เร มต นการใช โปรแกรม

Transcription

1 เร มต นการใช โปรแกรม ก อนเร มต นการใช โปรแกรม เราควรท าความร จ กก บหน าตาของหน าต างโปรแกรม เส ยก อนเพ อจะได ท างานสะดวกย งข น เร ยกโปรแกรม Microsoft Word โดยการ Click เมาส ท ป ม แล วเล อกแถบ Program> Microsoft Word ท Taskbar หร อจาก Icon ท งน ข นอย ก บการต ดต ง โปรแกรมคร งแรกของค ณว า ค ณเก บกล มโปรแกรม Word ไว ท ใด ในท น จะยกต วอย างการเร ยกโปรแกรมจาก Task bar ด งร ป หล งจากน น ค ณก จะได หน าจอท ม ส วนประกอบหล กด งร ปข างล างน แถบเคร องม อมาตรฐาน แถบห วเร อง แถบเคร องม อจ ดร ปแบบ แถบเมน หน าต างเอกสารส าหร บ กรอกข อความ ต าแหน งของเม าส แถบเล อนจอภาพ แถบแสดงสถานะ การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 1

2 นอกจากน การปร บเปล ยนร ปแบบ และการวางต าแหน งต วอ กษร นอกจากจะ เล อกใช ค าส งจาก Menu Bar แล ว ย งสามารถเล อกใช ค าส งจากป มต าง ๆ ได จาก ToolBars ด งร ป Tool bars.. การเป ดเอกสารใหม (New) ความหมาย การเป ดเอกสารท ม อย เด ม ข นมาแก ไข (Open) การบ นท กเอกสาร (Save) การส งพ มพ (Print) การขอด เอกสารก อนพ มพ (Preview) การต ดข อความ (Cut) การค ดลอกข อความ (Copy) การจ บวาง (ม กจะใช ค ก บ ค าส ง Cut และ Copy เสมอ) การค ดลอกร ปแบบ ยกเล กค าส งก อนหน าน (Undo) ส งให ท าต อไป (Redo) ช องก าหนดช อ Font ช องก าหนดขนาด Font ร ปแบบของ Fonts เช น B=ต วเข ม I = ต วเอ ยง U = Underline ถ ดมาค อการใส ส ต วอ กษร การวางต าแหน งข อความ Left Center Right Justify Scroll Bar ค อแถบเล อนเอกสาร ในกรณ ท Word ไม สามารถแสดงเอกสารได ในหน าเด ยว (อย ด านขวาม อของหน าต างเอกสาร หร อด านล าง) Status Bas แสดงสถานะต าง ๆ ของโปรแกรม และอ น ๆ ค ณสามารถเร ยกใช งานได ใน Menu View แล วเล อกค าส ง Toolbars ต าแหน งของต วช เมาส (จ ดแทรก) ~ เปล ยนโหมดพ มพ ภาษาไทย / อ งกฤษ การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 2

3 การสร างตารางและการค านวณต วเลขในตาราง ข อด ของโปรแกรม Microsoft Word ก ค อ ได จ ดเตร ยมตารางไว ให ใช งาน ในกรณ ท ข อม ลของค ณม ล กษณะท เป น ต วเลข หร อข อความอ น ๆ ท ม ความจ าเป นจะต องใส ลงในตาราง โดย Word จะปร บความกว างและความส งของช องตารางตามขนาดของต วอ กษรและความกว างของ บรรท ด การท างาน และหน าตาของตาราง จะคล ายคล งก บระบบตารางในโปรแกรม Excel นอกจากน ย งสามารถน าเอาข อม ลท ม อย ในตารางไปค านวณสร างเป นส ตรได เช น หาผลรวม หาค าเฉล ย เป นต น ข นตอนและว ธ การสร างม หลายว ธ ด วยก นค อ สร างตารางว าง ส าหร บป อนข อม ลลงไป สร างตารางสวมท บข อความ โดยใช เคร องหมายอ น ๆ มาช วยในการปร บ เปล ยนข อม ลลงในตาราง เช น เคร องหมาย, (comma) ในท น Word จะถ อ ว า comma 1 ต ว = 1 Column กดป ม Tab 1 Tab = 1 Column ว ธ การสร างตารางว าง Click mouse ท เมน Table เล อก Insert Table จะปรากฏหน าต างโปรแกรมให ระบ จ านวน Column (คอล มน ) และจ านวน Row (บรรท ด) หร อถ าต องการสร างตาราง อ ตโนม ต ให Click mouse ท ป ม Auto Format จะปรากฏหน าต างด งต วอย าง การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 24

