Statsforvaltningens brev til en borger. Henvendelse vedrørende Odense Kommunes delvise afslag på aktindsigt

Transcription

1 Statsforvaltningens brev til en borger Dato: Henvendelse vedrørende Odense Kommunes delvise afslag på aktindsigt Du har i af 14. oktober 2014 klaget over Odense Kommunes afgørelse af 7. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt i Odense Kommunes borgmesters telefonregninger for Afgørelsen er ønsket påklaget, og kommunen har herefter indbragt sagen for Statsforvaltningen, som i medfør kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 33, nr. 5, ved at give afslag på aktindsigt i teksten vedrørende de underliggende posteringer på borgmesterens telefonregninger for Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: EAN- Nr skriv til os via borger.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 34, nr. 3, ved at give afslag på delvis aktindsigt i teksten vedrørende de underliggende posteringer på borgmesterens telefonregninger for Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 14, stk. 1, ved at give afslag på meraktindsigt i de ovennævnte oplysninger i borgmesterens telefonregninger for Statsforvaltningen bemærker dog, at Odense Kommune ikke ses at have taget stilling til retten til aktindsigt i aktlister vedrørende de ovennævnte telefonregninger, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. 1

2 Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Din anmodning om aktindsigt angår følgende forhold: Ved af 20. september 2014 anmoder du om aktindsigt i Odense Kommunes borgmesters udgifter, herunder telefonforbrug, kørselsudgifter, broafgifter, hotelophold m.v. for perioden 1. januar til 1. september Du oplyser i den forbindelse, at du ønsker aktindsigt i bilagene for udgifterne. Ved af 30. september 2014 meddeler kommunen dig aktindsigt i borgmesterens udgifter til kørsel, bro, rejser og hotelophold m.v. Angående borgmesterens telefonregninger oplyser kommunen, at der pågår juridiske overvejelser herom, hvorfor din anmodning fortsat er under behandling. Kommunen oplyser, at du kan forvente et svar vedrørende telefonregningerne i løbet af den næste uge. Odense Kommunes afgørelse af 7. oktober 2014 Ved af 7. oktober 2014 meddeler Odense Kommune dig delvist afslag på aktindsigt i borgmesterens telefonregninger for 2014, idet kommunen har undtaget telefonregningernes anden del, der indeholder tekst vedrørende de underliggende posteringer på regningen. Kommunen begrunder sin afgørelse med følgende: For så vidt angår de tilhørende bilag vedr. borgmesterens telefonforbrug kan det oplyses, at denne regningstype er fælles for alle telefoner, som Odense Kommune stiller til rådighed for medarbejdere og politikere. Sådanne regningstyper indeholder oplysninger om, hvilken person der er tale om, herunder det pågældende telefonnummer samt vedkommendes forbrug fordelt på dage eller kortere perioder. Det fremgår endelig af fakturaen, såfremt vedkommende har anvendt telefonen i udlandet, herunder i hvilken periode. Den telefon, Odense Kommune stiller til rådighed for ansatte og politikere, anvendes for de flestes tilfælde såvel arbejdsmæssigt som privat, hvorfor det ikke er muligt at udskille, hvilke opkald mv. der henhører under privatforbrug, og hvilke opkald mv., der er arbejdsrelateret. De pågældende beskattes derfor også efter de gældende regler. Odense Kommune har modtaget anmodning om aktindsigt i disse regningstyper for såvel politikere som medarbejdere. I forbindelse med behandlingen af en sådan anmodning har Odense Kommune generelt tilkendegivet, at de oplysninger, der fremgår af regningerne om den enkeltes forbrug, herunder om den enkelte har anvendt telefonen i udlandet, må karakteriseres som oplysninger om private forhold, som er undtaget fra adgangen til aktindsigt, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. 2

