บทท 5 การวางแผนโครงการ

Transcription

1 บทท 5 การวางแผนโครงการ ในข นตอนของการวางแผนโครงการจะเป นข นตอนแรกท ม ความเก ยวข องก บความเป นมาของ โครงการ โดยม แนวความค ดจากแหล งต างๆ ท ต องการให ม โครงการเก ดข นและเป นเร องเก ยวข องก บ การเปล ยนป จจ ยทางการบร หาร ได แก บ คลากร ว สด อ ปกรณ เง นท น ข อม ล และการจ ดการให เป นผลผล ต หร อผล ตภ ณฑ ท ม ความสอดคล องก บว ตถ ประสงค ของโครงการ ด งน นผ บร หารโครงการจะต องให ความส าค ญในด านว ตถ ประสงค ขอบเขตการด าเน นงาน องค การ ค ณภาพ ต นท น เวลา เป นต น เพ อน า ว ตถ ประสงค ด งกล าวมาวางแผนเพ อด าเน นก จกรรมท เก ยวข องต อไป การร เร มโครงการท จะให ม โครงการเก ดข นน เก ดจากการเห นโอกาสทางการตลาด องค การจ งด าเน นการผล ตผล ตภ ณฑ ท ตลาด ต องการ หร อเก ดจากความต องการเสร มให โครงการท ก าล งด าเน นการอย แล วประสบผลส าเร จ เก ดจาก ภ ยพ บ ต ทางธรรมชาต องค การจ งต องม โครงการในการด แลและช วยเหล อ เก ดจากความต องการของส งคม จ งต องก าหนดให ม โครงการให ความช วยเหล อ เป นต น ด งน นผ บร หารโครงการจะต องใช ทร พยากร การบร หารต างๆ ท าให ผ บร หารจ าเป นจะต องใช ทร พยากรท ม อย อย างจ าก ดให เก ดประโยชน ส งส ด การวางแผนโครงการเป นกระบวนการแรกของการเร มต นโครงการ หากโครงการไม ได ร บ ความเอาใจใส ไว ล วงหน าแล วจะท าให โครงการน นเป นโครงการท ถ ก าหนดข นมาอย างเล อนลอย ขาด ความน าเช อถ อ ซ งเหต การณ ด งกล าวเก ดจากการขาดการว เคราะห ข อม ลสารสนเทศ ความเป นเหต เป นผล ท สอดคล องก นในการด าเน นโครงการ ขาดการพ จารณาจากฐานข อม ลท เก ยวข องอย างครอบคล มตาม สถานการณ ท เก ดข นจร ง ขาดการสร างรากฐานความเข มแข งให ก บโครงการอย างเป นระบบ ซ งจะท าให เก ดความล มเหลวจากการด าเน นโครงการในอนาคตได ด งน นการก าหนดโครงการท ผ ดพลาดจะก อให เก ด ผลกระทบตามมาอย างต อเน อง เน องจากสภาวะแวดล อมในป จจ บ นม การเปล ยนแปลงท รวดเร วและ ม ความไม แน นอนจ งท าให โครงการได ร บความส าค ญมากย งข น ผ บร หารโครงการควรเร มต นจากการว เคราะห สภาวะแวดล อมท งภายในและภายนอกอย างรอบคอบ ก อนด าเน นโครงการจร ง เน องจากก จกรรมของโครงการจะม ความส มพ นธ อย างเป นระบบเพ อบรรล ว ตถ ประสงค และเพ อสนองตอบความต องการตามแผนงานท ก าหนดขององค การ การว เคราะห สภาวะแวดล อม จ งม ส วนช วยท าให ลดผลกระทบจากสภาวะแวดล อมท ไม คาดค ดลงได จากล กษณะของการด าเน นโครงการ ท ม ความแตกต างออกไปจากการวางแผนการปฏ บ ต โดยท วไป ด งน นผ วางแผนโครงการจะต องทราบ ถ งหล กการท จ าเป นในการด าเน นโครงการและให ความส าค ญในการวางแผนด วย

2 118 ความส าค ญของการวางแผนโครงการ โครงการเป นส วนประกอบท ส าค ญของแผนงานหล กในองค การ ซ งแผนงานแต ละแผน จะประกอบไปด วยโครงการท จะต องม ความครอบคล มก จกรรมท กด านของแผน แผนงานจะไม สามารถ ด าเน นการไปได อย างม ประส ทธ ภาพหากแผนน นขาดโครงการท ไม ครอบคล มงานหร อก จกรรม ได แก การก าหนดว ตถ ประสงค เป าหมาย ว ธ การด าเน นก จกรรมท ช ดเจน เป นต น เพ อให การด าเน นก จกรรม บรรล ผลส าเร จของโครงการ ด งน นผ บร หารจ งต องท าการวางแผนงานหร อก าหนดก จกรรมเป นข นตอน ท ม ความสอดคล องก นไป นอกจากน ล กษณะท ส าค ญของโครงการ ค อ การปฏ บ ต ท สอดคล องก น เน องจาก การด าเน นโครงการม กเก ยวข องก บหลายหน วยงาน และการด าเน นก จกรรมท ม ความซ บซ อนรวมท งม ว ตถ ประสงค ท ช ดเจนซ งเป นป จจ ยส าค ญและย งเป นป จจ ยท ก าหนดความส าเร จของโครงการอ กด วย การวางแผนโครงการ (Project planning) ค อ ความพยายามท จะคาดคะเนเวลาและค าใช จ าย ท จะใช ในการด าเน นงานโครงการใดโครงการหน ง นอกจากน ย งรวมถ งผลประโยชน ท คาดว าจะได ร บ จากโครงการ การก าหนดข นตอนในการท างาน ก จกรรมท จะต องท า เวลาท ใช ในแต ละก จกรรม รวมท ง บ คลากรท เหมาะสมในแต ละก จกรรมด วย ในแต ละโครงการควรจะวางแผนในรายละเอ ยดให มาก ก อนท จะเร มท างานจร งและเม อด าเน นงานจร งแล ว ควรม การต ดตามและควบค มให เป นไปตามแผนท วางไว ด วย ส าหร บการก าหนดแผนงานและออกแบบโครงการจะประกอบไปด วยก จกรรมต างๆ ได แก การว เคราะห การออกแบบและการพ ฒนาโปรแกรม การเตร ยมเอกสาร การฝ กอบรม และการปฏ บ ต งานจร ง ซ งแต ละ ก จกรรมก จะประกอบด วยงานย อยแยกอ ก ได แก การคาดคะเนและก าหนดระยะเวลา การเตร ยมตาราง การปฏ บ ต งาน คาดคะเนและจ ดสรรค าใช จ าย ผลประโยชน ท จะได ร บ เป นต น ส าหร บล กษณะของการวางแผนโครงการท ม ประส ทธ ผลน น จะประกอบไปด วยค ณล กษณะ ท ส าค ญ ค อ โครงการต องม ว ตถ ประสงค ท ม ความเฉพาะเจาะจง ม ความย ดหย น ม การประสานท ด ระหว าง ผ ปฏ บ ต และม การวางแผนการควบค มท ด เป นต น ส วนองค ประกอบของการวางแผนโครงการ ได แก ม การก าหนดภาพรวมของโครงการ ม การก าหนดว ตถ ประสงค ของโครงการ ม การก าหนดเน อหาท วไป ของโครงการ ม การพ จารณาข อตกลงการปฏ บ ต งาน ม การก าหนดเวลาในการปฏ บ ต ทร พยากรท ใช ใน การบร หารโครงการ บ คลากรผ ปฏ บ ต ในโครงการ เคร องม อหร อเทคน คในการประเม นโครงการ การ พ จารณาป ญหาและอ ปสรรคท อาจเก ดข นได เป นต น ส วนกล มบ คคลท ม ส วนเก ยวข องในการวางแผนโครงการ ประกอบด วย คณะกรรมการอ านวยการ ผ บร หารระด บส ง ผ จ ดการตามสายงาน ผ จ ดการโครงการ ผ จ ดการกล มงาน ท ปร กษาโครงการ ผ เช ยวชาญหร อผ ช านาญพ เศษ เป นต น