4 ตารางท ได จะม ล กษณะเป น Column และ Row พร อมก บเส นกรอบเป นเส นแบ ง ขอบเขตของตาราง ด งต วอย าง Column Row Click mouse ในต าแหน งหร อในคอล มน ท จะท าการกรอกข อความ ตารางจะถ กแบ งเป นช อง ๆ ตามแถว (ROW) และคอล มน (COLUMN) ช องเหล าน สามารถเก บข อม ลได ซ งจ ดต ดระหว างคอล มน และแถวเราเร ยกว า เซลล การใช ป ม TAB ในช องตาราง ก ค อการเล อนต าแหน ง Cursor ไปย งคอล มน ถ ดไปน นเอง หร อค ณสามารถใช ค ย ท ค ย บอร ดเล อนต าแหน ง Cursor ได เช นเด ยวก น การค านวณต วเลขในตาราง ตารางท ได จากโปรแกรม Ms-Word สามารถน ามาใช ในการเก บข อม ลท เป นต วเลข และน ามาค านวณโดยใช Function ทางคณ ตศาสตร เช น SUM, AVERAGE, FREQ. เป นต น ว ธ การ ค านวณจะคล ายก บการค านวณตารางในโปรแกรม Excel ก อนอ นเรามาท าความเข าใจเก ยวก บตารางเส ยก อน ต วโปรแกรม word จะอ างอ ง เซลล ในตารางโดยใช ต วอ กษร เช น a, b, c แทนช อคอล มน (COLUMN) และต วเลข 1, 2, 3, แทนช อแถว (ROW) เช น a3 หมายถ ง คอล มน ท 1 แถวท 3 เป นต น ต วอย าง เราจะท าการรวมต วเลขในช องป 2539 รายการ ป 2539 ป 2540 ด นสอ 25,000 30,000 ปากกา 15,550 20,000 รวม Click mouse ในช อง แสดงผลรวม การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 25

5 คล กเมาส วางต าแหน ง Cursor ในช องท ต องการให แสดงผลล พท คล กเมาส เล อกเมน Table > เล อกค าส ง Formula จะปรากฏร ปภาพด งน ในช อง Formula ให ใส ส ตรค านวณ จากต วอย างข างบน จะได ส ตร =SUM(B2:B3) Number Format ค อ ร ปแบบของต วเลขท ต องการให แสดง เช น #,##0 #,##0.00 B#,##00.00;(B#,##00.00) 0 0% % เป นต น Paste Function ค อ Function อ น ให เล อกใช งาน เช น AVERAGE COUNT MIN MAX เป นต น หล งจากระบ เง อนไขเสร จแล ว ให คล กท ป ม OK โปรแกรมจะท าการค านวณต วเลข และน าผลรวมท ได แสดงผลในช องรวมท นท หากท านระบ เง อนไขไม ถ กต องหร อใส ส ตรผ ดโปรแกรม จะไม แสดงผลล พท การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 26

6 การเพ มคอล มน และตารางแถวใน เม อจ านวนแถว และคอล มน ท สร างไว ม ไม เพ ยงพอต อการใช งาน เราสามารถเพ ม แถวหร อคอล มน ได ตามต องการ ด งข นตอนต อไปน การเพ มแถวในตาราง (Insert Row) รายการ ป 2539 ป 2540 ด นสอ 25,000 30,000 ปากกา 15,550 20,000 รวม คล กเมาส วางต าแหน ง cursor เพ อเล อกแถวท จะแทรก คล กเมาส เล อกเมน Table > Insert Row word จะท าการแทรกบรรท ดว างให 1 บรรท ด การเพ มคอล มน ในตาราง (Insert Column) เล อกคอล มน ท จะท าการแทรก โดยเล อนเมาส เปล ยนสถานะเป นต ว คล กเมาส ป มซ าย 1 คร ง จะปรากฏแถบด า น นหมายถ งว าได ท าการ เล อกคอล มน ท จะแทรก คล กเมาส ท เมน Table เล อกค าส ง Insert Columns หล งจากน น word ก จะท าการแทรกคอล มน ว างให 1 คอล มน ก อนหน า คอล มน ป 2547 ต วอย าง รายการ ป 2547 ป 2548 ด นสอ 225, ,000 ปากกา 315, ,000 รวม หมายเหต 1. การเล อกคอล มน ให วางเมาส บน column ท ต องการ ต าแหน งโดยต วช เมาส จะต องเป นล กศร 2. การเล อก Row หร อแถวก ท าในล กษณะเด ยวก นโดยต วช เมาส จะต อง เป นล กศร การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 27

7 การลบแถวหร อคอล มน ลบแถวหร อคอล มน ท ไม ต องการท งไป ท าได ด งน ว ธ การลบคอล มน ( Delete Column) เล อกคอล มน ท จะลบ โดยเล อนเมาส เปล ยนสถานะเป นต ว คล กเมาส ป มซ าย 1 คร ง จะปรากฏแถบด า แสดงว าได ท าการ เล อกคอล มน ท จะลบแล ว คล กเมาส ท เมน Table เล อกค าส ง Delete Column หร อคล กเมาส ท ป ม หล งจากน น word ก จะลบคอล มน ท ค ณได เล อกไว ว ธ การลบแถว (Delete Row) เล อกแถวท จะลบ โดยเล อนเมาส เปล ยนสถานะเป นต ว คล กเมาส ป มซ าย 1 คร ง จะปรากฏแถบด า แสดงว าได ท าการ เล อกแถวท จะลบ คล กเมาส ท เมน Table เล อกค าส ง Delete Rows หล งจากน น word ก จะท าการลบแถวท ค ณได เล อกไว การปร บความกว างของคอล มน ในแต ละคอล มน สามารถเพ มหร อลดขนาดลงได ด วยว ธ ง ายๆด งน เล อนต วช เมาส ให เปล ยนสถานะเป น คล กเมาส ป มซ ายค างไว แล วลากเมาส ไปทางขวา เม อต องการขยาย ความกว างของคอล มน ลากเมาส ไปทางซ ายเม อต องการต องการลด ความกว างของคอล มน ท งน การลดหร อขยายคอล มน จะต องค าน งถ งขนาดของกระดาษท ก าหนดไว ด วยว าเพ ยงพอและเหมาะสมหร อไม ต วอย าง รายการ ป 2539 ป 2540 ด นสอ 25,000 30,000 ปากกา 15,550 20,000 รวม การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 28

