13. การควบค มภายในและการบร หารจ ดการความเส ยง

Transcription

1 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) 13. การควบค มภายในและการบร หารจ ดการความเส ยง 13.1 ความเห นเก ยวก บระบบควบค มภายในของคณะกรรมการบร ษ ท บร ษ ทให ความสาค ญอย างย งต อการจ ดให ม ระบบการควบค มภายในท ด ซ งเป นไปตามหล กการของการกาก บ ด แลก จการท ด กล าวค อ การปฏ บ ต งานในหน าท ต างๆ ด วยความโปร งใส ย ต ธรรม เช อถ อได และม การถ วงด ลอานาจ ซ งสามารถตรวจสอบได อ นน าไปส ประโยชน ส งส ดต อผ ถ อห น พน กงาน และผ ม ส วนเก ยวข องท กฝ าย โดยท ประช ม คณะกรรมการบร ษ ทคร งท 3/2557 เม อว นท 10 ก มภาพ นธ 2557 และท ประช มคณะกรรมการบร ษ ทคร งท 12/2557 เม อว นท 15 ต ลาคม 2557 ได อน ม ต การแต งต งคณะกรรมการตรวจสอบจ านวน 3 คน เพ อท าหน าท สอบทานความ ม ประส ทธ ภาพและความเพ ยงพอของระบบควบค มภายในของบร ษ ทรวมถ งดาเน นการตรวจสอบเพ อให ม นใจว าบร ษ ท ม การด าเน นธ รก จเป นไปตามเกณฑ ท กฎหมายก าหนดและเกณฑ ท เก ยวข องของตลาดหล กทร พย ฯ และสาน กงาน ก.ล.ต. นอกจากน บร ษ ทได แต งต งบร ษ ท พ แอนด แอล อ นเทอร นอล ออด ท จาก ด ( พ แอนด แอล ) เพ อท าหน าท ตรวจสอบและประเม นความเพ ยงพอของระบบควบค มภายในของบร ษ ท พร อมท งให และต ดตามผลการ ปร บปร งระบบควบค มภายในการปฏ บ ต ตามนโยบาย และระเบ ยบปฏ บ ต ท เก ยวข อง ซ งรวมถ งแนวทางการประเม นของ The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) ในด านต างๆ 5 ด าน ได แก (1) สภาพแวดล อมการควบค ม (Control Environment) (2) การประเม นความเส ยง (Risk Assessment) (3) มาตรการควบค ม (Control Activities) (4) ระบบสารสนเทศและการส อสารข อม ล (Information & Communication) และ (5) ระบบต ดตาม (Monitoring Activities) โดยพ แอนด แอลจะรายงานผลการตรวจสอบและการต ดตามการปร บปร งแก ไขต อคณะกรรมการตรวจสอบและ ฝ ายบร หารท เก ยวข อง เพ อให ม นใจว าการดาเน นงานของบร ษ ทม ประส ทธ ภาพและเป นไปตามข อกาหนดของกฎหมาย หร อกฎเกณฑ ท เก ยวข อง ท งน ท ประช มคณะกรรมการบร ษ ทคร งท 2/2558 เม อว นท 10 ก มภาพ นธ 2558 ได พ จารณาแบบประเม น ความเพ ยงพอของระบบควบค มภายในของบร ษ ท โดยสอบถามข อม ลจากพ แอนด แอล ข อม ลจากฝ ายบร หารท เก ยวข อง และรายงานการตรวจสอบระบบควบค มภายใน พร อมท งม ความเห นว า บร ษ ทม ระบบการควบค มภายในท เพ ยงพอและ เหมาะก บการประกอบธ รก จของบร ษ ท พร อมท งจ ดท าแบบประเม นความเพ ยงพอของระบบควบค มภายใน ตามเอกสารแนบ 4 ส วนท 2 หน า 98