3 119 ว ส ตร จ ระด าเก ง (2547, หน า 97) กล าวว า ข นตอนการวางแผนน นจะเร มต งแต การก าหนด ว ตถ ประสงค ของโครงการ ว ธ การจ ดการและว ธ ท างานต างๆ เพ อให บรรล ตามเป าหมาย โดยการแยก โครงการออกเป นกล มงานและงานแล วจ งก าหนดเวลาแต ละงาน ตลอดจนความส มพ นธ ระหว างงาน โดยท มงานบร หารโครงการจะก าหนดต นท นการใช ทร พยากรต างๆ ส าหร บแต ละงานและรวมเป นของ ท งโครงการ ท งน จะต องให ผ ร บผ ดชอบในแต ละกล มงานและในกรณ ท ต องม การพ ฒนาว ธ การท ต องพ ฒนา ว ธ การปฏ บ ต ท จ าเป นก จะต องจ ดท าไปในช วงเวลาท เหมาะสม รวมไปถ งการฝ กอบรมให ก บผ ปฏ บ ต ด วย การวางแผนโครงการน นม ประโยชน และความส าค ญต อองค การหลายประการ หากผ บร หาร ม การวางแผนโครงการอย างเป นระบบแล ว จะท าให การใช ทร พยากรท ม อย อย างจ าก ดเป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ เน องจากการวางแผนโครงการได ม การพ จารณาถ งก จกรรมท เก ยวข องท าให สามารถใช ทร พยากรได อย างค มค า ลดความส ญเส ยและข อผ ดพลาดลงได การวางแผนโครงการท ด ควรจ ดท าอย าง เป นระบบและอาศ ยความร ความเข าใจเก ยวก บต วโครงการ ไม ว าจะเป นป ญหาท โครงการต องการแก ไข และความคาดหว งจากการแก ไขป ญหาน น ด งน นโครงการจะต องม การประสานงานก บโครงการอ นๆ ด วย ด งน นการประสานงานจ งจะช วยท าให การใช ทร พยากรท ม อย อย างจ าก ดเป นไปอย างม ประส ทธ ภาพ โครงการประกอบด วยก จกรรมท เป นระบบย อยท ม ความเก ยวข องก บระบบย อยหลายๆ ระบบ จ งท าให การวางแผนโครงการเป นกลไกในการประสานก จกรรมต างๆ ของโครงการ ด งน นการวางแผน โครงการจ งต องด าเน นการก อนก จกรรมอ น เพ อก าหนดก จกรรมท จ าเป นต อความส าเร จของโครงการ ซ งป ญหาจากก จกรรมในการด าเน นโครงการท ผ บร หารโครงการจะต องค าน งถ ง ค อ ผลการด าเน นโครงการ ท อาจเก ดการเบ ยงเบนไปจากแผนท ก าหนดหร อผลผล ตของโครงการแตกต างจากท คาดหว ง เป นต น เน องจากในการน าโครงการไปปฏ บ ต ม กพบว าผ ท เก ยวข องก บโครงการไม สามารถปฏ บ ต งานได ตาม แผนท วางไว ด งน นการวางแผนท ด และเหมาะสมจ งเป นป จจ ยท ม ความส าค ญต อความส าเร จของโครงการ อย างไรก ตามการวางแผนโครงการย งม ความจ าเป น เน องจากไม เพ ยงแต ท าให ผ บร หารสามารถ ประสานงานก บก จกรรมต างๆ ของโครงการอย างม ประส ทธ ภาพ แต ย งท าให สามารถต ดส นใจและจ ดสรร ทร พยากรให ก บก จกรรมภายในโครงการอย างเหมาะสมอ กด วย ให ผ บร หารสามารถบร หารโครงการ จนบรรล ว ตถ ประสงค ท ต องการ นอกจากน การวางแผนโครงการอย างม ประส ทธ ภาพท าให โครงการ สามารถแล วเสร จภายในระยะเวลาและงบประมาณท ก าหนด โดยการวางแผนจะม การค าน งถ งว ตถ ประสงค ท งในระยะส น ปานกลาง และระยะยาวเพ อการบรรล ภารก จขององค การหร อส งคม การวางแผนโครงการ จ งเป นว ธ การวางแผนท ม งเน นอนาคต ม การใช ระบบสารสนเทศในการบร หารก จกรรมในโครงการ แบบบ รณาการ และม งเน นถ งการบรรล ผลส าเร จตามแผนท ได ก าหนดไว ในแผนของโครงการน นเอง

4 120 ป จจ ยท เก ยวข องก บการวางแผนโครงการ เม อแผนโครงการได ร างเสร จแล วเพ อให เก ดความม นใจว าทร พยากรท จ าเป นจะได ร บการจ ดสรร อย างเพ ยงพอและแผนจะถ กน าไปส การปฏ บ ต ได อย างเหมาะสม ผ บร หารโครงการควรส งแผนไปให ผ บร หารระด บส งได พ จารณาและให ข อเสนอแนะเพ อการปร บปร งและแก ไขเบ องต น เม อแผนได ปร บปร ง แก ไขเสร จเร ยบร อยแล วจ งน าเสนอแผนโครงการเพ อให ความเห นชอบและร บการอน ม ต และเม อโครงการ ได ร บการอน ม ต ให ด าเน นโครงการแล ว จากน นผ บร หารโครงการจ งจ ดท าแผนด าเน นงาน เช น การจ ด โครงสร างการปฏ บ ต เพ อน าไปส ว ตถ ประสงค ท ต องการ โดยแผนจะแสดงให ทราบถ งภาระหน าท และ ความร บผ ดชอบท บ คลากรแต ละคนต องปฏ บ ต รวมถ งการต ดส นใจท ส าค ญท งหมด ด งน นแผนโครงการ จ งเป นกลไกส าหร บการต ดต อประสานงานระหว างผ ปฏ บ ต ในโครงการ และเป นก จกรรมแรกท จ ดท าข น เพ อใช ก าหนดล าด บของงานอย างละเอ ยด และเตร ยมงบประมาณส าหร บโครงการต อไป แผนโครงการจะถ กจ ดท าและก าหนดการในร ปปฏ ท นเพ อด าเน นการอย างเหมาะสม ถ าหาก แผนโครงการท ไม ได ถ กก าหนดการเพ อด าเน นการอย างเหมาะสมล วงหน าแล ว อาจจะน าไปส การด าเน นงาน ท ม ป ญหาและอ ปสรรคจนเก ดความล มเหลวได ด งน นส งส าค ญท ผ บร หารจะต องท าการวางแผนเพ อ ด าเน นงานต งแต เร มต นก อนท จะเร มต นท าก จกรรมอ น อย างไรก ตามแผนส าหร บด าเน นโครงการท ด น น จะต องสามารถปร บปร งเปล ยนแปลงได ตามความเหมาะสมตามสถานการณ เน องจากสภาวะแวดล อมท โครงการต องเผช ญสามารถเปล ยนแปลงไป จนสามารถท าให ผลการด าเน นโครงการคลาดเคล อนไปจาก ว ตถ ประสงค ได ตลอดเวลาน นเอง อย างไรก ตามแผนจะถ กเปล ยนแปลงก ต อเม อต องการป องก นหร อ แก ไขป ญหา เช น ขาดแคลนเง นท น ใช เวลาเก นกว าท ก าหนด เป นต น ท แตกต างไปจากแผนท ก าหนดไว ข อม ลสารสนเทศเป นป จจ ยท ส าค ญและจ าเป นส าหร บการวางแผนโครงการ ผ วางแผนจ าเป นต อง ค นหาข อม ลท เก ยวข องมาว เคราะห ประกอบการต ดส นใจ เช น ผ ท ม ส วนเก ยวข องก บโครงการ ประเภทของโครงการ สถานท ต งของโครงการ ขอบเขตของงานท ต องด าเน นการ การประมาณการด านต นท น ป จจ ยด านสภาวะแวดล อม เป นต น นอกจากน การม ส วนร วมระหว างผ บร หารและผ ปฎ บ ต ในโครงการ ก เป นป จจ ยท ม บทบาทและความส าค ญในการเตร ยมแผนและด าเน นโครงการอ กด วย ส าหร บผ ม ส วนร วม ในโครงการ เช น ว ศวกร ผ บร หาร ผ ประเม นผลโครงการ เป นต น ผ บร หารโครงการต องสร างความร และ ความเข าใจในด านว ตถ ประสงค ท ต องการจากโครงการก บผ ท ม ส วนเก ยวข องด งกล าว เน องจากความเข าใจ ท ตรงก นสามารถส งผลต อความส าเร จของโครงการได ด งน นการม ส วนร วมจ งเป นป จจ ยท ม ความส าค ญ ท งในการม ส วนร วมในการก าหนดท ศทางการปฏ บ ต การต ดตามผลงาน และควบค มงาน เป นต น

