Using of Microsoft Access software for the management of medical supplies. in the microbiology section, the Priest hospital

Transcription

1 1 Using of Microsoft Access software for the management of medical supplies in the microbiology section, the Priest hospital Nithas Sakolprakaikit B.Sc ( Medical Technologist) Jatooporn Cherdchoosin B.Sc ( Medical Technologist) Kritsada Limpukdeesathaporn B.Ed (Physical and Biological Science) Department of Pathology, the Priest hospital, Bangkok, Abstract ( ผลงานว จ ยน ลงต พ มพ ท วารสารสถาบ นโรคทรวงอกฉบ บท 1เด อน มกราคม เมษายน ป 2554 ) Microsoft access is a well known database management system because it is a member of the Microsoft Office suite of applications and convenient for user. Therefore, this computer software was use in the microbiology section, Department of Pathology, the Priest hospital for the management of medical supplies. Microsoft access could be the tool that increase the performance of reagent orders, the sufficiency of medical reagents and materials in the laboratory use, and the reduction of the cost and time. Microsoft access application were used in the models for example, the authorization for order, the printing and copying of the order form, the collection of the supplier data, the report of the remaining reagents, the warning expires system and re-order point. To achieve the identical practice for the management of medical supplies by using Microsoft access program, the lean project was done together with the biochemistry, hematology, microbiology and out-patient sections and was received the award-winning in the 2011 lean exhibition at the priest hospital. This program could be applied for another hospital system.

2 2 การบร หารจ ดการว สด ทางการแพทย ในงานจ ลช วว ทยาโรงพยาบาลสงฆ โดยใช โปรแกรม Microsoft Access น ท ศน สกลประกายก จ วท.บ. (เทคน คการแพทย ) จต พร เช ดช ศ ลป วท.บ. (เทคน คการแพทย ) กฤษฎา ล มภ กด สถาพร ศษ.บ. (ว ทยาศาสตร กายภาพช วภาพ) กล มงานพยาธ ว ทยา โรงพยาบาลสงฆ บทค ดย อ Microsoft Access เป นโปรแกรมฐานข อม ลท น ยมใช ก นอย างแพร หลาย เน องจาก Microsoft Access เป นโปรแกรม ฐานข อม ลท ใช ง ายและม อย ใน Microsoft Office โดยท ผ ใช ไม จ าเป นต องม ความเข าใจในการเข ยนโปรแกรมและศ กษา รายละเอ ยดในการเข ยนโปรแกรมให ย งยาก ก สามารถใช งานได ด งน นงานจ ลช วว ทยา กล มงานพยาธ ว ทยา โรงพยาบาลสงฆ จ งได น าโปรแกรม Microsoft Accessมาใช ในการบร หารจ ดการว สด ทางการแพทย เก ยวก บการส งซ อ น ายาอย างม ประส ทธ ภาพ ท าให เก ดความสะดวก ในการขออน ม ต ซ อ การพ มพ ใบส งซ อ การเก บส าเนาใบส งซ อ การ เก บข อม ลผ ขาย การรายงานม ลค าคงเหล อของน ายาท ใช ระบบต ดสต อก ระบบเต อนว นหมดอาย ตลอดจน ระบบ เต อนการจ ดซ อ (Re-0rder point) เพ อให ม น ายาและว สด การแพทย ใช อย างพอเพ ยงในการตรวจทางห องปฏ บ ต การและ ปร มาณในการเก บส นค าคงคล งเป นไปอย างเหมาะสมเป นการลดต นท นและท าให การบร หารจ ดการว สด ทางการแพทย ในงานจ ลช วว ทยา ง ายและรวดเร วข นนอกจากน งานอ นๆในกล มงานพยาธ ว ทยา เช น งานช วเคม งานโลห ตว ทยางาน จ ลทรรศน ว ทยา งานผ ป วยนอกและงานภ ม ค มก นว ทยาก ได น าโปรแกรมน มาใช งานเช นก น ท าให การจ ดว สด ทางการ แพทย เป นในแนวทางเด ยวก นสามารถร วมม อก นท าโครงการ LEAN การจ ดการน ายาและว สด อ ปกรณ ท ใช ใน ห องปฏ บ ต การโดยใช โปรแกรมคอมพ วเตอร น จนได ร บรางว ลชนะเล ศในการเข าร วมมหกรรม LEAN ของ โรงพยาบาลสงฆ ประจ าป พ.ศ โปรแกรมน สามารถประย กต ใช งานได ในโรงพยาบาลท วๆไป บทน า การเพาะเช อ,การว น จฉ ยเช อและการทดสอบความไวของเช อแบคท เร ยก บสารต านจ ลช พเป นงานหล กในงาน แบคท เร ยว ทยาซ งจ าเป นต องใช อาหารเล ยงเช อ,อาหารทดสอบเช อและยาทดสอบเช อแบคท เร ยตลอดจนว สด ทางการ