3 Odense Kommune har endvidere tilkendegivet, at idet der er tale om oplysninger, der ligger inden for privatsfæren, vurderes det, at der heller ikke kan gives aktindsigt i oplysningerne efter reglerne om meroffentlighed, jf. offentlighedslovens 14, stk. 1. På baggrund af ovenstående må Odense Kommune derfor også i forhold til din anmodning om aktindsigt i de tilhørende bilag på borgmesterens telefon, anonymisere de personlige oplysninger, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1. Kommunen vurderer desuden, at den kan undtage de underliggende posteringer til telefonregningerne efter offentlighedslovens 34, nr. 3, og henviser i den forbindelse til følgende: Det er imidlertid Odense Kommunes opfattelse, at de underliggende posteringer til den pågældende regningstype vil kunne undtages fra aktindsigt som sådan, idet en undtagelse af oplysninger om, hvor og hvornår telefonen er anvendt og til hvad, vil medføre, at det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold, jf. offentlighedslovens 34, nr. 3. Du får derfor alene aktindsigt i regningens første del. Ved af 14. oktober 2014 klager du til Odense Kommune over afgørelsen af 7. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt. Du oplyser i den forbindelse, at du som borger mener dig berettiget til at få alle oplysninger vedrørende politikeres udgifter og dokumentation herfor. Ved af 15. oktober 2014 kvitterer kommunen for modtagelsen af din klage. Den 22. oktober 2014 videresender kommunen din klage samt kommunens korrespondance med dig til Statsforvaltningen. Kommunen oplyser i sin fremsendelsesmail, at den fastholder sin afgørelse af 7. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt i borgmesterens telefonudgifter. Odense Kommunes supplerende bemærkninger til afgørelsens begrundelse I forbindelse med Odense Kommunes afgørelse af 12. maj 2015 i en anden sag vedrørende aktindsigt i borgmester Anker Boyes specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, sender Odense Kommune den 22. maj 2015 supplerende bemærkninger til Statsforvaltningen til blandt andet sin afgørelse af 7. oktober 2014 om delvist afslag på aktindsigt i borgmesterens telefonregninger for Kommunen henviser blandt andet til, at spørgsmålet om aktindsigt i opkaldsspecifikationer er behandlet i Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, s. 514, hvor det blandt andet fremgår, at det må antages, at opkaldsspecifikationer, der indeholder oplysninger om arbejdsopkald og private opkald, som ikke kan udspecificeres, må kunne undtages i sin helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5. På baggrund af dette oplyser kommunen nu følgende: er det således Odense Kommunes vurdering, at fakturaernes oplysning opgjort inden for kortere perioder på én til flere dage om: Hvor mange opkald der er foretaget fra telefonen, herunder om der er foretaget opkald til eller fra udlandet og i givet fald fra hvilke land 3

