การด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล

Transcription

1 หน วยท 8 การด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล อาจารย ภ ร ว จน เดชอ ม ช อ อาจารย ภ ร ว จน เดชอ ม ว ฒ บธ.ม. (การตลาด) สถาบ นบ ณฑ ตพ ฒนบร หารศาสตร ศศ.บ. (การเด นทางและท องเท ยว) เก ยรต น ยมอ นด บ 1 มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร ต าแหน ง อาจารย ประจ าคณะมน ษยศาสตร มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร ผ ช วยคณบด ฝ ายวางแผนและพ ฒนา คณะมน ษยศาสตร มหาว ทยาล ยเกษตรศาสตร หน วยท เข ยน หน วยท 8 1

2 แผนการสอนประจ าหน วย ช ดว ชา การจ ดการธ รก จการประช ม น ทรรศการ และการท องเท ยวเพ อเป นรางว ล หน วยท 8 การด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล ตอนท แนวค ด 8.1 แนวค ดเก ยวก บการด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล 8.2 การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม 8.3 การจ ดการประช ม 8.4 การจ ดการภายหล งการประช ม 1. การด าเน นการจ ดการประช มเป นการประสานงานและการส งมอบการบร การจ ดการประช มอย างม ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล การด าเน นการจ ดการประช มเป นข นตอนท ม ความส าค ญมากท ส ด เน องจากเก ยวข องโดยตรงก บประสบการณ ของผ เข าร วมการประช มซ งจะม ผลต อความพ งพอใจต อ การจ ดการประช ม นอกจากน เม อเสร จส นการจ ดการประช ม ผ จ ดการประช มควรจ ดให ม การ ประเม นผลเพ อรวบรวม ว เคราะห ข อม ลอย างเป นระบบและสร ปผลว าการประช มท จ ดข นบรรล ว ตถ ประสงค เป าหมายและม ประส ทธ ภาพเพ ยงใด 2. การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช มเป นการจ ดเตร ยมองค ประกอบต าง ๆ ให อย ในสภาพท พร อม ก อนว นเร มการประช มอย างน อย 1 2 ว น ประกอบด วยการเตร ยมความพร อม 5 ด าน ได แก 1) ผ จ ดการประช ม 2) สถานท จ ดประช มและห องประช ม 3) การต อนร บและการลงทะเบ ยน 4) ว สด อ ปกรณ และเอกสารส าหร บการประช ม และ 5) ว ทยากรและพ ธ กร 3. การจ ดการประช มเป นผลผล ตจากการเตร ยมการจ ดการจ ดประช ม (Pre-event planning) และการเตร ยม ความพร อมก อนเร มการประช ม (Pre-convention planning) ม 3 ข นตอน ค อ 1) การเป ดการประช ม 2) การด าเน นการระหว างการประช ม และ 3) การป ดการประช ม โดยแต ละข นตอนประกอบด วยล าด บ พ ธ การและกระบวนการการท แตกต างก น ผ จ ดการประช มควรศ กษารายละเอ ยดและวางแผนการจ ด ก จกรรมต าง ๆ อย างเหมาะสม 4. การจ ดการภายหล งการประช มเป นก จกรรมท จ ดข นภายหล งเสร จส นการจ ดการประช ม ประกอบด วย การประเม นผล การช าระค าใช จ ายและสร ปค าใช จ าย การจ ดท ารายงานสร ปผลและแฟ มข อม ล และการ สร างความส มพ นธ ก บผ ม ส วนร วมในการจ ดการประช ม โดยการสร างความส มพ นธ ก บผ ม ส วนร วมใน การจ ดการประช มเป นส วนท ขยายผลการจ ดการประช มเพ อก อให เก ดเคร อข ายความม อในระยะยาว ส งผลให ธ รก จการจ ดการประช มเก ดความย งย น 2

3 ว ตถ ประสงค เม อศ กษาหน วยท 8 จบแล ว น กศ กษาสามารถ 1. อธ บายแนวค ดพ นฐานและความส าค ญของการด าเน นการจ ดการประช มและประเม นผลได 2. อธ บายข นตอนและกระบวนการเตร ยมความพร อมในด านต าง ๆ ก อนเร มการประช มได 3. อธ บายข นตอนและกระบวนการจ ดการประช มได 4. อธ บายแนวทางการจ ดการภายหล งการประช มได ก จกรรมระหว างเร ยน 1. ท าแบบประเม นตนเองก อนเร ยนหน วยท 8 2. ศ กษาเอกสารประกอบการสอนตอนท 8.1, 8.2, 8.3, 8.4 และ ท าก จกรรมในเอกสารการสอน 4. ท าแบบประเม นผลตนเองหล งเร ยนหน วยท 8 ส อการสอน 1. เอกสารการสอน 2. แบบฝ กปฏ บ ต 3. เทปเส ยงประจ าช ดว ชา 4. ว ด ท ศน ประกอบช ดว ชา (ถ าม ) การประเม นผล 1. ประเม นผลจากแบบประเม นผลตนเองก อนเร ยนและหล งเร ยน 2. ประเม นผลจากก จกรรมในแบบฝ กห ด 3. ประเม นผลจากการสอบไล ประจ าภาคการศ กษา เม ออ านแผนการสอนแล ว ขอให ท านประเม นผลตนเองก อนเร ยน หน วยท 2 ในแบบฝ กห ด แล วจ งศ กษาเอกสารการสอนต อไป 3

4 ตอนท 8.1 แนวค ดเก ยวก บการด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล โปรดอ านเร อง แนวค ด และว ตถ ประสงค ของตอนท 8.1 แล วจ งศ กษารายละเอ ยดต อไป ห วเร อง ความหมายและความส าค ญของการด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล ข นตอนการด าเน นการจ ดการประช ม แนวค ด 1. การด าเน นการจ ดการประช มม เป าหมายท ส าค ญ ค อ การสร างความพ งพอใจส งส ดให ก บ ผ เข าร วมประช มซ งจะม ผลต อการต ดส นใจเข าร วมการประช มในอนาคต ผ จ ดการประช ม ม ออาช พควรให ความส าค ญก บการวางแผนการด าเน นงานในด านต าง ๆ อย างเหมาะสม เพ อให การจ ดการประช มบรรล ว ตถ ประสงค และเป าหมายท ก าหนดไว 2. การด าเน นการจ ดการประช มม 3 ข นตอน ค อ 1) การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม 2) การจ ดการประช ม และ 3) การจ ดการภายหล งการประช ม โดยการด าเน นงานท ง 3 ข นตอน จะครอบคล มระยะเวลา 3 ช วง ค อ 1) ว นเตร ยมงาน 2) ว นจ ดการประช ม และ 3) ว นหล งเสร จ ส นการประช ม ว ตถ ประสงค เม อศ กษาตอนท 8.1 จบแล ว น กศ กษาสามารถ 1. ระบ ความหมายของการด าเน นการจ ดประช มได 2. อธ บายข นตอนและระยะเวลาในการด าเน นการจ ดประช มในภาพรวมได 4

