บทท 8 ระบบสารสนเทศสาน กงาน

Transcription

1 บทท 8 ระบบสารสนเทศสาน กงาน

2 Outline ความหมายของระบบสารสนเทศสาน กงาน ประเภทของงานสาน กงาน ชน ดของระบบสารสนเทศสาน กงาน ประเภทของระบบสาน กงาน

3 บทนา ป จจ บ นเทคโนโลย คอมพ วเตอร เจร ญก าวหน าอย างมาก และม บทบาทสาค ญท จะช วยให การทางานของสาน กงานม ประส ทธ ภาพ ท นสม ยและบร การข อม ลข าวสารต างๆให ก บผ บร หาร เพ อช วยใน การต ดส นใจ และผ ปฏ บ ต งานฝ ายต างๆ ให เก ดประโยชน ส งส ด

4 ระบบสารสนเทศสาน กงาน ระบบสารสนเทศสาน กงาน (Office Information System) หมายถ ง ระบบท ใช เทคโนโลย สารสนเทศเข ามาช วยอานวยความ สะดวก และเพ มประส ทธ ภาพในการดาเน นงานในสาน กงาน ประเภทของงานสาน กงาน 1. การต ดส นใจ (Decision Making) ส วนใหญ เก ยวข องก บผ บร หาร ท ต องต ดส นใจแก ป ญหาอย างใดอย างหน ง จ งจาเป นท ต องจ ดการและ วางระบบในการรวบรวมและจ ดร ปแบบสารสนเทศให ง ายต อผ บร หาร

5 2. การจ ดการเอกสาร (Document Handling) เช น จดหมายเว ยน บ นท ก หร อคาส ง เป นต น ซ งต องม การจ ดทา ตรวจสอบ และร บผ ดชอบในการเก บร กษาและจ ดระบบให เร ยบร อย 3. การเก บร กษา (Storage) เป นการจ ดระบบรวบรวมข อม ล บ นท กต างๆ อย างถ กต องและ ปลอดภ ย พร อมท จะเร ยกกล บมาใช งานได อย างรวดเร วตามความต องการ 4. การจ ดเตร ยมข อม ล (Data Manipulation) เป นการจ ดเตร ยมข อม ลสาหร บการใช งาน ซ ง ต องอาศ ยบ คคลท ม ความร ความเข าใจ และความชานาญในงาน และสามารถจ ดร ปแบบของข อม ล ได อย างสอดคล องก บความต องการของป ญหา เพ อให ได ข อม ลท ม ประส ทธ ภาพ 5. การต ดต อส อสาร (Communication) การส อสาร การแลกเปล ยนข อม ล การต ดต อผ าน ส อต างๆ เช น โทรศ พท โทรสาร หร อไปรษณ ย อ เล กทรอน กส เป นต น

6 ชน ดของระบบสารสนเทศสาน กงาน

7 1. ระบบจ ดการทางด านเอกสาร (Document Management System) ม หน าท ในการจ ดการทางด านเอกสาร เช น การสร าง การ แก ไข การบ นท ก และการทาสาเนาเพ อจ ดส งไปย งฝ ายต างๆ แบ ง ออกเป น 5 ประเภท ได แก ช วยในงานด านการพ มพ เป นการนาร ปภาพต างๆ นการเก บร กษาข อม ลในหน วยความจาสารอง นการผล ตเอกสารซ ออกแบบเอกสารในร ปแบบต างๆ าๆ มาไว ในเอกสาร จดหมาย ก นออกมาหลายช ด เอกสารต างๆ เช น ซ งระบบน หน งส อ ซ งในป จจ บ นจะม เคร องทาสาเนาท เช อมเข าก บคอมพ วเตอร ได ซ โดยม ช ดคาส งสาหร บการประมวลภาษา งต องม การเก บร กษาของม ลอย างเป นระบบ จะช วยให การเก บบ นท กสารสนเทศท ม ล กษณะเป ใบโฆษณา แผ นพ บ ใบปล ว โดยใช โปรแกรมสาเร จร ป ท ช วยเพ มประส ทธ ภาพและ เพ อไม ให เก ดการส ญ นร ปภาพ เช น PageMaker, ประส ทธ ผลของการพ มพ งาน ต างๆ หาย การทาลายข อม ลโดยไม ต เป นไปด วยความสะดวก Indesign งใจ เช น รวดเร ว หร อการโจรกรรมข อม ล การจ ดร ปแบบงานพ มพ และเป นระบบรวมท การทาตาราง ซ งช วยให การกระจายข าวสารออกไปจากแหล งผล ตม งจะส งผลต อการดาเน นธ รก จได การจ ดเร ยงหน า การจ ดทาสารบ ญ และการ ตรวจสอบคาผ ด ประส ทธ ภาพข นด วย เป นต น จ งทาให การออกเอกสารเป นไปอย างม ค ณภาพ รวดเร ว ถ กต อง และเป นม ออาช พข น

