บทท 1 แนะน า Microsoft Excel

Transcription

1 1 บทท 1 แนะน า Microsoft Excel Microsoft Excel โปรแกรมช วยในการค านวณงานต างๆ ในล กษณะแผ นงาน (Spreadsheet) ต วเลข หร อข อม ลต างๆ จะแสดงในล กษณะเซลล ย อยๆ สามารถค านวณเช อมโยง และผลล พธ แก ไขได อ ตโนม ต เม อ ม การแก ไขต วเลขท เก ยวข อง น าเสนอข อม ลได ท งรายงาน ฟอร ม และกราฟล กษณะต างๆ รวมท งฟ งก ช น ประมวลผลในล กษณะฐานข อม ล เพ อสะดวกต อการส บค น หร อท ารายงาน ความสามารถของโปรแกรม เหมาะก บงานค านวณประเภทต างๆ เช น เลขท วๆ ไป, ค าทางสถ ต, เลขตร โกณฯ, ค าทาง การเง น, ค านวณเก ยวก บว นท ระบบค าส งเป นมาตรฐานเด ยวก บโปรแกรมอ นในตระก ลเด ยวก น ท าให สามารถเร ยนร โปรแกรมอ นๆ ได โดยอ างอ งก บโปรแกรม Microsoft Excel ช ดน หร อผ ใช ท ศ กษาโปรแกรม อ นมาแล ว ก สามารถใช งานโปรแกรม Microsoft Excel ได สะดวก ระบบค าส งม หลากหลายให เล อกใช งาน ท งแบบเมน ค าส ง, ป มล ด, ไอคอนในแถบเคร องม อ (Toolbars), เมน จากการคล กป มขวาของเมาส การคล กป มขวาของเมาส จะเร ยกเมน ค าส งท เก ยวข องก บล กษณะงานให โดยอ ตโนม ต จ ดการก บข อม ลภาษาไทยได ถ กต องการหล กพจนาน กรมไทย สามารถเต มข อม ลล าด บ ได โดยอ ตโนม ต (Auto Fill) ช วยสร างส ตรค านวณได ง าย และรวดเร วด งเนรม ต ด วยความสามารถ Function Wizard ท าให ไม ต องเส ยเวลาจดจ าร ปแบบการใช ส ตรค านวณแบบต าง ๆ สร างกราฟ และแก ไข-ปร บปร งได อย างรวดเร ว ด วย Chart Wizard ท าให สามารถเนรม ตกราฟ ได หลากหลายร ปแบบ เช น กราฟเส น, กราฟแท ง, กราฟวงกลม, กราฟพ นท ท งในล กษณะ ภาพ 2 ม ต และภาพ 3 ม ต จ ดการข อม ลส าหร บงานฐานข อม ลได อย างยอดเย ยม ด วยความสามารถท เก อบเท ยบเท า โปรแกรมจ ดการฐานข อม ลเฉพาะงาน เช น เร ยงข อม ล, ค นหาข อม ล, ท ารายงานสร ปผลแบบ ต างๆ

2 2 การใช งานโปรแกรม การเร ยกโปรแกรม Microsoft Excel ม ล กษณะเด ยวก บการเร ยกโปรแกรมต างๆ โดยคล กเมาส ท ป ม Start แล วเล อกรายการ Program, Microsoft Excel หน าต างโปรแกรม หน าต างโปรแกรมของ Microsoft Excel ม ล กษณะไม แตกต างจาก Microsoft Word มากน ก เพ ยงแต พ นท ท างานจะม ล กษณะเป นตารางย อยๆ เร ยกว า Sheet และประกอบด วยส วนประกอบต างๆ ด งน Menu Bar แถบเมน Title Bar แสดงช อไฟล เอกสาร Formula Bar แถบส ตร Toolbar แถบเคร องม อ Name Box แสดงต าแหน งเซลล Active Cell ต าแหน งเซลล ป จจ บ น Cell Pointer ต าแหน งเมาส Sheet Tab แท บแผ นงาน Drawing Toolbar แถบเคร องม อวาด Status Bar แถบสถานะ Office Assistant ผ ช วย ให ค าแนะน าต างๆ Task Pane แถบงาน

3 3 แถบส ตร และแถบแสดงสถานะ แถบส ตร (Formula Bar) และแถบสถานะ (Status Bar) เป นองค ประกอบของจอภาพการท างาน ซ ง ผ ใช ม กจะละเลยไม สนใจต อองค ประกอบ 2 ช นน แต หล กการใช งานท ถ กต ององค ประกอบ 2 ช นน ม ความส าค ญมาก โดยแถบส ตร จะเป นส วนท แสดงข อม ลจร ง ณ ต าแหน งเซลล ขณะท แถบสถานะ จะเป น ส วนท แสดงข อความท จ าเป นต างๆ ขณะก าล งใช งานโปรแกรมอย แถบส ตรและแถบสถานะสามารถควบค ม ให แสดง หร อไม ให แสดง ได โดย View, Formula Bar View, Status Bar ก าหนดให แสดง/ไม ให แสดงแถบส ตร หนดให แสดง/ไม ให แสดงแถบแสดงสถานะ แผ นงาน (Sheet) พ นท ท างานของ Microsoft Excel เร ยกว า Worksheet หร อ Sheet หร อแผ นงาน โดยใน 1 แผ นงาน จะประกอบด วยบรรท ดในแนวต งและบรรท ดในแนวนอน ซ งม การเร ยกช อเฉพาะ ด งน บรรท ดในแนวต ง เร ยกว า คอล มน (Column) ม 256 คอล มน บรรท ดในแนวนอน เร ยกว า แถว (Row) ม 65,536 แถว เซลล (Cell) การท างานในแผ นงานจะกระท า ณ จ ดต ดก นของแถวและคอล มน โดยข อม ล 1 รายการ หร อข อม ล 1 ข อม ล จะพ มพ ณ ต าแหน งท เป นจ ดต ดก นน เสมอ และเร ยกจ ดต ดก นของแถวและคอล มน ในแผ นงานว า เซลล (Cell) การใช งานเซลล ในแผ นงาน จะอาศ ยช อเร ยกท เก ดจากการผสมก นของช อเร ยกคอล มน ตามด วยช อ เร ยกแถว โดยช อเร ยกคอล มน จะเป นด วยต วอ กษร A - Z, AA - AZ, BA - BZ, CA - CZ,..., IA - IV ในขณะ ท ช อเร ยกแถวจะเป นต วเลข ด งน นช อเร ยกเซลล จะอย ในล กษณะของ ต วอย างการเร ยกเซลล ช อเซลล = <ช อคอล มน ><ต วเลขแถว> ท างานก บเซลล ในแถวท 10 คอล มน J เร ยกว า J10 ท างานก บเซลล ในแถวท 250 คอล มน CZ เร ยกว า CZ250 แถบค าส ง (Menu Bar) แถบค าส งของ Microsoft Excel จะม การแสดงผลแบบย อ ค อ โปรแกรมจะย บค าส งท ไม ค อยได เร ยกใช งาน และแสดงผลเม อม การคล ก เมาส ค างไว ส กคร หร อเม อม การคล กท ป มขยายแถบค าส ง การควบค มแถบค าส งให แสดงแบบย อ หร อแบบเต มท าได โดย เล อกค าส ง Tools, Customized คล กบ ตรรายการ Options

