INFORMAČNÝ SYSTÉM UNIVERZITY MATEJA BELA INFORMATION SYSTEM OF MATEJ BEL UNIVERSITY JÁN HUDEC, BOHUSLAV MARTIŠKO

Transcription

1 INFORMAČNÝ SYSTÉM UNIVERZITY MATEJA BELA INFORMATION SYSTEM OF MATEJ BEL UNIVERSITY JÁN HUDEC, BOHUSLAV MARTIŠKO Abstrakt V príspevku sa definuje informačný systém UMB ako množina jednotlivých typov informačných systémov, ktorá by po ich integrácii mala tvoriť jeden celok. Stručne sa charakterizuje funkcionalita jednotlivých typov IS, ich pôsobnosť. Najväčší význam sa prisudzuje tým IS, ktoré priamo zabezpečujú poslanie vysokej školy (CORE BIZNIS) v dvoch procesných oblastiach: vyučovanie a veda-výskum. Procesy v týchto oblastiach sú podporované systémami LMS a akademickým systémom. Pre podporu vyučovacieho procesu hlavne v ekonomických odboroch sa však používa ako učebná pomôcka aj ekonomický systém SAP, implementovaný na cvičnej univerzite SDU (Slovak Demo University). Abstract Information system UMB is defined in the text as a set of particular IS types, which shall, after their integration, form one unit. Functionality of particular IS and their scope of activity is being briefly described. The most importance is given to those IS, which directly secure mission of the University (Core Business) in two process areas: tuition and science-research. Processes in these areas are supported by LMS systems and academic system. Economic system SAP is also being used as a teaching tool for tuition process support in economic field implemented at training university SDU (Slovak Demo University). 1 Úvod Najprv je vhodné si zadefinovať pojmy ako: softvérová aplikácia, inštalácia softvérovej aplikácie, informačný systém a implementácia informačného systému. Presné definície týchto pojmov nájdeme napr. v zdrojoch [1], [4]. My si však pripomeňme rozdiely v obsahu týchto odborných termínov. Pod informačným systémom budeme rozumieť nainštalovanú softvérovú aplikáciu, ktorá je implementovaná (zavedená) v konkrétnej organizácii. Informačný systém vždy obsahuje okrem softvérovej aplikácie (na báze ktorej je vytvorený) aj konkrétne hardvérové a softvérové prostriedky (platformu, infraštruktúru, napr. server, operačný a databázový systém) na ktorých je nainštalovaný. Okrem toho obsahuje organizačnú štruktúru firmy, v ktorej je implementovaný, zamestnanci (určité skupiny) firmy ho používajú ako svoj pracovný nástroj, pomocou ktorého do systému vkladajú dáta alebo v systéme analyzujú informácie. V každom právnom subjekte (podniku, organizácii, inštitúcii) môže byť implementovaných viac typov informačných systémov. Nezáleží len od core biznisu organizácie, o aké typy sa jedná, podstatný je aj názor a prístup manažmentu organizácie k automatizácii (komputerizácii) a optimalizácii biznis procesov. Aj dve rôzne organizácie s tým istým core biznisom môžu mať implementované rôzne typy informačných systémov. Vysoká škola (v našom prípade verejná), ktorej hlavným poslaním je vzdelávacia činnosť vo vybraných študijných odboroch môže mať napr. tieto typy informačných systémov: Ekonomický (finančný) informačný systém musí mať každý právny subjekt. Informačný systém typu CRM (Customer Relationship Management). Informačné systémy priamo podporujúce vzdelávanie akademický administratívny systém, systém na podporu manažmentu vyučovania (LMS), alebo napríklad rôzne typy cvičných informačných systémov (cvičný podnik, cvičná univerzita,...), ktoré môžeme zaradiť do kategórie učebná pomôcka. 73

2 Informačné systémy typu BI (Business Intelligence). Špecializované systémy - administratívne, komunikačné, mailové a webové, stravovacie, dochádzkové a ďalšie. V príspevku je definovaný (chápaný) informačný systém organizácie (podniku, inštitúcie) ako množina samostatných zintegrovaných (prepojených, spolupracujúcich) jednotlivých typov informačných systémov. 2 Informačný systém verejnej vysokej školy, teoretický pohľad V každom podniku, organizácii alebo inštitúcii prebiehajú (biznis) procesy. Pri procesnom pohľade na organizáciu môžeme procesy kategorizovať podľa rôznych kritérií. Jedným z najdôležitejších je vzťah procesov ku CORE biznisu organizácie, pri vysokej škole je však priliehavejšie hovoriť o poslaní alebo hlavnom predmete činnosti. Aplikáciou tohto kritéria môžeme na vysokej škole definovať 3 kategórie procesov (procesných oblastí): hlavné procesy podporné vedľajšie Medzi hlavné procesné oblasti môžeme podľa [2] zaradiť vzdelávanie a vedu-výskum. Ostatné oblasti paria medzi vedľajšie a podporné. Ako teoretický vzor si informačný systém verejnej vysokej školy môžeme znázorniť na nasledovnom obrázku: iné IS BI iné IS OIS iné IS Ekonomický systém, FIS VVŠ (ERP) CRM IS pre priamu podporu vzdelávacích procesov iné IS Obr1 Informačný systém verejnej vysokej školy Vysvetlenie symbolov a pojmov: 74

