ปฏ บ ต การท 8 การใช โปรแกรมสาน กงาน Microsoft Excel

Transcription

1 ปฏ บ ต การท 8 การใช โปรแกรมสาน กงาน Microsoft Excel ว ตถ ประสงค 1. ร จ กโปรแกรม Microsoft Excel ซ งเป นโปรแกรมในช ดของ Microsoft Office 2. ร จ กคำส งพ นฐำนและฟ งก ช นต ำง ๆ ในโปรแกรม Excel 3. สำมำรถประย กต ใช งำนโปรแกรม Excel ให เข ำก บล กษณะของงำนด ำนต ำง ๆ ได 1. โปรแกรม Microsoft Excel ค ออะไร โปรแกรม Microsoft Excel หร อ MS Excel เป นโปรแกรมตำรำงคำนวณ (Spreadsheet) โปรแกรม หน ง ท จ ดอย ในช ดของ Microsoft Office โปรแกรมตำรำงคำนวณน ได ถ กสร ำงข นมำเพ อว ตถ ประสงค หล กใน กำรช วยในกำรกรอกข อม ลลงในช องตำรำงท อย ใน แผ นกระดำษคำนวณ (Worksheet) แล วสำมำรถนำ ข อม ลเหล ำน นมำคำนวณหร อใช ในกำรว เครำะห ข อม ล เช น กำรหำผลรวม กำรหำค ำท ส งส ด และกำรหำค ำท ต ำส ด เป นต น นอกจำกน นย งสำมำรถใช สร ำงกรำฟจำกข อม ลท ม อย ได เพ อให มองเห นภำพของข อม ลได ช ดเจน ข น ในขณะท จ ดทำเอกสำรน โปรแกรม Excel ได ออกร น Excel 2013 ซ งแตกต ำงไปจำกร น Excel 2003 โดยเฉพำะกำรเปล ยนจำกกำรใช เมน ชน ด Drop down ไปเป นกำรใช ร บบ น (Ribbon) คำส งต ำง ๆ จะจ ดอย บนแถบร บบ น แทนกำรใช เมน แบบเก ำ แต ไม ม ควำมแตกต ำงจำก Excel 2007 มำกน ก ร ปท 8-1 เปร ยบเท ยบล กษณะหน ำตำของโปรแกรม Excel ร น 2003 (ร ปซ ำยม อ) ก บ 2013 (ร ปขวำม อ) 2. การเร ยกใช งานโปรแกรม Microsoft Excel ทำโดยกำรคล กป ม Start แล วเล อก All Programs จำกน นเล อกโปรแกรม Microsoft Office แล ว เล อกโปรแกรม Microsoft Office Excel 2007

2 3. ส วนประกอบต าง ๆ ของโปรแกรม Microsoft Excel Ribbon Office Button Name Box Tab icurre ntly active Title Bar Dialog Box Launcher Current (Active) Cell Formula Bar Groups Columns Rows Status Bar แต ละส วนของหน ำจอม รำยละเอ ยด ด งน Title Bar ส วนน อย บนส ดของหน ำจอ จะบอกช อไฟล ท ก ำล งทำงำน ถ ำย งไม ได บ นท กไฟล Excel จะต งข อให เป น Book และตำมด วยต วเลข เช น Book1.xls, Book2.xls เป นต น แต ถ ำม กำรบ นท กไฟล แล ว Excel จะใช ช อท บ นท ก Ribbon หร อร บบ น จะอย ถ ดลงมำจำก Title Bar ภำยในร บบ นจะประกอบไปด วยกล ม เคร องม อ (Groups) Groups หร อกล มเคร องม อ ซ งเคร องม อเหล ำน เป นเคร องม อท ใช บ อย ๆ Formula Bar หร อแถบส ตร ส วนท อย ซ ำยส ด ค อ ช อของ cell และช องถ ดมำ เป นส วนท จะ ใส ข อม ลใน cell น หร อใส ส ตรของ Excel ลงใน cell น Status Bar หร อแถบสถำนะ เป นแถบท ใช บอกสถำนะของโปรแกรม คำว ำ Ready ทำง ด ำนซ ำย บอกว ำขณะน โปรแกรมพร อมร บคำส งจำกท ำน ส วนทำงด ำนขวำม อจะม ข อม ลหลำยอย ำง เช น แสดง สถำนะของป ม Num Lock ถ ำป มเป ดอย จะเห นคำว ำ NUM ป มน ถ ำไม เป ด จะไม สำมำรถใช ป มกล มต วเลข ด ำนขวำม อบนแป นพ มพ ได แสดงสถำนะของป ม Caps Lock ถ ำป มน ถ กเป ดอย จะเห น CAPS ปรำกฏ ป มน ใช สำหร บพ มพ อ กษรแถวบน บนแป นพ มพ