4 4 คล กเล อกรายการ Always show full menus เพ อเล อกให โปรแกรมแสดงรายการค าส งแบบเต มท ก คร งท ม การเร ยกใช เมน แถบเคร องม อ (Toolbar) แถบเคร องม อ ส วนควบค มการท างานท แบ งเป นหมวดหม โดยใช ป มเคร องม อต างๆการเป ดใช งาน หร อป ดแถบเคร องม อ ใช ค าส ง View, Toolbars โดยแถบเคร องม อท ม เคร องหมาย น าหน า แสดงว า ก าหนดให แสดงผลบนจอภาพ โดยปกต โปรแกรมจะแสดงแถบเคร องม อมาตรฐาน (Standard Toolbar) และแถบเคร องม อ จ ดร ปแบบ (Formatting Toolbar) ในเร ยงต อก นในแนวเด ยวท าให ไม สามารถแสดงป มเคร องม อได ครบท ก ป มสามารถแก ไขได โดยน าเมาส ช ท ส ญล กษณ ของแถบเคร องม อท ต องการย ายต าแหน ง แล วลากไปปล อย ณ ต าแหน งท ต องการ หร อจะเล อกค าส ง Tools, Customized คล กบ ตรรายการ Options

5 5 คล กเล อกรายการ Show Standard and Formatting toolbars on two rows เพ อควบค มให แถบ เคร องม อมาตรฐาน และจ ดร ปแบบ แยกแสดงผลเป น 2 บรรท ด แถบเคร องม อแบบฝ งต ว/แบบลอยต ว โดยปกต แถบเคร องม อจะอย ในสภาวะฝ งต ว แต ผ ใช อาจจะเผลอลากออกมาจากจอภาพเป นแถบ เคร องม อแบบลอยต ว ซ งไม สะดวกเน องจากไปบ งพ นท ท างานบางพ นท การย ายต าแหน งแถบเคร องม อให ใช การน าเมาส ช ท ส ญล กษณ ของแถบเคร องม อท ต องการย ายต าแหน ง แล วลากไปปล อย ณ ต าแหน งท ต องการ ร ปแสดงแถบเคร องม อแบบฝ งต ว และแบบลอยต ว ร จ กแถบเคร องม อ

6 6 ป มเคร องม อ แถบเคร องม อจะม ป มเคร องม อเฉพาะ ท าหน าท แตกต างออกไปตามฟ งก ช นงานท ก าหนดในป ม ท งน ผ ใช สามารถควบค มป มเคร องม อได เช น การเพ ม ลบ หร อย ายต าแหน งป มเคร องม อ ให เล อกค าส ง Tools, Customized คล กเล อกบ ตรรายการ Commands เล อกหมวดค าส ง/ค าส ง แล ว ลากไปปล อยในแถบเคร องม อ ค ย ล ดการย ายต าแหน งป มเคร องม อ หร อลบป มเคร องม อ ให น าเมาส ช ท ป มท ต องการ แล วกด A ค างไว แล วลากย ายต าแหน ง หร อลากออกจากแถบเคร องม อเพ อลบป มท เล อก ป มเคร องม อท ควรน าใส ในแถบเคร องม อ Standard ค อ Paste Special การค นสภาพแถบเคร องม อท ม การปร บแต งแก ไขให เล อก ค าส ง Tools, Customized แล วคล ก เล อกบ ตรรายการ Toolbars คล กเล อกแถบเคร องม อท ต องการค นสภาพ คล กป ม Reset

7 7 ป มเคร องม อแต ละป ม สามารถปร บเปล ยนร ปภาพได โดยเข าส ค าส ง Tools, Customized จากน น ให คล กขวาท ป มเคร องม อท ต องการแก ไข จะปรากฏเมน ด งน ป ดโปรแกรม ค ย ล ดควบค มแถบค าส งและแถบเคร องม อ F10 หร อ Alt เป ด/ป ดการเล อกเมน Tab หร อ Shift+Tab เล อกค าส งต างๆ ของเมน Ctrl+Tab หร อ Ctrl+Shift+Tab เล อกแถบเคร องม อต างๆ Enter ส งงาน Shift+F10 แสดงค าส งล ด Alt+Spacebar เป ด Control Menu ของหน าต างโปรแกรม ป มล กศร เล อนรายการตามท ศทาง Home หร อ End เล อนไปค าส งแรก, ค าส งส ดท าย Esc ป ดเมน ค าส ง, ยกเล กการเล อกค าส ง Ctrl+7 เป ด/ป ดการแสดง Standard Toolbar การป ดโปรแกรม Microsoft Excel ก ม ล กษณะเด ยวก บ โปรแกรมอ นๆ โดยเล อกค าส ง File, Exit หร อใช ค ย ล ด A$ หร อคล กเมาส ท ป ม Close กรณ ท ไฟล เอกสารย งไม ได บ นท ก โปรแกรมจะสอบถามการบ นท กไฟล ก อน

8 8 ข อจ าก ดต างๆ ของ Excel การเป ดไฟล ข นอย ก บหน วยความจ าของคอมพ วเตอร ขนาดของแผ นงาน (Worksheet size) 65,536 แถว 256 คอล มน ความกว างคอล มน 255 อ กขระ ความส งของแถว 409 pt ความยาวของข อม ลในเซลล 32,767 อ กขระ โดยแสดงในเซลล ได เพ ยง 1,024 ต ว จ านวนแผ นงานต อไฟล ข นอย ก บหน วยความจ าของคอมพ วเตอร จ านวนส ท สามารถเล อกใช ได ต อไฟล 56 ส จ านวนสไตล ต อไฟล 4,000 สไตล การซ มหน าต าง 10% - 400% การค นค า (Undo levels) 16 ล าด บ จ านวนฟ ลด ต อฟอร ม 32 จ านวนทศน ยม 15 หล ก ค าส งส ด E307 ค าต าส ด E307 ความยาวของอ กขระในส ตร 1,024 จ านวนช วงข อม ล (Range) 2,048 Arguments ในแต ละฟ งก ช น 30 จ านวนการซ อนก นของฟ งก ช น 7 จ านวนฟ งก ช นต อไฟล 329 ว นท เร มต นของระบบ January 1, 1900 ว นท ส ดท ายของระบบ December 31, 9999