3 IS pre priamu podporu vzdelávacích procesov - tu môžeme definovať tri skupiny informačných systémov: o sú to informačné systémy, ktoré automatizujú a optimalizujú výkon vzdelávacích procesov v oblasti ich administrácie a manažmentu - akademické (univerzitné) systémy, ako aj systémy priamej podpory vzdelávania LMS (Learning Management System), o prípadne systémy využívané ako špecializované učebné pomôcky na vyučovaných predmetoch (napríklad IS cvičnej firmy). Kvalita vyučovacieho procesu sa zvyšuje, čím viac sa cvičný systém (učebná pomôcka) blíži k reálnemu ostrému systému podniku (organizácie), čím vernejšie simuluje reálne procesy a dáta vo vyučovanej oblasti. V niektorých študijných odboroch študenti musia najprv absolvovať výcvik na trenažéry až potom môžu pracovať v reálnych podmienkach (napríklad piloti na leteckom trenažéry), o a knižničné informačné systémy, ktoré pokrývajú potreby vzdelávania a vedy. IS, ktoré priamo podporujú vzdelávacie procesy, sú pre vysokú školu najdôležitejšie, preto im patrí najväčšia pozornosť. Kvalita IS, ktoré môžeme považovať ako učebné pomôcky, sa priamo podieľa na kvalite odbornej prípravy absolventov v príslušnom študijnom odbore na konkrétnom predmete. Samostatné čisté CRM systémy sa na vysokých školách zatiaľ nevyskytujú, niektoré základné funkcionality týchto systémov, bližšie popísané v [3], sú implementované priamo v akademických systémoch (napr. adresy a kontakty na študentov, komunikácia so študentom), LMS systémoch (napr. poskytovanie učebných textov študentom), prípadne v ekonomickom systéme (prehľad priamych platieb študentov). Keďže študenta môžeme chápať aj ako zákazníka vysokej školy, tak tieto funkcionality by mohli byť manažované priamo pomocou špecializovaných systémov typu CRM. Vysoká škola má však aj ďalšiu veľkú skupinu zákazníkov. Sú to podniky, organizácie a inštitúcie, ktoré v tomto prípade chápeme ako odberateľov produktov vysokých škôl (absolventov). Mapovanie ich požiadaviek na profil absolventov by tiež mohol byť obsahom CRM systémov. Ale od takéhoto stavu sme na vysokých školách zatiaľ ďaleko, zaujíma nás len počet študentov a kritériá financovania zo strany ministerstva. Ekonomický (finančný) informačný systém (FIS), vytvorený pomocou nastavenia v súlade s legislatívou verejných vysokých škôl (VVŠ) na báze štandardného ERP (Enterprice Resource Planning) systému. Obsahuje základnú funkcionalitu štandardného účtovného a finančného systému, rozšírenú o legislatívu VVŠ a vybrané špecifiká jednotlivých vysokých škôl. Okrem toho tento systém obsahuje aj doplnkovú funkcionalitu, napr. v oblasti skladového hospodárstva, majetku, služobných ciest,... Bolo by vhodné, najmä z ekonomického hľadiska, aktivovať aj ďalšiu doplnkovú funkcionalitu, napr. správa a údržbu budov, riadenie projektov, riadenie personálneho vývoja,... Kancelárske systémy (OIS Office Information Systems) sa používajú hlavne na báze produktu MS Office. Pri vzorovej vysokej škole sa navrhuje integrácia týchto systémov s ďalšími systémami, predovšetkým akademickými administratívnymi systémami, systémami LMS a ekonomickým systémom. 75