3 4. ล กษณะของแผ นงาน เม อเร มต นเป ดใช งำนโปรแกรม Excel เพ อสร ำงงำนหน งไฟล จะประกอบไปด วย แผ นกระดำษ คำนวณ (worksheet) ท งหมด 3 แผ นงำน ได แก Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 ซ งช อจะแสดงอย ท Sheet Tab ถ ำต องกำรมำกกว ำน น สำมำรถสร ำงเพ มได เม อคล กขวำท ช อของแผ นงำน จะปรำกฏเมน ข นมำให เล อก คำส ง Insert หร อ เพ ม นอกจำกน เรำสำมำรถปร บแต งช อและจ ดกำรแผ นงำนได เช น ลบแผ นงำน เปล ยนช อ แผ นงำน ระบำยส แผ นงำน ตลอดจนย ำยตำแหน งแผ นงำน เป นต น ซ งใน 1 แผ นงำนจะประกอบด วยแถว (row) ซ งจะถ กกำก บด วยต วเลข (จะม แถวท งหมด 1,048,576 แถว) และคอล มน (column) กำก บด วย ต วอ กษรภำษำอ งกฤษเช น A-Z, AA-AZ IV จำนวน 16,384 คอล มน จ ดต ดของแถวและคอล มน ทำให เก ด ตำรำงเป นช อง ๆ เรำจะเร ยกว ำเซลล (Cell) แต ละเซลล จะม ช อกำก บ โดยช ออ ำงอ งจำกต วอ กษรช อคอล มน ตำมด วยหมำยเลขแถว ต วอย ำงเช น C4 หมำยถ ง คอล มน ท C แถวท 4 เซล C4 ร ปท 8-2 ต วอย ำงกำรเล อกเซล C4 5. การจ ดเก บและการเป ดเอกสาร การจ ดเก บเอกสาร 1. คล กท ป ม Office Button แล วเล อกเมน ย อย Save as เพ อบ นท กเอกสำรน น หร อ เล อกเมน บ นท กแฟ มเป น เม อต องกำรบ นท กเอกสำรน นไปเป นอ กเอกสำรอ นท ม ช อต ำงก น ปรำกฏหน ำต ำงด งต อไปน 2. เม อจ ดเก บแฟ มเอกสำรตำรำงคำนวณจะม นำมสก ลเป น.xls

4 การเป ดเอกสาร 1. คล กท ป ม Office Button แล วเล อกเมน ย อย Open เพ อเล อกเป ดเอกสำรท ม อย แล ว โดยเล อกท เก บเอกสำร เล อกแฟ มเอกสำร แล วคล กป ม Open 2. จะส งเกตว ำ ชน ดของเอกสำรจะ Default เป น.xls 6. การป อนข อม ลลงในแผ นงาน ข อม ลท ป อนลงในเซลล เป นได ท งต วเลขและต วอ กษร โดยปกต ต วเลขจะจ ดช ดขวำของเซลล และ สำมำรถนำไปคำนวณได สำหร บข อควำมหร อต วอ กษรจะจ ดช ดซ ำย ในกรณ ท ม ท งข อควำมและต วเลขภำยใน เซลล เด ยวก น Excel จะถ อว ำเป นข อควำม ไม สำมำรถนำไปคำนวณได ด งน นถ ำต องกำรนำต วเลขไปคำนวณ ต องพ มพ ต วเลขน น ๆ ในเซลล ของต วเอง และใช กำรอ ำงถ งช อของเซลล ในกำรคำนวณ กำรป อนข อม ลลงในเซลล ทำได ด งน 1. นำเคอร เซอร ไปท เซลล A1 แล วคล ก 1 คร ง ด งร ปต อไปน ร ปท 8-3 ต วอย ำงกำรอ ำงถ งเซลล A1 2 พ มพ ข อควำมว ำ ควำมร เบ องต นเก ยวก บคอมพ วเตอร จำกตรงน จะส งเกตได ว ำขณะท ป อน ข อควำมท เซลล A1 ข อควำมท พ มพ จะปรำกฏข น 2 แห ง ค อ ในช อง A1 และในแถบส ตร 3. หำกข อม ลถ กต องสำมำรถปฏ บ ต ด งน กดป ม <Enter> หร อ กดป มล กศรเพ อเล อนตำแหน งต วช เซลล หร อ ใช เมำส คล กท ไอคอนเคร องหมำยถ ก ในแถบส ตร 4. หร อ หำกต องกำรยกเล กกำรป อนข อม ล ในขณะท กำล งป อนข อม ล สำมำรถปฏ บ ต ด งน กดป ม <ESC> หร อ ใช เมำส Click ท ไอคอนเคร องหมำย ในแถบส ตร

