แนะน าโปรแกรม Microsoft Word

Transcription

1 แนะน าโปรแกรม Microsoft Word Microsoft Word 2000 หร อเร ยกส นๆ ว า Word 2000 โปรแกรมส าหร บงานประมวลผล ค าระบบภาษาไทย - ภาษาอ งกฤษ ท ท างานบนว นโดวส 95/98/2000 ผล ตภ ณฑ บร ษ ท ไมโครซอฟต โดยม ความสามารถต างๆ ด านการพ มพ และประมวลผลค า ในระบบ ภาษาไทยและภาษาอ งกฤษ และความสามารถอ นๆ ท จะช วยเพ มประส ทธ ภาพการ ท างานให ส งข น ด งน ปร บปร งจอภาพการท างาน ให สามารถส งงานได เพ ยงการกดป มเมาส เพ ยง คร งเด ยว (Single Click) สน บสน นการใช งานช อแฟ มข อม ลระบบ 255 ต วอ กษร เพ มระบบความช วยเหล อ (Help) แบบถามตอบอ ตโนม ต (Answer Wizard) โดยผ ใช เพ ยงแต ป อนข อความเพ อขอความช วยเหล อ เพ มระบบตรวจสะกดอ ตโนม ต ระหว างการพ มพ งาน (Spell It) โดยหากพบค าผ ดโปรแกรม จะก าก บด วยเส นใต ส แดง และผ ใช สามารถให โปรแกรมแสดงค าท ถ ก โดยการกดป มขวา ของเมาส เพ มประส ทธ ภาพของค าส ง Auto Format ให ครอบคล มถ งการจ ดร ปแบบเส นกรอบ, ห ว เร องและเลขเศษส วน เพ มระบบเน นข อความส าค ญโดยการใส Highlight ด วยส ต างๆ รายละเอ ยดจอภาพการท างาน หน าต างการท างานของโปรแกรม MS-Word 2000 แบ งได 2 หน าต าง ค อ หน าต างโปรแกรม (Application Window) และหน าต างเอกสาร (Document Window) โดยองค ประกอบของท งสอง หน าต างม ล กษณะใกล เค ยงก น

2 2 การแสดงแถบเคร องม อ (Show/Hide Toolbars) ค าส งของ Word 2000 ม ค อนข างมาก ด งน นจ งม การสร างป มเคร องม อเพ อให เร ยกใช งานได สะดวก และจ ดหมวดหม บนแถบเคร องม อ ซ งสามารถเร ยกใช งานได ด งน เล อกเมน View เล อกค าส ง Toolbars จะปรากฏเมน ย อย ด งน Click เมาส เล อกแถบเคร องม อท ต องการ ถ าม เคร องหมาย ก าหนดให แสดงแถบเคร องม อ ไม ม เคร องหมาย ก าหนดไม ให แสดงแถบเคร องม อ

3 3 ต าแหน งแถบเคร องม อ (Floating / Fixed Toolbars) Toolbars ใน Word ม ร ปแบบการแสดงผล 2 แบบ ค อ แบบลอยต ว (Floating Toolbars) และแบบ ตายต ว (Fixed Toolbars) การเปล ยน Tool Bar แบบตายต ว ไปเป นแบบลอยต ว เล อนเมาส ไปช บร เวณช องว างระหว างไอคอน ใน Tool Bar น นๆ Drag เมาส น าไปปล อยในพ นท พ มพ งาน หร อ Double Click การเปล ยน Tool Bar แบบลอยต ว เป นแบบตายต ว Double Click บร เวณ Title Bar ของ Tool Bar น นๆ

