ระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting System)

Transcription

1 ระบบการประช มอ เล กทรอน กส (e-meeting System) การบร หารงานต างๆของภาคร ฐและเอกชน จะต องม การจ ดประช มเป นประจ า ซ งตามปกต แล วต องม การส งหน งส อเช ญประช มพร อมระเบ ยบวาระการประช ม เพ อให ผ เข าร วมประช มทราบและเตร ยมข อม ลก อน เข าร วมประช ม หล งจากประช มต องบ นท กสร ปการประช มเป นเอกสารท งหมด และการค นหาข อม ลย อนหล ง จากเอกสารท าได ช า ด งน นเพ อให การจ ดการประช มสามารถด าเน นการได สะดวก รวดเร วเป นระบบ ง ายต อการเก บร กษา ข อม ลและส บค นข อม ลย อนหล ง ประหย ดท งเวลาและทร พยากรกระดาษ จ งได จ ดท าระบบการประช ม อ เล กทรอน กส (e-meeting System) ข น ซ งผ จ ดท าได พ ฒนาระบบ เพ อให ผ เข าร วมประช มสามารถประช มผ าน เคร อข ายอ นเตอร เน ต เม อกรอกรห สเข าส ระบบ สามารถด ข อม ล และส งพ มพ เอกสารจากระบบได ซ งม ผ ด แลระบบเป นผ ร กษาความปลอดภ ยของข อม ล ส าหร บผ เย ยมชมจะด ข อม ลได บางส วนเท าน น 1. ว ตถ ประสงค ของการพ ฒนา 1. เพ อเพ มความสะดวกในการส งหน งส อการประช มให แก ผ เข าร วมประช ม 2. เพ อช วยบร หารจ ดการในเร องเอกสารการประช ม 3. เพ อแจ งรายละเอ ยดการประช มผ านเคร อข ายอ นเตอร เน ต 4. เพ อประหย ดเวลาในการด าเน นการแจ งการประช ม 5. เพ อลดทร พยากรกระดาษ 2. ขอบเขต 2.1 ผ เย ยมชมสามารถท ารายการต างๆ ด งน 1. ผ เย ยมชมสามารถด ก าหนดการประช มได 2. ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปได 3. ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปแยกตามประเภทได 2.2 ผ เข าร วมการประช มสามารถท ารายการต างๆได ด งน 1. ผ เข าร วมการประช มต อง Login เข าส ระบบ 2. ผ เข าร วมการประช มสามารถด ข อม ลห วข อการประช มได 3. ผ เข าร วมการประช มสามารถเป ดเอกสารประกอบการประช มได 4. ผ เข าร วมการประช มสามารถด รายงานสร ปการประช มได 5. ผ เข าร วมการประช มสามารถแก ไขรห สผ านของตนเองได 1

2 2 6. ผ เข าร วมการประช มสามารถบ นท กการประช มของตนเองได 2.3 ผ ด แลระบบสามารถท ารายการต างๆ ด งน 1. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขส ทธ การใช งานได 2. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขห วข อการประช มได 3. ผ ด แลระบบสามารถเพ ม ลบ แก ไขวาระการประช มได 4. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข ไฟล เอกสารประกอบการประช มได 5. ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข รายงานสร ปการประช มได 3. การเข าใช งาน สามารถเข าใช งานระบบการประช มอ เล กทรอน กส ได ท URL น 1. ผ เย ยมชม กรณ ถ าเป นผ เย ยมชมสามารถด ข อม ลท แสดงในหน าหล กของระบบ ผ เย ยมชมสามารถด ก าหนดการประช มได, ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปได, ผ เย ยมชมสามารถด รายงานสร ปแยกตามประเภทได หน าแรกของระบบการประช มอ เล กทรอน กส

3 2. ผ เข าร วมการประช ม สามารถด ข อม ลห วข อการประช ม, เป ดเอกสารประกอบการประช ม, ด รายงาน สร ปการประช ม กรณ ผ ร วมประช มต องการบ นท กการประช มหร อข อม ลส วนต วของตนเองจะต องม การ Login เข าส ระบบ ก อน 3 Login เข าส ระบบ

4 4

5 การเพ มบ นท กการประช มของผ เข าร วมประช ม 5

6 เปล ยนแปลงข อม ส วนต ว 6

7 7 3. ผ ด แลระบบ กรณ ถ าเป นผ ด แลระบบจะต องม การ login เข าส ระบบก อน จ งจะม ส ทธ ด งต อไปน - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขส ทธ การใช งานได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไขห วข อการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถเพ ม ลบ แก ไขวาระการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข ไฟล เอกสารประกอบการประช มได - ผ ด แลระบบสามารถสร าง ลบ แก ไข รายงานสร ปการประช มได ห วข อการประช ม แบ งเป น 2 แบบ 1. รายการประช มท งหมด ผ เข าร วมประช มสามารถ แก ไข/ลบ ห วข อรายงานการประช ม และ เล อกแสดงห วการประช มตามว นท ท ต องการ 2. การประช มแยกตามประเภท จะม ประเภทการประช มให เล อก และในแต ละประเภทม การสร ป จ านวนห วประช มท งหมดตรงส วนท ายของแต ละประเภท รายการการประช มท งหมด

8 การประช มแบ งตามประเภท 8

9 9 แก ไขห วข อการประช ม ลบห วข อประช ม

10 10 เอกสารเช ญประช ม สามารถเป ด อ าน/ลบ ไฟล ในแต ละห วของเอกสารเช ญประช ม กรณ ถ าต องการ ลบเอกสารการประช มให เล อกท เคร องหมาย เอกสารเช ญประช มท งหมด รายงานสร ปการประช ม แบ งออกเป น 2 ห วข อด งน 1. รายงานสร ปท งหมด ผ เข าร วมประช มสามารถ แก ไข/ลบ สร ปรายงานการประช ม และ เล อกแสดงสร ปรายงานการประช มตามว นท ท ต องการ 2. รายงานสร ปแยกตามประเภท จะม ประเภทสร ปรายงานการประช มให เล อก และในแต ละ ประเภทม การสร ปจ านวนท งหมดตรงส วนท ายของแต ละประเภท

11 รายงานสร ปท งหมด 11

12 สร ปรายงานแยกตามประเภท 12

13 13 ข อม ลส วนต ว สามารถแก ไขประว ต ส วนต วของตนเองได แก ไขข อม ลประว ต ส วนต ว ต งค าส าหร บผ ด แลระบบ แบ งเป นห วข อย อยได ด งน 1. ต งค าผ ใช งานระบบ เป นระบบจ ดการผ ใช งาน สามารถ เพ ม/แก ไข/ลบ จ านวนผ ใช งาน ระบบการประช มอ เล กทรอน กส 2. ต งค าประเภทวาระ เป นระบบท สามารถ เพ ม / แก ไข / ลบ ประเภทวาระการประช ม 3. สร างห วข อการประช ม สามารถเพ มห วข อการประช ม

14 4. สร างเอกสารเช ญการประช ม เพ มเอกสารการเช ญประช มโดยสามารถแนบไฟล เอกสาร ชน ดไฟล doc, pdf และ xls ได พร อมท งสามารถก าหนดได ว าจะส งเอกสารฉบ บน ให ใครได บ าง 5. สร างรายงานการประช ม สามารถสร างรายงานการประช ม 14 ระบบจ ดการผ ใช งานระบบ

15 ต งค าประเภทวาระ 15

16 สร างห วข อการประช ม 16

17 สร างเอกสารเช ญประช ม 17

18 สร างรายงานการประช ม 18