การใช งาน Microsoft Office PowerPoint

Transcription

1 การใช งาน Microsoft Office PowerPoint

2 -64- Microsoft PowerPoint โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เป นโปรแกรมหน งในตระก ล Microsoft Office เหมาะ สาหร บการจ ดสร างงานนาเสนอข อม ล (Presentation) สาหร บนาไปประย กต ใช ในงานได หลายประเภท เช น การนาเสนอข อม ลส นค าและบร การ การจ ดทา Slide Show การออกแบบแผ นพ บ เป นต น Interface หร อหน าจอโปรแกรมน บเป นส งแรกท เห นถ งความเปล ยนแปลงของ PowerPoint 2007 ได อย างช ดเจน เน องจากม การออกแบบปร บโฉมเป นร ปแบบใหม ท งหมด โดยคาน งถ งผ ใช งานเป น หล ก จ งทาให สามารถเร ยกใช เคร องม อและคาส งต างๆ ได สะดวกรวดเร วข น ความแตกต างระหว าง PowerPoint 2003 ก บ PowerPoint 2007 ร บบอนม ล กษณะคล ายก บท ลบาร ท เราค นเคยก นด ใน PowerPoint 2003 ซ งเป นแหล งท ใช สาหร บรวบรวมแท บเคร องม อต างๆ เพ อให เก ดความคล องต วในการทางานมากข น โดยด งเอาความสามารถ ออกมาจากเมน คาส งท ซ อนๆ ก นอย จากเวอร ช นเด ม ให แสดงอย ในร ปแบบของป มเคร องม อต างๆ เพ อให เห นช ดเจนและคล กใช งานได ท นท

3 -65- PowerPoint XP PowerPoint 2007 กฎในการออกแบบหน าสไลด ในการสร างสไลด ในแต ละหน าน น ผ ใช ควรม กฎท เป นแนวทางในการสร างงานนาเสนอก อน เพ อไม ให เก ดความส บสน โดยสร ปได ด งน 1. ในแต ละสไลด ควรม ห วเร องเพ อบอกถ งส งท จะอธ บาย 2. ต วอ กษรควรใช ขนาดใหญ เพ อให ผ ร บฟ งและร บชมสามารถมองเห นอย างช ดเจน 3. ควรใช คาส นๆ ท อ านเข าใจง าย เพ อให เก ดความน าสนใจและน าต ดตาม 4. ห วข อของเน อหาไม ควรเก น 8 บรรท ดในหน งสไลด เพราะถ าม มากเก นไปจะส งผลทาให ส อได ไม ช ดเจน 5. ไม ควรนาภาพมาเป นพ นหล ง (Background) เพ อจะทาให อ านยาก 6. การใส ร ปภาพลงในสไลด ควรใช ขนาดพอสมควรไม ใหญ เก นไป การสร าง Presentation ใหม จาก Template สาหร บการเร มสร างงานพร เซนต ใหม จาก PowerPoint 2007 จะช วยให ค ณสามารถสร างงาน ได อย างรวดเร วข นจาก Template1 หร อแม แบบสไลด สาเร จร ปท ม ให เล อกมากมาย โดยท ค ณไม จาเป นต อง เร มออกแบบงานใหม ท กคร ง และย งสามารถดาว นโหลดแม แบบเพ มเต มผ านทางเว บไซต Microsoft.com ได อ กด วย

4 -66- ว ธ การสร างงานใหม เม อคล กส ญล กษณ เล อก New เล อก Installed Themes ท ชอบแล วคล กป ม Create การเป ดโปรแกรม Microsoft PowerPoint คล ก Start Menu 2. คล กเล อก Program 3. คล ก Microsoft Office 4. คล กเล อก Microsoft PowerPoint 2007

5 ปรากฏหน าจอโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 การสไลด แผ นใหม การสร างสไลด ใหม ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 จะสร างสไลด ท ไม ม ข อความ หร อร ปภาพใดๆ อย ในเอกสาร ซ งม ข นตอนด งน 1. คล กป ม (Office) 2. คล กเล อกงานนาเสนอเปล า การพ มพ ข อความลงในสไลด เม อเป ดหน าสไลด แล วจะพบว า ม พ นท ส ขาวสาหร บพ มพ ข อความลงไป โดยการเร มต นพ มพ ข อความลงในสไลด ม ข นตอนด งน