4 4 หล กการพ มพ งาน การพ มพ งานใน Word ควรย ดหล กด งน การพ มพ เน อหา ให พ มพ ไปเร อยๆ ไม ต องกดป ม เม อถ งจ ดส นส ดบรรท ด เพราะ โปรแกรมจะต ดค าข นบรรท ดใหม ให อ ตโนม ต เม อพ มพ ผ ด สามารถใช ป มลบ ได แก ป ม Backspace กดป ม เม อจบห วเร อง, พารากราฟ หร อข นบรรท ดใหม (บรรท ดว าง) การข นบรรท ดใหม โดยให เป นข อความในพารากราฟเด ม ให กดป ม การย อหน า ใช ป ม (หร อค าส ง TAB หร อค าส งจ ดย อหน า) ระยะกระโดดของ TAB สามารถปร บเปล ยนได ไม ควรเคาะช องว างระหว างค ามากกว า 1 ช อง งานพ มพ บน Word จะม ส ญล กษณ บางอย างท ไม แสดงผลในสภาพปกต เร ยกว า "Nonprinting Character" เช น เคร องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เคร องหมายข น บรรท ดใหม (Line-Break Character) ซ งสามารถควบค มให แสดงหร อไม ต องแสดงโดยใช ป ม Show/Hide ต งฟอนต มาตรฐานไว ใช งานตลอดไป หลายๆ ท านคงค นเคยก บการใช ฟอนต AngsanaUPC ขนาด 16 Point ซ งเม อม การเป ดเอกสารใหม แต ละคร ง เราจะต องมาเส ยเวลา ในการต งฟอนต ด งกล าวเสมอ ลองมาแก ไขด วยว ธ ด งต อไปน ด น ะ คร บ คล กเล อกเมน ค าส ง Format, Font ต งค าเก ยวก บฟอนต ท จะใช งานบ อยๆ เช น AngsanaUPC ขนาด 16 Point คล กท ป ม Default

5 5 แล วคล กป ม Yes เพ อย นย นการต งฟอนต ให เป นค ามาตรฐาน ต อไปเม อเป ดไฟล ใหม โปรแกรมจะร จ กฟอนต ท ต งไว ตลอดไป ส าหร บ Word 2000/XP จะต องต งฟอนต มาตรฐานเป น...NEW เท าน น โดยก าหนดค า ฟอนต จากรายการ Latin text font และ Complex scripts ให ตรงก น จากน นคล กป ม Default เพ อก าหนดให เป นค าต ดต งตลอดไป

6 6 จ ดหน ากระดาษ (PAGE SETUP) งานพ มพ ม มากมาย หลากหลายแบบ แต ละแบบก ม ล กษณะการวางเน อความท แตกต างก นออกไป ม ข อก าหนดเก ยวก บขนาดกระดาษ ระยะก นหน า-หล ง ขอบกระดาษต าง ๆ ไป ด งน นก อนเร มพ มพ งานใด ๆ ควรก าหนดค าต ดต งเก ยวก บกระดาษ เร ยกค าส ง File, Page Setup ปรากฏ Dialog Box ด งน รายการเล อกของ Page Setup ม 4 รายการ ได แก 1. Margins ต งค าเก ยวก บขอบกระดาษ ห วกระดาษ ท ายกระดาษ 2. Paper Size ต งค าเก ยวก บล กษณะ และขนาดของกระดาษ 3. Paper Source ต งค าเก ยวก บการป อนกระดาษ 4. Layout ก าหนดค าเพ มเต มเก ยวก บร ปแบบกระดาษ

7 7 เกร ดน าสนใจ - สามารถ Double Click บร เวณพ นส เทาของ Ruler Line เพ อเร ยกหน าต าง Page Setup แท ปก บงานพ มพ (TAB) งานเอกสารประเภทตาราง รายการ ม กจะจ ดข อม ลให อย ในแนวระด บเด ยวก น ซ งใน Word ไม น ยม ใช การเคาะ Space Bar แต ให กดป ม เพ อเล อน Cursor ไปตามต าแหน งท ต งระยะไว เร ยกว า ต าแหน งระยะกระโดด หร อ TAB โดยปกต Word จะม ระยะกระโดดอ ตโนม ต โดยต งระยะไว ท ก ๆ คร งน ว ส งเกตได จาก Ruler Line การเล อนต าแหน งแท ป กดป ม บนแป นพ มพ