9 9 เทคน คการท างานก บข อม ล การท างานก บข อม ลในแผ นงาน จะต องใช ท ง Cell Pointer และ Range ด งน นถ าสามารถควบค ม Cell Pointer และ Range ได ด จะช วยให การท างานเป นไปอย างรวดเร ว ม ประส ทธ ภาพ การเล อน Cell Pointer Cell Pointer บ งบอกให ผ ใช ทราบว า ขณะน ก าล งท างานอย ณ เซลล ใด ด งน น การท างานใดๆ ก ตามจะต องพ จารณาต าแหน งของ Cell Pointer เสมอ และผ ใช จะท างานได ด เพ ยงใดอย ท ความสามารถในการเล อน Cell Pointer ว ารวดเร วหร อไม ด งน นก อนจะศ กษาในห วข อการป อน - แก ไข ข อม ล และการจ ดแต งข อม ลแบบต างๆ ศ กษาถ งค าส งและป มควบค มในการเล อน Cell Pointer ก อน ด งน ป มล กศร QRZY เล อนคร งละ 1 เซลล ป ม NO เล อนข น, ลง 1 จอภาพ ป ม <Home> เล อนไปต นคอล มน ป ม C พร อม QRZY เล อนไปส ดท ศล กศร ป ม <Ctrl> <Home> เล อนไปเซลล A1 ป ม <Ctrl> <End> เล อนไปเซลล ส ดท าย ป ม % เล อนไปต าแหน งท ระบ ระบ ต าแหน งท จะเป นเช น A500 การเล อนแถบด วย Scroll Bar โดยเล อนไปย งต าแหน งและท ศทางท ต องการตามการเล อนของ เมาส ถ ากดป ม <Scroll Lock> ให ท างาน การเล อนข อม ลจะเล อนเฉพาะในแผ นงาน จอภาพไม เล อน ตามไปด วย

10 10 การด บเบ ลคล กท เส นขอบเซลล ด านท ต องการ จะเป นการเล อน Cell Pointer ไปส ดขอบข อม ล ของด านน นๆ เช น ถ าต องการไปส ดข อม ลด านขวา ก ด บเบ ลคล กท ขอบเซลล ด านขวา เป นต น ขอบเซลล ซ งสามารถด บเบ ลคล ก เพ อเล อน Cell Pointer ได การป อนต าแหน งเซลล ในช อง Name Box ของแถบส ตร ป อนต าแหน งเซลล ใน Name Box เม อม การเล อนจอภาพ โดยท ย งไม ได คล กเมาส และต องการกล บไปย งต าแหน ง Cell Pointer เด มให กด <Ctrl><Backspace> ช วงข อม ล (Range) การก าหนดช วงข อม ล หมายถ ง การเล อกข อม ลหลายๆ เซลล ท สนใจ เพ อท างานใดงานหน งพร อมๆ ก น เช น เล อกข อม ลในเซลล A1 ถ งเซลล A10 เพ อลบท งในคร งเด ยว การก าหนดช วงข อม ล จะใช หล กของ การระบายแถบส (Selection) ด งน กรณ ท ใช เมาส Mouse Pointer ช ณ ต าแหน งเซลล เร มต น กดป มซ ายของเมาส ค างไว แล วลากเมาส จะปรากฏแถบส ด าคล มข อม ล ได ขนาดท ต องการให ปล อยเมาส กรณ ใช แป นพ มพ Cell Pointer อย ในเซลล เร มต น กดป ม S ค างไว แล วกดป มล กศร จะปรากฏแถบส ด าคล มข อม ล ได ขนาดท ต องการให ปล อยป มบนแป นพ มพ

11 11 เทคน คเก ยวก บการก าหนดช วงข อม ล การก าหนดช วงข อม ลท ง Sheet ใช เมาส คล กท ป มเล อกท งหมด (Selection Button) ของ Sheet คล กป ม Select all เพ อ เล อกท งซ ท หร อกดป ม Ca การก าหนดช วงข อม ลท งแถว ใช เมาส คล ก (หร อ Drag) ท ต วเลขก าก บแถว หร อใช กดป ม <Shift><Spacebar> การก าหนดช วงข อม ลท งคอล มน ใช เมาส คล ก (หร อ Drag) ท ต วอ กษรก าก บคอล มน หร อใช กดป ม <Ctrl><Spacebar> การก าหนดช วงแบบไม ต อเน อง ใช หล กการคล ายก บการเล อกแบบช วงต อเน อง แต สามารถ ก าหนดช วงอ นๆ โดยการกดป ม C ค างไว สร างช วงข อม ลแรก กดป ม C ค างไว แล วสร างช วงท สอง

12 12 สร างช วงข อม ลอย างรวดเร ว กรณ ท ม เน อหาจ านวนมาก การสร างช วงข อม ลด วยแป นพ มพ จะสะดวกกว าใช เมาส คล กในเซลล เร มต นท ต องการก าหนดช วง แล วกดป ม S ค างไว พร อมก บป ม C จากน นกดป มล กศรตามท ศทาง เช น ม ข อม ลจ านวน 100 แถว 20 คอล มน โดยเซลล เร มต นค อ A1 ให ทดลองจาก คล กเมาส ท เซลล A1 กดป ม CBR จะปรากฏแถบส เล อกข อม ลไปจนส ดคอล มน 20 กดป ม FBY จะปรากฏแถบส เล อกข อม ลไปจนส ดแถวท 100 หร ออาจจะใช เทคน คการกดป ม S ขณะเล อนต าแหน งด วย % เช น เล อนต วช ต าแหน งไป เซลล A10 จากน นกดป ม % พ มพ ต าแหน งเซลล ปลายทาง F500 จากน นกดป ม S แล วตามด วย E จะเป นการสร างช วงข อม ลต งแต A10 ถ ง F500 หร อจะระบ เป น A10:F500 ตรงๆ ก ได ส าหร บการสร างช วง แบบไม ต อเน องด วย % ให ใช เคร องหมาย, ค นระหว างช วงแต ละช วง ค ดลอกข อม ล พ มพ ช วงข อม ลใน Name Box แล วกดป ม E การค ดลอกข อม ลจากต าแหน งหน งไปต าแหน งหน ง นอกจากการใช ค าส ง Edit, Copy / Edit, Paste ย งสามารถใช เทคน คการลากเมาส พร อมๆ ก บการกดป ม C ค างไว ย ายข อม ล การย ายข อม ลจากต าแหน งหน งไปต าแหน งหน ง นอกจากการใช ค าส ง Edit, Cut / Edit, Paste ย ง สามารถใช เทคน คการลากเมาส ไปปล อย ณ ต าแหน งท ต องการ การยกเล กการท างาน (Undo) ในการท างานใดๆ ถ าพบว าใช ค าส งผ ดพลาด หร อต องการยกเล กการท างานน นๆ หล งจากท ได ผ าน การใช งานค าส งไปแล ว Word ม ค าส งช วยยกเล กการท างานได โดยใช ค าส ง Edit, Undo ท งน ค าส ง Undo จะ ม ข อความตามท าย แล วแต ค าส งท ใช ก อนหน า ค าส ง Undo ของ Word จะบ นท กการท างานย อนหล ง 100 คร ง ด งน นสามารถยกเล กค าส งท เคยใช งานไปได ถ ง 16 ระด บหร อคล กป มเคร องม อ หร อใช ค ย ล ด Cz ม มมองจอภาพ (Zoom View) ม มมองจอภาพ เป นส วนท ช วยให สามารถแสดงเน อหาอย างช ดเจน เน องจากแผ นงานม ขนาดโตก ว าจอภาพ ด งน นถ าต องการย อ/ขยายพ นท งานท เล อก ก สามารถปร บค าม มมองได โดยเล อกค าส ง View, Zoom หร อจะใช การเล อกข อม ลก อน แล วจ งใช ค าส งก ได ซ งจะม ผลเฉพาะพ นท ท ๆ เล อกเท าน น

