Microsoft Excel 2003

Transcription

1 Microsoft Excel 2003 Lühikonspekt 1. EXCEL JA TEMA AKEN HIIRETÖÖ LAHTRITE TÄITMINE Arvude ja tekstide sisestamine Valemite sisestamine LAHTRITE TEISALDAMINE, KOPEERIMINE TÄITMINE JA REDIGEERIMINE Teisaldamine Kopeerimine Täitmine Redigeerimine LAHTRITE VORMINDAMINE Mõõtmed Tekst Paigutus Arvude kujutamine Tabelite raamjooned Tausta ja teksti värv...8 Arvude vormindamine...9 Joondamine...10 Kirja vormindamine...10 Äärejooned...11 Mustrite ja värviga täitmine Format Painter Absoluut- ja suhtaadress VALEMID JA FUNKTSIOONID...12 Funktsioonitarga aken...13 Enamkasutatavad funktsioonid...13 IF-funktsioon DIAGRAMMID...15 Diagrammi koostamise näide...16 Diagrammi redigeerimine ja vormindamine TÖÖ PRINTIMINE...18 Päise ja jaluse lisamine ANDMEBAAS EXCELIS...19 Vormide kasutamine...20 Sorteerimine...21 Filtreerimine...22 XKursus-m2003.doc Heikki Eljas

2 1. Excel ja tema aken. Excel on rakendusprogrammide paketti Microsoft Office kuuluv tabelitöötlusprogramm, mis võimaldab mitmesuguste tekstiliste ja arvuliste andmete töötlemist kolmemõõtmeliste tabelite kujul. Exceli käivitamiseks tuleb teha kas klõps Microsoft Office'i nupurea Exceli nupul, topeltklõps töölaual tema otseteeikoonil, valida Start - Programs - Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 või Start - New Office Document - General - Blank Workbook. Exceli faile nimetatakse töövihikuteks (Workbook). Üks töövihik koosneb nn. töölehtedest (Sheet), millel asuvad read (Row) ja veerud (Column). Rea ja veeru ristumiskohta nimetatakse lahtriks (Cell). Exceli aken koosneb järgneval pildil näidatud osadest: Programmiakna sulgemisnupp Programmi juhtmenüü ikoon Menüüriba Tiitelriba Tööriistariba Taastamis/maksi meerimisnupp Minimeerimisnupp Aktiivne lahter Dokumendi juhtmenüü ikoon Nime kast - valitud lahtri(te) tähis Valemiriba Veergude tähised A,B IU,IV Vormindusri ba Abiinfo küsimise lahter Dokumendiakna nupud Vertikaalne kerimisriba Ridade tähised 1, Tabeli võrgustik Töölehtede kerimisnooled Horisontaalne kerimisriba Töölehtede lipikud Olekuriba Exceli töölehe lahtritest on üks alati aktiivne. Aktiivne lahter on ümbritsetud raamiga, kuid ei pruugi asuda ekraanil. Aktiivne on lahter, millesse saab klaviatuurilt sisestada arve, tekste või valemeid. Aktiivse lahtri võib valida hiireklõpsuga või nooleklahvidega. Aktiivses lahtris olev või sinna sisestatav kajastub samal ajal ka valemireal. Aktiivse lahtri aadress või nimi on valemirea vasakpoolses lahtris (nimekastis Name box). Aktiivse lahtri paremas alanurgas on täitmise pide. XKursus-m2003.doc 2/23 Heikki Eljas

3 Lahtri saab avada redigeerimiseks: valides lahtri ja vajutades F2, või valides lahtri ja tehes klõpsu valemireal, või tehes topeltklõpsu lahtril. Avatud lahtris olev või sinna sisestatav kajastub samal ajal ka valemireal. Avatud lahtris vilgub sisestuskursor. Avatud lahtris saab tema sisu redigeerida, täiendada. Excelis saab välja valida ka mitu lahtrit või lahtrite piirkonna. Valitud lahtrid on ümbritsetud raamiga ja musta taustaga. Valitud lahtreid saab koos vormindada, lõigata, kopeerida, töödelda neis olevaid andmeid, anda neile nimesid. Valitud lahtritest on üks aktiivne ja selle nihutamine valitud lahtrite piires toimub horisontaalsuunas Tab ja vertikaalsuunas Enter klahviga. Excel 2003 puhul on kasutusel ka abipaneel (esile toodud punase ovaaliga), mis avaneb abi otsimisel ja mitmete toimingute nagu näiteks lõikepiltide lisamise puhul. Abipaneelil on ka oma sulgemisnupp. 2. Hiiretöö Excelis võib hiirekursor olla mitmel erineval kujul: lai rist - lahtri, rea, veeru valimine valge nool - tavalised Windows akna toimingud, töölehe valimine, objektide nihutamine kitsas rist (valitud lahtri täitepideme kohal) - lahtrite täitmine püstkriips kahe rõhtnoolega (veerutähiste vahekohal) - veeru laiuse muutmine kaks püstkriipsu kahe rõhtnoolega (veerutähiste vahekohal) - peidetud veeru ilmutamine kaks püstkriipsu kahe rõhtnoolega (rõhtveoriba vasakus otsas) - veoriba pikkuse muutmine rõhtkriips kahe püstnoolega (reatähiste vahekohal) - rea kõrguse muutmine kaks rõhtkriipsu kahe püstnoolega (reatähiste vahekohal) - peidetud rea ilmutamine -kujuline - sisestuskoht lahtris või valemireal kahe otsaga nool - objektide mõõtmete muutmine XKursus-m2003.doc 3/23 Heikki Eljas