8 8 การต งแท ปจาก Ruler Line นอกจากต าแหน งแท ปท กระยะคร งน ว ท Word เตร ยมไว ผ ใช ย งสามารถก าหนดต าแหน งแท ปได เอง โดยอาศ ยป มเล อกแท ปจาก Ruler Line ช เมาส ไปย งป มเล อก TAB Click เมาส เพ อเล อกร ปแบบแท ป ช เมาส ไปย งต าแหน งท ต องการต ง TAB ใน Ruler Line Click เมาส จะปรากฏส ญล กษณ แท ป ณ ต าแหน งน น การลบแท ป ช เมาส ไปย งส ญล กษณ แท ปท ต องการลบใน Ruler Line กดป มเมาส ค างไว แล วลากเมาส ออกจาก Ruler Line ส ญล กษณ แท ปจะหายไปจาก Ruler Line ตาราง (Table)

9 9 ตารางจะเป นส วนประกอบท ส าค ญอ กส วนหน งของเอกสาร Word ได เตร ยมค าส งสร างตารางไว พร อมส าหร บผ ใช โดยม ว ธ การสร างตาราง ด งน ว ธ ท 1 Click ท ไอคอนสร างตาราง (Insert Table) ปรากฏ Dialog Box ก าหนดขนาดตาราง ว ธ ท 2 ก าหนดขนาดตารางท ต องการ โดย Drag เมาส ปรากฏตารางจอภาพ เร ยกใช ค าส ง Table, Insert Table ปรากฏ Dialog Box ก าหนดขนาดตาราง ด งน ก าหนดขนาดตาราง โดยพ มพ จ านวนคอล มน ในรายการ Number of Columns จ านวนแถว ในรายการ Number of Rows เม อเล อกป ม OK จะปรากฏตารางจอภาพ การเล อกแถว Mouse Pointer อย หน าแถวท ต องการ (ส งเกตเป นร ปล กศรเฉ ยงขวา)

10 10 Click เมาส หร อ Drag เมาส เพ อเล อกแถวตามท ต องการ การเล อกคอล มน Mouse Pointer อย เหน อคอล มน ท ต องการ (ส งเกตเป นร ปล กศรช ลงส ด า) Click เมาส หร อ Drag เมาส เพ อเล อกคอล มน ตามท ต องการ การลบแถว หร อคอล มน เล อกแถว (หร อคอล มน ) ท ต องการลบ เล อกค าส ง Table, Delete Rows (หร อ Delete Columns) หร อ

11 11 เล อกแถว (หร อคอล มน ) ท ต องการลบ Mouse Pointer อย ในแถบส Click ป มขวาของเมาส (ต อไปจะเร ยกว า "Click ขวา") เล อกค าส ง Delete Rows (หร อ Columns) การพ มพ ข อม ลในตาราง เล อน Cell Pointer ไปย ง Cell ท ต องการป อนข อม ล โดยสามารถ o ช Mouse Pointer ณ Cell ท ต องการ แล ว Click Mouse o หร อ กดป มล กศร เล อน Cursor o หร อ กดป ม เพ อเล อน Cursor พ มพ ข อม ลท ต องการลงใน Cell การพ มพ ข อม ลใน Cell โดยใช ต าแหน งแท ป ให กดป ม การกดป ม ใน Cell ใด จะเป นการเพ มจ านวนบรรท ดให ก บ Cell เล อน Cell Pointer ไปย ง Cell ใหม โดยสามารถ o ช Mouse Pointer ณ Cell ท ต องการ แล ว Click Mouse o หร อ กดป มล กศร เล อน Cursor o หร อ กดป ม เพ อเล อน Cursor การแทรกแถว/คอล มน Cell Pointer อย ในแถวท ต องการแทรก เล อกค าส ง Table, Insert Rows หร อ เล อกค าส ง Insert Rows จากเมน Click ขวา เล อกคอล มน ท ต องการแทรก เล อกค าส ง Table, Insert Columns หร อ เล อกค าส ง Insert Columns จากเมน Click ขวา