5 ร ปท 8-4 ต วอย ำงกำรพ มพ ข อควำมท เซลล A1 ร ปท 8-5 ต วอย ำงกำรพ มพ ข อควำมท เซลล A1 ข อส งเกตในการป อนข อม ล 1. ข อม ลประเภทต วหน งส อ (Text) จะถ กจ ดช ดซ ำยของเซลล 2. ข อม ลประเภทต วเลข (Number) ว นท -เวลำ (Date & Time) ผลล พธ จำกส ตรและฟ งก ช นกำร คำนวณ (Formula & Function) จะถ กจ ดช ดขวำของเซลล 3. ในกรณ ท ป อนข อม ลใดๆ แล วปรำกฏเคร องหมำยล กศรส แดง หร อเคร องหมำย # แสดงว ำควำม กว ำงของเซลล ไม พอท จะแสดงผล จะต องท ำกำรขยำยขนำดควำมกว ำงของเซลล คาแนะนาในการพ มพ 1. ในกำรทำงำนก บ Excel ม กจะม กำรปร บควำมกว ำงของคอล มน ให เป นไปตำมร ปแบบท ต องกำร เช น แบบฟอร ม ตำรำงต ำง ๆ เป นต น ถ ำต องกำรขยำยควำมกว ำงหร อ ลดควำมกว ำงของคอล มน แต ละ คอล มน ให นำเคอร เซอร ไปวำงไว ท เส นขอบของคอล มน ท ต องกำรขยำย เม อเคอร เซอร เปล ยนร ปร ำงเป นล กศร 2 ห ว ให กดเมำส ค ำงไว แล วลำกไปทำงซ ำยหร อทำงขวำ ได ตำมต องกำร 2. กำรปร บควำมส งของแถว ทำเช นเด ยวก บกำรปร บควำมกว ำงของคอล มน ค อนำเคอร เซอร ไปวำงไว ท เส นระหว ำงแถวท ห วแถวและลำกเพ อกำหนดควำมส ง

6 ฝ กปฏ บ ต 1. พ มพ ข อม ลต อไปน โดยกำรจ ดควำมกว ำงและควำมส งของเซลล ให อย ในร ปแบบท สวยงำม ช อ-สก ล อาย อาช พ ส ร พร บำงเหล อง 25 ทำสวนยำงพำรำ เสกส ทธ ค ณศร 30 ร บรำชกำร พน ดำ ทองอ อน 56 แม บ ำน 7. การแทรกคอล มน และการเพ มแถว ในบำงคร งเรำอำจพ มพ ข อม ลตกหล นไปแล วต องกำรเพ มข อม ล สำมำรถทำได โดยกำรแทรกคอล มน เพ ม ด งน 1. ถ ำต องกำรเพ มข อม ลระหว ำงคอล มน B และ C ทำโดยกำรคล กท ช อของคอล มน C ซ งจะเก ด แถบสว ำงยำวตลอดคอล มน ร ปท คล กเมำส ขวำเพ อแสดงค ำส ง แล วเล อกค ำส ง Insert จะทำให ข อม ลเด มท อย ท คอล มน C ถ กย ำยไป อย ท คอล มน D ด งร ป ร ปท จำกน นให ใส ข อม ลท ต องกำรเพ ม 4. กำรแทรกแถวก ทำเช นเด ยวก น โดยคล กท ห วแถวท ต องกำรแทรก และคล กเมำส ขวำเพ อแสดง คำส ง แล วเล อกค ำส ง Insert

7 8. การลบ/แก ไขข อม ลในแผ นงาน ถ ำต องกำรลบข อม ลท งหมดในเซลล ให ทำกำรเล อกเซลล ท ต องกำรจะลบก อนจำกน นกดป ม Delete ได เลย หร อถ ำต องกำรแก ไขข อม ล ให ทำกำรเล อกเซลล ท ต องกำรแก ไข จำกน นคล กเมำส ซ ำย 2 คร ง จ งจะ สำมำรถแก ไขข อม ลในเซลล น นได หร อจะแก ไขข อม ลในแถบส ตรก ได 9. การจ ดร ปแบบของข อม ล ใน Excel ม คำส งสำหร บจ ดร ปแบบเซลล โดยเฉพำะ เช น กำรทำต วอ กษรแนวเฉ ยง 45 องศำ หร อกำร ทำให ต วเลขเม อป อนลงในเซลล น น ๆ แล วจะต องม ทศน ยม 2 ตำแหน ง เป นต น ซ งม ว ธ กำรด งน 1. เล อกเซลล ท ต องกำรจะจ ดร ปแบบ 2. คล กเมำส ขวำแล วเล อกคำส ง Format Cell หร อ จ ดร ปแบบเซลล 3. จำกน นจะปรำกฏหน ำต ำงด งร ป ร ปท เล อกจ ดร ปแบบได ตำมต องกำร โดยเล อกป ำยเมน ต ำง ๆ ด งน Number หร อ ต วเลข ค อ กำรกำหนดร ปแบบต วเลข เช น จะให ม ทศน ยมก ตำแหน ง จ ดร ปแบบเป นว นท หร อสก ลเง น เป นต น Alignment หร อ กำรจ ดแนว ค อ กำรส งช ดซ ำย ช ดขวำ หร อ จ ดก งกลำงของเซลล อ กษร แนวต ง แนวเอ ยง หร อถ ำข อควำมยำวเก นไปจะจ ดกำรอย ำงไร เช น ย อให เล กลง หร อผสำนเซลล ให ครอบคล ม ข อควำมท งหมด เป นต น Font หร อ แบบอ กษร ค อ กำรกำหนดชน ดต วอ กษร (Fonts) ล กษณะและขนำด ตลอดจนส ของต วอ กษร Border หร อ เส นขอบ ค อ กำรกำหนดล กษณะเส นขอบของเซลล น น ๆ ใช สำหร บกำร กำหนดเส นตำรำง หร อเส นใต เป นต น

