To carry out administrative duties that support the process requirements of the local department in which the individual operates on a daily basis.

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1 Role Title: Directorate: Location: Reports to: Administrator National Construction College Generic role - All sites Relevant Team Leader CITB is committed to Safeguarding and promoting the welfare of learners and expects all staff and volunteers to share this commitment. Appointment to this position is subject to an Enhanced Disclosure check from the Criminal Records Bureau. Role Purpose: To carry out administrative duties that support the process requirements of the local department in which the individual operates on a daily basis. Role Accountabilities: Accurate and timely progression of a range of administrative processes (including IS solutions) that supports the delivery of both standard and local bespoke processes to department and internal & external stakeholders Provide direct PA support to Heads of Departments / Product Managers and Teams through: Managing correspondence Organising the diaries of relevant Product Management team and wider management team Preparing the Product Management team for Key events by providing relevant information, documentation and correspondence Providing secretarial support at various meetings Keeping the Product Management team informed of key issues within the administrative office area during periods of absence Act as required as the first point of contact for all Product Management Team telephone and mail correspondence Coordination of the recruitment process across the department being supported Open, log and determine the destination of all mail correspondence within the dept being supported Manage the storage and retrieval of documents for Product Management team being supported Secure training income and learner overall and timely achievement rates for the NCC through the accurate and timely progression and record keeping of learner paperwork, including; adult training, construction scheme apprenticeships, Diplomas and Technical certificates, construction card schemes. Examples: CPCS NVQ/EWPAR IPAF PASMA NRSWA

2 Concrete Technology Site Safety Plus IOSH/NEBOSH Functional Skills IfL C&G Overseas In relation to above, utilise a variety of internal and external systems to log a variety of learner information thereby ensuring learners receive certifications, income can be claimed and Awarding and Scheme bodies audit outcomes for NCC are positive and NCC are able to continue training, e.g: CPCS Maytas Phoenix Awards on Line Walled Garden MIAP CHIP EDI SHE City & Guilds SAP Xtal reports Prometric A-Track SQA-Red SQA-Net. Act as trained and certified nominated individuals to supervise / invigilate learner tests and exams both in a classroom environment and on-line (MLDT Toolkit). Locally manage the on-line (GOLD) requirements of learners, employers and training staff, helping to identify efficiencies in the introduction of GOLD that can be exploited to the benefit of NCC and learners. Co-ordination of gang lists with Employer Services to ensure learners are kept informed, training departments are updated and the necessary residential arrangements are made. Provide direct support to learners on any aspect or concern, e.g. travel arrangements, dental/hospital needs, family concerns. Speak with parents/carers and employers as necessary in relation to, for example: absenteeism, illness, drug/alcohol misuse, disciplinaries, and ensure all paperwork and records associated with this are maintained. Identify and help eradicate wastes to time, cost, resource whilst maintaining the quality of our service to customers Advise managers seeking training and/or development programmes for staff across NCC of

3 appropriate solutions and seek and make best value arrangements. Liaise with Product Managers to arrange teacher development programmes, monitoring the teacher listings to ensure that all teaching staff are able to meet the requirements of the 2007 Teacher Training Regulations. Organise specific training needs for wider CITB staff as necessary. Accurate record keeping in compliance with any standardised requirements Accurate preparation and tracking, in accordance with NCC Finance policies and procedures, of any financial requirements that relate to the role, e.g. Raising purchase orders, GRNs, PC100s, Purchase cards Liaison and provision of general assistance to queries from both internal and external customers, learners, other stakeholders and between departments as required Act as a direct enabler to managers and SMT members as required through provision of PA support, e.g diary management, travel arrangements, typing. Establish, promote and maintain effective professional relationships between colleagues, CITB departments, Learners, Employers and other external stakeholders, including meet and greet of VIP visitors from External partners, Government etc. Act as project team members for special projects, e.g. NCC Awards. Organise, facilitate, contribute and attend meetings as required, including e.g. the re-development Project Board. Cover, as required, team leaders duties and other team members in their absence Provide training and coaching for new staff and provide cross training for colleagues Conduct audits as required to evaluate compliance of our processes in meeting certification, legal or other (e. scheme/awarding body) requirements Audit funding paperwork on learner sign-ups to ensure learner eligibility checks are robust, referring any non-conformant paperwork back to the training and/or assessment teams for necessary re-work. Ensure eligible learners are registered on Awards on Line. Work with other team members and colleagues from other departments to assist with preparations for a range of 3 rd Party audits / inspections Take personal responsibility for both ones own and colleagues H&S and support the environmental initiatives of the business. Demonstrate the Values of the National Construction College, and politely but actively and constructively challenge those who through action or deed fail to uphold these Values. Comply with all CITB Policies and Procedures that relate to the job function and support CITB on all Safeguarding and Equality & Diversity developments Undertake new or emerging jobs as directed by team leader in order to fulfil the requirements of the department Promoting of NCC courses and NCC as a whole both National and International. Business Impact:

4 Quality, Standards and Manager Management Systems Lead Auditor Alex Geldard Inspection Advisor Scott Chapman Supervisor Laura Knowles Administrators x6 Team Leaders x4 Administrators x 15 Business impact is on both targets and on Product area performance. Effective operation of processes will impact directly on Directorate level targets such as Timely Achievement rates, Customer Satisfaction, Non levy income, Cost Control (Activity Profitability Measures), Staff Development planning and Ofsted grades. The degree of accuracy to which work is conducted impacts on the integrity of centre operations and business qualification and protects the NCC from awarding body sanctions and contributing to high audit committee ratings and to brand image. People Management/Team Leadership: No Direct or Indirect Reports Knowledge, Skills and Experience: The role requires a good standard of secondary school education a minimum of 3 GCSE s (including English and Mathematics) or equivalent is required Microsoft Office applications to intermediate standard NVQ level 3 in either Business Admin or Customer Services or relevant background experience Specific knowledge of modern administration systems and data inputting are desirable with experience of administration in an educational environment All other requirements in relation to the job role can be taught locally e.g. through cross-training, mentoring, use of pre-defined procedures or work instructions or through undertaking short courses as appropriate Communication/Relationships:

5 People Within Department provision and seeking of information (occasionally complex and confidential) Across NCC provision of information (occasionally complex and confidential) Across CSkills provision and seeking of information (occasionally complex and confidential) External Customers, Learners and parents provision of information (occasionally complex, sensitive or confidential) Other stakeholders provision of information (occasionally complex and confidential) General Communication with individuals at all levels in their own right or on behalf of Product Management teams Coordination of individuals at all levels with regard to engagements with the department Handing of sensitive correspondence and information Information is often complex Decision Making: Determining what needs the attention of Product Management Teams on a daily basis Deciding what actions may need to be taken on behalf of the Product Management team, based on own experience and Management instruction Decision making in relation to delegation of tasks arising from e.g. correspondence Decision making regarding the management of own workload and the need to refer issues or concerns to the most appropriate person. Decision making on behalf of Team Leader in her absence Decision making in regards to customer enquiries and concerns Decision making in relation to learners or parents (example: learner is sick and no nurse available, decision may be taken by the individual to arrange appointment with local doctor and make travel arrangements) Decision making in relation to selection of suppliers of goods and services and which provides best value Decision making in relation to the implementation of process controls Change Management: Problems can often be managed by referring to available polices, procedures etc. Occasionally new business processes are implemented which requires administrative support. The job holder helps advise on the best way to design and implement the process and associated controls. The role has a significant impact during the introduction of new or different Product strategies and Products. Role holders are required to use their experience to help determine the most appropriate administrative processes and identify the necessary requirements for the effective implementation / controlled management of the new requirement (examples: Tunnelling Academy, GOLD) Key Competencies

6 Customer Level 1 Works Collaboratively Level 1 Curiosity Level 1 Driving for results Level 1 Special Conditions/Other Requirements: Occasional travel for team meetings and training Required to work flexibly to meet the demands of the department For use by Role Evaluation panel Contribution Factors: Functional Knowledge Business Expertise Leadership Problem Solving Knowledge of functional work and activities; function complexity Organisational as opposed to technical expertise Nature and breadth of leadership Mental agility in analysis, judgment and decision-making Nature and area of impact Overall level of responsibility and area of impact within the organisation Interpersonal skills Level and type of people skills Role Evaluation: Band: Management / Professional Grade: G

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