12 12 การปร บความกว างของคอล มน เล อน Mouse Pointer ไปอย ในแนวเส นแบ งคอล มน ของตาราง (Mouse Pointer ม ร ปร าง เป นล กศร 2 ท ศช ซ าย - ขวา) Drag เมาส ให ได ขนาดท ต องการ การรวมเซลล (Merge Cells) ตารางท ม ล กษณะเป นห วเร อง จะต องอาศ ยหล กการรวมเซลล หลาย ๆ เซลล ในแถวเด ยวก น ให เป น เซลล เด ยว เล อกเซลล ท ต องการรวม ม กจะเป นแถวห วเร องหร อแถวแรก เล อกค าส ง Table, Merge Cells พ มพ ข อม ลพร อมจ ดต าแหน งก งกลาง ด วย

13 13 การส งพ มพ งาน เม อท าการจ ดเตร ยม ตกแต ง เอกสารเสร จแล ว ข นตอนต อไปก ค อ การพ มพ เอกสารท ได จ ดเตร ยม ออกทางเคร องพ มพ เพ อลงในกระดาษ แผ นใส ข อแนะน าในการส งพ มพ เอกสาร ควรเล อกประเภทเคร องพ มพ ก อนเตร ยมเอกสาร (ต ดต งเคร องพ มพ ผ านระบบ Microsoft Windows ก อน) ในกรณ ท ล มเล อกเคร องพ มพ ก อนการเตร ยมเอกสาร และมาท าการเล อก ภายหล ง ควรเข าส โหมด Print Preview เพ อตรวจสอบเอกสารก อนพ มพ ท กคร ง เม อส งพ มพ เอกสารไปแล ว ให จ ดเก บแฟ มเอกสารอ กคร ง เพ อไฟล เอกสารจะได จ าค าต ดต ง ในการพ มพ ไม ต องเส ยเวลามาก าหนดค าต ดต งการพ มพ ใหม การเตร ยมงานก อนส งพ มพ เล อกค าส ง File, Print Preview หร อ Click เมาส ท ไอคอน ปรากฏจอภาพเอกสารก อนพ มพ

14 14 ตรวจสอบล กษณะการวางหน ากระดาษ ล กษณะข อความ และ ความถ กต องของเอกสาร Click เมาส ท ไอคอนต อไปน เพ อท างานตามต องการ o ต องการกล บไปแก ไข o แก ไขเอกสารในสภาวะม มมองน o ส งพ มพ เอกสารท งหมด o o o o ด เอกสาร 1 หน ากระดาษต อ 1 จอภาพ ด เอกสารหลายหน ากระดาษต อ 1 จอภาพ ก าหนดเปอร เซ นต ในการแสดงผล แสดง หร อไม ให แสดง Ruler Line o กรณ ท เอกสารเก นหน าไปไม ก บรรท ด สามารถ Click ท ไอคอนน เพ อช วยจ ด ให เอกสารท งหมดมาอย รวมก นใน หน าเด ยวก น โดยโปรแกรมจะท า การปร บ ขนาดต วอ กษร ระยะระหว าง บรรท ด ให โดยอ ตโนม ต o เข าส การท างานแบบเต มจอภาพ (Full Screen) เม อคล กป ม ส งพ มพ เอกสารท งหมด หร อเล อกเมน ค าส ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ด งน

