การใช งานระบบ E- OFFICE

Transcription

1 เอกสารท แนบมาด วย ๒ การใช งานระบบ E- OFFICE ภายในสาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ แนวทางการใช งานระบบสารบรรณในระบบสาน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office)

2 การใช งานระบบ E- Office ภ า ย ใ น สา น ก ง า น เ ข ต พ น ท ก า ร ศ ก ษ า ป ร ะ ถ ม ศ ก ษ า ป ร า จ น บ ร เ ข ต ๒ ท มาและความสาค ญ สาน กงานคณะกรรมการการศ กษาข นพ นฐาน ได พ ฒนาระบบสาน กงานอ เล กทรอน กส ( e-office ) โดยม เป าหมายเพ อสน บสน นให สาน กงานเขตพ นท การศ กษา และสถานศ กษาให สามารถบร หารจ ดการและดาเน นงานตาม ภารก จได อย างสะดวก รวดเร ว และตรวจสอบได อย างม ประส ทธ ภาพ และเก ดประโยชน ส งส ดต อทางราชการ โดย ระบบงานสารบรรณจะประกาศใช ต งแต ว นท ๑ ต ลาคม ๒๕๕๖ เป นต นไป สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ ได เห นถ งความสาค ญในการพ ฒนาประส ทธ ภาพ การทางานด วยระบบสาน กงานอ เล กทรอน กส (e-office) จ งได จ ดโครงการอบรมเช งปฏ บ ต การระบบงานสาน กงาน (e-office) ให แก ข าราชการคร และบ คลากรทางการศ กษาของโรงเร ยนในส งก ด สามารถบร หารจ ดการและด าเน นงาน ตามภารก จได อย างสะดวก รวดเร ว และตรวจสอบได อย างม ประส ทธ ภาพ การใช งานระบบสาน กงานอ เล กทรอน กส (E-Office) ๑. ใช บร การผ านเว บท า สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 1

3 ๒. ผ ม ส ทธ เข าใช ข าราชการคร บ คลากรทางการศ กษา พน กงาน ล กจ าง ภายในสาน กงานเขตพ นท การศ กษาและ สถานศ กษาในส งก ด สาน กงานการศ กษาในส งก ดสาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ โดยผ ด แลระบบของ สพป.ปราจ นบ ร เขต ๒ จะเป นผ ดาเน นการสร าง แก ไข ข อม ลผ ใช ให ก บบ คลากรในส งก ด ระบบสร าง รห สผ ใช และรห สผ าน จากข อม ลผ ใช โดยม หล กการด งน รห สผ ใช จาก หมายเลขประจาต วประชาชน ๑๓ หล ก รห สผ าน จาก ต วอ กษร ๓ ต วแรกในช อภาษาอ งกฤษ ต อด วยอ กษร ๓ ต วแรกในช อนามก ล ภาษาอ งกฤษ ต อด วย ว นท เก ด และ เด อนท เก ด อาท ร ฐกร จงร กษ (Rattagon Jonglunk) เก ดว นท 21 ก มภาพ นธ พ.ศ รห สผ าน ค อ ratjon2102 *** ในระยะเร มต นขยายผลการใช งานระด บโรงเร ยน สร างผ ใช งานให โรงเร ยน ๑ ช อ ค อ ผ อานวยการโรงเร ยน ในการปฏ บ ต ให คร ธ รการใช รห สผ ใช ของ ผอ. ด าเน นการในระบบ E Office จนกว าจะม การแจ งเปล ยนแปลงจาก สพป. ปราจ นบ ร เขต ๒ *** ๓. ระบบสารบรรณ สพป. ปราจ นบ ร เขต ๒ เร มขยายผลการใช งานระบบส าน กงานอ เล กทรอน กส ในระบบสารบรรณ ร บ ส งหน งส อราชการ ภายในหน วยงาน สถานศ กษาในส งก ด และหน วยงานส วนกลางใน สพฐ. หน า 2 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

4 ๔. ข นตอนการร บ ส งหน งส อราชการ การใช งานระบบ E- Office สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 3

5 **** การ Login เข าใช งาน **** 1. คล กเข าส เว บไซต 2. คล กแถบเมน Login เข าส ระบบ หน า 4 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

6 3..ใส รห สผ ใช และ รห สผ าน ของ ผอ.โรงเร ยน พ มพ ช อผ ใช ค อ หมายเลข ประจาต วประชาชนของ ผอ. โรงเร ยน พ มพ ช อรห สผ าน ค อ ต วอ กษร ภาษาอ งกฤษ 3 ต วแรกจากช อและ นามสก ลต อด วยว นท และเด อนเก ด ของ ผอ. โรงเร ยน ต วอย าง ผอ.อด ลย ปรางค จ นทร ADOON PRANGCHANG เก ดว นท 27 เด อน ม ถ นายน รห สผ าน ค อ adopra2706 กรอกเร ยบร อย คล กป ม Login ให ค ณคร /เจ าหน าท ธ รการ ของโรงเร ยนใช ช อผ ใช และรห สผ านของ ผอ. โรงเร ยน เพ อเข าไปทางานใน ระบบ E- Office เพ อความสะดวก สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 5