4 Exceliga töötamist lihtsustab hiire parempoolse nupu kasutamine hüpikmenüüde avamiseks: Lahtri või lahtrite ploki hüpikmenüü: Rea hüpikmenüü: Veeru hüpikmenüü: Töölehe hüpikmenüü: 3. Lahtrite täitmine 3.1 Arvude ja tekstide sisestamine Lahtri täitmiseks tuleb ta valida ja tippida soovitud arv või tekst klaviatuurilt. Lahtri täitmise lõpetab: Vajutus klahvile Enter, Tab või mõni nooleklahv Hiireklõps valemirea nupul. Mõne teise lahtri valimine hiirega. Redigeerimiseks avatud lahtris nooleklahvid ei lõpeta sisestamist, vaid võimaldavad redigeeritavas tekstis liikuda Lahtri täitmise tühistab enne lõpetamist ja taastab eelnenud olukorra: Vajutus klahvile Esc Hiireklõps valemirea nupul Kui sisestada ainult numbreid, üks koma ja miinus algusesse tõlgendab Excel seda kui arvu. XKursus-m2003.doc 4/23 Heikki Eljas

5 Kui sisestada ka muid märke tõlgendab Excel seda kui teksti. Ka numbrite jada võib olla tõlgendatud tekstina kui ette tippida '. Kui sisestatav algab +, - või = märgiga tõlgendab Excel seda kui valemit. Arvud kujul xx.xx.xx, mis sobivad kuupäevadeks tõlgendab Excel kuupäevadena. Arvud kujul xx:xx või xx:xx:xx, mis sobivad kellaajaks tõlgendab Excel kellaajana. Kui ei ole määratud teisiti paigutab Excel tekstid lahtrites vasakule ja arvud paremale. Kui tekst ei mahu lahtrisse, näidatakse seal pärast sisestamise või redigeerimise lõppu nii palju, kui sinna mahub. Kui järgmine lahter on tühi jätkub tekst seal. Kui arv ei mahu lahtrisse ilmub sinna pärast täitmise lõppu ######. Lahtri täitmise ajal ei saa anda mitmeid käske - kui lahtri täitmine on jäänud lõpetamata annab Excel nende käskude puhul veateate (helisignaali). 3.2 Valemite sisestamine Valem on korraldus Excelile leida mingi väärtus ja salvestada see antud lahtris. Ta esitatakse kujul: =avaldis Võrdusmärk (=) on tunnuseks, et tegemist on valemiga. Suvalist sisendit, mis algab võrdus märgiga, käsitleb Excel valemina. Kui see ei vasta valemite esitamse reeglitele, siis väljastatakse veateade. Võrdusmärgi asemel võib olla ka pluss (+) või miinus (-). Kui ei ole määranud teisiti näitab Excel lahtrites valemite tulemusi ja vaid lahtrite redigeerimisel valemeid. Valemireal on alati valem. Valem võib koosneda arvudest, aritmeetilistest ja/või loogilistest tehtemärkidest ja funktsioonidest ning viidata teistele lahtritele, kust võetakse andmed. Valemites kasutusel olevad tehted: Tehe Kasutus Näide + liitmine =A1+A2 - lahutamine =A1-B3 * korrutamine =A1*B3 / jagamine =A1/B3 ^ astendamine =A1^3 % protsent =A1*18% Lahtritele viitamisel kasutab Excel aadresse. Aadress näitab lahtri asukohta kujul AW458, kus tähed näitavad veergu ja arv näitab rida. Aadress võib olla: absoluutne aadress - aadress, mis lahtri kopeerimisel ei muutu (näiteks B$8$). suhteline aadress - aadress, mis lahtri kopeerimisel muutub (näiteks B8) nii, et väärtused võetakse lahtrist, mis asub teatud kaugusel valemilahtri suhtes. Segaaadressi puhul on üks aadressi elementidest absoluutne teine suhteline (B$8 ja B8$). Mõningais valemeis võib kasutada aadressina ka lahtrite plokki (näiteks: B2:B20). Valemid ei ole tõusutundlikud. See tähendab, et =A1+B10 on sama kui =a1+b10. Excel muudab automaatselt lahtrite viidete ja funktsioonide tähed suurtähtedeks. Näiteid: =5*A5 =2*(A5+B5) +B8/4+C8*A$1$ =2*SIN(A$2) =C1&" "&C2 =LEFT(A1;3) =SUM(B24:B32) Aadressis võib viidata ka teises dokumendis ja teisel lehel olevale lahtrile, näiteks: =[BOOK1.XLS]Sheet2!$H$11 s.o. lahter H11 lehel Sheet2 failis BOOK1.XLS XKursus-m2003.doc 5/23 Heikki Eljas

