Office 365 : A day for Startup เข ยน และ เร ยบเร ยงโดย : พงศ ว ฒ ไพรไพศาลก จ. Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 1

Transcription

1 Office 365 : A day for Startup เข ยน และ เร ยบเร ยงโดย : พงศ ว ฒ ไพรไพศาลก จ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 1

2 บทน า หน งส อเล มน เข ยนข นมาเพ อท จะให เป นแนวทางในการ ต ดส นใจและเล อกใช งาน Office 365 รวมถ งเป นแนวทางให ก บท านท ค ดจะเร มต นก บการใช งาน Office 365 ท ย งไม แน ใจว าจะเร มต นก บ Office 365 ได อย างไร ด งน นหน งส อเล มน จะ เป นท ง How to และรวมถ งแนวค าถามจากประสบการณ ในการ Implement และค ยก บล กค าหลายๆรายเก ยวก บการใช งาน Office 365 ซ งผมม นใจว าท านจะ ได ค าตอบให ก บต วท านเอง ว า Office 365 จะตอบโจทย ท านอย างไร ในหน งส อ Startup เล มน คร บ พงศ ว ฒ ไพรไพศาลก จ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 2

3 Office 365 ค อออะไร? เกร นน าก อน Office 365 ค อ บร การ Cloud ท ม ระบบการประช มผ านเว ป หร ออ ปกรณ BYOD ต างๆ ผ าน Service ท ช อว า Microsoft Lync Online และบร การอ เมลผ าน Service ท ช อว า Microsoft Exchange Online อ กท งย งม การให บร การเวปไซด ขององค กรอย าง Microsoft SharePoint Online ท มาพร อม SkyDrive เพ อไว ใช ส าหร บเป นท เก บข อม ลออนไลน ได อ กด วย การใช งาน Office 365 ย งรวมไปถ งการม แอพล เคช น Microsoft Office มาให ใช ด วยซ งผ ใช งานสามารถใช ได ท งแบบต ดต งบน Desktop, BYOD หร อผ าน Microsoft Office Web Application Service ท สามารถใช งานเอกสารผ านเวปออนไลน ได เลย ซ งน ก เป นข อด อ กข อหน งท จะท าให การท างานเม อผ ใช เปล ยนมาใช Office 365 น นคล องต วในการท างานมากย งข นตามไปด วย ด งน นถ าจะให พ ดแบบสร ป Office 365 เป น Cloud Service ของ Microsoft ท ได รวมการท างานของท ง 4 Services เข าไว ด วยก นค อ 1) Microsoft Exchange Online 2) Microsoft Lync Online 3) Microsoft SharePoint Online 4) Microsoft Office Professional Plus Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 3

4 Office 365 แตกต างจาก Microsoft Office หร อไม? จากการท ผมได ม ประสบการณ ในการสอน และได ท าการวางระบบ Office 365 มาจ านวนหน งพบว าน เป นค าถาม ยอดฮ ตเลยก ว าได ท จะเข าใจว า Office 365 ค อ Microsoft Office แบบป จจ บ นท ม Word, Excel, Power- Point, Outlook อย ในน น ซ งค าตอบค อ ใช คร บแต เป นส วนน งเท าน น อย างท ผมได เข ยนไว แล วด านบนคร บว า Office 365 ประกอบไปด วย 1. Microsoft Exchange Online 2. Microsoft Lync Online 3. Microsoft SharePoint Online 4. Microsoft Office Professional Plus ท ง 4 Services น อย ในการให บร การของ Office 365 คร บ เพราะฉะน นคงตอบได และนะคร บว า Office 365 แตกต างจาก Microsoft Office ป จจ บ นท เราใช อย อย างไร Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 4

5 ถ าอยากใช Office 365 ต องเตร ยมต วอย างไร ก อนอ นคร บถ าอยากจะใช Office 365 ส งท ต องท าค อ ต องท าความเข าใจก บแผนการใช งานของ Office 365 ก อนคร บเน องจากว าการใช งาน Office 365 น นม แบ งระด บก นออกไปเป น 3 แผน (Plan) หล กๆ 1) ระด บ Small Business Premium 2) ระด บ Midsize Business 3) ระด บ Enterprise หร อ Government Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 5

6 Small Business Premium ในระด บ Small Business Premium เหมาะก บองค กรท ม ขนาดเล ก เช น ธ รก จส วนต วท ม การใช งาน 1-10 Users โดยได ท งเร องของความค มค าในการใช Office 365 ท ให มาหลากหลาย Features แต ไม เหมาะก บการไปใช งานร วมก บระบบองค กรขนาดใหญ Midsize Business ในระด บ Mid-size Business เหมาะก บองค กรท ม ขนาดใหญ ข นมา เช น ธ รก จ SME รวมถ งองค กร ขนาดกลาง ท ม การใช งาน Users โดยส งท เพ มข นมาจาก Small Business ค อความสามารถ ในการ Integrate เข าก บระบบ Domain หร อ Application ท ม อย แล วในองค กรได เพ อให การใช งานได อย างต อเน อง และได ความสามารถในการท า HD Video Conference เพ มเต มมาอ กด วย Enterprise หร อ Government ในระด บ Enterprise หร อ Government เหมาะก บองค กรขนาดใหญ ข นไป เพราะไม จ าก ดการใช งาน ของ Users ซ งคาวมสามารถท เพ มข นค อ ในเร องของการซ พพอร ทต างๆเช น การ Call 24/7 ม ระบบ BI (Business Intelligent) ม ระบบ E-Discovery ม การใช งาน Lync Voice ซ งในแต ละแผนการใช งานก จะม ข อก าหนดท แตกต างก นออกไปตามเป าหมายทางธ รก จ และความสามารถท เพ มลดไม เหม อนก นหละคร บซ งผมได รวบรวมเป นแบบต างๆ และความสามารถของแต ละแผนมาไว ให ได ด ก นแล วตามตารางด านล างแล วหละคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 6