8 การสร างไฟล เอกสาร การสร างไฟล เอกสาร ค ณสามารถเล อกได หลายร ปแบบด วยก น จากเมน File คล กเมาส เล อกค าส ง New หร อคล กท ส ญญล กษณ จากแถบ เคร องม อ Task Pane ด งร ปข างล างน เล อกสร างแบบเอกสารว าง เล อกสร างแบบเอกสาร XML เล อกสร างเอกสารเว บ เล อกจาก Template เล อกจาก On my Computer จะปรากฏหน าต างโปรแกรมให เล อก ด งน การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 3

9 ในท น จะยกต วอย างการสร างไฟล เอกสารแบบง าย ๆ ค อ แบบ Blank Document คล กเมาส เล อก Blank Document จะปรากฏหน าต างโปรแกรมด งร ป แถบเคร องม อ title bar (แถบห วเร อง) Standard, formatting แถบเคร องม อ Task pane ค อ cursor แถบเคร องม อวาดร ป (Drawing) อธ บายเพ มเต ม ส ญล กษณ ท ปรากฏบนหน าต างเอกสารเร ยกว า ต วช เมาส เป นส ญญล กษณ ท บอกว าต วอ กษรของค ณจะปรากฏข นท น เม อม การพ มพ อ กษรลงไป ซ งในห วข อต อไปเราจะ เร ยกส ญญล กษณ น ว า Cursor เสมอ การพ มพ ข อความลงบนหน าต างเอกสาร ค ณสามารถ พ มพ ลงไปได ท นท ณ ต าแหน ง cursor กระพร บ ถ าต องการข นบรรท ดใหม หร อใหม ให เคาะ ป ม Enter การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 4

10 ส าหร บการเล อนต าแหน ง cursor ไปย งจ ดต าง ๆ เพ อแทรก และพ มพ ต ว อ กษร ท าได หลายว ธ ท งไกล และใกล ด งน การเล อนต าแหน ง cursor ว ธ เล อนคร งละต วอ กษรไป ทางซ าย หร อขวา กดป ม หร อ เล อนข น หร อลง กดป ม หร อ เล อนไปทางขวาส ดของข อความ กดป ม <End> เล อนไปทางซ ายส ดของข อความ กดป ม <Home> เล อนคร งละ 1 จอภาพ (ข นหร อลง) กด <PageUp> <PageDown> เล อนไปย งจ ดเร มต นของเอกสาร กด <Ctrl+PgUp> เล อนไปย งจ ดส ดท ายของเอกสาร กด <Ctrl+PgDn> นอกจากน ค ณสามารถเล อน cursor ไปย งจ ดต าง ๆ ในเอกสารได ด วยการเคล อน เมาส ไปย งจ ดใดๆ ก ได ท ค ณต องการให cursor ( ) ไปปรากฏอย แล วคล กเมาส ป มซ าย 1 คร ง ค ณก สามารถแก ไขหร อพ มพ ต วอ กษรแทรกลงไปได ท นท ด งต วอย าง คล กเมาส ท น Microsoft Word ค อโปรแกรมท ใช เป นเคร องม อช วยสร างเอกสาร ไม ว าจะเป นจดหมาย บทความหร อแม กระท งการสร างหน งส อท งเล ม ค ณสามารถน าเอาร ปภาพ หร อกราฟ กต าง ๆ มาใช งานได ง าย เม อพ มพ ข อความแทรกลงไปแล ว ปรากฏว าข อความไม แทรก แต ไปท บข อความเด ม แสดงว า Word ก าล งอย ในสถานะการพ มพ ท บ ให แก ไขโดยกดป ม <Insert> ท Keyboard ก สามารถพ มพ แทรกได แต ถ าต องการยกเล กการพ มพ แทรก ให กด <Insert> อ ก 1 คร ง ก จะถ อว าเป นการยกเล ก การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 5

11 ม มมองเอกสาร Microsoft Word ม ว ธ การต างๆ เพ อให ค ณด งานของค ณได อย างช ดเจนและง ายข น เอกสารท สร าง ข นเราสามารถปร บม มมองให เหมาะสมก บการใช งานและตรงก บว ตถ ประสงค โดยแบ งออกเป น หลายร ปแบบด วยก น ให คล กเมาส ท เป ดเมน View จะปรากฏต วเล อกม มมองต างๆด งน Print Layout View (ม มมองเค าโครงเหม อนพ มพ ) Web Layout View (ม มมองเค าโครงเว บ) Normal View (ม มมองเค าโครงปกต ) Outline View (ม มมองเค าโครงร าง) ม มมองน ม ประโยชน ส าหร บการแก ไขห วกระดาษ และท ายกระดาษ ส าหร บการปร บระยะขอบ และ ส าหร บการท างานก บคอล มน และว ตถ ร ปวาด ถ า ค ณต องการพ มพ และแก ไขข อความในม มมองน ค ณสามารถประหย ดท ว างบนหน าจอได ด วยการ ซ อนพ นท ส ขาวท ด านบน และด านล างของหน าได ในม มมองเค าโครงเว บ พ นหล งสามารถมองเห น ได ข อความจะถ กต ดเพ อให พอด ก บหน าต าง และ กราฟ กจะถ กวางในต าแหน งเด ยวก บท ปรากฏใน เว บเบราว เซอร ส าหร บการพ มพ การแก ไข และการจ ดร ปแบบ ข อความ ม มมองปกต จะแสดงการจ ดร ปแบบ ข อความแต ลดความซ บซ อนของเค าโครงเพ อให ค ณสามารถพ มพ และแก ไขได อย างรวดเร ว เพ อด โครงสร างของเอกสาร เพ อย าย ค ดลอก และจ ดข อความใหม ด วยการลากห วเร อง ค ณ สามารถย บเอกสารเพ อด เฉพาะห วเร องหล ก หร อ ค ณสามารถขยายเอกสารเพ อด ห วเร องท งหมด แม กระท งต วข อความ นอกจากน ม มมองเค า โครงร างย งท าให ท างานก บเอกสารหล ก ค ณ สามารถใช เอกสารหล กเพ อต งค า หร อจ ดการก บ เอกสารหลายส วน เช น หน งส อท ม หลายบทได ง ายข น การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 6