4 Hvor mange SMS er der er sendt fra telefonen, herunder om der er sendt SMS er fra udlandet og i givet fald fra hvilket land Hvor meget data der er brugt fra telefonen, herunder om der er brugt data i udlandet og i givet fald fra hvilket land udgør oplysninger om enkeltpersoners private forhold, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1. Dette i hvert fald i forhold til de oplysninger, der måtte relatere sig til den private brug af telefonen. Det er ikke muligt for Odense Kommune at udskille, hvilken brug af telefonen der henhører under privatforbrug, og hvilken brug der er arbejdsrelateret, og da det følger af den kommenterede offentlighedslovs s. 154, at der ikke af offentlighedsloven i almindelighed kan antages at følge en pligt for myndigheden til at pålægge den ansatte at udspecificere arbejdsopkald og private opkald til brug for behandlingen af aktindsigtsanmodningen, er det Odense Kommunes vurdering, at de oplysninger, der fremgår af fakturaerne, jf. ovenfor, vil kunne undtages i sin helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Kommunen oplyser endvidere, at idet der er tale om oplysninger, der ligger inden for privatsfæren, er det kommunens vurdering, at der heller ikke kan gives meraktindsigt i fakturaerne efter offentlighedslovens 14. Kommunen foretager i den forbindelse en afvejning af på den ene side hensynet til beskyttelsen af privatsfæren overfor hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt. Kommunen henviser endvidere til, at interessen i aktindsigten vurderes at være tilgodeset via aktindsigt i de samlede udgifter til telefoni m.v. Afslutningsvis henviser kommunen til, at det vil være i strid med forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 1, om tavshedspligt, hvis der gives meraktindsigt i de pågældende oplysninger, der må anses som fortrolige og under privatlivets beskyttelse. Det bemærkes, at Odense Kommune i sin afgørelse af 12. maj 2015 i den ovennævnte sag vedrørende aktindsigt i borgmester Anker Boyes specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, der giver anledning til, at kommunen den 22. maj 2015 sender de ovennævnte supplerende bemærkninger til Statsforvaltningen vedrørende blandt andet sin afgørelse af 7. oktober 2014, også behandler spørgsmålet om delvis aktindsigt efter offentlighedslovens 34. Kommunen henviser således til, at der ikke kan gives delvis aktindsigt i de øvrige specifikke oplysninger i borgmesterens telefonfaktura, idet der reelt ikke er noget indhold tilbage at give aktindsigt i, når de oplysninger, der henhører under privatsfæren, er undtaget. Dette skyldes ifølge kommunen, at det ikke er muligt at udskille henholdsvis det private og det offentlige telefonforbrug, hvorfor telefonfakturaerne er undtaget i deres helhed fra aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningen har forstået Odense Kommunes henvendelse af 22. maj 2015 således, at kommunens argumentation i forbindelse med 34-vurdering i den ovennævnte sag om borgmester Anker Boyes specifikke telefonregning for perioden 1. august 2011 til 31. oktober 2011, også gælder for kommunens vurdering af deres afgørelse af 7. oktober 2014 om aktindsigt i borgmesterens telefonregninger for Statsforvaltningen har endvidere forstået Odense Kommunes henvendelse af 22. maj 2015 således, at den i øvrigt supplerer den tidligere begrundelse i kommunens afgørelse af 7. oktober

5 Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn, som Statsforvaltningen udøver over for en kommune, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt kommunen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til spørgsmål vedrørende skønsudøvelsen, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der følger af offentligretlig lovgivning og de offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Sagen giver anledning til, at Statsforvaltningen behandler spørgsmålet om aktindsigt i oplysninger om borgmesterens arbejdsrelaterede og private telefonforbrug m.v., herunder retten til delvis aktindsigt og aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Hjemmelsgrundlaget: Følgende fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1 og 2, 30, nr. 1, 33, nr. 5, 34, og 14, stk. 1 (lov nr. 606 af 12. juni 2013): 7 Stk. 1. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 30 Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold 33. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til: [ ] 5) Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. 34 Hvis de hensyn, der er nævnt i 30-33, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Det gælder dog ikke, hvis 1) det vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i 30-33, 5

6 2) det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller 3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold. 14 Stk. 1. Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger. Enkeltpersoners private forhold Det er udgangspunktet, at retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, jf. offentlighedslovens 30, nr. 1. Undtagelsesbestemmelsen er begrundet i hensynet til privatlivets fred, jf. betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 643 og 700 f. Det fremgår af de specielle bemærkninger til 30 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, og til betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, kapitel 17, pkt. 2 og 5., at ved vurderingen af, hvilke oplysninger der kan anses for at vedrøre private forhold, må der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det afgørende er således, om oplysningen ud fra en generel betragtning efter sin karakter vedrører oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er derimod ikke en betingelse, at hemmeligholdelse i det konkrete tilfælde er af betydning for den person, oplysningerne angår. Det fremgår videre af de ovennævnte forarbejder til offentlighedsloven, at særligt følsomme oplysninger, såsom oplysninger om race, religion, strafbare forhold og helbredsforhold er ifølge forarbejderne omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 30, nr. 1. Også mindre følsomme oplysninger, såsom f.eks. CPR-nummer, beskyttede adresser i folkeregistret, beskyttede telefonnumre og oplysninger om eksamenskarakterer, er ifølge lovens forarbejder omfattet af undtagelsesbestemmelsen. Uden for offentlighedslovens 30, nr. 1, falder oplysninger af rent objektiv karakter, såsom oplysninger om udstedelse af pas og jagttegn og oplysninger om civilstand. Der henvises i den forbindelse til FOB , der drejede sig om aktindsigt i momsrefusioner til kongehuset, og hvor Folketingets Ombudsmand udtalte, at refusionsanmodninger, der relaterede sig til bl.a. Dronningens tjeneste eller repræsentative opgaver, ikke kunne betragtes som oplysninger om private forhold. Øvrige hensyn til private og offentlige interesser Efter offentlighedslovens 33, nr. 5, kan aktindsigt begrænses i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. 6

