ЕФЕКТИВНА ЗУСТРІЧ EFFEKTIVES TREFFEN

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1 Державний вищий навчальний заклад Українська академія банківської справи Національного банку України Кафедра іноземних мов ЕФЕКТИВНА ЗУСТРІЧ EFFEKTIVES TREFFEN Методичні рекомендації для самостійної, індивідуальної роботи та практичних занять з німецької мови професійного спілкування Для студентів 2 курсу освітньо-кваліфікаційного рівня бакалавр спеціальності Міжнародна економіка денної форми навчання Суми ДВНЗ УАБС НБУ 2008

2 УДК (073) E90 Рекомендовано до видання методичною радою факультету банківських технологій Державного вищого навчального закладу Українська академія банківської справи Національного банку України, протокол 8 від Розглянуто та схвалено на засіданні кафедри іноземних мов, протокол 10 від Укладач асистент Л.С. Отрощенко Рецензенти: кандидат філологічних наук, доцент, завідуючий кафедрою німецької мови Сумського державного педагогічного університету ім. А.С. Макаренка Л.М. Гаврило; кандидат педагогічних наук, доцент А.О. Ходцева Відповідальний за випуск кандидат філологічних наук, доцент І.А. Бокун E90 Ефективна зустріч [Текст] = Effektives Treffen : методичні рекомендації для самостійної, індивідуальної роботи та практичних занять з німецької мови професійного спілкування / [уклад. Л. С. Отрощенко] ; Державний вищий навчальний заклад Українська академія банківської справи. Суми : ДВНЗ УАБС НБУ, с. (Німецькою мовою). Методичні рекомендації призначені для самостійної, індивідуальної роботи та практичних занять з німецької мови професійного спілкування у рамках модуля Зустрічі. Видання складається з восьми розділів, кожен з яких містить автентичні матеріали, покликані сприяти розвитку комунікативної, методичної та соціальної компетентності майбутніх економістівміжнародників. Призначені для студентів 2 курсу освітньо-кваліфікаційного рівня бакалавр спеціальності Міжнародна економіка денної форми навчання. УДК (073) ДВНЗ Українська академія банківської справи Національного банку України, 2008

3 INHALT VORWORT... 4 I. TIPPS FÜR EFFEKTIVES TREFFEN... 5 II. SCHRITTEN DES TREFFENS... 6 III. TAGESORDNUNG... 7 IV. DIE AUFGABEN DER MODERATION... 8 V. PROTOKOLL DES TREFFENS... 9 VI. DIE AUFGABEN DES ZEITWÄCHTERS UND DES EVALUATORS VIІ. PRAKTIKUM DER TREFFENSFÜHRUNG VIII. KONTROLLFRAGEN LITERATURVERZEICHNIS... 17

4 VORWORT Diese methodischen Empfehlungen sollen Ihnen helfen Treffen hinsichtlich zeitlicher Effizient, Protokoll, Moderation und abschließender Bewertung effektiv zu gestalten. Die Empfehlungen machen die Studenten mit der Darstellung des typischen Ablaufs von Besprechungen, Tipps und Hinweise zur Gestaltung der einzelnen Schritte und Teilaufgaben bekannt. Treffen müssen Resultate bringen, mit denen man weiter arbeiten kann. Um auch Routinebesprechungen zu wichtigen und wertvollen Treffen zu machen, bedarf es Vorbereitung und klarer Leitung. Wer Treffen leitet braucht Klarheit über seine Repräsentationsaufgabe und Methoden, die Diskussionen und Austausch in der Gruppe fördern, den Verlauf visualisieren sowie zeitsparende, ergebnisorientierte Treffen versprechen. In diesem Prozess ist Fingerspitzegefühl für die Beteiligten gefragt sowie ein ausgewogenes Verhältnis von Führung und Moderation, von Input und Raum für offene Diskussion. Im Rahmen des Moduls Treffen lernen und vertiefen Sie Ihr Wissen und Können, visuelle Medien einzusetzen, das Ideenpotenzial von Gruppen zur Wirkung zu bringen und Entscheidungsprozesse fair und transparent verlaufen zu lassen. Damit steigt sowohl die Akzeptanz von Ergebnissen als auch deren Qualität, damit Energie- und Zeitaufwand sich wirklich lohnen. 4