12 Reading Layout (ม มมองเค าโครงการอ าน) เม อค ณอย ในม มมองเค าโครงการอ าน แถบ เคร องม อ เค าโครงการอ าน จะเป ดออกพร อม ป มท ม ประโยชน ช ดหน ง ท ค ณสามารถน ามาใช ได เช นป ม บ นท ก, พ มพ และ ค นหา แต ก ย งม ป ม พ เศษบางป ม ท ค ณจะเห นได จากแถบเคร องม อ Thumbnails (ม มมองเค าโครงแบบร ปภาพ) การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 7

13 การเป ดเอกสารหร อแฟ มข อม ลเด ม (Open File) ความสามารถของ Word นอกจากจะเป ดแฟ มข อม ลของ Word เองแล ว ย งสามารถ น าเอาแฟ มข อม ลของโปรแกรมอ น เช น RW, CU มาเป ดและแปลงแฟ มให สามารถใช งานใน Word ได โดยไม ต องเส ยเวลาสร างแฟ มข อม ลใหม ข นมา การเป ดเอกสาร / แฟ มข อม ล จะใช ในกรณ ท ค ณ ต องการน าเอาเอกสารหร อแฟ มข อม ลท ม อย เด มมาแก ไข ปร บปร ง เพ มเต ม ซ งเอกสารช ดเด มจะ ม 2 ล กษณะด วยก นค อ. เอกสาร / แฟ มข อม ล ท เก ดจาก Word เอง ค ณสามารถเป ดเอกสารน นได ท นท โดยระบ ช อเอกสาร/แฟ มข อม ล ให ถ กต อง ซ ง ชน ดของแฟ มข อม ลน นจะต องเป นแฟ มข อม ลท เป น. DOC (Word Document) เท าน น ม ข นตอนและว ธ การท างานด งต อไปน คล กเมาส ท เมน File เล อก Open หร อคล กท จะปรากฏหน าจอด งน ระบ ช อเอกสาร เอกสารท ถ กเป ด การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 8

14 การต งค าหน ากระดาษ (Page Setup) ในการสร างเอกสารท วไป ค ณจะต องพ มพ เอกสารน นออกทางเคร องพ มพ จ งม ความ จ าเป นท ค ณจะต องต งค าหน ากระดาษ ซ งเป นการต งค าขนาดกระดาษ ขอบต าง ๆ รวมท งการวาง กระดาษตามแนวต าง ๆ เป นต น การต งค าหน ากระดาษ ท าได ด งน คล กเมาส ท เมน File เล อกค าส ง Page Setup จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ การต งค าหน ากระดาษ ด งร ป Margins การก าหนด ขอบกระดาษ ซ าย ขวา บน ล าง Paper ค อ การเล อก ขนาดหร อชน ดของ กระดาษ Margins เป นการก าหนดขอบกระดาษ - Top : ก าหนดขอบกระดาษบน - Bootom ก าหนดขอบกระดาษล าง - Left ก าหนดขอบกระดาษซ าย - Right ก าหนดขอบกระดาษขวา - Gutter position ก าหนดขอบกระดาษ เพ อเข าเล มหร อส นห วง Orientation เป นการก าหนดการวางแนวของกระดาษ - Portrait แนวต ง - Landscape แนวนอน การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 9

15 การส งพ มพ ออกทางเคร องพ มพ (Print) เน องจาก Microsoft Word เป นโปรแกรมกราฟ กแบบ What You See Is What You Get (WYSIWYG) ด งน นส งท ปรากฏบนจอภาพก จะเหม อนก บส งท พ มพ ออกทางเคร องพ มพ เม อ ต องการจะพ มพ เอกสารหร อแฟ มข อม ลท เตร ยมไว (ด การใช ค าส งการเตร ยมเอกสารก อนพ มพ ใน ห วข อถ ดไป) เราจะต องท าการตรวจสอบเคร องพ มพ ( Printer ) ด ว าได ต ดต งไว เร ยบร อยแล วหร อ ย ง หล งจากน นค ณก สามารถส งพ มพ ได ท นท ด วยว ธ ง าย ๆ ด งน คล กเมาส ท เมน File เล อกค าส ง Print จะปรากฏหน าต างโปรแกรม Print ด งร ป เล อกชน ด/ร น Printer พ มพ ท งแฟ มข อม ล พ มพ เฉพาะหน าท cursor ปรากฏอย ระบ หน าท จะพ มพ จ านวนช ดท ต องการพ มพ หล งจากระบ เง อนไขเสร จเร ยบร อยแล ว ให คล กท ป ม จากหน าต าง Print จะประกอบไปด วยต วเล อกหล ก ๆ ด งน Printer Name หมายถ ง ประเภท / ร น / ชน ดของเคร องพ มพ Page Range All หมายถ ง พ มพ ท งแฟ มเอกสาร Current Page หมายถ ง ส งพ มพ เฉพาะหน าท Cursor ปรากฏอย Pages หมายถ ง ส งพ มพ โดยระบ เลขหน าท จะพ มพ เช น 1,2,3 หร อ 1,5,10 เป นต น ฯลฯ Copies หมายถ ง จ านวนช ดเอกสาร (ระบ เป นต วเลข) การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 10

