Direct payments. Employing staff

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1 Direct payments Employing staff We recommend that personal assistants should be employed directly by you. Here your responsibilities are clear and flexibility is maintained. We do not recommend that you use selfemployed care workers. We have been advised by Her Majesty s Revenue and Customs (HMRC) that they now consider almost all personal assistants to be employed, not self-employed for tax purposes. Clear guidance on employment status is contained in leaflets ES/FS1 (aimed at workers) and ES/ FS2 (aimed at employers/engagers) and can be found online on the Her Majesty s Revenue and Customs (HMRC) website The quickest way of getting HMRC s view on whether a personal assistant is employed or selfemployed is to use the online employment status Indicator tool (ESI) at employment-status/index.htm If you are unable to use this tool and are unsure of the personal assistant s employment status you can call the HMRC status customer service team on am to 5pm, Monday to Friday, except bank holidays. It is essential that the employment status of your personal assistant is clarified at the outset and that you have written confirmation of their registration with HMRC. For the purposes of tax and national insurance, you are responsible for correctly deciding whether a personal assistant is employed or self employed. If HMRC decides that you are the employer (even when the worker has registered with HMRC as self employed) you will be liable to pay the backdated tax, national insurance and employer s national insurance. As a general rule, if you use a self employed personal assistant/support worker you should expect them to: Produce invoices quoting their HRMC registration number to request payment from you for the specific services they have provided Produce a contract agreeing the terms and conditions of the support provided, prices charged/ cost of service, which would be mutually agreed by you, including when and where to undertake the work Arrange their own cover for public liability insurance and where needed employers liability insurance Have a unique reference number given to them by HMRC and documentation stating they are self employed, providing you with the written evidence of both of this Be responsible for arranging their own tax, national insurance and general accounts Provide their own equipment (unless agreed otherwise in the contract agreement) Provide the service to more than one person Advertise their service in local publications For further information you may find the following link useful: 1

2 Employing your own personal assistant/s If you choose to directly employ your own personal assistant you will have a number of responsibilities as an employer and need to make sure that you are a good, competent employer. This should not worry you, though, as detailed and ongoing support and advice can be provided by the direct payments team and from your chosen support provider. As an employer you will be responsible for: Writing a job description and advertising to recruit staff The personal assistant s terms and conditions of employment and contract of employment which should state the trial period and notice terms. This will cover rates of pay (no less than the miniumum wage) and working hours. You will also need to arrange a payroll system to pay regular wages, arrange tax, national insurance (if applicable) and holiday cover Arranging employers liability and public liability insurance Deciding and directing what you want the personal assistant to do, when, where and how Arranging any training staff may need Thinking about what you will do when the personal assistant takes holiday, is sick or needs unplanned time off work Providing equipment and materials for staff where necessary Making sure that you keep safe when advertising, recruiting and interviewing Help with all of these responsiblities is available from support providers. Although they can look daunting at first lots of expert help is available and many of them will soon become a matter of routine. Recruiting personal assistants When recruiting staff you need to think about advertising for them and interveiwing them. There is some really useful guidance on recruiting staff from Skills for Care in the personal assistant directory within the Dudley Community Information Directory (details of this directory are listed in the useful contacts section at the back of this fact sheet). It is important that you follow up two written references as these are the only way you can be sure that the information people have told you is correct. It is also good to have the opinion of someone who knows the person that you want to employ and is aware of their skills. As part of the recruitment process it is also vital that you make sure a Disclosure and Barring Service (DBS) check is completed for anyone that you are considering employing. Although these checks don t give a guarantee of trustworthiness they provide a sensible precaution. If only adults live in your property with you, getting a DBS check is simple. Your support provider can organise it and it should then be repeated every three years. The provider will advise you if the check was clear or not, they can t however discuss the content of the check. You can ask to see a copy of the check. We strongly advise that you do not employ anyone without a clear DBS check even if you know that person. 2