4 Systémy typu BI (Business Intelligence) by mal manažment vysokých škôl viac využívať, je to v tomto segmente trhu nový prvok, ktorý sa tu doteraz nepožíval. VVŠ postupne budú musieť rozširovať svoju podnikateľskú činnosť, aby mohli financovať svoje aktivity, tento zdroj financovania bude získavať na dôležitosti. Tiež bude nutné podrobnejšie analyzovať svoje náklady. A na to budú slúžiť manažérske nástroje typu BI. (ručné agendy) je pomenovanie pre klasické činnosti, ktoré sú súčasťou biznis procesu, ale výkon (spracovanie) týchto činností je mimo informačného systému, zabezpečuje sa klasicky papierovou agendou (napr. napíše sa vo worde, vytlačí sa a podpíše). Tu sledujeme parameter miera komputerizácie (automatizácie) biznis procesov. Iné IS predstavujú ďalšie špecializované systémy, ktoré každá vysoká škola má, a používa ich v súlade so svojimi potrebami, špecifikami (zvyklosťami), ako napr. dochádzkový systém, prístupové systémy, mailový systém, webové stránky, atď. 3 Informačný systém Univerzity Mateja Bela Informačný systém UMB môžeme definovať ako množinu nasledovných informačných systémov, vytvorených pomocou konkrétnych softvérových aplikácií. Pre hlavné procesné oblasti máme podľa [2] tieto systémy: LMS systémy (EKP, Moodle) - priamo podporujú proces vzdelávania. Akademický IS AiS2 - podporuje organizáciu procesu vzdelávania. Knižničný IS (KIS)- Cosmotron ARL podporuje proces veda, výskum ale aj proces vzdelávania, registruje publikačnú činnosť a projekty. Do tejto skupiny patria ešte aj informačné systémy typu špecializované učebné pomôcky. Takým cvičným systémom je aj Ekonomický informačný systém SAP SDU (Slovak Demo University), ktorý je vytvorený redukciou a znecitlivením dát z ostrého ekonomického systému UMB pomocou nástroja SAP TDMS. Vedľajšie a pomocné procesy podporujú nasledovné IS [2]: WEB-y univerzity a fakúlt. SAP v súčasnosti projekt Sofia 2, z čisto ekonomického sa stáva ekonomickomanažérsky IS UMB. Mailový systém UMB zamestnanecký aj študentský. Registratúra. Kartové IS študentské a zamestnanecké preukazy. Dochádzkový a Prístupový IS. Stravovací IS. Intranet UMB. IS účelových zariadení. IS energetiky. Pomocné IS. Internet pre študentov (WiFi na UMB, Internet na internátoch). SW a HW infraštruktúra používaná centralizovane (najmä servre, LAN a MAN siete, uzol SANET-u, bezpečnosť). 76

5 4 Záver V každej organizácii (podniku, inštitúcii) sú informačné systémy, ktoré priamo podporujú core biznis procesy, tie najdôležitejšie. Aj od ich kvality a miery využívania implementovaných funkcionalít v praxi závisí kvalita výstupných produktov podniku (na vysokej škole absolventov). Informačné systémy pre priamu podporu vzdelávacích a vedecko-výskumných procesov sú na vysokých školách nástroje, pomocou ktorých môžeme v podstatnej miere zvýšiť kvalitu hlavného predmetu činnosti (poslania) vysokej školy v oblasti vzdelávania a vedy a výskumu. Akademické informačné systémy a systémy typu LMS sa podieľajú hlavne na optimalizácii procesov vzdelávania (administrácia vzdelávania, automatizácia testovania, efektívny kontakt so študentami, ). Spolu s knižničným systémom sú všeobecne použiteľné na celej univerzite pre všetky fakulty, študijné odbory a predmety. Špecializované informačné systémy typu študijná pomôcka (ako napríklad SAP SDU), sú obyčajne využiteľné len na niektorých fakultách, študijných odboroch a vybraných predmetoch. Z pohľadu zaradenie absolventov týchto odborov do praxe je však ich význam veľký. V súčasnosti firmy požadujú od absolventov aj praktické skúsenosti s reálnymi informačnými systémami. Literatúra [1] VOŘÍŠEK, J.: Aplikační služby IS/ICT formou ASP. Praha: Grada, [2] HUDEC, J.: Správa o informačných systémoch na UMB, infraštruktúre a softvérovom vybavení - stav k aprílu 2011, Banská Bystrica, [3] DOHNAL, J.: Řízení vztahu se zákazníky-procesy, pracovníci, technologie. Praha: VŠE Praha-ČSSI-Grada, [4] BASL, J.: Podnikové informační systémy, Grada, Praha, Doc. Ing. Ján Hudec, CSc. Ekonomická fakulta Univerzita Mateja Bela Banská Bystrica jan.hudec@umb.sk Ing. Bohuslav Martiško, CSc. Ekonomická fakulta Univerzita Mateja Bela Banská Bystrica bohuslav.martisko@umb.sk 77