5 ความน า การด าเน นการจ ดการประช มน นถ อได ว าเป นข นตอนท ม ความส าค ญมากท ส ดเน องจากผ เข าร วมประช ม (Delegates) จะได ร บประสบการณ ตรงจากการม ส วนร วมในก จกรรมต าง ๆ ตลอดระยะเวลาท เข าร วมประช ม นานาชาต และน าไปส ความพ งพอใจซ งจะเช อมโยงไปถ งภาพล กษณ และช อเส ยงของหน วยงานเจ าภาพการจ ดการ ประช ม ตลอดจนการต ดส นใจเข าร วมประช มนานาชาต ในอนาคตด วย นอกจากน โดยธรรมชาต ของการด าเน นการ จ ดการประช ม หน วยงานเจ าภาพ (Host) และผ จ ดการประช ม (PCO) ม กจะประสบก บป ญหาและอ ปสรรคต าง ๆ ใน ระหว างการด าเน นการจ ดการประช ม ด งน น ผ จ ดการประช มจ งต องอาศ ยท กษะการคาดการณ ป ญหาและเตร ยมแนว ทางการป องก นป ญหาไว ล วงหน า ตลอดจนอาศ ยท กษะการแก ไขป ญหาเฉพาะหน าเพ อให การด าเน นการจ ดประช ม ส าเร จล ล วงและสร างความประท บใจให ก บผ เข าร วมประช มมากท ส ด ผลการว จ ยเก ยวก บความพ งพอใจของ ผ เข าร วมประช มชาวต างประเทศต อการประช มนานาชาต ในประเทศไทย (ทว ป ศ ร ร ศม, 2548: ) ระบ ว า ผ เข าร วมประช มม ความพ งพอใจภาพรวมการจ ดประช มนานาชาต ในประเทศไทยระด บ มาก แต เม อว เคราะห ถ ง ความพ งพอใจของผ เข าประช มแยกเป นรายทว ป กล บพบว า ผ เข าร วมประช มจากทว ปย โรปและทว ปอเมร กาซ งเป น ตลาดหล กของประเทศไทยน น ม ระด บความพ งพอใจต ากว าผ เข าร วมประช มจากทว ปอ น ๆ โดยเฉพาะอย างย ง ในเร องประสบการณ ของผ จ ดการประช ม ท งน อาจเป นเพราะมาตรฐานการด าเน นช ว ตของชาวย โรปและชาว อเมร กาท ส งส งผลให ความคาดหว งและความต องการในด านต าง ๆ ส งตามไปด วย สอดคล องก บผลการว จ ยเพ อ ก าหนดความเป นเล ศของบางกล มส นค าภาคบร การในตลาดโลก (มหาว ทยาล ยหอการค าไทย, 2548: ) ท ระบ ไว ว า ความเป นม ออาช พในการจ ดการประช มของไทยย งม ระด บต ากว าค แข ง ค อ ฮ องกง และประเทศส งคโปร แต ในด านการบร การท เน นความใจใส ล กค า หร อความใส ใจในการให บร การ (Service Mind) ตลอดจนมารยาทใน การต อนร บน น บ คลากรของไทยสามารถสร างความประท บใจแก ผ เข าร วมประช มได อย างโดดเด นเหน อค แข ง จะเห นได ว า การด าเน นการจ ดการประช มท ม ค ณภาพได มาตรฐานสากลน น จะให ความส าค ญก บท กษะทางด านการ จ ดการ (Professional Skill) ควบค ไปก บท กษะทางด านการบร การ (Service Skill) ของบ คลากรเพ อให การประช ม นานาชาต ท จ ดข นประสบความส าเร จอย างส งส ด ในหน วยท 8 น น าเสนอเก ยวก บการด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล โดยแบ งเน อหาออกเป น 5 เร อง ค อ แนวค ดเก ยวก บการด าเน นการจ ดประช มและการประเม นผล การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม การด าเน นการจ ดการประช ม การจ ดการภายหล งการประช ม และป ญหาและอ ปสรรคในการด าเน นการจ ดการ ประช มและแนวทางแก ไข โดยผ เข ยนได น าแนวค ดเก ยวก บการจ ดการการด าเน นงาน (Operations Management) มา ประย กต ตลอดท กข นตอนเพ อให ผ อ านเก ดกระบวนท ศน ทางการจ ดการและสามารถน าไปปร บใช ในสภาพการ ท างานจร งได เป นอย างด 5

6 เร องท ความหมายและความส าค ญของการด าเน นการจ ดการประช มและการ ประเม นผล พ นฐานท ส าค ญของการด าเน นการจ ดการประช มนานาชาต ให ประสบความส าเร จ ค อ การท าความเข าใจ ก บว ตถ ประสงค และเป าหมายของการจ ดประช มซ งเปร ยบเสม อนเข มท ศท น าไปส กรอบการด าเน นงานท เหมาะสม นอกจากน ย งต องผนวกท กษะในด านการจ ดการและการวางแผนการด าเน นงานต าง ๆ ท กข นตอนต งแต การต อนร บ การลงทะเบ ยนภายในงาน การด าเน นการจ ดการประช ม การจ ดบร การอาหารและเคร องด ม ตลอดจน การจ ดก จกรรมอ น ๆ ในระหว างการประช มเข าก บความสามารถด านการบร การเพ อให การด าเน นการจ ดการ ประช มม ความราบร นและสร างความประท บใจให แก ผ เข าร วมประช มเป นอย างด สมเก ยรต บางโม (2543) ได กล าวไว ว า การด าเน นการจ ดการประช มเปร ยบได ก บการแสดงละครบนเวท ต อหน าผ ชม หากน กแสดงบนเวท ท าส งใดผ ดพลาดหร อองค ประกอบต าง ๆ บนเวท เก ดความไม เร ยบร อยใน ระหว างการแสดง ผ ชมก จะสามารถมองเห นได ท งหมด ซ งต างจากข นตอนของการเตร ยมการและข นตอนหล งการ ด าเน นงานท เปร ยบได ก บช วงก อนท ละครก อนจะข นเวท และลงจากเวท แล ว ข อบกพร องต าง ๆ ท เก ดข น ผ ชมไม สามารถมองเห นได ด งน น ผ จ ดการประช มพ งตระหน กเสมอว า การด าเน นการจ ดการประช มไม ว าส วนใดก ตาม ผ เข าร วมประช มสามารถ มองเห น หร อ ส มผ ส ได ถ งความเช ยวชาญและความเป นม ออาช พของผ จ ดการ ประช มได เสมอ 1. ความหมายของการด าเน นการจ ดการประช มและการประเม นผล การด าเน นการจ ดการประช ม หมายถ ง การประสานงานและการส งมอบการบร การจ ดการประช มอย างม ประส ทธ ภาพและม ประส ทธ ผล โดยม เป าหมายท ส าค ญ ค อ การท าให ผ ม ส วนร วมในการจ ดการประช ม 1 เก ดความ พ งพอใจส งส ด โดยท วไป ระยะเวลาในการการเตร ยมการจ ดประช มนานาชาต จะใช ระยะเวลาเตร ยมการล วงหน าค อนข าง นานต งแต 1 10 ป น บต งแต เสร จส นการเสนอขอเป นเจ าภาพจ ดประช ม ท งน ข นอย ก บขนาดและความส าค ญของ การประช มในคร งน น เม อองค ประกอบต าง ๆ ได ร บการจ ดเตร ยมไว เร ยบร อยแล ว ก จะเข าส ช วงเวลาการด าเน นการ จ ดการประช มซ งใช ระยะเวลาโดยเฉล ย 5-7 ว น โดยแบ งระยะเวลาออกเป น 3 ช วง ค อ 1) ว นเตร ยมการประช ม (Set up Day) 2) ว นจ ดการประช ม (Show Day) และ 3) ว นหล งเสร จส นการประช ม (Dismantling, Tear down Day) ตามล าด บ 1 ผ ม ส วนร วมในการจ ดการประช ม ในท น หมายถ ง ผ เข าร วมประช ม ว ทยากร ผ สน บสน นการจ ดงาน ส อมวลชน และหน วยงาน เจ าภาพจ ดการประช ม 6