7 ระบบแสดงข อม ลผ ใช และรายการงานรอดาเน นการ ****จบข นตอนการ Log In เข าใช งาน**** หน า 6 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

8 **** การลงทะเบ ยนร บ บทบาท สารบรรณกลาง **** การใช งานระบบ E- Office 1. ด รายการ รอลงทะเบ ยนร บ (สารบรรณกลาง) คล กท ต วเลข ในรายการรอลงทะเบ ยนร บ เพ อเข าไปดาเน นการ 2. เล อกหน งส อจากตารางแสดงรายการหน งส อท รอลงทะเบ ยน คล กท ช อเร องหน งส อท ต องการด รายละเอ ยดและดาเน นการลงทะเบ ยนร บ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 7

9 3. พ จารณาเร อง ปร นท เอกสารเพ อเสนอผ บร หารและมอบผ ร บผ ดชอบงานน นดาเน นการต อนอกระบบ คล กท ช อไฟล ในตารางไฟล หน งส อนาส ง เพ อดาวน โหลดไฟล เก บในคอมพ วเตอร และเป ดอ านพ จารณาเน อ หาร เม อเป นเร องท เก ยวข องก บโรงเร ยน ส งปร นท เพ อเสนอ ผอ.โรงเร ยน ส งการตามท ปฏ บ ต ก นโดยปกต (นอกระบบ E-Office) หน า 8 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

10 ในกรณ ต วอย างเป นเร องท เก ยวข องก บโรงเร ยน ค ณคร คล กแถบเมน ส งท ส งมาด วย เพ อดาวน โหลด เอกสารส งท ส งมาด วย เพ อนาไปดาเน นการต อไป ว ธ การดาวน โหลดเช นเด ม ค อ คล กท ช อไฟล สามารถส งปร นท เอกสารได หากต องการ หร อบ นท กใน คอมพ วเตอร และเสนอ ผอ.โรงเร ยนหร อส งให ค ณคร ผ ร บผ ดชอบดาเน นการในเร องน นนาไปดาเน นการ **** โปรดคล กเร ยกด ไฟล ในรายการ ส งท ส งมาด วยท กคร ง **** ไฟล ท ส งมาอาจม หลายชน ด อาท word,excel,jpeg,pdf... ตามความเหมาะสม ในกรณ ท ต องการให โรงเร ยนกรอกข อม ลส งกล บ สพป. อาจส งไฟล Excel แบบกรอกข อม ลมาเพ อความสะดวกแก โรงเร ยน นาไปใช งานได เลย สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 9

11 4. การมอบหน งส อให กล ม/บ คคล คล กไอคอน แว นขยาย ของรายการ มอบกล ม/บ คคลในส งก ด เพ อเล อกมอบให บ คคล โดยให เล อกท ช อ ผอ. โรงเร ยนท าน (เน องจากป จจ บ นย งใช งานไม เต มร ปแบบจ งสร างช อผ ใช ของแต ละโรงเร ยนให บ คลากรไม ครบท กท าน จ ง ขอให ใช ช อผ ใช ของ ผอ. โรงเร ยนในการดาเน นงานในระบบ E- Office ) หน า 10 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

12 เม อคล กท หน าช อ ผอ. โรงเร ยน แล วช อ ผอ. จะปรากฏในช องรายการท เล อกทางขวาม อ เร ยบร อย คล ก ป ม ตกลง หากคล กผ ด ต องการลบช อท เล อกผ ดไป สามารถลบช อออกจากรายการท เล อก โดยคล กท ช อท ต องการ ลบ ในช องรายการท เล อก แล วคล กไอคอนลบ ช อน นจะหายไป แล วเล อกช อ ผอ. โรงเร ยน และคล ก ตกลง > เสร จข นตอนการมอบหน งส อ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 11

13 ระบบจะใส ช อ ผอ.โรงเร ยน ตามท เราดาเน นการเล อก ไว ในช อ รายการ มอบกล ม/บ คคล 5. ลงทะเบ ยนร บ คล กป ม ลงทะเบ ยนร บ ระบบแสดง Pop Up ให ย นย นต องการมอบหน งส อ ให คล กป ม OK เม อระบบดาเน นการเสร จ แสดง Pop Up ย นย น คล กป ม OK หน า 12 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

14 5. พ จารณาเน อหาหน งส อแล วไม เก ยวก บโรงเร ยนเรา คล ก ป ม ค นเร อง เพ อค นเร องให ผ ส ง **กรณ หน งส อน นไม เก ยวข องก บโรงเร ยนของเรา อาจเก ดจากผ ส งอาจส งผ ดหร อส งโดยเหมารวม เช น เป นเร องสาหร บโรงเร ยนขยายโอกาส แต โรงเร ยนเราม ใช ขอให ท าน ค นเร อง โดยไม ต องดาเน นการในข อ 4(การมอบหน งส อ) 6. กล บมาย งหน าตารางรายช อหน งส อรอลงทะเบ ยนร บ ช อหน งส อท ดาเน นการลงทะเบ ยนร บแล ว จะหายออกจากตาราง 7. เล อกรายการหน งส อต อไปเพ อดาเน นการลงทะเบ ยนร บต อไป **** จบการลงทะเบ ยนร บ **** สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 13