8 Fill หร อ กำรเต ม ค อ กำรกำหนดลวดลำยพ นหล ง และส พ นหล ง Protection หร อ กำรป องก น ค อ กำรกำหนดให ร บหร อไม สำมำรถร บข อม ลได และสำมำรถ กำหนดไม ให แสดงเซลล น น ๆ ก ได ซ งจะม ผลก ต อเม อม กำรป องก นแผ นงำนไว แล ว 10. การคานวณอย างง าย เร มต นจำกกำคำนวณอย ำงง ำย ๆ โดยกำรใช Excel เสม อนเป นเคร องค ดเลขเคร องหน ง ซ งกำร คำนวณใน Excel ทำได โดยกำรป อนต วเลขเข ำในเซลล แต ละเซลล จำกน นสำมำรถนำต วเลขท อย ในเซลล แต ละ เซลล มำ บวก ลบ ค ณ หำร ยกกำล ง (+, -, *, /, ^) ก น ซ งในกำรใส ส ตรจะต องเร มต นใส เคร องหมำยเท ำก บ (=) ท กคร ง ลองด ต วอย ำง และทำตำมต อไปน 1. คล กท ตำแหน ง A1 แล วพ มพ เลข 20 แล วกด Enter 2. ท ตำแหน ง A2 พ มพ เลข 30 แล วกด Enter 3. ท ตำแหน ง A3 พ มพ เลข 40 แล วกด Enter 4. ท ตำแหน ง A4 พ มพ ส ตร =(A1+A2+A3)/3 5. เม อพ มพ เสร จแล วกด Enter จะปรำกฏผลล พธ ท ตำแหน ง A4 เท ำก บ 30 ร ปท 8-9 ร ปท 8-10 ข อส งเกต เรำสำมำรถใส เคร องหมำยดำเน นกำรทำงคณ ตศำสตร ก บข อม ลได หลำยเซลล พร อมก น โดย อำจใช เคร องหมำยวงเล บ ( ) เพ อกำหนดลำด บกำรดำเน นกำรทำงคณ ตศำสตร เช น= (C4+C5+F6)/S4 เป น ต น เรำสำมำรถใส เคร องหมำยดำเน นกำรทำงคณ ตศำสตร ก บข อม ลท เป นต วเลขได โดยไม ต อง อ ำงอ งเซลล เช น =6+5 เป นต น

9 เรำสำมำรถคำนวณใส เคร องหมำยดำเน นกำรทำงคณ ตศำสตร ก บข อม ลในเซลล ร วมก บ ข อม ลท เป นต วเลขได เช น =A6*5 เป นต น ฝ กปฏ บ ต ด วยตนเอง ให น ส ตคำนวณค ำล วงเวลำในตำรำงต อไปน (ตอบเป นทศน ยม 2 ตำแหน ง) ร ปท การค ดลอกส ตรการคานวณโดยใช Auto Fill 1. คล กเมำส ท เซลล ท ม ข อม ล หร อ ส ตรกำรคำนวณ 2. เล อนเมำส มำช ท ม มขวำด ำนล ำงของเซลล ท เซลล ท ม ข อม ล หร อ ส ตรกำรคำนวณ จะเห นเป น เคร องหมำย + 3. คล กและลำกเมำส เซลล ท ต องกำรและปล อยเมำส 4. จะได ข อม ล หร อ ส ตรกำรคำนวณ ท ค ดลอกมำจำกเซลล ต งต น 12. การใช งานฟ งก ช นต าง ๆ ฟ งก ช นของ Excel ก ค อส ตรสำเร จร ปท โปรแกรม Excel จ ดทำไว ให แล วพร อมเร ยกใช งำนได เลย เพ ยงแต เรำใส ค ำท ต องกำรคำนวณ โดยกำรระบ เซลล ท ม ข อม ลผ ำนกำรคล กเมำส หร อพ มพ โดยตรง เรำสำมำรถ เร ยกใช งำนฟ งก ช นต ำง ๆ ผ ำนกำรเล อกส ตรผ ำนเมน fx ท แถบส ตร เม อคล กแล วจะปรำกฏหน ำต ำงด งร ปท 8-13 ทำให เรำสำมำรถเล อกฟ งก ช นในกำรคำนวณได หลำกหลำย อ กทำงเล อกหน งค อผ ใช พ มพ ส ตรเองในเซลล ท เรำต องกำรให ผลล พธ ไปแสดง เมน ท ใช ในกำรเล อกส ตรกำรค ำนวณ ร ปท 8-12