13 13 ค ย ล ดท ควรทราบ F1 Help F2 Edit F3 paste name ใช เร ยกช อท ต งข นน ามาใส ในส ตร F4 เปล ยนหร อใส เคร องหมาย $ ในต าแหน งอ างอ งบนส ตร F4 ทวนค าส งล าส ดซ า F5 Go to เพ อไปย งต าแหน งเซลล ท ต องการ F9 ส งค านวณ Ctrl+Alt+F9 ส งค านวณเพ อแก ไข Recalculation Bug Shift+F9 ส งค านวณเฉพาะ active sheet Ctrl+Click เล อกเซลล ท ไม ต ดต อก นให เป นกล มเซลล Ctrl+Enter บ นท กซ าลงไปในกล มเซลล Alt+Enter ข นบรรท ดใหม ในเซลล เด ม Ctrl+จ ด ใช ก บพ นท เซลล ท เล อกไว เพ อส ารวจขอบเขตพ นท Ctrl+Home กล บไปย งเซลล ซ ายบนส ด Ctrl+End ไปเซลล ขวาล างส ด Ctrl+; ใส ว นเด อนป Ctrl+: ใส เวลา Ctrl+c Copy Ctrl+v Paste (เท ยบเท าก บการกด Enter) Ctrl+x Cut Ctrl+s Save End,ล กศร ไปเซลล ส ดทางในท ศน น Shift+End,ล กศร เล อกต งแต เซลล ท ใช อย ไปจนถ งเซลล ส ดทางในท ศน น ล กศร เล อก ส วนต างๆของกราฟ Alt+F11 สล บหน า Window ระหว าง Excel ก บ VBE

14 14 การป อนและแก ไขข อม ล ข อม ลท ป อนในแผ นงานของ Microsoft Excel จะม การแบ งประเภทไว หลายประเภท และม หล กการป อนข อม ลท แตกต างจากการป อนผ านโปรแกรมประมวลผลค า ค อ จะต องป อนข อม ล 1 ข อม ลต อ 1 เซลล ยกเว นการป อนส วนท เป นค าอธ บายท สามารถป อนต อเน องได เล อน Cell Pointer ไปย งต าแหน งเซลล ท ต องการ พ มพ ข อม ล โดยข อม ลจะปรากฏในแถบส ตร (Formula Bar) ด งน ประเภทข อม ล ตรวจสอบความถ กต อง ถ าผ ดใช ป ม Back Space ลบแก ไข ข อม ลถ กต องสามารถปฏ บ ต ด งน o กดป ม E หร อกดป มล กศรเพ อเล อนต าแหน ง Cell Pointer หร อใช เมาส คล กท ไอคอนเคร องหมาย ใน Formula Bar ถ าต องการยกเล กการป อนข อม ล สามารถปฏ บ ต ด งน o กดป ม ESC หร อใช เมาส คล กท ไอคอนเคร องหมาย ใน Formula Bar Text ข อม ลท ไม น าไปค านวณ ม ความยาวไม เก น 32,000 อ กขระ จ ดช ดซ ายของเซลล โดยอ ตโนม ต ต วเลข/ส ตร/สมการต างๆ ท ต องการท าให เป น Text จะต องใช เคร องหมาย Single Quote น าหน า ข อม ลม ความยาวมากกว าความกว างของเซลล จะล นออกนอกเซลล และหากม ข อม ลใน เซลล ถ ดไป ข อม ลท ล นออกจะถ กท บ (แต ไม ได ถ กลบ) สามารถแก ไขโดยขยายขนาด ความกว างของเซลล

15 15 Number ข อม ลต วเลขท น าไปค านวณได จะถ กจ ดช ดขวาของเซลล เลขท ม หล กเก น 100 ไม ต องป อนเคร องหมายคอมม าค น ให ป อนเฉพาะค าต วเลข ถ าม % ต อท ายจะเป นการน าค า 100 มาหารให โดยอ ตโนม ต สามารถป อนในร ปแบบ Exponential เช น 2.5E+04 เท าก บ 2.5 ค ณด วย 10 ยกก าล ง 4 กรณ ท ป อนเศษส วน เช น 1/2 โปรแกรมจะต ความหมายเป นว นท จ งควรใช 0 น าหน า เช น 0 1/2 Date & Time ข อม ลว นท หร อเวลา น าไปค านวณได Formula & Function สมการ หร อส ตรค านวณต างๆ ข นต นด วยเคร องหมาย = ต องการป อนข อความอธ บายส ตร จะต องใช เคร องหมาย น าหน า = เพ อแปลงส ตรน นๆ เป นข อความ ข อส งเกตในการป อนข อม ล ข อม ลประเภทต วอ กษรจะอย ช ดซ ายเสมอ ข อม ลประเภทต วเลข (Number), ว นท -เวลา (Date & Time), ผลล พธ จากส ตรและฟ งก ช น การค านวณ (Formula & Function) จะถ กจ ดช ดขวาของเซลล การป อนว นท ให ป อนป ค.ศ. เท าน น เลขท ม หล กเก น 100 ไม ต องป อนเคร องหมายคอมม าค น ให ป อนเฉพาะค าต วเลข ในกรณ ท ป อนข อม ล แล วปรากฏเคร องหมาย # เต มเซลล แสดงว า ความกว างของเซลล ไม พอท จะแสดงผล จะต องขยายขนาดความกว างของเซลล ทดสอบ MS-Excel ว นท เง นเด อน ราคา หน ง MS-Word 12/05/ สอง MS-Windows 31/12/