6 4. Lahtrite teisaldamine, kopeerimine täitmine ja redigeerimine 4.1 Teisaldamine Lahtri(te) sisu teisaldamiseks vali lahter või lahtrite plokk ja : lohista hiirega raamist lahter(lahtrid) uude kohta. tee hiire parema nupu klõps ja vali hüpikmenüü käsk Cut (lõigatud lahter on ümbritsetud "jooksva" punktiiriga), vali noolklahvide või hiirega uus koht ja vajuta Enter tee hiire parema nupu klõps ja vali hüpikmenüü käsk Cut (lõigatud lahter on ümbritsetud "jooksva" punktiiriga), tee parema nupu klõps uues kohas ja anna käsk Paste NB! Valemid ei muutu! 4.2 Kopeerimine Lahtri(te) sisu kopeerimiseks vali lahter või lahtrite plokk ja : hoia all klahv Ctrl ja lohista hiirega raamist lahter (lahtrid) uude kohta. tee hiire parema nupu klõps ja vali hüpikmenüü käsk Copy (kopeeritav lahter on ümbritsetud raami ja "jooksva" punktiiriga), vali noolklahvide või hiirega uus koht ja vajuta Enter tee hiire parema nupu klõps ja vali hüpikmenüü käsk Copy (kopeeritav lahter on ümbritsetud raami ja "jooksva" punktiiriga), tee parema nupu klõps uues kohas ja anna käsk Paste. Võid Paste käsku korrata mõnes teises kohas - kopeerimise/kleepimise lõpetab Enter vajutus. NB! Suhtelise aadressiga valemid muutuvad! NB! Lahtrite ploki teisaldamisel või kopeerimisel võid kleepimise staadiumis viidata vaid esimesele lahtrile! 4.3 Täitmine Lahtrite täitmiseks ühe ja sama arvuga, sisesta esimesse lahtrisse see arv, vajuta Enter, vali lahter uuesti ja lohista täitmise pidemest soovitud rea või veeru suunas. Lõpetanud rea täitmise võid valitud reaga täita analoogiliselt ka teisi ridu. Lahtrite täitmiseks arvujadaga (aritmeetiline), sisesta esimesed kaks arvu, vali need kaks lahtrit ja lohista täitmise pidemest edasi. Lahtrite täitmiseks loeteluga, peab loetelu olema eelnevalt määratud käsuga: Tools - Options lehel: Custom Lists. Algselt on seal ingliskeelsed kuude ja nädalapäevade nimetused. Täitmiseks piisab esimese loetelu elemendi sisestamisest ja seejärel täitmise pidemest lohistamisest Redigeerimine Redigeerimiseks tuleb lahter avada (vt. p.1. F2, topeltklõps lahtril, klõps valemireal). Lahtrite sisu redigeerimine toimub samuti nagu tekstiredaktorites. Redigeerimisrežiimis ilmub lahtrisse või valemireale püstkriipsu kujuline sisestuskursor. Redigeerimise lõpetab (vt. p Enter, Tab või muu lahtri valik) Redigeerimine lahtris Redigeerimine valemireal Pesade tühjendamiseks tuleb pesad valida ja vajutada klahvi Delete XKursus-m2003.doc 6/23 Heikki Eljas

7 5. Lahtrite vormindamine 5.1 Mõõtmed Lahtrite, s.o. veeru laiust saab muuta: lohistades hiirega veerutähiste eraldusjoonest, hiirekursor on siis selline --> menüükäsuga Format - Column - Width - valides veeru laiuse klaviatuurilt; automaatselt, tehes topeltklõpsu veerutähise parempoolsel eraldusjoonel. Valemiriba alguses olev lahter näitab veeru muutmisel tema laiust. Kui veeru laius on 0, on veerg peidetud ja tema taastamiseks tuleb teha topeltklõps sellel kohal veerutähiste eraldusjoonel. Hiirekursor on siis selline --> Lahtrite kõrgust saab muuta: lohistades hiirega reatähiste eraldusjoonest, hiirekursor on siis selline --> menüükäsuga Format - Row - Height - valides lahtrirea kõrguse klaviatuurilt; automaatselt, tehes topeltklõpsu reatähise alumisel eraldusjoonel. Valemiriba alguses olev lahter näitab rea muutmisel tema kõrgust. Kui rea kõrgus on 0, on rida peidetud ja tema taastamiseks tuleb teha topeltklõps sellel kohal reatähiste eraldusjoonel. Hiirekursor on siis selline --> XKursus-m2003.doc 7/23 Heikki Eljas

8 5.2 Tekst Lahtrites kuvatavat teksti ja arve saab vormindada samuti nagu tekstiredaktoreis eri šriftide (Font) ja suurusega (Size), rasvaseks (Bold), kaldkirjas (Italic) ja allajoonituna (Underline). 5.3 Paigutus Paigutuse lahtrites saab määrata vastavate vormindusmenüü nuppudega. Teksti saab paigutada lahtris vasakule, paremale või keskele. Lisaks saab teksti üle mitme veeru keskjoondada (Merge and Center). 5.4 Arvude kujutamine Arve saab lahtrites kujutada erinevatel viisidel: Kümnendmurruna 4,3548 5,0000 Ümardatuna teatud arvu komakohani 4,35 5,00 Ümardatuna täisarvuni 4 5 Väljendatud protsendina 435% 500% Rahalises väljenduses 4,35 kr 5,00 kr Kõige lihtsam on seda teha vormindamise nupurea vastavate nuppudega. Täiendavad võimalused avanevad aknas Format - Cells - Number 5.5 Tabelite raamjooned Töölehe võrgustikujooni saab varjata/kuvada menüüst Tools - Options - View - kontrollkastist Gridlines. Koostatud tabeli võib vormindada ümbris- ja lahtritevaheliste joontega. Lihtsaimad variandid selleks on vormindamise nupureal. Vormindamiseks tuleb valida soovitud lahter (lahtrid), teha hiirega klõps vastava vorminduse nupul ja valida sobiv vormindus Tausta ja teksti värv Vormindusribal on veel vahendid valitud lahtrite tausta- ja teksti värvi valimiseks. Selle teostamiseks vali kõigepealt lahtrid, siis ava vastava nupu alt värvide valik ja vali värv. XKursus-m2003.doc 8/23 Heikki Eljas