7 ตารางท 8.1 ระยะเวลาในการด าเน นการจ ดการประช มโดยท วไป ช วงระยะเวลา จ านวนว น ก จกรรมหล ก ว นเตร ยมการประช ม (Set up day) 1 2 ว น - จ ดสถานท ว สด และอ ปกรณ ส าหร บการประช ม - เตร ยมการต อนร บและการร บลงทะเบ ยน - จ ดประช มล วงหน า (Pre-congress) ว นจ ดการประช ม (Show day) 3 4 ว น - จ ดพ ธ เป ดการประช ม - จ ดการประช มตามโปรแกรมการประช ม - จ ดงานเล ยงส งสรรค - จ ดพ ธ ป ดการประช มและประเม นผล ว นหล งเสร จส นการประช ม (Dismantling, Tear Down day) 1 ว น - จ ดเก บว สด และอ ปกรณ ส าหร บการประช ม - ช าระค าใช จ ายต าง ๆ ให ก บผ จ ดส งป จจ ยการผล ต (Suppliers) ยกต วอย างเช น งานประช มนานาชาต The FIATA World Congress 2010 ซ งจ ดข นท ศ นย การประช ม แห งชาต ส ร ก ต กร งเทพมหานครในระหว างว นท 4 8 ต ลาคม พ.ศ ได แบ งระยะเวลาในการด าเน นการจ ด ประช มออกเป น 3 ช วง ด งน ตารางท 8.2 ระยะเวลาในการด าเน นการจ ดการประช มนานาชาต The FIATA World Congress 2010 ช วงระยะเวลา ก าหนดการ ก จกรรมหล ก ว นเตร ยมการประช ม (Set up day) 3-4 ต.ค เตร ยมการต อนร บและการลงทะเบ ยนภายในงาน - เตร ยมการจ ดการประช ม - ก จกรรมน นทนาการนอกสถานท - จ ดประช มคณะกรรมการบร หาร ว นจ ดการประช ม (Show day) 5-8 ต.ค จ ดพ ธ เป ดการประช ม - จ ดประช มตามก าหนดการ - งานเล ยงร บรองและงานเล ยงส งสรรค - ป ดการประช มและแถลงข าว ว นหล งเสร จส นการประช ม (Dismantling, Tear Down day) ท มา: ด ดแปลงจาก 9 ต.ค จ ดเก บว สด และอ ปกรณ ส าหร บการประช ม - ร อถอนน ทรรศการและส วนตกแต งต าง ๆ - ส งมอบพ นท ค นศ นย การประช มฯ - ช าระค าใช จ ายต าง ๆ ให ก บผ จ ดส งป จจ ยการผล ต (Suppliers) 7

8 ก จกรรมหล กในแต ละช วงเวลาน นม ความแตกต างก นออกไป ข นอย ก บปร มาณงาน ความซ บซ อนของการ ประช ม รวมถ งแนวทางการด าเน นของหน วยงานเจ าภาพและผ จ ดการประช มซ งม ล กษณะเฉพาะต ว ผ วางแผนการ ด าเน นงานจ ดประช มจ งต องศ กษาข อม ลความต องการของหน วยงานและเง อนไขท เก ยวข องอย างละเอ ยด เพ อท จะ ได จ ดแบ งก จกรรมต าง ๆ ให เหมาะสมก บช วงระยะเวลาท ม อย และก อให เก ดประส ทธ ภาพในภาพรวม ส วน การประเม นผลการจ ดการประช ม หมายถ ง กระบวนการรวบรวมและว เคราะห ข อม ลอย างเป นระบบ เพ อสร ปผลว าการจ ดการประช มในคร งน น ๆ ได บรรล ว ตถ ประสงค เป าหมาย และม ประส ทธ ภาพเพ ยงใด (เยาวด รางช ยก ล ว บ ลย ศร, 2546) ในทางปฏ บ ต การประเม นผลเป นกระบวนการท ค ขนานก บการด าเน นการจ ดการประช ม กล าวค อ ก อนการ ด าเน นงานอาจท าการศ กษาและว เคราะห ความเหมาะสมของกระบวนการท คาดว าจะน ามาใช ในการด าเน นการ จ ดการประช ม (Preliminary Evaluation) จากน น ในระหว างการด าเน นงานก จะประเม นผลเพ อให ทราบถ งป ญหา อ ปสรรค และแนวทางการแก ไขป ญหาท เหมาะสม (Formative evaluation) เม อการด าเน นการจ ดการประช มส นส ด ลงก จะท าการประเม นผลและสร ปผลการด าเน นการเพ อน าเสนอส งท เก ดข นและส งท ได เร ยนร เพ อประโยชน ใน อนาคต (Summative Evaluation) 2. ความส าค ญของการด าเน นการจ ดการประช ม การด าเน นการจ ดการประช มท ม ค ณภาพได มาตรฐานสากลน น ม ความส าค ญต อหลายฝ ายท เก ยวข อง ด งน 2.1 ความส าค ญต อผ เข าร วมประช ม จากผลการว จ ยของส าน กงานส งเสร มการจ ดการประช มและน ทรรศการ (องค การมหาชน) ซ งระบ ไว ว า ผ เข าร วมประช มร อยละ 57 ต ดส นใจเข าร วมประช มโดยพ จารณาจากความน าสนใจโปรแกรมการประช มและ ช อเส ยงของว ทยากรเป นหล ก แสดงให เห นถ งความม งหว งในด านการเร ยนร จากการเข าร วมประช มเป นส าค ญ ด งน น หากการจ ดการประช มสามารถกระต นหร อสร างบรรยากาศการเร ยนร ได อย างม ประส ทธ ผล นอกจากจะท า ให ผ เข าร วมประช มได ร บความร เก ยวก บสาระทางว ชาการในห วข อต าง ๆ แล ว ย งก อให เก ดความประท บใจจากการ เข าร วมประช มนานาชาต ในคร งน นจนยากท จะล มเล อน นอกจากน ในป จจ บ นผ เข าร วมประช มม แนวโน มให ความส าค ญก บร ปแบบการจ ดการประช มท ก อให เก ดประสบการณ ท แปลกใหม และหล งจากเสร จส นการเข าร วม ประช มแล วก ม กจะบอกเล าประสบการณ ของตนเองปากต อปาก (Word of Mouth) ส งผลให เก ดความน าเช อถ อและ เป นแหล งข อม ลอ างอ งของผ ท ก าล งต ดส นใจลงทะเบ ยนเข าร วมประช มในอนาคตด วย 2.2 ความส าค ญต อหน วยงานเจ าภาพจ ดการประช ม ค าลงทะเบ ยนเข าร วมประช ม (Registration Fee) เป นแหล งรายได หล กและเป นป จจ ยส าค ญท น าไปส ความส าเร จในการจ ดประช มนานาชาต ท งในระยะส นและระยะยาว หน วยงานเจ าภาพจ ดการประช มนานาชาต อ น ได แก สมาคมในระด บนานาชาต และสมาคมในระด บประเทศน นต างม งหว งท จะได ร บความร วมม อจากผ เข าร วม ประช มด วยการต ดส งใจลงทะเบ ยนเข าร วมประช มอย างต อเน องท กคร งท ม การจ ดการประช มนานาชาต ในท น หมายถ ง ความย งย นในการด าเน นธ รก จ น นเอง นอกจากน การด าเน นการประช มท ม ประส ทธ ภาพจะช วยลด ข อผ ดพลาดและความส ญเส ยต าง ๆ ลงและน ามาซ งผล ตภาพท ส งข นโดยเฉพาะอย างย ง ผลก าไรจากการจ ดการ ประช มและภาพล กษณ ท ด ของหน วยงานเจ าภาพจ ดการประช มซ งม ผลต อม ลค าเพ มทางธ รก จในอนาคตด วย 8