16 16 การแก ไขข อม ล Cell Pointer อย ในต าแหน งเซลล ท ต องการแก ไข พ มพ ข อม ลใหม ท บข อม ลเก า หร อกดป จะปรากฏข อม ลท ต องการแก ไขใน Formula Bar หร อด บเบ ลคล กในเซลล หร อคล กเมาส ในแถบส ตร การลบข อม ล เทคน คการป อนข อม ล เล อน Cell Pointer ไปย งเซลล ท ต องการลบ หร อก าหนดช วงเซลล ท ต องการลบข อม ล กดป ม = การป อนข อม ลในช วง การป อนข อม ลโดยค าปกต ของ MS-Excel หล งจากการกดป ม E ต าแหน ง Cell Pointer จะ เล อนไปแถวถ ดไปเสมอ ถ าต องการป อนข อม ลล กษณะแนวนอน สามารถปฏ บ ต ด งน เล อกช วงท ต องการป อนข อม ล พ มพ ข อม ลช ดแรก จากน นกดป ม E Cell Pointer จะเล อนไปตามท ศทางของช วง พ มพ ข อม ลช ดท 2, 3 และอ นๆ จนครบท กเซลล ตามช วงข อม ลท ก าหนด เม อ Cell Pointer อย ณ ต าแหน งเซลล ส ดท ายของช วง หากม การกดป ม E จะม ผลให Cell Pointer เล อนกล บ ณ ต าแหน งเซลล แรกของช วงเสมอ ต องการเล อนต าแหน งเซลล สามารถกระท าได ด งน o กดป ม E เพ อเล อนลง 1 เซลล o กดป ม SE เพ อเล อนข น 1 เซลล o กดป ม T เพ อเล อนไปด านขวา o กดป ม ST เพ อเล อนไปด านซ าย o กดป ม C พร อมก บจ ดทศน ยม เพ อเล อนไปท ม มของช วง การป อนข อม ลท ม ค าซ าก นในช วงเด ยวก น เล อกช วงท ต องการป อนข อม ล พ มพ ข อม ล จากน นกดป ม CE ท กๆ เซลล ในช วง ม ข อม ลเหม อนก น การป อนข อม ลหลายบรรท ดในเซลล เด ยวก น Cell Pointer อย ณ ต าแหน งเซลล ท ต องการป อนข อม ล พ มพ ข อม ล เม อต องการข นบรรท ดใหม ให กดป ม AE

17 17 สามารถใช ค าส ง Format, Cells แล วเล อกบ ตรรายการ Alignment คล กเล อกรายการ Wrap text หล กการป อนว นท ระบบว นท ของ Excel เก ดจากการ Shift ค าป เน องจากป ญหา Y2K ด งน น o ป ค.ศ. ลงท ายด วย 00 ถ ง 29 จะเท าก บป ค.ศ o ป ค.ศ. ลงท ายด วย 30 ถ ง 99 จะเท าก บป ค.ศ ด งน นถ าต องการป อนป 2030 ห ามป อนเป น 1/1/30 เพราะจะหมายถ งป ค.ศ น นเอง จะต อง ป อนเต มส หล กค อ 1/1/2030 และไม สามารถป อนป พ.ศ. ได จะต องป อนเป นป ค.ศ. เท าน น Auto Fill o ช อเด อน พ มพ ได ท งต วเลข, ช อย อ และช อเต ม o ป พ มพ ได ท งสองหล ก และส หล ก o ถ าไม ระบ ป จะหมายถ ง ป ป จจ บ น o ถ าไม ระบ ว น จะหมายถ งว นท 1 o ใช เคร องหมาย / หร อ หร อช องว างในการเว นระหว างว น เด อน ป ก ได o เวลา สามารถใช AM หร อ PM ต อท ายได ถ าไม ระบ จะใช ระบบ 24 ช วโมง o เวลาจะต องป อนอย างน อย 2 ช ด ค อ ชม. และนาท ค ย ล ดในการป อนว น/เวลา ว นป จจ บ น กดป ม Ctrl + ; เวลาป จจ บ น กดป ม Ctrl + Shift + ; ว น/เวลาป จจ บ น กดป ม Ctrl + ; แล วกดป ม SPACE จากน นกดป ม Ctrl + Shift + ; แปลงว น/เวลา เป นต วเลข กดป ม Ctrl + Shift + ~ Auto Fill หร อการเต มข อม ลล าด บอ ตโนม ต เป นความสามารถพ เศษของ Microsoft Excel ใน การป อนข อม ลท ม กจะใช บ อยๆ และเป นข อม ลท ต องเร ยงล าด บ เช น เด อน, ว น, พ.ศ., ไตรมาศทางการค า, ต วเลข ป อนข อม ลเร มต น เช นช อของว นในส ปดาห หร อช อเด อนท งแบบเต มและแบบย อ, ไตรมาส 1, ป พ.ศ เป นต น

18 18 เล อน Mouse Pointer ไปย งม มล างขวา ของเซลล น น จะปรากฏเคร องหมายกากบาทเล กๆ ส ด า เร ยกว า Fill Handle ลากเมาส ไปย งเซลล ปลายทาง แล วจ งปล อยเมาส AutoFill ก บต วเลข ต วเลขท ไม น าไปค านวณ เช น ล าด บท ให ป อนโดยใช เคร องหมายเข ยวเด ยว ( ) น าหน า แล วตาม ด วยต วเลข เม อ AutoFill จะเพ มค าท ละ 1 ให โดยอ ตโนม ต ต วเลขท ต องการน าไปค านวณ จะต องป อนอย างน อย 2 เซลล และโปรแกรมจะสร าง AutoFill โดย น าผลต างของท งสองค าบวกก บค าส ดท ายโดยอ ตโนม ต เช น เซลล แรกป อน 5 เซลล ถ ดไปป อน 10 จากน น เล อกท งสองเซลล เม อ AutoFill จะได ค า 15, 20, 25, ตามล าด บ การลาก Fill Handle สามารถใช ป มขวาของเมาส ซ งเม อปล อย จะปรากฏค าส งให เล อก ด งน Fill Series เต มแบบเร ยงล าด บ โดยเพ มค าท ละ 1 Fill Formatting Only เต มเฉพาะร ปแบบ คล ายก บการใช เคร องม อ Fill Without Formatting เต มเฉพาะข อม ล ไม เอาร ปแบบของเซลล Fill Day, Weekdays, Months, Years เต มเฉพาะค าว น,ว นในส ปดาห, เด อน หร อป ท ระบ เท าน น Linear Trend เพ มค าแบบเช งเส น ค อเอาผลต างของค าท หน งก บค าท สอง มาบวกเพ มก บค าล าส ด Growth Trend เพ มค าแบบผลค ณ โดยน า 2 ค ณก บค าล าส ด Series เข าส กรอบต วเล อกการเต มอ ตโนม ต

19 19 Initial selection Extended series 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, , 2002, Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,... text1, texta text2, texta, text3, texta,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,... สร าง AutoFill AutoFill สามารถสร างรายการท ใช งานได บ อยๆ ตามความต องการของผ ใช เช น หน วยงานม ผล ตภ ณฑ 4 รายการ ได แก แผ นด สก, คอมพ วเตอร, เคร องพ มพ และเมาส เพ อไม ต องเส ยเวลาก บ การป อนรายการด งกล าว สามารถก าหนดรายการท ง 4 เป น AutoFill ได โดยเล อกค าส ง Tools, Options เล อกบ ตรรายการ Custom Lists ป อนรายการแยกบรรท ด แล วคล กป ม Add เพ อเพ ม สามารถป อนรายการในช วงเซลล ใดๆ แล วระบ เป นช วงข อม ลโดย การน าเข า (Import)