9 Töölehe lahtrite vormindamine Lahtri vormingut saab muuta menüü Format käsuga Cells, sama dialoogiakna saab kätte, tehes parempoolse hiireklõpsu Exceli lahtris või plokki märgitud tabeliala sees, avaneb kiirmenüü, kust tuleb valida käsk Format Cells. Arvude vormindamine Vaikimisi rakendab Excel töölehe lahtrisse sisestatud arvulistele väärtustele General arvu vormindamise, näitab arve täpselt sellisena, nagu need on sisestatud või saadakse valemist. General vorming kehtib alati, kui lahtrile ei ole määratud mingit teist vormingut. Arvu vormindamine muudab ainult arvu välist kuju. Kuigi vormindus võib eemaldada näidatava arvu kümnendkohad, ei ümarda see arvu. Arvude vormindamiseks rohkem võimalusi pakub Format Cell dialoogikast. Selleks tuleb valida menüüst Format käsk Cell või vajutades klahve CTRL+1. Lehel Number on võimalus valida erinevate numbri vormingute vahel. Excel pakub arvude ja kuupäevade kuvamiseks üsna mitmeid eri vorminguid. Vormingud võib lahtrile määrata kas enne andmete sisestamist või pärast. Tabelis on toodud peamised vormingud arvude jaoks. Nimetus Tähendus Näide General Üldine. Kehtib, kui lahtrile pole määratud mingit teist vormingut. 365,2457 Väärtus kuvatakse sellisel kujul nagu ta sisestatakse. Number Püsikoma. Võimaldab määrata murdosa jaoks kindla pikkuse. 3653, Currency Raha. Arvu järele või ette lisatakse rahaühik, võimaldab kuvada komakohti kr $3254 Date Kuupäev. Võimaldab vormindada kuupäevi erineval kujul Time Kellaaeg. 12:25:45 Percentage Protsent. Väärtus kuvatakse korrutatuna 100-ga, lõppu lisatakse %. 18% Säilitatav väärtus ei muutu. Scientific Ujukoma ehk eksponent. Arv esitatakse kümnendastmete kaudu. 3*10 7 3E+07 XKursus-m2003.doc 9/23 H. Eljas

10 Text Custom Tekst. Kuvamisel käsitletakse arvu tekstina. Kui vorming on määratud enne sisestamist, siis säilitatakse kõik märgid. Kasutaja vorming. Luuakse olemasoleva vormingu alusel. Võimaldab luua oma enda arvu formaadi. 352,14 12 cm Joondamine Excel pakub laialdasi võimalusi lahtris olevate andmete paigutamiseks. Kasutades dialoogi akent Format Cell on järgmised võimalused. Lisaks võimalusele lahtri sisu vasakule, paremale või keskele joondamisele ka joondamist vertikaalselt. Text aligment - lahtrites olevate andmete joondus. Horizontal - joondamine lahtri vasakule või paremale Vertical - joondamine lahtri vertikaalses orientatsioonis Intent määrab lahtri sisu ja lahtri vasaku serva vahelise ruumi Orientation - lahtris oleva sisu nurga määramine Text contol pakub lahtris olevale tekstile järgmisi valikuid Wrap text võimaldab kirjutada lahtri sisu mitmerealisena Shrink to fit vähendab sümbolite suurust, et need lahtrisse ära mahuks Merge cells kombineerib mitu välja valitud lahtrit üheks. Vaikimisi joondab Excel teksti vasakule ja arvud paremale. Kirja vormindamine Excel kasutab vaikekirja või kirjatüübina 10 punktilist kirja Arial. Kirja vorminamiseks on mitmeid vahendeid dialoogiaknas Format Cell lehel Font. Vormindada saab ka lahtris olevaid üksikuid sümboleid, muutes lahtri topeltklõpsuga aktiivseks, valides vajaliku sümboli välja ja kasutades seejärel sümboli muutmiseks sobivat kirja vormindamise tehnikat. XKursus-m2003.doc 10/23 H. Eljas

11 Äärejooned Excel pakub palju erinevaid äärejoone stiile, mida saab rakendada lahtrile või lahtrite piirkonnale. Äärejoone lisamiseks võib kasutada Format Cell dialoogiakent. Kaardilt Borders on võimalik valida tunduvalt rohkem võimalusi kui tööriistaribal asuva nupuga Borders. Lisaks erinevatele joonekujudele, saab neid hiireklõpsuga dialoogiakna keskel oleval piltskeemil lahtri või lahtriploki mis tahes äärele paigutada. Mustrite ja värviga täitmine. Exceli mustrivahend võimaldab lisada lahtritele värvi kas koos mustriga või ilma. Kaardilt Patterns (mustrid) saab lisaks lahtri taustavärvile põnevaid taustamustreid valida. Kuid nagu värvidegagi, tuleks ka mustrite osas hoiduda liialdustest. Kombineerides kahe värviga mustrit, saab luua erinevaid värve ja varjutamise tasemeid. Menüüst Pattern valikud: 5.7. Format Painter Format Painter võimaldab vormindust kopeerida ja kasutada ka teistes lahtrites. See aitab töölehte kiiresti vormindada. Selle kasutamiseks vali välja lahter, mille vormindust sa soovid kopeerida. Klõpsa tööriistaribal Format Painter nupul. Hiire kursor muutub väikeseks plussmärgiks pintsliga selle kõrval ja algse valiku ümber ilmub markeering. Kasuta Format Painter'I kursorit, et välja valida lahtrid, millele vormindust rakendada. Vabastades hiireklahvi ongi vormindus rakendatud. XKursus-m2003.doc 11/23 H. Eljas

