Service Profile หน วยงาน สารบรรณ โรงพยาบาลสอง จ งหว ดแพร

Transcription

1 Service Profile หน วยงาน สารบรรณ โรงพยาบาลสอง จ งหว ดแพร

2 ว นท ปร บปร งข อม ลล าส ด 5 ม ถ นายน 2558 ๑. บร บท หน วยงานสารบรรณให บร การร บ ส งหน งส อราชการทางจดหมายและทางส ออ เลคทรอน คส (FTP) และ อ านวยความสะดวกในด านการให บร การถ ายเอกสารและด แลความเร ยบร อยพร อมใช ของห องประช มแก เจ าหน าท ภายในให ม ความสะดวก รวดเร ว และเก ดความพ งพอใจ ๑.๑ หน าท และเป าหมาย ( Purpose ) - ให บร การงานสารบรรณและงานธ รการท วไป เช น - การร บ ส งหน งส อราชการทางจดหมายและส ออ เลคทรอน คส (FTP) - การให บร การการจ ดเก บ การย มตลอดจนการทาลายเอกสารทางราชการ - การให บร การด านการจ ดเก บหน งส อเข าห องสม ด - การให บร การด านการถ ายเอกสาร - ให บร การงานด านสว สด การต าง ๆ เช น การจ ด / เตร ยม ห องประช ม และอาหารว าง - พ ฒนาค ณภาพงานบร การอย างต อเน อง - ม งเน นการทางานเป นท ม - สร างความพ งพอใจให ก บผ ร บบร การ ๑.๒ ขอบเขตบร การ ( Scope of Service ) - ร บ ส งหน งส อราชการท งภายในและภายนอก - โต ตอบหน งส อราชการ - เก บร กษา ย ม ทาลายหน งส อราชการ - ต ดต อประสานงานก บหน วยงานท งภายในและภายนอก - ด แลความเร ยบร อยพร อมใช ของห องประช ม - บร การการถ ายเอกสารให ก บเจ าหน าท ในโรงพยาบาลและบ คคลภายนอก ๑.๓ ผ ร บผลงานและความต องการท สาค ญ กล มผ ร บผลงาน ความต องการของผ ร บบร การ ม ๒ กล ม ๑. กล มภายใน - ได ร บบร การท รวดเร ว สะดวก และถ กต อง - เจ าหน าท ผ ร วมงาน - ได ร บการต ดต อประสานงานท ด - พฤต กรรมให บร การท ด - ได ร บข อม ลท ถ กต องและช ดเจน

3 ๒. กล มภายนอก - ญาต ผ ป วย/ผ ป วย หร อ บ คคลอ น ( ส วนราชการต าง ๆ ) ๑.๔ ความต องการประสานภายในท สาค ญ - บร การท รวดเร ว สะดวก และถ กต อง - การต ดต อประสานงานท ด - ข อม ลท ถ กต องและช ดเจน - ได ร บการต อนร บ การอ านวยความสะดวก และความร วมม อท ด - ได ร บข อม ลท ถ กต อง รวดเร ว และท นเวลา ม การประสานงานท ด ๑.๕ ล กษณะสาค ญของงานบร การและปร มาณงาน - บร การงานธ รการและงานสารบรรณด วยความรวดเร ว ถ กต อง และผ ร บบร การม ความพ งพอใจ - ปร มาณงาน ๑. หมวดงานสารบรรณ ร บหน งส อราชการ 2}764 ฉบ บ ( 7 เด อน ) ส งหน งส อราชการ 2,069 ฉบ บ ( 7 เด อน ) ๒. หมวดงานธ รการท วไป - การบร การถ ายเอกสารให ก บหน วยงานภายในโรงพยาบาล - บร การห องประช ม, งานค นข อม ลทางเว บไซด ทาง อ นเตอร เน ท เข าร วมก จกรรมพ ฒนาค ณภาพ, งานพ ธ การ ต าง ๆ, งานรณรงค ๕ ส ในงานธ รการ - การให บร การและการด แลห องประช ม ๑.๖ ประเด นค ณภาพท สาค ญ ( Key Quallty Issue ) - ลดความผ ดพลาดในการส งเอกสาร - ลดระยะเวลาการค นหาเอกสาร - ลดการส ญหายของเอกสาร ๑.๗ ความท าทายและความเส ยงสาค ญ - การส งเอกสารล าช า - เอกสารส ญหาย - เว ยนเอกสารล าช า - ส งเอกสารผ ดท - เจ าหน าท เส ยวต อการได ร บอ นตรายจากการท างาน เช น ได ร บแสงร งส จากเคร องถ ายเอกสาร, ผงหม กจากเคร องอ ดสาเนา, การน งพ มพ งานนานทาให ปวดหล ง และต อระบบสายตา ๑.๘ จ ดเน นในการพ ฒนา