9 2.3 ความส าค ญต อผ จ ดการประช ม ผลจากการส ารวจความค ดเห นของผ ประกอบการและหน วยงานเจ าภาพจ ดการประช ม (มหาว ทยาล ย หอการค าไทย, 2548: 10-42) ระบ ว า ม เพ ยงร อยละ 2.29 ของจ านวนผ ประกอบการและหน วยงานท งหมดท ใช บร การบร ษ ทร บจ ดการประช มม ออาช พ (PCO) โดยส วนใหญ ค ดว า ม ค าใช จ ายส งและสามารถใช บ คลากรใน หน วยงานของตนบร หารจ ดการเองได ซ งอาจจะท าให การด าเน นงานจ ดประช มไม ได มาตรฐาน เก ดข อผ ดพลาดใน การด าเน นงาน และส ญเส ยเวลาในการท างานประจ า ผ จ ดการประช มเป นผ ท ม ความเช ยวชาญในด านการบร หาร จ ดการการประช มนานาชาต โดยเฉพาะและม ส วนช วยให การด าเน นงานของหน วยงานเจ าภาพบรรล ตาม ว ตถ ประสงค ท ก าหนดไว การด าเน นการจ ดการประช มท ม ค ณภาพและประสบความส าเร จตามท ล กค าม งหว ง จะส งผลความน าเช อของประสบการณ การให บร การของผ จ ดการประช มน ามาซ งความได เปร ยบในการแข งข นและ โอกาสทางธ รก จในอนาคต 2.4 ความส าค ญต อสถานท จ ดประช ม สถานท จ ดประช มเป นส วนส าค ญท สน บสน นให การจ ดประช มนานาชาต ประสบความส าเร จ การวางแผนการด าเน นการจ ดประช มร วมก บสถานท จ ดประช มเป นอย างด จะท าให การด าเน นงานจ ดประช มเป นไป อย างราบร นเน องจากสถานท จ ดประช มท ได มาตรฐานจะม บ คลากรท ท ม ความร ความเช ยวชาญด านการบร การส ง อ านวยความสะดวกต าง ๆ แก ผ เข าร วมประช มท าให ม ส วนช วยลดภาระงานด านสถานท ของผ จ ดการประช มลง ได มาก นอกจากน การวางแผนด าเน นการจ ดการประช มท ด ย งส งผลต อภาพล กษณ ของจ ดหมายปลายทางและ สถานท ประช มในแง ของความพร อมและความเป นม ออาช พซ งจะช วยด งด ดให หน วยงานต าง ๆ ตลอดจนผ จ ดการ ประช มค ดเล อกให เป นสถานท จ ดการประช มนานาชาต ในคร งต อไปด วย ก จกรรม การด าเน นการจ ดการประช ม หมายถ งอะไร แนวตอบก จกรรม การด าเน นการจ ดการประช ม หมายถ ง การประสานงานและการส งมอบการบร การจ ดการประช ม อย างม ประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล โดยม เป าหมายท ส าค ญ ค อ การท าให ผ ม ส วนร วมในการจ ดการประช ม เก ดความพ งพอใจส งส ด 9

10 เร องท ข นตอนการด าเน นการจ ดประช ม การด าเน นการจ ดประช มนานาชาต เป นกระบวนการท เก ดข นหล งจากท ผ จ ดการประช มได ตระเตร ยม องค ประกอบต าง ๆ ของการจ ดประช มล วงหน าแล ว การด าเน นการจ ดการประช มจะเร มต งแต ว นเตร ยมการประช ม จนกระท งถ งว นหล งเสร จส นการประช มซ งประกอบด วยก จกรรมต าง ๆ ตามระยะเวลาด งภาพ การจ ดการก อนการประช ม (Pre-Convention Management) การวางแผนและเตร ยมการจ ดประช ม สร ปผลการเตร ยมการจ ดประช ม ค ม อการปฏ บ ต งาน ว นเตร ยมการประช ม 8.2 การเตร ยมความพร อม ผ จ ดการประช ม สถานท จ ดประช ม และห องประช ม การต อนร บและ การลงทะเบ ยน ว สด อ ปกรณ และ เอกสารส าหร บการประช ม พ ธ กรและว ทยากร การบร การอาหาร และเคร องด ม ว นจ ดการประช ม การเป ดการประช ม การด าเน นการระหว างการประช ม การป ดการประช ม ว นหล งเสร จส นการประช ม การประเม นผล การช าระค าใช จ าย การจ ดการภายหล งการประช ม (Post-Convention Management) การจ ดท ารายงานสร ปผล การด าเน นงานและแฟ มข อม ล การด าเน นงานภายหล ง การประช ม ภาพท 8.1 แสดงก จกรรมในการด าเน นการจ ดประช มแต ละช วงเวลา 10

11 ข นตอนการด าเน นการจ ดการประช มท ส าค ญ แบ งออกเป น 3 ข นตอน ตามล าด บด งน 1. การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม เร มต นจากการสร ปผลการเตร ยมการจ ดการประช ม ล วงหน า (Pre-Convention Management) โดยจ ดท าเป นแผนปฏ บ ต การ (Operations Plan) หร อค ม อการด าเน นงาน (Operations Manual) เพ อใช เป นเคร องม อในการสร างความเข าใจท ตรงก นของบ คลากรท กฝ าย จากน น จะเป นการ ตรวจสอบความถ กต องและความสมบ รณ ของส งอ านวยความสะดวก ว สด อ ปกรณ ตลอดจนก จกรรมต าง ๆ ให อย สภาพท พร อมใช งานก อนว นท จ ดการประช ม 2. การจ ดการประช ม เป นการจ ดก จกรรมการประช มตามโปรแกรมท ก าหนดไว โดยแบ งออกเป น 3 ข นตอนท ส าค ญ ได แก 1) การเป ดการประช ม 2) การด าเน นการระหว างการประช ม และ 3) การป ดการประช ม ซ ง ท งสามข นตอนเป นก จกรรมท ต อเน องก นและเก ยวข องก บความพ งพอใจผ เข าร วมประช มมากท ส ด 3. การจ ดการภายหล งการประช ม (Post-Convention Management) ประกอบด วยก จกรรมต าง ๆ ท จ ดข น ภายหล งจากเสร จส นการประช ม ได แก การประเม นผล การช าระค าใช จ าย การจ ดท ารายงานสร ปผลการด าเน นงาน จ ดประช ม และการด าเน นงานภายหล งการประช มซ งเป นก จกรรมท เก ดข นหล งการประช มผ านพ นไปแล วระยะ หน ง ประกอบด วยการส งจดหมายขอบค ณ การจ ดงานเล ยงส งสรรค และการสร างแหล งกลางเพ อการปฏ ส มพ นธ ซ งล วนเป นก จกรรมท สร างความส มพ นธ ก บผ ม ส วนร วมในการจ ดการประช ม ท าให เก ดการขยายผลการจ ดการ ประช มและก อให เก ดเคร อข ายความม อระหว างก นในระยะยาว ก จกรรม จงอธ บายข นตอนและระยะเวลาในการด าเน นการจ ดการประช ม แนวตอบก จกรรม ข นตอนและระยะเวลาในการด าเน นการจ ดการประช ม ม ด งน 1. การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม ใช ระยะเวลาประมาณ 1 2 ว นก อนเร มการประช ม 2. การจ ดการประช ม ใช ระยะเวลา 3 4 ว น ข นอย ก บขนาดของงาน 3. การด าเน นการภายหล งเสร จส นการประช ม ใช ระยะเวลา 1 ว น หล งจากว นเสร จส นการประช ม 11