5 121 เพ อให การวางแผนโครงการเก ดประส ทธ ภาพและประส ทธ ผล ผ วางแผนโครงการจะต อง ค าน งถ งป จจ ยต างๆ ท ม ความส าค ญของการวางแผนโครงการและการด าเน นโครงการ ส าหร บป จจ ย ด งกล าว (ฐาปนา ฉ นไพศาล และอ จฉรา ช วะตระก ล, 2540, หน า ) ด งน 1. ภาพรวม เป นส วนแรกท ม การสร ปว ตถ ประสงค และขอบเขตของโครงการ ซ งประกอบด วย ข อความท ระบ หล กการและเหต ผล ว ตถ ประสงค เป าหมาย การว ดความก าวหน าของโครงการ เป นต น 2. ว ตถ ประสงค เป นส วนของแผนท จะให รายละเอ ยดและกล าวถ งในส วนแรก รวมท งเป าหมาย ทางด านเทคน คท ใช การก าหนดผลล พธ ท ต องการและม ความช ดเจนจากการด าเน นโครงการ 3. ว ธ การด าเน นงาน เป นส วนท อธ บายถ งว ธ การหร อแนวปฏ บ ต โดยท วไปจะก าหนดแนวทาง ในการปฏ บ ต เช น เทคน คว ธ ปฏ บ ต การประสานงาน ความส มพ นธ ของก จกรรมต างๆ ในโครงการ เป นต น 4. ล กษณะของส ญญา เป นส วนท ม ความส าค ญท ประกอบด วยรายการและค าอธ บายของรายงาน ท ถ กก าหนดไว ในส วนต างๆ การจ ดเตร ยมส ญญาข อตกลงต างๆ ว ธ การยกเล กส ญญา เป นต น 5. ก าหนดการ เป นส วนท ระบ ถ งเหต การณ ท จะเก ดข นและใช ส าหร บการว ดความก าวหน า ของโครงการท งหมด หร อระยะเวลาท คาดว าจะใช ในการด าเน นโครงการ เป นต น 6. ทร พยากร เป นส วนประกอบด วยงบประมาณท ระบ ถ งเง นลงท นและค าใช จ ายต างๆ ท จ าเป นต อง ใช ในการด าเน นงาน ว ธ การในการจ ดสรร การก าก บด แล และการควบค มเง นลงท นหร อค าใช จ าย 7. บ คลากร เป นการระบ ถ งบ คลากรท ต องการ เช น จ านวน ความร ความช านาญ การฝ กอบรม ท จ าเป น ป ญหาท เก ดจากการแสวงหา นโยบายในการบร หารบ คลากร การประสานงาน เป นต น 8. ว ธ การประเม น เป นการเปร ยบเท ยบก บมาตรฐานหร อว ธ การท ก าหนดไว ในข นตอนของ การร บโครงการ การก าหนดแนวทางหร อเทคน คว ธ ในการประเม นผลด านความส าเร จของโครงการ 9. ป ญหาท อาจจะเก ดข นได เป นการคาดการณ ถ งป จจ ยท สามารถส งผลกระทบต อการบรรล ผล ส าเร จ เช น ความล าช า ข อจ าก ดของทร พยากร การขาดการต ดต อและประสานงานของบ คลากร เป นต น นอกจากน สภาวะแวดล อมท งภายในและภายนอกของโครงการย งเป นป จจ ยท เก ยวข องและ การบรรล ผลส าเร จของการวางแผนโครงการท ส าค ญอ กด วย โดยสภาวะแวดล อมด งกล าวสามารถส งเสร มหร อ ข ดขวางการบรรล ความส าเร จของโครงการ ได แก ด านโครงสร างขององค การหร อส งคม เช น กฎหมาย ขนบธรรมเน ยม ประเพณ เป นต น ด านการบร หาร เช น โครงสร างการบร หารแบบรวมศ นย ท ควบค ม การต ดส นใจด านทร พยากร ท ศนคต ของผ บร หารท ต อต านการด าเน นโครงการ เป นต น และด านส งคม เช น ผ ร บบร การขาดความม นใจหร อไม ยอมร บโครงการ เป นต น ด งน นการว เคราะห ถ งป จจ ยท เก ยวข อง ก บสภาวะแวดล อมส าหร บการวางแผนโครงการจ งเป นป จจ ยท ม ความส าค ญต อการด าเน นโครงการด วย

6 122 กระบวนการวางแผนโครงการ ในการวางแผนน นจะต องท าในท กข นตอนของวงจรโครงการเพ อเตร ยมไปส ข นตอนต อไป นอกจากน ผ บร หารย งอาจกระท าซ าในหลายๆ ระด บพร อมก น ซ งโครงการหน งม กประกอบด วยแผนย อย ท แยกออกจากก นตามช วงเวลาและตามข นตอนของโครงการ เช น แผนการจ ดซ อและจ ดจ าง การปฏ บ ต การ การบ าร งร กษา เป นต น กระบวนการและข นตอนการวางแผนโครงการจะเร มต นต งแต การก าหนด ว ตถ ประสงค ว ธ การจ ดการ และว ธ ปฏ บ ต เพ อให เก ดการบรรล ว ตถ ประสงค และเป าหมายโดยการแบ งแยก ก จกรรมในโครงการออกมาแล วจ งท าการก าหนดเวลาของแต ละก จกรรม ตลอดจนความส มพ นธ ระหว าง ก จกรรม โดยคณะท างานจะท าการก าหนดการใช ทร พยากรบร หารต างๆ ในแต ละก จกรรมและรวมเป น ทร พยากรรวมของท งโครงการ ท งน ผ บร หารโครงการจะต องม การก าหนดผ ร บผ ดชอบในแต ละก จกรรม อ กด วย ด งภาพท 5.1 แสดงว ฏจ กรของเดมม ง (Deming cycle) ในการวางแผนด งน การวางแผน (Planning) การปร บปร งแก ไข (Ac) การปฏ บ ต (Do) การพ ฒนาอย างต อเน อง การตรวจประเม น (Check) ภาพท 5.1 ว ฏจ กรของเดมม ง ท มา (ว ส ตร จ ระด าเก ง, 2547, หน า 97) จากภาพท 5.1 แสดงว ฏจ กรของเดมม ง พบว า กระบวนการวางแผนและควบค มเป นก จกรรม ท ต องด าเน นการอย างต อเน อง จนสามารถน ามาก าหนดมาตรฐานการด าเน นก จกรรมในโครงการท ส งข นได โดยท ม กระบวนการท ประกอบไปด วยก จกรรมการวางแผน การน าแผนไปปฏ บ ต การตรวจประเม นผล งานท ท าได จร งมาเปร ยบเท ยบก บแผนท ได ก าหนดไว และหากเก ดความเบ ยงเบนไปจากแผนท ก าหนดไว ผ บร หารจะต องร บด าเน นการปร บปร งแก ไข ซ งจะน าไปส การวางแผนการปฏ บ ต ให ส งข นกว าเด ม

7 123 เพ อให การปฏ บ ต โครงการเก ดประส ทธ ภาพส งส ด ผ บร หารจ งควรด าเน นการจ ดท าแผนการ น าโครงการไปส การปฏ บ ต ซ งอาจเร ยกว าแผนการด าเน นงานหร อแผนย ทธว ธ เป นกระบวนการแปรเปล ยน ส งท โครงการต องการท งหมดให เป นกล มงานต างๆ ตามล าด บ ด วยหล กเหต ผล ซ งประกอบด วย 5 ข นตอน (ส ภาพร พ ศาลบ ตร, 2547, หน า 82-84) ด งน 1.พ จารณาหร อก าหนดป ญหา เป นการศ กษาและว เคราะห ถ งป ญหาด านความต องการ เช น เหต ผลท ผ ร บบร การม ความต องการ ซ งก อนท จะก าหนดว ตถ ประสงค ของโครงการผ วางแผนโครงการต อง พ จารณาและให ความส าค ญก บสภาวะแวดล อมท งท มาจากภายในและภายนอกองค การ ความต องการของ ผ ร บบร การและป ญหาต างๆ ท เก ดข น โดยท ารวบรวมข อม ลข าวสารและท าการว เคราะห จากผ เช ยวชาญ และผ บร หารท ต ดส นใจ ส าหร บเทคน คท ใช ในการระบ ความต องการม ด วยก นอย หลายว ธ ซ งในแต ละ ว ธ จะม ข อด และข อเส ยท แตกต างก นออกไป ได แก การระดมสมอง การส มภาษณ แบบสอบถาม เป นต น 2. ก าหนดว ตถ ประสงค และเป าหมายของโครงการ โดยท วไปผลผล ตหร อผล ตภ ณฑ ท เป นผลล พธ จากการด าเน นโครงการ ผ วางแผนจะต องก าหนดว ตถ ประสงค หล กของโครงการใน ได แก ด านเวลา ต นท น และค ณภาพ หากในกรณ ท ว ตถ ประสงค ของโครงการข ดแย งก นจะท าให ไม สามารถให ด าเน น โครงการได อย างราบร น ด งน นควรให ความส าค ญแก ว ตถ ประสงค ท กด านโดยไม ลดความส าค ญของ ว ตถ ประสงค ด านอ นๆ เช น ถ าลดความส าค ญของเวลาด าเน นการโครงการอาจต องเส ยต นท นส งข น และอาจจะส งผลอย างต อเน องไปถ งว ตถ ประสงค ด านค ณภาพของผลผล ตก ได เป นต น 3. การก าหนดก จกรรมท จะใช ปฏ บ ต โครงการ การก าหนดผลผล ตหร อผล ตภ ณฑ ท ต องส งมอบ ให ผ ร บบร การอาจเข ยนเป นรายงานท ม การอธ บายรายละเอ ยดต างๆ เช น เคร องม อ อ ปกรณ ระบบ เทคโนโลย สารสนเทศ เป นต น ส งท โครงการต องการส งมอบให ผ ร บบร การต องก าหนดโดยค าน งถ ง ว ตถ ประสงค ด านเวลา ต นท นและค ณภาพ ด งน นผ ปฏ บ ต งานควรจะเข าใจเป นอย างด ในส งท โครงการ ต องส งมอบให ผ ร บบร การ ส งท ส งมอบให ผ ร บบร การท ช ดเจนและเป นท ทราบก นในกล มท มงานจะเป น แนวทางให ผ ปฏ บ ต งานเป นไปในท ศทางเด ยวก นเพ อให โครงการบรรล เป าหมายเม อโครงการย ต ลง 4. การล าด บความส าค ญของก จกรรมท จะใช ปฏ บ ต โครงการ ข นตอนน จะก าหนดงานท งหมดท จะด าเน นการต อไปโดยแสดงให เห นถ งก จกรรม หน วยงานย อยและกล มของงานให ถ กต องมากท ส ดได แก การก าหนดโครงสร างการด าเน นงาน การผสมผสานโครงการให เป นอ นหน งอ นเด ยวก นท งระบบ เป นต น ในการก าหนดก จกรรมจะใช เทคน คการแยกย อยก จกรรมของโครงการให เป นส วนๆ ตามล าด บช น ด งน น การแยกแยะงานจ งเป นกรอบในการจ ดท าก าหนดการด านก จกรรม โครงสร างองค การ การก าหนดค ณภาพ งบประมาณ เป นต น ท าให ผ บร หารสามารถควบค มโครงการได อย างม ประส ทธ ภาพท ส งข น