7 Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 7

8 Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 8

9 ซ งจากประสบการณ การใช งานและ Consult มาให ก บหลายๆองค กร หล กๆว ธ เล อกจะแตกต างก นออกไปคร บ เช น 1.1 ถ าโจทย ของบร ษ ทผมค ออยากใช งานเฉพาะการร บส งเมล การประช มทางไกล และพ นท ในการเก บเอกสาร Online งานน เราก ต องมาด คร บ ถ าลองส งเกตจากตาราง Plan ท เหมาะสมก บ โจทย น ค อ Office 365 Enterprise E1 Plan น นเองคร บ 1.2 ถ าโจทย ของบร ษ ทผมค ออยากได ท งการร บส งเมล การประช มทางไกล แต ไม ต องการพ นท เก บเอกสาร Online และย งไม ม License ของ Microsoft Office ด วย แบบน เวลาเล อกต องด ให ด ๆคร บ เพราะม หลาย ทางเล อกไม ว าจะเป นท ง Small Business Premium ข นไปจนถ ง Enterprise E3 ของป จจ บ นม E4 แล ว ด วยซ าไป แบบน ต วแปรจะอย 2 ป จจ ยคร บ จ านวน users ในบร ษ ท เพราะใน Office 365 Small Business Premium Plan จ าก ด users อย ท 25 คน พ ดง ายๆเลยค อไม สามารถใช เก น 25 คนได น นเองคร บ ต องการท างานร วมก บ Domain ท อย ในบร ษ ทด วยไหม ถ าใช Office 365 Small Business Premium ก จะไม ตอบโจทย เช นเด ยวก นคร บ หล งจากท เข าใน Plan ของ Office 365 แล วส งท ม ถ ดไปค อ Internet คร บ ซ งบร การ Cloud ท กร ปแบบท เป น แบบ Public Cloud น นจะให บร การผ าน Internet เป นหล กคร บ แต ส งหน งท เป นข อด ของ Office 365 ค อ 1 user สามารถ Access ได พร อมๆก น 5 Devices คร บ น นแปลว า ถ งแม จะไม สามารถใช งาน Internet ภายในองค กรได เราย งใช คอนเซปของ BYOD โดยการ Access ผ าน Smartphone หร อ Tablet ได น นเองคร บ ซ ง Office 365 ก ย ง Support การท างานผ านอ ปกรณ ของค ายอ นๆด วยเช น iphone หร อ ม อถ อท เป น Android เป นต นคร บ จ านวนผ ใช ท แน ช ด ค ออ กป จจ ยในการใช งาน Office 365 คร บ เพราะการใช จะน บเป นรายบ คคลคร บ ซ งน น แปลว าถ าในบร ษ ท ม การพน กงานอย 5 คนก ซ อ License ท งหมด 5 Licenses น นเองคร บ โดยการค ดจะค ดค า เช าใช เป นรายเด อนต อบ คคลคร บ ไม จ าเป นต องซ อเผ อนะคร บ เพราะถ าม พน กงานใหม เข ามาเราก สามารถซ อเต ม ไปได เร อยๆ น นเองคร บ ส งส าค ญมากๆอย างหน งค อ Plan ของ Office 365 น นถ าใช แล วไม สามารถจะเปล ยน Plan เพ อลด level ได นะคร บ เช น เด มเคยใช Office 365 Enterprise E1 อยากเปล ยนกล บมาเป น Office 365 Small Business แบบน หมดส ทธ คร บ แต ขยายและเปล ยนไปย ง Plan ท ส งข นได คร บ เช นจาก Office 365 Midsize Business ไปเป น Office 365 Enterprise E3 แบบน ไม ผ ดกต กาใดๆคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 9

10 Office 365 Requirements ก อนจะใช Office 365 ลองมาด ก นคร บว าม Requirement อะไรบ างในการท จะใช งาน Office 365 สองส วน หล กๆในการพ จรณาคร บ ส วนแรก Web Browser และ Office Client ท Support คร บ WEB BROWSERS/OFFICE CLIENTS MAJOR PLATFORM Internet Explorer 11 Internet Explorer 10 Windows Internet Explorer 9 Windows Internet Explorer 8 The latest version of Office Office 365 ProPlus Office 2010 Service Pack 1 (Service Pack 2 Recommended) Office 2007 with Service Pack 3 Office for Mac 2011 with Service Pack 3 One of the following: Windows 8.1 Windows 7 SP1 or greater One of the following: Windows 8 Windows 7 One of the following: Windows 7 Windows Vista with Service Pack 2 One of the following: Windows 7 Windows Vista with Service Pack 2 Windows XP with Service Pack 3 (32-bit) Windows XP with Service Pack 2 (64-bit) One of the following: Windows 8.1 Windows 8 Windows 7 For more information, see System requirements for Office 2013 and Office 365 ProPlus. One of the following: Windows 8.1 Windows 8 Windows 7 Windows Vista with Service Pack 2 Windows XP with Service Pack 3 (32-bit) Windows XP with Service Pack 2 (64-bit) For more information about support policies, see Microsoft Support One of the following: Windows 8.1 Windows 8 Windows 7 Windows Vista with Service Pack 2 Windows XP with Service Pack 3 (32-bit) Windows XP with Service Pack 2 (64-bit) For more information about support policies, see Microsoft Support Mac OS X 10.6 or later Mozilla Firefox Google Chrome Safari The latest version of Firefox. For more information about Mozilla system requirements, see The latest version of Chrome. For more information about Chrome system requirements, see One of the following: The latest version of Safari Mac OS X (any version) Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 10