12 ตอนท 8.2 การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช ม โปรดอ านเร อง แนวค ด และว ตถ ประสงค ของตอนท 8.2 แล วจ งศ กษารายละเอ ยดต อไป ห วเร อง แนวค ด ความพร อมของผ จ ดการประช ม ความพร อมของสถานท จ ดประช มและห องประช ม ความพร อมของการต อนร บและการลงทะเบ ยนภายในงาน ความพร อมของว สด อ ปกรณ และเอกสารส าหร บการประช ม ความพร อมของว ทยากรและพ ธ กร ความพร อมของการบร การอาหารและเคร องด ม ป ญหาและอ ปสรรคท คาดการณ ได ล วงหน า และแนวทางการป องก น 1. ผ จ ดการประช มม ออาช พ (Professional Convention Organizer: PCO) ม บทบาทส าค ญท ส ดในการ ด าเน นการจ ดการประช ม หน วยงานเจ าภาพจ ดการประช ม (Host) ได ว าจ างผ จ ดการประช มให เป น ต วแทนในการจ ดการประช มโดยม งหว งให การด าเน นงานในด านต าง ๆ ม ประส ทธ ภาพและ ประส ทธ ผล ผ จ ดการประช มจ งต องวางแผนการด าเน นงานในด านต าง ๆ อย างร ดก มเพ อให ผลการ ด าเน นงานม ค ณภาพได มาตรฐาน 2. สถานท จ ดประช มและห องประช ม ม บทบาทส าค ญในฐานะศ นย กลางการให บร การส งอ านวย ความสะดวกต าง ๆ สถานท จ ดประช มท ได มาตรฐานจะม ส งอ านวยความสะดวก ระบบการบร การ และบ คลากรผ ให บร การท ม ความเช ยวชาญครบคร น หากผ จ ดการประช มสามารถก าหนด รายละเอ ยดการประสานงานต าง ๆ ให ช ดเจน ก จะท าให การด าเน นงานในภาพรวมเก ดความ ราบร นและม ความสมบ รณ มากย งข น 3. การต อนร บและการลงทะเบ ยนภายในงาน เป นด านส าค ญในการสร างความประท บใจเม อแรกพบ (First Impression) และน าไปส ส มพ นธภาพท ด ระหว างหน วยงานเจ าภาพจ ดการประช มและ ผ เข าร วมประช ม นอกจากน การลงทะเบ ยนภายในสถานท จ ดประช มควรม ความสะดวกและ รวดเร วเพ อให เก ดบรรยากาศท ด ก อนเร มการประช ม 4. ว สด อ ปกรณ และเอกสารส าหร บการประช ม เป นองค ประกอบส าค ญท เสร มให การประช มม ความสมบ รณ มากย งข น ผ จ ดการประช มจะต องด าเน นการจ ดเตร ยม ขนส ง จ ดเก บหร อต ดต งให พร อมใช งานก อนเร มการประช ม 12

13 แนวค ด 5. ว ทยากรและพ ธ กร เป นผ ม บทบาทส าค ญในการด าเน นการประช ม ว ทยากรท าหน าท ถ ายทอด ความร ทางว ชาการต าง ๆ ซ งถ อเป นห วใจหล กของการจ ดการประช ม ผ จ ดการประช มม บทบาทใน การอ านวยความสะดวก ตลอดจนประสานงานก บพ ธ กรและว ทยากรในด านต าง ๆ เพ อให การ ด าเน นการประช มเป นตามแผนงานและโปรแกรมการประช มท ก าหนดไว ส วนพ ธ กรท าหน าท ควบค มพ ธ การ ตลอดจนก จกรรมต าง ๆ บนเวท ตามก าหนดการ 6. การบร การอาหารและเคร องด ม เป นส วนท สร างประสบการณ ท แปลกใหม ให ก บผ เข าร วมประช ม ได เป นอย างด โดยเฉพาะอย างย ง การจ ดบร การอาหารและเคร องด มท เป นเอกล กษณ ของประเทศ เจ าภาพจ ดการประช ม (Host Country) นอกเหน อจากความหลากหลายและรสชาต ของอาหารและ เคร องด ม ผ จ ดการประช มควรให ความส าค ญก บค ณภาพของอาหารและเคร องด ม และการบร การ ด วยการวางแผนและเตร ยมการเป นอย างด ด วย 7. ป ญหาและอ ปสรรคท คาดการณ ได ล วงหน า เป นส งท เก ดข นเป นประจ าในระหว างการด าเน นการ จ ดการประช ม ส วนใหญ เก ดจากต วแปรท ควบค มได และอย ใกล ช ดก บการด าเน นงานด านต าง ๆ ของผ จ ดการประช ม ด งน น ผ จ ดการประช มจ งสามารถคาดการณ ป ญหาและอ ปสรรคท อาจจะ เก ดข นและตระเตร ยมแนวทางการป องก นป ญหาไว ล วงหน าได ว ตถ ประสงค ว ตถ ประสงค เม อศ กษาตอนท 8.2 จบแล ว น กศ กษาสามารถ 1. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดการประช มของผ จ ดการประช มได 2. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดประช มด านสถานท จ ดประช มและห อง ประช มได 3. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดประช มด านการต อนร บและลงทะเบ ยน ภายในงานได 4. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดประช มด านว สด อ ปกรณ และเอกสาร ส าหร บการประช มได 5. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดประช มด านว ทยากรและพ ธ กรได 6. ระบ แนวทางการเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดประช มด านการบร การอาหารและ เคร องด มได 7. ระบ ป ญหาและอ ปสรรคท สามารถคาดการณ ได ล วงหน า และอธ บายแนวทางการป องก นได 13

14 ความน า เคยม ผ กล าวไว ว า ในการจ ดประช มนานาชาต แต ละคร ง การเตร ยมความพร อมเป นอย างด เท าก บการ ประช มนานาชาต คร งน นได เสร จส นไปคร งหน งแล ว ท งน ก เน องด วยการจ ดการประช มนานาชาต อาศ ยระยะเวลา ในการเตร ยมการล วงหน าค อนข างนาน เม อถ งช วงระยะเวลาการด าเน นการจ ดการประช มก จะใช ระยะเวลาเพ ยง ช วงส น ๆ (ประมาณ 5 7 ว น)ในการด าเน นงานต าง ๆ ให ส าเร จล ล วงตามท ก าหนดไว ในแผนปฏ บ ต งานหร อค ม อ การด าเน นงาน การเตร ยมความพร อมก อนเร มการประช มเป นการตรวจสอบความถ กต อง (Accuracy) และความ สมบ รณ (Completeness) ขององค ประกอบต าง ๆ ท ส าค ญท งในทางกายภาพและระบบการบร การต าง ๆ ให อย ใน สภาพท พร อมใช งานก อนเร มการประช ม เร องท ความพร อมของผ จ ดการประช ม การจ ดการประช มนานาชาต ขององค กรท เล งเห นความส าค ญของค ณภาพในด าเน นการจ ดการประช มน น จะม การว าจ างผ จ ดการประช มม ออาช พ (Professional Convention Organizer: PCO) มาด าเน นการจ ดประช มต งแต ระยะเร มต น ผ จ ดการประช มม ออาช พจะม ความเช ยวชาญในการบร หารจ ดการท กข นตอนเน องจากได สะสม ประสบการณ มาเป นระยะเวลานาน และม เคร อข ายในการท างานร วมก บผ ประกอบการในธ รก จการจ ดการประช ม จ งสามารถให ค าปร กษาตลอดจนเป นต วแทนในการด าเน นการจ ดการประช มให ก บหน วยงานต าง ๆ ได เป นอย างด ธ รก จการจ ดประช มเป นธ รก จท ต องอาศ ยท กษะทางการจ ดการและการบร การของบ คลากรเป นกลไกหล ก ในการด าเน นธ รก จ ในอด ตน น บทบาทของผ จ ดการประช มม เพ ยงแค การร บจองท พ กแรมและสถานท จ ดการ ประช ม ไม จ าเป นต องม ความร รอบด านอ น ๆ เช น การใช โสตท ศน ปกรณ การเจรจาต อรอง การประสานงาน การจ ดงานเล ยงร บรอง เป นต น แต ป จจ บ น ผ จ ดการประช มต องสามารถปฏ บ ต หน าท ได หลายบทบาทต งแต น กจ ดการ น กวางแผน น กประสานงาน ผ เช ยวชาญในการน าเสนองาน ตลอดจนเป นผ ให ค าปร กษาแก หน วยงาน เจ าภาพจ ดการประช มด วย เม อผ จ ดการประช มได ตระเตร ยมองค ประกอบต าง ๆ ในข นตอนการวางแผนและเตร ยมการประช มแล ว ในข นเร มต นของการด าเน นการจ ดการประช ม ควรให ความส าค ญก บการเตร ยมความพร อมของผ จ ดการประช ม ก อนเป นอ นด บแรกเน องจากผ จ ดการประช มเป นผ ม บทบาทหล กในการข บเคล อนการประช มให ส าเร จล ล วงตาม ว ตถ ประสงค เป าหมาย และแผนงานท ก าหนดไว การเตร ยมความพร อมของผ จ ดการประช มประกอบด วยข นตอน ต าง ๆ ด งน 14