15 **** การลงทะเบ ยนร บหน งส อภายนอกระบบ บทบาท สารบรรณกลาง **** 1. สารบรรณกลาง Login เข าระบบ แล วเข าระบบ E-Office ระบบแสดงไอคอนงานต างๆ ท ม บร การใน E- Office 2. เล อกไอคอนแฟ มส เหล อง งานสารบรรณ จากน นเล อกไอคอน เพ อเข าไปดาเน นการ หน า 14 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

16 3. คล กเล อกไอคอน หน งส อร บใหม เพ อลงทะเบ ยนร บหน งส อจากนอกระบบ 4. บ นท กข อม ลของหน งส อน นๆ ลงระบบ ท งน เม อได ร บเอกสารหน งส อมาให Scan เอกสารท งหมดเป นไฟล PDF หร อ JPEG โดยแต ละไฟล ขนาด ไม เก น 500 kb เตร ยมไว เพ อแนบไฟล เข าระบบ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 15

17 นารายละเอ ยดของหน งส อนาส งมาบ นท ก ในรายการหน งส อร บใหม โดยระบ ข อม ล เลขท หน งส อ, ลงว นท, ประเภทหน งส อ, ช นความเร ว, ช นความล บ, เร อง ตามเอกสาร หน งส อท ได ร บมา คล กและพ มพ เลขท หน งส อตาม เอกสารหน งส อ คล กท ปฏ ท นเพ อระบ ว นท ตรงก บ ลงว นท ในหน งส อ หน า 16 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

18 คล กเพ อพ มพ ช อเร อง หน งส อนาส งน นๆ ในรายการ จาก ระบ ช อผ ส งหน งส อน นโดย กรณ เป นหน วยงานท ม ข อม ลบ นท กในระบบอย แล ว เช น สพฐ.,หน วยงาน สาน กต างๆ ในสพฐ.,สพป. สพม. เขต ต างๆ,โรงเร ยนในส งก ด สพป. ปราจ นบ ร เขต ๒ คล กไอคอน แว นขยาย เพ อ เร ยกรายช อหน วยงานผ ส ง ระบบแสดง Pop Up รายช อหน วยงาน สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 17

19 เล อกประเภทหน วยงาน หน วยงานภายนอก คล ก แว นขยาย เพ อค นหารายช อหน วยงาน หร อ ใส ช อหน วยงานในช องคาค น(เพ อช วยการค นหา) แล ว คล ก แว นขยาย หน า 18 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

20 รายช อหน วยงานภายนอกท ม ในระบบ การใช งานระบบ E- Office คล กสกอร เล อนค นหา รายช อท ต องการ คล กท ช อหน วยงานซ งเป นผ ส งหน งส อน น แล วคล กป ม ตกลง ช อหน วยงานท เล อกจะปรากฏในรายการ จาก สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 19

21 กรณ หน วยงานท ไม ม บ นท กช อในระบบ ตามต วอย าง หน งส อมาจาก ม.บ รพา ซ งไม ม บ นท กรายช อไว ใน ระบบ ต องดาเน นการบ นท กช อหน วยงาน โดย คล ก ไอคอนบวก ระบบแสดง Pop Up บ นท กช อหน วยงานภายนอก คล กท ช องว างและระบบช อหน วยงานผ ส ง หน งส อน นๆ ระบ ครบถ วน คล กแถบเมน บ นท ก หน า 20 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

22 เม อระบบดาเน นการบ นท กข อม ลเร ยบร อย แสดง Pop Up ย นย น การใช งานระบบ E- Office ช อหน วยงานท เราเล อก/บ นท กข อม ล แสดงในรายการ จาก 5. การแนบไฟล หน งส อและส งท ส งมาด วย แนบไฟล หน งส อน าส งท เรา Scan เตร ยมไว แล ว โดยคล กท ไอคอน คล บหน บกระดาษ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 21

23 ค นหาไฟล หน งส อและแนบไฟล เข าระบบ คล ก ป ม Browse เพ อค นหาไฟล เล อกไฟล หน งส อนาท Scan เตร ยมไว ในคอมพ วเตอร คล กท ช อไฟล หน งส อ ท ต องการ คล กป ม Open เพ อ แนบไฟล น นเข าระบบ หน า 22 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

24 ระบบแสดงช อไฟล ท ถ กเล อกใน Pop Up เร ยบร อย คล กป ม ตกลง คล ก ตกลง ย นย น การแนบไฟล ดาเน นการแนบไฟล ส งท ส งมาด วย ด วยว ธ การเด ยวก น การลบไฟล ท ไม ต องการแนบออก คล กท หน าช อไฟล น นๆ แล วคล ก ไอคอนลบ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 23

