ÊÓ¹Ñ ÇÔ ÂºÃÔ Òà ÁËÒÇÔ ÂÒÅÑÂÍغÅÃÒª Ò¹Õ

Transcription

1 1. ความหมายของจดหมายเหต ความร ท วไปเก ยวก บจดหมายเหต จดหมายเหต ตามพจนาน กรมไทยฉบ บราชบ ณฑ ตยสถาน พ.ศ.2525 ได ก าหนดความหมายว า หน งส อบอกข าวท เป นไป รายงานหร อบ นท กเหต การณ ต างๆ ท เก ดข น และเอกสารท ส วนราชการ ร ฐว สาหก จ หร อเอกชนผล ตข น เพ อใช เป นหล กฐานและเคร องม อในการปฏ บ ต งาน (พจนาน กรมฉบ บ ราชบ ณฑ ตยสถาน 2525 : 210) จดหมายเหต ท ใช ในประเทศไทย จะม ความหมายท หลากหลายพอสร ปได ด งน 1. หน งส อบอกข าวท เป นไปและรายงานหร อบ นท กเหต การณ ส าค ญท เก ดข น แบ งได ด งน 1.1 รายงานหร อบ นท กเหต การณ ท เก ดข นในแต ละว น โดยเร ยงล าด บว น เด อน ป และ บ นท กเร องน นอย างส นๆ หร อให รายละเอ ยดประกอบ ความหมายน ตรงก บค า โครน เค ล (Chronicle) 1.1 บ นท กการเด นทางหร อรายงานการเด นทางของพระมหากษ ตร ย หร อบ คคลส าค ญ 1.2 รายงานก จกรรมหร อผลงานของบ คคลหร อคณะบ คคลในช วงระยะเวลาใดเวลาหน ง 1.3 บ นท กหร อรายงานเหต การณ หร อเร องราวเฉพาะเร องใดเร องหน งท เก ดข น 1.5 บ นท กหร อรายงานเหต การณ หร อเร องราวเก ยวก บประเทศชาต หร อพระมหากษ ตร ย ในช วงสม ยใดสม ยหน ง หน งส อประเภทน ม กจะเร ยกว า พงศาวดาร 2. เอกสารท ส วนราชการ ร ฐว สาหก จหร อเอกชนผล ตข นเพ อใช เป นหล กฐานและเคร องม อในการ ปฏ บ ต งาน ค า จดหมายเหต น ตรงก บภาษาอ งกฤษว า อาร ไคฟส ( Archives) (สมสรวง พฤต ก ล : หล กและ แนวปฏ บ ต งานจดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539) 2. ความส าค ญของจดหมายเหต จดหมายเหต ม ความส าค ญต อหน วยงานและบ คคลท งทางตรงและทางอ อม ความส าค ญของเอกสาร จดหมายเหต ม การเปล ยนแปลงตลอดเวลาตามการเปล ยนแปลงของส งคม การเม อง การปกครอง เศรษฐก จ ในแต ละส งคม และในแต ละย คแต ละสม ยมองเห นความส าค ญของจดหมายเหต แตกต างก น อย างไรก ตาม หากว เคราะห ถ งว ตถ ประสงค ในการจ ดท าและเก บร กษาจดหมายเหต แล วสามารถจ าแนกได ด งน 1. เพ อเป นเคร องม อส าหร บการบร หารงาน ละด าเน นงานของหน วยงานเอกสารจดหมายเหต เป นส อส าค ญของหน วยงานท ผ บร หารและผ ปฏ บ ต งานได ใช ในการก าหนดนโยบาย การวางแผน การ ต ดส นใจ การว น จฉ ยส งการ และการน าไปส ก จกรรมต าง ๆ ท ก าหนดไว ด งน น ไม ว าจะม การเปล ยนแปลง ผ บร หารหร อผ ปฏ บ ต งานเม อใด การบร หารงานและการด าเน นงานของหน วยงานน นจะย งคงด าเน นไปได อย างต อเน องและสอดคล องก บงานท เคยด าเน นการและก าหนดแผนไว แล ว 1

2 2. เพ อเป นหล กฐานทางกฎหมาย เอกสารจดหมายเหต เป นส อท ได จ ดท าข น เพ อเป นหล กฐาน หร อร บรองถ งส ทธ และผลประโยชน ในแง กฎหมายท สามารถน ามาใช เป นพยานหล กฐานหร อใช อ างอ งได เม อเก ดการฟ องร อง 3. เพ อเป นหล กฐานทางการเง น เอกสารจดหมายเหต เป นส อท จ ดท าข นเพ อเป นหล กฐานทาง การเง นหร อแสดงถ งสถานะทางการเง นและการใช จ ายเง นของหน วยงาน 4. เพ อเป นสารน เทศอ นแสดงถ งประว ต พ ฒนาการของหน วยงาน เอกสารจดหมายเหต เป น ประสบการณ ก จกรรม เหต การณ ท เก ดข นแต ละว นของหน วยงาน เม อน ามาสะสมรวมก นท งหมดจะเป น แหล งสารน เทศท ม ค ณค าต อการศ กษาถ งประว ต พ ฒนาการ การด าเน นงาน ก จกรรม เหต การณ ของ หน วยงานน น 5. เพ อเป นมรดกของชาต ท ให ความร ในสาขาว ชาการต าง ๆ เอกสารจดหมายเหต ของแต ละ หน วยงานได จ ดท าข นโดยบ คลากรหลายว ชาช พ ด งน น ผลงานด งกล าวจ งถ อว าเป นทร พย ส นทางป ญญาของ มน ษย ท ให ความร ในสาขาว ชาการต าง ๆ เช น ประว ต ศาสตร ร ฐศาสตร เศรษฐศาสตร ว ทยาศาสตร การศ กษา ฯลฯ จากว ตถ ประสงค ด งกล าวข างต นจ งสามารถสร ปความส าค ญของจดหมายเหต ได ด งน 1. ความส าค ญต อหน วยงาน เอกสารจดหมายเหต เป นเคร องม อบร หารงานท ผ บร หารได จ ดท าและ ใช ประโยชน เพ อการก าหนดนโยบาย การวางแผนและการต ดส นใจ และผ ปฏ บ ต งานใช เป นส อในการ ปฏ บ ต งานประจ าว น นอกจากน เอกสารจดหมายเหต ย งเป นหล กฐานปกป องค มครองถ งส ทธ และ ผลประโยชน ของหน วยงาน และเป นหล กฐานทางการเง น ซ งสามารถน ามาอ างอ งทางกฎหมายได เม อเก ด การฟ องร อง หากน าเอกสารจดหมายเหต ของหน วยงานมาสะสมรวมก นไว จะสะท อนถ งประว ต พ ฒนาการ เหต การณ ก จกรรมของหน วยงานอ นม ค ณค าต อการศ กษาประว ต หน วยงาน ด งน น เอกสารจดหมายเหต จ งม ความส าค ญต อหน วยงาน ท ท กหน วยงานควรเก บร กษาไว 2. ความส าค ญต อบ คคล เอกสารจดหมายเหต เป นหล กฐานเพ อแสดงตนของบ คคล เช น บ ตร ประจ าต วประชาชน บ ตรประจ าต วพน กงาน บ ตรประจ าต วข าราชการ หน งส อเด นทาง ส าเนาทะเบ ยน บ าน หน งส อร บรองการศ กษา ปร ญญาบ ตร เอกสารจดหมายเหต ย งเป นหล กฐานเพ อแสดงถ งส ทธ และ ผลประโยชน ส วนบ คคล เช น โฉนดท ด น ส ญญาต าง ๆ สม ดค ฝากธนาคาร และเอกสารจดหมายเหต ได ใช เป นส อส าค ญ เพ อการส อสารในช ว ตประจ าว น เช น จดหมายโต ตอบบ นท กประจ าว น บ ตรเช ญ บ ตรอวยพร ต าง ๆ ฯลฯ หากน าเอกสารจดหมายเหต เหล าน มาสะสมรวมก นจะม ค ณค าต อการศ กษาถ งช วประว ต ความส าค ญต อส งคม เอกสารจดหมายเหต เป นทร พย ส นทางป ญญาของมน ษย ท แสดงถ งความร ความค ด เหต การณ ประสบการณ และก จกรรมของหน วยงานท ม หน าท และความร บผ ดชอบต าง ๆ ก น จากบ คคลท 2