12 5.8. Absoluut- ja suhtaadress Sõltuvalt aadressi esitusviisist ja kopeerimise sihtkohast võivad aadressides reanumbrid ja veerutähised muutuda. Suhtaadressis (näiteks A1, E13) muutuvad ranumbrid ja/või veerutähised nii, et sihtkohas ta viitab lahtrile, mille suhteline asetus on sama, nagu see oli lahtril, millele antud aadress viitas lähtekohas. Enamasti valemit kopeeritakse kas piki ühte veergu või piki rida. Esimesel juhul muutub ainult reanumber, teisel juhul - veerutähis- Absoluutaadress ($A$1, $E$13) kopeerimisel ei muutu ning jätkab viitamist samale lahtrile, millele ta viitas lähtekohas. Sega-aadressis (A$1, $A1) võib muutuda ainult see osa, mille ees ei ole dollari ($) märki. Algselt on valemites kasutatavad lahtriaadressid suhtelised - st nad muutuvad kopeerimise suunas. Selleks, et mingi aadress valemis jääks kopeerimise käigus muutumatuks, tuleb see muuta absoluutseks. Valemisse sisestatava lahtriaadressi muutmiseks absoluutseks on kõige lihtsam kasutada klaviatuuri ülemise -funktsiooniklahvide rea klahvi "F4". Kasutades valemi loomisel hiirega osutamise tehnikat, vajutada klahvi "F4" kohe peale valemisse absoluutseks muudetava lahtriaadressi hiiregaklõpsimist. Näide aadresside kasutamise kohta: Ruumide pindalade maksumused Hind 1200 Kr/m 2 Pikkus Laius Pindala Maksumus 6 5 =B6*C6 =D6*$C$3 2 4 =B7*C7 =D7*$C$3 6,3 2,3 =B8*C8 =D8*$C$3 5,6 3,6 =B9*C9 =D9*$C$3 2,4 8,5 =B10*C10 =D10*$C$3 6. Valemid ja funktsioonid Valemite koostamisel tuleb lähtuda tavalistest aritmeetika reeglitest (tehted, nende järjekord). Excel võimaldab kasutada ka loogilisi tehteid ja mitmesuguseid funktsioone. Exceli kooseisu kuulub üle 350 funktsiooni. Enamasti funktsioon leiab ja tagastab ühe väärtuse. Kuid on ka funktsioone, mis täidavad operatsioone massiividega (andmekogumitega) ja mille tulemused kujutavad endast massiive. Funktsioonil on kaks põhilist osa: Funktsiooni nimi, määrab, mida funktsioon teeb. Argument määrab, milliseid väärtusi või lahtrite viiteid funktsioon arvutustes peab kasutama. Argumendid peavad olema alati sulgudes. Tühjad sulud peavad olema funktsiooni nime järel ka siis, kui argumente pole üldse. Argumente eristatakse üksteisest semikooloniga. Argumentideks võivad olla: Arvud. Nagu iga teisegi valemi, nii ei muutu ka väärtustena argumente kastutava funktsiooni tulemus muidu kui valemit muutes. Tekst. Excel sisaldab palju funktsioone ainult teksti jaoks. Nendest tuleb juttu veidi hiljem. XKursus-m2003.doc 12/23 H. Eljas

13 Lahtrite viited. See on funktsioonide kirjutamiseks mugav viis, kuna lahtrite sisu muutmisel, muutub antud lahtritele viitava funktsiooni tulemus automaatselt. Valemid. See võimaldab luua keerulisi valemeid, mis sooritavad korraga terve rea arvutusi. Funktsioonid. Kui funktsioon sisaldab teist funktsiooni ühe argumendina, siis arvutatakse kõige pealt sisemine funktsioon. Loogilised väärtused. Mõne funktsiooni argumendid võivad olla TRUE (tõene) või FALSE (väär). Funktsiooni sisestamiseks on Excelis olemas mitu võimalust: Trükkimine Trükkimine ja klõpsamine Funktsioonitarga kasutamine Ei ole olemas parimat moodust funktsioonide sisestamiseks kasutada tuleb moodust, mis sulle endale kõige paremini meeldib. Funktsiooni nimi ei ole tõusutundlik, st Sum ja sum on sama mis SUM. Excel muudab kõikide funktsioonide nimedes olevad tähed suurtähtedeks. Informatsiooni Exceli funktsioonide kohta saab abiinfosüsteemist ja funktsioonitargalt Paste Function, mille saab kuvada nupuga. Funktsioonitark pakub ka abi funktsioonide sisestamiseks. Valiku hõlbustamiseks on funktsioonid jagatud rühmadesse: matemaatika (Math & Trig), kuupäevad ja kellaajad (Date &Time), tekst (Text), statistika (Statistical) jne. Funktsioonitarga aken Et kasutada sobivat funktsiooni, tuleb see välja valida ning seejärel klõps nupul OK ning vastavalt funktsioonile ilmub seejärel dialoogiaken funktsiooni sisestamiseks. Näiteks funktsiooni SUM jaoks on see järgmine: Enamkasutatavad funktsioonid Funktsioon Arvutustulemus Ajafunktsioonid DATE(aa;kk;pp) Moodustab kuupäeva NOW() Käesolev kuupäev ja kellaaeg TODAY() Käesolev kuupäev Matemaatilised ja trigonomeetria ABS(n) Arvu n absoluutväärtus ACOS(n) Arkuskosiinus (tulemus radiaanides) ASIN(n) Arkussiinus ATAN(n) Arkustangens CEILING(n;s) Arv n ümardatuna täpsusega s [näiteks lahtri A2 sisu 5 sendini XKursus-m2003.doc 13/23 H. Eljas