25 ระบบแสดง Pop Up สอบถามความต องการลบ ย นย นความต องการ คล กป ม OK รายการท เล อก ถ กลบออกไปแล ว 6. สร ปสาระสาค ญของหน งส อ เล อนลงมาในรายการ สาระสาค ญ คล กในช องว าง เพ อพ มพ สร ปสาระสาค ญของหน งส อเพ อเสนอ ผอ. ร.ร. (พ มพ สาระสาค ญ ไม เก น 1,000 ต วอ กษร) หน า 24 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

26 7. มอบหน งส อ การใช งานระบบ E- Office คล กไอคอน แว นขยาย ของรายการ มอบกล ม/บ คคลในส งก ด เพ อเล อกมอบให บ คคล โดยให เล อกท ช อ ผอ. โรงเร ยนท าน (เน องจากป จจ บ นย งใช งานไม เต มร ปแบบจ งสร างช อผ ใช ของแต ละโรงเร ยนให บ คลากรไม ครบท กท าน จ ง ขอให ใช ช อผ ใช ของ ผอ. โรงเร ยนในการดาเน นงานในระบบ E- Office ) สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 25

27 เม อคล กท หน าช อ ผอ. โรงเร ยน แล วช อ ผอ. จะปรากฏในช องรายการท เล อกทางขวาม อ เร ยบร อย คล ก ป ม ตกลง หากคล กผ ด ต องการลบช อท เล อกผ ดไป สามารถลบช อออกจากรายการท เล อก โดยคล กท ช อท ต องการ ลบ ในช องรายการท เล อก แล วคล กไอคอนลบ ช อน นจะหายไป แล วเล อกช อ ผอ. โรงเร ยน และคล ก ตกลง > เสร จข นตอนการมอบหน งส อ ระบบจะใส ช อ ผอ.โรงเร ยน ตามท เราดาเน นการเล อก ไว ในช อ รายการ มอบกล ม/บ คคล หน า 26 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

28 8. ลงทะเบ ยนร บ การใช งานระบบ E- Office คล กป ม ลงทะเบ ยนร บ ระบบแสดง Pop Up ให ย นย นต องการมอบหน งส อ ให คล กป ม OK เม อระบบดาเน นการเสร จ แสดง Pop Up ย นย น คล กป ม OK **** การลงทะเบ ยนร บหน งส อภายนอกระบบ **** สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 27

29 **** การต งเร องจากหน งส อท ลงทะเบ ยนร บแล ว บทบาท จนท./ขรก.สพฐ. **** 1. ผอ.โรงเร ยนได ร บทราบหน งส อราชการ และม ค าส งการ ให ดาเน นการให ค ณคร ดาเน นการตามปกต นอกระบบ E -Office 2. ค ณคร ท ได ร บคาส งให ดาเน นการตามคาส งการของ ผอ. โรงเร ยน ดาเน นการเสร จเร ยบร อย ผอ. โรงเร ยน ร บทราบ อน ม ต และลงนามในเอกสารเร ยบร อย จ งส งเอกสาร หน งส อนาส ง และ ส งท ส งมาด วย หากม การดาเน นการส งหน งส อออกไปภายนอก ให แก ค ณคร ผ ร บผ ดชอบงานธ รการ 3. ค ณคร ร บผ ดชอบงานธ รการโรงเร ยน ดาเน นการต งเร องในระบบ E- Office 1. Log In โดยใช ช อผ ใช และรห สผ าน ของผอ. โรงเร ยน และส งเกตในรายการท ต องดาเน นการ รายการรอดาเน นการ (จนท./ขรก.สพฐ.) 2. คล กท ต วเลขในรายการ รายการรอดาเน นการ (จนท./ขรก.สพฐ.) เพ อเร ยกรายการเพ อดาเน นการ ต งเร อง หน า 28 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

30 3. ระบบแสดงรายการหน งส อท รอดาเน นการ คล กท ช อหน งส อเพ อเล อกเข าไปดาเน นการ ต งเร อง ในหน งส อเร องน นๆ ภาคผนวก 4.ระบบให เล อกดาเน นการก บหน งส อเร องน นๆ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 29

31 5. คล กเล อกดาเน นการตามท ผอ. โรงเร ยนส งการจร ง(ท ปฏ บ ต จร งเร ยบร อยแล วนอกระบบ E Office) คล กเล อก ต งเร อง เม อ ผอ.โรงเร ยนได ส งการให ด าเน นการเก ยวก บหน งส อน นๆ ต อ อาท สารวจข อม ลและตอบกล บให สพป., อน ญาตให บ คลากรเข าร วมการประช ม, ร บ ทราบ... คล กเล อก ค นเร อง เม อ ผอ. พ จารณาหน งส อน นๆ แล วเห นว าไม เก ยวข องก บ โรงเร ยนท าน ให ค นเร องกล บไปย งผ ส ง 3. คล กเล อก ย ต เร อง เม อ ผอ. พ จารณาหน งส อน นๆ แล วเห นว าไม ต องดาเน นการใดๆ ต อ 6. หากคล ก ต งเร อง ระบบแสดงหน าบ นท กสร างหน งส อราชการ เพ อให ดาเน นการสร างบ นท กเสนอ ผอ. โรงเร ยน ช อเร องระบบระบ ช อเด มให อ ตโนม ต คล กเพ อพ มพ สร ปสาระสาค ญ ของเร องเพ อบ นท กในระบบด วย ต วอ กษร ไม เก น 1,000 ต ว หน า 30 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