8 ก าหนดแผนปฏ บ ต โครงการ เป นการก าหนดล าด บและความเช อมโยงของแต ละก จกรรม ท จะใช ในการด าเน นโครงการอย างครอบคล ม การจ ดท าแผนปฏ บ ต การเป นเคร องม อท ส าค ญของการจ ดท า โครงการ เน องจากจะเป นการแสดงรายละเอ ยดเก ยวก บข นตอนส าหร บปฏ บ ต ในโครงการอย างเป นระบบ และครอบคล มท กก จกรรม ซ งจะเป นผลให ผ ปฏ บ ต ท เก ยวข องสามารถน าไปใช ด าเน นก จกรรมได ส าหร บ แผนปฏ บ ต การจะประกอบด วยก จกรรมท ต องท า ผ ร บผ ดชอบ ช วงเวลา งบประมาณ การควบค ม เป นต น กระบวนการวางแผนม โครงสร างแบบล าด บช น 3 ระด บ (Turner, 1993, p.38) ด งน 1. การก าหนดว ตถ ประสงค เพ อการบรรล ภารก จขององค การในระยะยาวผ บร หารระด บส ง จะท าการก าหนดว ตถ ประสงค ในช วง 5-10 ป ข างหน า ว ตถ ประสงค ระยะยาวน ประกอบด วยส งท ต องการ เช น แนวโน มประเภทและจ านวนของผลผล ตท ต องการ ผลกระทบด านส งแวดล อม การเพ มผลตอบแทน เป นต น การวางแผนจะช วยให ทราบถ งความจ าเป นว าองค การจะใช การบร หารท วไปหร อการบร หาร โครงการเพ อการบรรล ว ตถ ประสงค ขององค การต อไป 2. ก าหนดแผนกลย ทธ เม อผ บร หารท าการก าหนดว ตถ ประสงค ระยะยาวเพ อการบรรล ภารก จ ขององค การแล ว ผ บร หารจะท าการก าหนดแผนกลย ทธ ข นมาเพ อบรรล ว ตถ ประสงค น น ว ตถ ประสงค แต ละด านอาจม เพ ยงแผนเด ยวหร อหลายแผนตามจ านวนว ตถ ประสงค จากน นงบประมาณประจ าป จะถ ก ก าหนดข นมาจากโครงการภายในองค การหร อตามภาระหน าท ภายในองค การ แผนกลย ทธ น จะแสดงถ ง ความคาดหว งขององค การท ม ต อว ตถ ประสงค ระยะปานกลางและว ตถ ประสงค แผนระยะส นตามล าด บ 3. ก าหนดแผนย ทธว ธ แผนส าหร บภาระหน าท หร อก จกรรมแต ละด านจะเป นเคร องม อในการ ท องค การจะบรรล ว ตถ ประสงค ตามแผนกลย ทธ กระบวนการวางแผนเป นก จกรรมท ท กฝ ายจะยอมร บ ม การด าเน นงานตามข นตอนและอาจม การเจรจาต อรองด วย เน องจากงบประมาณประจ าป ท ม จ านวนจ าก ด ในการวางแผนจะต องก าหนดโครงการต างๆ พร อมก นเพ อรองร บว ตถ ประสงค ของโครงงาน ซ งอาจเป น โครงการใหม ท ไม เคยด าเน นงานมาก อนหร ออาจจะเป นโครงการท จะด าเน นงานต อเน องก ได ส าหร บโครงสร างการแยกแยะงานเพ อแสดงองค ประกอบตามล าด บช นของโครงการท จะต อง ด าเน นการ องค ประกอบหล กของโครงสร างการแยกแยะงาน เช น ค าอธ บาย และการรายงานท จะต อง พ จารณาแต ละส วนแยกก นแล วจ งน าแต ละส วนมาสร างความส มพ นธ ก น โครงสร างท เป นล าด บช นด งกล าว จะม รายละเอ ยดมาก ซ งเป นพ นฐานของโครงสร างและเป นข อม ลท ห วหน าหน วยงานแบบหน าท และ ผ ปฏ บ ต งานจ าเป นต องใช ในการด าเน นงาน โครงสร างการแยกแยะงานไม ควรม ระด บช นมากเก นไป เพราะจะท าให การบร หารไม ม ประส ทธ ภาพ โครงสร างการแยกแยะงานท เล กท ส ดสามารถน ามาก าหนด ค าใช จ าย เวลา ทร พยากรท จ าเป น การมอบหมายงานให ผ ปฏ บ ต ร บผ ดชอบ การประเม นความเส ยง เป นต น

9 125 การก าหนดก จกรรมเพ อด าเน นโครงการ โครงการท ม ขนาดใหญ ท ประกอบไปด วยก จกรรมต างๆ จ านวนมาก ผ บร หารโครงการจ าเป น จะต องม การวางแผน เพ อก าหนดข นตอนในการด าเน นก จกรรมและการควบค มโครงการให ด าเน นไปได อย างประส ทธ ภาพ น นค อ ต องการให โครงการแล วเสร จภายในเวลาท ก าหนดโดยใช ทร พยากรให เก ด ประส ทธ ภาพส งส ด นอกจากน ท มงานจะต องม ค ณล กษณะท ส าค ญ ค อ ผลผล ตท ได จะต องมากกว าผลรวม ของผลผล ตของแต ละคนรวมก น ผลผล ตของผ ปฏ บ ต เก ดจากความร วมม อก นน นเอง ส าหร บกรอบในการก าหนดก จกรรมม ข นตอน (พ ภพ ลล ตาภรณ, 2539, หน า 8-11) ด งน 1. ก าหนดแผนผ งโครงข าย เป นการแยกก จกรรมในรายละเอ ยดของโครงการออกเป นก จกรรมย อย และก าหนดความส มพ นธ ของงานตามล าด บก อนหล งอย างช ดเจน 2. ประมาณการด านเวลาและทร พยากรท ต องใช ในการท าให ก จกรรมย อยน นแล วเสร จ โดย ก าหนดสมมต ฐานเบ องต นด านก าล งคน ความพร อมของว สด อ ปกรณ เคร องม อเคร องใช ท ม อย ข นตอนน เก ยวข องก บการจ ดก าล งคน เล อกเคร องม อเคร องใช ว สด อ ปกรณ ประมาณเวลาในการด าเน นงาน 3. ก าหนดเวลา เพ อทราบถ งเวลาท คาดว างานแต ละงานจะเร มต นและแล วเสร จได เร วท ส ด และ ก าหนดเวลาท คาดว างานแต ละงานจะเร มต นและเสร จได ช าท ส ด ผลของการก าหนดเวลาด งกล าว สามารถค านวณได จากสายงานว กฤตของโครงข าย และเวลาท ย ดหย นได ท เก ดข นในแต ละสายงาน 4. จ ดสรรทร พยากร งานแต ละงานในโครงการจะด าเน นไปได ตามก าหนดเวลาท ค านวณข างต น โดยอย ภายใต ข อสมมต ฐานเบ องต นว า สามารถจ ดก าล งคน เคร องจ กร ว สด อ ปกรณ ให ก บงานเหล าน น ได อย างเพ ยงพอก บความต องการในแต ละช วงเวลา 5. ควบค มโครงการ เม อโครงข ายและก าหนดเวลาด าเน นงานของโครงการเร ยบร อยแล ว ก จะน าโครงข ายไปด าเน นการ โดยมอบหมายงานและก าหนดตารางเวลาการท างานให ผ ปฏ บ ต และเคร องจ กร ให เป นไปตามแผนงานท ก าหนดไว ซ งอาจม การปร บปร งแก ไขโครงข ายเม อม การเปล ยนแปลงเก ดข น 6. การก าหนดงบประมาณ เม อรวบรวมข อม ลด านค าใช จ ายท เก ดข นจากก จกรรมท งหมดแล ว จ งท าการก าหนดงบประมาณรวมได ท นท เน องจากการก าหนดงบประมาณเป นก จกรรมในอนาคต ซ งต องอาศ ยการประมาณการเก ยวก บรายร บรายจ ายน นเอง 7. การมอบหมายงาน เพ อให แน ใจว าก จกรรมในโครงการจะได ร บความร วมม อจากท กฝ าย ท เก ยวข องก ควรมอบหมายบทบาทและความร บผ ดชอบท ม อย ในระด บต างๆ ของโครงสร างการแยกแยะงาน ให แก ผ ปฏ บ ต งานท เหมาะสม โดยม งเน นถ งผ ปฏ บ ต และความร บผ ดชอบอย างเหมาะสมท ส ด