14 COS(n) EXP(n) LN(n) LOG10(n) PI() POWER(n;a) SIN(n) SQRT(n) TAN(n) Statistilised funktsioonid AVERAGE(n 1 ;n 2 ; ) COUNT(n 1 ;n 2 ; ) MAX(n 1 ;n 2 ; ) MEDIAN(n 1 ;n 2 ; ) MIN(n 1 ;n 2 ; ) MODE(n 1 ;n 2 ; ) Tekstifunktsioonid LEFT(abcde;n) LEN(abcde) MID(abcde;m;n) RIGHT(abcde;n) tekst1&tekst2 A1&" "&B1 Finantsfunktsioonid Loogilised AND(l 1 ;l 2 ) IF(test;T;V) NOT(l 1 ) OR(l 1 ;l 2 ) CEILING(A2;0,05) Kosiinus nurgast n radiaanides [ϕŗ puhul COS(ϕ*PI()/180)] Arvu n eksponent Arvu n naturaallogaritm Arvu n kümnendlogaritm Arv 3,14159 Arv n astmes a Siinus nurgast n radiaanides Arvu n ruutjuur Tangens nurgast n radiaanides n 1 ;n 2 ;võib olla arvude loetelu või aadresside vahemik näit: B2:B25 Arvude aritmeetiline keskmine Arvude hulk loetelus Maksimaalne arv arvude loetelus Arvude loetelu keskmine Minimaalne arv arvude loetelus Arvude kõige tavalisem väärtus n märki vasakult tekstist abcde teksti abcde märkide arv Eraldab keskelt n märki, alates m-st n märki paremalt tekstist abcde tekst1tekst2 (tekstide liitmine) A1 ja B1 sisu tühikuga nende vahel Vt. Allapoole JA (tõene, kui loogilised muutujad l 1 ;l 2 on kõik tõesed) KUI testi tulemus on tõene, siis T ja kui väär siis V (T ja V võivad olla arv, tekst või valem) loogilise muutuja l 1 vastandväärtus VÕI(tõene, kui loogilistest muutujatest l 1 ;l 2 kasvõi üks on tõene) Finantsfunktsioonid PV arvutab ülejäänud suuruste järgi nüüdisväärtuse, näiteks kui on teada, kui palju raha on vaja koguda, kui pika aja jooksul ja kui palju iga kuu on võimalik kõrvale panna, saab arvutada algselt vajaliku summa. FV arvutab ülejäänud suuruste järgi lõppväärtuse, näiteks on võimalik arvutada, kui palju mul on kolme aasta pärast pangakontol raha, kui ma iga kuu panen 1000 krooni arvele. PMT perioodimakse; võimaldab arvutada igakuise makse näiteks kolmeaastasele järelmaksule. XKursus-m2003.doc 14/23 H. Eljas

15 Kõigis finantsfunktsioonides esinevad sarnased argumendid: argument tähis Selgitus nüüdisväärtus pv Laenu korral laenusumma, investeeringu korral selle algväärtus. lõppväärtus ehk tulevikuväärtus fv Jääkväärtus, tulevane väärtus, mis on maksete eesmärk, laenu korral 0, rahakogumise juures kogutav summa, keerulisemal juhul võib võtta arvesse, millise summaga ma plaanin järelmaksuga ostetud auto kolme aasta pärast maha müüa. makse pmt Regulaarne makse, mille kaupa toimub laenu kustutamine või raha kogumine. intressimäär rate Intressimäär, perioodi kasvik, pangaprotsent, see on protsent, mis tuleb iga perioodi jooksul laenusummale juurde maksta või mida pank hoiuarvele juurde lisab. perioode nper Perioodide arv, mis sõltub sellest, milliste perioodide kaupa toimub maksmine või tagasimaksmine, igakuiste maksete korral võetakse rate harilikult 1/12 aastaintressist tüüp type Maksesoorituse aeg ehk abisuurus, mis näitab, kas maksed tehakse perioodi alguses (=0) või lõpus (=1) IF-funktsioon Loogikafunktsioonid võimaldavad esitada tingimuslikke valemeid. Taolistes valemites saab tingimuste abil näidata, millist mitmest võimalikust avaldisest, kasutatakse valemi (avaldise) väärtuse leidmiseks. Neist peamine on funktsioon IF. Funktsiooni IF üldkuju on järgmine: IF(tingimus;avaldis1;avaldis2) Siin avaldis1 ja avaldis2 on suvalised Exceli avaldised, nad võivad sisaldada omakorda IFfunktsiooni. Tingimus esitatakse lihtsamal kujul võrdluse abil, kuid selleks võib kasutada ka funktsioone OR, AND, või NOT. Funktsiooni täidetakse järgmiselt. Kõigepealt leitakse tingimuse väärtus, see saab olla ainult kas tõene (TRUE) või väär (FALSE). Kui tingimuse väärtus on tõene, kasutatakse funktsiooni väärtuse leidmiseks esimest avaldist (avaldis1), vastupidisel juhul - teist avaldist (avaldis2). 7. Diagrammid Arvandmete järgi võib Excel joonestada välja mitmesuguseid diagramme. Selleks on programmis olemas nn. nõustaja, mille käivitab vastava nupu klõps või menüükäsk Insert - Chart -. Diagramm (Chart) peegeldab graafiliselt tabeli andmeid. Saab teha eritüüpi diagramme (tulp, joon, ring jne). Samade andmete pealt saab teha suvalise hulga erinevaid diagramme. Diagramm võib paikneda otse töölehel või asuda eraldi diagrammilehel. XKursus-m2003.doc 15/23 H. Eljas

16 Diagrammi koostamise näide 1.Valida märgistada andmed. Tavaliselt märgistatakse ka veeru päised, kust tulevad legendid. 2.Klõpsata nupul Chart Wizard (Diagrammitark) või valida menüüst korraldus Insert Chart Järjestikku ilmuvate dialoogibokside abil saab teha järgmist: 1.Valida diagrammi tüüp (Chart type): Line, Bar, Column, ja alamtüüp (Chart sub-type). Valides välja sobiva diagrammitüübi tuleb vajutada nupule Next. 2.Täpsustada andmete valikut (Data range) ning andmeseeriate suund (Series in Row/Column). XKursus-m2003.doc 16/23 H. Eljas

17 3.Määrata X-telje väärtused: vahelehel Series tekstiväljas Category (X) axes labels 4.Määrata pealkirjad (Titles) ja muud diagrammi omadused: legendid (Legends), võrk (Gridlines) jm. Edasi tuleb liikuda Next nupule vajutusega. 5.Valida diagrammi asukoht: samal töölehel (As object in), eraldi diagrammilehel (As nex sheet). Valides välja sobiva koha, lõpetab diagrammitarga töö, nupule Finish vajutus. 6.Selle tulemusena luuakse soovitud diagramm: XKursus-m2003.doc 17/23 H. Eljas