4 พ ฒนาระบบการร บ ส ง เอกสารทางอ เลคทรอน คส ( E-office ) เพ อความรวดเร วในการร บ ส ง หน งส อราชการ และหน งส อทางราชการต าง ๆ ท ประกาศร บสม คร หร อประกาศผลจะด าเน นการแจ งประกาศลง ทางเว บไซด แทนการสาเนาป ดประกาศทางบอร ดประชาส มพ นธ ๑.๙ ศ กยภาพและข อจาก ดในด านปฏ บ ต งาน ( คน, เทคโนโลย, เคร องม อ ) - อ ตรากาล งผ ปฏ บ ต งานม เจ าหน าท ปฏ บ ต งาน ๒ คน - เคร องม ออ ปกรณ : เคร องโทรสาร ( แฟกซ ) เคร องคอมพ วเตอร เคร องปร นเตอร เคร องพ มพ ด ด เคร องถ ายเอกสาร เคร องอ ดสาเนา เคร องโทรศ พท - ม ระบบร บ ส งหน งส อทางอ เลคทรอน กส ใช เคร องคอมพ วเตอร ในการปฏ บ ต งาน - จะม โครงการน าเอาระบบ E-office มาใช ในหน วยงานและส อสารก นระหว างบ คลากร ในหน วยงาน ๑.๑๐ ประเด นการสร างเสร มส ขภาพท เก ยวข อง - บ คลากรได ร บการตรวจส ขภาพประจาป ๑๐๐ % ตลอดจนการเปล ยนพฤต กรรมของตนเอง - ท าทางในขณะน งท างาน แนะน าการใช เคร องม อ เช น คอมพ วเตอร เคร องถ ายเอก สาร เพ อป องก นสารเคม จากเคร องพ มพ เคร องถ ายเอกสาร ๑.๑๑ ว ตถ ประสงค ต วช ว ด การพ ฒนา ประเด นค ณภาพท สาค ญ เป าหมาย / / ความท าทายท สาค ญ ว ตถ ประสงค - การพ ฒนาการจ ด - ความรวดเร วในการร บ ร บ ส งเอกสารทาง ส งเอกสาร อ เลคทรอน กส ต วช ว ดและผลล พธ ก จกรรมการพ ฒนา - อ บ ต การณ ความล าช า การดาเน นการตามช น ความเร วของเอกสาร - ด วนท ส ดดาเน นการท นท - ด วนมากดาเน นการ โดยเร ว - ด วนดาเน นการเร วกว า ปกต เท าท จะทาได - ท วไปปฏ บ ต ตามข นตอน งานสารบรรณ - พ ฒนาระบบเอกสาร รวดเร วท นเวลาและ ถ กต อง ๒. กระบวนการสาค ญ ( Key Process ) กระบวนการทางาน ความเส ยง / ป ญหา ต วช ว ด ๑. การลงทะเบ ยนร บเอกสาร ไม ได ลงทะเบ ยนร บเอกสาร อ ตราการส ญหายของเอกสาร ๒. การจ ดส งเอกสาร ส งเอกสารผ ดพลาด จานวนคร งของการส งเอกสารผ ดพลาด