10 126 เทคน คการวางแผนโครงการ การก าหนดงบประมาณเป นก จกรรมท ส าค ญเพ อให เป นท ยอมร บของผ ปฏ บ ต ถ าหากผ ปฏ บ ต ได เข ามาม ส วนร วมในการจ ดท างบประมาณและม ความผ กพ นต อผลการต ดส นใจ แต การก าหนดงบประมาณ ของโครงการอาจจะจ ดท าแบบบนลงล างก ได ค อ ผ บร หารระด บส งและระด บกลางจะท าหน าท คาดคะเน ค าใช จ ายของท งโครงการ และส งประมาณการค าใช จ ายน ไปให ผ ปฏ บ ต เพ อน าไปด าเน นการแยกแยะ รายละเอ ยดของค าใช จ ายให สอดคล องก บก จกรรมหร องานในโครงการ โดยท วไปว ธ การงบประมาณ จากบนลงล างเป นท น ยมใช ก นมากกว าว ธ การจากล างข นบน เน องจากผ บร หารระด บส งม กค ดว าว ธ การ งบประมาณจากล างข นบน อาจท าให ผลตอบแทนจากโครงการต ากว าท ควรจะเป น ส วนในด านผ ปฏ บ ต เพ อให แน ใจว างานของตนจะประสบความส าเร จในอนาคต จ งระบ ความต องการด านทร พยากรส าหร บ การปฏ บ ต งานของตนส งกว าท ควรจะเป น ท าให เก ดการเจรจาต อรองด านงบประมาณในท ส ด สมบ ต ธ ารงธ ญวงศ (2546, หน า34) กล าวว า เคร องม อหร อเทคน คท ใช ในการวางแผนโครงการ สามารถกระท าได หลายว ธ ท งน ข นอย ก บความเหมาะสมและความซ บซ อนของแผนงาน เทคน คแต ละ เทคน คม ท งจ ดแข งและจ ดอ อนในต วเอง โครงการท ไม ซ บซ อนอาจกระท าการวางแผนได อย างง าย โดยอาศ ยเทคน คการวางแผนท เร ยกว า บาร ชาร ท (Bar chart) หร อ แกนท ชาร ท (Gantt chart) เป นต น หร อในกรณ ท หากแผนงานใดม ความสล บซ บซ อนและม ก จกรรมจ านวนมาก การใช เทคน คท เร ยกว า เพ ร ท (Program evaluation and review technique) หร อ ซ พ เอ ม (Critical path method) น าจะเหมาะสมกว า ส าหร บเทคน คการวางแผนโครงการ ม ด งน 1. แผนภ ม ของแกนท (Gantt chart) เป นเทคน คในการวางแผนเก ยวก บเวลาในการปฏ บ ต งาน เช น การจ ดเวลาให ก บเคร องจ กรโดยการใช แผนภ ม ของแกนท ซ งเป นว ธ ท ท าได ง ายและสะดวก โดยเฉพาะอย างย งเม อป ญหาในการจ ดงานแก เคร องจ กร ซ งประกอบด วยก จกรรมไม มากน ก ต วอย าง แสดงการใช แผนภ ม ของแกนท ในการจ ดงานแก สถาน หร อเคร องจ กรเพ อบร การ ซ อมบ าร งรถบรรท ก ในสถาน การซ อมบ าร งรถบรรท กน ประกอบด วยสถาน การท างานท งหมด 4 สถาน ค อ งานโลหะ งานระบบอ เล กทรอน กส งานพ นส และงานระบบไฮดรอล คส ส วนจ านวนรถบรรท ก ท จะต องท าการซ อมบ าร งม จ านวน 5 ค น ค อรถบรรท ก A B C D และ E โดยท รถบรรท กท กค นจะต อง ซ อมบ าร งในส วนเก ยวก บงานโลหะและท าการพ นส โดยม รถบรรท กเฉพาะ A B และ D ต องท าการ ตรวจซ อมระบบอ เล กทรอน กส ส วนรถบรรท กท ต องท าการตรวจซ อมระบบไฮดรอล คส ด วยม เพ ยง รถบรรท ก C และ E เท าน น แผนภ ม ของแกนท น แสดงถ งปร มาณงานท ต องท าในแต ละสถาน การท างาน

11 127 จากภาพท 5.2 จะเห นว าจากสถาน งานโลหะต องท างานท งส น 55 ว น สถาน ตรวจซ อมระบบ อ เล กทรอน กส จะต องท างานท งส น 42 ว น สถาน พ นส จะต องท างานรวมท งหมด 32 ว น และสถาน ตรวจซ อม ระบบไฮดรอล คส ต องท างานเพ ยง 26 ว น แผนภ ม น แสดงแต เพ ยงจ านวนเวลาท สถาน การท างานแต ละ สถาน จะต องท าโดยไม ได แสดงถ งก าหนดว นเร มต นหร อแล วเสร จของรถบรรท กในแต ละค น และไม ได แสดงถ งล าด บก อนหล งในการท างานแต ละงานในสถาน การท างานต างๆ ส วนเป าหมายหล กของการใช แผนภ ม น ค อ เพ อให ผ ผล ตสามารถมองเห นเคร องจ กรแต ละต วว าเคร องจ กรต วใดว างหร อม ภาระงานมาก สถาน ท ท างาน จ านวนว นของงานท ต องปฏ บ ต งานโลหะ A B C D E งานระบบอ เล กทรอน กส A B D งานพ นส A B C D E งานระบบไฮดรอล คส C E ภาพท 5.2 แผนภ ม แกนท ส าหร บการจ ดงานแก เคร องจ กรในการซ อมบ าร งรถบรรท ก จากภาพท 5.2 แสดงแผนภ ม แกนท ส าหร บข อด ของแผนภ ม แกนท ค อ เข าใจง ายและท าให สถาน การท างานแต ละสถาน ทราบถ งปร มาณของงานท ต องท าในช วงเวลาต างๆ อย างไรก ตามแผนภ ม แกนท ก ม ข อจ าก ดในการใช งาน เน องจากแผนภ ม ไม ได ก าหนดสภาพของการกระจายของเวลาท ท างานแล วเสร จ ของแต ละงาน เวลาในการท าแต ละงานถ อว าม ค าคงท เพ ยงค าเด ยว ซ งในความเป นจร งแล วระยะเวลาใน การท างานแต ละงานจะม การกระจายอย ในช วงเวลาหน งท ไม แน นอนค าเด ยวตลอดเวลา ในท านองเด ยวก น ล กษณะความแตกต างของสภาวะการท างานต างๆ ท สามารถส งผลถ งเวลาแล วเสร จของแต ละงานก ไม ได ค าน งถ งด วย ด งน นจ านวนว นของการท างานแต ละงานท ก าหนดอาจจะคลาดเคล อนได นอกจากน แผนภ ม อาจจะต องม การปร บปร งเป นระยะๆ หล งจากเร มงานไประยะหน งแล ว เน องจากผลกระทบของการท างาน และเวลาท ใช จร งในการท างานแต ละส วนอาจเปล ยนแปลงไปจากแผนภ ม เด มท ก าหนดไว แต แรกก ได