32 7. เล อกการเร ยน ผอ. โรงเร ยน เพ อ... ตามท ผอ.โรงเร ยนได ม คาส งการจร ง (นอกระบบ E-Office) ตามต วอย างเป นหน งส อแจ งเพ อเผยแพร ประชาส มพ นธ ให บ คลากรและน กเร ยนทราบ ผอ. โรงเร ยน พ จารณาร บทราบเร องแล วให ประชาส มพ นธ แก ค ณคร และน กเร ยนทราบต อไป การเล อกในระบบจ ง เล อกรายการ ทราบ ด วยการคล กท หน ารายการท ต องการ และคล กหน ารายการ อน ม ต จากน น คล กไอคอนบวก ระบบจะแสดง Pop Up เพ อพ มพ คาส งท ต องการขออน ม ต ดาเน นการ Ex. ป ดป ายประชาส มพ นธ เร ยบร อยคล กป ม ตกลง สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 31

33 ข อความป ดป ายประกาศ ปรากฏในช องรายละเอ ยดของการเร ยมมาเพ อโปรด อน ม ต หากเป นกรณ อ นๆ อาท - ม การส งหน งส อตอบกล บย ง สพป. เล อกรายการ ลงนามถ ง และเล อกปลายทางผ ร บ ท ไอคอนแว น ขยาย ทางขวาม อ ด รายละเอ ยดในห วข อถ ดไปเร องการต งเร องใหม - ม คาส งอน ญาตให บ คลากรไปราชการเพ อเข าร วมประช ม/อบรม ตามหน งส อแจ งเช ญ คล กเล อกหน า รายการ อน ญาต และคล กไอคอนบวกทางขวา เพ อใส ค าส งอน ญาตให... เพ อบ นท กข อม ลไว ใน ระบบ ด วยว ธ การเช นเด ยวก บการบ นท กคาส ง อน ม ต 8. คล กป ม ตกลง ท ท ายของหน า เพ อบ นท กข อม ลการต งเร อง โดยในรายการ เสนอผ บร หาร จะ แสดงช อ ผอ. โรงเร ยน และในรายการ ผ เสนอ ช อผอ.โรงเร ยนในบทบาท จนท. ค ณคร ไม ต อง เปล ยนแปลงใดๆ หน า 32 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

34 9. คล กป ม OK เพ อย นย น ต องการเสนอหน งส อต อ ผอ.โรงเร ยน การใช งานระบบ E- Office หน งส อจะไปรอในรายการรอพ จารณา/ส งการ (ผอ.ร.ร.) **** จบการต งเร องจากหน งส อท ลงทะเบ ยนร บแล ว **** สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 33

35 **** การต งเร องใหม โดยไม ม หน งส อร บในระบบเป นต นเร อง บทบาท จนท./ขรก.สพฐ. **** การต งเร องใหม โดยไม ม หน งส อร บในระบบเป นต นเร อง ใช ในกรณ โรงเร ยนม หน งส อส งไปย ง หน วยงานอ นๆ ท ง สพป. ปราจ นบ ร เขต 2, สถานศ กษาอ นๆ, สพป. สพม. หน วยงานในส วนกลางของ สพฐ. อาท กรณ เช ญ ผอ. สพป. เป นประธานเป ดงานว ชาการของโรงเร ยน, เช ญโรงเร ยนในเขตค ณภาพ ร วมแข งข นก ฬาระด บเขตค ณภาพ..., แจ งประสบภ ยพ บ ต..., 1. Log In ในช อผ ใช และรห สผ านของ ผอ. โรงเร ยน แล วคล กแถบเมน E- Office 2. คล กไอคอนแฟ มส เหล อง งานสารบรรณ หน า 34 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

36 3. คล กไอคอนแรก บร การสร าง/เสนอหน งส อราชการ 4. คล กไอคอนแรก บ นท กสร างหน งส อ 5. ทาบ นท กสร างหน งส อ ระบ รายละเอ ยดของหน งส อ คล กเพ อเล อกประเภท หน งส อ, ช นความเร ว ของหน งส อน นๆ คล กเพ อเล อก ช น ความล บของ หน งส อน นๆ คล กเพ อพ มพ ช อเร องของหน งส อน นๆ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 35

37 คล กเพ อพ มพ สร ปสาระสาค ญของหน งส อ ด วยต วอ กษรไม เก น 1,000 ต ว 6. ข ามข นตอนการแนบไฟล หน งส อนาส งและส งท ส งมาด วยในการบ นท กสร างหน งส อ แล วรอไปแนบ ไฟล เอกสารต างๆ ท ต องการส งเข าในระบบ ในข นตอนการออกเลขท หน งส อส งและส งหน งส อ หน า 36 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