3 ม ความร ความสามารถท หลากหลาย ด งน นเม อน าเอกสารจดหมายเหต ท งหมดสะสมรวมก นย อมสะท อนถ ง ว ฒนธรรม ขนบธรรมเน ยมประเพณ ประว ต ศาสตร ความร ในสาขาว ชาต าง ๆ จ งถ อว าเอกสารจดหมายเหต เป นแหล งรวมความร และเป นมรดกท ส าค ญของประเทศชาต อ นม ค ณค าต อการศ กษาค นคว าว จ ยเก ยวก บ เร องในอด ต เพ อใช ในป จจ บ นและวางแผนส าหร บอนาคต (สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนวปฏ บ ต งาน จดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539) 3. ค าท เก ยวข องและความหมายเก ยวก บจดหมายเหต 1. เอกสาร ซ งตรงก บภาษาอ งกฤษว า document ใน Dictionary ฉบ บ NEW MODEL ENGLISH THAI DICTIONARY ESK EDITION Complied by SO SETHAPUTRA ให ความหมายไว ว า พยานหล กฐาน เอกสาร สน บสน นด วยเอกสารส วนภาษาไทยม การให ความหมาย ด งน พจนาน กรมฉบ บราชบ ณฑ ตยสถาน พ.ศ อธ บายความหมายไว ว า เอกสาร หมายถ ง หน งส อ ท เป นหล กฐาน; (กฎ) กระดาษหร อว ตถ อ นใด ซ งได ท าให ปรากฏความหมายด วยต วอ กษร ต วเลข ผ งหร อ แผนแบบอย างอ น จะเป นโดยว ธ พ มพ ถ ายภาพ หร อว ธ อ น อ นเป นหล กฐานแห งความหมายน น ร างพระราชบ ญญ ต จดหมายเหต แห งชาต ได อธ บายความหมายของ เอกสาร ว า หมายถ ง กระดาษ หร อว ตถ อ นใดซ งได ท าให ปรากฏความหมายด วยต วอ กษร ต วเลข ภาพ แสง เส ยง ผ ง หร อแผนแบบอย างอ น ไม ว าจะเป นโดยว ธ พ มพ ถ ายภาพ บ นท ก หร อว ธ อ นใดอ นเป นหล กฐานแห งความหมายน น และให รวมถ ง ข อม ลข าวสารอ เล กทรอน กส พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ ได อธ บายความหมายของ ข อม ลข าวสาร ว า หมายถ งส งท ส อความหมายให ร เร องราวข อเท จจร ง ข อม ลหร อส งใดๆ ไม ว าการส อความหมายน นจะท า ได โดยสภาพของส งน นเองหร อโดยผ านว ธ การใดๆ และไม ว าจะได จ ดท าไว ในร ปของเอกสาร แฟ ม รายงาน หน งส อ แผนผ ง แผนท ภาพวาด ภาพถ าย ฟ ล ม การบ นท กภาพหร อเส ยง การบ นท กโดยเคร องคอมพ วเตอร หร อว ธ อ นใดท ท าให ส งท บ นท กไว ปรากฏได ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ อธ บายความหมายของ หน งส อ อ น ว า หน งส อหร อเอกสารอ นใดท เก ดข นเน องจากการปฏ บ ต งานของเจ าหน าท เพ อเป นหล กฐานในทาง ราชการซ งรวมถ งภาพถ าย ฟ ล ม แถบบ นท กเส ยง แถบบ นท กภาพด วย หร อหน งส อของบ คคลภายนอกท ย น ต อเจ าหน าท และเจ าท ได ร บเข าทะเบ ยนร บหน งส อของทางราชการแล ว ม ร ปแบบตามท กระทรวง ทบวง กรม จะก าหนดข นใช ตามความเหมาะสม เว นแต ม แบบตามกฎหมายเฉพาะเร องให ท าตามแบบ เช น โฉนด แผนท แบบ แผนผ ง ส ญญา หล กฐานการส บสวนและสอบสวน และค าร อง เป นต น เม อน าความหมายของค าว า เอกสาร ด งกล าวข างต นท งหมดมาว เคราะห และส งเคราะห แล ว เอกสาร จ งหมายถ ง หน งส อ กระดาษ หร อว ตถ อ นใด ซ งได ท าให ปรากฏความหมายหร อส อความหมายให ร ข อม ลหร อส งใดๆ ไม ว าการส อความหมายน นจะท าได โดยสภาพของส งน นเอง หร อโดยการผ านว ธ การ 3

4 ใดๆ เอกสารม หลากหลายร ปแบบ เช น กระดาษ หน งส อ ภาพถ าย ฟ ล ม แถบบ นท กเส ยง แถบบ นท กภาพ แผนท แผนผ ง แบบแปลน ว สด ทางคอมพ วเตอร ฯลฯ (ส าน กหอจดหมายเหต แห งชาต : ค ม อการจ ดเก บ เอกสารจดหมายเหต ; การท าส าเนาภาพถ ายเพ อการอน ร กษ และจ ดเก บ หน า 7 ) 2. งานจดหมายเหต หมายถ ง การด าเน นงานจดหมายเหต ต งแต การจ ดหา การประเม นค ณค า การ จ ดการสงวนร กษา การจ ดท าเคร องม อช วยส บค น จนถ งการบร การและเผยแพร จดหมายเหต 3. สถาบ นจดหมายเหต /หน วยงานจดหมายเหต /หอจดหมายเหต หมายถ งสถาบ นหร อหน วยงาน องค กร ท งภาคร ฐและเอกชนท ร บผ ดชอบในการบร หารและด าเน นการจดหมายเหต 4. น กจดหมายเหต หมายถ ง บ คลากรท ร บผ ดชอบในการปฏ บ ต งานจดหมายเหต ในสถาบ นจดหมาย เหต หน วยจดหมายเหต หอจดหมายเหต 5. การบร หารจดหมายเหต หมายถ ง การควบค มและก าก บด แล การด าเน นงานจดหมายเหต จ ดหา ว สด อ ปกรณ เคร องม อ และส งอ านวยความสะดวกต าง ๆ เพ อให การด าเน นงานจดหมายเหต สามารถด าเน น ไปได อย างม ประส ทธ ภาพ 6. การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง การเพ มปร มาณเอกสารจดหมายเหต ของศ นย เก บเอกสารและ สถาบ นจดหมายเหต ซ งม กระบวนการต งแต การประเม นค ณค า การโอนย ายตามท ตกลงก น การร บฝาก การ ร บมอบ การขอท าส าเนา การซ อและการร บบร จาค ตลอดจนการจ ดท าหล กฐานควบค มเอกสาร 7. การประเม นค ณค าเอกสาร หมายถ ง กระบวนการพ จารณาค ณค าของเอกสารโดยม หล กเกณฑ เพ อ ก าหนดอาย การเก บและท าลายเอกสาร หล กเกณฑ พ นฐานในการก าหนดอาย การเก บเอกสาร ค อ ค ณค า ทางการบร หาร ค ณค าทางกฎหมาย ค ณค าทางการเง น และค ณค าทางประว ต ศาสตร หร อการศ กษา ค นคว าว จ ย 8. การจ ดเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง กระบวนการจ ดระเบ ยบเอกสารจดหมายเหต ให เป นหน วย (unit) ตามหล กจดหมายเหต อ นได แก การจ ดเร ยงเอกสารตามแหล งท มา และการจ ดเร ยงเอกสารตาม ระเบ ยบเด ม 9. ค าอธ บายเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง รายการข อม ลท ส าค ญของเอกสารจดหมายเหต เพ อบอก สภาพทางกายภาพ และสภาพทางธรรมชาต ของเอกสารจดหมายเหต รวมถ งเน อหาสาระของเอกสาร เพ อการ ควบค มและเป นข อม ลส าหร บการจ ดท าเคร องม อช วยค นเอกสารจดหมายเหต 4

5 10. สภาพทางกายภาพของเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง สภาพของเอกสารจดหมายเหต ท สามารถ มองเห นได และร ท นท ท มองเห น กล าวค อ ร ถ งขนาดและน าหน ก ว สด ท ใช ร ปแบบของลายล กษณ อ กษร หร อส ญล กษณ ท ม การประท บตรา หร อการเข ยนต วอ กษรปรากฏเป นส 11. สภาพทางธรรมชาต ของเอกสาร หมายถ ง สภาพของเอกสารจดหมายเหต ท ต องใช ความร เฉพาะ ในการพ จารณา หร อว เคราะห ถ งองค ประกอบต าง ๆ ท รวมก นท าให เก ดสภาพน นข น หร อเป นสภาพท เก ดข นเองโดยธรรมชาต เช น แหล งท มา การจ ดระเบ ยบ ปร มาณ และปร มาตรของเอกสาร 12. เคร องม อช วยส บค นเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง รายการข อม ลเก ยวก บสภาพทางกายภาพและ สภาพทางธรรมชาต และข อม ลส าค ญอ น ๆ ของเอกสารจดหมายเหต อ นจะน าไปส ต วเอกสารจดหมายเหต หร อสารน เทศท อย ในเอกสารจดหมายเหต และน าไปใช เป นหล กฐานส าหร บการควบค มเอกสารจดหมาย เหต ท ม อย ในสถาบ นจดหมายเหต ด วย ม หลายร ปแบบอาจเป นส งต พ มพ และส งไม ต พ มพ 13. บร การอ างอ งเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง การอ านวยความสะดวกและให บร การต าง ๆ เช น ตอบ ค าถามให อ านเอกสาร เพ อให ผ ใช ได ใช เอกสารจดหมายเหต ตามหล กเกณฑ และเง อนไขท ก าหนดไว รวมถ ง การจ ดบรรยากาศให เหมาะสมเพ อช วยให การศ กษาค นคว าอย างสมบ รณ ย งข น 14. การสงวนร กษาเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง การด แลร กษาสภาพทางกายภาพของเอกสาร จดหมายเหต โดยการตรวจสอบ ป องก น เปล ยนสภาพ และซ อมบ รณะเพ อม ให เอกสารช าร ดเส ยหายหร อส ญ หาย หร อให เอกสารจดหมายเหต อย ในสภาพท ใช งานได นานท ส ด ( สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนว ปฏ บ ต งานจดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539 หน า 4-5 ) ทฤษฎ วงจรช ว ตเอกสาร แนวค ดวงจรช ว ตเอกสาร (records life cycle) เป นทฤษฎ ท ได ม การค นพบเม อประมาณกว า 40 ป มาแล วและได น ามาเป นหล กในการควบค มเอกสาร แนวค ดของทฤษฎ น ถ อว าเอกสารเปร ยบเสม อนก บ ส งม ช ว ตอ น ๆ ด งน น เอกสารจ งม การเปล ยนแปลงหม นเว ยนเป นวงจรช ว ต 3 ช วงระยะค อ ระยะการเก ด ( การผล ตข น/การจ ดท าข น) ระยะการอย (ด แลร กษาและใช ) และ ระยะการส นส ดหร อตาย (การก าจ ด) ในแต ละช วงของวงจรช ว ตเอกสาร ม องค ประกอบย อยและก จกรรมต าง ๆ เก ดข นมากมายในระยะ การเก ด ม องค ประกอบย อยหร อก จกรรมท เก ยวข อง เช น การบร หารการออกแบบพ มพ การเข ยนรายงาน การบร หารเอกสารค าส งและบ นท ก และเอกสารการต ดต อโต ตอบ ในระยะการอย ม องค ประกอบหร อ ก จกรรมท เก ยวข อง เช น การจ ดแฟ ม การร บ-การส ง การส อสาร การเก บเอกสารระหว างใช การร กษา ความปลอดภ ยให แก เอกสาร การจ ดการเอกสารส าค ญและม ความจ าเป นท ส ดต อหน วยงาน และ ระยะการ 5