12 128 จากแผนภ ม แกนท ท ได ท าให ผ บร หารทราบถ งปร มาณงานต างๆ ท ต องท าในเคร องจ กรแต ละต ว ท าให ผ บร หารสามารถท าการก าหนดงานแก สถาน การผล ตหร อเคร องจ กรใหม เม อทางสถาน ผล ตม ปร มาณงาน ท ต องท ามากจนเก นไป คนงานจากสถาน การผล ตท ม งานน อยอาจถ กจ ดให ไปช วยงานในสถาน ท ม งานมาก เป นการช วคราวหร อในสถาน ท ม งานมากอาจม การจ างคนงานเพ มเป นการช วคราว เคร องจ กรท ท างาน ได หลายหน าท อาจถ กน าไปช วยงานในสถาน ต างๆ ก ได ซ งถ าหากงานท ต องท าม ปร มาณมากน นสามารถ ท าได ในหลายๆ สถาน ผล ตผ บร หารก สามารถท าการก าหนดให งานน นท าในสถาน การผล ตท ม งานน อยก ได 2. เทคน คเพ ร ทและซ พ เอ ม ส าหร บเทคน คในการบร หารโครงการท น ยมใช ค อ เทคน คเพ ร ท (Program evaluation and review technique : PERT) และซ พ เอ ม (Critical path method : CPM) เป นเทคน คท ใช ในการบร หารโครงการท ม ก จกรรมท เก ยวข องก น โดยผ บร หารจะท าการจ ดล าด บข นตอน ของก จกรรม เวลา และทร พยากรท เหมาะสม เพ อให โครงการสามารถเสร จส นตามเวลาท ก าหนด เทคน คการบร หารโครงการโดยเพ ร ทและซ พ เอ มเป นการก าหนดแนวทางการประสานก จกรรม ในโครงการท ม ขนาดใหญ ท คาดว าจะเก ดความไม แน นอนท จะเสร จส นตามก าหนดเวลา ส าหร บ เทคน คการบร หารโครงการโดยซ พ เอ มเป นเทคน คการวางแผน และควบค มท ม ความเก ยวข องก บการจ ดแสดง โครงการท ม ความสล บซ บซ อนเป นเคร อข าย ด วยการวางแผน การประสานงาน และการส งการท ม การคาดคะเนระยะเวลาของแต ละข นตอนท ม งเน นเส นทางว กฤตหร อก จกรรมท คาดว าจะเก ดความไม แน นอน ท จะเสร จส นตามก าหนดเวลามากท ส ด ซ งผ บร หารควรให ความส าค ญและควบค มอย างใกล ช ด เทคน คการบร หารโครงการโดยเพ ร ทและซ พ เอ ม ม ข นตอนพ นฐานท ส าค ญ ค อ ท าการก าหนด โครงการและเตร ยมโครงสร างแยกย อยของานออกมา ท าการพ ฒนาความส มพ นธ ระหว างก จกรรมและ เล อกก จกรรมท ต องท าก อนและหล ง จากน นจ งวาดเคร อข ายเช อมแต ละก จกรรมท าการก าหนดเวลาและ ต นท นในแต ละก จกรรมและค านวณเส นทางท ใช เวลายาวนานท ส ด ในค านวณเส นทางท ใช เวลายาวนาน ท ส ดน เป นข นตอนท ม ความส าค ญมากท ส ดท ก จกรรมในเส นทางว กฤตจะเก ดความล าช าข น ถ าก จกรรมน น ไม เสร จส นตามเวลาท ก าหนด ผ บร หารสามารถได ร บประโยชน จากความย ดหย นน โดยการก าหนด ก จกรรมท ไม ว กฤตและท าการวางแผนใหม จากน นใช เคร อข ายช วยในการวางแผน เทคน คเพ ร ทและ ซ พ เอ มม ว ตถ ประสงค และม ว ธ ค ดท คล ายก น โดยเพ ร ทต องม การประเม นความน าจะเป นหร อโอกาส ของการเก ดเหต การณ ข นท ผ บร หารสามารถน าไปใช ในการหาม ลค าค าคาดหว ง และค าเบ ยงเบนมาตรฐาน ส วนซ พ เอ มม สมมต ฐานว าผ บร หารจะต องทราบถ งเวลาของแต ละก จกรรมท จะแล วเสร จ จากน น จ งจะสามารถก าหนดก จกรรมต อเน องได ต อไป

13 129 เพ ร ทและซ พ เอ มม พ นฐานมาจากความพยายามปร บปร ง และแก ไขแผนภ ม แกนท ให สามารถ แสดงความส มพ นธ ระหว างงานต างๆ ภายในโครงการท งหมด และผ กความส มพ นธ ของงานท งหมด ในล กษณะของโครงข าย เทคน คท ง 2 เร ยกช ออ กอย างว าเทคน คการว เคราะห โครงข ายโดยน ารายละเอ ยด ของงานต างๆ ในโครงการมาผ กพ นก นเป นโครงข าย ให ความส มพ นธ ระหว างงานถ กต องตามล าด บหร อ ข นตอนของการท างานโครงการ จากน นท าการค านวณเพ อก าหนดเวลาท างานให ก บงานแต ละงานเรา สามารถทราบระยะเวลาท ควรเร มท างานในงานย อยต างๆ ทราบความล าช าของงาน ความก าวหน าของ งานท ก าล งท าได ตลอดเวลา เพ อท จะได แก ไขก จกรรมท ม ป ญหาก อนท จะส งผลเส ยต อโครงการท งหมด เทคน คเพ ร ทและซ พ เอ มม ประโยชน ต อการวางแผนโครงการ ซ งผ วางแผนและผ เก ยวข องม การคาดคะเนถ งป ญหาต างๆ ท อาจเก ดข นในการปฏ บ ต งานและหาทางแก ไขป ญหาเหล าน นได ล วงหน า จ งช วยควบค มก าหนดเวลาในการปฏ บ ต งานได ตามแผน นอกจากน ผ ปฏ บ ต ไม ต องก งวลก บการวางแผน เน องจากก จกรรมในโครงการอย ในร ปโครงข ายแล ว เพ ยงแต ท าการปร บปร งแก ไขโครงข ายให ด ข น ส าหร บระบบการต ดตามและควบค มเก ยวก บความล าช าท เก ดข นในก จกรรมใดก จกรรมหน ง ท าให สามารถ แก ไขป ญหาได ถ กต องอ กด วย นอกจากน ผ วางแผนสามารถคาดคะเนระยะเวลาท ต องใช ส าหร บก จกรรม ในโครงการท งหมด และทราบถ งจ านวนทร พยากรท ต องใช ต งแต เร มโครงการจนเสร จส นโครงการท าให ม การใช ทร พยากรท ม อย างจ าก ดให เก ดประโยชน ส งส ดได ส วนสายทางว กฤตซ งเป นล าด บความต อเน อง ของก จกรรมท ไม ม ความย ดหย นในด านเวลาและทร พยากรท ท าให เหต การณ น นไม เสร จตามเวลาท คาดหว ง ถ าเหต การณ น นไม ได ร บการจ ดการอย างรอบคอบโครงการท งโครงการจะไม เสร จตามเวลา ด งน นผ ร บผ ดชอบ โครงการจะต องให ความส าค ญและควบค มงานว กฤตอย างใกล ช ดอ กด วย เพ อให ก จกรรมในโครงการ สามารถเสร จส นภายในเวลาท ถ กก าหนดเอาไว ในโครงการ ผ บร หารโครงการจะเล อกวางแผนโดยใช เทคน คเพ ร ทและซ พ เอ มอย างใดอย างหน งได ข นอย ก บ เง อนไขท เป นความแตกต างก น ส าหร บความแตกต างระหว างเพ ร ทและซ พ เอ ม โครงข ายของโครงการม องค ประกอบท ส าค ญ 3 ส วน โดยม หล กการเข ยนโครงข าย ด งน ป ม (Node) แทนเหต การณ หร องาน ซ งเป นผลล พธ ท ปรากฏในช วงเวลาใดเวลาหน ง จ ดเช อมของก จกรรมต างๆ ปกต ใช ต วเลขแทนเหต การณ หน งๆ หมายเลขของเหต การณ ในโครงข าย เด ยวก นต องไม ซ าก น เหต การณ หน งสามารถม จ ดเร มต นเด ยวก นได แต จะม จ ดส นส ดเด ยวก นไม ได ก จกรรมหน งแทนด วยล กศรเด ยงเส นเด ยวและไม ซ อนหร อท บก น เหต การณ อาจม 3 ร ปแบบ ได แก เหต การณ ธรรมดา เหต การณ รวม และเหต การณ กระจาย

14 130 ตารางท 5.1 ความแตกต างระหว างซ พ เอ มก บเพ ร ท ความแตกต างด าน เพ ร ท (PERT) ซ พ เอ ม (CPM) 1. จ ดเน นความส าค ญ ต องการเน นความส าค ญของเหต การณ ท เน นความส าค ญของก จกรรมหร องานย อย ม ใช งานย อยไม ทราบรายละเอ ยดเก ยวก บ เวลา ทร พยากรและค าใช จ ายของงานซ ง เปล ยนแปลงบ อยๆ 2. ล กษณะของโครงการ ใช ก บงานวางแผนโครงการใหม ท ผ วางแผน ไม เคยม ประสบการณ ในงานน นๆ มาก อน ใช ก บโครงการท ผ วางแผนม ประสบการณ ในการท างานน นๆ มาก อนเป นอย างด 3. ล กษณะของแผนผ งข ายงาน ใช แผนผ งข ายงานในระบบก จกรรมอย บนล กศร ใช แผนผ งข ายงานในระบบก จกรรมอย บนล กศร 4. การหาค าเวลาของก จกรรม เวลาของแต ละงานไม แน นอน ค อ ม การ ประมาณเวลาถ ง 3 ค า ใช ปร บปร งแผนและ ประเม นงานใหม ๆ เวลาของแต ละงานต องแน นอน ค อ ม การ ประมาณเวลาเพ ยงค าเด ยว ก าหนดเวลาของ งานโดยใช สถ ต เก าๆ ของงานชน ดเด ยวก น หร อใช เวลามาตรฐานท ได ก าหนดไว แล ว 5. การว เคราะห ทร พยากร ม งความส าค ญไปท เหต การณ เน นความส าค ญท งานย อยหร อก จกรรม จ งต องทราบรายละเอ ยดเก ยวก บเวลา ทร พยากรและค าใช จ ายของแต ละงาน ท มา (ส ภาพร พ ศาลบ ตร, 2547, หน า 183) เส นล กศร (Line arrow) แทนก จกรรม ซ งหมายถ ง การกระท าใดๆ ท เป นส วนหน งของงาน ในโครงการต องใช เวลาและทร พยากรจ านวนหน ง โดยม จ ดเร มต นและจ ดส นส ดของก จกรรมน นๆ ปกต ช อก จกรรมและระยะเวลาท ใช ตลอดจนทร พยากรต างๆ จะเข ยนอย บนเส นล กศร เส นของล กศร แสดงท ศทางและข นตอนของงาน ควรเข ยนเส นล กศรให ม ล กษณะเป นเส นตรงและม ท ศทางจากซ ายม อ ไปขวาม อ ความยาวของล กศรไม ม ความหมายทางเวลา ก อนก จกรรมใดๆ จะเร มต น ก จกรรมท งหมดท อย ก อนหน าน นจะต องเสร จส นหมดท กก จกรรมจ งสามารถด าเน นก จกรรมต อเน องต อไปได เส นล กศรประ แทนก จกรรมสมมต (Dummy activity) ซ งเป นก จกรรมท ไม ต องใช เวลาและทร พยากร ล กศรประเป นล กศรท ใช เส นไข ปลาเพ อเช อมโยง 2 เหต การณ ไปย งก จกรรมท อย บน สายทางว กฤต ใช แสดงความส มพ นธ ของงานตามท เป นจร งเพ อบอกให ทราบว างานท ส บทอดของ ก จกรรมห นจะเร มท าได ต อเม องานก อนหน าน นเสร จส นไปแล ว