15 1. การก าหนดโครงสร างการด าเน นงาน การก าหนดโครงสร างการด าเน นงานเป นการก าหนดหน วยงานย อยและความส มพ นธ ของหน วยงานย อย ภายในองค การของผ จ ดการประช ม ตลอดจนการก าหนดรายละเอ ยดของบทบาทและหน าท ของบ คลากร การก าหนดโครงสร างการด าเน นงานท เป นระบบเป นจ ดเร มต นของการด าเน นการจ ดการประช มท ม ประส ทธ ภาพ กล าวค อ ในการจ ดประช มนานาชาต แต ละคร งจะม องค ประกอบและรายละเอ ยดต าง ๆ มากมาย หากผ จ ดการ ประช มได แบ งงานและก าหนดขอบเขตการท างานของบ คลากรอย างครบถ วนและช ดเจนแล ว ข อบกพร องหร อ ป ญหาการท างานซ าซ อนก จะไม เก ดข น รวมถ งความแปรปรวนขององค ประกอบต าง ๆ ก จะลดน อยลงด วย ส งผล ให การด าเน นการจ ดการประช มม ความราบร น โดยส วนใหญ การก าหนดโครงสร างในการด าเน นงานจ ดประช ม ประกอบด วย 2 ส วนท ส าค ญ ด งน 1.1 การจ ดโครงสร างงาน เป นการก าหนดก จกรรมหล กในการด าเน นการจ ดการประช ม โดยแบ งเป นกล ม งาน (Work package) และงานย อย (Work unit) ส วนใหญ การจ ดโครงการงานจะใช ว ธ การแตกงานตามระบบงาน ย อย (Subsystem) ยกต วอย างเช น กล มงานเลขาน การและธ รการท วไป ประกอบด วย 1) งานเลขาน การการประช ม 2) งานการเง น บ ญช และพ สด กล มงานบร การภายในงาน ประกอบด วย 1) งานประสานงานการจ ดการประช ม 2) งานประชาส มพ นธ และบร การสารสนเทศภายในงาน 3) งานบร การสน บสน นอ น ๆ กล มงานโลจ สต กส ประกอบด วย 1) งานจ ดการสถานท จ ดประช มและส งอ านวยความสะดวก 2) งานจ ดการเด นทางและขนส ง และจ ดน าเท ยวก อนและหล งการประช ม 3) งานบร การท พ ก 4) งานต อนร บและลงทะเบ ยนภายในงาน กล มงานส งคม ประกอบด วย 1) งานบร การจ ดเล ยงส งสรรค 2) งานบร การจ ดเล ยงระหว างพ กการประช ม กล มงานจ ดน ทรรศการและงานแสดงส นค า (ถ าม ) ประกอบด วย 1) งานจ ดน ทรรศการกลาง 2) งานจ ดแสดงส นค าภายในงาน 1.2 การจ ดโครงสร างองค การ เป นการออกแบบโครงสร างการบร หารงานด วยการจ ดสรรก าล งคนให สอดคล องก บโครงสร างงาน การก าหนดบทบาทและหน าท การก าหนดความส มพ นธ ในการท างาน รวมถ งก าหนด ว ธ การส อสารในระหว างการปฏ บ ต งาน การจ ดโครงสร างองค การส าหร บการด าเน นการจ ดประช มโดยมากม 15

16 ล กษณะเป นองค การแบบโครงการ 2 (Project organization) ซ งจะแบ งหน าท การท างานอย างน อย 2 สายงานหล กด ง ภาพท 8.2 ผ จ ดการโครงการ หร อ ผ จ ดการฝ ายปฏ บ ต การ ฝ ายจ ดการประช ม - ฝ ายประสานงานการจ ดประช ม - กองงานเลขาน การการประช ม ฝ ายสน บสน นการประช ม - ฝ ายสถานท จ ดประช ม - ฝ ายขนส งและการเด นทาง และท พ ก - ฝ ายต อนร บและลงทะเบ ยน - ฝ ายจ ดเล ยง - ฝ ายธ รการ - ฯลฯ ภาพท 8.2 แสดงโครงสร างองค การของผ จ ดการประช ม 2. การประช มช แจงบ คลากร การประช มช แจงบ คลากร (Pre-convention meeting) เป นการประช มของบ คลากรท กฝ ายท เก ยวข องเพ อ ซ กซ อมความเข าใจเก ยวก บโครงสร างการด าเน นงาน บทบาทหน าท ท ได ร บมอบหมาย ตลอดจนท าความเข าใจ เก ยวก บการเตร ยมความพร อมของแต ละองค ประกอบในการด าเน นการจ ดการประช ม การประช มช แจงบ คลากร ควรจ ดข นก อนช วงการด าเน นการจ ดการประช มอย างน อย 1 ส ปดาห เพ อให บ คลากรได ม โอกาสเตร ยมต วและศ กษา รายละเอ ยดของการจ ดการประช มล วงหน าได อย างเต มท ท งน ผ จ ดการประช มควรจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน (Project procedure manual) ประกอบการประช มช แจงบ คลากรด วย ประเด นท ส าค ญในการประช มช แจงบ คลากร ม ด งน 2.1 ข อม ลท วไปเก ยวก บการจ ดประช ม 2.2 ข อสร ปการวางแผนและเตร ยมการจ ดประช ม 2.3 โครงสร างการด าเน นงานและบทบาทหน าท ของบ คลากรตลอดจนหน วยงานท เก ยวข อง 2.4 รายละเอ ยดของข นตอนการด าเน นการจ ดการประช มในด านต าง ๆ 2.5 แนวทางการแก ไขป ญหาเฉพาะหน าหร อสถานการณ ฉ กเฉ น 2 หน วยงานเจ าภาพการจ ดประช มอาจจ ดโครงสร างองค การเพ อด าเน นงานควบค ก บผ จ ดการประช มในล กษณะท มงานเฉพาะก จ (Task Force) ก ได 16