2 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) 13.2 ความเห นเก ยวก บระบบควบค มภายในของผ สอบบ ญช บร ษ ท ไพร ซวอเตอร เฮาส ค เปอร ส เอบ เอเอส จาก ด ผ สอบบ ญช ของบร ษ ทได ตรวจสอบงบการเง นสาหร บป ส นส ดว นท 31 ธ นวาคม 2557 โดยผ สอบบ ญช ได ให ข อส งเกตในการตรวจสอบงบการเง นซ งบร ษ ทได ดาเน นการแก ไข แล ว ท งน ผ สอบบ ญช ได ทาการต ดตามการแก ไขด งกล าวโดยได ออกรายงานข อส งเกตและ จากการตรวจสอบบ ญช ลงว นท 25 ก มภาพ นธ 2558 โดยม รายละเอ ยดด งน ห วข อ / / 1. ความเส ยงทางภาษ จากการขายส นค า ให ต วแทนขาย บร ษ ทจะดาเน นการเปล ยนแปลงข นตอนการทางาน ภาษ ขายท เก ดจากรายการขายให ก บต วแทนขาย ก บต วแทนขาย โดยเม อบร ษ ทส งส นค าให ต วแทนขาย ของบร ษ ทไม ถ กต องจากรายการขายน น ทาให บร ษ ท ม ความเส ยงต อทางภาษ ขายก บกรมสรรพากร บร ษ ทควรปร กษาเพ มเต มก บผ เช ยวชาญทางด าน ภาษ บร ษ ทจะบ นท กขายและภาษ ขายท เก ดข นท นท และ บร ษ ทจะดาเน นการปร บปร งโปรแกรมระบบ ITEC และ Oracle บร ษ ทอย ระหว างเร มดาเน นการแก ไขซ งคาดว าจะ แล วเสร จภายในเด อนมกราคม ความเห นเก ยวก บระบบควบค มภายในของผ ตรวจสอบภายใน บร ษ ท พ แอนด แอล อ นเทอร นอล ออด ท จาก ด ( พ แอนด แอล ) ได สอบทานและประเม นระบบควบค มภายใน ของบร ษ ทใน 6 เร อง ประกอบด วยวงจรรายได วงจรรายจ าย การบร หารสาขา การบร หารงานทร พย ส นถาวร การบร หารงานทร พยากรบ คคล และการบร หารส นค าคงคล งท ว าจ างบ คคลภายนอก ท งน ณ ว นท 31 ธ นวาคม 2557 บร ษ ทม ข อส งเกตสาหร บระบบควบค มภายใน สร ปด งน ส วนท 2 หน า 99

3 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) ห วข อ / 1. การข นทะเบ ยนผ ขายในระบบ (วงจรรายจ าย) ตรวจสอบเอกสารประกอบการเป ดบ ญช ผ ขายเปร ยบเท ยบก บ ฐานข อม ลผ ขายในระบบ Oracle สาหร บเด อนเมษายน 2557 จานวน 37 รายการ พบว า 1. เอกสารประกอบการเป ดหน าบ ญช ผ ขายไม ครบถ วน จานวน 13 รายการ ค ดเป นร อยละ การลงนามในเอกสารประกอบไม ครบถ วนจานวน 16 รายการ แบ งเป น 2.1 ไม ร บรองสาเนาจานวน 13 รายการ ค ดเป นร อยละ ลงนามไม ครบถ วนจานวน 3 รายการ ค ดเป นร อยละ 8.11 บร ษ ทควรกาหนดผ สอบทานหร อกาหนดกระบวนการในการ สอบทานความครบถ วนของเอกสาร เพ อให ผ ปฏ บ ต งาน สามารถรวบรวมเอกสารได อย างถ กต องและครบถ วน 2. การจ ายชาระค าเช า (วงจรรายจ าย) ตรวจสอบข อม ลการจ ายชาระค าเช าเด อนเมษายน 2557 จานวน 64 รายการ พบว า 1. ส ญญาเช าไม ครบถ วนจานวน 3 รายการค ดเป นร อยละ ส ญญาเช าพ นท หมดอาย แต ย งม การจ ายค าเช าจานวน 5 รายการ ค ดเป นร อยละ การลงนามในส ญญาเช าพ นท ไม ครบถ วน จานวน 9 รายการ ค ดเป นร อยละ บร ษ ทควรกาหนดแนวทางในเร องด งกล าวให ช ดเจน โดยควรม การบ นท กภายในสาหร บกรณ ท อย ระหว างการต อส ญญาหร อตก ลงราคาเพ อให ท กฝ ายท เก ยวข องได ร บทราบ / ฝ ายบร หารร บทราบและเห นควรให ดาเน นการสอบทานความถ กต องและ ครบถ วนของเอกสารท ได ร บมาท กคร ง บร ษ ทได ดาเน นการแจ งขอเอกสารและ การลงนามก บผ ขายแล ว หากม การซ อ หร อว าจ างในคร งต อไป ท งน ในป จจ บ นเอกสารประกอบการเป ด บ ญช ผ ขายต องครบถ วนและลงนามก อน น ามาใช ประกอบในการข นทะเบ ยนผ ขาย ท กคร ง ฝ ายบร หารร บทราบและส งการให ผ ท ร บผ ดชอบดาเน นการทบทวนส ญญาท หมดอาย ให ดาเน นการต อส ญญาแล ว 1. เร องส ญญาเช าไม ครบถ วนน น บร ษ ทได ดาเน นการต ดตามส ญญา ครบถ วนแล ว 2. เร องส ญญาเช าหมดอาย แต ย งม การจ ายค าเช าน น ป จจ บ นอย ระหว าง การดาเน นการต อส ญญาอ ก 1 รายการ เร องการลงนามในส ญญาเช าไม ครบถ วนน น ป จจ บ นอย ระหว างการ ดาเน นการจานวน ส ญญา 7 ส วนท 2 หน า 100

4 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) ห วข อ / 3. การบร การหล งการขาย (วงจรรายได ) ตรวจสอบรายงานการให บร การของศ นย บร การฯ ของเด อน เมษายน 2557 ซ งเป นการให บร การด านต างๆ พบว า ระยะเวลาในการดาเน นการต อข อร องเร ยนนานเก นระยะเวลาท บร ษ ทกาหนดหร อเก นกว า 12 ช วโมง บร ษ ทควรม กระบวนการต ดตามกรณ การป ดข อร องเร ยนจาก ล กค าในแต ละคร ง/ว น เพ อให สามารถดาเน นการได ในระยะเวลา ท กาหนด โดยใช ระบบการแจ งเต อนท อาจม ความช ดเจนย งข น เช น เบอร โทรศ พท ของผ ร บผ ดชอบในแต ละเร องเป นต น 4. ระบบงานขาย/รายได ของสาขา (การบร หารสาขา) จากการส มตรวจสาขาจานวน 13 สาขา พบว า 1. ตรวจน บเง นรายได ประจาว นพบว าม เง นเก นจากเง นรายได ของว นก อนเข าตรวจ จานวน 2 สาขา 2. พบว าม การใช ใบเสร จร บเง นช วคราวท ไม เหมาะสม โดยไม ม การควบค มการเบ กใบเสร จร บเง นเข ยนม อของแต ละสาขา 1. บร ษ ทควรกาหนดผ ร บผ ดชอบในการสอบทานเง นรายได ประจาว นให ช ดเจน โดยต องม การลงนามตรวจสอบให ช ดเจนตามท บร ษ ทกาหนด 2. บร ษ ทควรม การจ ดทาทะเบ ยนค มใบเสร จร บเง นช วคราวใน การเบ ก-จ าย โดยกาหนดข นตอนการปฏ บ ต ให ช ดเจน 3. / ฝ ายบร หารร บทราบและให ดาเน นการ ตามระยะเวลาท กาหนไว โดยหากไม เป นไปตามท กาหนดให ม การส อสารถ ง สาเหต ท กคร ง เร มดาเน นการแล วต งแต เด อนต ลาคม 2557 ท 1ผ บร หารร บทราบผลการ ตรวจสอบ โดยกาช บให ทางสาขา ตรวจสอบจานวนเง นรายได ของแต ละว น ให ถ กต อง ท 2ในป จจ บ นบร ษ ทย งได ดาเน นการจ ดทาข นตอนการควบค มการ ใช ใบเสร จร บเง นช วคราวโดยจ ดทา ทะเบ ยนค มใบเสร จร บเง นช วคราว ซ ง จะต องม การบ นท กท กคร งท ม การเบ กจ าย และการค นเล มเด มเพ อร บเล มใหม บร ษ ทได ดาเน นการแล วโดยฝ าย บร หารงานท วไปเป นผ ร บผ ดชอบในการ ควบค มทะเบ ยนใบเสร จร บเง นช วคราว โดยเร มต งแต เด อนต ลาคม 2557 ส วนท 2 หน า 101

5 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) ห วข อ / 5. ระบบงานการบร หารส นค าภายในสาขา (การบร หารสาขา) จากการตรวจน บส นค าภายในสาขา พบว า 1. ส นค าขาด-เก น จากการส มตรวจน บส นค าภายในสาขาและ พบส นค าสล บ Code ก นจ งทาให ม ผลขาด-เก นด งกล าว 2. การจ ดเร ยงส นค าไม เป นไปตาม FIFO ในส นค าท บร ษ ท กาหนด 1. บร ษ ทควรม การส มตรวจน บส นค าภายในสาขาอย างเป น ประจา โดยไม ม การแจ งล วงหน าและต องม การหาสาเหต ใน กรณ ขาด-เก นท กคร ง 2. บร ษ ทควรดาเน นการแก ไขการจ ดเร ยงส นค าใหม ท นท เพ อให เป นไปตามนโยบายการหย บส นค าแบบ FIFO 6. การคานวณค าเส อมราคาและการต ดบ ญช ทร พย ส นถาวร (การบร หารทร พย ส นถาวร-สาน กงานใหญ /สาขา) การคานวณค าเส อมราคาทร พย ส นของเด อนเมษายน 2557 จานวน 86 รายการ พบว า การคานวณค าเส อมราคาก อนว นร บ ส นทร พย ถาวรจานวน 31 รายการ ม ลค ารวม บาท บร ษ ทควรม การส อสารทาความเข าใจเก ยวก บหล กการบ นท ก บ ญช ท ถ กต องให ก บพน กงาน และควรเพ มข นตอนการ ตรวจทานข อม ลให ม ความถ กต องเพ ยงพอ / ท 1ฝ ายบร หารร บทราบผลการ ตรวจสอบ โดยบร ษ ทม มาตรการในการ กาหนดความร บผ ดชอบในกรณ ส นค า ขาด-เก นจากการตรวจน บไว อย างช ดเจน ท 2ฝ ายบร หารร บทราบและ กาช บทางสาขาให ม การตรวจสอบการ จ ดเร ยงส นค าตามท บร ษ ทกาหนดไว บร ษ ทมอบหมายให ฝ ายตรวจสอบภายใน เข าไปส มตรวจน บส นค าในแต ละสาขา อย างเป นประจาท กเด อนรวมถ งการ ตรวจสอบการจ ดเร ยงส นค าและให ม การ รายงานผลท กคร ง สาเหต ด งกล าวเก ดจากเด มบร ษ ทม นโยบายให ค ดค าเส อมราคาตามว นท ใน เอกสาร แต ท งน ผ บร หารร บทราบและ เห นควรให ปฏ บ ต ให ถ กต องตามหล กบ ญช โดยให ดาเน นการแก ไขท นท ซ งเร มต งแต เด อนกรกฎาคม 2557 ดาเน นการเร ยบร อยแล ว ส วนท 2 หน า 102

