2015 JCI World Congress Kanazawa. Trade Show. Exhibitor Manual 2015/9/9
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- Jayson McGee
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1 2015 JCI World Congress Kanazawa Trade Show Exhibitor Manual 2015/9/9 1
2 Intent and Purpose of the Congress Intent and Purpose of 2015 JCI World Congress Kanazawa, Japan There will be about 10,000 JCI members coming to the JCI World Congress Kanazawa from home and abroad and this gives a great opportunity for us to let the whole world find how attractive Ishikawa and Kanazawa are and what mission the JCI Movement has developed. We JCI Kanazawa will make sure to proceed with the preparations for the impactful congress, so that people living in Kanazawa would feel so much love for Kanazawa and be very proud of Kanazawa and have generous hospitality and hopefully Kanazawa would win recognition from the world after the JCI World Congress Kanazawa in Intent and Purpose of the Trade Show To encourage business and human exchanges both domestically and internationally and create a productive event for exhibitors and visitors through the Trade Show during JCI World Congress Kanazawa. General Outline Organizer: Junior Chamber International 2015 JCI World Congress Kanazawa Congress Organizing Committee Dates: Wednesday, November 4 Saturday, November 7, 2015 Time: 10:00 17:00 Venue: ANA Crowne Plaza Kanazawa 3F Foyer (planned) Participants: members of Junior Chamber International Admission: free senior members of JCI 2
3 Direction to the Venue ANA Crowne Plaza Kanazawa Name: ANA Crowne Plaza Kanazawa 3F Foyer (planned) Address: 163 Showamachi, Kanazawa, Ishikawa [Direction] Two-minute walk and on your right from the east exit of JR Kanazawa Station By Car 15 minutes from Kanazawa West Interchange on Hokuriku Expressway 60 minutes from Komatsu Airport 3
4 Booth Cost Exhibition 150,000 JPY/1 booth(tax included) Corner booth 200,000 JPY/1 booth(tax included) Basic Furniture and Fixtures Booth Size W2970m D2970m Height 2400m system panel Ground plan 平 面 図 Floor Plan Elevation plan 立 面 図 2970 トレードショー 2,400 Basic Furniture and Fixtures table (450m 1800m):1 pipe chair:2 signboard (W900m H300m):1 outlet (100V 1500W): Period of Booth Application Thursday, August 6 Wednesday, September 30, 2015 Please fill in sheet 1:Confirmation Form of Application and send it by . Attention:Junior Chamber International Kanazawa JCI World Congress Kanazawa Congress Organizing Committee Trade Show Division address: tradeshow@jciwc2015.com Completion of Application Application is completed when the application form is submitted and the booth cost is paid. Please be reminded that we will close the application when it reaches the fixed number due to the large number of applications. 4
5 Application of Optional Fixtures and Payment of Booth Cost Optional fixtures other than basic furniture and fixtures can be applied for paying additional cost. Please fill in sheet2:optional Fixtures Application Form and send it by . Please pay the booth cost (application fee) and optional fixtures cost into the following bank account. Please bear all bank transfer fees. Thank you for your understanding. Beneficiary Bank: SUMITOMO MITSUI BANKING CORPORATION SWIFT Code: SMBC JP JT Branch Name: KANAZAWA BRANCH Beneficiary Bank Address: 7 Shimotsutsumichou, Kanazawa, Ishikawa, Japan Type of Account: Saving Accounts Account Number: NO Beneficiary Name: JUNIOR CHAMBER INTERNATIONAL KANAZAWA Beneficiary Address: Nagamachi, Kanazawa, Ishikawa, Japan Deadline for Payment:Wednesday, September 30, Before Payment Application is completed after the payment is confirmed and cancellation cannot be accepted before payment. 2. After Payment Cancellation of Booth Cost and Fixtures Optional Fixtures/Booth Cost Cancellation When cancelled on or before Wednesday, October 14, the balance after deduction of bank transfer fee shall be refunded to the designated bank account. Please let us know the name of the bank, branch and account holder, type of account and account number Please be reminded that we cannot refund when you cancel on or after Thursday, October 15. 5