20 20 เพ มหมายเหต (Comment) หมายเหต เป นการบ นท กย อให ก บเซลล ท สนใจ โดยเล อกเซลล แล วเล อกค าส ง Insert, Comment เซลล ท ม การใส หมายเหต จะม จ ดส แดงเล กๆ ปรากฏท ม มบนขวาของเซลล เม อน าเมาส มาช จะ ปรากฏข อความโดยอ ตโนม ต การลบ/แก ไข Comment ให เล อนเมาส มาท เซลล ท ต องการ แล วกดป มขวาเมาส จะปรากฏเมน ล ด เล อกค าส ง Edit Comment เพ อแก ไข เล อกค าส ง Delete Comment เพ อลบ หร อ Show Comment เพ อระบ ให แสดงหร อไม แสดงหมายเหต ช อนามสก ลท ปรากฏใน Comment ปร บแก ไขโดยเล อกค าส ง Tools, Options แล วเล อกบ ตรรายการ General แก ไขจากรายการ User name Paste Special ค าส ง Paste Special เป นค าส งวางข อม ลแบบพ เศษ ซ งม ต วเล อกในการจ ดการข อม ล เช น การสล บ แถวเป นคอล มน สล บคอล มน เป นแถว, การวางข อม ลจากส ตรแล วแปลงเป นต วเลข หร อการน าค าต วเลขมา วางท บข อม ลท ม อย เด มโดยการเพ มค า หร อลบค า หร อค ณ หร อหาร

21 21 จ ดการไฟล ไฟล เอกสารของ Microsoft Excel เร ยกว า Workbook ม ส วนขยายเป น.xls นอกจากน ย งม ไฟล ล กษณะอ นๆ อ ก เช นไฟล แม แบบ (Template) จะม ส วนขยายเป น.xlt ไฟล ฟอร แมต CSV ท ม ส วนขยาย เป น.csv ซ งเป นไฟล ท น ยมใช ในการแลกเปล ยนข อม ลระหว างโปรแกรม เช น จากสม ดโทรศ พท ของ โทรศ พท ม อถ อบางร น จ ดเก บเอกสาร (Save) ขณะท ม การสร างงาน, ปร บแต งแก ไข ควรจ ดเก บงานน นไว ในฮาร ดด สก จากน นจ งค อยค ดลอก (Copy) หร อย าย (Move) ไปไว ในแผ นด สก ไม ควรจ ดเก บลงแผ นด สก เน องจากขนาดไฟล ม กจะม ขนาดใหญ อาจจะท าให ข อม ลเก ดความเส ยหายได การจ ดเก บหร อบ นท กเอกสารจะใช ค าส ง File, Save หร อใช ค ย ล ด Cs หร อคล กท ป ม Save บน Standard Toolbar โดยโปรแกรมจะบ นท กลงไฟล ท เป ดแก ไขให โดย อ ตโนม ต ในกรณ ท ต องการเปล ยนช อไฟล หร อเปล ยนไดร ฟ และโฟลเดอร ให เล อกค าส ง File, Save as หร อใช ค ย ล ด + เล อกโฟลเดอร ท จะจ ดเก บจากรายการ Save in : โดยคล กท Drop Down Menu ม กจะเก บไว ใน โฟลเดอร ช อ My Document ก าหนดช อไฟล ในช อง File name: โปรแกรมจะให นามสก ลไฟล เป น.xls ช อไฟล ควรย ดหล ก ด งน o ต วอ กษรหร อต วเลข หร อผสมก น รวมช องว าง o ยาวไม เก น 255 ต วอ กษร o ยกเว นส ญล กษณ \ /? : ; [ < > คล กป ม เพ อจ ดเก บไฟล หร อป ม เพ อยกเล กค าส ง

22 22 สามารถต งระบบการบ นท กไฟล อ ตโนม ต (Auto Save) โดยเล อกค าส ง Tools, Options แล วเล อก บ ตรรายการ Save ก าหนดโฟลเดอร ส าหร บการบ นท กและเป ดไฟล ได โดยเล อกค าส ง Tools, Options แล วเล อก บ ตรรายการ General ป ดไฟล เอกสาร (Close) เม อใช งานไฟล เอกสารใดๆ เร ยบร อยแล ว หร อต องการใช งานไฟล อ น ควรป ดไฟล เอกสารท เป ดอย ก อน เพ อเป นการค นหน วยความจ าให ก บคอมพ วเตอร ท าให สามารถใช งานไฟล ใหม ได อย างเต ม ประส ทธ ภาพ โดยเล อกเมน File, Close หร อกดป ม Cw กรณ ท เอกสารย งไม ได จ ดเก บคร งล าส ด โปรแกรมจะแสดงกรอบโต ตอบให จ ดเก บเอกสารก อน Yes เม อต องการบ นท กไฟล No ไม ต องการบ นท กไฟล Cancel ยกเล กค าส งป ดไฟล เอกสาร ถ าเป ดไฟล ไว หลายไฟล และต องการป ดท กไฟล ให กดป ม S ค างไว ก อนคล กเมน File ค าส ง Close จะเปล ยนเป น Close All สร างเอกสารใหม การสร างเอกสารใหม สามารถคล กป ม New หร อใช ค ย ล ด Cn

23 23 สร างเอกสารใหม จากแม แบบ แม แบบเอกสาร หมายถ ง ไฟล ส าเร จร ปท โปรแกรม หร อผ ใช สร างข น หร อออกแบบเพ อให เหมาะสมก บงาน ม กจะเป นงานท ต องท าบ อยๆ เช น Balance Sheet, Sales Invoice แม แบบเอกสารม ให เล อกใช หลายร ปแบบ โดยบางร ปแบบก ม การท างานแบบโต ตอบ (Wizard) บางร ปแบบก เป นโครงร างส าเร จ เพ ยงแต เข าไปปร บแต งแก ไขบางส วนก สามารถใช งานได ท นท โดยคล กท รายการ General Template จาก Task Pane ในโหมด New Workbook กรณ ท เช อมต ออ นเทอร เน ต สามารถดาวน โหลดไฟล แม แบบใหม จากเว บไซต ของ โดยคล กท รายการ Templates on Microsoft.com ใน Task Pane Import Text File เอกสารท เป นตารางจาก Word หร อฐานข อม ลจากโปรแกรมอ นๆ ท ไม ใช ผล ตภ ณฑ ของ Microsoft ว ธ การน าเข ามาใส ใน Sheet ของ Excel ว ธ หน งท น ยมก นก ค อ แปลงเอกสารด งกล าวเป น Text File แล ว Import เข ามาใน Excel โดยเล อกค าส ง File, Open แล วเล อก Text File ด งกล าว

24 24 ซ งจะปรากฏหน าต างควบค มการน าเข า ด งน เล อกว าส งท น าเข ามาน นเป นเอกสารท ม การค นด วยส ญล กษณ พ เศษ (Delimited) หร อ เป นเอกสารท ม การก าหนดความยาวอ กขระท แน นอน (Fixed width) เล อกแถวแรกของการน าเข า (Start import at row) เล อกร ปแบบการเข ารห สภาษาไทย (File origin) เม อก าหนดค าต างๆ แล วให คล กป ม Next เพ อเข าส การน าเข าข นตอนท 2 ซ งเป นข นตอนระบ เคร องหมายค นเน อหา (Delimiter) เล อกเคร องหมายค นเน อหาท ต องการ (โดยมากม กจะเป น comma) ให คล กป ม Next เพ อก าหนด ประเภทของข อม ลแต ละรายการ