8 ระบบสารสนเทศสาน กงาน (ต อ) 2. ระบบการส งข าวสาร (Message Handing System) เป นระบบท ถ กพ ฒนามาเพ อควบค มงานทางด านการส งผ าน ข าวสารภายในและภายนอกสาน กงาน ประกอบด วย 3 ร ปแบบ อานวยความสะดวก จะเหม อนก บ หร อเคร องแฟกซ (FAX) รวดเร ว แต ต างก นท เป นการส งข าวสารด วยเส ยง ช วยในการส งข อม ลข าวสาร และไม ส นเปล องในการทางานในสาน กงาน ซ งประกอบด วยข อความและร ปภาพบนกระดาษไปส โดยอาศ ยอ ปกรณ ท ทาหน าท ในการแปลง ส ญญาณ อ กปลายทางท ต องการอยางรวดเร วและม ค ณภาพ เส ยงให เป นส ญญาณด จ ตอล ส งผ านทางสายโทรศ พท เม อถ งปลายทางเส ยงก จะถ กแปลงจากส ญญาณ ด จ ตอลให เป นส ญญาณเส ยงเพ อนาไปใช

9 3. ระบบประช มทางไกล (Teleconferencing System) เป นระบบท ช วยให ผ เข าร วมประช มสามารถท จะพ ดค ยหร อ ประช มก นได โดยไม จาเป นต องอย ท เด ยวก น หร ออย ในห องท ประช ม แบ งออกเป น 5 ประเภท เป นระบบการประช มท ผ เข าร วมประช มสามารถมองเห นหน าและได ย นเส ยงของฝ เป นการสร างการออกอากาศรายการโทรท ศน ภายในองค การ เป นระบบการประช มท ผ เข าร วมประช มสามารถท จะได ย นเส ยงของผ ร วมประช ม นระบบท นาเอาระบบเคร อข ายคอมพ วเตอร เข ามาใช ในการพ ดค ย นระบบท อานวยความสะดวกในการปฏ บ ต งานพ นท ห างไกล ซ งอาจจะเป โดยการเช อมต อคอมพ วเตอร เข าส ซ งจะทาให ผ เข าร วมประช มสามารถพ ดค ยก น นการถ ายทอดสด ายตรงข ามได และสามารถพ ดโต ตอบก นได การบ นท กเทป ทาให เหม อนก บได ระบบเคร อข าย เพ อให น งพ ดค ยอย คนในองค การได ร บทราบ ของสาน กงาน เหม อนก บโทรศ พท และระหว างท ม การประช มผ เข าร วมประช มก สามารถใช เคร องคอมพ วเตอร ในการคานวณประมวลผลหร อพ มพ ในห องเด ยวก น ซ จะช วยให ไม ต องเส ยเวลาในการเด นทางมาสาน กงาน หร อแลกเปล ยนข อม ลระหว างก น ด งน นจะต องม การศ กษา พ ฒนา ตรวจสอบ รายงานเพ อเสนอให ก บท ประช มได ในท นท และควบค มการทางานระยะไกล เพ อให สามารถประเม นผลงานและกาหนดผลตอบแทนท เหมาะสมก บผลงานได

10 4. ระบบสน บสน นงานในสาน กงาน (Office Support System) เป นระบบท ช วยเพ มประส ทธ ภาพในการจ ดเตร ยมการนาเสนองาน เป นระบบท นาคอมพ วเตอร มาช วยในการออกแบบ นระบบท ถ กพ ฒนาข นระบบท ช วยให ผ ใช สามารถจ ดการก บตารางเวลา นระบบการเผยแพร ข าวสารทางอ เล กทรอน กส ภายในองค การผ านระบบเคร อข ายคอมพ วเตอร เพ อกระจายและ นเพ อท จะสน บสน นให พน กงานสามารถใช อ ปกรณ หร อช ดคาส งท ช วยอานวยความสะดวก ซ งสามารถออกแบบภาพเสม อนจร งและทดสอบผลงานบน จดบ นท ก และรายช อ ซ งผ ใช สามารถท จะนาเสนอข อม ล ตลอดจนเลขหมายโทรศ พท ของบ คคลท และร ปภาพ ในองค การร วมก น อย างสอดคล องก น เก ยวข องอย างม ประส ทธ ภาพ หน าจอคอมพ วเตอร ได แลกเปล ยนข อม ลข าวสารภายในหน วยงาน เช น , เช น Word กระดาษบ นท ก, processing, Fax แฟ มนามบ ตร, และ Voice นาฬ กา, Mail เป นต น เคร องค ดเลข, ปฏ ท น

11 ประเภทของระบบสาน กงาน แบ งเป น 3 ชน ดค อ 1. สาน กงานอ ตโนม ต (Office Automation) อาศ ยหล กการการรวมเอาเทคโนโลย ต างๆ เข ามาอย ในระบบ เด ยวก น เพ อให เช อมต อส มพ นธ ก นได เช น ระบบคอมพ วเตอร ระบบเคร อข ายและการส อสาร ระบบการจ ดการข อม ล และระบบ การจ ดเก บเอกสาร ซ งจะช วยให ประหย ดเวลาในการทางาน และ เพ มประส ทธ ภาพให ก บบ คลากรในการปฏ บ ต งานได