11 ในส วนท สองค อ อ ปกรณ ท Support คร บ AREA TASK SURFACE WITH WIN- DOWS RT Use Outlook Web App to read mail WINDOWS PHONE IPHONE, IPAD ANDROID 1 PHONES BLACKBER- RY USING BLACKBER- RY BUSI- NESS CLOUD SERVICES 2 NOKIA (SYMBIAN OS) Yes Yes Yes Light version Light version Light version Use POP or IMAP Yes Yes Yes Yes Yes Yes Use Exchange ActiveSync Yes Yes Yes Yes No Yes Search global address list Yes Yes Yes Yes Yes Yes Sync calendar and contacts Yes Yes Yes Yes Yes Yes Remote wipe Yes Yes Yes Yes Yes Yes Admin PIN reset No No No No No No Collaborate Use Office Web Apps Edit Edit Edit Edit View-only View-only Use OneNote to view and edit notebooks View documents in SkyDrive Pro Use features that require ActiveX Controls Yes Yes. Use No No No No OneNote Mobile Yes Yes Yes Yes Yes Yes No No No No No No Communicate Use Lync Mobile 4 Yes. Use Lync Windows Store app 3 Install Lync 2010 for Windows Phone 3 Install Lync 2010 for iphone or Lync 2010 for ipad 3 Install Lync 2010 for Android 3 No Yes. Install Lync 2010 for Nokia 3 Set and view presence Yes Yes 4 Yes 4 Yes 4 No Yes 4 Support for push notifications Yes Yes Yes not applicable 5 No not applicable 5 Use Lync (Lync: An Office program that provides instant messaging, a contact list, audio and video conversations, online meetings, desktop sharing, and more.) to view and search the contacts list and the global address list Yes Yes Yes Yes No Yes Start and accept IM conversations Yes Yes Yes Yes No Yes Send location in an IM No No Yes Yes No Yes Manage call forwarding Yes Yes Yes No No Yes Handle someone else s calls if configured as a delegate Yes Yes Yes No No Yes Administer Office 365 Join a Lync (Lync: An Office program that provides instant messaging, a contact list, audio and video conversations, online meetings, desktop sharing, and more.) Meeting Yes Yes Yes Yes No Yes Administer Office 365 No 6 No 6 No 6 No 6 No 6 No 6 Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 11

12 เร มต นใช งาน Office 365 หล งจากท ได ท าความร จ กก บ Office 365 แบบคร าวๆไปแล วนะคร บ ท น เรามาด ว ธ การเร มการใช งานก นบ าง ว าถ าเราอยากจะใช งาน Office 365 เราจะเร มได อย างไร 1. ก อนอ นเลยคร บให ลงทะเบ ยน Office 365 Account ก อนคร บ โดยไปท หน า เพ อไปท าการ สม คร Office 365 Trial-Version เพ อทดลอง ใช งานก นไปฟร ๆ ก อนได เลย 30 ว นคร บ ซ งในหน าน เราสามารถเล อกลองใช Office 365 ได 2 ล กษณะ ถ าใครอยากลอง ส าหร บ Home users ก กดไปท ป มเข ยวๆ Trial 1 Month Free ได เลยคร บ แต จาก ต วอย างน ผมจะเล อกแบบ Business ท ให ความสามารถมาได เยอะกว าน นเองหละคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 12

13 2. ในหน าถ ดมาจะม Option พร อมค าอธ บายด านล างว า Small and Midsize Business ม แนวค ดการ ท างานอย างไร และ Enterprise Business ม แนวค ดอย างไรใน Office 365 คร บ ซ งในหน าน ผมเล อก Compare Plans เพ อท จะด Plan ท งหมดและความสามารถท ผมต องการจะใช งานคร บ 3. ท หน า Compare Plans จะบอกคร บว า ม Feature อะไรให เราสามารใช ได ตาม Plan ต างๆคร บ แต ในท น ผมจะใช Plan ท เป น Enterprise Plan เพ อให ได Feature ท ส งท ส ดคร บ ด งน น ผมจ งเล อกท Enterprise ตามภาพคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 13

14 4. ท หน า Enterprise Plan จะปรากฏ Features ท มากกว า Office 365 Small Business Plan และ Midsize Plan คร บ ซ งหน าน ลองส งเกตด านล างคร บ จะเจอ Option ให กดไปท Free trial Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 14

15 5. ในหน า Start your free 30-day trial จะเป นหน าท ให เข ามากรอกข อม ล เพ อท าการ Register Office 365 Account ซ งจะประกอบไปด วย 2 ส วนหล กๆ ค อ ส วนแรก กรอกข อม ล Account ใน Set up your Account ซ งข อม ลหล กๆจะเป นข อม ลพ นฐานท วไปคร บ เช น ช อ ท อย เบอร โทร องค กร เป นต น Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 15