6 Exhibition Rules and Regulations 1.What Can Be Exhibited Please note that only what is appropriate for the purpose of Trade Show can be exhibited and what offends public order and morals shall be prohibited. 2.Management of Articles on Exhibition Please be careful to prevent accidents when you bring in, display, demonstrate and carry out the articles on exhibition during the Trade Show. Though the organizer takes overall control posting security guards around the venue, they shall not be responsible for damages caused by theft, natural disaster, fire disaster and force majeure and exhibitors shall take their responsibility in managing the exhibition and getting insurance. 3.Sale of Articles Exhibitors are allowed to sell articles at the venue only if they submit the list of items for sale to the organizer beforehand. Exhibitors shall sell articles inside their booths and are prohibited from using aisles or common areas. Also, the organizer may direct some exhibitors to refrain from selling when they cause trouble to other exhibitors or show dangerous behavior. Please display the price of selling products including tax. 4.Demonstration, Hands-on Experience, Instruction Exhibitors are allowed to have some demonstration, hands-on experience and introduction inside their booths. However, they may be restricted or discontinued if by any chance the organizer decides it affects the management of the venue. 5.Dangerous Materials Dangerous materials such as high-pressure gas and liquefied gas mandated by Fire Service Act are prohibited in the venue. 6.Change of Rules and Regulations The organizer may change a part of this rules and regulations. It shall soon be announced to exhibitors and related parties when changed. 6
7 Schedule of Bringing In and Out, Decoration of Booth/Precautions 1.Schedule of Bringing In and Out, Decoration of Booth Schedule Tue. Nov. 3 1:00pm - 5:00pm Bringing in articles, preparation, decoration of booth Wed. Nov. 4 9:00am - 10:00am Day 1 Preparation and final confirmation Thu. Nov. 5 9:00am - 10:00am Day 2 Preparation and final confirmation Fri. Nov. 6 Sat. Nov. 7 9:00am 10:00am Day 3 Preparation and final confirmation 5:10pm 10:00pm Bringing out articles, clearance 7
8 1.Standard Booth Back panel and side panel are both constructed by using system panels 2.4 meters in height. Width and depth become narrower because of the connected partitions. Corner booths basically don t have side panels facing to aisles. It is not allowed to hammer nails, fasten screws and apply strong adhesive tape onto the system panels. 平 面 図 Ground plan 2970 Booth Booth cost yen(tax included) Corner booth yen(tax included) トレードショー 2,400 立 面 図 Elevation plan 2970 Basic Furniture and Fixtures Booth Size W2970m D2970m H2400m system panel Basic Furniture and Fixtures Table (450m 1800m): 1 Pipe chair: 2 Signboard (W900m H300m): 1 Outlet (100V 1500W): 1 8
9 Optional レンタル 備 Fixtures 品 内 容 Rental Fixtures 1 レンタル 備 品 のご 案 内 1 Tax is included. The price also include the rental fee during the event and the cost of bringing in and out. 価 格 はすべて 消 費 税 込 みです 開 催 期 間 中 のレンタル 料 搬 入 搬 出 費 を 含 みます The pictures are for illustrative purpose only. Other 写 fixtures 真 はイメージです can be available. Please 記 載 feel 備 free 品 以 to 外 ask のものにも us any questions, 対 応 いたします necessary fixtures and so on. ご 質 問 ご 希 望 備 品 不 明 点 等 ございましたら お 気 軽 にお 問 い 合 わせください 用 1 会 議 2 ベニヤ 製 folding table for plywood folding 3 折 りタタミテーブル 折 りタタミテーブル meeting room table パイプイス pipe chair 1,620 2, カタログスタンド catalog stand 5 パネルフックセット panel hook set 6 マジックテープ hook and loop 9 fastener 4,400 1, 白 white 布 (テーブルクロス) cloth 8 (table cloth) ビニールクロス plastic cloth 9 ブース carpet 内 カーペット inside the booth ,600 9
10 Optional レンタル 備 Fixtures 品 内 容 Rental Fixtures 2 レンタル 備 品 のご 案 内 2 Tax 価 is included. 格 はすべて The price 消 費 税 also 込 include みです the 開 rental 催 期 fee 間 during 中 のレンタル the event 料 and the 搬 入 cost 搬 of bringing 出 費 を 含 in みます and out. The 写 pictures 真 はイメージです are for illustrative purpose only. Other fixtures can be available. Please 記 載 feel 備 free 品 以 to 外 ask のものにも us any questions, 対 応 いたします necessary fixtures and so on. ご 質 問 ご 希 望 備 品 不 明 点 等 ございましたら お 気 軽 にお 問 い 合 わせください 10 ベルトパーテション 11 40インチ 40-inch belt partition 12 TV monitor テレビモニター 55インチ 55-inch テレビモニター TV monitor 4,000 64,500 89, DVDプレイヤー DVD player 14 コンセント outlet 9,000 4,000 10
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