16 การเตร ยมไฟล เอกสารก อนพ มพ ก อนส งพ มพ ไฟล เอกสารฉบ บจร ง เราควรจะตรวจทานความเร ยบร อยของเอกสาร ก อน ด งน นโปรแกรมจ งอ านวยความสะดวกให ค ณโดยค ณสามารถ ขอด เอกสารในร ปแบบเหม อนจร ง น นก ค อ Print Preview น นเอง ซ งม ไว ส าหร บตรวจร ปแบบของเอกสารคร งส ดท ายก อนส งพ มพ จร ง ออกทางเคร องพ มพ (Printer) ซ งการใช ค าส ง Print Preview จะแสดงผลล พธ เหม อนการพ มพ ออก ทางเคร องพ มพ ท กประการ การน าเอกสารมาแสดงในร ปของ Print Preview ม ว ธ การและข นตอนด ง ต อไปน คล กเมาส ท เมน File เล อกค าส ง Print Preview หร อคล กเมาส ท ไอคอน หล งจากน นก จะปรากฏหน าจอต วอย างข างล างน ผลท ได จากการใช ค าส ง Print Preview จะได ม มมองไฟล เอกสารท เหม อนจร ง (Print) พ มพ เอกสารออกทางเคร อง Printer (Single Doc) ม มมองเอกสารแบบหน าเด ยวบนหน าจอ (Multi Doc) ม มมองเอกสารแบบหลายเอกสารบนหน าจอเด ยว (Size) การขยายหร อลดขนาดการมองเอกสาร การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 11

17 (View Ruler) ไม บรรท ด (Shink to Fit) ปร บม มมองให พอด ก บจอภาพ (Full Screen) ปร บม มมองให เป นแบบเต มหน าจอเอกสาร หร อถ าต องการยกเล กให คล ก เมาส ท (Full Screen) อ กคร ง (Close) ป ด Print Preview กล บส การท างานปกต (Help) ขอความช วยเหล อเม อม ข อสงส ย? การออกจากโปรแกรม หล งจาก ท างานเสร จเร ยบร อยแล ว และต องการเล กใช งาน ค ณก สามารถออกจาก โปรแกรม Word ได เลย ด งร ปข างล างน คล กเมาส ท เมน File เล อกค าส ง Exit หร อ Double Click ท ป ม ม มบนซ ายม อส ดของหน าต างโปรแกรม หร อ ม มบนขวาส ดของหน าต างโปรแกรม ก ได ด งร ป ถ าเอกสารน น ย งไม ม การ Save โปรแกรม Word จะม หน าต างโต ตอบเพ อถามว า ต องการ Save ก อนหร อไม ด งร ป ถ าต องการ Save ก อนออกจากโปรแกรม ให คล กเมาส ท ไอคอน ถ าไม Save ให คล กเมาส ท ไอคอน ถ ายกเล กการออกจากโปรแกรม Word ให คล กเมาส ท ไอคอน 12

18 ในบทน เราจะกล าวถ งเร องการตกแต งเอกสาร ให สมบ รณ เพ อสร างความ สนใจให แก ผ อ าน โดยจะเน นจ ดส าค ญท ต องใช งานบ อย ๆ ต วอ กษร (Fonts) Fonts ค อ ต วอ กษรท ม หลากหลายร ปแบบเพ อใช ในว ตถ ประสงค ท ต างก น โดยจะม การต งช อของ Fonts เหล าน นไว เช น Angsana New Thai, Jasmine เป นต น การท างานด วย Word จะม ท ง ต วหนา ต วเอ ยง ต วม เส นใต รวมท งม ความสามารถในการปร บขนาดให เล ก ใหญ ได ตามต องการ การเล อก Fonts มาใช งาน สามารถเล อกได ตามความพอใจ อ กท งย งสามารถ ปร บเปล ยนร ปแบบอ กษรในเอกสารท ม อย แล ว เป นแบบและขนาดท เหมาะสมได เช นเด ยวก น ส าหร บ Fonts ท เป นภาษาไทยควรจะเล อกใช เฉพาะ Fonts ท ลงท ายด วย UPC หร อ thai, New โดยม ว ธ การและข นตอนด งน เล อกข อความท ต องการเปล ยนชน ดของ Fonts คล กเมาส ท เมน Format > Fonts.. หร อคล กเมาส ท จากแถบเคร องม อ Formatting จะปรากฏหน าจอด งน เล อกร ปแบบ เล อกขนาด เล อกช อ Fonts เล อกแบบการข ด เส นใต การปร บแต งแบบ อ น ๆ เล อกส ของ Fonts แสดงต วอย างท เล อกไว ให ก าหนดต วเล อก ท ต องการ เสร จแล วให คล กเมาส ท ป ม OK ข อความท เล อกไว ก จะถ กปร บเปล ยนไปตามเง อนไขท ค ณก าหนดให การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 13