6 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) ห วข อ / 7. การจ ดทาส ญญาจ างงาน (การบร หารทร พยากรบ คคล) ไม พบเอกสารส ญญาว าจ างทางานแบ งเป นพน กงานเข าใหม จานวน 3 รายการ และพน กงานป จจ บ นจานวน 1 รายการ ค ด เป นร อยละ 2.68 บร ษ ทควรจ ดทาส ญญาจ างงานระหว างบร ษ ทและล กจ างไว เป น ลายล กษณ อ กษร โดยระบ รายละเอ ยดท สาค ญในส ญญาจ าง อย างช ดเจน อ กท งลงนามในข อตกลงของส ญญาอย างครบถ วน เพ อให ม หล กฐานใช อ างอ งรายละเอ ยดในการจ างงานอย าง ช ดเจน 8. การจ ดทาแฟ มประว ต พน กงาน (การบร หารทร พยากรบ คคล) เอกสารประกอบในแฟ มประว ต พน กงานไม ครบถ วน แบ งเป น พน กงานเข าใหม จานวน 11 รายการและพน กงานป จจ บ น จานวน 9 รายการ ค ดเป นร อยละ บร ษ ทควรต ดตามเอกสารและจ ดเก บเอกสารตามท บร ษ ท กาหนดไว ท กรายการ เพ อให ฐานข อม ลพน กงานม ความ ครบถ วน 9. การค าประก นพน กงาน (การบร หารทร พยากรบ คคล) พบเอกสารประกอบในช ดหน งส อค าประก นไม ครบถ วน แบ งเป นพน กงานเข าใหม จานวน 3 รายการและพน กงาน ป จจ บ นจานวน 8 รายการ ค ดเป นร อยละ 7.39 บร ษ ทควรตรวจสอบเอกสารท ใช ในการทาส ญญาระหว างบร ษ ท ก บล กจ างว าม ความถ กต องและจ ดเก บให ครบถ วน เพ อให ม นใจ ในการค าประก นของพน กงานม ความถ กต องครบถ วน / สาเหต ด งกล าวเก ดจากย งน าส งเอกสาร สาค ญไม ครบถ วน ด งน นบร ษ ทจ งย งไม สามารถจ ดทาส ญญาจ างงานได อย างไรก ตาม ผ บร หารร บทราบและโดยจะปร บปร ง ระเบ ยบปฏ บ ต ให ช ดเจน อ กท งจะทบทวน ระยะเวลาในการส งเอกสารเข าสาน กงาน ใหญ ให ม ความเหมาะสม เร มดาเน นการเร ยบร อยแล วต งแต เด อน พฤศจ กายน 2557 ฝ ายบร หารร บทราบและปร บปร ง Check List สาหร บเอกสารท จาเป นข นต าว าต อง ม เอกสารใดบ างอย างช ดเจน ดาเน นการเร ยบร อยแล วต งแต เด อน พฤศจ กายน 2557 ฝ ายบร หารร บทราบและดาเน นการ ต ดตามเร ยบร อยแล ว ดาเน นการเร ยบร อยแล วต งแต เด อน พฤศจ กายน 2557 ส วนท 2 หน า 103