17 2.6 ระเบ ยบข อบ งค บท เก ยวข อง เช น ระเบ ยบการเบ ก-จ ายเง น ว สด อ ปกรณ ระเบ ยบการใช สถานท จ ด ประช ม เป นต น 3. การบร หารท มงาน การบร หารท มงานเป นการก าหนดว ธ การก าก บ การต ดตามผลการด าเน นงาน และการอ านวยความสะดวก แก บ คลากรให สามารถปฏ บ ต งานได อย างม ประส ทธ ภาพ การบร หารท มงาน ประกอบด วย 3.1 การก าหนดแผนการส อสาร เป นการก าหนดร ปแบบการส อสารระหว างบ คลากร การส อสารท ม ประส ทธ ภาพน น จ าเป นต องใช ข อม ลท ม ความถ กต อง น าเช อถ อ และส อสารด วยถ อยค าท ส น ช ดเจน และเข าใจง าย โดยเฉพาะอย างย ง การส อสารผ านว ทย ส อสารสองทาง (Walkie-Talkie) ซ งม กจะส อสารในสภาวะเร งร บหร อม ข อจ าก ดด านเวลา นอกจากน เม อได ด าเน นการเร องใดเร องหน งเสร จส นแล ว ผ ร บผ ดชอบควรรายงานให ฝ ายท เก ยวข องทราบเพ อป องก นป ญหาการท างานซ าซ อนก น 3.2 อ านาจและการต ดส นใจ เป นการระบ ความสามารถท ชอบธรรมในการออกค าส ง หร อ การกระท าการ ใด ๆ ในการบร หารงานตามโครงสร างการด าเน นงานท ก าหนดไว หากไม ม การระบ ขอบเขตอ านาจให ช ดเจนก อาจจะเก ดความส บสนในการส งงาน หร อ ท าให เก ดความล าช าในการต ดส นใจเพ อแก ป ญหาท เก ดข นได 3.3 การประช มประจ าว น เป นการจ ดประช มเพ อช แจงและสร ปผลการด าเน นการจ ดการประช มในแต ละ ว น โดยแบ งออกเป น 2 ล กษณะ ค อ 1) การประช มก อนการด าเน นงาน (Pre-event briefing) เป นการประช มเพ อ ช แจงรายละเอ ยดการปฏ บ ต งานก อนจะเร มการจ ดการประช ม และ 2) การประช มหล งเสร จส นการประช ม (Debriefing) เป นการประช มเพ อสร ปผลการด าเน นงาน ได แก ป ญหา อ ปสรรค แนวทางการแก ไขป ญหา โดยอาจะ น าข อม ลท ได ไปส งเคราะห เป นแนวทางการปฏ บ ต งานท เหมาะสมส าหร บการด าเน นการจ ดการประช มในว นถ ดไป ได ก จกรรม การเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดการประช มของผ จ ดการประช ม ประกอบด วยก จกรรม อะไรบ าง แนวตอบก จกรรม การเตร ยมความพร อมในการด าเน นการจ ดการประช มของผ จ ดการประช ม ประกอบด วยก จกรรม ด งน 1. การก าหนดโครงสร างการด าเน นงาน 2. การประช มช แจงบ คลากร 3. การบร หารท มงาน 17

18 เร องท ความพร อมของสถานท จ ดประช มและห องประช ม สถานท จ ดประช มและห องประช มถ อเป นส วนท ส าค ญท ท าให การด าเน นการจ ดประช มประสบความ ส าเร จ สถานท จ ดประช มท ได มาตรฐาน เช น ศ นย การประช ม (Convention Center) โรงแรมส าหร บการประช ม (Convention Hotel) เป นต นน น จะม ส งอ านวยความสะดวกครบคร น ร ปแบบการด าเน นงานท เป นระบบ ตลอดจนม บ คลากรท ม ความเช ยวชาญซ งจะม ส วนสน บสน นให การด าเน นงานของผ จ ดประช มม ความสมบ รณ มากย งข น ในข นตอนการวางแผนและการเตร ยมการจ ดการประช ม ผ จ ดการประช มจะจองพ นท ประสานงานเก ยวก บร ปแบบ การประช มและล กษณะการจ ดตกแต งสถานท ตลอดจนก จกรรมต าง ๆ ท จะต องอ านวยความสะดวกตลอด ระยะเวลาท ม การจ ดการประช ม โดยอาจจะม การประช มร วมก นระหว างผ จ ดการประช ม หน วยงานเจ าภาพจ ด ประช ม และฝ ายสถานท จ ดประช มเพ อต ดตามความก าวหน าและสร ปผลการเตร ยมการแต ละด านเป นระยะ ๆ 1. สถานท จ ดประช ม การเตร ยมความพร อมของสถานท จ ดประช ม ประกอบด วยข นตอนต าง ๆ ด งน 1.1 การสร ปร ปแบบและล กษณะการจ ดเตร ยมสถานท ข นส ดท าย การสร ปร ปแบบและล กษณะการจ ดเตร ยมสถานท ข นส ดท ายจะกระท าก อนระยะเวลาการ ด าเน นการจ ดประช มจะเร มข นอย างน อย 1 ส ปดาห เพ อให ฝ ายสถานท จ ดประช มได ม โอกาสประช มเตร ยมความ พร อมและซ กซ อมความเข าใจเก ยวก บรายละเอ ยดการจ ดเตร ยมสถานท ก อนลงม อปฏ บ ต งาน ข อม ลเก ยวก บร ปแบบ และล กษณะการจ ดเตร ยมสถานท ข นส ดท ายท ผ จ ดการประช มจ าเป นจะต องจ ดส งให ก บสถานท จ ดประช ม ม ด งน แผนผ งงาน (Floor Plan) แผนผ งการจ ดห องประช มและการต ดต งส งอ านวยความสะดวก ตารางเวลาการปฏ บ ต งาน ต วอย างบ ตรแสดงตนและรายละเอ ยดส ทธ ของบ ตรแสดงตนแต ละประเภท ข อม ลท วไปเก ยวก บการประช มและโปรแกรมการประช ม ค ม อการปฏ บ ต งานและรายละเอ ยดการบร การอ น ๆ เอกสารอ างอ งอ น ๆ รายช อผ ประสานงานและช องทางในการต ดต อส อสาร 3 แผนผ งงาน (Floor Plan) ท ใช ในการจ ดเตร ยมสถานท จ ดประช มจะต องได ร บการตรวจความถ กต องและได ร บการอน ม ต จากฝ าย สถานท จ ดการประช มก อนน าไปใช งาน 18