19 การแทรกส ญญล กษณ พ เศษอ น ๆ (Symbol) นอกเหน อจากต วอ กษรบนแป นพ มพ แล ว ค ณอาจใช ต วอ กษรอ น ๆ เช น 9 เพ อให เอกสารของค ณด สวยงาม และน าสนใจมากย งข น Microsoft Word ได อ านวยความสะดวกในเร อง ของการน าเอาส ญญล กษณ เหล าน มาช วยในการตกแต งเอกสาร โดยม ว ธ การง าย ๆ ด งน เล อน Cursor ไปวางย งจ ดท ต องการแทรก คล กเมาส ท เมน Insert เล อก Symbol จะปรากฏหน าต างโปรแกรมด งร ป ช อส ญญล กษณ คล กเมาส เล อกส ญญล กษณ คล กเมาส ท ป ม Insert เพ อแทรกส ญญล กษณ ส ญญล กษณ จะแทรกอย ในต าแหน งท ต องการท นท การแทรกร ปภาพลงในเอกสาร กราฟ กข นพ นฐานท ใช ม สองชน ดท ค ณสามารถใช เพ อเพ มความน าสนใจให ก บเอกสารของค ณได ค อ ร ปภาพ เป นกราฟ กท สร างข นจากท อ นซ งค ณน าเข ามาในเอกสารของค ณ ต วอย างเช น ค ณอาจใช สแกนเนอร หร อกล องด จ ท ลเพ อสร างร ป หร อค นหาภาพต ดปะแบบอ เล กทรอน กส ค าส ง การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 14

20 ชน ดของกราฟ กท ค ณเล อกเพ อแทรกจะม ข ดจ าก ดอย ท จ ดประสงค และความช นชอบของค ณ เท าน น กราฟ กบางชน ด เช น ภาพต ดปะ จะม ล กษณะแบบสองม ต หร อม ล กษณะพ เศษจากการวาด ซ งม ความสวยงามเหม อนโลโก เส นขอบ หร อส วนท ต องการเน นได ร ปถ าย จะเหมาะก บบางกรณ ไดอะแกรมและแผนผ งองค กร สามารถใช เพ อน าเสนอข อม ลท ม ความส าค ญในเอกสารทางธ รก จ หร อทางการศ กษา WordArt จะสร างข อความท โดดเด นสะด ดตา การแทรกกราฟ กประเภทต าง ๆ ลงในเอกสาร Microsoft Word และวางกราฟ กน นใน ต าแหน งท แน นอนและในแบบท ค ณต องการท งภายในหร อรอบ ๆกรอบข อความ ค าส งท ม กใช เป น ประจ าก ค อ การน าภาพจาก ClipArt มาใช หร อการ Insert File Picture โดยม ข นตอนและว ธ การม ด งน เล อน Cursor ไปวางย งจ ดท ต องการแทรก คล กเมาส ท เมน Insert > เล อก Picture คล กเมาส เล อก ClipArt word จะแสดงร ปภาพให เล อกทางด านซ ายม อของหน าต างเอกสารจะปรากฏจากแถบ เคร องม อ Task pane... คล กเมาส ป มซ ายเล อกภาพท ต องการ ภาพท เล อกจะแทรกลงในเอกสารท นท การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 15

21 การใช ว ตถ (Object) ก บเอกสาร เม อสามารถแทรกร ปภาพได ต วโปรแกรม Microsort Word เอง ก ย งม ความสามารถในด านการสร างภาพลงในเอกสารได อ กเช นเด ยวก น โดยใช แถบเคร องม อ Drawing ด ง รายละเอ ยดต อไปน เส นตรง ร ปแบบอ สระ ส เหล ยม ช องกรอกข อความ วงกลม ข องกรอกข อความม ต วช เส นโค ง ท าร ปแบบอธ บาย ส ว ตถ ส เส น ขนาดเส น ต วช เม าส น าไปไว ข างหน า น าไปไว ข างหล ง ส งไปไว หน าข อความ ส งไปไว หล งข อความ กล ม แยกกล ม พล กแนวนอน พล กแนวต ง หม นภาพ ปร บร ปร างใหม ย ดก บตาราง จ ดเร ยงร ปวาด สร างร ปภาพ แทรกกรอบ ว ธ การใช งาน คล กเมาส เล อกแถบเคร องม อในการวาด สถานะของ cursor จะเป นเคร องหมาย + คล กเมาส ค างไว แล ววาดบนเอกสาร (สมมต เหม อนปากกา หร อด นสอ) ถ าต องการเล อกภาพท สร างไว แล ว ท าได โดยการคล กเมาส ท ภาพน น การลบภาพท เล อก ท าโดยการคล กเมาส ท ไอคอน หร อกด Delete การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 16