10 ร ปท 8-13 ฟ งก ช นเหล ำน ช วยให ทำงำนได เร วข น ถ ำไม ม ฟ งก ช น เรำจะต องเส ยเวลำในกำรคำนวณเป นอย ำงมำก เช น ถ ำเรำต องกำรรวมต วเลขใน B5 ถ ง B15 แล วเก บผลล พธ ท ตำแหน ง B16 เรำต องเข ยนส ตรในตำแหน ง B16 หร อแถบส ตรเป น =B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15 แต ถ ำเรำใช ฟ งก ช น SUM ซ งเป นกำรรวมต วเลขใน เซลล เรำสำมำรถเร ยกใช ส ตร และระบ ข อม ลได สะดวกข น ด งน =SUM(B5:B15) โปรแกรม Excel ม ฟ งก ช นให เรำเล อกใช จำนวนมำก ท งฟ งก ช นทำงคณ ตศำสตร กำรเง น กำรค ดค ำ ทำงสถ ต เป นต น ฟ งก ช นเหล ำน ทำให เรำสำมำรถหำค ำต ำง ๆ ได สะดวกย งข น เช น หำผลรวม หำค ำเฉล ย น บ จำนวนควำมถ หร อแม แต กำรหำผลรวมย อย (Subtotal) กำรเร ยงลำด บ ก สำมำรถทำได กำรใช ฟ งก ช น จำเป นต องม กำรอ ำงอ งถ งข อม ลท จะนำมำใช ในฟ งก ช น จ งควรเร ยนร กำรอ ำงอ งข อม ลในเซลล ต ำง ๆ เส ยก อน 13. การอ างถ งข อม ลในเซลล กำรจะใช ฟ งก ช นได ถ กต องน นต องม กำรระบ ตำแหน งของเซลล ว ำจะเล อกตำแหน งใดบ ำง กำรอ ำงอ ง แบ งออกเป น 3 ล กษณะ ค อ Relative, Absolute และ Mixed Referencing 1. การอ างอ งเซลล แบบส มพ ทธ (Relative Referencing) กำรอ ำงช อเซลล แบบส มพ ทธ (Relative Reference) เป นกำรอ ำงถ งเซลล หน งเซลล ใด(หร อ กล มหน งกล มใด) โดยกำรอ ำงอ งแบบส มพ ทธ จะส มพ นธ ก บตำแหน งก บเซลล ท อ ำงถ งม น ต วอย ำงเช น

11 o อ ำงอ ง แบบเซลล เด ยว เช น A1 o อ ำงอ งแบบช วง หร อ range reference เป นกำรอ ำงอ งตำแหน งข อม ลในเซลล ท ต องกำร ต งแต เซลล แรกท ระบ จนถ งเซลล ส ดท ำยท ระบ รวมท งเซลล อ น ๆ ท อย ในระหว ำงน นด วย ร ปแบบในกำรเข ยน ใช เคร องหมำย : ค นกลำงระหว ำงช อตำแหน งของเซลล เช น กำรอ ำงอ งเป น A1:A3 หมำยถ งเซลล A1, A2 และ A3 o อ ำงอ งแบบย เน ยน เป นกำรอ ำงอ งแบบผสมผสำนก นของกำรอ ำงอ งแบบช วง กำรเข ยนให ค น ด วยเคร องหมำยคอมม ำ (, ) เช น ถ ำกำรอ ำงอ ง A1, A3, A5 หมำยถ งเซลล A1, A3 และ A5 อ กหน ง ต วอย ำงเช น ถ ำกำรอ ำงอ งเป น (A1:C3), (D1:D3) หมำยถ งเซลล A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3, D1, D2 และ D3 เป นต น ต วอย าง จำกภำพข ำงล ำงน จะเห นรำยกำรส งของ รำคำต อหน วย จำนวน และรวมเง น o ในตำแหน ง D2 เป นกำรใช ส ตรคำนวณ โดยให นำข อม ลในตำแหน ง B2 ไปค ณก บข อม ลใน ต ำแหน ง C2 หร อเข ยนเป นส ตรว ำ =B2*C2 ร ปท 8-14 o จำกน นให ทำ Auto Fill เพ มเป นกำรค ดลอกส ตรท ต ำแหน ง D2 ไปย งเซลล D3 และ D4 o ถ ำตรวจสอบด ส ตรท โปรแกรม Excel ค ดลอกมำวำงท ต ำแหน ง D3 และ D4 จะเห นว ำ Excel เปล ยนส ตรเป น =B3*C3 และ =B4*D4 ตำมลำด บ ส ตรในตำแหน ง D3 ร ปท 8-15