3 แพทย อ นๆรวมแล วมากกว า 90 ชน ดท าให ย งยากและเส ยเวลามากในการส งซ อว สด อ ปกรณ เหล าน ในแต ละคร งเพราะ ต องค นหาประว ต การส งซ อ( จ านวน,ราคาและว นท ซ อคร งส ดท าย)และพ มพ ใบส งซ อ, การต ดสต อก,การรายงานม ลค า ส นค าคงเหล อ ตลอดจน การประเม นผ ขาย ด งน นจ งได น าโปรแกรม Microsoft Access มาใช ในการบร หารจ ดการ ว สด ทางการแพทย ในงานแบคท เร ยว ทยา Microsoft Access เป นโปรแกรมฐานข อม ลท น ยมใช ก นอย างแพร หลาย เพราะใช ง ายและม อย ใน Microsoft Office แล วโดยท ผ ใช ไม จ าเป นต องม ความเข าใจและศ กษารายละเอ ยดในการเข ยน โปรแกรมให ย งยาก ก สามารถใช งานได 1 ในป จจ บ นได ม การน าโปรแกรมคอมพ วเตอร มาใช ทางห องปฏ บ ต การอย าง แพร หลายเช นต วอย างการใช Excel พ นฐาน เพ อการลงบ นท กรายการว สด ท จ ดซ อและการประเม นผ ขาย 2, แฟ มข อม ล Excel เพ อใช ในการค านวณต นท นค าบร การตรวจว เคราะห ทางห องปฏ บ ต การ โดยใช แนวความค ดค านวณต นท น แบบ ABC 3 และโปรแกรมส าเร จร ปเก ยวก บการบร หารจ ดการส นค าคงคล งด แลยอดคงเหล อต นท น 4 ให ทดลองใช และ จ าหน ายเป นโปรแกรมใช งานท วไป ว ตถ ประสงค เพ อสร างโปรแกรม Microsoft Access ไว ใช งานเฉพาะด านการบร หารจ ดการว สด ทางการแพทย ในงานแบคท เร ย ว ทยา กล มงานพยาธ ว ทยา โรงพยาบาลสงฆ ท าให เก ดความสะดวกรวดเร วและม ประส ทธ ภาพ ในการขออน ม ต ซ อ การพ มพ ใบส งซ อ การเก บส าเนาใบส งซ อ การเก บข อม ลผ ขาย การรายงานม ลค าคงเหล อของน ายาท ใช ระบบต ดส ต อก ระบบเต อนว นหมดอาย ตลอดจน ระบบเต อนการจ ดซ อ (Re-0rder point) เพ อให ม น ายาและว สด การแพทย ใช อย างพอเพ ยงในการตรวจทางห องปฏ บ ต การ ว ธ การ 1. ศ กษาระบบงานเด มเก บข อม ลแบบฟอร มรายงานต างท เป นแฟ มข อม ลเด มท เป นเอกสารในสม ดอธ บาย ข นตอนต างๆในการปฏ บ ต งานให โปรแกรมเมอร ร บทราบป ญหาและความต องการ 2. จ ดท าฐานข อม ล Microsoft Access ตามแนวทางท ได ท าการว เคราะห และออกแบบระบบ 3. การออกแบบฟอร ม (Form) เพ อการจ ดเก บข อม ลในด านต างๆ 4. การทดสอบโปรแกรม (Testing) การทดลองใช งานและการแก ไขข อผ ดพลาดต างๆ ถ าม ป ญหาให โปรแกรมเมอร ปร บเปล ยนแก ไขไปเร อยๆ จนใช งานได ด อย างม ประส ทธ ภาพ 5. การจ ดเอกสารท าค ม อการใช งานโปรแกรม 6. เข ยน Flow Chart การใช โปรแกรมจ ดการว สด ทางการแพทย งานจ ลช วว ทยา 3