15 15 เล อกข อก าหนดท ต องการ o Print What : เล อกส งท ต องการส งพ มพ อาจจะเป น - Document ไฟล เอกสาร - Summary Info รายละเอ ยดเก ยวก บไฟล - Annotations ค าอธ บายประกอบข อม ล - Styles ร ปแบบเอกสาร - Auto Text Entries รายการข อม ลของค าส ง Auto Text - Key Assignments รายการข อม ลเก ยวก บการก าหนดค ย o Copies : จ านวนช ดท ต องการส งพ มพ o Page Range : ช วงในการส งพ มพ ได แก - All ส งพ มพ ท กหน าของเอกสาร - Current Page ส งพ มพ เฉพาะหน าท Cursor อย - Pages ส งพ มพ หน าท ระบ โดยสามารถระบ ได ด งน หน าท 1-5 ให ระบ 1-5 หน า 1, 3 และ 8 ให ระบ 1,3,8 หน า 1, 3 และ 8-10 ให ระบ 1,3,8-10 o Print หน าเอกสารในช วงท จะพ มพ ได แก - All Page in Ranges ท กหน าในช วงท ระบ - Odd Pages เฉพาะเอกสารหน าค - Even Pages เฉพาะเอกสารหน าค o Print to File ส งพ มพ เอกสารเก บไว ในไฟล ในกรณ ท ไม ม เคร องพ มพ เม อเล อก ต วเล อกน และส งพ มพ เอกสารโดยกดป ม OK ก จะเข าส จอภาพการจ ดเก บเอกสาร

16 16 (Save As Dialog Box) เพ อให ผ ใช ก าหนดช อแฟ มเอกสารท ต องการน าผล จากการ ส งพ มพ ไปเก บไว o Collate Copies ใช ร ปแบบเร ยงเอกสารต อเน องในช ดเด ยวก นหร อไม (ต วอย าง ม เอกสาร 5 แผ น ส งพ มพ 2 ช ด ต องการให พ มพ เอกสารหน าท 1-5 ช ดท 1 แล ว พ มพ หน า 1-5 ช ดท 2 หร อต องการให พ มพ เอกสารหน าท 1 จ านวน 2 ช ด แล วจ ง จะพ มพ หน าท 2 จ านวน 2 ช ด จนครบหน าท 5 จ านวน 2 ช ด) เล อกป ม OK เพ อส งพ มพ เอกสาร หร อป ม Cancel เพ อยกเล กการส งพ มพ เอกสาร ปร บแต งแถบเมน (Word 2000/XP) ปกต เมน ของ Word จะแสดงเฉพาะค าส งท ใช งานบ อยๆ ซ งสามารถยกเล กการซ อนค าส ง และให แสดงแบบเต มโดยเล อกจากเมน ค าส ง Tools, Customized คล กบ ตรรายการ Options จากน นคล ก ยกเล กรายการ Always show full menus

17 17 เทคน คการวาด Drawing ด บเบ ลคล กเคร องม อ เพ อวาดหลายๆ คร งต อเน อง หย ดด วยการกดป ม <Esc> กด <Shfit> ขณะวาด เพ อก าหนดให เป นเส นเร ยบ, ส เหล ยมจ ต ร ส หร อวงกลม กด <Ctrl> ขณะวาด เพ อก าหนดให จ ดเร มต นของภาพ เป นจ ดศ นย กลาง เล อกว ตถ หลายๆ ช นได ด วยป ม <Shift> หร อ <Ctrl> ค าส งควบค มต างๆ อย ในป ม Draw แต ละป มม ค าส งย อยภายใน