6 ส นส ด ม องค ประกอบหร อก จกรรมท เก ยวข อง เช น การจ ดท าตารางก าหนดอาย การเก บเอกสาร การ ประเม นค ณค าอาหาร การเก บเอกสารไว ณ ศ นย เก บเอกสารกลาง หร อ ณ หอจดหมายเหต และการ ท าลายเอกสารท ไม ใช แล ว 3. ระยะการส นส ด 2. ระยะการอย - เก บ - จดหมายโต ตอบ - จ าหน ายออก - บ นท กความจ า - ท าลาย - ค าส ง 2.2 อย ระหว างก งกระแสการใช - ภาพ - แบบพ มพ - น ามาใช เป นคร งคราว - ส าเนา - ด แลร กษา - ว สด ย อส วน 2.1 อย ระหว างกระแสการใช - ใช ในการต ดส นใจ - ใช ในการเป นพยานหล กฐาน - ใช อ างอ งเพ อการปฏ บ ต งาน - ใช ต ดต อโต ตอบ - ใช อ างอ งทางกฎหมาย แผนภ ม แสดงวงจรช ว ตเอกสาร - ส อคอมพ วเตอร ทฤษฎ วงจรช ว ตเอกสารจ งเป นแนวค ดพ นฐานในการจ ดการเอกสารและสารน เทศท เผยแพร กว างขวางท วไป จากหล กการด งกล าวการจ ดการเอกสารจ งเป นระบบหม นเว ยนไปแต ละข นตามล าด บ ด งน ข นท 1 การจ ดท าเอกสาร 1. ระยะการเก ด การจ ดท าเอกสาร หร อการผล ตเอกสาร เป นจ ดเร มต นของวงจรช ว ตเอกสาร การท าให เอกสารเก ดข นม หลายว ธ เช น การเข ยนด วยม อ การพ มพ ด วยเคร อง การถ ายส าเนา เอกสารท จ ดท าข นหร อ ผล ตข นม ร ปล กษณ แตกต างก น เช น จดหมาย แบบพ มพ รายงาน สถ ต ข อม ล แผ นเส ยง แผนท แผนภ ม ด งน น การจ ดการเอกสาร เพ อควบค มปร มาณและค ณภาพของเอกสาร ตลอดจนร ปล กษณ ท เหมาะสม จ ง ต องด าเน นการต งแต เร มม การท าให เก ดเอกสารเก ดข น 6

7 ข นท 2 การด แลร กษาและการใช การด แลร กษาและการใช เป นล าด บข นท สองของวงจรช ว ตเอกสาร ซ งเร มต นต งแต ได ม การจ ดส งหร อร บเอกสารและน ามาด าเน นการหร อน ามาใช ประโยชน เอกสารท ย งอย ในระหว างน ามา ด าเน นการม กเร ยกว า เอกสารอย ระหว างกระแสการใช หร อ เอกสารอย ระหว างปฏ บ ต หากน า เอกสารด งกล าวไปด าเน นการแล วแต ย งไม เสร จสมบ รณ เอกสารท อย ในระยะน ม กเร ยกว า เอกสารอย ระหว างก งกระแสการใช หร อ เอกสารอย ระหว างรอการปฏ บ ต ด งน น การจ ดการเอกสารเพ อให ม การน าเอกสารมาใช ได ท นเวลาและเก ดประโยชน ส งส ดจ งต องม ระบบการร บ การส ง ระบบการจ ดเก บ ร กษา ระบบการส อสาร และระบบการร กษาความปลอดภ ยท ด ข นท 3 การก าจ ดเอกสาร การก าจ ดเอกสาร เป นข นส ดท ายของวงจรช ว ตเอกสาร เม อได ม การน าเอกสารไป ด าเน นการหร อใช ประโยชน เร ยบร อยแล ว และ/หร อได เก บร กษาเอกสารด งกล าวได ช วงระยะเวลาหน งอย าง เพ ยงพอแล ว เอกสารท อย ในระยะน ม กเร ยกว า เอกสารส นกระแสการใช หร อ เอกสารท ปฏ บ ต เสร จ แล ว เจ าของเอกสารหร อ ผ รวบรวมเอกสารจ าเป นต องน าเอกสารเหล าน นมาพ จารณาหร อค ดเล อกอย างม หล กเกณฑ และสม าเสมอว าย งต องการใช ประโยชน หร อไม ต องการใช ประโยชน เอกสารเหล าน นแล ว หร อ ต องเปล ยนร ปล กษณ ของเอกสารเป นร ปอ น เพ อจ ดเก บได นานและสะดวกข น เช น ถ ายเป นว สด ย อส วน ประเภทไมโครฟ ล ม หร อไมโครฟ ช ด งน นการจ ดการเอกสารในข นน จ งเก ยวข องก บ การจ ดท าตาราง ก าหนดอาย การเก บเอกสาร การจ ดเก บเอกสารไว ณ ศ นย เก บเอกสารกลาง การท าลายเอกสารท ไม ม ค ณค า และการโอนย ายเอกสารไปไว ณ หอจดหมายเหต ( สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนวปฏ บ ต งานจดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539 หน า 7 ) 4. ประเภทของเอกสารจดหมายเหต เอกสารจดหมายเหต สามารถจ าแนกประเภทได หลากหลาย แล วแต ม มมองท บ คคลน นย ดเป นหล ก ในท น ขอจ าแนกเอกสารจดหมายเหต ตามการจ าแนกเอกสารท วไป ด งน 1. การจ าแนกตามโครงสร างการเสนอเน อหา ตามระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ ได จ าแนกหน งส อราชการหร อเอกสารราชการไว 6 ประเภทด งน 1. หน งส อภายนอก ได แก หน งส อราชการท ใช ส าหร บการต ดต อโต ตอบท วไป 2. หน งส อภายใน ได แก บ นท กข อความท ใช ส าหร บการต ดต อโต ตอบภายในหน วยงาน 3. หน งส อประท บตรา ได แก หน งส อต ดต อโต ตอบในกรณ ท ไม ใช เร องส าค ญ 4. หน งส อส งการ ได แก ค าส ง ระเบ ยบ ข อบ งค บ 5. หน งส อประชาส มพ นธ ได แก ประกาศ แถลงการณ ข าว 7

8 6. หน งส อท เจ าหน าท ท าข นหร อร บไว เป นหล กฐาน ได แก หน งส อร บรอง รายงานการ ประช ม บ นท ก และหน งส ออ น ๆ ซ งม ร ปแบบตามท กระทรวง ทบวง กรม ก าหนดให ใช ตามความเหมาะสม และรวมถ งหน งส อท ม กฎหมายให ท าตามแบบ เช น โฉนด ค าร อง ส ญญาต าง ๆ ฯลฯ 2. การจ าแนกตามร ปล กษณ แบ งเป น 4 ประเภท ด งน 1. หน งส อต วเข ยน เป นการจ าแนกเอกสารท บ นท กข อม ลด วยการเข ยนด วยม อ ข ดข ดหร อ ใช ว ธ การอ น แต ย งใช ม อเป นหล กเพ อท าให ข อม ลหร อสารน เทศปรากฏบนว สด น นๆ เช น ศ ลาจาร ก 2. ส อส งพ มพ เป นการจ าแนกเอกสารท บ นท กข อม ลด วยระบบการพ มพ เพ อให ปรากฏ สารน เทศบนกระดาษ เช น หน งส อ เอกสาร วารสาร แผนท ท พ มพ ด วยระบบการพ มพ ท ใช เคร อง 3. ส อโสตท ศน เป นการจ าแนกเอกสารท บ นท กข อม ลด วยเส ยง หร อภาพลงบนฟ ล ม หร อ แถบแม เหล ก เช น แถบบ นท กเส ยง แถบว ด ท ศน ภาพยนตร ภาพน ง ภาพเล อน ว สด ย อส วน 4. ส อคอมพ วเตอร เป นการจ าแนกเอกสารท บ นท กข อม ลด วยเคร องคอมพ วเตอร ลงบนแผ น จานแม เหล ก หร อแถบแม เหล ก เช น แผ นเก บข อม ล ซ ด -รอม 3. การจ าแนกตามประเภทว สด ท ใช บ นท กข อม ล แบ งได เป น 5 ประเภท ด งน 1. เอกสารประเภทกระดาษ เป นเอกสารจดหมายเหต ท บ นท กข อม ลลงบ นกระดาษ เช น กระดาษสา ซ งเป นกระดาษท ท าจากเปล อกต นสา กระดาษข อย ท าจากต นข อย กระดาษฝร งและกระดาษท ใช ในป จจ บ น และรวมถ งกระดาษท ใช บ นท กภาพเพ อให ข อม ลปรากฏบนกระดาษ เช น ภาพถ าย 2. เอกสารประเภทฟ ล ม เป นเอกสารจดหมายเหต ท บ นท กข อม ลโดยการถ ายแล วล างอ ด เพ อให ข อม ลปรากฏบนฟ ล ม บางชน ดสามารถอ านได ด วยสายตามน ษย แต บางชน ดต องใช เคร องแยกหร อ เคร องอ าน เช น ภาพยนตร ภาพน ง ภาพเล อน ว สด ย อส วน ภาพเนกาต ฟ 3. เอกสารประเภทแถบแม เหล ก หร อเทปแม เหล ก เป นเอกสารจดหมายเหต ท บ นท กข อม ล โดยใช คล นแม เหล กไฟฟ าบ นท กภาพหร อเส ยง หร อท งภาพและเส ยงลงบนแถบหร อเทปแม เหล ก เช น แถบ ว ด ท ศน แถบบ นท กเส ยง 4. เอกสารประเภทว สด สม ยใหม เป นเอกสารจดหมายเหต ท บ นท กข อม ลโดยใช อ เลกทรอ น กส หร อแสงเลเซอร ลงบนแผ นจานแม เหล ก หร อแถบแม เหล ก เช น แผ นเก บข อม ล ซ ด รอม 5. เอกสารประเภทว สด อ นๆ เป นเอกสารจดหมายเหต ท บ นท กข อม ลโดยการเข ยน ข ดข ด หร อว ธ การ อ นๆ เพ อให ข อม ลปรากฏบนว สด น น เช น ศ ลาจาร ก แผ นเง น แผ นทอง กระด ก ผ า หน ง ใบลาน กระดองเต า 4. การจ าแนกตามภาษาท ใช บ นท กข อม ล สามารถจ าแนกได 2 ประเภท ด งน 1. เอกสารท บ นท กข อม ลเป นภาษาไทย เป นเอกสารท กร ปล กษณ ท บ นท กข อม ลเป น ภาษาไทย 2. เอกสารท บ นท กข อม ลเป นภาษาต างประเทศ เป นเอกสารท กร ปล กษณ ท บ นท กข อม ลเป น ภาษาต างประเทศ 8