4 4

5 5 ร ปแบบโปรแกรม ข อม ลพ นฐาน ได แก บ นท กข อม ลส นค า ข อม ลผ ขาย และข อม ลพน กงาน ถ าม ข อม ลอย ในฐานข อม ลแล ว สามารถน าไปใช ในงานบ นท กรายการต างๆ ได แต ถ าเป นข อม ลใหม ย งไม ม ในฐานข อม ลต องป อนข อม ลใหม ก อน จ งจะสามารถเร ยกใช งานในบ นท กรายการต างๆ ได บ นท กข อม ลส นค า

6 6 รห สส นค า: ใช pdxxx เช น pd001 ต วเลข 3 หล ก สามารถม Product เพ มได pd000-pd999 ชน ด: ระบ ว าเป นน ายา (Reagent) หร อว สด อ ปกรณ อ นๆ (Product) ราคาป จจ บ น: เป นราคาท ซ อล าส ด โปรแกรมจะท าการบ นท กให หล งจาก Update ข อม ล หน วยน บ: เป น Dropdown list ม ให เล อก vial, button, box, set, pack, bag ถ าม หน วยใหม เข ามาสามารถค ย เพ มเองได แต ไม ม ข นมาให เล อก ยอดยกมา: เป นยอดท ค ย คร งแรกตอนท เช คสต อก (อ างอ งเช คว นท เท าใด จดบ นท กไว ) ก อนท จะค ย โปรแกรมร บ-จ าย ส นค าเพ อต ดสต อก เม อค ย ต วเลขท ช องแล วกด tab ยอดยกมาจะไป Update ค าให ก บยอดคงเหล อ ยอดคงเหล อ: คร งแรกจะถ ก Update ยอดมาจากยอดยกมา เม อม การค ย ข อม ลจ านวนการร บส นค าเข า หร อจ าย ส นค าออกโปรแกรมจะท าการต ดสต อกแล ว Update ยอดคงเหล อให เป นยอด ณ ป จจ บ น Reorder point: ใช ก าหนดยอดคงเหล อในสต อกต าส ดท จะต องส งซ อใหม Order alert: เป นช องท เม อต วเลข =< Reorder point ม นจะข นค าเต อนส แดงว า ต องส งซ อส นค า ก อนหมดอาย : เป นจ านวนว น น บจากว นท ป จจ บ น จนถ ง ว นหมดอาย ม นจะน อยลงไปเร อยๆ จนเม อถ ง <=60 ว นก อน หมดอาย จะม ค าเต อน ใกล หมดอาย บ นท กข อม ลผ ขาย

7 7 บ นท กข อม ลพน กงาน ใช รห สพน กงาน empxx เช น emp03 สามารถค ย รห สผ ขายได จาก emp01-emp99 ค อ 99 คน ม Drop down list ให เล อกต าแหน ง "น กเทคน คการแพทย ช านาญการ";"น กว ทยาศาสตร การแพทย ช านาญการ" "เจ า พน กงานว ทยาศาสตร การแพทย ช านาญงาน" "เจ าพน กงานว ทยาศาสตร การแพทย ปฏ บ ต งาน" ถ าม ต าแหน งใหม ท ต อง เพ มให ค ย ลงไปในช อง Drop down ได แต จะไม ม ข นมาให เล อก บ นท กรายการ ในส วนของการบ นท กรายการจะม โครงสร างการท างานท ม ส วนส มพ นธ ก นในการจ ดซ อว สด อ ปกรณ การแพทย ด งน