16 ในส วนท สอง จะเป นข อม ลท เก ยวก บ Account ท ใช งานใน Office 365 คร บ ซ งข อม ลหล กๆจะส งเกตเห นได โดย จะม เคร องหมาย * อย ข างหน านะคร บ แปลว าเราต องใส ให ครบคร บ ซ งจะต องม การใส หมายเลขเบอร โทรศ พท ลง ไปด วยเพ อท จะย นย นต วได ว าการลงทะเบ ยนน เป นการลงทะเบ ยนโดยคนจร งๆ เพราะอาจจะเป นโปรแกรมท แฝง ต วมาท างานก ได คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 16

17 และหล งจากกด Send Text message ก จะม Message ส งมาท เบอร ม อถ อท เรากรอกลงไปคร บ ก ให เอา หมายเลข Verification code ท ได จากม อถ อมาท าการกรอกลงท ช องน คร บ ส งท ต องร หล งจากการสม คร Office 365 แล วน น Account ท ใช เป น Username เพ อเข าไปใช งานน นจะอย ในร ปแบบของ (ช อ organize).onmicrosoft.com เท าน นคร บ เพราะฉะน น ตรงน เป นจ ดส าค ญอ กจ ดหน งคร บในการจะ Register เพ อใช Office 365 คร บ 6. หล งจากใส ข อม ลท กอย างครบถ วนก กด Create Account ได เลยคร บ เพ อท าการสร าง Office 365 Account Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 17

18 7. หล งจากกด Create my account ไปแล วให รอส กระยะหน งคร บ ก จะได Office 365 มาใช งานแล วหละคร บ **ป ญหาของ Office 365 ถ าค างท หน า signing in นานเก นไปอาจจะเก ดจาก ป ญหาของ Browser คร บซ ง ม ว ธ แก อย 2 ทางหล กๆท ผมม กจะใช ค อ แบบท 1 ให น าเอาหน า Office 365 ไป Add ลงใน Trust Site ใน Internet Explorer ใน Internet Option คร บเพราะม ความเป นไปได คร บว าจะต ด Policy บางอย างของบร ษ ทของท านเพ อท าการ Block ไม ใช Script บางอย างท จ าเป นส าหร บการ Log-on แต ป ญหาน เจอน อยมากคร บ ก บว ธ ท 2 ค อ เปล ยนไปใช งาน Browser อ นแทนคร บ ซ งม มากมายหลาย บร ษ ทในป จจ บ นคร บ เน องด วย ป ญหาบางประการของ Internet Explorer ในบางเวอร ช น เช น IE 11 ท ย งอย ในร นทดลองใช งานอย อาจจะท า ให การท างานของ Browser ม ป ญหาในบางจ ดได คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 18

19 8. การจะท าให ม นใจได ว าการลงทะเบ ยนสมบ รณ จร ง สามารถท าการตรวจสอบได จากอ เมลท เราได ท าการใส ลงไปใน ข อม ลข างต นในข อ 5 คร บ ซ งถ าถ กต อง จะม อ เมลย นย นว าได ท าการ Register Office 365 อย างสมบ รณ แล ว ด งต วอย าง ซ งส งหน งท เราต องจ าไว หล งจากม เมล ย นย นมาคร บค อเร องของ ว นหมดอาย ของ Account ของเราคร บ เน องจาก Office 365 Trial Account จะม อาย อย 30 ว นน บจากว นท สม ครและไม ได น บเวลานะคร บน นหมายถ งถ าค ณ ลงทะเบ ยนเวลา พอถ ง 0.00 ก น บเป น 1 ว นเช นเด ยวก นคร บ โดยจะม Detail บอกคร บว าเป น Plan แบบไหน และเร มใช งานว นท เท าไรหมดอาย ว นท เท าไร (ซ งต วอย างน ผมได ท าการ Capture ร ปมาให ใหม คร บ เพ อท จะได เห นว าน บเวลาย งไงคร บ) Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 19

20 9. จากน นในหน าของการ Register Office 365 น นจะปรากฏหน าของ Dashboard ออกมาเป นหน าแรกคร บ ซ งเม อถ งหน าน เราอาจจะต องรอส กพ กหน งคร บเพ อให Office 365 Tenant ท าการ Provision หร อเตร ยมระบบ ให ก บเราน นเองโดยเราสามารถส งเกต ได จาก Status ท หน า Dashboard คร บ ซ งจากต วอย างด านล างจะเห นได ว า Services หลายๆ Services ย งไม พร อมจะให บร การ ซ งบางคนใจร อน เลยเป นท มาท ไปของการใช ไม ได น นเองคร บ พอรอไปส กระยะน ง (ประมาณ 10 นาท ) ถ า Services ข น No issues ท งหมด ก เป นอ น เร ยบร อยคร บส าหร บการต ง Office 365 ข นมาใช งาน Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 20

21 การบร หารจ ดการ Office 365 เบ องต น การบร หารจ ดการ Office 365 แบบหล กๆ จะเน นแบ งออกเป น 4 ส วนด วยก นคร บ 1. การบร หารจ ดการ Users Account บน Office การบร หารจ ดการ Exchange Online 3. การบร หารจ ดการ Lync Online 4. การบร หารจ ดการ SharePoint Online ซ งในแต ละส วนม การเช อมโยงการท างานถ งก นท งหมดคร บ หมายความว าถ าเราม การสร าง Users Account บน Office 365 แล วจะหมายถ งเป นการสร าง Mailbox ไปด วยในต วน นเองคร บ และรวมถ งสามารถให Account น นๆ ไปใช งาน Lync online ได เลย และจะสามารถใช SharePoint Online ท มาหร อมก บ Sky Drive รวมถ ง Enterprise Social Media อย าง Yammer ได เลยน นเองคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 21