18 Diagrammi redigeerimine ja vormindamine Diagrammi redigeerimiseks klõpsata hiire parempoolse nupuga diagrammi ja valida vajalik tegevus. Diagrammi tüübi muutmiseks Chart type. Lähteandmete muutmiseks Source Data. Diagrammi omaduste muutmiseks Chart Options, saab muuta: pealkirju (Titles), legende (Legends), võrku (Gridlines) jm. Diagrammi asukoha muutmiseks Location Diagrammi vormindamiseks klõpsata hiire parempoolse nupuga diagrammi vastaval elemendil ja valida Format elemendi nimetus: Format Chart Area diagrammi piirkonna vormindamine, saab muuta tausta värvust ja mustrit (Patterns) ja kirju (Font) Format Plot Area (joonise piirkonna vormindamine, saab muuta tausta värvust ja mustrit Format Axis telje vormindamine, saab muuta mastaapi (Scale), värvust (Patterns), kirju (Font) jm. Format Data Series - andmeseeriate vormindamine, saab muuta värvust, järjestust jm. 8. Töö printimine Enamikel juhtudel on vaja loodud tööleht või diagramm välja trükkida. Exceliga on võimalik välja trükkida kogu leht või osa sellest, mitu lehte või kogu töövihik. Välja trükkimine on põhiliselt kolmesammuline protsess: 1.Kasuta Page Setup dialoogiakent, et oma aruannet väljatrükkimiseks korda seada. 2.Kasuta Print Preview vahendit, et vaadata oma aruannet enne, kui selle paberile usaldad. 3.Kasuta Print käsku, et vajalik arv koopiaid printerisse väljatrükkimiseks saata. XKursus-m2003.doc 18/23 H. Eljas

19 Päise ja jaluse lisamine. Selleks, et lisada oma tööle päis ja jalus tuleb avada File menüüst käsuga Page Setup dialoogiaken, kust sakil Header/Fooder saab luua vastavalt soovile päise ja jaluse. Footer i menüü on identne Header menüüga. Päise lisamiseks tuleb teha klõps Custom Header nupul, et näha sealseid valikuid. 9. Andmebaas Excelis Andmeloend (Data List) ehk andmebaasitabel on korrapärane tabel, mille kõikidel ridadel on ühesugune struktuur. Ridu nimetatakse kirjeteks (record), iga kirje sisaldab tavaliselt ühe objekti erinevate omaduste väärtusi. Veerg ehk väli (field) sisaldab ühe omaduse väärtusi erinevate kirjete (objektide) jaoks. Allpool on toodud näiteks müükide arvestuse tabel, mis kujutab endast tüüpilist andmeloendit. Igas kirjes (reas) on andmed ühe müügi kohta, igas väljas 8veerus) ühe näitaja väärtused. Ridade (kirjete) arv taolises tabelis ei oma tähtsust. Töö käigus võib neid lisada ja eemaldada. Seda tabelit kasutatakse järgnevates näidetes andmeloendite kasutamisega seotud vahendite ja tehnikate illustreerimiseks. Kuupäev Müüja Kaup Kogus Hind Summa Padrik Halvaa 60 4,95 297, Lepp Kohv 45 6,35 285, Lepp Kommid 30 7,00 210, Lepp Kommid 35 8,65 302, Padrik Kommid 60 8,40 504, Padrik Küpsised 400 4, , Laas Kohv 270 5, , Laas Kohv 145 7, , Kuusk Küpsised 380 4, , Padrik Halvaa 45 4,80 216, Lepp Kohv 85 5,90 501, Lepp Kohv 85 8,40 714, Padrik Kommid 105 9,00 945, Kuusk Küpsised 270 4, , Laas Küpsised 380 4, , Laas Kohv 105 6,35 666, Laas Halvaa 25 5,20 130, Padrik Halvaa 30 4,95 148, Kuusk Halvaa 70 4,95 346,50 Andmebaaside käsitlemiseks on Excelis spetsiaalsed vahendid (vastavad korraldused asuvad kõik menüüs Data), mille abil saab: XKursus-m2003.doc 19/23 H. Eljas

20 Kasutada vorme kirjete läbivaatamiseks, redigeerimiseks, lisamiseks ja lihtsamate päringute esitamiseks (Data -> Form) Sorteerida kirjeid (Data -> Sort) Filtreerida kirjeid (Data -> Filter) Korralduste kasutamiseks peab tabel vastama järgmistele tingimustele: Kõikidel tulpadel (väljadel) peavad olema pealkirjad Tabelis ei tohi olla tühje ridu ega veerge Tabel peab olema eraldatud teistest andmetest vähemalt ühe tühja rea ja veeruga Enamasti peab aktiivne lahter asuma tabeli piirkonnas Vormide kasutamine Korraldus Data/Form loob ja kuvab automaatselt vormi, mida on otstarbekas kasutada: Kui kirje on pikk ega mahu tabeli kujul korraga ekraanile, Kirjete lisamisel ja muutmisel tabelis, kus on valemeid. Valemite kopeerimine toimub vormiga automaatselt, pole võimalik neid kogemata kustutada ega muuta. Antud korraldustega loodud vormid: Võimaldavad käsitleda kirjeid ühekaupa Vaadata, redigeerida ja eemaldada kirjeid Valida antud kriteeriumile vastavaid kirjeid Lisada lõppu uusi kirjeid Antud korralduse kasutamiseks viia aktiivne lahter tabeli suvalisse piirkonda ja valida menüüst korraldus Data/Form. Kuvatakse vorm: New - uue kirje lisamine lõppu Delete - kirje eemaldamine Restore - muudatuste tühistamine Find Prev - eelmine kirje Find Next - järgmine kirje Criteria - kriteeriumite (tingimuste) esitamine kirjete valimiseks Close - vormi sulgemine Vormi vasakul poolel on jooksva kirje väljade väärtused, paremal - nupud tegevuste määramiseks, keskel - kerimisriba kirjete kerimiseks. Liikumiseks kirjete vahel kasutatakse nuppe Find Prev (eelmine), Find Next (järgmine) või kerimisriba. Liikumiseks väljade vahel (väljade aktiveerimiseks) võib kasutada klahve Tab (järgmine väli) ja Shift+Tab (eelmine) või klõpsata hiirega vastavat välja. Vajutus klahvile Enter kuvab järgmise kirje. XKursus-m2003.doc 20/23 H. Eljas