12 ท เป นเช นน เพรำะ เซลล ต นแบบ ค อ D2 ใช กำรอ ำงอ งแบบ Relative Referencing เม อเปล ยน ต ำแหน ง กำรอ ำงอ งจ งเปล ยนไปด วย กำรอ ำงอ งแบบ Relative เป นกำรอ ำงอ งท ย ดเซลล ตำแหน งป จจ บ นเป น หล ก เม อม กำรเปล ยนแปลงต ำแหน งหล ก กำรอ ำงอ งจ งเปล ยนไปด วย 2. การอ างอ งแบบแน นอน (Absolute Referencing) กำรอ ำงอ งแบบ Absolute เป นกำรระบ เซลล ท แน นอนไม ว ำจะม กำรค ดลอกหร copy ส ตรไปไว ท ไหน ก ตำม กำรอ ำงอ งก ย งอ ำงอ งถ งเซลล เด ม กำรอ ำงอ งแบบน เรำใช เคร องหมำย $ นำหน ำท งแนวนอนและแนวต ง ต วอย ำงเช น $D$6, $E$4 เป นต น กำรใช เทคน ค AutoFill ในกำรค ดลอกส ตรกำรค ำนวณอ ำงอ งแบบส มบ รณ ม ผลทำให ส ตรกำรค ำนวณท ปลำยทำงคงท ไม ม กำรเปล ยนต วเลขแถว และต วอ กษรคอล มน เสม อนเป นกำร ล อคตำแหน งของเซลล น น ๆ ต วอย าง จำกต วอย ำงท ผ ำนมำ ในกำรขำยส นค ำท กรำยกำรจะต องค ดภำษ ม ลค ำเพ ม 7% ให ก บส นค ำ ท กรำยกำร เรำสำมำรถพ มพ 7% ไว ท เซลล ใดเซลล หน ง o ทดลองโดยกำรใส ส ตรท ม กำรอ ำงช อเซลล แบบส มพ ทธ ท ตำแหน ง E2 = D2*B5 ด งภำพ จำกน นทำกำร Auto Fill ไปย งตำแหน ง E4 แล วส งเกตผลล พธ ท ได ร ปท 8-16 o จำกน นให ทำกำรใส ส ตรแบบกำรอ ำงอ งแบบ Absolute ท ตำแหน ง E2 ใหม เป น =D2*$B$5 แล วให ส งเกตผลล พธ ท ได o จำกน นให ทำกำร Auto Fill ไปถ งเซลล E4 แล วตรวจสอบควำมถ กต อง 3. การอ างอ งแบบผสม (Mixed Referencing) กำรอ ำงอ งแบบน เป นกำรระบ ค ำตำยต วคงท ไม เปล ยนแปลง โดยกำหนดเฉพำะด ำนแนวต ง (Column) หร อ แนวนอน (Row) เพ ยงอย ำงใดอย ำงหน งเท ำน น เช น ย ดเฉพำะ Column C เป นหล ก เป นต น กำรอ ำงอ ง แบบน เรำใช เคร องหมำย $ นำหน ำส วนท ต องกำรล อคหร อให ม ค ำคงท ไม เปล ยนแปลง เช น $C1 เป นกำรล อค คอล มน C หร อ C$1 เป นกำรล อคแถวท 1 เป นต น

13 14. ว ธ ใช งานส ตรของ Excel Excel ม ส ตรหร อฟ งก ช นให เล อกใช จำนวนมำก กำรเร ยกใช งำนสำมำรถพ มพ เข ำโดยตรงท แถบส ตร หร อพ มพ ส ตรได เองผ ำนแป นพ มพ ต วอย ำงต อไปน จะใช เป นข อม ลสำหร บในกำรเร ยกใช งำนส ตรต ำง ๆ ของ Excel ก อนอ นให เตร ยม ข อม ลด งน 1. พ มพ 5 ในต ำแหน ง B1 แล วกด Enter 2. พ มพ 2 ในต ำแหน ง B2 แล วกด Enter 3. พ มพ 6 ในต ำแหน ง B3 แล วกด Enter 4. พ มพ 4 ในต ำแหน ง B4 แล วกด Enter 5. พ มพ 8 ในต ำแหน ง B5 แล วกด Enter ฟ งก ช น SUM เป นกำรหำผลรวมของช วงท ก ำหนด โดยม ร ปแบบด งน =SUM(เซลล เร มต น:เซลล ส ดท ำย) หร อ =SUM(เซลล,เซลล,เซลล,...,เซลล ) ต วอย าง ท ตำแหน ง A6 พ มพ คำว ำ ผลรวมท งหมด ด งน นถ ำต องกำรหำผลบวกของข อม ลท อย ในตำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 เรำสำมำรถใส ส ตรท ตำแหน ง B6 ได เป น =SUM(B1:B5) หมำยถ งต องกำรบวกต วเลขท งหมดท อย ในเซลล B1, B2, B3, B4 และ B5 ซ งจะเหม อนก บ =B1+B2+B3+B4+B5 คำตอบท ได จะเท ำก บ 25 ร ปท 8-17 แต ถ ำต องกำรบวกข อม ลท อย ในตำแหน ง B1, B3, B5 จะต องใส ส ตรเป น =SUM(B1,B3,B5) ซ ง เหม อนก นก บ =B1+B3+B5 คำตอบท ได จะเท ำก บ 19