6 คล กให ปรากฏเส นเคอร เซอร ตรงบร เวณกรอบท ต องการพ มพ ต วอ กษร 2. พ มพ ข อความตามต องการ เม อพ มพ ข อความจนส ดบรรท ด โปรแกรมจะข นบรรท ดใหม ให โดยอ ตโนม ต (หากต องการลบข อความหร อคาผ ดให แดรกเมาส เล อกข อความ จากน นกดป ม <Backspace> ท ค ย บอร ด) การจ ดข อความให สวย 1. คล กข อความท จะจ ด 2. คล กร ปแบบ 3. คล กเล อกเคร องม อท Ribbon โดยจ ดตามต องการ

7 เทคน คการทา Presentation การเล อกใช ข อความท ม ขนาดเหมาะสม ช วยให การนาเสนอม ประส ทธ ภาพเพ มมากข นในการ ส อให ผ ท มาร บข อม ลเข าใจ โดยม หล กการด งน 1. ต วอ กษรต องอ านง าย โดยปกต ต วอ กษรควรม ขนาดต งแต Point และควรเป น ต วหนา เพ อจะส อได ช ดเจนมากข น 2. ในหน งสไลด ไม ควรใช แบบต วอ กษรเก น 2 ประเภท เพ อความสวยงาม การเล อกส ในการออกแบบ ส น บว าเป นความสาค ญของการออกแบบหน าจอ เน องจากผ ใช ต องใช สายตาด จอคอมพ วเตอร เป นเวลานานถ าใช ส ร อนอาจทาให เก ดความระคายเค องได -69- การออกแบบต วหน งส อ Microsoft PowerPoint 2007 ย งม เคร องม อท จะช วยให งานพร เซนต ของค ณเป นม ออาช พได ง ายๆ ด วยการออกแบบสาเร จร ปท พร อมให เล อกอย างจ ใจ เช น การออกแบบพ นหล งสไลด ด วย Themes Design การปร บแต งข อความศ ลป ด วย WordArt Style รวมท งการเล อกส ส นตามใจชอบด วย Themes Color

8 เล อกข อความท ต องการเปล ยน 2. คล กป ม Insert เล อก ว ธ การใส Effect ให ก บต วอ กษร 1. คล กเล อกคล มข อความท เป นต วอ กษร 2. คล กเมน แท ป Format ด านบน 3. คล กเล อกปร บแต งข อม ลในห วข อ WordArt Styles ท ป แท ป Format จะแสดงต อเม อเราม การคล กเล อกข อความท สามารถปร บแต งร ปแบบได เท าน น สาหร บผ ท ต องการปร บแต งพ นหล งของต วอ กษรให ม ความโดดเด น หร อสร างเป นป มข อความ โดยใช Themes Color เป นต วกาหนด

9 เล อกกรอบข อความ 2. คล กแท บ Format การเล อกพ นหล งสไลด สาหร บบางท านท ต องการความโดดเด นพ นหล งของงานพร เซนต ซ งถ อเป นป จจ ยแรกท ส งผล ก บการออกแบบและผ ร บข อม ลโดยตรง เพราะถ าพ นหล งไม ด จะทาให ด แล วไม สบายตา สามารถเล อกพ น หล ง Themes Design ได เองอย างง าย ด งน 1. เล อกกรอบข อความ 2. คล กแท บ Design การแทรกร ปภาพเข ามาใหม 1. คล กแท กแทรก (Insert) 2. คล กป มเพ อเล อกร ปภาพท จะนามาใส ในสไลด 3. จะปรากฏหน าต างแทรกร ปภาพข นมา ให เล อกโฟล เดอร ท เก บไฟล ภาพ 4. คล กเล อกร ปภาพท ต องการ 5. คล กป มแทรก (Insert) เพ อแทรกร ปในสไลด

10 -72- การปร บแต งกราฟ กให สวยงาม สาหร บผ ท ไม ถน ดการออกแบบศ ลปะ Microsoft PowerPoint ก ได ออกแบบโปรแกรมให ม เคร องม อท ใช สาหร บแต งภาพข นมาด วย ในช อเคร องม อ Picture Styles ซ งเพ ยงเราเล อกร ปแบบท ต องการ ภาพก จะถ กปร บแต งออกมาสวยงามน ามอง การเล อกใช ภาพประกอบ เป นการเสร มให สไลด ด น าสนใจย งข น แต ถ าม มากเก นไปจะทาให เก ดความส บสนก บข อม ลท นาเสนอได ด งน นจ งม ว ธ การในการเล อกใช ภาพให เหมาะสม ด งน

