Software Package in Office ในบางคร ง ม การแจกไฟล ให ไปแก ไขพร อมก นหลายๆคน และอาจจะต องน าไฟล ท แก ไขน นมา รวมก นใหม กรณ น ให ผ ท อย ในท มงานใส ช อย อของต วเองต อท าย version ถ ดไป ท งน ท กคน อาจจะใช เลข version ใหม ท เป นเลขเด ยวก นได ต วอย างเช น ในการประช ม ได แจกแฟ มข อม ล voip-proposal-3.doc ให ผ เก ยวข องไปแก ไข เวลาส งไฟล ท แก ไขแล วกล บมาให ผ ประสานงาน อาจจะเป นไฟล ท ม ช อด ง ต อไปน ส งกล บมาให ท มเลขาน การ voip-proposal-4-boonlert.doc (ปร บปร งโดยboonlert) voip-proposal-4-somchai.doc (ปร บปร งโดยsomchai) voip-proposal-4-pranee.doc (ปร บปร งโดยpranee) 15