22 การใส เลขหน า (Page Number) หล งจาก ได จ ดการก บเอกสารเสร จเร ยบร อยแล ว เราต องการใส เลขหน าลงใน เอกสารช ดน น โปรแกรม Microsoft Word ได อ านวยความสะดวกให ค ณในการใส เลขหน าอ ตโนม ต โดยท ไม ต องเส ยเวลา น าไปพ มพ บนเคร องพ มพ ด ดอ กคร งหน ง โดยม ว ธ การด งน คล กเมาส ท เมน Insert เล อก Page Numbers ก าหนดต าแหน งเลขหน าท จะให ปรากฏบนเอกสาร Top of Page (อย ส วนของหน าเอกสาร) Bottom of Page (อย ส วนล างของหน าเอกสาร) ก าหนดการวางเลขหน า Left Right Inside Outside Center เสร จแล วคล กเมาส ท ป ม OK ต วอย างด งร ป ก าหนดต าแหน งเลขหน า ส าหร บการใส เลขหน า นอกจากต วอย างท แสดงให ด แล ว ค ณย งสามารถเล อก ร ปแบบของต วเลขได อ กจาก Format หมายเหต : การยกเล กการใส เลขหน า ด จากห วข อ Header and Footer การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 17

23 ระบ ว ธ การเร มน บหมายเลขหน าหร อเร มน บใหม ถ าค ณย งไม ได ท าข นตอนด งกล าว ให แทรกต วแบ งส วน (ต วแบ งส วน: เคร องหมายท ค ณแทรก เอาไว เพ อแสดงส วนท ายของส วน ต วแบ งส วนจะเก บองค ประกอบของการจ ดร ปแบบส วนเอาไว เช น ระยะขอบ การวางหน ากระดาษ ห วกระดาษหร อท ายกระดาษ และล าด บของหมายเลขหน า)ไว ท ต าแหน งท ค ณต องการเร มต นล าด บหมายเลขหน ากระดาษ ว ธ การและข นตอน คล กต าแหน งท ค ณต องการแทรกต วแบ งส วน บนเมน Insert ให คล ก Break ภายใต Break types ให คล กต วเล อกท ใช ระบ ต าแหน งในการเร มต นส วน (ส วน: ส วน ของเอกสารท ค ณได ต งต วเล อกการจ ดร ปแบบหน าบางอย างเอาไว ค ณต องสร างส วน ใหม เม อค ณต องการเปล ยนแปลงค ณสมบ ต ของล าด บเลขบรรท ด จ านวนคอล มน หร อห วกระดาษและท ายกระดาษ)ใหม ด งต วอย าง การให หมายเลขหน าเร มท 1 หล งจากหน าแรก ยกต วอย างเช น ค ณสามารถไม ใส หมายเลขหน าส าหร บหน าแรกหร อหน าค าน าของเอกสาร แล ว เร มหมายเลขหน าภายหล งในเอกสาร คล กในส วนของเอกสารท ค ณได ต งต วเล อกการจ ดร ปแบบหน าบางอย างเอาไว ค ณต องสร างส วน ใหม เม อค ณต องการเปล ยนแปลงค ณสมบ ต ของล าด บเลขบรรท ด จ านวนคอล มน หร อห วกระดาษ และท ายกระดาษ)ท ค ณต องการเร มหมายเลขหน า ว ธ การด งน การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 18

24 บนเมน Insert ให คล ก PageNumber คล กป ม Format ใน Start at : ให พ มพ 1 การให หมายเลขหน าให เร มท หมายเลขอ นท ไม ใช 1 ยกต วอย างเช น ค ณสามารถม หมายเลขหน าโดยไม ขาดช วงได ในเอกสารหลายๆ เอกสาร ด วย การให เอกสารแรกเร มท 1 ถ ง 20 และเอกสารท สองเร มท 21 ถ ง 40 ใช ว ธ การเด ยวก บการใส เลข หน าเร มท หมายเลข 1 การใส ห วกระดาษและท ายกระดาษ ว ตถ ประสงค ของการใส Header&Footer (ห วกระดาษและท ายกระดาษ) ก เพ อ ต องการบอกช อหน วยงาน ช อหน งส อ หร อเลขหน า หร ออ น ๆ ก บท กหน าของเอกสาร โดยม ข นตอน และว ธ การด งน คล กเมาส ท เมน View เล อกค าส ง Header and Footer จะปรากฏแถบเคร องม อ Header and Footer เพ อเล อกการใส ห วและท ายกระดาษ หร อก าหนดเง อนไขและรายละเอ ยดท ต องการ การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 19

25 ต วอย างด งร ป พ มพ ข อความโดย คล กเมาส ในกรอบ ข อความ Header and Footer พ มพ ข อความลงในช องห วกระดาษ คล กเมาส เพ อสล บต าแหน ง ไปพ มพ ท ท ายกระดาษ ถ าต องการยกเล กการใส Header and Footer หร อเลขหน า ค ณก สามารถท าได โดย - Click mouse ท เมน View - เล อกค าส ง Header and Footer - เช นเด ยวก บใช ค าส งในการใส Header and Footer หล งจากน นให คล กเมาส ท ข อความหร อ ต วเลข แล วกดป ม DELETE อธ บายเพ มเต ม เม อเราได ท าการใส ห วและท ายกระดาษและข อความอ นๆตามท ต องการเสร จ เร ยบร อยแล วให Close หน าต างโปรแกรมการใส ห วและท ายกระดาษ เพ อเล กการ ท างาน หากต องการตรวจสอบด ว าโปรแกรมได ท าตามเง อนไขท เราก าหนดให หร อไม? ให เล อกการมองไฟล เอกสารด วยค าส ง Print Preview การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 20