22 การบร หารจ ดการ Users Account บน Office 365 การสร าง Users ข นมาเพ อจะใช งานใน Office 365 น น สามารถท าได โดย 1. เล อก User and Group ใน Menu Bar ด านซ ายม อเพ อท จะไปท เมน ของการจ ดการ Users Account คร บ 2. กดท เคร องหมาย + (Add) เพ อท าการเพ ม User Account Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 22

23 การบร หารจ ดการ Users Account บน Office 365 การสร าง Users ข นมาเพ อจะใช งานใน Office 365 น น สามารถท าได โดย 1. เล อก User and Group ใน Menu Bar ด านซ ายม อเพ อท จะไปท เมน ของการจ ดการ Users Account คร บ 2. กดท เคร องหมาย + (Add) เพ อท าการเพ ม User Account Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 23

24 3. หน า New User ใส First name, Last name, Display name และท ส าค ญค อ Username เพ อใช ส าหร บใน การ Login เข าระบบ Office 365 ซ งเราสามารถใส ข อม ลอ นๆ ได จาก Additional Details คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 24

25 4. ในหน า Settings เราสามารถเล อกในการ Assign ได ว าจะให user ได ร บส ทธ Admin อะไรเป นพ เศษหร อไม ซ งเราสามารถก าหนด Admin มาเพ อช วยในการบร หารจ ดการ Office 365 ได เช นก นคร บ เช น อยากให ม Admin ช วยในเร องของการ สร าง หร อลบ User ในองค กรได ก สามารถใส ส ทธ ให ก บ Users เป น User management administrator ซ งส ทธ ในการใช งานหร อบร หารจ ดการท ส งท ส ดของ Office 365 ค อ Global administrator คร บ ซ ง Global Admin ก จะม ส ทธ ท สามารถท าได ท กอย างต งแต เร องของการจ ดการ User การจ ดการ Mailbox รวมถ ง Lync Online หร อ SharePoint Online ด วยเช นเด ยวก นคร บ จากน นก ท าการ ก าหนดอ เมลเพ อป องก นการล ม Password ของ user คนน คร บ ซ งอาจจะใส เป นอ เมลของ User เองหร อ เป นของ Admin ลงไปก ได คร บ และส ดท ายค อการก าหนด User Location อ นน ก เป นเร องท ส าค ญอ กเร อง หน งเช นก นคร บ หล งจากน นกด Next ไปได เลยคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 25

26 5. ส วนท ส าค ญท ส ดของการสร าง User บน Office 365 ค อการ Assign Licenses เพ อท จะท าการก าหนดให User สามารถใช ความสามารถอะไรได บ างใน Office 365 น นเองคร บ ซ งถ าลองส งเกต จากหน าจอน ด จะเห นว า Licenses ของผมจะม ท งหมด 25 Licenses ถ กใช ไปแล ว 1 License เหล อ 24 Licenses ถ าสร าง Users เก น 25 Licenses จะต องท าการซ อเพ มน นเองคร บ โดยกดไปท Buy More Licenses คร บ แต ในกรณ ของเรา ไม ต องคร บ เพราะ Licenses ของเราย งเพ ยงพอต อการใช งานคร บ กด next เพ อไปหน าถ ดไป **ในหน าของการ Assign licenses จะม Option ให เล อกไม เท าก นตาม Plan ท เราม การซ อใช งานคร บ ด งน นในเคสของ Office 365 Enterprise E3 และ Office 365 Midsize Business จะได หน าตาท ไม เหม อนก นในหน าน นะคร บ 6. หล งจากน นรอส กคร หน ง เพ อให ระบบท าการ Assign License ให ก บ User คร บ 7. หล งจากน นระบบจะให ท าการใส อ เมล โดย อ เมลฉบ บน จะท าการส ง Username และ Password ของ User ท ถ กสร างไปท อ เมลน คร บ กด Create เพ อท าการสร าง User Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 26

27 8. หล งจากน นให ท าการรออ กส กพ กหน ง 9. ระบบของ Office 365 จะท าการ Generate Password ออกมาให โดยอ ตโนม ต และจะท า การส ง Username และ Password ไปย งอ ก เมลข างต นคร บ 10.ซ งเราสามารถตรวจสอบช อผ ใช งานได จากท หน า Users and Groups และในอ เมลท ถ ก ก าหนดไว ข างต นคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 27

28 Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 28

29 การบร หารจ ดการ Exchange Online การสร าง Mailbox ใน Exchange Online ข นมาสามารถท าได โดยท าผ านการสร าง User Account และท าการ Assign Online เข าไป ก จะถ อว าเป นการ สร าง User Mailbox เร ยบร อยแล วคร บ ซ งถ าอยากจะท าการตรวจสอบ ก สามารถท าได ด งน คร บ 1. ท หน า Office 365 Dashboard เล อกท Menu Bar เล อก Admin > Exchange เพ อเข าส หน าของ การบร หารจ ดการ Exchange Online ใน Office ซ งเราจะส งเกต เห นได ว าจากการสร าง User Account ข างต น Mailbox ของ Exchange Online จะถ กสร างข นมาให โดยอ ตโนม ต หากม การ Assign Exchange Online License ให ก บ User Account น นๆ ซ งรายละเอ ยดเช ง ล กในการบร หารจ ดการ Exchange Online ผมจะขอยกไปพ ดถ งในหน งส อ เล มถ ดไปคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 29