9 นอกจากน เอกสารจดหมายเหต ย งสามารถน ามาจ าแนกประเภทตามแหล งท มา หร อผ ผล ต หร อ ผ ร บผ ดชอบในการจ ดท า หร อเก บร กษาเอกสารน น และเอกสารจดหมายเหต ย งสามารถน ามาจ าแนกประเภท ตามเน อหาหร อสาระท ปรากฏบนเอกสารได ด วย ( สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนวปฏ บ ต งานจดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539 หน า 19 ) งานจดหมายเหต ก บงานการจ ดการเอกสาร งานจ ดการเอกสาร หร อท ร จ กก นในวงราชการไทยว า การบร หารงานสารบรรณ ซ งตาม ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ ได ก าหนดความหมายของการบร หารงานสาร บรรณไว ว า ค อ งานท เก ยวข องก บการบร หารเอกสารต งแต การจ ดท า การร บ การส ง การด แลร กษา การ ย มถ งการท าลาย ด งน นการจ ดการเอกสารจ งหมายถ ง ท กส งท กอย างท เก ดข นก บเอกสารของหน วยงานหร อ องค การน น ๆ ตามหล กว ชาการแล ว งานจดหมายเหต ม ความส มพ นธ อย างใกล ช ดก บงานการจ ดการเอกสาร เพราะว าความส าเร จของงานจดหมายเหต เก ดจากประส ทธ ภาพของงานการจ ดการเอกสาร ด งน นน ก จดหมายเหต จ งจ าเป นต องเข ามาม ส วนในงานการจ ดการเอกสารต งแต เร มจ ดท าเอกสาร ด แลร กษา จนกระท งถ งการก าจ ดเอกสารเพ อสถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต จะได เอกสารจดหมายเหต ท ม ค ณภาพ กล าวค อ ม ความสมบ รณ ครบถ วน ถ กต องและน าเช อถ อ อ นจะน าไปส ประส ทธ ภาพการ บร การ และประหย ดทร พยากรของสถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต แห งน น ด วยเหต ผล ด งกล าวน บต งแต สงครามโลกคร งท 2 เป นต นมา สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต ต องก าว เข ามาม ส วนร วมในงานการจ ดการเอกสารของหน วยงานท สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต ในส งก ด สถาบ นการศ กษาท เป ดสอนหล กส ตรว ชาช พจดหมายเหต ได จ ดให ม ว ชาการจ ดการเอกสารเป นว ชา หล กท ต องศ กษาควบค ไปก บว ชาการจดหมายเหต ในหน งส อเร อง Archival Choices ของ แนนซ พ ส ( Nancy Peace) ได กล าวถ งงานการจ ดการ เอกสารท เก ยวข องก บงานจดหมายเหต ด งน 1. การจ ดท าตารางก าหนดอาย การเก บเอกสาร (Records Retention Schedule) 2. การออกแบบและก าหนดระบบการจ ดเร ยงเอกสาร (Filling System) 3.การฝ กอบรมบ คลากรและการจ ดท าค ม อปฏ บ ต งาน (Personal Workshops and Procedure Manuals) 4. การบร หารงานศ นย เก บเอกสารกลาง (Records Center Operation) 5. การจ ดท าและบร การว สด ย อส วน (Microfilm Service) 6. การป องก นเอกสารส าค ญท ส ด (Vital Records Security) 9

10 7. การออกแบบและจ ดการแบบพ มพ ต างๆ ( Form Design and Management) 8. การควบค มการท าส าเนาเอกสาร ( Report graphics Control) 9. การจ ดพ มพ เอกสาร (Wordprocessing Management) 10. การจ ดระบบการร บ การส งเอกสาร(Mail and Correspondences Management) 11. การจ ดการเอกสารประเภทส อท อ านด วยเคร อง (Machine-Readable Record Management) โดยท วไปสถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต สามารถม ส วนร วมในการจ ดการ เอกสารได 3 ระด บ ตามความพร อมของสถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต ตามรายละเอ ยด ด งน ระด บ น อย ส าหร บสถาบ นจดหมาย งาน/ก จกรรม 1.การจ ดท าตารางก าหนดอาย การเก บเอกสาร เหต ท ม ความพร อมน อย 2. การออกแบบและก าหนดระบบการจ ดเร ยงเอกสาร ด าเน นก จกรรม ข อ การฝ กอบรมบ คลากรและการจ ดท าค ม อปฏ บ ต งาน ปานกลาง ส าหร บสถาบ น 4. การบร หารงานศ นย เก บเอกสารกลาง จดหมายเหต ท ม ความพร อม 5. การจ ดท าและบร การว สด ย อส วน ปานกลาง ด าเน นก จกรรม 6. การป องก นเอกสารส าค ญท ส ด ต งแต ข อท การออกแบบและจ ดการแบบพ มพ ต างๆ มาก ส าหร บสถาบ นจดหมาย 8. การควบค มการท าลายเอกสาร 9. การจ ดพ มพ เอกสาร เหต ท ม ความพร อมท กด าน 10 การจ ดระบบการร บ ส งเอกสาร ด าเน นก จกรรม ท กข อ (1-11 ) 11 การจ ดการเอกสารประเภทส อท อ านด วยต วเคร อง จากรายการด งกล าว จะสร ปได ว า สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต ไม ว าจะม ความ พร อมมากหร อน อยต องม ส วนร วมในงานการจ ดเอกสารอย างน อย 3 งาน ค อ การจ ดท าตารางก าหนดอาย การ จ ดเก บเอกสาร การออกแบบและก าหนดระบบการจ ดเร ยงเอกสาร การฝ กอบรมบ คลากรและจ ดท าค ม อ ปฏ บ ต งาน ซ งม เหต ผลประกอบ ด งน 10

11 1. การม ส วนร วมในการจ ดท าตารางก าหนดอาย การเก บเอกสาร เน องจากตารางก าหนดอาย การ เก บเอกสารเป นค ม อส าค ญในการจ ดเอกสารเพ อท าลาย หร อค ดเล อกเอกสารท ส าค ญโอนย ายไปเก บใน สถาบ นจดหมายเหต อย างเป นระบบและม ประส ทธ ภาพ ด งน น การท สถาบ นจดหมายเหต ได ม ส วนร วมใน การจ ดท าตารางก าหนดอาย เอกสารจะช วยในการเตร ยมการร บมอบเอกสารจดหมายเหต ได สะดวก รวดเร ว ลดเวลาและลดภาระงานการประเม นค ณค าเพ อค ดเล อกเอกสารจดหมายเหต ของสถาบ นจดหมายเหต ด วย และสถาบ นจดหมายเหต ได ร บเอกสารจดหมายเหต ท ม ค ณภาพและม ก าหนดเวลาท แน นอน 2. การม ส วนร วมในการออกแบบและก าหนดระบบการจ ดเก บเอกสาร เน องจากหล กการจ ดเก บ เอกสารจดหมายเหต ต องจ ดแยกกล มและจ ดเร ยงเอกสารตามระเบ ยบเด มท หน วยงานเจ าของเอกสารเคยจ ด ด งน นหากสถาบ นจดหมายเหต ได ม ส วนร วมในการออกแบบและก าหนดระบบการจ ดเร ยงเอกสารของ หน วยงานน นๆ ผ ปฏ บ ต งานจดหมายเหต ย อมม ความร ความเข าใจถ งระบบการจ ดเร ยงเอกสารเด ม เม อ เอกสารเหล าน ถ กโอนย ายเป นเอกสารจดหมายเหต การจ ดจ าแนกและจ ดเร ยงเอกสาร รวมท งการจ ดท า ค าอธ บายเอกสารและการค นค นเอกสารจะง ายและสะดวกย งข น 3. การฝ กอบรมบ คลากรและการจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน เน องจากงานจ ดเก บและค นเอกสาร เก ดข นท กว น และม ส วนเก ยวข องก บบ คลากรท กคน ในหน วยงาน ด งน นแต ละหน วยงานย อมต องจ ดให ม บ คลากรร บผ ดชอบในการจ ดเก บและค นเอกสารของหน วยงานให ม จ านวนเพ ยงพอก บภารก จของหน วยงาน บ คลากรท ปฏ บ ต งานในแต ละหน วยงานต องผ านการฝ กอบรมเพ อให ม ความร เพ ยงพอในการปฏ บ ต งานอย าง ม ประส ทธ ภาพ ในฐานะท สถาบ นจดหมายเหต ม กม บ คลากรท ผ านการศ กษาและฝ กอบรมว ชาการจ ดการ เอกสาร บ คลากรของสถาบ นจดหมายเหต จ งควรม ส วนร วมในการฝ กอบรมบ คลากรและจ ดท าค ม อ ปฏ บ ต งานเพ อให ม การปฏ บ ต งานเป นมาตรฐานเด ยวก นท กหน วยงาน และเป นโอกาสด ท จะให ค าแนะน าให ม การเก บร กษาเอกสารส าค ญอ นม ค ณค าเป นเอกสารจดหมายเหต อย างเป นระบบและอย ในสภาพท ด ก อนท จะครบอาย การจ ดส งมอบให สถาบ นจดหมายเหต ส าหร บสถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต ท ม ความพร อมระด บปานกลางนอกจากม ส วนร วมในการจ ดเอกสารหล ก 3 งานแล ว ควรม ส วนร วมในงานการจ ดเอกสารเพ มเต ม ค อ การบร หารงาน ศ นย เก บเอกสารกลาง การจ ดท าและบร การว สด ย อส วน การป องก นเอกสารส าค ญท ส ดและ การออกแบบ และจ ดการแบบพ มพ ต าง ในส วนของสถาบ นจดหมายเหต ท ม ความพร อมระด บมาก ท งทางด านบ คลากร สถานท และงบประมาณ ควรเป นผ น าในการจ ดการเอกสารของหน วยงานต างๆ เพ อประโยชน ส งส ดแก สถาบ นและประส ทธ ภาพการบร หารงานจดหมายเหต ( สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนวปฏ บ ต งานจดหมาย เหต ส าหร บภาคร ฐและเอกชน 2539 หน า ) 11