5 I. TIPPS FÜR EFFEKTIVES TREFFEN Erklären Sie bitte, was Sie unter dem Begriff Effektives Treffen verstehen. Begründen Sie Ihre Meinung. Machen Sie sich mit Tipps für effektives Treffen bekannt. Schreiben Sie alle Redewendungen, die zum Wortfeld Treffen gehören aus. Stimmen Sie mit der Meinung des Autors überrein? Stellen Sie dieses Thema zur Diskussion. Zeit ist knapp Tipps für effektives Treffen So nicht! Besprechung einberufen Diskussion beginnen Zeit geht aus, die Teilnehmer verlassen die Besprechung Auf alle warten, die da sein sollten Entscheiden, worum es gehen soll und was man besprechen will Wenn sich Leute treffen, wollen sie miteinander reden. Deshalb: Treffpunkt 5 bis 10 Min. vor Beginn der Besprechung. Dafür: in der Besprechung keine Privatbesprechung, nur Gespräche zum Thema! Das können Sie tun, um die Besprechung erfolgreich zu machen: tragen Sie zur Diskussion bei; melden Sie sich freiwillig für die Protokollführung; als Zeitwächter oder Moderator; bringen Sie Ideen zur Verbesserung der Besprechungsmethodik ein; bereiten Sie sich vor: Lesen Sie die Tagesordnung. Was wissen Sie über die Themen? Was können Sie beitragen? 5

6 II. SCHRITTEN DES TREFFENS Diese Tabelle zeigt die verschiedenen Komponenten des Treffens. Schauen Sie die Tabelle an. Welche wichtigen Informationen erhalten Sie über die Durchführung des Treffens? Vor dem Treffen Während des Treffens Nach dem Treffen 1. Planen 2. Beginnen 3. Durchführen 4. Schließen 5. Nachbereitung - Zweck und angestrebte Ergebnisse klären; - Teilnehmer klären; - Methoden festlegen um Ziele zu erreichen; -Tagesordnung erstellen und verteilen; - Raum bereitstellen - 5 Min. Plauderstunde; - Beginn Tagesordnung - Aufgaben verteilen; (Protokoll, Moderation, Zeitwächter) evtl. Stellvertreter; - Bericht des Sachstand - 1 Thema auf einmal; - Diskussion zielgerichtet führen; - An Zeitplan orientieren - Diskussion zusammenfassen (Moderator); - Aktionsplan erstellen, Aufgaben verteilen; - Tagesordnung für nächstes Treffen; -Besprechung evaluieren (Bericht Evaluator); - Moderator, Zeitwächter, Protokoll für Evaluator, nächstes Treffen festlegen - Protokoll innerhalb 2Tagen; - Unterlagen verteilen und ablegen; - Aufgaben umsetzen, Bericht vorbereiten 6

7 III. TAGESORDNUNG Hier sind einige Punkten der Tagesordnung des Treffens dargestellt. Lesen Sie den Text. Welche anderen wichtigen Aspekte könnte es Geschäftsordnung geben? Tagesordnung Checkliste Die Tagesordnung soll knapp sein, aber klar machen, was vom Treffen zu erwarten ist. Wer ist Moderator/in, Zeitwächter/in, Evaluator/in?; Zu diskutierende Themen; evtl. für jedes Thema zuständige Person; Angestrebte Ergebnisse für jedes Thema (Was soll herauskommen?) z.b. Ideensammlung, gemeinsame Position; Arbeitsprioritäten; Empfehlung; Aktionsplan; Angestrebte Zeit für jedes Thema; Evaluation. Die für die Moderation jeweils zuständige Person ist für einen realistischen Zeitplan verantwortlich! z.b. 5 Min. Plauderrunde. 10 Min. Ergebnisse der letzten Besprechung. 30 Min. Hausaufgabenbericht (Umsetzung des Aktionsplans der letzten Besprechung). 10 Min. nächste Schritte. 5 Min. Aufgabenverteilung. 2 Min. Blitzlicht, Bericht d. Evaluators. 7

8 IV. DIE AUFGABEN DER MODERATION Lesen Sie die Pflichten des Moderators und diskutieren Sie bitte, welche Leistungsaufgaben besonders wichtig sind. Der Moderator/ die Moderatorin: plant das Treffen realistisch; eröffnet das Treffen; stellt die Tagesordnung vor; stellt sicher, dass die vorgesehenen Protokollanten, Zeitwächter und Evaluatoren da sind (sonst Stellvertreter benennen); behandelt nur 1 Thema auf einmal; leitet die Diskussion und fragt aktiv nach der Meinung schüchterner Teilnehmer; schlägt angemessene Diskussionsmethode vor; fragt die Beobachtungen des Evaluators/der Evaluatorin ab und führt Blitzlicht durch; sammelt Vorschläge für das nächste Treffen; stellt sicher, dass Aktionsplan geklärt ist ( kein Treffen ohne Aktionsplan jede/r muss wissen was sie/er bis zum nächsten Mal zu tun hat! ); schließt das Treffen. Fähigkeiten als Moderator/in verbessern Zeit nehmen. Nicht hetzen lassen. Manchmal braucht man ein paar Momente, um den roten Faden wieder zu finden; Eine gute Tagesordnung ist des Moderators bester Freund; Einen Assistenten/eine Assistentin bestimmen, der/die an der Tafel/dem Flipchart wichtige Punkte (Fragen, Aufgaben, Termine, etc.) festhält; Um Hilfe bitten, z.b.: Kann jemand der Stand der Diskussion zusammenfassen? 8