30 การบร หารจ ดการ Lync Online การสร าง User เพ อใช งานก บ Lync Online ก ม ขบวนการเช นเด ยวก นก บการสร าง Mailbox ของ Exchange Online เพ ยงแต การใช งาน Lync Online น นจะม ความแตกต างในการท างานท ค อนข างจะช ดเจนก บ Microsoft Lync Server ท อย ใน On premise พอสมควร เช นในเร องการ Control และการบร หารจ ดการต างๆ ในส วนของ Lync Online Feature ต างๆท ม มาให จ าก ดพอสมควรคร บ โดยการท เราจะบร หารจ ดการ Lync Online น น เรา สามารถท าได โดย 1. เล อก Admin > Lync ท หน า Office 365 Dashboard 2. ท หน าของ Lync admin center เราจะพบก บหน า Console ท ไว ใช ส าหร บในการจ ดการ Lync Online ได ท หน าน คร บ ซ งรายละเอ ยดในเร องของการบร หารจ ดการ ผมจะขอยกไปพ ดรายละเอ ยดเช งล กใน หน งส อเล มถ ดๆ ไปคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 30

31 การบร หารจ ดการ SharePoint Online การใช งานก บ SharePoint Online สามารถด งเอา User Account ท ได ท าการสร างไว แล วมาใช งานได เลย ท นท เช นเด ยวก นก บ Exchange Online หร อ Lync Online คร บ โดย User จะต องท าการถ ก Assign SharePoint Online Licenses เช นเด ยวก นถ งจะท าการ ใช งาน SharePoint Online ได คร บ โดยหล กๆ การ บร หารจ ดการ SharePoint Online สามารถท าได โดย 1. เล อก Admin > SharePoint ท หน า Office 365 Dashboard 2. ท หน าของ SharePoint admin center เราจะพบก บหน า Console ท ไว ใช ส าหร บในการจ ดการ SharePoint Online ได ท หน าน คร บ ซ ง รายละเอ ยดในเร องของการบร หาร จ ดการ ผมจะขอยกไปพ ดรายละเอ ยด เช งล กในหน งส อเล มถ ดๆ ไปเช นด ยวก น คร บ 3. ใน SharePoint Online ได รวม ความสามารถของ SkyDrive Pro เข า มาด วยคร บ โดยพ นฐาน User ท กคนจะ ได พ นท ของ Sky Drive Pro ท 25 GB แต สามารถเปล ยนไปได ถ ง 100 GB (ต องซ อพ นท เพ ม) ในแต ละ User เช นเด ยวก นคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 31

32 การบร หารจ ดการ Office 365 เบ องต น 1. หล งจากท าการสร าง User Account เสร จเร ยบร อยแล ว ว ธ เข าใช งานส าหร บ User สามารถเข าใช งาน Office 365 ได โดย เป ด Internet Explorer > พ มพ จะปรากฏ หน าจอของการ Login เพ อเข าใช งาน Office 365 ส าหร บผ เร มต นใช งาน Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 32

33 2. การเร มต นใช งานให ใส Username และ Password ท ระบบ Office 365 ท าการ Generate ให เพ อท าการ เปล ยน Password ในคร งแรกท ใช งาน 3. การเปล ยน Password จะต องใช Password ท เป น Complex Password เท าน นคร บหล งจากน น ให เล อก Save หล งจากน นระบบจะให ท าการ Login เข าระบบอ กคร งหน งด วย Password ท ถ กก าหนดใหม คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 33

34 4. หน า Get Started with Office 365 เป นหน าแรกท User ท กคนท เข ามาใช งานจะต องเจอคร บ ซ งเป น หน าท รวมท กอย างไว ท หน าเด ยวก นท งหมด เพ อให ง ายต อการใช งานน นเองคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 34

35 การใช งาน OWA (Outlook Web App) บน Office 365 ความสามารถหน งท เป นพ นฐานส าหร บผ ใช งาน Office 365 ค อการร บส งเมล ซ ง Office 365 จะม Application ท ใช ส าหร บในการร บส งเมล อย 3 ร ปแบบหล ก 1. Microsoft Outlook ท ต ดต งบน Desktop (ใน Microsoft Office Professional Plus) 2. ใช งานผ าน Web Base (OWA หร อ Outlook Web App) 3. ใช งานผ านอ ปกรณ Mobile (ActiveSync) ซ งการใช งานผ าน Microsoft Outlook ท ต ดต งบนเคร อง PC หร อ MAC ผมจะเข ยนไว ในห วข อถ ดไปคร บ ซ ง ถ าพ ดถ งการใช งานผ าน Web based เราสามารถใช งานได ด งน 1) ท เมน ด านบนให เล อก Outlook เพ อเข าส หน าการใช งาน OWA Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 35

36 2) การเข าใช งานคร งแรกจะต องท าการก าหนดภาษา ซ งถ าก าหนดไปแล ว สามารถเปล ยนได ในภายภาคหน า คร บ ซ งการเล อกภาษาตรงน จะม ผลโดยตรงก บการแสดงผล ของ User เวลาใช งานคร บ เช นถ าเล อก ภาษาไทย ก จะปรากฏเมน เป นภาษาไทยท งหมดคร บ หล งจากต งค าเสร จเร ยบร อยแล วให กด Save เพ อ เร มใช งาน OWA 3) หน าของการใช งาน OWA จะค อนข างเหม อนก บการใช งานบน Microsoft Outlook โดยการท างานบน Web base จะม ข อด อย หลายอย างคร บ เช นไม ย ดต ดก บอ ปกรณ ท เข ามาใช งาน แล วย งสามารถเป ดผ าน Mobile Web ได อ กด วยคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 36