12 6. สถาบ นจดหมายเหต สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต สามารถจ าแนกประเภทได หลากหลาย แต ในท น จะ ใช เกณฑ การแบ งประเภทสถาบ นจดหมายเหต ด งน 1. การจ าแนกตามหน วยงานท ส งก ด แบ งได 2 ประเภท ค อ 1) สถาบ นจดหมายเหต ของร ฐ ได แก สถาบ นจดหมายเหต ท ส งก ดส วนราชการ 2) สถาบ นจดหมายเหต ของเอกชน 2. การจ าแนกตามว ตถ ประสงค ในการจ ดต ง แบ งได ด งน 1) สถาบ นจดหมายเหต ระด บชาต หร อหอจดหมายเหต แห งชาต (Nation Archives) เป น สถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารท ส าค ญของประเทศ ได แก เอกสาร ราชการของร ฐบาลซ งมาจากกระทรวง ทบวง กรม กองต างๆ รวมท งเอกสารส วนบ คคลท ส าค ญท เจ าของ มอบให 2) สถาบ นจดหมายเหต ระด บภ ม ภาคและท องถ น (Local Government Archives) เป นสถาบ น จดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารท ส าค ญของภ ม ภาคหร อของท องถ นใด ท องถ นหน ง และอาจเป นสาขาของหอจดหมายเหต แห งชาต เช น หอจดหมายเหต แห งชาต สาขาประจ า ภาคเหน อ หอจดหมายเหต แห งชาต ประจ าจ งหว ด... 3) สถาบ นจดหมายเหต ว ทยาล ยและมหาว ทยาล ย ( College and University Archives) เป น สถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารส าค ญของว ทยาล ยและมหาว ทยาล ย แต ละแห ง ได แก เอกสารท หน วยงานในส งก ดว ทยาล ยและมหาว ทยาล ยแต ละแห งได จ ดท าข นหร อร บไว และม ค ณค าต อการศ กษา ค นคว า ว จ ยถ งประว ต พ ฒนาการด านการศ กษาระด บอ ดมศ กษา 4) สถาบ นจดหมายเหต บร ษ ท สมาคมและองค กรต างๆ (Companies,Assosiations and Organizations Archives) เป นสถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารส าค ญ ของแต ละบร ษ ท สมาคมและองค การต างๆได แก เอกสารท บร ษ ท สมาคมและองค การได จ ดท าข นหร อร บไว และม ค ณค าต อการศ กษา ค นคว า ถ งประว ต พ ฒนาการและการด าเน นงานของบร ษ ท สมาคมและองค การ น นๆ และเร องอ นๆท เก ยวข อง 5) สถาบ นจดหมายเหต ว ด ( Church Archives) เป นสถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม เหต ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารส าค ญของแต ละว ด เพ อการศ กษาค นคว าถ งประว ต พ ฒนาการของว ดและเร อง อ นๆ ท เก ยวข องก บการศาสนา 12

13 6) สถาบ นจดหมายเหต โรงเร ยน ( School Archives) เป นสถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารส าค ญของแต ละโรงเร ยน เพ อการศ กษา ค นคว า ถ งประว ต พ ฒนาการของ โรงเร ยนและการศ กษาระด บต ากว าอ ดมศ กษา 7) ห องสม ดประธานาธ บด (President Library) เป นสถาบ นจดหมายเหต ท จ ดต งข นโดยม ว ตถ ประสงค เพ อเก บร กษาเอกสารส าค ญของประธานาธ บด คนใดคนหน ง เพ อการศ กษาค นคว าถ ง ช วประว ต และผลงาน และเพ อเป นอน สรณ ให คงอย ตลอดไป สถาบ นจดหมายเหต ประเภทน ม เฉพาะในบางประเภท เช น สหร ฐอเมร กา ม ห องสม ดประธานาธ บด แฟรงคล น ด ร สเวลล ห องสม ดประธานาธ บด จอหน เอฟ เคเนด ห องสม ดประธานธ บด จ มม คาร เตอร 3. การจ าแนกตามประเภทของเอกสารจดหมายเหต ท จ ดเก บ แบ งได ด งน 1) สถาบ นจดหมายเหต ท จ ดเก บรวบรวมเฉพาะเอกสารหน วยงาน เป นสถาบ นจดหมายเหต ท จ ดเก บเฉพาะเอกสารจดหมายเหต ท หน วยงานได จ ดท าข นหร อร บไว หร อเอกสารท เก ยวข องก บหน วยงาน เช นหน วยงานจดหมายเหต มหาว ทยาล ย 2) สถาบ นจดหมายเหต ท เก บรวมรวมเอกสารท ส าค ญเฉพาะห วเร อง เฉพาะภ ม ภาคและเฉพาะบาง ร ปล กษณ เป นสถาบ นจดหมายเหต ท รวบรวมเอกสารส าค ญจากแหล งต างๆโดยเน นเฉพาะห วเร องใดห วเร อง หน ง หร อเฉพาะห วเร องตามท ก าหนด เช น หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยพาย พ นอกจากจะเก บรวบรวม เอกสารจดหมายเหต ของมหาว ทยาล ยแล ว ย งเก บรวมรวมเอกสารจดหมายเหต ด านคร สต ศาสนา น กาย โปแตสแตนส จากแหล งต างๆด วย ( สมสรวง พฤต ก ล : หล กและแนวปฏ บ ต งานจดหมายเหต ส าหร บภาคร ฐ และเอกชน 2539 หน า ) 7.จดหมายเหต มหาว ทยาล ย จดหมายเหต มหาว ทยาล ยเป นเร องใกล ต วและเก ยวข องส มพ นธ ก บช ว ตการท างานประจ าว นของ บ คลากรในมหาว ทยาล ยเป นอย างมาก หน วยงานส าค ญของมหาว ทยาล ยท เป นแหล งผล ตเอกสารในส วนงาน บร หาร ค อส าน กงานอธ การบด และงานสารบรรณ เอกสารการบร หารของมหาว ทยาล ยท งหมดม กจ ดเก บไว ท ส วนงานน เอกสารนอกจากน จะกระจ ดกระจายอย ตามคณะ ส าน ก สถาบ น และหน วยงานย อยๆ ภายใน มหาว ทยาล ย ด วยเหต น งานจดหมายเหต มหาว ทยาล ยในต างประเทศหร อในประเทศไทย ส วนมากจ งม จ ดเร มต น มาจากน กว ชาการหร อไม ก อาจารย จากแผนกว ชาประว ต ศาสตร หร อบรรณาร กษ ห องสม ดมากกว าบ คลากร สายอ น ท งน โดยว ตถ ประสงค ของจดหมายเหต มหาว ทยาล ยม ไว ท าหน าท เป นคล งเก บเอกสารการบร หาร งานมหาว ทยาล ย ส งพ มพ และว สด ท งหลายท เก ยวข องก บประว ต เร องราว ความเป นมาของมหาว ทยาล ย รวมท งส งพ มพ ท งหมดของน กศ กษา ชมรม สมาคม และเอกสารส วนบ คคลของมหาว ทยาล ย โดยก าหนด 13