18 18 Picture Toolbars ถ าน าเมาส ไปคล กท ภาพใดๆ จะพบว าม แถบเคร องม อ 1 ช ด ค อ แถบเคร องม อ Picture โดยม ป มส าค ญ ค อ Insert Picture น าภาพอ นมาใส เพ มในเอกสาร Image Control ควบค มล กษณะของภาพ ได แก ส ตามภาพ (Automatic), ส โทนขาวด า, ส ขาวด า และส อ อนแบบลายน า ช ดควบค มเก ยวก บความเข ม ความสว าง ความคมช ดของภาพ Crop Picture ใช ในการต ดภาพ ว ธ การใช ได แก คล กท ภาพท ต องการต ด คล กป มเคร องม อ Crop Picture เมาส จะเปล ยนร ปร างเป นส ญล กษณ น าเมาส ไปช ท Handle ณ ต าแหน งท ต องการต ดภาพ เช น หากต องการต ดภาพด านขวา ก น า เมาส ไปช ท Handle ด านขวาของภาพด วย กดเมาส ค างไว แล วลากเมาส เข าไปในภาพ จะพบว าภาพส วนน นจะหายไป

19 19 การค นสภาพของภาพ ให ลากเมาส กล บออกมา Rotate Left หม นภาพ Line Style ใส เส นล กษณะต างๆ รอบภาพ Compress Picture ปร บค ณภาพของภาพ เม อคล กจะปรากฏต วเล อกด งน Text Wrapping การจ ดวางภาพก บข อความ Format Picture/Object เป ดบ ตรส งงาน Set transparent color ก าหนดพ นภาพโปร งใส Reset Picture ค นสภาพของภาพกล บส ค าเด ม สร างสารบ ญจากสไตล

20 20 จ ดเด นของการท างานด วยแม แบบ และสไตล ก ค อการท าสารบ ญ, ด ชน และเช งอรรภ ซ งม ว ธ การ ด งน พ มพ เอกสารด วยสไตล เล อนเคอร เซอร ไปบรรท ดส ดท ายของหน าส ดท าย หร อหน าแรกของเอกสาร ข นหน าใหม แบบตอนใหม (Section) เพ อท าสารบ ญ ด วยค าส ง Insert, Break, Next Page เล อกค าส ง Insert, Reference, Index and Tables คล กเล อกบ ตรรายการ Table of Contents คล กป ม Options จากกรอบท างานข างต น ให ป อนเลข 1, 2 หร อ 3 ก าก บสไตล ท ต องการน ามาใช ประกอบการท าสารบ ญ แล วคล กป ม OK เพ อย นย นการสร างสารบ ญ จะปรากฏสารบ ญ โดยอ ตโนม ต

21 21 การปร บปร งสารบ ญ คล กขวาในพ นท สารบ ญเด ม แล วเล อกค าส ง Updated Fields สารบ ญภาพ/ตาราง การท าค าอธ บายภาพ หร อตาราง ก เป นส วนหน งท ประสบป ญหามากส าหร บการสร างเอกสาร เน องจากภาพ หร อตาราง อาจจะม การปร บเปล ยน แก ไข เพ มเต ม ลบท งอย ตลอด ม ผลให ต วเลข ก าก บภาพ หร อตารางเปล ยนแปลง การแก ไขป ญหาน กระท าได โดยใช ค าส ง Insert, Reference, Caption ในการเต มค าอธ บายภาพ หร อตาราง แทนการพ มพ ลงไปตามปกต ซ งจะปรากฏ หน าต างควบค มด งน สามารถก าหนดค าอธ บายได เอง โดยคล กป ม New Label แล วป อนค าอธ บายท ต องการลงไป เม อคล กป ม Ok โปรแกรมจะเต มค าอธ บายภาพ หร อตารางให โดยอ ตโนม ต เม อสร างค าอธ บายภาพ หร อตารางด วยความสามารถ Caption แล วก สามารถน ารายการด งกล าว มา ท าเป นสารบ ญได โดยเล อกค าส ง Insert, Reference, Index and Tables เล อกบ ตรรายการ Table of

22 22 Figures เล อกร ปแบบ Caption จากรายการ Caption label: แล วคล กป ม OK เพ อสร างสารบ ญ การปร บปร ง สารบ ญก ท าได โดยคล กขวาในบ ญช สารบ ญ แล วเล อกค าส ง Update Fields