14 ร ปท 8-18 ถ ำต องกำรบวกข อม ลท ตำแหน ง B1, B2, B4 จะต องใส ส ตรอย ำงไร ฟ งก ช น AVERAGE เป นกำรหำค ำเฉล ยเลขคณ ตของข อม ลในช วงท กำหนด ร ปแบบเป นด งน =AVERAGE(เซลล เร มต น:เซลล ส ดท ำย) หร อ =AVERAGE(เซลล,เซลล,เซลล,...,เซลล ) ต วอย าง ท ตำแหน ง A8 พ มพ ข อควำมว ำ ค ำเฉล ย ด งน นถ ำต องกำรหำค ำเฉล ยของข อม ลท ตำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 เรำสำมำรถใส ส ตรท ตำแหน ง B8 ได เป น =AVERAGE(B1:B5) ซ งหมำยถ งกำรหำ ค ำเฉล ยของข อม ลท อย ท ต ำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 ซ งจะเหม อนก บ =(B1+B2+B3+B4+B5)/5 ซ ง เท ำก บ 5 น นเอง ร ปท 8-19 ฟ งก ช น MIN เป นกำรด ค ำต ำท ส ดในช ดข อม ลน น โดยม ร ปแบบด งน =MIN(เซลล เร มต น:เซลล ส ดท ำย) หร อ =MIN(เซลล,เซลล,เซลล,...,เซลล ) ต วอย าง ท ตำแหน ง A9 ให พ มพ ข อควำมว ำ ค ำต ำส ด ด งน นถ ำต องกำรหำค ำท ต ำท ส ดของข อม ลท ตำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 เรำสำมำรถใส ส ตรท ตำแหน ง B9 ได เป น =MIN(B1:B5) ซ งหมำยถ งกำรหำ ค ำท ต ำท ส ดของข อม ลท อย ท ต ำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 ซ งเท ำก บ 2 น นเอง ร ปท 8-20

15 ฟ งก ช น MAX เป นกำรด ค ำต ำท ส ดในช ดข อม ลน น โดยม ร ปแบบด งน =MAX(เซลล เร มต น:เซลล ส ดท ำย) หร อ =MAX(เซลล,เซลล,เซลล,...,เซลล ) ต วอย าง ท ตำแหน ง A10 ให พ มพ ข อควำมว ำ ค ำมำกส ด ด งน นถ ำต องกำรหำค ำท มำกส ดของข อม ลท ตำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 เรำสำมำรถใส ส ตรท ต ำแหน ง B9 ได เป น =MAX(B1:B5) ซ งหมำยถ ง กำรหำค ำท มำกท ส ดของข อม ลท อย ท ตำแหน ง B1, B2, B3, B4 และ B5 ซ งเท ำก บ 8 น นเอง ร ปท 8-21 ฟ งก ช น COUNT เป นกำรน บจำนวนข อม ลท เป นต วเลข ม ร ปแบบด งน =COUNT(เซลล เร มต น:เซลล ส ดท ำย) ต วอย าง ท ตำแหน ง A11 พ มพ ข อควำมว ำ จำนวนน บ จำกน นให ใส ส ตรท ตำแหน ง B11 เป น =COUNT(B1:B5) ร ปท 8-22 แต ถ ำต องกำรน บจำนวนข อม ลท เป นต วหน งส อให ใช ฟ งก ช น COUNTA() ถ ำต องกำรน บช องว ำง ให ใช ฟ งก ช น COUNTBLANK() ฟ งก ช น ROUND กำรป ดเศษต วเลขข นเป นจำนวนหล กท ระบ โดยม ร ปแบบด งน = ROUND(ต วเลข,จำนวนหล ก) หร อ =ROUND(เซลล,จำนวนหล ก) ต วอย าง 1. =ROUND(2.15, 1) จะให ผลล พธ เท ำก บ 2.2