38 7. ดาเน นการเล อกเสนอ จ งเร ยนมาเพ อโปรด.. การใช งานระบบ E- Office คล กหน ารายการท ต องการเล อก และเล อกไอคอนทางขวาม อเพ อระบ รายละเอ ยด ไอคอนบวก จะปรากฏ Pop Up ให พ มพ รายละเอ ยด สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 37

39 ไอคอนแว นขยาย จะปรากฏ Pop Up รายการให เล อก โดยเฉพาะในรายการ ลงนามถ ง ต องเล อกปลายทางผ ร บ ให คล กเล อกประเภทของหน วยงาน ต วอย าง สพป. หน า 38 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

40 จากน นคล กเล อก สพป. ปราจ นบ ร เขต 2 การใช งานระบบ E- Office เม อช อ สพป. ปราจ นบ ร เขต 2 มาปรากฏในช อง รายการท เล อก เร ยบร อย คล กป ม ตกลง เม อดาเน นการเสร จ ใน ช องรายละเอ ยด จะปรากฏช อปลายทางตามท ค ณคร เล อกไว สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 39

41 8. คล กป ม ตกลง ท ท ายของหน า เพ อบ นท กข อม ลการต งเร อง โดยในรายการ เสนอผ บร หาร จะ แสดงช อ ผอ. โรงเร ยน และในรายการ ผ เสนอ ช อผอ.โรงเร ยนในบทบาท จนท. ค ณคร ไม ต อง เปล ยนแปลงใดๆ 9. เม อระบบแสดง Pop Up ให ย นย นเสนอหน งส อให ผอ. ร.ร.โดย คล กป ม OK ระบบบ นท กข อม ลเร ยบร อย จะปรากฏ Pop Up แจ ง ให ย นย นอ กคร งด วยการคล กท ป ม OK หน งส อจะไปรอ ในรายการ รอเสนอ/พ จารณาส งการ (ผอ.ร.ร.) **** จบการต งเร องใหม โดยไม ม หน งส อร บในระบบเป นต นเร อง **** หน า 40 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

42 **** การพ จารณา/ส งการ บทบาท ผอ.ร.ร. **** การใช งานระบบ E- Office 1. ท หน าหล กแสดงรายการรอดาเน นการ คล กท ตรวจสอบงานค างดาเน นการ เพ อให ระบบปร บปร งข อม ล ต วเลขในรายการจะปร บปร งเป น ป จจ บ น 2. ส งเกต รายการ รอเสนอ/พ จารณาส งการ (ผอ.ร.ร.) คล กท ต วเลขในรายการเพ อเป ดรายการ หน งส อ 3. ระบบแสดงรายการเร องรอพ จารณา คล กท ช อเร องเพ อเข าไปดาเน นการ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 41

43 4. ระบบแสดงรายละเอ ยดของเร อง เพ อให พ จารณา ให เล อนลงมาด านล างของหน า ** ในส วนเร ยนมาเพ อโปรดพ จารณาหากเห นชอบ ให คล กในช อง ส งการ ทางขวาม อ ให ครบ ตามท ปรากฏเคร องหมาถ กในช อง เสนอ ซ งตรงก บท ผอ. โรงเร ยน ส งการจร งแล วน นเอง** หน า 42 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

44 5. คล กแถบ ตกลง เพ อบ นท กการส งการในระบบ E -Office 6. ระบบดาเน นการเสร จจะปรากฏ Pop Up ย นย นว าอน ม ต เสร จเร ยบร อยคล กป ม OK **** จบการพ จารณาส งการ **** สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 43

45 **** การออกเลขท หน งส อส ง ของบทบาท สารบรรณกลาง **** 1. ท หน าแรกแสดงรายการท ต องดาเน นการ 2. คล กท ต วเลข ในรายการ รอออกเลข/รอส งหน งส อ(สารบรรณกลาง) เพ อเป ดรายการหน งส อ เพ อดาเน นการออกเลข หน า 44 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

46 3. เล อกรายการหน งส อท รอออกเลข การใช งานระบบ E- Office คล กไอคอน 123 เพ อเข าดาเน นการออกเลขส ง 4.พ จารณาเง อนไขการออกเลข เล อก ใช เลขเด ยวก น เม อส งหน งส อให ปลายทางแห งเด ยว หร อหลายแห ง โดยใช เลขเด ยวก น หร อ /วxxx เล อก ใช เลขต างก น เม อส งหน งส อให ปลายทางหลายแห ง โดยต องการให เลขท ส งต างก น เล อก ใช เลขต อจากสม ดทะเบ ยน เม อต องการออกเลขต อจากเลขล าส ดตามอ ตโนม ต เล อก ใช เลขก น เม อต องการออกเลขท ตามท ได ก นเลขไว ก อนหน าน สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 45