11 ภาพท นามาใช ต องส งเสร มข อความท นาเสนอ 2. ไม ควรม อ กษรในภาพถ าไม จาเป น 3. ภาพท นามาใช ไม ควรใช ไฟล ท ม ขนาดใหญ มาก เพราะจะทาให โปรแกรมทางานหน กข น การกาหนด Effect การเปล ยนสไลด การสร างสร างสไลด จะม ล กษณะเหม อนการเปล ยนหน าหน งส อ ซ งด แล วไม น าสนใจ ซ งเรา ควรท จะเพ มล กเล น (Effects) เข าไป 1. คล กหน าสไลด ท จะใส Effect 2. คล กแท บภาพเคล อนไหว (Animation) 3. คล กเล อกร ปแบบ Effects ท ต องการ (ซ งจะม ต วอย างของเอฟเฟ กต แสดงข นมาให ด ด วย ระหว างท เล อก) 4. จะแสดงต วอย างการเปล ยนแปลงให เห น

12 -74- สร างภาพเคล อนไหวแบบตามใจ ใน PowerPoint 2007 ความสามารถอ กอย างหน งของ PowerPoint ท กๆ เวอร ช น ก ค อการสร าง Animation หร อทาให ภาพของเราท แสดง บน PowerPoint สามารถเคล อนไหวได ซ งคาส งเหล าน จะอย ในห วข อ "Custom Animation" ถ าเป นเวอร ช นเก าๆ ท ต ากว า PowerPoint 2007 ส วนใหญ เราสามารถเร ยกใช คาส งน ได ด งน ค อ คล กขวาท ร ปภาพท ต องการทา Animation จากน นคล ก Custom Animation แต สาหร บ PowerPoint 2007 จะ ต างก นมาก เน องจาก Microsoft ม การเปล ยนโฉมหน าท งหมด คาส งต างๆ จ งต องเร ยนร ใหม อ กคร ง ว าเก บ อย ในห วข อไหน อย างไรก ตามว นน จะแนะนาการสร างภาพ เคล อนไหว ไปตามเส นทางท เราต องการ (เรา เร ยกว า Motion Paths) เช น ภาพจะเล อนจากจ ด A ไปย งจ ด B เป นต น ซ งเป นอ กเทคน คหน งท คนส วนใหญ ม กไม ค อยร จ ก หร อไม ค อนเข าใจก น ว ธ การสร าง Animation ใน PowerPoint คล กเล อกร ปภาพท ต องการ 2. คล กแท ป Animations 3. คล ก Custom Animation ด านล างของแท ป Animations 4. จะเห นหน าต างคาส ง Custom Animation ด านขวาม อ 5. คล ก Add Effect เล อก Motion Paths 6. คล กเล อก Draw Custom Paths 7. เล อกห วข อ Scribble ล กศรหร อเคอร เซอร จะเปล ยนเป นร ปด นสอ 8. ให เข ยนเส นลากไปตามทางท ต องการ (ให จ ตนาการว า จะให ภาพว งไปในแนวทางใด) 9. จากน นปล อยเมาส ท คล กค างไว 10. โปรแกรมจะแสดงภาพเคล อนไหวไปตามเส นทางท เราวาด คงไม ยากเก นไปนะคะ ทดสอบก บด เพ อให สามารถใช งานได จร งอ กคร ง

13 -75- การออกแบบไดอะแกรม สาหร บงานท จาเป นต องสร างไดอะแกรมหร อผ งองค กรแล ว Smart Art จะช วยให เราทางานได อย างไม ยากเย น ท งย งช วยให ม ความสวยงามมากข นอ กด วย เพราะภายในช ดต วเล อกน จะม ร ปแบบของ ไดอะแกรมให เล อกมากมายรองร บก บงานท กประเภท การนาเสนอสไลด หล งจากท ได สร างสไลด ก นไปแล ว ก อนจะจบข นตอนผ สร างควรทดลองด ว าม ข อผ ดพลาด อะไรบ าง ก อนการนาเสนอจร ง 1. คล กแท บ View เพ อนาเสนอภาพน ง (Slide Show) 2. คล กป ม Slideshow ให ทาการพร เซนต ต งแต ต นเพ อเร มแสดงการฉายสไลด ต งแต สไลด แรก 3. สไลด จะปรากฏเต มจอคอมพ วเตอร