9 V. PROTOKOLL DES TREFFENS Lesen Sie einige Ratschläge für den Protokollführer und klären Sie in der Gruppe unbekanntes Vokabular. Würden Sie Protokoll gern schreiben? Der Protokollant/die Protokollantin Das will normalerweise keiner machen. Deshalb Aufgabe unbedingt nach festern Schema rotieren lassen (z.b. Alphabet). Außerdem: es ist ganz leicht, Inhalt vor Schönheit! Die Hauptpunkte für jeden Tagesordnungspunkt sollen klar werden. Was wurde besprochen/beschlossen/geplant? Warum? Es ist nur selten nötig, ein Wort-f0r-Wort-Protokoll anzufertigen. Aktionsplan festhalten. Liegen gebliebene Themen festhalten. Protokoll schnell schreiben (innerhalb 2 Werktagen). ½ bis 1 Stunde dafür fest einplanen, nicht verschieben! (Deshalb ist es gut, Protokollführer langfristig zu bestimmen). Protokoll mit einem weiteren Teilnehmer abstimmen (gegenlesen lassen), korrigieren, verteilen. 1 Kopie in Protokoll-Ordner (Papier und/oder Intranet) ablegen. (Einschließlich aller auf dem Treffen verwendeten Folien, Materialen, etc.). Tipps für Protokollanten Nachfragen! Es muss klar sein, was in Protokoll soll! Formular entwickeln, das die wichtigsten Formalien (Zeit, Ort, Anwesende, etc.) enthält. Z.B. so: Ort: Zeit: Anwesend: Moderation: Protokoll: Zeit: Evaluation: Planung für nächstes Treffen: Ort: Zeit: Anwesend: Moderation: Protokoll: Zeit: Evaluation: 9

10 TOP Gegenstand Ergebnis Nächste Woche ist keine Pinwand verfügbar Für nächste Woche geplante Brainstormingübung, Etc. Peter+ Elfi informieren sich, ob übernächste Woche eine Pinwand ausgeliehen werden kann Genügen vielleicht handschriftliche Protokolle? (Nachteil: schwierig im Intranet zu speichern und zu verteilen). Vorteil: 1 Arbeitsschritt weniger. Mit etwas Übung: Das Protokoll steht am Ende der Sitzung! 10

11 VI. DIE AUFGABEN DES ZEITWÄCHTERS UND DES EVALUATORS Lesen Sie die folgenden Schlüsselqualifikationen des Zeitwächters und des Evaluators. Welche weiteren Fähigkeiten und Eigenschaften halten Sie für wichtig? Stimmen Sie mit der Meinung des Autors überrein? Stellen Sie dieses Thema zur Diskussion. Zeitwächter/in Zeit ist immer knapp! Deshalb: Ein Zeitbudget für jeden Punkt erstellen! Einen Zeitwächter bestellen! Prüfen, wie realistisch die Zeitvorgaben waren! Die Zeitwächter erinnert an den Zeitplan. z.b. ZW: Wir haben jetzt für diesen Punkt noch 5 Minuten. Mod.: Wir sollten uns jetzt entscheiden oder den Zwischenstand festhalten und das thema beim nächsten Mal weiter besprechen. Evaluator/in Die Gruppe sollte prüfen, ob sie ihre Ziele erreicht. Dazu muss sie beobachten, wie die Treffen laufen. Dazu wird reihum ein Beobachter bestimmt, der auf einem standardisierten Bogen festhält, ob: die Zeitplanung eingehalten wurde; alle Themenbehandelt wurden; jeder zu Wort gekommen ist; jede 3 Minute festhält: Wer spricht gerade? War die Atmosphäre hektisch? etc. Von Zeit zu Zeit kann ein Gruppenmitglied die Aufgabe erhalten, die Beobachtungsbogen auszuwerten und festzuhalten, wie weit die Ziele erreicht wurden. Ein Beobachtungsbogen könnte so aussehen Wie viele Tagesordnungspunkte wurden behandelt? 100 % 50 % 0 % Wie viele Tagesordnungspunkte wurden erledigt? 100 % 50 % 0 % Einschätzung der Atmosphäre gut (lebhaft/konstruktiv/ schlecht(hektisch/ locker) aggressiv/gelangweilt) 11