47 เล อกเง อนไขเร ยบร อย คล กป ม ออกเลขหน งส อส ง เม อระบบดาเน นการออกเลขเร ยบร อยแสดง Pop Up ย นย น จากน นในช องเลขท หน งส อจะปรากฏเลข นาต วเลขน ลอกลงใน หน งส อน า (เอกสารท ผอ. โรงเร ยนลงนามแล ว) พร อมระบ ลงว นท ตรงก บในระบบ หน า 46 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

48 5. Scan เอกสารหน งส อนาและส งท ส งมาด วย(ถ าม ) บ นท กเป นไฟล PDF สาหร บแนบไฟล เข าระบบ **แต ละไฟล ขนาดไม ควรเก น 500 kb. ** ไฟล หน งส อนาท ลงเลขท ออก และว นท ส งแล ว Scan เร ยบร อยพร อมแนบเข าระบบ 6. แนบไฟล หน งส อส ง คล กหน าข อความแนบเอกสารฉบ บ เด ยวก น สาหร บกรณ ท ม การส งให หลายปลายทาง จากน น คล กป ม แนบเอกสาร/ลบเอกสารแนบ เพ อ ดาเน นการแนบไฟล คล กไอคอนแฟ มหน บ เพ อเข า ไปดาเน นการแนบไฟล สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 47

49 ระบบแสดง Pop Up รายการเอกสารแนบไฟล ท ตารางหน งส อน าส ง ดาเน นการแนบไฟล โดย คล กไอคอนคล บหน บกระดาษ ค นหาไฟล ท ต องการแนบจากคอมพ วเตอร ระบบแสดง Pop Up ดาเน นการแนบไฟล คล กป ม Choose File แล วค นหาไฟล หน งส อนาส ง เม อเล อกไฟล ท ต องการแล วช อไฟล ปรากฏในช อง เอกสารแนบ เร ยบร อยคล กป ม ตกลง หน า 48 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

50 กล บมาท Pop Up รายการเอกสารแนบไฟล การใช งานระบบ E- Office ในตารางจะปรากฏช อไฟล หน งส อนาส งท ดาเน นการแนบแล ว ดาเน นการแนบไฟล ส งท ส งมาด วย โดย คล กท แถบเมน ส งท ส งมาด วย และดาเน นการแนบไฟล ด วย ว ธ การเช นเด ยวก บการแนบไฟล หน งส อนาส ง เม อดาเน นการแนบไฟล หน งส อนาส งและส งท ส งมาด วยครบถ วนแล ว คล กป ม ออก ท ม มบนขวา สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 49

51 7. ดาเน นการ ส งหน งส อ เม อดาเน นการแนบไฟล เอกสารเร ยบร อย คล กป ม ระบบแสดง Pop Up ตรวจสอบว าได แนบไฟล เร ยบร อยหร อไม หากแนบไฟล ถ กต องเร ยบร อย คล กป ม OK เม อระบบดาเน นการเร ยบร อย แสดง Pop Up ย นย น คล กป ม OK **** จบการส งหน งส อ **** หน า 50 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

52 **** การสอบถามหน งส อราชการ **** ใช ในการค นหาหน งส อราชการท ร บ-ส ง และด ความเคล อนไหวของหน งส อราชการ 1. คล กท ไอคอน งานสารบรรณ และคล กไอคอน บร การส บค นข อม ลหน งส อราชการ 2. คล กเล อกไอคอน สอบถามหน งส อ เพ อเข าดาเน นการ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 51

53 3. ดาเน นการค นหาหน งส อราชการ ใส เง อนไขในการส บค น คล กร ปปฏ ท น เพ อระบ ช วงเวลาในการส บค น หน า 52 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

54 คล ก ป ม ค นหา ระบบแสดงรายการหน งส อราชการในช วงเวลาท ระบ การใช งานระบบ E- Office คล กไอคอนสม ดส ฟ า เพ อเข าไปด รายละเอ ยดของหน งส อน นๆ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 53

55 4. ระบบแสดงรายละเอ ยดของหน งส อ สามารถคล กท ช อไฟล เพ อดาวน โหลด/ปร นท เอกสารออกมาได 5. เร ยกด ความเคล อนไหวของหน งส อ คล กท แถบ ความเคล อนไหว ระบบจะแสดงความเคล อนไหวของหน งส อ ต งแต การ ลงทะเบ ยนร บ หร อ ต งเร อง แล วแต กรณ จนถ งความเคล อนไหวล าส ด หากม การส งหน งส อเม อผ ร บลงทะเบ ยนร บแล ว ระบบจะรายงานไว ด วย **** จบการสอบถามหน งส อราชการ **** หน า 54 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

56 **** การขอก นเลขหน งส อส ง **** ใช เพ อก นเลขท หน งส อส ง/เลขท คาส ง บทบาท สารบรรณกลาง สามารถขอก นเลขท หน งส อส งของ โรงเร ยน ได 1.คล กเล อกไอคอน งานสารบรรณ แล วคล กไอคอน บร การออกเลขหน งส อราชการ/ค าส ง และ คล กเล อกไอคอน แผนการขอก นเลข เพ อเข าไปดาเน นการก นเลขหน งส อส ง 2. เข าดาเน นการขอก นเลข สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 55