14 กดป ม Enter ท ค ย บอร ด โปรแกรมจะเปล ยนหน าสไลด ท ละหน า 5. เม อส นส ดจะปรากฏหน าจบการนาเสนอภาพน ง 6. กดป ม Enter บนค ย บอร ดอ กคร ง ก จะกล บเข าส หน าโปรแกรมหล ก (หากในระหว างการพ ร เซนต ต องการออกส หน าโปรแกรมหล กท นท ให กดป ม <Esc> บนค ย บอร ด) การบ นท กไฟล PowerPoint จากข นตอนสร างงาน Presentation พร อมท งทดลองตรวจสอนเสร จเร ยบร อยแล ว ข นตอน ส ดท ายค อ การบ นท กไฟล PowerPoint ลงในเคร องคอมพ วเตอร เพ อเร ยกใช งานในคร งต อไป ซ งการ บ นท กไฟล PowerPoint ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม (Office) 2. คล กบ นท ก 3. เล อกตาแหน งท ใช ในการเก บเอกสาร ในช องบ นท กใน (Save in) 4. ต งช อเอกสารในช องช อแฟ ม (File name) ในต วอย างผ เข ยนใช ท ศนคต ท ด ในการทางาน 5. คล กป มบ นท ก เพ อย นย นการบ นท ก 6. ปรากฏช อไฟล ท บ นท กบนแท บช อห วเร อง (Titlebar)

15 -77- การส งพ มพ ใน PowerPoint 2007 โดยปกต แล ว ไม ว าโปรแกรมอะไรในตระก ล Microsoft Office เราสามารถส งพ มพ โดยตรง ได จากเมน File เล อกคาส ง Print แต ถ าเป น Office 2007 จะต องคล กป ม Office Button และเล อก Print ได เลย แต สาหร บโปรแกรม PowerPoint ม ความสามารถพ เศษเก ยวก บเร องการพ มพ อย บางอย าง พ มพ แบบ Handouts ค ออะไร

16 โดยปกต เวลาส งพ มพ ใน PowerPoint จะได หน าตาเหม อนท เห นบนหน าจอ presentation แต ถ าเรา ต องการพ มพ เพ อใช เป นเอกสารและม พ นท ในเอกสารให สามารถจดข อความเพ มเต มได ด วยหร อท PowerPoint เร ยกว า "Handouts" เราก สามารถทาได ด วยเช นก น? และถ าเราเล อก 3 Slide ต อหน งหน า จะม พ นท ด านขวาม อเหล อให เราไว จดอ กด วย เล อกพ มพ Slide มากกว า 1 Slide ในแต ละหน า ในคาส ง Handouts เราสามารถเล อกจานวน Slide ต อ หน าได หลายแบบ เช น 1,3,4,6 และ 9 เป นต น ว ธ ส งพ มพ แบบ Handouts 1. คล กเมน Print 2. ในห วข อ Print What ให คล กเล อก Handouts 3. ในห วข อ Handouts ในช อง Slides per page ให เล อกจานวน Slide ตามต องการ 4. คล ก OK เพ อส งพ มพ ได เลย ลองทดสอบก นด เลยค ะ แถมว ธ น ย งช วยประหย ดกระดาษได อ กมากเลย ค มจร งๆ ลดขนาดไฟล ให จ วใน PowerPoint 2007 ในพร บตา ถ าค ณเป นผ หน งท ม กต องสร างไฟล Presentation ด วย PowerPoint ค ณอาจเคยประสบป ญหา เก ยวก บขนาดไฟล ท ม กม ขนาดใหญ ผ ดปกต บางคร งแค สร างไฟล Presentation เพ ยงหน าเด ยว ก ม ขนาด หลาย MB เลยท เด ยว ค ณทราบหร อไม ว า สาเหต หล กของป ญหาน อย ท ไฟล ร ปภาพ หร อ Photos ท ถ ายจาก กล องด จ ตอลท ม ความละเอ ยดส ง ๆ และแน นอนเราม คาตอบท จะแก ไขป ญหาน มาให พร อมเสร จสรรพ..ค ะ ลดขนาดไฟล Presentation ด วย PowerPoint เราสามารถลดขนาดไฟล ใหญ ๆ ของ PowerPoint เวอร ช นเก าๆ ได รวมท งเวอร ช น 2007 ด วยก น ก สามารถลด ขนาดไฟล ของร ปภาพได ง ายๆ เพ ยงแค ใช คาส งพ เศษท ซ อนอย ใน PowerPoint 2007 ซ งโปรแกรม PowerPoint 2007 จะทาการลดขนาดไฟล ร ปภาพท อย ใน presentation แบบอ ตโนม ต สาหร บ ข นตอนการทาม ด งน