3 If there are children under sixteen living with you it is essential that a DBS check is organised - the direct payments team will arrange this and then authorisation must be given to employ the chosen person, by the Director of Children s Services before an appointment takes place. We advise that you hold back a small sum of money to cover the DBS checks and the repeated checks (every three years). As part of the recruitment process you should also check that anyone you are considering employing is able to work legally in the UK. Your support provider can help you do this. Alternatively The Home Office guidance document Prevention of illegal working for employers gives guidance on what you must do. This is available from the Home Office on You must not employ anyone who is not legally able to work in the UK. The Dudley Community Information Directory is a helpful resource you can use when looking for a personal assistant. The directory includes a personal assistant directory which lists a number of personal assistants living locally. It also contains fact sheets and information and advice on using personal assistants. Visit Employing personal assistants legally You need to make sure that you employ staff legally, on a formal employment basis. They must be provided with a contract of employment and be paid through a payroll system. This will involve signing timesheets and sending them to a payroll service provider (our support providers offer this service). You must then pay your staff the net amount (taking off tax and national insurance deductions) usually every four weeks. Your payroll service provider can advise how much is owed to the Inland Revenue each quarter. You must also make sure that you register with HM Revenue and Customs as an employer. You will need to keep a record of all bank statements (from the care bank account), wages records, timesheets, invoices and Inland Revenue records. At the outset your support provider can help you work out how much you can afford to pay your staff, taking tax, national insurance, sickness pay and holiday pay into consideration. As an employer you need to be aware of working time regulations and make sure that any staff you employ don t exceed these. 3

4 Your health and safety responsibilities - as an employer As an employer you need to make sure that any staff you employ are not at risk of being harmed or injured through poor health and safety practice. If is particularly important that you understand the implications of any moving and handling tasks that you expect your staff to perform. It is advised that you arrange for a risk assessment to take place. Your support provider can arrange for you to attend a risk assessor s course, or they can undertake the risk assessment on your behalf, or advise you of online training courses. A useful booklet Five steps to risk management available from the Health and Safety Executive can also be requested from your support provider. In addition your support provider can discuss the risk assessment with you and help you understand what action you may need to take to ensure a safe working environment. It is good practice to share copies of any risk assessments with your staff and to always comply with recommendations advised by them - failing to do so can affect your liability as an employer. Risk assessments should be repeated each year and also where there is any change to the tasks expected of staff. If moving and handling is an issue your social worker will let you know if you need to organise a separate moving and handing assessment. They can then arrange this, as can the council s access team. This assessment will provide you with written recommendations and the assessors should then be notified of the start date for your staff so that they can visit and show the staff how to move and handle safely from day one. Training issues As part of being a good employer you need to think about any training that your personal assistant may need (the law requires employers to provide their staff with information, training and supervision). Your support provider can help you to think this through. We strongly recommend that you identify your own training needs so that you can provide some formal guidance and training to your personal assistant. At the outset you it is useful to share your support plan with new care staff, so they are aware of your needs and the support that has been laid down as a requirement. You need to make sure any staff you employ are able to carry out the tasks you expect of them and do not put you or themselves at risk of being injured. It is, therefore, particularly important that you and your staff understand the implications of any moving and handling tasks expected of them. Insurance companies state that they will only pay out if the personal assistant is trained in moving and handling by an appropriate trainer. Therefore if your personal assiatant is supporting you with any moving and handling tasks then they will need to have moving and handling training. A handbook of suggested training is available from our support providers and they can discuss this with you. Training is also available via the council. Generally training courses will be charged for, there may however be some funding available from Skills for Care (their details are listed at the back of this fact sheet). Depending on the tasks your personal assistant will be doing traing courses you may like to consider for them include: 4