57 3. เล อกว นท ขอก น คล กท ปฏ ท นและเล อกว นท ต องการ โดยว นท จะขอก นต องเป นว นป จจ บ นหร อว นล วงหน า 4. ใส จานวนท ต องการก น ในช องรายการ จ านวนท ก น ระบ จานวนแล ว คล กป ม ขอก น หน า 56 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

58 เม อระบบบ นท กเสร จ แสดง Pop Up ย นย นดาเน นการบ นท กเร ยบร อย คล กป ม OK การใช งานระบบ E- Office รายการท ค ณคร ขอก นเลข ปรากฏในตารางแผนขอก นเลข สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 57

59 5. การลบรายการขอก นเลข คล กท หน ารายการท ต องการลบ จากน นคล กไอคอนลบ ระบบแสดง Pop Up ย นย นการลบ คล กป ม OK เพ อย นย นการลบรายการเลขท ก น เม อระบบดาเน นการลบข อม ลแล ว แสดง Pop Up ย นย น โปรดคล กป ม OK หน า 58 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

60 รายการท ค ณคร ลบข อม ล หายออกไปจากตารางแผนขอก นเลขเร ยบร อย การใช งานระบบ E- Office ****จบการขอก นเลขหน งส อส ง **** สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 59

61 **** การเร ยกทะเบ ยนหน งส อ **** การเร ยกทะเบ ยนหน งส อร บ-ส ง สามารถทาได เม ออย ในบทบาท สารบรรณกลาง ของ โรงเร ยน โดยค ณคร ธ รการเข าระบบด วยช อผ ใช และรห สผ านของ ผอ. โรงเร ยน และดาเน นการเร ยก สม ดทะเบ ยนเพ อเร ยกด ข อม ลรายการหน งส อร บ หร อ หน งส อส ง ของโรงเร ยน และนามาจ ดทาสม ด ทะเบ ยน บ นท กเพ มเต มว าค ณคร ท านใดได ร บมอบหมายงานใดไปดาเน นการต อไปได 1. คล กเล อกไอคอน งานสารบรรณ จากน นเล อก ไอคอน บร การส บค นหน งส อราชการ และเล อก ไอคอน รายงานสม ดทะเบ ยน หน า 60 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

62 2. ส งเกตบทบาทท ม มบนขวา ต องม (สารบรรณกลาง) จ งจะเร ยกสม ดทะเบ ยนได การใช งานระบบ E- Office คล กเพ อเล อกบทบาท สารบรรณกลาง 3. เล อกประเภทสม ด และช วงเวลาท ต องการ คล กเล อกประเภทสม ด ทะเบ ยนท ต องการ ต อไปเล อกช วงเวลาท ต องการ โดยคล กท ปฏ ท น ค ณคร สามารถเร ยกสม ดทะเบ ยนหน งส อร บมาเพ อจ ดทา ทะเบ ยนร บในการปฏ บ ต งานจร งต อไปได โดย อาจเร ยกสม ดทะเบ ยนท กส ปดาห และบ นท กเพ มเต มว า หน งส อราชการฉบ บใดม ค ณคร ท านใดร บผ ดชอบน าไปดาเน นการจร งตามคาส งของ ผอ. โรงเร ยน สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 61

63 คล ก ปฏ ท น แล วเล อกว นเร ม และว นส นส ดของทะเบ ยนท ต องการ ระบ ประเภท ช วงเวลาท ต องการเร ยบร อย 4. เล อกชน ดไฟล ท ต องการให ระบบแสดงผลออกมา ระบบม ให เล อก 2 ชน ด ระหว าง PDF ก บ Excel หน า 62 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

64 คล กหน าชน ดไฟล ท ต องการ แล ว คล ก แถบ พ มพ ท แถบเมน ด านบน การใช งานระบบ E- Office เล อก Save as เพ อ บ นท กไฟล Excel เก บไว จ ดท าทะเบ ยนหน งส อร บท ลงรายละเอ ยดผ ร บผ ดชอบ หน งส อราชการแต ละฉบ บ สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 63

65 ปร บปร งไฟล ทะเบ ยนหน งส อ เพ มช องผ ร บผ ดชอบด าเน นการ เพ อบ นท กช อค ณคร ท ได ร บมอบหมาย ดาเน นการก บหน งส อแต ละฉบ บตามคาส ง ผอ.โรงเร ยน สามารถปร นท เพ อให ค ณคร แต ละท านท ร บหน งส อไปดาเน นการ ลงนามร บหน งส อน นๆ หากเล อกชน ดไฟล PDF ระบบแสดงผลเป น PDF สามารถบ นท กและส งปร นท ทะเบ ยนหน งส อท บ นท กไว ในระบบได **** จบการเร ยกทะเบ ยนหน งส อ**** หน า 64 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒

66 สาน กงานเขตพ นท การศ กษาประถมศ กษาปราจ นบ ร เขต ๒ หน า 65