7 Det fremgår af de specielle bemærkninger til 33, nr. 5, i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, at bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde og alene forudsættes anvendt, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet. Ifølge Offentlighed i forvaltningen af Jon Andersen, 1. udgave, 2013, s. 323, er det en betingelse, at der efter en konkret vurdering påvises et behov for at hemmeligholde oplysninger, og i denne vurdering må indgå, om oplysningerne i forvejen nyder beskyttelse mod aktindsigt. Ifølge offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, s. 598, må der ved bedømmelsen af, om oplysninger om enkeltpersoner kan undtages fra aktindsigt efter opsamlingsbestemmelsen, tages hensyn til, at lovgivningsmagten i 30, nr. 1, har fastsat, at alene oplysninger om enkeltpersoners private forhold kan undtages fra aktindsigt. Det må antages at indebære, at der skal foreligge (helt) særlige hensyn, hvis oplysninger om enkeltpersoners forhold, der ikke kan karakteriseres som private, skal kunne undtages efter opsamlingsbestemmelsen. I FOB , der omhandler udlevering af et notat indeholdende en liste med personer, som var bragt på tale som mulige bestyrelsesmedlemmer i en finansieringsfond, udtalte Folketingets Ombudsmand, at det er forudsat i forarbejderne, at offentlighedslovens (dagældende) 13, stk. 1, nr. 6, kun finder anvendelse i tilfælde hvor hensynet til enkeltpersoners eller det offentliges interesser gør det klart påkrævet. I det foreliggende tilfælde havde myndigheden efter hans opfattelse ikke godtgjort, at hensynet til de personer, der var anført på listen, talte så tungtvejende imod offentliggørelse, at det kunne begrunde anvendelse af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 514, er blandt andet anført følgende om fortolkningen af offentlighedslovens 33, nr. 5, i forbindelse med afsnittet om mindre følsomme oplysninger i relation til offentlighedslovens 30, nr. 1: Som et særligt eksempel kan nævnes det tilfælde, at der anmodes om aktindsigt i en opkaldsspecifikation vedrørende en ansats arbejdsmobiltelefon. I det omfang myndigheden er i besiddelse af en sådan specifikation, vil oplysningerne om private opkald kunne undtages fra aktindsigt efter 30, nr. 1. Da myndigheden typisk ikke vil kunne udspecificere arbejdsopkald og private opkald og da der ikke af offentlighedsloven i almindelighed kan antages at følge en pligt for myndigheden til at pålægge den ansatte at udspecificere arbejdsopkald og private opkald til brug for behandlingen af aktindsigtsanmodningen må det antages, at opkaldsspecifikationen vil kunne undtages i sin helhed efter 33, nr. 5. I det omfang opkaldsspecifikationen alene indeholder oplysninger om arbejdsopkald, vil der i et vist omfang kunne være hjemmel til at undtage oplysningerne efter 33, nr. 5, med henblik på at beskytte væsentlige hensyn til den interne og politiske beslutningsproces. Delvis adgang til aktindsigt Offentlighedslovens 33 giver ret til at undtage visse oplysninger, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af de opregnede hensyn, herunder private og offentlige interesser. 7