12 ประโยชน ของสาน กงานอ ตโนม ต 1. เพ มความรวดเร ว และท นต อความต องการ 2. ข อม ลม ความถ กต องแม นยา และสามารถตรวจสอบได ง าย เก บบ นท กและนาข อม ลมาใช ใหม ได ตลอดเวลา 3. ประหย ดค าใช จ าย 4. เพ มประส ทธ ภาพในการต ดต อส อสาร การเผยแพร ข อม ล ท งในระยะใกล และระยะไกล 5. สร างความเข าใจในระหว างผ ปฏ บ ต การด วยก น 6. ลดปร มาณงานด านเอกสาร 7. สามารถขยายงานให กว างขวางท วถ งท กส วนในองค การ

13 ระบบท ใช ในสาน กงานอ ตโนม ต 1. ระบบการบ นท กและการส บค นข อม ลด วยอ เล กทรอน กส ทาการเก บข อม ลข าวสารท กอย าง อย ในแฟ มข อม ลซ งจะอย ในร ปแบบอ เล กทรอน กส ซ งจะทาให การค นหาข อม ลสามารถท กระทาได ง ายและรวดเร ว 2. ระบบการส งข อม ลข าวสารผ านส ออ เล กทรอน กส ทาการส งข อม ลข าวสารด วยระบบ อ เล กทรอน กส ไปย งส วนท ต องการได ท นท สามารถเร ยกด ข อม ลได ท กท ท กเวลาท ต องการ ย ง บ นท กรายละเอ ยดในการส งว า ส งไปให ใคร เม อใด และม การตอบร บหร อไม 3. ระบบการจ ดการร ปแบบเอกสารด วยระบบประมวลผลคา 4. การจ ดการระบบสาน กงานด วยซอฟต แวร ใช ซอฟต แวร เข ามาช วยจ ดการงานสาน กงานให ม ประส ทธ ภาพ เช นการจ ดตารางการทางาน การกาหนดเวลาการประช มและการน ดหมาย ซ ง สามารถเล อกใช ซอฟต แวร ให เหมาะสมก บงานท ต องการได 5. การส อสารด วยเส ยงและภาพเคล อนไหวผ านระบบอ เล กทรอน กส ส งข อม ลเป นเส ยงหร อ การภาพเคล อนไหวผ านระบบอ เล กทรอน กส ได เช นระบบการฝากข อความเป นระบบเส ยง

14 2. สาน กงานรวม (The Integrated Office) เป นการนาเอาอ ปกรณ ทางด านคอมพ วเตอร อ ปกรณ ทางด าน การส อสาร และโปรแกรมท เก ยวข องในการทางานมาทางาน ร วมก น ซ งโปรแกรมท เก ยวข องจะเป นโปรแกรมท ช วยในการ ประสานงาน รวมถ งโปรแกรมประย กต ต างๆ ต วอย างเช น บร ษ ทไมโครซอฟต ได ม การรวมโปรแกรม สาเร จร ปสาน กงานเข าไว โดยก น โดยโปรแกรมแต ละต วสามารถท จะส งผ านข อม ลหร อใช ข อม ลร วมก นได โดยพน กงานอาจจะทาการ คานวณข อม ล ทากราฟ และว เคราะห ข อม ลโดยอาศ ยโปรแกรม MS. Excel และทาการส งผ านข อม ลท ได ไปใส ไว ในเอกสารผ าน

15 3. สาน กงานในอนาคต (The Office of the Future) เป นการรวมเอาสาน กงานให มาอย รวมก นด วยการอาศ ยระบบเคร อข าย และไม คาน งถ ง ผล ตภ ณฑ ท งฮาร ดแวร ซอฟต แวร และร ปแบบของการต ดต อส อสารของหลายผ ผล ตหร อผ ขายมา เช อมก น ต วอย างเช น การใช เคร องคอมพ วเตอร ขนาดใหญ ต อเข าก บเคร อข ายหล กบร ษ ท และม ต วเช อมเคร อข ายเล ก โดยท Network server จะทาหน าท เป นเคร อข ายเฉพาะท สาหร บกล ม ใน เคร อข ายน ก ม อ ปกรณ สาน กงานหลายส งต อเช อมก น เช น เคร องคอมพ วเตอร ต งโต ะ เคร องสแกน ภาพ เคร องโทรสาร และโทรศ พท ไปรษณ ย เส ยง โดยในเคร อข ายน ก ม ฐานข อม ลสาหร บกล ม และใน เคร อข ายย งต อเช อมอ ปกรณ ส งอานวยความสะดวก การประช มทางไกลโดยอาศ ยดาวเท ยมม ระบบ ถ ายสาเนาอ จฉร ยะ เพ อถ ายสาเนาเอกสารในปร มาณมากและต องการความรวดเร ว นอกจากน นย ง ม ต วเช อม ในการให บร การเก ยวก บสารสนเทศทางอ เล กทรอน กส ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส สาธารณะ เคร อข ายโทรสาร กลย ทธ การเช อมระบบการจ ดการสารสนเทศของบร ษ ท โดย สารสนเทศหร อข อม ลจะถ กเก บไว ท หน วยเก บข อม ลถาวร

16 คาถาม