8 8 ฟอร มขออน ม ต จ ดซ อว สด อ ปกรณ การแพทย ท : ต องเร ยงล าด บ 1, 2, 3... ในแต ละ Record (ระเบ ยน) ขอซ อจ านวน : ใส จ านวนท ขอซ อ (เม อค ย แล วกด TAB เพ อเล อนไปย งช องถ ดไป) ราคา/หน วย: ราคาต อหน วยอาจเป นราคาใหม ตามท ตกลงซ อก บผ ขาย หร อเป นราคาเก า = ราคาท ซ อคร งส ดท ายก ได ว นท ขอซ อคร งส ดท าย : ให กดป มด านล าง Record น น เช น ป ม pd0001จะปรากฏฟอร มแสดงรห สส นค า ว นท ซ อและ จ านวน ให ไปเล อกว นท...และจ านวน ของ Record ล างส ด (Copy ไปวาง หร อจ าไป ค ย ) ในช อง ว นท ซ อคร งส ดท าย และช อง จ านวนซ อคร งส ดท าย ตามล าด บ หมายเหต ในกรณ ท ไม ปรากฏข อม ลว นท และจ านวนในฟอร ม แสดงว า ย งไม ม บ นท กรายการร บเข าส นค า และ/หร อ รายการจ ายออกส นค า ในฐานข อม ล ด งน น จ งให ใส ข อม ลว นท ซ อล าส ด และจ านวนท ซ อล าส ด โดยค นจากแฟ ม เอกสารท ม การส งซ อล าส ดมาใส ในช องด งกล าวน น

9 9 ฟอร มประเม นผ ขาย เป นการด งข อม ลจากฟอร มขออน ม ต จ ดซ อว สด อ ปกรณ การแพทย มาท าการบ นท กข อม ลเพ มเต มส าหร บการประเม น ผ ขาย ฟอร มบ นท กการน าเข าว สด

10 10 ฟอร มบ นท กการ เบ กจ ายว สด การค ย ข อม ล ก ใช ว ธ การและร ปแบบเช นเด ยวก บฟอร มอ นๆ 1. ในกรณ ท ค ย ยอดจ านวน (เข าหร อออก) ผ ด จะไม สามารถแก ไขยอดคงเหล อในฐานข อม ลได เอง ให กดป ม <ค นค า> เม อกดป มค นค าแล ว ต วเลข จ านวน จะเปล ยนเป น 0 และยอดคงเหล อจะกล บเป นต วเลขเด มก อนต ด สต อก 2. ค ย ต วเลข จ านวนท ถ กต องลงไปใหม จากน น กด Tab โปรแกรมจะ Update ยอดคงเหล อท ถ กต องให ใหม รายงานต างๆ

11 11 ORDER ALERT เป นฟอร มท กรองข อม ลเพ อเป ดด ว า ม ส นค าต วใดบ างท ต องส งซ อแล ว EXPIRE ALERT เป นฟอร มท กรองข อม ลเพ อเป ดด ว า ม ส นค าต วใดบ างท ใกล จะหมดอาย แล ว EXPIRE ALERT เป นฟอร มท กรองข อม ลเพ อเป ดด ว า ม ส นค าต วใดบ างท ใกล จะหมดอาย แล ว รายงานการซ อ REAGENT เป นการก าหนดช วงเวลาในการด รายงานการซ อ REAGENT ตามช วงเวลา หร อด ได ตลอดท งป เช น ตามต วอย าง จาก ว นท 1/1/54 ถ งว นท 31/12/54