16 2. ท ตำแหน ง B12 ให พ มพ ต วเลข จำกน นท A13 พ มพ ข อควำมว ำ ป ดให ม ทศน ยม 2 ตำแหน ง ด งน นถ ำต องกำรทำให ต วเลขท ตำแหน ง B12 เป นต วเลขท ม ทศน ยม 2 ตำแหน ง สำมำรถใส ส ตรท ตำแหน ง B13 เป น =ROUND(B12,2) จะม ค ำเท ำก บ 6.34 ร ปท 8-23 ฟ งก ช น INT ป ดเศษต วเลขลงเป นเลขจำนวนเต มท ใกล ท ส ด โดยม ร ปแบบด งน =INT(ต วเลข) หร อ =INT(เซลล ) ต วอย าง 1. =INT(8.9) เท ำก บ 8 2. ท A14 พ มพ ข อควำมว ำ ทำให เป นจำนวนเต ม ด งน นถ ำต องกำรทำให ต วเลขท ตำแหน ง B12 เป นต วเลขจำนวนเต ม สำมำรถใส ส ตรท ต ำแหน ง B14 เป น =INT(B12) จะม ค ำเท ำก บ 6 ฟ งก ช น COUNTIF หลำยคร งท เรำต องกำรน บจำนวน เช น ม เพศชำยก คน เพศหญ งก คน หร อผ ท ม อำย มำกกว ำ 40 ป ก คน เป นต น กำรน บในล กษณะน จำเป นต องระบ เง อนไขในกำรน บ ซ งม ร ปแบบ ด งน =COUNTIF(range,criteria) range ค อ ขอบเขตของเซลล ท ต องกำรให น บ เช น B2:B5 หร อ C2:C5 เป นต น criteria ค อ เกณฑ หร อเง อนไขข อก ำหนดในกำรน บ เช น น บเฉพำะผ ชำย เป นต น และเง อนไขท กำหนดน น จะต องอย ในเคร องหมำยคำพ ด ต วอย าง ให พ มพ ข อม ลต อไปน ตำมร ปด ำนล ำง ร ปท ถ ำต องกำรน บว ำม ก คนท อำย มำกกว ำ 20 ข นไป ให ใส ส ตรท ตำแหน ง B7 ด งน =COUNTIF(B2:B5,">20") ซ งจะได คำตอบเท ำก บ 3 คน 2. ถ ำต องกำรน บว ำเป นเพศชำยก คน ให ใส ส ตรท ต ำแหน ง B8 ด งน

17 =COUNTIF(C2:C5,"ชำย") ซ งจะได คำตอบเท ำก บ 2 คน 3. ถ ำต องกำรน บว ำเป นเพศหญ งก คน ให ใส ส ตรท ตำแหน ง Be ด งน =COUNTIF(C2:C5,"หญ ง") ซ งจะได คำตอบเท ำก บ 2 คน 15. การประย กต ใช งานโปรแกรม Excel 15.1 กำรคำนวณยอดขำยประจำว น โดยให พ มพ ข อม ลด งต อไปน ร ปท คำนวณหำกำไรส ทธ โดยพ มพ ส ตร =C3-D3 ท เซลล E3 และหำผลรวมโดยพ มพ ส ตร =SUM(E3:E8) ท เซลล E9 2. ค ดลอกส ตรจำกเซลล D4 ไปย งเซลล D5 ถ ง D8 ด วยว ธ ใช Auto Fill ด งน o Click Mouse ท เซลล E3 o เล อน Mouse มำช ท ม มขวำด ำนล ำงของเซลล E3 จะเห น Mouse เปล ยนเป น เคร องหมำย บร ษ ทของท ำนในท ก ๆ ส นเด อนจะต องคำนวณเง นเด อนท จะต องจ ำยให ก บพน กงำนแต ละคน จงหำเง น ส ทธ ท พน กงำนแต ละคนจะได ร บหล งจำกท ห กค ำประก นส งคม 5% ออกไปแล ว ร ปท 8-26

18 จงตอบคำถำมต อไปน 1. ถ ำต องกำรคำนวณเง นประก นส งคมจะต องใส ส ตรท ตำแหน ง E3 เป น... ซ งเม อทำกำร Auto Fill ส ตรท E3 ไปจนถ ง E10 จะต องให ผลล พธ ท ถ กต อง 2. ถ ำต องกำรคำนวณเง นส ทธ ท นำงสำวพ มพำจะได ร บจะต องใช ส ตร สร ำงตำรำงคำนวณคะแนนว ชำเทคโนโลย สำรสนเทศในช ว ตประจำว น ด งต อไปน ร ปท 8-27 จงคำนวณหำค ำต ำง ๆ ของเซลล ต อไปน 1. เซลล F3 ใส ส ตร เซลล C14 ใส ส ตร เซลล C15 ใส ส ตร เซลล C16 ใส ส ตร เซลล C17 ใส ส ตร เซลล C18 ใส ส ตร เซลล C19 ใส ส ตร...

19 คณะว ทยาการสารสนเทศ มหาว ทยาล ยบ รพา รห สประจาต ว...ช อ-สก ล... กล ม...คณะ...อาจารย ผ สอน... คาถามท ายปฏ บ ต การ 1. จงอธ บำยล กษณะเด นของโปรแกรมตำรำงคำนวณ (Spreadsheet) จำกข อม ลรำยงำนเกรดเฉล ยของน ส ต จงตอบคำถำมต อไปน 2.1 จำนวนหน วยก ตรวมท น ส ตลงทะเบ ยนเทอมน ท เซลล C11 คำนวณได จำกส ตร ค ำ GP ท เซลล C12 คำนวณได จำกส ตร GPA ของเทอมน ท เซลล C13 คำนวณได จำกส ตร ถ ำเปล ยนแปลงเกรดของว ชำ Computer and the Internet เป น A ผลจะเป นอย ำงไร......