15 131 จากภาพท 5.3 ก จกรรม B และก จกรรม C เป น 2 ก จกรรมท ม จ ดเร มต นเด ยวก น ค อ เหต การณ ท 2 ส าหร บเหต การณ ส บทอดของก จกรรม B และก จกรรม C 0tเป น 2 ก จกรรมท ม จ ดเร มต น เด ยวก น ค อ เหต การณ ท 2 ส วนเหต การณ ส บทอดของก จกรรม B ค อ เหต การณ ท 3 ส วนเหต การณ ส บทอดของก จกรรม C ค อ เหต การณ ท 4 ซ งในระหว างเหต การณ ท 3 และ 4 ม เส นล กศรประ ซ ง จะถ กลากออกจากเหต การณ ท 3 ไปย งเหต การณ ท 4 ซ งแสดงว าก จกรรม E และ G ซ งเป นก จกรรม ต อเน องจากเหต การณ ท 4 ด งน นก จกรรมจะท าได ต อเม อ ก จกรรม B แล วเสร จลงและเก ดเหต การณ 3 แล วเท าน น 1 A B 3 C D 3 E 7 F G 5 H เวลาท เหต การณ เก ดข นได เร วส ด หมายเลขเหต การณ 1 E L เวลาท เหต การณ เก ดข นได ช าส ด ภาพท 5.3 โครงข ายของโครงการในล กษณะแผนผ งล กศร การวางแผนโครงการด วยเทคน คซ พ เอ มม ข นตอน ด งน ข นตอนท 1 แยกรายละเอ ยดเก ยวก บงานต างๆ ท สร างข นเป นโครงการออกเป นงานย อยๆ ก อน จากน นจ งผ กความส มพ นธ ของงานตามล าด บก อนหล งในล กษณะของแผนผ งล กศร ข อม ลต างๆ ท จ าเป น ในข นตอนน ต องอาศ ยผ ม ประสบการณ ในการวางแผนโครงการ ซ งควรจะม ความร พ นฐานในซ พ เอ ม และความช านาญในงานท จะวางแผนน นโดยเฉพาะ ข นตอนท 2 ประมาณเวลาและทร พยากรท ต องใช ในการท าก จกรรมต างๆ การประมาณเวลา ต องอาศ ยข อสมมต ฐานเบ องต นเก ยวก บก าล งคนและความพร อมเก ยวก บอ ปกรณ ท ม อย รวมท งการ ค ดเล อกคนให เหมาะสมก บงาน เล อกเคร องม ออ ปกรณ ต างๆ เทคน คซ พ เอ มจะใช การประมาณค าเวลา ค าเด ยวเพราะสามารถก าหนดเวลาได ค อนข างแน นอนจากเวลามาตรฐานท ใช ท วไป และประสบการณ ในงานน นๆ โดยค านวณจากส ตร ด งน

16 132 T (Q W)/ N T เวลาท ต องใช ส าหร บก จกรรม Q ปร มาณงานท งหมดของก จกรรมน น N จ านวนคนงานหร อเคร องจ กรท งหมดท ใช ในก จกรรมน น W ปร มาณงานท คนงานหร อเคร องจ กร 1 หน วยจะท าได ในหน งหน วยเวลา ในกรณ ท การท างานต องอาศ ยคนงานเป นกล มๆ ก จกรรมหน งๆ อาจใช ส ตร ด งน เวลา จ านวนแรง จ านวนคนงาน จ านวนคนงาน จ านวนหน วยเวลาท ใช ในการท างาน จ านวนคนงาน ข นตอนท 3 ค านวณและก าหนดเวลางานโครงการ ส ญล กษณ ท ใช ในการค านวณ i-j จ ดเร มต นของงานเร ยกว าเหต การณ i เหต การณ เร มต นของโครงการ ค อ เหต การณ ท ม เหต การณ ส บทอด แต ไม ม เหต การณ ต วมาก อนและ จ ดแล วเสร จของงานเร ยกว าเหต การณ j เหต การณ ส ดท ายของโครงการ เป นเหต การณ ท ไม ม เหต การณ ส บทอด D ij ประมาณช วงเวลาท างานโดยเฉล ยของก จกรรม i-j E i,e เวลาท เก ดข นได เร วท ส ดของเหต การณ i หร อ j ใด ๆ ES ij เวลาเร มต นเร วท ส ด (Earliest Start) ของก จกรรม i-j EF ij เวลาแล วเสร จเร วท ส ด (Earliest Finish) ของก จกรรม i-j L i,l j เวลาท เก ดข นช าท ส ดของเหต การณ i หร อ j ใดๆ LS ij เวลาเร มต นช าท ส ด (Latest Start) ของก จกรรม i-j LF ij เวลาแล วเสร จช าท ส ด (Latest Finish) ของก จกรรม i-j TF ij เวลาย ดหย นรวม (Total Float) ของก จกรรม i-j FF ij เวลาย ดหย นให เปล า (Free Float) ของก จกรรม i-j IF ij เวลาย ดหย นอ สระ (Independent Float) ของก จกรรม i-j T s ก าหนดเวลาช าท ส ดท โครงการต องแล วเสร จ

17 133 การค านวณเวลาและก าหนดเวลางานโครงการแบ งเป น 2 แบบ ด งน 1. การค านวณแบบไปข างหน า ท าให ทราบก าหนดเวลาท คาดว างานแต ละงานจะเร มต นเร วท ส ด (ESij) และแล วเสร จเร วท ส ด (EFij) โดยค านวณจากงานแรกไปจนงานส ดท าย ซ งม กฎเกณฑ ด งน 1.1 เวลาเร มต นงานเร วท ส ด (Earliest Start: ES) ของงานแรกถ กสมมต ว าเก ดข นท เวลาศ นย จ งม ค าเท าก บศ นย ถ าแทนงานหร อเหต การณ แรกด วยป มหมายเลข 1 จะได E เวลาเสร จงานเร วท ส ด (Earliest Finish: EF) ของงานใดงานหน ง (EFij) ม ค าเท าก บเวลา เร มต นงานเร วท ส ดหร อ Ei ของงานท ผ านมาบวกด วยระยะเวลาของงานน น ส ตรค อ (EFij Ei + Dij) 1.3 เวลาเร มต นงานเร วท ส ด (ES) ของงานใด ๆ ม ค าเท าก บ เวลาเสร จงานเร วส ดของงาน ท ผ านมา (EF ij ) บวกด วยระยะเวลาของงานน น ถ างานท ผ านมาม มากกว า 1 งาน ให ใช ค ามากท ส ดของ เวลาเสร จงานเร วท ส ด (EF) ของแต ละงานท อย ก อนหน าเหต การณ j เข ยนส ตรได ด งน E i Max (EF ij ) ตารางท 5.2 การค านวณแบบไปข างหน าส าหร บเวลาเร มต นเร วท ส ดและเสร จเร วท ส ด E 1 EF 12 E 2 EF 23 E 3 EF 24 E 4 EF 35 EF 45 E 5 EF 36 EF 56 EF 46 E 6 0 E 1 + D EF 12 3 E 2 + D EF 23 6 E 2 + D E 3 + D E 4 + D Max (EF 35,EF 45 ) Max (9, 12) 12 E 3 + D E 5 + D E 4 + D Max (EF 36, EF 56, EF 46 ) Max (8, 18, 10) 18