25 25 เล อกประเภทข อม ลให ก บข อม ลแต ละรายการ แล วคล กป ม Finish โปรแกรมจะน าเข าข อม ลและ แปลงเป นข อม ลบนแผ นงานโดยอ ตโนม ต อย างไรก ตามย งม ว ธ ท สะดวกในการน าเข าเอกสารล กษณะ ด งกล าว ค อ o คล กเล อกค าส ง File, Open... o เล อกไฟล เอกสารท ต องการน าเข า o กดป ม S ค างไว แล วคล กป ม Open โปรแกรมจะน าเข าเอกสารท นท โดยไม ผ าน หน าต าง Wizard การน าเข าไฟล ข อม ลจาก MS Access นอกจากการน าเข าจาก Text File ย งสามารถน าเข าไฟล ฐานข อม ลต างๆ เช น MS Access ซ งม ว ธ การน าเข า ด งน เล อกค าส ง Data, Import External Data, Import Data เล อกไฟล ฐานข อม ล เช น Northwind.mdb โปรแกรมจะให เล อกตารางข อม ล (Table) ของ ไฟล ฐานข อม ล เล อกตารางข อม ลท ต องการแล วคล กป ม OK เล อกแผ นงาน และต าแหน งเซลล ท ต องการวางข อม ล โปรแกรมจะน าเข าข อม ลและจ ดวางในแผ นงานท เล อกโดยอ ตโนม ต

26 26 การค ดลอกไฟล ส แผ นด สก หร อส อบ นท กอ นๆ ได กล าวไว ต งแต เร มต นว า การสร างไฟล เอกสาร ควรจ ดเก บไว ในฮาร ดด สก ก อน จากน นจ งค อย ค ดลอกไปย งแผ นด สก หร อส อบ นท กอ นๆ เช น Handy Drive ไม ควรจ ดเก บลงแผ นด สก โดยตรง เน องจาก โปรแกรมจะใช พ นท ส ารองในการจ ดเก บไฟล เอกสารปร มาณมาก ซ งแผ นด สก ม พ นท จ าก ด อาจจะท าให ไฟล เอกสารน นๆ ม ป ญหาในการเร ยกใช งานคร งต อๆ ไป ด งน นเม อสร างเอกสาร และจ ดเก บไว ในฮาร ดด สก แล ว หากต องการน าไฟล เอกสารน นไปใช งานท อ น ว ธ หน งท น ยมก ค อ ค ดลอกไฟล เอกสารใส ไว ในแผ นด สก หร อส อบ นท กอ นๆ ป ดไฟล เอกสารท ต องการค ดลอก น าแผ นด สก ใส ในช องด สก ไดร ฟ ย อหน าต างโปรแกรม Microsoft Excel และโปรแกรมอ นๆ โดยให แสดงเฉพาะเดสท อปของ Windows ด บเบ ลเป ด My Document หร อเป ดโฟลเดอร ท เก บไฟล เอกสารท สร างไว หาช อไฟล เอกสาร แล วกดป มขวาของเมาส ท ไฟล เอกสารน นๆ ปรากฏเมน ล ด เล อกค าส ง Sent to, 3.5 Floppy (A:) โปรแกรมจะค ดลอกไฟล ไปไว ในแผ นด สก ให อ ตโนม ต หากไฟล ใหญ ไม พอท จะเก บในแผ น เด ยว โปรแกรมจะแจ งให น าแผ นว างใส แทน การก าหนดค ณสมบ ต ของเอกสาร ค ณสมบ ต ของเอกสาร (Document Properties) น บเป นห วใจหล กของการระบบส บค น และระบบ อ างอ งเอกสาร ท งน หลายๆ หน วยงาน หลายองค กรให ความส าค ญก บการก าหนดค ณสมบ ต เอกสารเป นอย าง ส ง ค ณสมบ ต ของเอกสาร จะม ข อม ลคล ายๆ ก บระบบส บค นด วยบ ตรรายการในห องสม ดน นเอง โดยม ช อ เฉพาะในวงการ ICT ว า Meta Data เช น ช อผ สร างเอกสาร (Author) หน วยงาน (Company, Organization, Publisher) หร อว นท /เวลาสร าง และแก ไขเอกสาร เป นต น เอกสารท สร างด วยซอฟต แวร ช ด Microsoft Office ก าหนดค ณสมบ ต ของเอกสารได จากเมน ค าส ง File, Properties โดยผ สร างเอกสารสามารถก าหนดรายละเอ ยดต างๆ ของเอกสารได ตามรายการท ปรากฏ เพ อให โปรแกรมร จ กเม อม การใช ค าส งค นหา ค ณสมบ ต เก ยวก บว นท สร างเอกสาร โดยปกต โปรแกรมท กโปรแกรมจะม การบ นท กโดย อ ตโนม ต จากระบบว นท ของระบบ ด งน นคอมพ วเตอร ท กเคร องในหน วยงาน จะต องท าการ ตรวจสอบและปร บแก ไขว นท ระบบให ตรงก บความเป นจร งด วยเสมอ โดยเล อกจากค าส ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

27 27 ค ณสมบ ต ของเอกสาร แบ งเป นหมวดได ด งน Automatically updated properties ข อม ลท ถ กสร างและปร บปร งโดยอ ตโนม ต เช น ว นท สร าง/ปร บปร งแก ไขเอกสาร, จ านวนแผ นงาน เป นต น ค ณสมบ ต น จะบ นท กโดยอ ตโนม ต เม อม การบ นท กไฟล (Save) และแสดงผลจากบ ตรรายการ General, Statistics, Contents Preset properties ข อม ลมาตรฐานท โปรแกรมเตร ยมไว ให เช น ช อผ สร าง, หน วยงาน, หมวด, ค าส าค ญ ซ ง ผ ใช สามารถปร บแก ไขได จากบ ตรรายการ Summary Custom properties ข อม ลค ณสมบ ต ของไฟล ท ผ สร าง หร อผ ใช งาน ก าหนดได อ สระ รวมท งสามารถระบ ประเภทของข อม ล เช น ต วอ กษร (Text), ว นท (Date), ต วเลข (Number) และค าใช หร อไม ใช (Yes/No) ก าหนดจากบ ตรรายการ Custom Document library properties ค ณสมบ ต ท ก าหนดจากไฟล แม แบบ หร อไฟล ต นแบบ (Template) ปรากฏในบ ตรรายการ Custom เฉพาะเม อม การสร างไฟล จากแม แบบ การค นค นเอกสาร การค นค นเอกสาร สามารถกระท าได โดยเล อกค าส ง File, Search ซ งจะ ปรากฏหน าต างควบค มการค นค น เล อกรายการท ต องการค นจาก Property ระบ ร ปแบบการค นค น โดย Includes หมายถ ง รายการท ระบ เป นส วนหน งของข อม ล หร อ is (exactly) หมายถ ง รายการท ระบ จะต องตรงก บข อม ล จากน นป อนรายการท ต องการ ค น ในบรรท ด Value: คล กป ม Add เพ มเง อนไขการค นลงในค าส งค นค น สามารถ ก าหนดเง อนไขได มากกว า 1 เง อนไข และใช ต วเช อม And หร อ Or เพ อเพ ม ประส ทธ ภาพการค นค น แล วคล กป ม Search และรอผลการค นค น