14 ค ณค าของเอกสารจดหมายเหต มหาว ทยาล ยไว 4 ประการ ค อ ค ณค าทางการบร หาร ค ณค าทางกฎหมาย ค ณค าทางการเง น และค ณค าทางประว ต ศาสตร ( โดยท วไปมหาว ทยาล ยม หน าท หล กค อ จ ดการเร ยนการสอนและการอน ม ต ปร ญญา ผล ตงานว จ ย ให บร การว ชาการแก ส งคม และเผยแพร ศ ลปว ฒนธรรม ในแง น จดหมายเหต มหาว ทยาล ย จ งเป นเอกสารท มหาว ทยาล ย จ งเป นเอกสารท มหาว ทยาล ยผล ตข นหร อร บไว เพ อใช ประโยชน ในการด าเน นงานตามหน าท และเก บร กษาไว เพราะม ค ณค าถาวร หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยจ งเป นความทรงจ าของสถาบ น ( Institute Memory/Official Memory) ผ ท ได ประโยชน จากเอกสารท มหาว ทยาล ยเก บร กษาไว ส วนใหญ ค อ กล ม ผ บร หารมหาว ทยาล ยซ งได ใช เพ อประกอบการต ดส นใจ อ างอ ง วางแผนงานและก าหนดนโยบาย และ อาจารย แผนกว ชาประว ต ศาสตร รวมถ งสาขาว ชาด านส งคมศาสตร และมน ษยศาสตร ท สามารถใช ประกอบ การสอน หร อเข ยนรายงานเก ยวก บประว ต ของสถาบ น รวมท งการว จ ยในห วข อต างๆ 7.1ความส าค ญของจดหมายเหตมหาว ทยาล ย ตามหล กการแล วหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยม กถ กก าหนดหน าท ให รวบรวม จ ดเก บเอกสารอย าง เป นระบบ จ ดท าเคร องม อช วยค น แนะน าแหล งข อม ลและให บร การแก ผ บร หาร หน วยงานเจ าของเอกสาร เจ าหน าท น ส ตน กศ กษา ศ ษย เก า น กว ชาการ รวมท งบ คคลภายนอกท สนใจค นคว า เร องราวประว ต ของ มหาว ทยาล ย ในแง ของการเป นแหล งข อม ล ความร เช นน ท าให หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยม ส วนช วย สน บสน นการเร ยน การสอน และการว จ ยท กสาขาว ชาของมหาว ทยาล ยอย างส าค ญ หอจดหมายเหต ย งเป น เสม อนห องเร ยนให น ส ตน กศ กษาได ฝ กปฏ บ ต งานการค นคว าเอกสาร การเข ยนรายงานประกอบการเร ยน และม บทบาทส าค ญในการเป นแหล งเร ยนร ของน กศ กษาในมหาว ทยาล ยแม แต น กศ กษาป แรกท เพ งเข า เป น การแนะน าให พวกเขาร จ กภ ม หล งของสถาบ น โดยม หอจดหมายเหต เป นต วเช อมโยง ถ ายทอดความร ตลอดจนร บร เร องราว ประว ต รากเหง าของสถาบ นต วเองซ งในทางหน งเป นการปล กฝ งความร กสาม คค การ หล อหลอมจ ตว ญญาณของน กศ กษาให เป นหน งเด ยว ท าให น กศ กษาเก ดความภาคภ ม ใจ ม ความช นชมและ ประท บใจในความเป นสถาบ นของตนเอง ไม เพ ยงแต หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยจะได ท าหน าท แนะน าให ร ใช แหล งข อม ลข นต นเท าน น แต ย งท าให เข าใจประว ต ศาสตร ของสถาบ นด วย ซ งท าให น กศ กษาได ร บความ สน กสนาน จากการเร ยนร ประสบการณ จ รงของการใช ช ว ตน กศ กษาในมหาว ทยาล ย 7.2 ขอบเขตงานของหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ย การจ ดต งหอจดหมายเหต ของมหาว ทยาล ยควรม การก าหนดพระราชบ ญญ ต ประกาศ หร อระเบ ยบ การจ ดต งหอจดหมายเหต ให เป นท ทราบโดยท วก น และควรม ข อม ลท ควรระบ ค อ 1.ช อหน วยงาน และสถานท ต ง 2. ว ตถ ประสงค ในการจ ดต ง 3. โครงสร างการบร หารและการด าเน นงาน 14

15 4. อ านาจหน าท ของหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ย 5. น กจดหมายเหต 6. คณะกรรมการหอจดหมายเหต 7. กฎระเบ ยบในการบร หารและด าเน นการ 7.3 เอกสารจดหมายเหต มหาว ทยาล ย ประเภทของเอกสารจดหมายเหต มหาว ทยาล ยท ม ความส าค ญควรค าแก การจ ดเก บไว ถาวรเพ อ ประโยชน ในการศ กษา ค นคว า และว จ ย ได แก เอกสารในส วนการบร หารงานมหาว ทยาล ย นโยบาย แผนงาน เอกสารส าน กงานอธ การบด รายงานส าน กงานกลาง จดหมายต ดต อและโต ตอบต างๆ ท งภายใน มหาว ทยาล ยและการต ดต อก บหน วยงานภายนอก หน งส อเว ยน ระเบ ยบวาระการประช ม รายงานการประช ม สภามหาว ทยาล ย รายงานการประช มคณบด พระราชบ ญญ ต ประกาศ ระเบ ยบข อบ งค บ ค าส ง เอกสารจาก ภาคว ชาต างๆ รายงานโครงการว จ ยของสถาบ น ข าวต ดจากหน งส อพ มพ เก ยวก บมหาว ทยาล ย ส งพ มพ ของ หน วยงานท กแห งในมหาว ทยาล ย ว ทยาน พนธ รางานการว จ ยโดยเฉพาะหน วยงานท ม หน าท เก ยวก บการ บร หารงานมหาว ทยาล ย เอกสารการก อต งคณะ ส าน ก สถาบ น หล กส ตรการเร ยนการสอน เอกสารส าน ก ทะเบ ยน ตารางเร ยน สถ ต จ านวนน ส ตน กศ กษา อาจารย บ คลากร เอกสารและส งพ มพ ของน กศ กษา เอกสาร ขององค การน กศ กษา ชมรม สมาคม และเอกสารของศ ษย เก า นอกจากน ย งม ว สด จดหมายเหต ท อย ในร ปล กษณะต างๆ เช น เคร องแบบน กศ กษา เข ม กระด ม เส อ เช ยร แผนผ ง ภาพถ าย ภาพเข ยน ภาพวาด พ มพ เข ยว ภาพถ ายทางกายภาพ เก ยวก บอาคารทางสถาป ตยกรรม ของมหาว ทยาล ย นอกจากน ย งรวมถ งว ตถ ส งของท อย ในร ปของโสตท ศนว สด เช น แถบบ นท กเส ยง ก จกรรมต าง ประว ต ศาสตร บอกเล า ว ด ท ศน ฟ ล มภาพยนตร สไลด ฟ ล มจากกล องท ว วงจรป ดเก ยวก บการ ด แลร กษาความปลอดภ ยในมหาว ทยาล ย ส งประด ษฐ ท เก ยวข องก บเหต การณ และประว ต ศาสตร ของ มหาว ทยาล ย ว สด ย อส วน และย งรวมถ งร ปประต มากรรมท เป นส อส ญล กษณ บ งบอกประว ต และความ เป นมาของมหาว ทยาล ยในอด ต ป จจ บ นเอกสาร อ เลกทรอน กส ซ งเป นการบ นท กข อม ลด วยส อสม ยใหม ก ถ อเป นว สด จดหมายเหต ด วย และว สด ท งหมดข างต นเก ดจากการบร หาร และด าเน นงานตามหน าท ของมหาว ทยาล ยถ อเป นเอกสารท ม ค ณค าและเป นทร พย ส นของมหาว ทยาล ย ควรค าแก การจ ดเก บไว ถาวรเพ อประโยชน ในการบร หาร และ ด าเน นงานของมหาว ทยาล ยต อไปในอนาคต นอกจากน พบว าเอกสารอ กประเภทหน งท ม ความส าค ญไม น อยไปกว าเอกสารการบร หารและ ด าเน นงานมหาว ทยาล ยค อ เอกสารส วนบ คคลของคนส าค ญของมหาว ทยาล ยประเภทต างๆ ไม ว าจะเป น เอกสารผ บร หารมหาว ทยาล ยต าแหน งต างๆ ในอด ต เอกสารของอธ การบด เอกสารคณบด อาจารย น กศ กษา ศ ษย เก า และบ คลากรของมหาว ทยาล ย เอกสารส วนบ คคลเหล าน อาจจะมาจากการสะสม รวบรวม และเป น ภาระงานของส วนบ คคลคนหน ง ซ งหมายถ งเอกสารการบร หารงานในต าแหน งผ บร หาร เอกสารการประช ม 15