7 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) ห วข อ / 10. การปร บตาแหน งงาน (การบร หารทร พยากรบ คคล) แบบฟอร มในการพ จารณาอน ม ต ตาแหน งงานไม เหมาะสมโดย ขายการลงนามในช องของประธานเจ าหน าท บร หาร (CEO) ซ งในการปฏ บ ต งานจร ง CEO ไม ต องลงนามในแบบฟอร ม ด งกล าว บร ษ ทควรพ จารณาแบบฟอร มใหม ให ม ความเหมาะสมและ สอดคล องก บการปฏ บ ต งานจร ง เพ อให ม นใจได ว าม การปฏ บ ต ตามนโยบายของบร ษ ท 11. ระบบในการบ นท กเวลาการทางาน (การบร หารทร พยากรบ คคล) การแจ งข อม ลการทางานของพน กงานในระบบ Pro Soft ไม เหมาะสมและยากต อการตรวจสอบ กล าวค อ กรณ พน กงาน สแกนเข าทางานแต ไม ได สแกนออก ระบบฯจะบ นท กว า พน กงานคนด งกล าวทางานครบช วงเวลาปกต บร ษ ทควรหามาตรการในการควบค มระบบการบ นท กเวลาการ ทางาน เพ อให สามารถต ดตามเวลาการทางานของพน กงานได อย างถ กต องตามความเป นจร ง อ กท งลดช องทางไม ให เก ดการ หลบหล กของพน กงานได / ฝ ายบร หารร บทราบและดาเน นการ ปร บปร งแบบฟอร มใหม ให สอดคล องก บ การปฏ บ ต งานจร ง ดาเน นการเร ยบร อยแล วต งแต เด อน พฤศจ กายน 2557 ฝ ายบร หารร บทราบและอย ระหว างหาทาง แก ไข อย างไรก ตามป จจ บ นบร ษ ทได เพ ม ข นตอนการตรวจสอบให เคร งคร ดมากข น บร ษ ทดาเน นการแก ไขระบบด งกล าว เร ยบร อยแล วต งแต เด อนธ นวาคม 2557 โดยในป จจ บ นระบบด งกล าวสามารถใช งานได ตามปกต ส วนท 2 หน า 104

8 บร ษ ท คอมเซเว น จาก ด (มหาชน) 13.4 ฝ ายตรวจสอบภายในของบร ษ ท บร ษ ทได แต งต งให บร ษ ท พ แอนด แอล อ นเทอร นอล ออด ท จาก ด ( พ แอนด แอล ) ซ งเป นหน วยงานภายนอก ให ปฏ บ ต หน าท เป นผ ตรวจสอบระบบควบค มภายในของบร ษ ทต งแต ป 2553 จนถ งป จจ บ น ซ งพ แอนด แอลได มอบหมายให นายธนภ ทร วงค ว ทย ตาแหน ง Internal Audit Supervisor เป นผ ร บผ ดชอบหล กในการปฏ บ ต หน าท ผ ตรวจสอบภายใน ของบร ษ ท ด งม รายละเอ ยดตามเอกสารแนบ 3 ท งน ตามขอบเขต อานาจ หน าท ของคณะกรรมการตรวจสอบน น คณะกรรมการตรวจสอบม อ านาจในการพ จารณาแต งต ง โยกย าย เล กจ างห วหน าหน วยงานตรวจสอบภายใน หร อ หน วยงานอ นใดท ร บผ ดชอบเก ยวก บการตรวจสอบภายในได ตามความเหมาะสม จากการพ จารณาค ณสมบ ต และประสบการณ ของพ แอนด แอลแล ว บร ษ ทเห นว าพ แอนด แอลเป นหน วยงาน ภายนอกท ม ความเป นอ สระ ทาหน าท รายงานผลการตรวจสอบโดยตรงต อคณะกรรมการตรวจสอบ และม ค ณสมบ ต เพ ยงพอท จะทาหน าท ฝ ายตรวจสอบภายในของบร ษ ทได อย างม ประส ทธ ภาพ นอกจากน นายธนภ ทร วงค ว ทย ต าแหน ง Internal Audit Supervisor ย งม ค ณสมบ ต เพ ยงพอท จะทาหน าท ห วหน างานตรวจสอบภายในของบร ษ ทได เน องจาก ม ประสบการณ ในการท างานด านการตรวจสอบภายในมากกว า 5 ป และได เข าร บการอบรมในหล กส ตรท เก ยวข อง มาอย างต อเน อง ส วนท 2 หน า 105