5 ๓. การโต ตอบเอกสาร - จานวนคร งของการพ มพ หน งส อราชการ ๔. การจ ดเก บเอกสาร เอกสารส ญหาย / เก บสล บท จานวนเอกสารท เข าตามแฟ มงาน ๕. การทาลายเอกสาร การดาเน นการทาลายเอกสารล าช า เอกสารได ร บการทาลายตามระเบ ยบ ฯ ป ละ ๑ คร ง ๓. ต วช ว ดผลการดาเน นงาน ( Performance Indicator ) ป งบประมาณ ต.ค. ๕๗ เม.ย ๕๘ ๓.๑ กล มประชากรท สาค ญ ๑. กล มภายในองค กร ( เจ าหน าท ) ๒. กล มภายนอกองค กร ( บ คคลท วไป ) ๓.๒ ต วช ว ดของหน วยงาน ลาด บ ต วช ว ด เป าหมาย ๒๕๕๕ ๑. อ บ ต การณ ความล าช าของการดาเน นงานตามช น ร อยละ ๕ ร อยละ ๑ ความเร วของเอกสาร - ด วนท ส ด - ด วนมาก - ด วน - ปกต ๒. อ ตราการส ญหายของเอกสาร ร อยละ ๕ ร อยละ ๑

6 ๓. จานวนคร งของการส งเอกสารผ ดพลาด ร อยละ ๓ ร อยละ ๑ ๔. การโต ตอบเอกสารผ ดพลาด ร อยละ ๕-๕. การจ ดเก บเอกสารผ ดพลาด ร อยละ ๕ ร อยละ ๑ ๖. การทาลายเอกสาร ร อยละ ๕ ร อยละ ๔.๕ ๔. ระบบงานเพ อบรรล เป าหมายและม ค ณภาพ ( บทเร ยนจากการพ ฒนา ) ๔.๑ ระบบงานในป จจ บ นท พ ฒนาค ณภาพเสร จส นแล ว ป ญหา / โอกาสพ ฒนา ว ตถ ประสงค การปร บปร ง / เปล ยนแปลง ผลล พธ - ไม ได ลงบ นท กการร บ เอกสาร / จดหมายจาก ไปรษณ ย ลงทะเบ ยนหร อ EMS - เพ อพ ฒนาการร บ ส ง เอกสารส ญหาย - ป องก นเอกสารส ญหาย - ม การลงบ นท กการร บจดหมาย ลงทะเบ ยน / พ สด EMS ท ก ฉบ บ - การนาส งเอกสารท กฉบ บต อง ม การเซ นร บท กคร ง - ไม พบเอกสารส ญหาย - อ ตราความพ งพอใจของ ผ ร บบร การเพ มข น ๔.๒ การพ ฒนาค ณภาพท อย ระหว างดาเน นการ ป ญหา / โอกาสพ ฒนา ผลล พธ ท คาดหว ง การปร บปร ง / เปล ยนแปลง - พ ฒนางานระบบเอกสารทาง อ เล กทรอน กส - หล งจากม การพ ฒนาและปร บปร ง ตามข นตอนด งกล าวแล วไม พบว าม เอกสารส ญหาย - ม การ Scan หน งส อร บแล วจ ดเก บ ข อม ลเป น File ท กว น ๕. แผนการพ ฒนาต อเน อง ๑. พ ฒนาระบบการเว ยนเอกสารของหน วยงานด วยระบบอ เล กทรอน กส แทนเจ าหน าท เด นเว ยนเอกสาร เพ อให เก ดความสะดวก รวดเร ว ในการส อสารภายในหน วยงาน ๒. การพ ฒนาก จกรรม ๕ ส อย างต อเน องและย งย น ก จกรรมทบทวน ๑. พ ฒนาโดยการใช ระบบโปรแกรม E office ๒. พ ฒนาโดยการใช ระบบ Scan เอกสารในการจ ดส งเอกสาร ๓. พ ฒนาค ณภาพการป องก นการทาเอกสารส ญหาย ๔. พ ฒนาค ณภาพการไหลเว ยนเอกสารไม ท นเวลา