16 เอกสารค าสอน ข อม ลการว จ ย สม ดจดบ นท กความทรงจ า ภาพถ ายเก ยวก บบ คคลคนหน ง ซ งหมายถ ง เอกสารการบร หารงานในต าแหน งผ บร หาร เอกสารการประช ม เอกสารค าสอน ข อม ลการว จ ย สม ดจด บ นท กความทรงจ า ภาพถ ายเก ยวก บบ คคล สถานท เหต การณ และก จกรรมส าค ญต างๆ ของมหาว ทยาล ย จดหมายโต ตอบส วนต ว ส นทรพจน ต นฉบ บลายเข ยน ข าวต ดหน งส อพ มพ รวมเล ม โปสเตอร เหต การณ ทาง การเม อง และก จกรรมของน กศ กษา โครงร างค าบรรยาย ต วอย างรายงานด เด นของน กศ กษา ใบจดคะแนน ผลงานเก าๆ ของน ส ตน กศ กษา เอกสารของสโมสรน ส ตหร อสมาคมศ ษย เก า ร ปถ ายก จกรรมของชมรม ค าย หร อหอพ ก หน งส อบ ณฑ ต การแข งข นก ฬา การ บน องใหม ปาฐกถา ผลงานว จ ย หน งส อท ระล กประจ าร น หน งส อครบวาระต างๆ เอกสารประว ต ศาสตร ค าบอกเล า เอกสารเก ยวก จกรรมทางส งคม เช น หน งส อเช ญ ประช ม บ ตรเช ญ บ ตรอวยพร บ ตรแสดงความย นด รายงานการประช ม คณะกรรมการม ลน ธ สมาคม องค การต างๆ เอกสารเหล าน หาด ได ยาก ม ความแตกต างจากเอกสารราชการ เป นภาพสะท อนส วนหน งของ ประว ต ความทรงจ ามหาว ทยาล ย ท จะเป นประโยชน อย างย งในการใช เป นข อม ลเท ยบเค ยง หร อใช เช อม ส มพ นธ หร อเก ยวโยงก บเอกสารมหาว ทยาล ยในกล มอ นๆ เป นข อม ลความร ทางการศ กษา และความร เฉพาะสาขาว ชาท บ คคลผ น นเช ยวชาญ ข อม ลเหล าน ย งท าให เข าใจถ งประว ต บ คคลส าค ญของมหาว ทยาล ย ได อ กด วย เอกสารท ส าค ญอ กประเภทหน งค อ เอกสารคอลเลคช นพ เศษท หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยควร รวบรวมจ ดหาเข ามา ได แก เอกสารส วนบ คคลภายนอกท ม ความเก ยวข องก บมหาว ทยาล ย เอกสาร ประว ต ศาสตร ของมหาว ทยาล ยอ นๆ ท ม ความส มพ นธ ก บมหาว ทยาล ย เหต การณ ส าค ญในอด ตเก ยวข องก บ มหาว ทยาล ย เอกสารและส งพ มพ ของช มชนเม อง และส งคมแวดล อมใกล เค ยงมหาว ทยาล ย รวมท ง ส งประด ษฐ ค ดค นท เก ดจากการจ ดก จกรรมทางว ชาการของมหาว ทยาล ยและน กศ กษา ( ดาวเร อง แนวทอง 8. การด าเน นงานจดหมายเหต การด าเน นงานจดหมายเหต ม ว ธ การและข นตอนการด าเน นงาน ด งน 1. การจ ดหาเอกสาร 2. ว ธ การจ ดหาเอกสาร 3. การประเม นค ณค าเอกสาร 4. การจ ดท าหล กฐานควบค ม 8.1. การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต หมายถ ง การท าให ม และเพ มปร มาณเอกสารของศ นย เก บเอกสาร กลางและสถาบ นจดหมายเหต ซ งม กระบวนการต งแต การประเม นค ณค า การโอนย ายตามท ตกลงก นก บ หน วยงานท ผล ตหร อเก บร กษาเอกสาร การร บฝาก การร บมอบ การซ อ และการร บบร จาค ตลอดจนการ จ ดท าหล กฐานควบค มเอกสารการจ ดหาเอกสาร 16

17 จดหมายเหต เป นภารก จแรกท สถาบ นจดหมายเหต ต องด าเน นการตามว ธ การ โดยจะกล าวถ ง นโยบายการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต การประเม นค ณค าและว ธ การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต ด งต อไปน นโยบายการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต นโยบายการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต จะเป นแนวทางในการก าหนดขอบเขตและเน อหาของ เอกสารจดหมายเหต ท จะจ ดเก บ เพ อเจ าหน าท และผ สนใจมอบเอกสารจดหมายเหต จะได ทราบว าจะจ ดเก บ อะไร ม เอกสารชน ดใดท สนใจต ดตามเป นพ เศษ และเอกสารประเภทใดท ไม ต องจ ดเก บ นโยบายการจ ดหาควรระบ ข อม ลพ นฐาน ด งน 1. ประเภทเอกสารท จะจ ดเก บ 2. ชน ดหร อร ปล กษณ ของเอกสารจดหมายเหต ท เล อกเก บ 3. แหล งท จ ดท าหร อผล ตเอกสาร 4. ประเภทของเอกสารส วนบ คคล (Personal papers) หร อเอกสารประจ าตระก ลหร อ เอกสารอ นท ต องเก บ และอาจระบ 5. ความร วมม อก บสถาบ นจดหมายเหต อ นในการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต เพ อม ให ซ าซ อนหร อเก ดการแข งข นระหว างสถาบ นจดหมายเหต ด วยก น ป จจ ยส าค ญท ช วยให การต ดส นใจในการก าหนดนโยบายจ ดหาเอกสารจดหมายเหต ด งน 1. ทร พยากร ควรพ จารณาว าเอกสารจดหมายเหต ท ต องการจ ดหาน นสามารถจ ดหาได หร อไม ม สถาบ นอ นรวบรวมเอกสารจดหมายเหต ห วเร องด งกล าวหร อห วเร องคล ายคล งก นหร อไม ประมาณการค าใช จ ายในการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต น น และเอกสารอ นใด ท ควรจ ดหามาเสร มเอกสาร อ นๆ ท ม 2. สภาพทางกายภาพของเอกสาร เอกสารจดหมายเหต ล กษณะใดท สถาบ นจดหมายเหต ต องการและม ความพร อมท จะจ ดเก บ เช น - เอกสารการปฏ บ ต งานและเอกสารต นฉบ บต วเข ยนท ไม ได ม การจ ดพ มพ เผยแพร - เร องท ต พ มพ และส งพ มพ ท จ ดพ มพ เผยแพร - แผนท แปลน และภาพวาดทางสถาป ตยกรรม - ภาพ และภาพถ าย - ส อโสตท ศน เช น แถบบ นท กเส ยงแบบตล บและแบบม วน แถบว ด ท ศน - ว สด ท ผล ตจากคอมพ วเตอร รวมท งเทปคอมพ วเตอร และกระดาษพ มพ จากเคร อง 17

18 - ว สด ประด ษฐ และของท ระล ก เช น เหร ยญ แสตมป เคร องแต งกาย ฯลฯ 3. ผ ใช ใครค อผ ใช เอกสารจดหมายเหต และจะใช อย างไร 8.2. ว ธ การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต เอกสารจดหมายเหต เป นสารน เทศท เก ดจากการด าเน นงานตามหน าท ท บ คคล หร อหน วยงานได จ ดท าข นหร อร บไว โดยม ว ตถ ประสงค เพ อใช เป นเคร องม อในการบร หารงานและปฏ บ ต งาน หร อเพ อเป น หล กฐานและอ างอ ง ด งน นเอกสารท ม ความสมบ รณ ท ส ดจ งม เพ ยงฉบ บเด ยวหร อช ดเด ยว หร อช ดท บ คคล หร อหน วยงานได น ามาใช เพ อการด งกล าว ด วยเหต น การจ ดหาจดหมายเหต ต องม ว ธ การเฉพาะเพ อให ได เอกสารต นฉบ บท สมบ รณ ท ส ด ว ธ การท ปฏ บ ต โดยท วไปตามหล กว ชาการจดหมายเหต ม ด งน การร บมอบ (Accessioning) การร บมอบเป นกระบวนการส งมอบเอกสารท หน วยงานน นไม ได ใช ประโยชน ในการ ด าเน นงานประจ าว น หร อท เร ยกว า เอกสารส นกระแสการใช หร อเอกสารท ปฏ บ ต เสร จแล ว แต ย งม ค ณค าตามเกณฑ ท ก าหนดหร อต องเก บร กษาถาวรตลอดไปมาเก บ ร กษาไว ในสถาบ นจดหมายเหต โดยท วไปสถาบ นจดหมายเหต จะไม ร บมอบเอกสารท หน วยงานย งต องการ น ามาใช ประโยชน บ อย ๆ หร อเป นคร งคราวหร อท เร ยกว า เอกสารก งกระแสการใช หร อ เอกสาร อย ระหว างรอปฏ บ ต เน องจากท าให เก ดป ญหาทางปฏ บ ต หลายประการ เช น เอกสารบางเร องส ญหายใน ระหว างการใช เอกสารช ดน น และป ญหาการควบค มและร กษาความปลอดภ ยให แก เอกสารเน องจาก หน วยงานต องการใช อย และป ญหาการด าเน นงานเทคน คจดหมายเหต ซ งท าให หน วยงานจดหมายเหต ต อง เก บร กษาเอกสารน นไว โดยไม สามารถน ามาจ ดได เน องจากไม ทราบว าเอกสารช ดน นม ครบถ วนหร อไม และ ปร มาณเอกสารท งหมดม จ านวนเท าใด ด งน นสถาบ นจดหมายเหต จ งต องท าความตกลงก บหน วยงานเจ าของ เอกสาร ในการส งมอบเอกสารส นกระแสการใช และม ค ณค ามาเก บไว ในสถาบ นจดหมายเหต ในระยะเวลาท ก าหนดโดยสม าเสมอ หากหน วยงานใดม การจ ดท า ตารางก าหนดอาย การเก บเอกสาร การโอนย าย เอกสารจดหมายเหต ย อมสะดวกมากย งข น การร บบร จาค การร บบร จาคเป นกระบวนการท บ คคล หร อหน วยงานได ตกลงมอบ เอกสารท สอดคล องก บว ตถ ประสงค ท ก าหนดไว ในนโยบายการจ ดหาให แก สถาบ นจดหมายเหต อย าง ถ กต องตามกฎหมาย เพ อช วยเสร มเอกสารจดหมายเหต บางช ดหร อบางหมวดให ม ความสมบ รณ ย งข น ก อนท สถาบ นจดหมายเหต จะตกลงร บมอบเอกสารจดหมายเหต จ าเป นต องส บเสาะหาข อม ลเก ยวก บเอกสาร จดหมายเหต ท ต องการร บมอบ เพ อให แน ใจว าม ค ณค า และสอดคล องก บนโยบายการจ ดหาเอกสารจดหมาย เหต ท ก าหนดไว และเป นเอกสารจดหมายเหต ท ผ บร จาคม ส ทธ ในการครอบครองถ กต องตามกฎหมาย และ เม อม การเจรจาตกลงก นเร ยบร อยแล ว ต องม การจ ดท าหล กฐานการบร จาคเป นลายล กษณ อ กษร เพ อป องก น การฟ องร องภายหล ง พร อมท งระบ เง อนไขท ผ บร จาคต องการให ปรากฏเป นลายล กษณ อ กษรให อย ใน หน งส อฉบ บเด ยวก นให ครบถ วน 18