5 Adult safeguarding First aid Infection control Food hygiene Administration of medication Health and safety Other specialist courses such as diabetes, dementia awareness, autism etc. We insist that all personal assistants attend child protection training within six months, if there are any children under sixteen living with you. When considering your own training needs, we strongly recommend that you attend the council s safeguarding training which is free of charge. Courses are also available on employment matters and your support provider can advise on these, along with other options that may suit your needs. Lots of useful information on training issues is available from Skills for Care - This information includes common induction standards for personal assistants, details of the QCF level three diploma in health and social care for those working as personal assisiatnts and information on help with training costs from the Workforce Development Fund. In addition details of the governement s personalisation brefing and its implications for personal assistants can be found at Insurances If you employ people you are legally required to have insurance. Accidents can happen and a member of your staff could blame you for an accident and hold you responsible. You will need employer s liability insurance and public liability insurance - these can sometimes be included on a comprehensive household policy. These insurances must be in place before any care staff start working for you. Employer s liability insurance If your employee is injured whilst working for you and you are held legally liable this insurance will protect you - covering your legal costs and any compensation. Public liability insurance This will insure you against any damages or injury caused to someone by you or your personal assistant - whilst they are working for you. Car insurance If your personal assistant is providing transport for you in their vehicle they will need to make sure that they take out the appropriate car insurance cover. Your personal assistant will need to contact their insurance company and request business cover; they will then need to show you a copy of this. If your personal assistant is driving your vehicle you must make sure they are added onto your insurance policy. Your support provider can give you advice on insurances required. 5

6 Agreeing priorities with staff Before your personal assistant starts working for you, you should agree your priorities with them. They should have been provided with a contract of employment and a job description which makes their role clear but other priorities will need to be discussed. Explain clearly what you want them to do and how. Make sure you also explain your expectations regarding: Their help accompanying you out and about - including payment for any visits you make to places Their help accompanying you to visit people s homes Smoking If they are to be allowed to do their own shopping or attend to personal business whilst working for you When they do start work for you, a first day checklist can be useful to clarify these issues. Supervising staff It is important that any staff are properly supervised and that regular reviews of their work take place. Make sure that you sit down on a regular basis (perhaps every three months) to discuss what is going well, anything that needs improving, training needs and any specific issues such as timekeeping or holiday requests. You should keep a brief written record of these meetings. You should encourage your personal assistant to raise any concerns or issues of their own at these meetings so that you can resolve them. Managing professional boundaries with staff A personal assistant can end up feeling more like a friend than an employee. This can be a good thing and means that you work well together. It can however make things difficult when problems or issues arise and different expectations can cause conflict. It is important when you employ staff to think clearly about where the boundaries are in your relationship with them. Think about how you will make these boundaries clear and what you will do if they are not adhered to. When your personal assistant starts working for you discuss with them how you like things done and what you find acceptable and unacceptable. Also discuss what you want in terms of privacy and the balance you require between independence and support. Make sure your personal assistant knows that all information about you, your family and your domestic and personal life is strictly confidential and should not be discussed with anyone else without your permission, or in an emergency. You may like to include information in the employment contract that states that disclosing this information is a disclinary matter. Similarly make sure that issues relating to your money are clear. If you require your personal assistant to shop for you or visit the cashpoint always make sure that they know you must be provided with a receipt. Keep your own money and bank details secure (never let your personal assistant become a signatory on any bank account or to become your appointee). Also never lend money to a member of staff or advance wages to them and don t borrow money from them. Addressing problems with staff The purpose of direct payments is to give you control over who provides your support, when and how. If you don t feel in control and are unhappy with your staff then your direct payments are not working effectively. If this is the case you need to seek help to regain control. Advice and support is available from your social worker, the direct payments team or your support provider. We can help you to resolve any problems and to move forward. 6

7 Useful contacts Disability in Action Tel Dudley Council direct payments team Tel / Dudley Council - access team Tel Dudley Council - Dudley Safeguarding Adults Board Tel Dudley Community Information Directory Tel Skills for Care HM Revenue and Customs New employers helpline Tel

8 Other publications in this series Direct Payments, to meet your social care needs Direct Payments fact sheet - using a care agency/other services Keeping safe - when employing somebody to help care for you, or provide you with support An introduction to adult social care Accessing adult social care - information about fair access and fairer contributions to care services Choosing and paying for care - a guide to arranging and paying for social care support while living in your own home How much will I have to pay - how we calculate charges for social care support provided while living in your own home 8

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