26 เม อท าความเข าใจเก ยวก บระบบแฟ มข อม ลแล ว ในบทน จะได เร ยนร การใช งานของ Word 7 ในด านพ นฐานต าง ๆ เช น การเล อกข อความ, การ copy, การลบ, การย ายข อความหร ออ กษร การ แก ไขข อผ ดพลาด การหาค าและแทนท ค า และค าส งอ น ๆ ท จ าเป นส าหร บการใช งาน การก าหนดเขตข อความ เม อท าการสร างเอกสารแล ว ร ส กว าต วอ กษรหร อร ปแบบท ค ณสร างย งไม เป นท พอใจ ต ว Microsoft Word สามารถอ านวยความสะดวกในเร องของการแก ไขร ปแบบ ปร บเปล ยนในจ ดท ต องการแก ได ไม ว าจะเป นอ กษร ข อความ หร อ Paragraph แต ก อนแก ไขจะต องบอกให Word ร ก อนว าจะเล อกแก ไขส วนใด ซ งการเล อกข อความสามารถท าได หลายว ธ ด วยก นค อ ว ธ ท หน ง เล อกข อความโดยการลากเมาส หร อในท น เร ยกว า Drag mouse ท บข อความ ข อความท ถ กเล อกก จะปรากฏแถบส ด า เม ออย ใน สถานะเช นน ค ณสามารถจ ดการและแก ไขร ปแบบได ท นท ด งต วอย าง 1. กดเมาส ป มซ ายค างไว Microsoft Word Microsoft Word 3. หย ดคล กเมาส Microsoft Word 2. ลากเมาส ไปทางขวา ว ธ ท สอง การเล อกค าโดยเล อน cursor ไปย งค าท ต องการเล อกแล ว Double Click (จะปรากฏแถบส ด าท บข อความท เล อก) ด งร ป In the box beneath Look In that lists folders and files, double-click the name of the folder that contains the document. Continue double-clicking subfolders until you open the subfolder that contains the document. การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 21

27 ว ธ ท สาม การเล อกท งย อหน าโดยการ Click mouse ต ดก น 3 คร ง หร อเร ยกว า Triple Click In the box beneath look in that lists folders and files, double-click the name of the folder that contains the document. Continue doubleclicking subfolders until you open the subfolder that contains the document. ว ธ ท ส การเล อกท งเอกสารหร อท งแฟ มเอกสาร โดยการกดป ม <Ctrl+A> หร อเล อกค าส งจาก เมน Edit > Select All ผลท ได ก จะปรากฏ ด งต วอย าง การลบข อความ การลบข อความ ค อการลบข อความท ไม ต องการท งไป ก อนท จะท าการลบเรา จะต องเล อกข อความท จะลบเส ยก อน (เล อกว ธ การ เล อกข อความ จากท กล าวข างต น) แล วจ งใช ค าส งลบข อความ ซ งม หลายว ธ ด วยก น ค อ เล อกข อความท จะลบ โดยลากเมาส ไปท บข อความ ให ได แถบด า เล อกค าส งในเมน Edit > Cut หร อเล อกคล กเมาส ท ป ม หร อกดป ม DELETE ท แป นค ย บอร ด หร อกด SPACEBAR, หร อ BACKSPACE ข อความท เล อกไว จะถ กลบท นท ท งน การเล อกใช ป มต าง ๆ ข นอย ก บสถานะการใช งาน ของค ณ การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 22

28 การค ดลอกข อความ หร อย ายข อความ การค ดลอกข อความหร อ Copy ข อความ ก ค อการท าส าเนาข อความ โดยการเล อก ข อความท จะ Copy แล วน าไปวางไว ในจ ดหร อต าแหน งใหม ท ต องการ ซ งข อความเด มย งคงอย ตรงก นข าม ถ าเป นการย ายข อความหร อค าส ง Cut ก ค อการเล อกข อความท จะย าย ไปวางย งต าแหน งใหม ส วนข อความเด มก จะหายไป ต วอย าง เล อกข อความ ให ได แถบด า แล วใช ค าส ง Copy (ต อ) การ Copy ข อความ ค อ การส าเนาข อความท ถ กเล อก ไปเก บไว ย งท ท หน ง ซ งเราเร ยกว า Clipboard ถ า ผ ใช ต องการด งส าเนาด งกล าวมาใช แทรกลงในเอกสาร ต องใช ค าส ง Paste ซ งการ copy แล ว Paste สามารถท าได ในเอกสารเด ยวก น หร อต างเอกสารก ได Click mouse เพ อแทรกข อความ จากร ป เล อกข อความให ได แถบด า ใช ค าส ง Copy หร อ click mouse ท ป ม Click mouse เพ อแทรกข อความ ณ ต าแหน ง cursor ปรากฏอย ใช ค าส ง Paste หร อ click mouse ท ป ม ข อความท ถ กเล อกจะปรากฏในต าแหน งท cursor ปรากฏอย ส าหร บการใช ค าส ง Cut ว ธ การเหม อนก บการใช ค าส ง Copy หมายเหต ในการค ดลอก (Copy) หร อย ายข อความ (Cut) ไปวางย งต าแหน ง ใหม ม กจะต องใช ค าส ง Paste ค ไปด วยเสมอ การใช งานโปรแกรม Microsoft Word 23