12 12 รายงานการใช REAGENT เป นการก าหนดช วงเวลาในการด รายงานการใช REAGENT ตามช วงเวลา หร อด ได ตลอดท งป เช น ตามต วอย าง จาก ว นท 1/1/54 ถ งว นท 31/12/54 รายงานม ลค าคงเหล อของ REAGENT ณ ว นท ป จจ บ น เป นการออกรายงานยอดคงเหล อ (Balance) และม ลค าคงเหล อ (Inventory value) ของ REAGENT ณ ว นท ป จจ บ นท ออกรายงานน น LIST ขออน ม ต จ ดซ อว สด อ ปกรณ การแพทย ช วยให สะดวกในการด ใบขออน ม ต จ ดซ อว สด อ ปกรณ การแพทย ท ได จ ดท าไปแล วท งหมด ท งท เป นการขอซ อท วไป (General) และการขอซ อตาม Order Alert LIST ประเม นผ ขาย ตามท พธ ช วยให สะดวกในการด ใบประเม นผ ขายท ได จ ดท าไปแล วท งหมด เร ยงตามท พธ และคร งท ประเม น รายงานการประเม นผ ขายรายเด อน ช วยให สะดวกในการด ใบประเม นผ ขายท ได จ ดท าไปแล วท งหมด รายเด อน ว เคราะห ประเม นผ ขาย เป นรายงานการว เคราะห การประเม นผ ขาย แต ละราย ตามส นค าท ประเม น คะแนนท ให คะแนนรวม และผลการ ประเม นว า ผ าน หร อ ไม ผ าน ว าม จ านวน Record เท าใด เพ อจะได ว เคราะห ได ว า ผ ขายท ค ณภาพเป นท พอใจมาก น อยเพ ยงใด ประโยชน ท คาดว าจะได ร บจากการใช โปรแกรม 1. สามารถค นหารายการน ายา จ านวนและราคาได ท นท 2. ร ว าน ายาชน ดไหน ซ อมาจากบร ษ ทอะไร ต ดต อใคร ม บ นท กไว ในโปรแกรม 3. การขออน ม ต ซ อส นค า พ มพ จากโปรแกรมได เลย โปรแกรมก าหนดว นท ซ อ จ านวนและราคาคร งส ดท าย

13 13 ให เลย สะดวกไม ต องค นหา 4. ใบขออน ม ต ซ อส นค าบ นท กไว ในโปรแกรม สามารถตรวจสอบย อนหล งได ง าย 5. ม การเต อนเม อใช ส นค าถ งจ ดท ต องส งซ อส นค า Order alert ท าให ไม ต อง stock ส นค าไว มากเก นความ จ าเป น 6. ม การประเม นผ ขาย ตามเลขท ใบส งซ อ ช อรายการส นค าท จะประเม นแสดงรายการให อ ตโนม ต และ ประเม นผ ขายเก บไว เป นรายเด อนในโปรแกรม เป ดด ได ง าย และว เคราะห ประเม นผ ขายให 7. แสดงการซ อและใช น ายา ได ตามระยะเวลาท ต องการ 8. รายงานม ลค าส นค าคงเหล อ ได ถ งว นป จจ บ นได ท นท และรายงานประจ าเด อนได สร ปและว จารณ ผลการใช โปรแกรม โปรแกรมส าเร จร ป Microsoft Access ท ใช ในการบร หารจ ดการว สด ทางการแพทย ได น ามาใช งานจร งในงานจ ล ช วว ทยาโรงพยาบาลสงฆ ต งแต ต นเด อนเมษายน พ.ศ.2554 เป นเวลาประมาณ 1 ป แล วในระยะแรกจะม ป ญหาเก ยวก บ การลงบ นท กข อม ลส นค าเช น หลอดยา 1 กล องม 10 หลอดจะบ นท กหน วยน บใหญ เป น กล อง (Box) จ านวนย อย/ ใหญ เป น 10 หน วยน บหน วยย อยเป นหลอด (vial) เป นต น และม การปร บปร งการค นหาและลงบ นท กข อม ลส นค า โดยเป ดผ านทางต วหน งส อภาษาอ งกฤษและภาษาไทยท ต องการหาโดยตรง ระยะต อมาม การปร บปร งการประเม น ผ ขายไม ต องพ มพ รายการส นค าเอง ท าให รายการส นค าท จะประเม นถ กด งข อม ลอ ตโนม ต เม อส งให โปรแกรมประเม น ตามใบส งซ อและม การเพ มรายงานม ลค าน ายาคงเหล อประจ าเด อน ในระยะหล งปลายป พ.ศ ได แยกส วนของ การบ นท กการน าเข าและเบ กจ ายว สด ทางการแพทย ออกจากก นซ งเด มใช ร วมก นท าให สะดวกในการลงบ นท กว าน าเข า หร อเบ กจ าย ไม ส บสนลดความผ ดพลาดในการลงบ นท กได ท งหมด เม อข นป พ.ศ การบ นท กการน าเข าและ เบ กจ ายว สด ทางการแพทย โดยใช รห สเด มค อบ นท กการน าเข าใช ข001/54 และ บ นท กการเบ กจ ายใช อ001/54 ม ป ญหาเก ดข นข อม ลท ลงบ นท กไม ต อเน อง ท าให ต องเปล ยนรห สการบ นท กการน าเข าและเบ กจ ายว สด ทางการแพทย ใหม จ งสามารถแก ป ญหาน ได โดยเปล ยนรห สบ นท กการน าเข าจากข001/54 เป น ข และเปล ยนรห สบ นท กการ เบ กจ าย อ001/54 เป น อ และป ญหาอ กอย างหน งท เก ดข นก บการใช งานค อการส งซ อส นค าซ าเน องจากรายงาน เต อนส นค าส งซ อในโปรแกรมจะเล กเต อนได ต องน าส นค าน นเข าในโปรแกรมแล วด งน นระยะเวลาท ย งรอส นค า โปรแกรมย งเต อนตลอดเวลาท งท ส งซ อส นค าแล วด งน นจ งม การเพ มรายงานท ย งไม ได ท าขออน ม ต ซ อและรายงานท ขอ อน ม ต ซ อแล วเพ อป องก นไม ให เก ดการส งซ อส นค าซ า ป จจ บ นโปรแกรมน ใช งานได ด และขยายไปย งงานช วเคม งานโลห ตว ทยา งานจ ลทรรศน ว ทยา งานผ ป วยนอกและงานภ ม ค มก นว ทยาในกล มงานพยาธ ว ทยาโรงพยาบาลสงฆ ตลอดจนร วมม อก นท าโครงการ LEAN การจ ดการน ายาและว สด อ ปกรณ ท ใช ในห องปฏ บ ต การโดยใช โปรแกรม คอมพ วเตอร น จนได ร บรางว ลชนะเล ศในการเข าร วมมหกรรม LEAN ของโรงพยาบาลสงฆ ประจ าป พ.ศ. 2554