17 1. เป ดไฟล presentation เวอร ช นใดๆ ด วย PowerPoint คล กเมน Save As 3. คล กเล อกป ม Tools ท ด านล างซ ายม อ 4. เล อกคาส ง "Compress Pictures" 5. คล กป ม Options จากน น ในบรรท ด Target Output คล กเล อก o Print (220 ppi) สาหร บงานท ต องการพ มพ ค ณภาพส งๆ? (ปกต ไม จาเป น) o Screen (150 ppi) สาหร บงานท ต องการแสดงบนเว บ o (96 ppi) สาหรบงานท ต องการส งผ านเมล? (แนะนาให ใช ห วข อน ) 6. คล กป ม OK สองคร ง 7. คล กป ม Save เพ อบ นท ก ตรวจสอบไฟล ท บ นท กใหม จะเห นได ว าไฟล ม ขนาดเล กลงอย างเห นได ช ด ไม เช อต องพ ส จน ค ะ.. ข อควรทราบ ค ณสามารถนาไฟล ท สร างจาก PowerPoint ร นท ต ากว ามาเป ดใน Microsoft PowerPoint 2007 ได ค ะ สร างป มเมน บนเว บด วย PowerPoint 2007 สาหร บเว บมาสเตอร ม อใหม ท กท าน ถ าค ณต องการสร างป มเมน ส ส นสวยๆ บนเว บ เรา สามารถสร างจาก Microsoft PowerPoint 2007 ได ง ายๆ พ ดจร งค ะ เราสามารถ สร างป มเมน สวยๆ ได อย าง ง ายมากๆ ด วย PowerPoint 2007 ไม เช อก ต องท าพ ส จน เช นเคย.. 1. เป ดโปรแกรม PowerPoint เป ดหน าสไลด ว างๆ 3. คล กเมน Insert 4. เล อกคาส ง Shapes และเล อกร ปแบบของเมน ท ต องการ 5. จากต วอย างเล อก ส เหล ยมม มขอบมน 6. คล กและลากเพ อสร างร ปส เหล ยม

18 7. ด บเบ ลคล กร ปภาพท สร าง เมน ด านบนจะเปล ยนไปคาส ง Format 8. ในช อง Shapes Styles 9. ให เล อกส ส น และร ปแบบท ต องการ 10. หล งจากเล อกจะพบว าร ปส เหล ยมท สร างข น จะเปล ยนร ปแบบ และส ตามท เราเล อก 11. คล กขวาท ร ปภาพท สร างเล อกคาส ง Save as Pictures กาหนดประเภทของไฟล ร ปภาพท ต องการ เช น JPG, GIF, PNG เป นต น (แค น ก จะได ไฟล ร ปภาพท เราสร าง พร อมใช งานบนเว บแล ว) 12. สร างป มเมน ต อไป ตามจานวนท ต องการ จะเห นว า ไฟล เมน ภาพท สร างข น จะถ กเก บไว ในร ปแบบไฟล ภาพท ต องการ สามารถนาไปใช งานได ท นท (สาหร บไฟล ร ปภาพท นาไปข นเว บ แนะนาให บ นท กเป น.gif,.png หร อ.jpg เท าน น สาหร บเพ อนๆ อ กหลายๆ คนท ต องการม เว บไซต เป นข องต วเอง เพ อทาการค าขาย บนอ นเตอร เน ต หร อต องการหารายได พ เศษจากอ นเตอร เน ตในร ปแบบต างๆ? หลายๆ คนท อท จะม เว บเป น ของตนเอง เพราะไม ทราบรายละเอ ยดว าจะต องทาอย างไรบ าง แถมบางคนกล วว าจะทาไม ได เพราะไม ม ความร เก ยวก บคอมพ วเตอร เลย? ว นน ม คาแนะนามาบอกก น เพ อให ทราบว า เว บไซต ทาง าย ทาได ท กคน เพ ยงค ณแค ใช งานอ นเตอร เน ตเป น และม ความร พ นฐานคอมพ วเตอร ส กน ด