18 การค านวณแบบย อนกล บ ท าให ทราบก าหนดเวลาท คาดว างานแต ละงานจะเร มต นช าท ส ด (LSij) และเวลาท แล วเสร จช าท ส ด (LFij) โดยจะค านวณจากงานส ดท ายกล บมาหางานแรก ซ งม เกณฑ ด งน 2.1 เวลาเสร จงานช าท ส ด (Latest Finish: LF) ของงานส ดท ายม ค าเท าก บก าหนดเวลาท โครงการต องแล วเสร จ (L i T s ) หร อเท าก บเวลาท งานส ดท ายของโครงการจะเก ดข นได เร วท ส ด (EF) (L i E i ) เม อ i ค อ เหต การณ ส ดท ายของก จกรรมในโครงการ 2.2 เวลาเร มต นช าท ส ด (Latest Start: LS) ของงานใดงานหน ง (LSij) ม ค าเท าก บเวลาเสร จ งานช าท ส ดหร อ Lj ของงาน jk ท ตามมาลบด วยระยะเวลาของงาน ij เข ยนส ตรได ค อ (LSij Lj Dij) ถ างานท ตามมาม มากว า 1 งาน ให ใช ค าน อยท ส ดของเวลาเร มต นงานช าท ส ด (LS) ของแต ละงานท ตามหล ง เหต การณ I เข ยนส ตรได ค อ (Li Min (LSij)) ตารางท 5.3 การค านวณแบบย อนกล บส าหร บเวลาเร มต นช าท ส ดและเสร จช าท ส ด L 6 LS 56 L 5 LS 35 LS 36 L 3 L 45 L 46 L 4 LS 23 LS 24 L 2 18 L 6 + D L 5 + D L 6 + D Min (LS 35, LS 36 ) Min (9, 16) 9 L 5 + D L 6 + D Min (L 45, L 46 ) Min (5, 13) 5 L 3 + D L 4 + D Min (L 23, L 24 ) Min (6, 3) 53 ผลท ได จากการค านวณท าให สามารถก าหนดได ว าสายงานใดเป นสายงานว กฤตของโครงข าย และท าให สามารถค านวณหาเวลาของความย ดหย นท เก ดข นในแต ละสายงานท ไม ใช สายงานว กฤต ด งน 1. เวลาย ดหย นรวม (Total Float: TFij) หมายถ ง ระยะเวลาท งานน นๆ จะเล อนออกไปได โดยไม กระทบกระเท อนต อก าหนดการเสร จส นของโครงการ แต ถ าเวลาย ดหย นรวมของงานใดได ถ กใช ไป จนหมดจะท าให ค าเวลาย ดหย นท กประเภทของงานท อย ถ ดไป ม ค าเวลาย ดหย นเป นศ นย TF ค านวณได จากส ตร ด งน

19 135 TF ij LS ij ES ij หร อ TF ij LF ij ES ij D ij หร อ TF ij LF ij EF ij 2. เวลาย ดหย นให เปล า (Free Float :FF ij ) หมายถ ง ระยะเวลาของงานท สามารถให ล าช าออกไปได โดยไม กระทบกระเท อนก บเวลาเร มต นเร วท ส ดของงานแต ละงานท อย ถ ดไป FF ค านวณได จากส ตร ด งน FF i LF ij (ES I D ij ) 3. เวลาย ดหย นอ สระ (Independent Float : IF ij ) หมายถ ง ระยะเวลาของงานท ก าล งพ จารณาอย น น สามารถให ล าช าออกไปได โดยไม ม ผลกระทบกระเท อนต องานท อย ก อนหน าและงานท อย ถ ดไป IF ค านวณได จากส ตร ด งน IF ij (ES j ES i ) D ij ข อส งเกตเก ยวก บการค านวณเวลาย ดหย น ค อ เวลาท ก าหนดเป นเป าหมายให โครงการต อง เสร จมากกว าเวลารวมท งหมดของโครงการท ค านวณได ค าเวลาย ดหย นจะม ค าเป นบวก เวลาท ก าหนดเป น เป าหมายให โครงการต องเสร จน อยกว าเวลารวมท งหมดของโครงการท ค านวณได ค าเวลาย ดหย นจะม ค าเป นลบ หมายถ ง งานน นๆ ต องลดเวลาท างานด งกล าวลงเพ อให เวลาแล วเสร จของโครงการท งหมด สอดคล องก บเวลาเป าหมายท ได ต งไว สายงานว กฤตของโครงการ ค อ สายงานท ม ค าเวลาย ดหย นน อยท ส ด ในทางปฏ บ ต เวลาย ดหย นท จ าเป นต องใช และท าการค านวณมากท ส ด ค อ เวลาย ดหย นรวมน นเอง และหล กการตรวจสอบความถ กต องของผลการว เคราะห ด งน 3.1 งานท กงานท ม จ ดเร มต นจากป มเด ยวก นจะม เวลาเร มต นเร วท ส ดเหม อนก น 3.2 งานท กงานท ม จ ดส นส ดท ป มเด ยวก นจะม เวลาแล วเสร จช าท ส ดเหม อนก น 3.3 ES LS เวลาเร มต นเร วท ส ดของงานจะต องไม มากกว าเวลาเร มต นช าท ส ด 3.4 EF LF เวลาแล วเสร จเร วท ส ดของงานจะต องไม มากกว าเวลาแล วเสร จช าท ส ด 3.5 FF TF เวลาย ดหย นให เปล าจะต องไม มากกว าเวลาย ดหย นรวม 3.6 IF FF เวลาย ดหย นอ สระจะต องไม มากกว าเวลาย ดหย นให เปล า 3.7 TF FF + IF เวลาย ดหย นรวมเป นค าผลรวมของเวลาย ดหย นให เปล าและเวลาย ดหย นอ สระ

20 136 ข นตอนท 4 จ ดสรรทร พยากร การท โครงการจะก าหนดเวลาของงานแต ละงานได อย างเหมาะสม จะต องพ จารณาจ านวนทร พยากรท ม อย หร อท สามารถจ ดหามาได หร อท จะได ร บการสน บสน น ด งน น ข นตอนท 3 และข นตอนท 4 เป นส วนท ต องวางแผนกล บไปกล บมาหลายรอบจนกว าผ ปฏ บ ต งาน ท เก ยวข องจะยอมร บ เน องจากทร พยากรเป นป จจ ยท ม ความส าค ญต อการบรรล ว ตถ ประสงค โครงการ ข นตอนท 5 ควบค มโครงการ หล งจากท ได ท าการวางแผนด วยโครงข ายเสร จเร ยบร อยแล ว จากน นจะน าแผนโครงการไปปฏ บ ต ในระหว างด าเน นงานโครงการจะต องม การควบค มต ดตามผล การด าเน นงานโครงการ โดยการน าผลงานท เก ดข นจร งตามก าหนดเวลาท ได วางไว แล วท าการเปร ยบเท ยบ ก บผลงานท คาดหว งไว ล วงหน า ซ งในขณะวางแผนถ าหากม ผลงานท ไม เป นไปตามท ก าหนดก จะหาสาเหต ของความเบ ยงเบนท เก ดข นจากน นจะป องก นข อผ ดพลาดหร อเปล ยนแปลงแผนและก าหนดเวลาของ งานต างๆ ให เหมาะสมก บสภาพความเป นจร งท เปล ยนแปลงอย ตลอดเวลา กล าวอ กน ยหน ง ค อ ม การปร บปร งแก ไขโครงข าย เช น ข นตอนการท างาน ตารางเวลาการท างาน ความส มพ นธ ระหว างงานต างๆ เป นต น ท งน การควบค มโครงการเก ยวข องก บกรอบเวลาของโครงการและค าใช จ าย ซ งม ความส มพ นธ ก นอย างส ง ด งน นข นตอนท ง 5 น จะต องม ความส มพ นธ ก นอย างต อเน องจนกว าโครงการจะแล วเสร จ เทคน คการจ ดการสม ยใหม การบร หารโครงการในป จจ บ นม ความสล บซ บซ อน เน องจากการเปล ยนแปลงของสภาวะแวดล อม ท เก ดข นท งท มาจากภายในและภายนอกองค การท เก ดข นตลอดเวลา ท าให ผ บร หารโครงการและน กว ชาการ หลายท านได พยายามค ดค นและหาว ธ ท จะน ามาใช เพ อท าให องค การเจร ญเต บโต และเก ดความก าวหน า อย างม นคงในระยะยาว ส าหร บเทคน คการจ ดการสม ยใหม ท ถ กค ดค นและน ามาใช อย างกว างขวาง ด งน 1. การบร หารค ณภาพท วท งองค การ (Total Quality Management: TQM) การบร หารค ณภาพท วท งองค การเป นกระบวนการท ม ความเก ยวข องก บการด าเน นก จกรรม ท กๆ ก จกรรมในโครงการท ม ความส มพ นธ ก บผล ตภ ณฑ ท ประกอบด วยส นค าหร อบร การ โดยบ คลากร ท กคนม ส วนร วมในการปฏ บ ต ได อย างเหมาะสม เพ อร กษาไว ซ งค ณภาพของผล ตภ ณฑ ท ออกส ตลาด การบร หารค ณภาพท วท งองค การ บ คลากรจะม บทบาทท ส าค ญท ต องปฏ บ ต งานควบค ก นท กฝ ายตาม แนวทางของการควบค ณค ณภาพต งแต การว จ ยและการพ ฒนา การออกแบบการผล ต การให บร การหล งการขาย การจ ดจ าหน าย การควบค มทางการเง น การบร หารทร พยากรมน ษย เป นต น