14 โปรแกรมน สามารถประย กต น าไปใช ในหน วยงานอ นๆได ถ าหน วยงานใดสนใจ ขอโปรแกรมได ฟร จากท มงานกล ม งานพยาธ ว ทยา โรงพยาบาลสงฆ ทางท มงานจะแจกโปรแกรมให พร อมค ม อการใช โปรแกรม 14 ข อเสนอแนะ โปรแกรมน ท างานได เฉพาะใน Microsoft Access 2003 ถ าใหม กว าน เช น Microsoft Access 2007 โปรแกรมจะไม ท างาน ด งน นควรปร บปร งให สามารถใช งานจนถ ง Microsoft Access 2010เพ อให ใช งานต อไปได ในอนาคต ก ตต กรรมประกาศ ท มงานว จ ยขอขอบค ณ ก ตต ร ตน เช ดช ศ ลป โปรแกรมเมอร ท มาช วยในการเข ยนโปรแกรมและให ค าแนะน าอย างด และแก ไขโปรแกรมได อย างรวดเร ว ท าให การว จ ยบรรล ว ตถ ประสงค เอกสารอ างอ ง 1. ส ร สวด วงศ จ นทร ส ข และส จจะ จร สร ง รว วร.(2549). ค ม อใช งาน Access 2003 ฉบ บสมบ รณ.นนทบ ร : ไอด ซ ฯ, 464 หน า. 2. วรรณ กา มโนรมณ. (2553). ต วอย าง Excel การลงบ นท กรายการจ ดซ อและประเม นผ ขาย. ว นท ค นข อม ล 17 ม นาคม 2555, จากสภาเทคน คการแพทย เวปไซด : 3. ว จ ตร เสาวร จ. (2553). แฟ มข อม ล Excel เพ อใช ในการค านวณต นท นค าบร การตรวจว เคราะห ทาง ห องปฏ บ ต การ. ว นท ค นข อม ล 17 ม นาคม 2555,จาก ห องปฏ บ ต การทางเทคน คการแพทย โรงพยาบาล ส ร นทร เวปไซด : 4. ช ชาต บ รณพล. (2555). โปรแกรมส าหร บบร หารส นค าคงคล ง.ว นท ค นข อม ล 17 ม นาคม 2555, จาก ไทยแวร ซอฟต แวร เวปไซด : นค าคง คล ง Inventory Management Software Client Server.html