37 การใช งาน Office 365 : Microsoft Office เน องด วย Office 365 ในบาง Plan จะม Microsoft Office มาด วยแล วใน Plan ซ งจะเป น Microsoft Office Professional Plus Edition โดยใน ช ดจะประกอบไปด วย Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Access Microsoft Outlook Microsoft OneNote Microsoft Publisher Microsoft Lync Microsoft InfoPath Microsoft Project Microsoft Visio ซ งการใช งานช ดของ Program Office น จะม อย อย 3 ร ปแบบหล กๆในการใช งาน 1. การต ดต ง Microsoft Office Desktop (Offline) 2. การใช งานผ าน Microsoft Office Web App (Online) 3. การใช งาน Microsoft Office on Demand (Steaming) Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 37

38 การต ดต ง Microsoft Office Desktop (Offline) 1. (ส าหร บ Admin) ท หน า Office 365 Dashboard เล อก Download 2. (ส าหร บ User) ท หน า Get started with Office 365 เล อก PC & Mac Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 38

39 3. จากน นจะปรากฏหน าจอของการ Install Microsoft Office Professional Plus ข นมา ให ท าการเล อก ภาษา และ Version จากน นให กด ป ม Install 4. ให รอจนจบขบวนการ จากน น Microsoft Office 2013 Professional Plus ก จะถ ก ต ดต งลงย งเคร องท ใช งานอย Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 39

40 การใช งานผ าน Microsoft Office Web App (Online) เราสามารถใช งาน Microsoft Office แบบออนไลน ได เช นเด ยวก น โดยข อด ของการใช งานในล กษณะแบบน ค อ เราไม จ าเป นจะต องต ดต ง Microsoft Office ตรงร ง หร อ Version ลงท เคร องท เราอยากจะใช งาน หร อแม แต บน Tablet ก ย งสามารถใช งาน Microsoft Office Web App ได เช นด ยวก น โดยว ธ การใช Microsoft Office Web App สามารถท าได โดย 1. ท เมน บาร ให เข าไปท SkyDrive ซ งการจะเป ด SkyDrive ข นมาใช ได ม เง อนไขส าหร บ User ท เพ งเร มต นใช งานค อ ต องม การแก ไข Profile และ ใส ร ปภาพเข าไปก จะสามารถเร มต นใช งาน SkyDrive ได แล วหละคร บ 2. ท หน า SkyDrive หากย งไม ม เอกสารเราสามารถท าการ Drag and Drop ลงมาท Web Portal ของ Office 365 ได เลยคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 40

41 3) หล งจากท ม เอกสารแล วเราสามารถเล อก และ Microsoft Office Web App สามารถท างานได ท นท คร บ โดยจะเป นการเก ดการท างานผ าน Web ได แล วหละคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 41

42 การใช งานผ าน Microsoft Office on Demand (Stream) ร ปแบบส ดท ายส าหร บการใช งาน Microsoft Office บน Office 365 ค อแบบ Office on Demand ซ งข อด ของ แบบน ค อ ในกรณ ท เราม Internet bandwidth ค อนข างจะจ าก ดคร นจะไปใช งานผ านเวปตลอดก กล วว า Internet จะม ป ญหา หร อเคร อง ไม สามารถต ดต ง Microsoft Office ลงได เช นตามร าน Internet Cafe การใช Office on Demand จะมาตอบโจทย เร องเหล าน คร บ โดยหล กการค อ Office 365 จะท าการ Steaming Microsoft Office ท เราต องการจะใช งานมาท เคร องคร บ ซ งพอป ดเคร อง Microsoft Office ก จะหายไปจาก เคร องน นเองคร บ ซ งว ธ การใช Microsoft Office on Demand น นม ว ธ การใช ด งน คร บ 1. ท หน า SkyDrive ท เด มคร บ เราจะเห น Option > Use Office On Demand อย ท เมน ด านซ ายม อคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 42

43 2. ท หน า Your Office, On Demand เราจะสามารถท าการ Steaming Microsoft Office ได เฉพาะบาง โปรแกรม ซ งหล กๆจะสามารถใช ได ก บ Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Word Microsoft Publisher Microsoft Access Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 43

44 3. จากต วอย างผมเล อก Microsoft PowerPoint Microsoft Excel 4. ซ งการใช งานก บ Browser ร นต างๆ อาจจะต องม การต ดต ง Plug-in หร อ Add-on บางต วนะคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 44

45 5. ให กด Run หล งจากม Popup ข นมาถามจาก Security ของเคร องคร บ เพ อท าการใช งาน Office on Demand 6. ในบาง Browser จ าเป นท จะต องปลด Lock Security Script บางต วคร บเพ อท จะ Run Microsoft Office On Demand เล อก Lunch Application Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 45