12 Auf Grund der alle-3-minuten Beobachtung: Wer hat viel geredet? Moderator: % Referent: % Teilnehmer ohne Referat: % (Ideale Prozentverteilung absprechen!) Sie können diese Beobachtungen nach z.b. jeweils 5 Sitzungen auswerten und das durchschnittliche Ergebnis auf einer Spinne eintragen, z.b. so: Tagesordnung punkte behandelt 100 % Tagesordnung punkte erledigt 100 % 0 Redeanteil Teilnehmer (z.b. 75 %) gute Atmosphäre Sie können je nach ihren Bedürfnissen, weitere Kriterien für gute Besprechungen hinzunehmen! Dies sollten Sie jedoch nicht zu oft tun, da sonst die Ergebnisse nicht vergleichbar sind. Nach weiteren 5 Besprechungen werten Sie wieder die Beobachtungsbogen aus und tragen das Ergebnis ein (gestrichelte Linie). Ergebnis: Die Besprechungen sind besser geworden. Vor allem der Redeanteil der Teilnehmer und der Anteil erledigter Tagesordnungspunkte sind gestiegen. Abkürzungen Schreiben Sie neben die Folgenden Abkürzungen die Entsprechungen in ihrer Muttersprache. Arbeiten Sie mit dem Wörterbuch. evtl. eventuell Min. Minuten z.b. zum Beispiel etc. etcetera ZW Zeitwächter 12

13 VIІ. PRAKTIKUM DER TREFFENSFÜHRUNG Spielen Sie mit der Gruppe ein Treffen nach. Schreiben Sie Protokoll des Treffens. Das Problem Alkoholfreies Getränk Fruttika ist ein großer Erfolg. Es schmeckt sehr gut, hat Spitzenqualität und konkurrenzfähige Preise. Es wird vom Unternehmen Fürth produziert. Das Unternehmen versucht Geschäftsverbindungen in der Ukraine anzuknüpfen. Ihre Firma ist an diesen Erzeugnissen sehr interessiert. Deshalb empfängt Ihre Firma die Vertreter des Unternehmens Fürth. Der deutsche Hersteller erwartet von Ihrer Firma Ideen für die erfolgreiche Einführung des Artikels in Ihrem Heimatland. Fragen 1. Welche Stärken müssen Erzeugnisse haben um erfolgreich zu sein? 2. Welche Vorschläge können dem Hersteller machen um seinen Vertreter zu werden? Legen Sie ihre Rolle fest. Moderator/in Evaluator/in Protokollführer/in Zeitwächter Herstellersite: Mitarbeiter aus Produktion, Finanzleiter, Vertreter, Verkaufsleiter. Vertragspartner: Geschäftsführer, Betriebswirt, Manager, Vertreter. Herstellersite: Sie sind Vertreter des Unternehmens Fürth. Das unternehmen produziert alkoholfreie Getränke und ist weltbekannt. Ihre Firma exportiert in viele Länder der Welt. Jetzt möchten Sie auch in der Ukraine in Geschäftsverbindungen treten. Führen Sie Verhandlungen mit einer ukrainischen Firma darüber. Vertragspartner: Sie suchen Lieferer für alkoholfreie Getränke. Sie sind an Erzeugnissen des Unternehmens Fürth interessiert. Sie hoffen, dass Sie einen Kontrakt mit dem abschließen werden. Reden Sie die Firma über, dass ihre Marketingsstrategie Ihren Verkaufsvorstellungen entsprechen. Nützliche Vokabeln Ein Treffen beginnen Ich lade Sie alle zu unserer heutigen Sitzung/Treffen/Besprechung herzlich ein. Ich möchte Sie zu unserer heutigen Sitzung/Treffen/Besprechung ganz herzlich begrüßen. Es freut mich, dass Sie alle hier erschienen sind. 13

