Project Portfolio Management Software

Transcription

1 Revista Informatica Economică, nr. 2 (38)/ Project Portfolio Management Software Lect. dr. Paul POCATILU Catedra de Informatică Economică Academia de Studii Economice, Bucureşti In order to design a methodology for the development of project portfolio management (PPM) applications, the existing applications have to be studied. This paper describes the main characteristics of the leading project portfolio management software applications. Keywords: project portfolio management, IT projects, software development I ntroducere Proiectele IT sunt caracterizate prin elemente variate şi managementul acestor proiecte este influenţat de o serie de factori care trebuie să fie identificaţi prin această cercetare. Pentru a dezvoltare un sistem software pentru MPP, fazele de analiză şi proiectare trebuie parcurse, după o documentare riguroasă în domeniul cercetat Aplicaţiile pentru MPP implementează componente pentru: introducerea şi actualizarea datelor despre proiecte şi criteriile de selecţie selecţia proiectelor optimizarea portofoliului de proiecte situaţii şi rapoarte urmărirea proiectelor imprimarea culegerea de date şi calcularea de metrici. Aceste componente rezultă atât din analiza aplicaţiilor existente pe piaţă, cât şi din necesităţile identificate pentru acest tip de aplicaţii. Piaţa aplicaţiilor de MPP La ora actuală pe există pe piaţă mai multe soluţii pentru managementul portofoliilor de proiecte. În figura 1 este prezentată structura dezvoltatorilor de aplicaţii pentru management proiectelor şi managementul portofoliilor de proiecte. [LIGH05] Fig.1. Structura pieţei de aplicaţii pentru management proiectelor şi al portofoliilor de proiecte Dintre aplicaţiile existente pe piaţă, o parte sunt dedicate managementului portofoliilor de proiecte, iar alte aplicaţii includ doar module pentru managementului portofoliilor de proiecte. Evaluarea aplicaţiilor în [LIGHT05] a fost rea-

2 116 Revista Informatica Economică, nr.2 (38)/2006 lizată după nouă criterii: managementul timpului, resurselor, costurilor, obiectivelor, comunicaţiei achiziţiilor, riscului, calităţii, integrării portofoliilor. În continuare sunt prezentate caracteristicile câtorva produse specifice de managementul portofoliilor de proiecte. Mercury Portfolio Management ( permite gestionarea portofoliilor de proiecte IT prin: Evaluarea, stabilirea de priorităţi, echilibrarea şi aprobarea de noi iniţiative şi portofoliul existent Analiza diferitelor scenarii de tipul ce se întâmplă dacă ; Alinierea strategiei afacerii şi restricţiile de resurse IT. Mercury Portfolio Management integrează rapoartele strategice, financiare, funcţionale şi tehnice într-un singur proces. Analiza unui număr nelimitat de scenarii de tipul ce se întâmplă dacă permite managerilor să modeleze şi să compare opţiunile pentru portofoliu. De asemenea Mercury Portfolio Management include şi un modul opţional Portfolio Optimization care determină automat portofoliul optimat pe baza restricţiilor şi a parametrilor introduşi de utilizator, prin analiza fiecărei combinaţii ale portofoliului. Microsoft Office Project Server 2003 ( este o platformă pentru managementul proiectelor la nivelul întreprinderii care oferă centralizare şi standardizare a informaţiilor despre proiecte şi resurse, pentru: Managementul resurselor întreprinderii Raportare bazată pe Web a stării şi derulării calendaristice Vizualizare bazată pe Web a datelor şi performanţelor proiectelor şi portofoliilor Modelarea şi analiza portofoliului Particularizare şi integrare cu sistemele Lineof-Business (LOB). La începutul anului 2006, Microsoft a achiziţionat compania UMT, specializată în dezvoltarea de software pentru MPP. Suita software UMT Portfolio Manager este compusă din patru module pentru managementul portofoliilor: Portfolio Builder, Portfolio OptimizerPortfolio Planner şi Portfolio Dashboard. ( figura 2. Suita UMT Portfolio Manager furnizează instrumente integrate, automate şi bazate pe Web având componente de optimizare şi raportare puternice pentru asistentă în optimizarea investiţiilor IT asigurând alinierea portofoliului de proiecte la strategia companiei Fig.2. Suita UMT Portfolio Manager Principalele caracteristici ale UMT Portfolio Optimizer sunt: Definirea şi alocarea de priorităţi factorilor care conduc afacerea companiei; Dezvoltarea unei baze de date pentru toate proiectele propuse; Calcularea unui scor de risc pentru fiecare proiect propus; Optimizarea portofoliului utilizînd multiple restricţii; IBM Rational Portfolio Manager ( oferă următoarele facilităţi:

3 Revista Informatica Economică, nr. 2 (38)/ Tablou de bord al portofoliilor (diferite tipuri de rapoarte, analize ale profitului, plăţilor) Planificarea resurselor şi a capacitaţii organizaţiei (gestionarea resurselor existente, a cererii de resurse şi a resurselor ocupate, inventarierea specialiştilor) Programarea şi nivelarea resurselor integrare cu Microsoft Project (alocarea resurselor, identificarea supraîncărcărilor, identificarea celei mai bune distribuiri a resurselor între proiecte multiple) Colaborările în cadrul proiectelor (identificarea şi urmărirea fluxurilor de resurse din cadrul proiectului) Managementul timpului şi al costurilor Managementul riscului Sistemul integrat Changepoint dezvoltat de Compuware ( beneficiază de o serie de facilităţi în ceea ce priveşte managementul portofoliilor de proiecte, precum: Evaluarea impactului propunerilor de investiţii, prin furnizarea de informaţii privind acordarea de priorităţi critice şi selecţie proceselor de afaceri pornind de la riscuri, costuri valori. Reducerea riscului asociat proiectelor. Maximizarea valorii de piaţă a aplicaţiilor şi infrastructurii. Informarea managementului în cazul apariţiei unor evenimente operaţionale importante care necesită atenţie imediată, prin intermediul facilităţilor oferite Business Intelligence Framework şi Business Activity Monitoring. Computer Associates (Niku), a elaborat Portfolio Manager, un modul al sistemului Clarity, sistem bazat pe Web ( Acesta permite organizaţiilor să alinieze investiţiile cu obiectivele corporaţiei, prin selectarea oportunităţilor care furnizează cele mai beneficii din utilizarea resurselor limitate. Fig.3. Diagramă a proiectelor în Clarity Portfolio Manager Avantajele principale ale Portfolio Manager sunt: toate planificările de investiţii sunt realizate într-un singur sistem integrat, care permite evaluarea oricărui tip de portofoliu. flexibilitate şi acurateţe în măsurarea investiţiilor prin utilizarea de metrici. numărul nelimitat de scenarii de tipul ce ar fi dacă uşurează decizia de alegere a celei mai bune alternative de afaceri. starea investiţiilor în timp real reduce durata până la lansarea pe piaţă prin automatizarea captării, evaluării şi aprobării ideilor noi. capacitatea de stabilirea de criterii de evaluare şi selecţie complexe, de creare şi optimizare a scenariilor de planificare, comunicare a deciziilor, monitorizarea progresului şi

4 118 Revista Informatica Economică, nr.2 (38)/2006 managementul ideilor noi într-un sistem integrat VPMi Enterprise Unlimited Edition, dezvoltat de VCS ( conţine instrumente bazate pe Web pentru mai multe arii ale managementului proiectelor, dintre care cel pentru managementul portofoliilor de proiecte are următoarele caracteristici: managementului ciclului de viaţă stabilirea de priorităţi la orice nivel al organizaţiei rapoarte detaliate pentru fiecare organizaţie urmărirea fluxurilor de resurse permite identificarea cu uşurinţă a stagnării proceselor Fig. 4. Listă de proiecte active în modul Portfolio Manager al suitei VPMi Prosight Portfolio ( automatizează procesele de management ale portofoliilor de proiecte, oferind o interfaţa bazată pe Web Aplicaţia este structurată pe mai multe componente: My Portfolios permite dezvoltarea de fluxuri de proces precum realizarea unui analize a afacerii pentru adăugarea unei propuneri de proiecte la portofoliu Investor Maps oferă o imagine a investiţiilor strategice utilizând datele companiei cu privire la investiţii stocate de aplicaţie precum şi alte date Scorecards permit determinarea stării în care sunt proiectele, luând în considerare diverşi parametri precum riscul, valoarea, bugetul Forms ecrane intuitive pentru managementul datelor printr-o interfaţă comună, în scopul introducerii şi vizualizării datelor Workbooks permit managerilor şi membrilor echipei să gestioneze informaţiile legate de investiţii şi să facă adnotări pentru anumite investiţii Dashboards reprezintă o colecţie de grafice care furnizează o imagine completă şi de ansamblu a evoluţiei anumitor investiţii pe baza criteriilor selectate. Concluzii Preţurile aplicaţiilor existente este destul de variat, pornind de la câteva sute de dolari şi ajungând la câteva zeci de mii de dolari. Aplicaţiile existente oferă suport pentru dispozitive mobile şi alte platforme pe baza unor cereri personalizate ale clienţilor, costurile modificându-se corespunzător. Din analiza aplicaţiilor existente pe piaţă se constată existenţa unui număr destul de mare şi în creştere, estimându-se că piaţa în domeniul aplicaţiilor pentru managementul portofoliilor de proiecte va ajunge în jurul valorii de 500 milioane de dolari. Existenţa acestor tipuri de aplicaţii şi cunoştinţele din acest domeniu conduc către un management al proiectelor mai bun, utilizare eficientă a resurselor şi posibilităţile de acces de oriunde şi oricând, precum şi alinierea proiectelor IT grupate în portofolii la strategia companiei.

5 Revista Informatica Economică, nr. 2 (38)/ Bibliografie [HILL04] Gerard M. Hill (ed) The Complete Project Management Office Handbook, Auerbach Publications, 2004 [KERN03] Kerzner, H., Project Management a System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Eighth Edition, John Wiley & Sons, Inc, 2003 [LEVI03] Levine, H., Project Portfolio Management is not just Enterprise Project Management, Harvey Levine s white papers, 2003 [LIGH05] Light, Matt, Stang, Daniel B., - Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management, 2005, 22 iunie 2005 [PMI04] Project Management Institute PMBoK Project Management Body of Knowledge, 2004 [POCA05a] Paul POCATILU Project Portfolio Management Mobile Applications, în volumul The 7th International Conference on Informatics in Economy Information & Knowledge Age, Bucureşti, Mai 2005, pp , ISBN [POCA05b] Paul POCATILU Project Portfolio Management Applications, PROJECTS & MATURITIES, PM Days, Viena, June 23rd- 25th, 2005 [RAND03] Randall L. Englund, Robert J. Graham, Paul C. Dinsmore Creating the project office: a manager s guide to leading organizational change, John Wiley & Sons,