46 7. ซ งถ าพยายามใช Office On Demand ในเคร องท ม การต ดต ง Microsoft Office 2013 อย แล วอาจจะเก ด Error ข นด งภาพคร บ ด งน นสร ปว าการใช Microsoft Office ผ าน Office 365 หล กๆจะม 3 ว ธ ตามข างต นคร บ ซ งลองเล อกท เหมาะสมก บว ธ การท จะน าไปใช ก บในองค กรด ได นะคร บ ซ ง Office 365 ป จจ บ นเราสามารถใช งานบน Mobile Application ได ด วยเช นเด ยวก นคร บ ไม ว าจะเป น Iphone หร อ ม อถ อ Android ค ายต างๆ ก สามารถไปหา Download Office Application ผ าน Appstore หร อ Playstore ได เลยคร บ ส วนสาวกม อถ อค าย Windows Phone ก ม แล วเช นก น Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 46

47 ค าถามยอดฮ ต ก อนและหล งใช งาน Office 365 ผมได รวบรวมค าถาม ฮอตฮ ตท หลายๆองค กรท สนใจ Office 365 ถามก ยนมาเป นประจ ามาให ท กท านเพ อจะได เป นข อม ลในการต ดส นใจใช Office 365 ได อย างถ กต องและสบายใจนะคร บ Q : ถ าท บร ษ ทม Microsoft Office อย แล วจะใช งานก บ Office 365 ได หร อไม A : ใช งานได คร บแต ต องบอกก อนว า Office 365 จะใช งานด ก บ Microsoft Office 2010 ข นไปคร บ เน องด วยข อจ าก บของ Microsoft Office 2007 หร อร นท ต ากว าอาจจะท า ให การใช งาน Office 365 อาจจะใช ได ไม ครบท กฟ งก ช นการท างานคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 47

48 Q : ถ าบร ษ ทเพ งซ อ Microsoft Office 2010 หร อ Microsoft Office 2013 ไปแล ว จะเส ยเปล าหร อไม เพราะเท าก บไม ได ใช Microsoft Office ท ม มาใน Office 365 A1: อย างท บอกในข างต นคร บว าอ นด บแรกเราต องด Plan ก อนคร บว าจะใช งานก บ Plan ไหนในการใช งาน Office 365 ท เหมาะก บ องค กรขนาดไม ใหญ มาก เราอาจจะเล อก Office 365 Small Business Plan คร บ เน องจากราคาไม ได รวม Microsoft Office Professional Plus มาด วยคร บ A2 : ถ าเป นองค กรขนาดใหญ ก อาจจะพ จารณา Office 365 Enterprise Plan E1 เพราะไม ได รวมราคาค า Microsoft Office Professional Plus มาด วยเช นเด ยวก น คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 48

49 Q : ถ าอยากจะใช เฉพาะ Exchange Server อย างเด ยวได หร อไม แล วจะม ส วนลด หร อไม A: หลายๆองค กรเป นห วงเร องการใช เมล ในองค กรคร บ ซ ง Office 365 ม Plan ส าหร บ การใช งาน Exchange Server อย างเด ยวเช นก นคร บ เร ยกว า Exchange Online Plan 1 คร บ ซ งจะให พ นท ในการเก บข อม ลส าหร บอ เมลมา 50 GB ซ งผมมองว า เพ ยงพอต อการใช งานในองค กรมากคร บ Q : Office 365 ซ อใช งานย งไง และจะเล กใช งานได หร อไม A: Office 365 สามารถเล อกซ อได ตาม Plan คร บ ซ งในแต ละ Plan ราคาก จะแตกต าง ก นออกไปในแต ละ Plan เพราะฉะน นอยากให พ จรณาด ท ความสามารถท ต องการจะใช เป นหล กมากกว าคร บ ส วนท บอกว าจะเล กใช งานได ไหม เล กใช งานได คร บโดยม อย 2 ทาง ทางแรกค อปล อยให หมดอาย ไป หร ออ กว ธ หน งค อการแจ งยกเล กการใช งานคร บ แต ทางน ไม แนะน าคร บเพราะตอนท เราซ อ Office 365 ใช งานจะม SLA และ Agree ท เราไม ค อยได อ านก นน นแหละคร บ ว าถ ายกเล กก อนเวลาจะเป นอย างไร ซ งตอนท เรา จะต ดส นใจซ ออ านข อก าหนดให ด ๆคร บ ซ งตามปรกต แล ว Microsoft จะม ค าปร บหาก ยกเล กการใช งานก อนเวลาท ท าการก าหนดคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 49

50 Q : ถ าใช งานแล วไม ต ออาย อ เมล หร อข อม ลจะหายไปหมดไหม A: ตามปรกต แล วถ าหากหมดอาย Office 365 Portal จะย งอน ญาต ให เข าได อ ก 90 ว น หล งจากน นคร บแต จะไม ม เมลมาเพ มนะคร บ หร อท าอะไรเพ มไม ได นะคร บ น นแปลว า ถ าหมดช วงเวลา 90 ว นไปแล ว Microsoft จะม เมลส งมาแจ งเต อนคร บว าจะหมดอาย และจะลบ Data ท งหมดท งคร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 50

51 Q : จะม นใจได อย างไรว า Office 365 จะม ความปลอดภ ย ท งในองค กรและนอก องค กร A: ใน Office 365 ท ก Plan จะม มาตรฐานในการก าหนด ระด บความปลอดภ ยท เช อถ อ ได และสามารถ Compiled ตามมาตรฐานต างๆตามท สากลยอมร บคร บ ซ งในส วนตรง น เวลาท เราซ อหร อเช าใช Office 365 เราสามารถขอเอกสารร บรองก บทาง Microsoft ได เพ อให ม นใจในการใช Office 365 ได คร บ Office 365 : A day for Startup by Pongwud Praipaisankij 51