19 8.2.3 การร บฝาก การร บฝากเอกสารจดหมายเหต เป นกระบวนการท เจ าของ เอกสาร จดหมายเหต ย งไม ย นยอมบร จาคเอกสารท ครอบครองให แก สถาบ นจดหมายเหต แต ย นด ให น าเอกสาร จดหมายเหต มาจ ดเก บและด แลร กษา และอน ญาตให ใช ประโยชน ได ภายใต เง อนไขท ก าหนดไว อย างไรก ตามก อนท สถาบ นจดหมายเหต จะตกลงร บฝากเอกสารด งกล าว ควรม การเจรจาเพ อตกลงเง อนไขก บเจ าของ เอกสารให ช ดเจน สถาบ นจดหมายเหต ไม ควรร บฝากเอกสารจดหมายเหต ท เจ าของเอกสารไม อน ญาตให ใช เอกสารหร อม เง อนไขมากเก นไป การร บฝากด งกล าวต องม การจ ดท าหล กฐานเป นลายล กษณ อ กษร การซ อ การซ อเอกสารจดหมายเหต เป นว ธ การจ ดหาท จ าเป นส าหร บ สถาบ น จดหมายเหต บางประเภทเท าน น โดยเฉพาะอย างย งสถาบ นจดหมายเหต ขนาดใหญ และสถาบ นจดหมาย เหต ภาคเอกชนท ม งบประมาณเพ ยงพอ และเอกสารน นเป นเอกสารท ผ ครอบครองต องการขาย ก อนการซ อ เอกสารจดหมายเหต สถาบ นจดหมายเหต ต องตกลงราคาให แน นอน และม การจ ดท าหล กฐานการซ อเป น ลายล กษณ อ กษรโดยระบ ช อผ ขาย ช อผ ซ อ ราคา พร อมรายละเอ ยดของเอกสารท จ ดซ อ การย ม การย มเอกสารจดหมายเหต เป นการย มเอกสารท ม ค ณค าท ผ ครอบครองไม ย นยอมฝาก บร จาคขายให ท าส าเนาหร อจ าลอง แต ย นยอมให สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมาย เหต ย มมาใช ประโยชน เท าน น การจ ดหาเอกสารจดหมายเหต ว ธ น ม กสร างป ญหาแก สถาบ นจดหมายเหต หลายประการ เช น ภายหล งจากท สถาบ นจดหมายเหต ได ด าเน นการจ ดและสงวนร กษาเอกสารจดหมาย เหต ท ย มน นเร ยบร อยแล ว ได น ามาใช ประโยชน เพ ยงช วงระยะเวลาหน ง ต อมาเจ าของเอกสารประสงค จะ ขอถอนเอกสารจดหมายเหต ท ให ย มน นกล บค น ท าให สถาบ นจดหมายเหต ต องส ญเส ยค าใช จ ายในการ ด าเน นการโดยม ได ร บประโยชน อย างเต มท และบางกรณ เม อเจ าของเอกสารจดหมายเหต เส ยช ว ต ทายาท หร อผ ม ส ทธ ทางกฎหมายฟ องร องขอเอกสารกล บค น ด งน นหากสถาบ นจดหมายเหต ได พ จารณาเห น ความส าค ญในการย มเอกสารด งกล าว ต องม การจ ดท าข อตกลงให ช ดเจนเป นลายล กษณ อ กษร โดยระบ ล กษณะของเอกสารท ย ม เง อนไขในการย ม เง อนไขในการจ ดเก บ การให ใช และระยะเวลาท ให ย ม การท าส าเนาและจ าลองเอกสาร การท าส าเนาและการจ าลองเอกสารเป นการสร าง เอกสารข นใหม โดยกรรมว ธ ต าง ๆ เช น ถ าย พ มพ อ ดส าเนา ค ด เข ยน เป นส าเนาเอกสาร ภาพถ าย สไลด ไมโครฟ ล ม ไมโครฟ ช ฯลฯ การจ ดหาด วยการท าส าเนาและจ าลองเอกสารน จ าเป น ส าหร บกรณ ท สถาบ น จดหมายเหต ไม สามารถจ ดหาเอกสารต นฉบ บได และเอกสารด งกล าวม ความส มพ นธ หร อสอดคล องก บ เอกสารจดหมายเหต ท สถาบ นจดหมายเหต เก บร กษา เช น เอกสารจดหมายเหต เก ยวก บประเทศไทยท ม อย ในสถาบ นจดหมายเหต แห งชาต ในประเทศอ งกฤษ และสหร ฐอเมร กา ซ งม ค ณค าต อการศ กษาค นคว าของ น กว จ ยชาวไทย ด งน น หากสถาบ นจดหมายเหต ในประเทศไทยต องการจ ดหาเอกสารเหล าน น ว ธ การจ ดหา ท ด ท ส ด ค อ การขอท าส าเนาเป นว สด ย อส วนประเภท ไมโครฟ ล ม หร อไมโครฟ ช หร อถ ายส าเนาลงบน กระดาษ 19

20 8.3. การประเม นค ณค าเอกสาร การท สถาบ นจดหมายเหต แต ละแห งต างม ว ธ การและการด าเน นงานจ ดหาเอกสารแตกต าง ก น ตามว ตถ ประสงค และนโยบายท ก าหนด แต ก จกรรมในกระบวนการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต ท เหม อนก นอย างหน งค อ การค ดเล อกเอกสารเพ อจ ดเก บเป นเอกสารจดหมายเหต ซ งม กระบวนการ ด าเน นงานเฉพาะท เร ยกท วไปในวงการจดหมายเหต ว า การประเม นค ณค า การท สถาบ นจดหมายเหต หร อหน วยงานจดหมายเหต จ าเป นต องม การประเม นค ณค าเอกสาร เน องจากสถาบ นจดหมายหร อหน วยงานจดหมายเหต ไม สามารถจ ดเก บเอกสารท หน วยงานได จ ดท าข น หร อ ร บไว ตามหน าท ได ท งหมด ถ งแม ว าแต ละหน วยงานย อยได ม กลไกและว ธ การในการลดปร มาณเอกสารท ม อย ในส าน กงานระหว างการใช อย างสม าเสมอ แต ปร มาณเอกสารท ม ค ณค าควรจ ดเก บเป นเอกสารจดหมาย เหต จะม เพ ยงร อยละ 5 ของเอกสารท จ ดท าข นท งหมด ด งน นการต ดส นใจเล อกว าเอกสารใดควรเก บและ เอกสารใดควรท าลาย จ งเป นห วใจส าค ญของการจ ดหาเอกสารจดหมายเหต ค ณค าของเอกสาร ม 2 ระด บ ค อ 1. ค ณค าข นต น ค อค ณค าท ม ต อหน วยงาน ท จ ดท าหร อร บเอกสารน นและน ามาใช ประโยชน เพ อการ บร หาร การปฏ บ ต งาน หร อเพ อเป นหล กฐานหร ออ างอ งทางกฎหมายและทางการเง น ด งน น เอกสารท กช น จ งม ค ณค าข นต นหร อได ใช ประโยชน ในช วงระยะแรกท จ ดท าข นหร อร บเอกสารไว โดยเฉล ยจะอย ในป แรก พอเวลาผ านไปช วงระยะเวลาหน งประมาณป ท สองค ณค าข นต นของเอกสารน นจะลดลง หร อหมดไปเพราะ ไม ได น ามาใช ประโยชน ต อไปอ ก ด งน นเอกสารช นน นครบอาย การเก บร กษาไว ใช ในส าน กงาน ต องก าจ ด ออกไปโดยการโอนย ายไปเก บท อ นหร อท าลายเพ อลดปร มาณเอกสารท จ ดเก บในส าน กงาน 2. ค ณค าข นรอง ค อ ค ณค าท ย งเหล ออย หล งจากได ใช ประโยชน จากเอกสารช นน นในการปฏ บ ต งาน เร ยบร อยแล วซ งค ณค าข นต นจะหมดไป แต เอกสารช นน นย งน าไปใช เป นพยานหล กฐานหร ออ างอ งหร อย งม สารน เทศท ม ประโยชน เช น ม สารน เทศเก ยวก บบ คคล สถานท ว ตถ และส งของ ก จกรรม เร องราวและ เหต การณ ด งน นเอกสารด งกล าวเหล าน ย งคงต องได ร บการจ ดเก บด แลร กษาเพ อน ามาใช ประโยชน ใน การศ กษาค นคว าว จ ยถ งประว ต ศาสตร การพ ฒนาส งคมและความร ในสาขาว ชาการต างๆ ตลอดจนการศ กษา ถ งประว ต พ ฒนาการของหน วยงาน เอกสารท ม ค ณค าข นรองเหล าน บางช นจะกลายเป น เอกสารจดหมาย เหต ต อไป ด งน นจ งพอสร ปได ว า เอกสารท ได จ ดท าข นหร อร บไว แต ละช นม อาย การจ ดเก บและการท าลาย แตกต างก นตามค ณค าหร อการใช ประโยชน ของหน วยงาน 3.1 หล กเกณฑ การประเม นค ณค าเอกสาร การประเม นค ณค าเอกสาร ค อ กระบวนการพ จารณาค ณค าหร อประโยชน ของเอกสารอย างม หล กเกณฑ เพ อก าหนดอาย การเก บและการท าลายเอกสาร และม กจะจ ดท าเป นตารางท เร ยกว า ตาราง ก าหนดอาย การเก บเอกสาร (Records retention schedule) ซ งน ามาใช เป นแนวทางพ จารณาหร อเป นค ม อใน 20