8 Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med offentlighedslovens 34, hvorefter der er pligt til at give aktindsigt i de resterende oplysninger i et dokument, der ikke er omfattet af beskyttelseshensynene i 30-33, medmindre dette vil medføre en prisgivelse af de hensyn, der er nævnt i 30-33, det resterende indhold giver en klart vildledende information, eller det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold. En forvaltningsmyndighed, der efter en konkret vurdering har undtaget et eller flere dokumenter eller dele heraf fra aktindsigt i medfør af for eksempel 33, nr. 5, skal udtrykkeligt underrette den aktindsigtssøgende herom. Dette gælder dog ikke, hvis underretningen i sig selv vil afsløre forhold, som er undtaget fra aktindsigt efter bestemmelsen. Statsforvaltningen henviser i øvrigt til de specielle bemærkninger til 34 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, og til betænkning nr. 1510/2009 kapitel 17, afsnit 5.8. Meroffentlighedsprincippet Offentlighedsloven tager som udgangspunkt kun stilling til, om myndighederne er forpligtet til at give aktindsigt. Men offentlighedsloven er en minimumslov. Det betyder, at myndighederne kan udlevere oplysningerne, selvom de ikke skal, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder reglerne om tavshedspligt og reglerne i persondataloven, jf. offentlighedslovens 14. Ifølge bestemmelsens ordlyd skal myndighederne overveje spørgsmålet om meraktindsigt. Myndighederne er således forpligtede til af egen drift at tage stilling til, om der i det enkelte tilfælde kan meddeles aktindsigt i de undtagne dokumenter eller oplysninger efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, pkt. 4.6 i lovforslagets almindelige bemærkninger, samt til de specielle bemærkninger til 14. I forbindelse med vurderingen af, om der kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, skal der foretages en afvejning af modstående interesser. Der skal på den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller fraværet af den aktindsigtssøgendes interesse i at få aktindsigt i de pågældende dokumenter eller oplysninger, og på den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse og andre lovlige hensyn. Det fremgår af de specielle bemærkninger til 14 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, at det må antages, at afvejningen i de tilfælde, hvor der er tale om at undtage oplysninger fra retten til aktindsigt efter undtagelsesbestemmelserne i 30-33, i almindelighed vil føre til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Det skyldes, at de oplysninger, der kan undtages med hjemmel i 30-33, i almindelig vil være underlagt tavshedspligt efter forvaltningslovens 27. Ifølge betænkning om offentlighedsloven s vil myndigheden dog, uanset om en oplysning er omfattet af en tavshedspligtsbestemmelse i forvaltningslovens 27 eller en særlig tavshedspligtsbestemmelse, kunne give meroffentlighed, hvis den pågældende tavshedspligtsbestemmelse varetager hensynet til en interesse, som myndigheden selv kan råde over, for eksempel hensynet til det offentliges økonomiske interesser, jf. 33, nr. 3. 8