28 28 การต งช อแฟ มเอกสารท ต องแลกเปล ยนก น จากป ญหาเร องการแลกเปล ยนไฟล เอกสาร ควรจะม ระบบการเร ยกช อไฟล ท เข าใจง าย สามารถ มองเห นความแตกต างของช อไฟล และสามารถแยกร นของไฟล อย างช ดเจน ท งน โดยใช หล กการต งช อด งน ให ใช ต วอ กษรภาษาอ งกฤษ และต วเลข โดยไม ม เคร องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว นแต. และ - เท าน น (ไม ใช space และ unserscore _ เพราะจะสร างป ญหาเม อเป นส วนหน งของ URL) ระบ ว นท ไว ข างหน า ด วยร ปแบบ yyyymmdd สมม ต ว าช องานค อ budget ในการร างเอกสาร เป นคร งแรก ช อไฟล ก จะเป น budget.xls ในกรณ ท ในว นน น ม การแก ไขและ ทบทวนออกมาอ ก 2-version ให ต งช อใหม ด งน budget-1.xls ในบางคร ง ม การแจกไฟล ให ไปแก ไขพร อมก นหลายๆคน และอาจจะต องน าไฟล ท แก ไขน น มารวมก นใหม กรณ น ขอให ผ ท อย ในท มงานใส ช อย อของต วเองต อท าย version ถ ดไป ท งน ท กคนอาจจะใช เลข version ใหม ท เป นเลขเด ยวก นได ต วอย างเช น ในการประช ม ได แจก แฟ มข อม ล budget-1.xls ให ผ เก ยวข องไปแก ไข เวลาส งไฟล ท แก ไขแล วกล บมาให ผ ประสานงาน อาจจะเป นไฟล ท ม ช อด งต อไปน ส งกล บมาให ท มเลขาน การ budget-1-boonlert.xls (ปร บปร งโดย boonlert) budget-1-somchai.xls (ปร บปร งโดย somchai) ข อก าหนดการส งเอกสารอ เล กทรอน กส ผ านเคร อข ายอ นเทอร เน ต เอกสารท กช นจะต องสร างเป นเอกสารอ เล กทรอน กส ท ม มาตรฐานและร ปแบบท ถ กต อง เอกสารอ เล กทรอน กส ในช ด Microsoft Office ก อนส งเข าส เคร อข ายอ นเทอร เน ตผ านบร การ ไปรษณ ย อ เล กทรอน กส ( ) จะต องบ บอ ดไฟล ในร ปแบบ Zip File ด วยโปรแกรม Winzip หร อแปลงเป น PDF Format ก อนเสมอ ช อไฟล จะต องก าหนดตามหล กเกณฑ การก าหนดช อไฟล

29 29 จ ดการแผ นงาน เม อม การป อนข อม ลในแผ นงาน ม กจะม ป ญหาหลายด านเก ดข น เช น จ านวนแผ นงานม ไม เพ ยงพอ ต องการย ายแผ นงาน หร อต องการปร บแต งแก ไขแถว หร อคอล มน ด งน นการจ ดการแผ นงาน และ ส วนประกอบต างๆ ของแผ นงาน จ งเป นเน อหาท ผ ใช Microsoft Excel ควรทราบ การขยาย-ลดความกว างของคอล มน ข อม ลใน Cell บางคร งเม อป อนลงไปแล ว หร อกรณ ท ม การจ ดแต งข อม ล อาจจะไม ปรากฏผลตาม ความเป นจร ง แต แสดงในร ปแบบเคร องหมาย # เต มเซล หร อล าไปย งเซลล อ น หร อขนาดของเซลล ไม เหมาะสมก บขนาดของข อม ลภายใน หมายความว า ความกว างของคอล มน น น ๆ ไม พอเหมาะก บขนาดของ ข อม ล ซ งแก ไขโดยการขยายหร อลดความกว างของคอล มน เล อนเมาส ไปช ท เส นค นระหว างห วคอล มน จะปรากฏเมาส เป นร ปล กศร 2 ท ศในแนวซ าย- ขวา ลากเมาส ให ได ขนาดของคอล มน ตามท ต องการ แล วจ งปล อยเมาส หร อด บเบ ลคล กเพ อจ ด ความกว างให พอด ก บเน อหาในเซลล สามารถใช ค าส ง Format, Column หร อ Format, Row แล วเล อกรายการค าส งย อย ควบค มคอล มน ค าส งของ Format, Column ค าส งของ Format, Row

30 30 การแทรกแถว/คอล มน ข อม ลท ป อนลงแผ นงานไปแล ว สามารถแทรกเพ มเต มได โดยใช หล กการแทรกแถว ด งน เล อกแถว หร อคอล มน เล อกค าส ง Insert, Rows/Columns การลบแถว/คอล มน เม อม การแทรกแถว หร อคอล มน ก ย อมจะสามารถลบแถวหร อคอล มน ท ไม ต องการออกไปได โดย ใช หล กการด งน Tab Sheet เล อกแถว หร อคอล มน ท ต องการลบ เล อกค าส ง Edit, Delete ไฟล ข อม ลของ Microsoft Excel เร ยกว า WorkBook โดย 1 WorkBook จะประกอบด วยพ นท ท างานหลายพ นท รวมก น เร ยกว า WorkSheet โดยใช Tab Sheet เป นจ ดบ งบอกการใช งาน การเปล ยนแผ นงาน คล กเมาส ณ Tab Sheet ท ต องการ การเปล ยนช อแผ นงาน ด บเบ ลคล กท Tab Sheet พ มพ ช อแผ นงานใหม แล ว E การลบแผ นงานออกจาก WorkBook เล อกแผ นท ต องการลบ แล วใช ค าส ง Edit, Delete Sheet หร อคล กขวาท ช อแผ นงานแล วเล อก Delete การแทรกแผ นงานใหม ลงใน WorkBook เล อกค าส ง Insert, WorkSheet หร อคล กขวาท ช อแผ นงานแล วเล อก Insert การย ายต าแหน งแผ นงาน เล อกแผ นงานท ต องการย าย แล ว Drag เมาส ณ Tab Sheet น นน าไปปล อย ณ ต าแหน งใหม การส าเนาแผ นงาน เล อกแผ นงานท ต องการค ดลอก แล ว Drag เมาส ณ Tab Sheet พร อมๆ ก บกดป ม C น าไป ปล อย ณ ต าแหน งใหม จะปรากฏWorksheet ใหม ท ม ข อม ลเด ยวก บ Worksheet ต นฉบ บ