19 1.2 การเข าพ นท และการร บมอบพ นท การเข าพ นท (Move in) และการร บมอบพ นท จะด าเน นการในว นแรกของระยะเวลาการเตร ยมการ ประช ม โดยผ จ ดการประช มและผ ร บเหมาก อสร างอย างเป นทางการ (Official contractor) จะขนถ ายโครงสร าง ว สด และอ ปกรณ ต าง ๆ เข าส พ นท จ ดการประช มตามก าหนดการท ระบ ไว ในตารางเวลาการปฏ บ ต งาน โดยก อนเร ม ต ดต งโครงสร างและจ ดเก บว สด อ ปกรณ ต าง ๆ จะม การตรวจสอบความพร อมของสถานท และร บมอบพ นท ท งหมด จากฝ ายสถานท จ ดประช ม ในการตรวจสอบความพร อมของสถานท และการร บมอบพ นท น น ม ข อควรพ จารณาท ส าค ญ ด งน ขนาด ต าแหน ง และจ านวนของพ นท จ ดการประช มครบถ วนตรงตามท ระบ ไว ในส ญญา เช าพ นท สภาพของพ นท ควรอย ในสภาพด และพร อมใช งาน หากม จ ดท บกพร องหร อช าร ดเส ยหาย ควรให ม การปร บปร งแก ไขให อย ในสภาพท เป นปรกต หร อม การจดบ นท กไว เป นลายล กษณ อ กษร ส งอ านวยความสะดวกต าง ๆ ในพ นท จ ดประช มควรอย ในสภาพด และอย ต าแหน งท พร อมใช งาน ม การร กษาความปลอดภ ยในระหว างการขนถ ายว สด และอ ปกรณ ต าง ๆ อย างเป นระบบ ท งน การตรวจสอบความพร อมของสถานท และร บมอบพ นท ควรด าเน นการร วมก นระหว างฝ าย สถานท จ ดประช มและฝ ายผ จ ดการประช ม โดยม เจ าหน าท ของท งสองฝ ายร วมก นตรวจสอบและจ ดท าเอกสารการ ตรวจร บพ นท ไว เป นหล กฐานเพ อความสะดวกในการตรวจสอบภายหล งเสร จส นการจ ดการประช ม 1.3 การจ ดเตร ยมส าน กงานส าหร บผ จ ดการประช ม หล งจากตรวจสอบสอบความพร อมของสถานท และร บมอบพ นท จ ดการประช มไว ท งหมดแล ว ผ จ ดการประช มควรจ ดเตร ยมส าน กงานส าหร บผ จ ดการประช ม (Organizer office หร อ Secretariat office) ส าหร บ ใช เป นศ นย กลางในการด าเน นการจ ดการประช ม ส าน กงานส าหร บผ จ ดการประช มท ด ควรอย ในบร เวณเด ยวก นก บ ห องประช มหร ออย ไม ไกลจากห องประช มมากน ก เพ อความสะดวกและความคล องต วในการต ดต อประสานงาน และการแก ไขป ญหาเฉพาะหน าท ต องด าเน นการอย างท นท วงท นอกจากน ภายในส าน กงานส าหร บผ จ ดการ ประช ม ควรจะแบ งเป นห องย อยหร อพ นท เฉพาะแยกเป นส ดส วนเพ อใช งานตามว ตถ ประสงค ต าง ๆ ด งน เคาท เตอร ให บร การส วนหน า ส าหร บร บเร องและให บร การเบ องต น ห องร บรองว ทยากร ส าหร บการต อนร บและอ านวยความสะดวกว ทยากร ได แก การ ทดลองเป ดไฟล งานท ใช น าเสนอผลงานทางว ชาการซ งจะต องจ ดให ม ระบบเน ตเว ร กเช อมส ญญาณไปย งห อง ประช มได ด วย ห องท างานส าหร บหน วยงานต าง ๆ ท เก ยวข อง ได แก ผ จ ดการประช ม กองงานเลขาน การ การประช ม หน วยงานเจ าภาพจ ดการประช ม ห องประช มย อย ส าหร บการประช มย อยของหน วยงานต าง ๆ ท เก ยวข อง ห องเก บของ ส าหร บการจ ดเก บว สด อ ปกรณ และเอกสารส าค ญท ใช ส าหร บการประช ม 19

20 1.4 การตกแต งสถานท และการตรวจสอบความเร ยบร อย การตกแต งสถานท เป นการด าเน นการร วมก นระหว างฝ ายสถานท จ ดประช มและผ ร บเหมาก อสร าง อย างเป นทางการ (Official Stand Contractor) โดยจะเร มต งแต การวางผ งงาน การต ดต งโครงสร างส วนตกแต ง โดยรอบพ นท จ ดการประช ม การต ดต งเวท และโสตท ศน ปกรณ การต ดต งค หาส าหร บการลงทะเบ ยนภายในงาน การต ดต งส งอ านวยความสะดวกภายในห องประช ม การต ดต งป ายประชาส มพ นธ ต าง ๆ โดยจะต องเป นไปตาม ระเบ ยบข อบ งค บในการจ ดตกแต งสถานท ของฝ ายสถานท จ ดประช มแต ละแห ง โดยเฉพาะอย างย ง ระเบ ยบ ข อบ งค บในด านการร กษาความปลอดภ ย เช น การบดบ งต เก บสายส งน าด บเพล ง ประต ทางออกฉ กเฉ น และประต หน ไฟ การแขวนอ ปกรณ ท ม น าหน กมากบนเพดาน ความส งของค หาน ทรรศการ เป นต น ในการตรวจสอบความเร ยบร อยของการตกแต งสถานท น น ผ จ ดการประช มควรจะด าเน นการ ตลอดระยะเวลาการตกแต งสถานท เพ อให ข อบกพร องท เก ดข นได ร บการปร บปร งแก ไขอย างท นท วงท และเสร จ สมบ รณ ตามเวลาท ก าหนด การตรวจสอบข นส ดท าย (Final Check) จะด าเน นการในว นส ดท ายของระยะเวลาการ เตร ยมการประช มควบค ไปก บการเตร ยมความพร อมในส วนของการจ ดก จกรรมอ น ๆ ท เก ยวข อง ได แก พ ธ เป ด การประช ม งานเล ยงร บรอง น ทรรศการ ท งน ผ ร บผ ดชอบในการจ ดเตร ยมสถานท ควรจ ดท าบ ญช รายการ ตรวจสอบ (Inspection Checklist) เพ อย นย นความถ กต องและสมบ รณ ของการรายการตกแต งสถานท โดยม รายละเอ ยดท ส าค ญ ด งน ร ปแบบและล กษณะ ต าแหน งท ต ดต ง จ านวนท ต ดต ง ความถ กต องของเน อหา (Content) อ นได แก ข อความ (Text) และลวดลาย (Graphic) ท ปรากฏ โดยเฉพาะอย างย ง ตราส ญล กษณ ของหน วยงานท ให การสน บสน นการจ ดงาน 2. ห องประช ม ห องประช มเป นอ กส วนหน งท ควรให ความส าค ญเช นเด ยวก บสถานท จ ดประช มเน องจากเก ยวข องก บ บรรยากาศและประส ทธ ผลของการประช มโดยตรง เช น ขนาดของห องประช ม แสงสว างภายในห องประช ม ความ พร อมของอ ปกรณ และส งอ านวยความสะดวก สภาพอากาศของห องประช ม ส งรบกวน เป นต น หากบรรยากาศใน ห องประช มไม ด ก จะส งผลให ผ เข าร วมประช มม ท ศนคต หร อเก ดความร ส กไม ด ตามไปด วย และจะส งผลต อ ประส ทธ ผลในการอภ ปรายของผ เข าร วมประช มและการน าเสนอของว ทยากรอย างหล กเล ยงไม ได การเตร ยมความ พร อมของห องประช ม ประกอบด วยข นตอนต าง ๆ ด งน 2.1 การจ ดห องประช ม การจ ดห องประช มม หลายร ปแบบข นอย ก บว ตถ ประสงค และเป าหมายของการประช ม ฝ ายสถานท จ ดประช มจะเป นผ ร บผ ดชอบการจ ดห องประช มให เป นไปตามแผนงานท ก าหนดไว โดยในระหว างการ จ ดห องประช ม ผ จ ดการประช มควรก าก บและต ดตามอย างใกล ช ด โดยการปร บเปล ยนแผนการจ ดห องประช มใน ข นตอนการเตร ยมพร อมน อาจจะพ จารณาจากความเหมาะสมของพ นท และล กษณะการใช งานจร งเป นหล กเพ อท า 20