14 Heute geht es um folgenden Themen:... Auf der heutigen Tagesordnung stehen folgenden Themen:... Zur Diskussion/ Verhandlung stehen heute folgende Tagesordnungspunkte:... Wer möchte al Erster das Wort ergreifen? Gesprächsthemen strukturieren Kommen Wir zum Thema! Haben wir alles Wichtige besprochen? Haben Sie etwas Wichtiges vergessen? Ein Treffen beenden Damit sind wir zum Ende der Sitzung/ Besprechung gekommen. Hiermit möchte ich die Sitzung/das Treffen schließen/beenden. Die nächste Sitzung/Besprechung/ das nächste Treffen findet am statt/wird auf den festgesetzt. Redemittel An einer Besprechung teilnehmen. Die Meinung äußern Ich bin der Meinung/Ansicht/Auffassung nach Meines Erachtens Meiner Meinung/Ansicht/Auffassung nach Ich finde Ich glaube Ich meine Ich denke Ich habe den Eindruck, Ich habe das Gefühl, Ich würde sagen/vorschlagen, dass Die Meinung anderer erfragen Herr /Frau, was meinen Sie dazu/zu diesem Thema/Punkt/Problem? Herr /Frau, was halten Sie davon/zu diesem Vorschlag/dieser These? Herr /Frau, wie beurteilen Sie denn das Problem/die Sachlage? Jemanden unterbrechen Darf ich Sie an dieser Stelle mal kurz unterbrechen? Dürfte ich dazu auch etwas sagen 14

15 Zustimmen Da haben Sie Recht. / Da gebe ich Ihnen Recht. Das stimmt! Das sehe ich auch so. Das finde ich auch. Das stimme ich Ihnen zu. Da gibt es gar keinen Zweifel! Damit bin ich einverstanden. Zweifel anmelden/nach einen Begründung fragen Auf der einen Seite haben Sie sicherlich Recht, auf der anderen Seite möchte ich doch zu bedenken geben, Ich weiß nicht genau, ob Ich bin mit nicht sicher, Man sollte doch bedenken, Widersprechen In diesem Punkt/ Da bin ich aber ganz anderer/ Meinung/ Ansicht /Auffassung. Das sehe ich aber ganz anders/nicht so. Ganz im Gegenteil. Ich finde nicht, dass Gesprächsteile zusammenfassen Für das Protokoll schlage ich als Gesprächsergebnis vor, dass 15

16 VIII. KONTROLLFRAGEN 1. Was können Sie tun um das Treffen erfolgreich zu machen? 2. Aus welchen Schritten besteht das Treffen? 3. Nennen Sie die Checkliste der Tagesordnung des Treffens. 4. Klären Sie bitte den Begriff Moderation. 5. Welche Pflichten hat der Moderator/ die Moderatorin? 6. Welche Funktion hat der Protokollant/ die Protokollantin Ihrer Ansicht an? 7. Bitte erläutern Sie kurz, was Sie unter dem Begriff Beobachtungsbogen verstehen. 16

17 LITERATURVERZEICHNIS 1. Bolten J. Interkulturelle Kompetenz [Text] / J. Bolten. Thüringen : Landeszentrale für politische Bildung, c. 2. Hering A. Geschäftskommunikation [Text] / A. Hering, M. Matussek. Max Hueber Verlag, c. 3. Нeringer H. Interkulturelle Kommunikation: Grundlagen und Konzepte [Text]. Tübingen : UTB, c. 4. Hesse F. Neue Technik verlangt neue pädagogische Konzepte [Text] / F. Hesse. Studium online, Gütersloh, c. 5. Lewis Richard D. Internationale Kompetenz: Mehr Erfolg durch den richtigen Umgang mit Geschäftspartnern weltweit [Text] / Richard D. Lewis. Frankfurt/New York : Campus Verlag, c. 17

18 Навчальне видання ЕФЕКТИВНА ЗУСТРІЧ EFFEKTIVES TREFFEN Методичні рекомендації для самостійної, індивідуальної роботи та практичних занять з німецької мови професійного спілкування Укладач Отрощенко Лариса Степанівна Технічне редагування І.О. Кругляк Комп ютерна верстка Н.А. Височанська Підписано до друку Формат 60х90/16. Гарнітура Times. Обл.-вид. арк. 0,45. Умов. друк. арк. 1,38. Тираж 15 пр. Зам. 834 Державний вищий навчальний заклад Українська академія банківської справи Національного банку України 40030, м. Суми, вул. Петропавлівська, 57 Свідоцтво про внесення до Державного реєстру видавців, виготівників і розповсюджувачів видавничої продукції: серія ДК, 3160 від Надруковано на обладнанні Державного вищого навчального закладу Українська академія банківської справи Національного банку України 40030, м. Суми, вул. Петропавлівська, 57