21 Kirje väljade redigeerimine: aktiveerida väli, parandada või asendada väärtus ning aktiveerida järgmine väli või vajutada klahvile Enter (muudatused kirjutatakse tabelisse ja kuvatakse järgmine kirje). Välju, mis sisaldavad valemeid, muuta ei saa. Kriteeriumile (tingimustele) vastavate kirjete valimine (kuvamine): Klõpsata nuppu Criteria. Ilmub tühi vorm. Sisestada vastavatesse väljadesse väärtus või võrdlusmärk ja väärtus. Näiteks: Kaup - halvaa ja Summa >100 ja Müüja - Laas, klõpsatused nupule Find Next või Find Prev kuvavad järjest vastavad kirjed Uute kirjete lisamine tabeli lõppu: Klõpsata nuppu New. Ilmub tühi vorm. Sisestada väärtused ja klõpsata nuppu New või vajutada klahvile Enter. Kirje lisatakse tabeli lõppu. Valemid (kui on) kopeeritakse automaatselt. Sorteerimine Sorteerimine andmeloendis seisneb selle kirjete (ridade) järjestamises ühe või mitme veeru väärtuste (võtme) järgi kasvamise või kahanemise järjekorda. Andmete sorteerimiseks võib kasutada tööriistariba nuppe Sort Ascending (kasvav sorteerimine) ja Sort Descending (kahanev sorteerimine). Kuid enne nupu klõpsimist peab kindlasti arvutile näitama, mida sorteerida tahetakse. Sorteerimiseks tuleb märgistada tabeli päiserida (kui see on olemas) ja kõik andmed, mis võivad sorteerimise käigus ümber paikneda. Parima kontrolli sorteerimistegevuse üle annab menüü Data käsk Sort Korraga saab anda kuni kolm tunnust (võtit). Tegevuse käivitamiseks: Viia lahtrikursor tabeli piirkonda Valida menüüst Data/Sort Ilmub dialoogiboks Sort: Sorteerimise tunnused (veerud) saab valida ripploenditest: Sort By (1. võti), Then By (2. ja 3. võti). Nuppudega Ascending või Descending saab määrata kasvava või kahaneva järjekorra. Sorteerimiseks ühe tunnuse (võtme) järgi võib kasutada ka riistariba nuppe Ascending (kasvav) ja Descending (kahanev). Viia lahtrikursor tabeli sellesse veergu, mille väärtuste järgi tahetakse sorteerida (n. Kuupäev) ja vajutada nupule Ascending või Descending. Allpool toodud Müükide tabel on sorteeritud järgmiselt: 1. võti - Müüja - kasvamise (alfabeedi) järjestuses, 2. võti - Kaup - kasvamise (alfabeedi) järjestuses, 3. võti - Summa - kahanemise järjekorras. XKursus-m2003.doc 21/23 H. Eljas

22 Kuupäev Müüja Kaup Kogus Hind Summa Kuusk Halvaa 70 4,95 346, Kuusk Küpsised 380 4, , Kuusk Küpsised 270 4, , Laas Halvaa 25 5,20 130, Laas Kohv 270 5, , Laas Kohv 145 7, , Laas Kohv 105 6,35 666, Laas Küpsised 380 4, , Lepp Kohv 85 8,40 714, Lepp Kohv 85 5,90 501, Lepp Kohv 45 6,35 285,75 Filtreerimine Filtreerimiseks nimetatakse mingile tingimusele vastavate andmete eraldamist kogu etteantud andmemassiivist. Andmete filtreerimiseks tuleb: Viia kursor tabeli piirkonda Valida menüüst Data/Filter/AutoFilter Päise lahtritesse ilmuvad ripploendite nupud Klõpsatus tulba päises olevale nupule (n. Müüja) avab loendi, kus on kõik antud tulbas esinevad väärtused (n. Kuusk, Laas, Lepp, Padrik). Kui valida pakutavast loetelust vastav väärtus (n. Lepp), kuvatakse ainult need kirjed, kus esineb antud väärtus (teised read peidetakse). Valikut võib jätkata teistes tulpades. Näiteks allpool on eraldatud kirjed, kus Kaup on kohv ja Müüja on Laas. Saadud valiku võib kopeerida teisele lehele, printida jm. Ripploendi valik (All) taastab antud tulbas tehtud valikule eelneva seisu. Valik (Top 10...) võimaldab kuvada etteantud arvu kirjeid (vaikimisi 10), milles on antud tulba suurimad (vaikimisi) või väikseimad väärtused. Näiteks võib lasta kuvada 10 suurima summaga kirjet. Valik (Custom...) võimaldab esitada filtreerimiseks täiendavaid tingimusi. XKursus-m2003.doc 22/23 H. Eljas

23 Valida ripploendi element (Custom). Ilmub dialoogiboks Custom AutoFilter, milles saab määrata tingimusi antud veeru jaoks. Vasakpoolsetest väljadest saab valida tingimusi (=, <, >=, ), parempoolsetest - väärtusi. On võimalik kaks tingimust ühendada tähenduses ja (And) ning või (Or). Allpool on näidatud tingimuste määramine valiku jaoks, mis sisaldab müüjate Kuusk ja Laas (Müüja = Kuusk või Müüja = Laas) poolt tehtud müüke vahemikus kuni (Kuupäev >= ja Kuupäev<= ). Päringu tulemuseks on taoline tabel: XKursus-m2003.doc 23/23 H. Eljas