9 I det omfang den nævnte afvejning fører til, at der ikke kan meddeles aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet skal forvaltningsmyndigheden begrunde afslaget nærmere. Begrundelseskravet kan opfyldes ved, at forvaltningsmyndigheden oplyser, at myndigheden har overvejet at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, men at afvejningen af på den ene side hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse, eller andre lovlige hensyn, og på den anden side hensynet til de interesser, der ligger bag anmodningen om aktindsigt, har ført til, at myndigheden ikke finder grundlag for at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Statsforvaltningen henviser til de specielle bemærkninger til 14 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen. Ret til aktindsigt i aktlister Retten til aktindsigt fremgår af offentlighedslovens 7. I lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen er følgende blandt andet anført under de specielle bemærkninger til 7, stk. 2: Bestemmelsen i stk. 2, nr. 2, giver som hidtil adgang til aktindsigt i indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (journalindførslen/aktlisten). Det gælder uanset, om journalen m.v. føres manuelt eller elektronisk. Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed m.v. på eget initiativ og samtidig med sagens øvrige dokumenter skal meddele aktindsigt i journalindførslen (aktlisten). Den aktindsigtssøgende har således et selvstændigt krav på aktindsigt i journalindførslen, og afslag herpå kan alene meddeles, hvis den pågældende indførsel indeholder oplysninger, der i sig selv er omfattet af de bestemmelser i loven, der undtager oplysninger fra retten til aktindsigt, jf. lovforslagets 30-35, eller hvis oplysningerne er omfattet af særlovgivningens undtagelsesbestemmelser. Der gælder dog ikke en ret til aktindsigt i journalindførslen, hvis aktindsigtsanmodningen angår en sag, f.eks. en straffesag, der som sådan er undtaget fra loven, jf. lovforslagets 19, stk. 1. Ifølge Offentlighedsloven med Kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 201, kan der dog efter omstændighederne i særlige tilfælde meddeles afslag på indsigt i hele aktlisten efter offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningens vurdering af lovligheden af kommunens delvise afslag på aktindsigt i borgmesterens telefonregninger Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens 30, nr. 1, kun giver hjemmel til at undtage oplysninger om private, herunder økonomiske forhold, fra aktindsigt. Oplysninger om borgmestres private telefonforbrug, herunder oplysninger om den pågældende persons eventuelle private udlandsophold, kan efter en generel betragtning anses som oplysninger om enkeltpersoners private forhold, der er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 30, nr. 1. Statsforvaltningen er således enig i kommunens vurdering af, at oplysninger om borgmesterens private telefonopkald og eventuelle private udlandsophold, er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i 30, nr. 1, jf. det ovenfor beskrevne. 9

10 Kommunen oplyser videre, at den telefon, som kommunen stiller til rådighed for byrådsmedlemmer, herunder borgmesteren, og for ansatte, for de flestes vedkommende anvendes til både private og arbejdsrelaterede opkald. Vi har således lagt til grund, at borgmesterens telefonregninger både indeholder oplysninger om private opkald og private udlandsophold og om arbejdsrelaterede telefonopkald m.v. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens 33, nr. 5, giver hjemmel til at undtage telefonfakturaer i deres helhed, i det omfang det ikke er muligt at udskille henholdsvis private og arbejdsrelaterede opkald, jf. Offentlighedsloven med kommentarer, Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 514. Statsforvaltningen er således enig i kommunens vurdering af, at de underliggende posteringer til borgmesterens telefonfakturaer kunne undtages i deres helhed efter offentlighedslovens 33, nr. 5, idet kommunen har oplyst, at det ikke var muligt at udskille henholdsvis privat og arbejdsrelateret forbrug. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 34, ved at give afslag på delvis aktindsigt de ovennævnte oplysninger i borgmesterens telefonfakturaer. Vi har herved lagt vægt på, at kommunen oplyser, at der reelt ikke er noget indhold tilbage at give aktindsigt i, jf. 34, stk. 3, henset til, at de oplysninger, der vedrører borgmesterens private forbrug, er undtaget fra aktindsigt, og henset til, at det efter det oplyste ikke er muligt at udskille henholdsvis privat og arbejdsrelateret forbrug, hvorfor oplysningerne om de underliggende posteringer i fakturaerne er undtaget i deres helhed efter 33, nr. 5, jf. ovenfor. Endelig er det Statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommune har handlet i overensstemmelse med offentlighedslovens 14. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at kommunen har foretaget en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger bag undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 33, nr. 5, og på den anden side den berettiget interesse, som du må antages at have i, at anmodningen om aktindsigt i de underliggende posteringer i kommunens telefonfakturaer vedrørende borgmesterens telefonforbrug imødekommes. Statsforvaltningen har endvidere lagt vægt på, at kommunen har oplyst, at det vil være i strid med reglerne om tavshedspligt, jf. forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 1, idet det ikke er muligt at udskille oplysninger om privatforbrug fra oplysninger om det arbejdsrelaterede forbrug. Statsforvaltningen bemærker, at Odense Kommune ikke ses at have taget stilling, til i hvilket omfang du har ret til aktindsigt i aktlister for de sager/dokumenter, der er omfattet af aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 2. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Odense Kommune. 10

11 Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Line Mussegaard Christensen 11